Det stadsintegrerade universitetet i Kalmar. Möte FKH Etapp 1B

Transkript

1 Det stadsintegrerade universitetet i Kalmar Möte FKH Etapp 1B

2

3 Flyttkoordinatorer Fakultet Verksamhet Namn FTK Arbetsplatser Håkan Hallmer FTK Datorer/servrar Stefan Petersson FTK Fysik Hans Veenhuizen FTK Data/Informatik Johan Leitet/Mats Look/Peter Adiels FTK Matematik Marcus Nilsson FTK Sjö Lars Fors FKH Arbetsplatser Carina Boman FKH Fojo Birgitta Bergman FKH Musik/design/bild/drama Lena Richert FKH Studio Torbjörn Karlsson FKH Design Göran Fafner FSV Arbetsplatser Joacim Martinsson FSV Idrott Jonas Ahnesjö FSV Speciallokaler Elisabeth Ravelid FHL Arbetsplatser Emma Vestberg FHL Kansli FHL BOM Margareta Bjerker Mattias Johansson 1 a, Ingela Silverstrand 1 b, Helena Franzen, Sandra Hedberg FHL KOB Stina Carlsson FHL MEO/e-Hälsa Carina Jonsson, Peter Lewis, Lena Finnas FHL PSY Monika Borgö FHL HV Annelie Franzén, Pauline Johansson, Liselott Årestedt

4 Kommunikationsplan Tidpunkt Information/kommunikation om Mottagare Kommunikationskanal Ansvariga 10 månader före flytt Avstämning inventeringslistor /placeringslistor mm samt att alla befintliga lokaler är inventerade Berörda flyttkoordinatorer och kanslichefer Fysiska möte med respektive fakultet Stina/Kent/Ted 8 månader före flytt Förbereda möte 7,5 och 7 månader före flytt Internt projektledningen Fysiskt möte Stina/Kent/Ted 7,5 månader före flytt Tidplaner, checklista för flytt för den enskilda, logistik/tillgänglighet, hantering speciallokaler Ledning och flyttkoordinatorer respektive fakultet Medverka på ledningsmöte Ted/Kent/Stina 7 månader före flytt Tidplaner, checklista för flytt för den enskilda, logistik/tillgänglighet, hantering speciallokaler Berörda verksamheter inklusive flyttkoordinatorer 5 månader före flytt Avstämning gemensamt Samlat flyttkoordinatorer Fysiskt möte plus digitalt, TVmonitorer Fysiskt möte plus digitalt, TVmonitorer Ted/Kent/Maria/ Joachim/Stina/Helena Christel/Ted/Kent/ Maria/Joachim/Stina/H elena 3 månader före flytt Genomgång inför möte om praktisk information Ledning och flyttkoordinatorer respektive fakultet Medverka på ledningsmöte Ted/Kent/Stina 2-3 månader före flytt Praktisk information Berörda verksamheter inklusive flyttkoordinatorer Fysiskt möte plus digitalt, TVmonitorer Ted/Kent/Maria/Joachi m/stina/helena/ Jörgen/Daniel

5 Flyttplanering organisation Maria Ekstrand LOS ansvarar för planering utflyttning Kent Karlsson LOS ansvarar för planering inflyttning Anna-Stina Örnerstig och Helena Meldré LOS ansvarar för samordning verksamhet flytt speciallokaler, inredning mm Joachim Peters LOS logistikansvarig Flyttkoordinatorer i verksamheten Daniel Sohlborg IT (kablage, AV-utrustning, serverhall). Jörgen Franzén LOS (lås och säkerhet). Tommy Andersson EK (upphandling) samordnar planeringen gällande sina ansvarsområden och olika leverantörer mm. Ted Durdel KOM stöd gällande kommunikation och kommunikationsplan.

6 Flyttkoordinatorernas roll/ansvar Roller flyttkoordinatorer Länk/samordning flyttplanering respektive verksamhet gällande tider och aktiviteter mm. Utrustningslistor för respektive verksamhet inklusive uppmärkning samt medverka vid praktisk genomgång flyttplanering/logistik. Informationsansvar respektive verksamhet (arbetsplatser inklusive studentföreningar) gällande flytt med utgångspunkt från aktiviteter i kommunikationsplan samt specialinformation för respektive verksamhet ge input till kommunikatör för projektet gällande vanligt förekommande frågor. Flyttkoordinatorer arbetsplatser även inplaceringslista personal, ansvar fakultetsgemensam inredning/utrustning (inklusive teknik/av-utrustning) i fakultetsgemensamma lokaler samt säkerställa att alla lokaler blir inventerade. Ta fram underlag över hur skyltning till olika rum ska vara. Ta fram underlag över vilka verksamhetsspecifika rum som ska vara inlagda i lokalbokningssystemet. Behörigheter till olika lokaler passerkort mm. Flyttkoordinatorerna kommer att behövas dels vid samordning av planeringen men även som länk under flytt och en tid efter respektive flytt för att allt skall kunna gå så smidigt som möjligt. Flyttkoordinatorernas kontaktpersoner är Helena och Stina.

