Det stadsintegrerade universitetet i Kalmar. Möte FKH Etapp 1B

Transkript

1 Det stadsintegrerade universitetet i Kalmar Möte FKH Etapp 1B

2

3

4

5 Tillgängliga entréer

6 Adresser se medarbetare

7 Flyttkoordinatorer Fakultet Verksamhet Namn FTK Arbetsplatser Håkan Hallmer FTK Datorer/servrar Stefan Petersson FTK Fysik Hans Veenhuizen FTK Data/Informatik Johan Leitet/Mats Look/Peter Adiels FTK Matematik Marcus Nilsson FTK Sjö Lars Fors FKH Arbetsplatser Carina Boman FKH Fojo Birgitta Bergman FKH Musik/design/bild/drama Lena Richert FKH Studio Torbjörn Karlsson FKH Design Göran Fafner FSV Arbetsplatser Joacim Martinsson FSV Idrott Jonas Ahnesjö FSV Speciallokaler Elisabeth Ravelid FHL Arbetsplatser Emma Vestberg FHL Kansli FHL BOM Margareta Bjerker Mattias Johansson 1 a, Ingela Silverstrand 1 b, Sandra Hedberg FHL KOB Stina Carlsson FHL MEO/e-Hälsa Carina Jonsson, Peter Lewis, Lena Finnas FHL PSY Monika Borgö FHL HV Annelie Franzén, Pauline Johansson, Liselott Årestedt

8 Flyttkoordinatorernas roll/ansvar Roller flyttkoordinatorer Länk/samordning flyttplanering respektive verksamhet gällande tider och aktiviteter mm. Utrustningslistor för respektive verksamhet inklusive uppmärkning samt medverka vid praktisk genomgång flyttplanering/logistik. Informationsansvar respektive verksamhet (arbetsplatser inklusive studentföreningar) gällande flytt med utgångspunkt från aktiviteter i kommunikationsplan samt specialinformation för respektive verksamhet ge input till kommunikatör för projektet gällande vanligt förekommande frågor. Flyttkoordinatorer arbetsplatser även inplaceringslista personal, ansvar fakultetsgemensam inredning/utrustning (inklusive teknik/av-utrustning) i fakultetsgemensamma lokaler samt säkerställa att alla lokaler blir inventerade. Ta fram underlag över hur skyltning till olika rum ska vara. Ta fram underlag över vilka verksamhetsspecifika rum som ska vara inlagda i lokalbokningssystemet. Behörigheter till olika lokaler passerkort mm. Flyttkoordinatorerna kommer att behövas dels vid samordning av planeringen men även som länk under flytt och en tid efter respektive flytt för att allt skall kunna gå så smidigt som möjligt. Flyttkoordinatorernas kontaktpersoner är Helena och Stina.

9 Flyttplanering organisation Maria Ekstrand LOS ansvarar för planering utflyttning Kent Karlsson LOS ansvarar för planering inflyttning Anna-Stina Örnerstig och Helena Meldré LOS ansvarar för samordning verksamhet flytt speciallokaler, inredning mm Joachim Peters LOS logistikansvarig Flyttkoordinatorer i verksamheten Daniel Sohlborg IT (kablage, AV-utrustning, serverhall). Jörgen Franzén LOS (lås och säkerhet). Tommy Andersson EK (upphandling) samordnar planeringen gällande sina ansvarsområden och olika leverantörer mm. Ted Durdel KOM stöd gällande kommunikation och kommunikationsplan.

10 Omfattning etapp 1 B Norrgård Del av Västergård Storken Arena (kontor) Varvsholmen Nisbethska Rostad Drama Musikhuset Del av Kalmar Nyckel Hus Vita (kansli) Bruunska Hus Vita, Magna Hus Vita, hus Magna Hus Vita, Radix (NLU provisoriskt till Västergård) Hus Radix Hus Vita Hus Radix (FKH provisoriskt till Västergård) Hus Radix Hus Radix Hus Radix Hus Radix, hus Magna Hus Vita (omflyttning)

11 Flyttidplan Drama 27 nov Rostad 26 nov Musikhuset 14 dec Nisbethska Kansli 22 nov. Resten dec till UK och Västergård Kalmar Nyckel: Verksamhetslokaler 29 nov. Kontor 22 samt 29 nov G-huset: Kontor nov Verksamhetslokaler 7-9 jan Fojo: dec LOS vaktmästeri 20 nov Infocenter 10 dec

12 Tidplaner övrigt KSL rivs 1 september Kocken A renoveras 1 september Förstärkningsarbete Norra Kajplan pågår, återkommer med tidplan Containertunnel. Pedalstråket färdigt 1 november. Invigs mitten/slutet av november Bruunska som innehåller möteslokaler töms i Etapp 1B ersättningslokal Långskeppet. Bokas via FTK Provisoriskt infocenter öppnas 10 december i hus Radix Flyttkalas i januari Busshållplatser Ölandskajen 20 november öppnar huvudgodsmottagningen, Pedalstråket 13

13 Vem packar vad? Arbetsplatsmiljöer Var och en packar sitt, är det inte möjligt får man ta hjälp av kollegor. Basupplägget är att berörd verksamhet packar och märker upp (gul klisterlapp med nytt rumsnummer) allting som får plats i flyttkartong. Övrig labbutrustning/specialinredning som inte får plats i flyttkartong hanteras av flyttfirman men berörd verksamhet ansvarar för att allting som ska flyttas med är uppmärkt (gul klisterlapp med nytt rumsnummer).

14 Passérkort och nycklar Personal behöver passerkort för tillträde till fastighet och kontor. Nuvarande passérkort fungerar även på nya arbetsplatsen. Varje kontor har en kortläsare och det behövs inga nycklar. Nycklar behövs endast undantagsvis för vissa speciallokaler och driftrum. Flyttkoordinator samlar in gamla nycklar och lämnar in till Jörgen Franzén. Det behövs inga återlämningskvitton. Öppettider i entreér och anslutande ytor är ännu inte färdigt. Ha en dialog med Jörgen sakerhet@lnu.se Jörgen Franzén

15 Avstämningspunkter Är alla lokaler inventerade och utrustningslistor överlämnade? Har alla lokaler ngn som tar ansvar för packning av material och uppmärkning? Är det OK att vänta med komplettering av inredning till efter tre månader efter inflytt? Studentföreningars utrymme? Placeringslistor är dessa förankrade och överlämnade? Finns det specialinredning hos enskilda medarbetare? Ergonomisk specialstol? Skall framgå på placeringslistorna Låsta/ej låsta dörrar låsta dörrar ha kort/kod Felanmälan efter inflytt Uppföljning av flytt

16 Erfarenheter flytt etapp 1 A Rensa, mycket kvar som inte är hanterat! Flyttkoordinatorer mandat till åtgärd om inte packat vid kvalitetssäkring/genomgång packning Personal på plats även vid utflyttning speciellt i speciallokaler! Uppackning tidplan personal verksamhet på plats Samordning lokalvård vid uppackning Arbetsmiljö/kultur, hur vill vi det ska vara i våra nya lokaler? FHL:s personal medverkade till stor del på informationsmöte viktigt! Gränsdragningslista LoS/Fakulteter inredning Utse utrymningsledare Låsta/ej låsta dörrar låsta dörrar ha kort/kod att tänka på, punktlista för chefer kommer

17 Frågor / övrigt