7 Tidplaner flyttplanering etapp 1B Utrustningslista klar årsskiftet 2017/2018 inklusive förslag på hur och när flytt kan ske av utrustning Inplaceringslista klar Utkast övergripande tidplaner för samordning klart Stämt av övergripande tidplaner med verksamhet klart Grovplanering aktivitetstidplaner att kommunicera klar Detaljplanering aktivitetstidplaner maj-oktober 2018

8 Aktiviteter utflyttning Juni börjar uppmärkning av inredning som ska flyttas med. Uppmärkningen kommer att utföras av LOS-anställda samt verksamhetens personal. LOS-personal märker upp standardmöbler som ska flyttas med, säljas eller kasseras. Flera olika färgkoder kommer att användas. Flyttkartonger och packmaterial placeras ut under augusti/september månad. Information om hur man praktiskt går tillväga vid flytten kommer att finnas. Tider flytt av utrustning/inredning fakultetens lokaler och arbetsplatser bestäms tillsammans med flyttkoordinatorer och fakultetens ledning. Under augusti/september månad kommer listor sättas upp som visar på vilka rum som medarbetarna ska sitta i. Konsten plockas ner under maj 2018 Senast dagen efter flytt kan man börja packa upp på sin nya arbetsplats. Då man kommer till sin nya arbetsplats kommer det att finnas välkomstbrev med nyttig information. Ex. hur belysning, ventilation fungerar, var personalrum finns, utrymningsvägar mm.

9 Första utkast tider för flytt Kansliet flyttar 22 november Rostad allt flyttar 26 november Drama allt flyttar 27 november Kalmar Nyckel G-huset personal flyttar november, studiolokaler flyttar i slutet av januari Kalmar Nyckel Fojo allt flyttar december Musikhuset allt flyttar 14 december Nisbethska till Universitetskajen flyttar speciallokaler december personalflytt december Nisbethska till Västergård allt flyttar december

10 Tidplaner övrigt KSL rivs 1 september Hösten 2018 kommer entrén in till Kocken Hus B att stängas. Förstärkningsarbete Norra Kajplan pågår redan nu. Pedalstråket färdigt 1 november Bruunska som innehåller möteslokaler töms i Etapp 1B

11

12 Inredning forts. Totalt 3 löpmeter förvaring per person som fördelas på ett låsbart skåp med 0,8 löpmeter och 2 hyllplan samt 1,4 löpmeter öppen förvaring. Det finns plats för ytterligare 2 löpmeter öppen förvaring per person. Klädförvaring sker i kapprummet, det låsbara privata skåpet, vid behov placeras tamburmajorer ut. Det finns 5 st låsbara högre skåp anpassat för längre klädesplagg. Låsbara skåp i olika storlekar (från storlek handväska/laptop och större), dimensioneras 1,5 skåp per person och av dessa ska 2/3 ha lås som styrs med passérkort och 1/3 ska ha kodlås.per person.

13 Personlig förvaring 50 skåp 80 cm h, 80 cm br, 40 cm djup Öppna hyllplan i soffhörnan samt i boknischerna Mix av låsbara skåp i olika storlekar

14

15

16 Inredning arbetsplatser Västergård Justerbart skrivbord, befintliga som redan finns på Västergård Skrivbordsstol Besöksstol Minst 5 lpm förvaring, med låsbar del Klädkrok Nedpendlad arbetsplatsbelysning Behållare för pappersåtervinning samt avfall Plats för liten skrivyta på vägg Möjlighet till ytterligare förvaring över skrivbordet

17 Arbetsplatser fortsättning Större kontor som inreds för två eller fler arbetsplatser: Justerbara skrivbord 140 cm Skrivbordsstol 1 st besöksstol Minst 5 lpm förvaring per plats, med låsbara delar Klädkrokar Nedpendlad arbetsplatsbelysning Behållare för pappersåtervinning samt avfall Plats för liten skrivyta på vägg Möjlighet till ytterligare förvaring per person (öppna hyllor).

18 Vem packar vad? Arbetsplatsmiljöer Var och en packar sitt, är det inte möjligt får man ta hjälp av kollegor. Basupplägget är att berörd verksamhet packar och märker upp (gul klisterlapp med nytt rumsnummer) allting som får plats i flyttkartong. Övrig labbutrustning/specialinredning som inte får plats i flyttkartong hanteras av flyttfirman men berörd verksamhet ansvarar för att allting som ska flyttas med är uppmärkt (gul klisterlapp med nytt rumsnummer).

19 Övrigt Solskydd och mörkläggning Belysning Parkeringar. Bil och cykel

20 Tillgängliga entréer

21 Adresser

22 Personal behöver passerkort för tillträde till fastighet och kontor. Nuvarande passérkort fungerar även på nya arbetsplatsen. Varje kontor har en kortläsare och det behövs inga nycklar. Nycklar behövs endast undantagsvis för vissa speciallokaler och driftrum. Flyttkoordinator samlar in gamla nycklar och lämnar in till Jörgen Franzén. Det behövs inga återlämningskvitton. Öppettider i entreér och anslutande ytor är ännu inte färdigt. sakerhet@lnu.se Jörgen Franzén Passérkort och nycklar

23 Provisoriska lösningar hösten 2018 / vt 2019 Provisoriskt infocenter Entréer Utrymningsvägar/utrymningsplatser Entré hus B Väktare kväll alla vardagar 18-06, Helger, Från augusti.

24 Avyttring av inventarier Möbelpolicy Återbruk via leverantörer Ny placering möjlig? Möjlighet att sälja? Auktionsfirma Återvinning Intäkter från ev. försäljning

25 Avstämningspunkter Är alla lokaler inventerade och utrustningslistor överlämnade? Har alla lokaler ngn som tar ansvar för packning av material och uppmärkning? Är det OK att vänta med komplettering av inredning till efter tre månader efter inflytt? Studentföreningars utrymme? Placeringslistor är dessa förankrade och överlämnade? Finns det specialinredning hos enskilda medarbetare? Ergonomisk specialstol? Skall framgå på placeringslistorna Felanmälan efter flytt Uppföljning efter flytt

26 Kommunikation Löpande info genom: medarbetaren: chef/flyttkoordinatorer. Mer information 2-3 månader före flytt! På plats: Mycket provisorisk skyltning, gatupratare och flyttbara tv-skärmar.

27 Frågor / övrigt