372 Kommunstyrelsens ärendelista. 373 Rapportering enligt internkontrollplan. 375 Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014

Transkript

1 Paragrafer 372 Kommunstyrelsens ärendelista Beslutsärenden 373 Rapportering enligt internkontrollplan 374 Uppföljning av åtgärdspaket 1 för en ekonomi i balans Ks 283, Åtgärdsplan för ekonomi i balans Skattesats Konstgräsplan Arena Grosvad tilläggsfinansiering 378 Finet ekonomi 379 Ägardirektiv för de kommunala bolagen 380 Samverkansavtal för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan avseende gymnasie- och gymnasiesärskola mellan kommunerna i Östergötlands län, Region Östergötland samt angränsande kommuner som anslutit sig 381 Övriga ärenden 382 Granskning av kommunens mottagande av ensamkommande flyktingbarn Informationsärenden 383 Informationsärenden 384 Kvartalsrapport tredje kvartalet Strategisk plan med budgetramar och budget Tankställe biogas/bussdepå 387 Uppföljning av granskningar gällande ledarskapets villkor

2 Överenskommelse om samverkan mellan Landstinget i Östergötland och kommunerna i länet avseende missbruks- och beroendevård 389 Reglementen arvoden och ekonomisk ersättning, revidering 390 Förändringar politisk organisation 391 Redovisning av motioner och medborgarförslag som inte är färdigbehandlade hösten Kommunstyrelsens sammanträdesdagar och sammanträdestider Kommunfullmäktiges sammanträdesdagar och sammanträdestider 2015 Delegationsbeslut och delgivningar 394 Anmälan av delegationsbeslut 395 Delgivningar

3 (42) Plats och tid Sammanträdesrummet Glan, kl Beslutande Anders Härnbro (S) ordförande Stefan Carlsson (V) ersätter Per-Åke Andersson (V) Inge Jacobsson (M) Carola Persson (V) ersätter Ulrika Jeansson (S) Britt-Marie Jahrl (S) Riitta Leiviskä-Widlund (S) Patrik Karlsson (S) Herman Vinterhjärta (MP) Tommy Jacobson (FP) ersätter Carl- Gustaf Mörner (M) Hugo Andersson (C) Christer Lundström (FP) Ersättare Marie Johansson (KD) Övriga deltagande Se bilaga 1 Utses att justera Riitta Leiviskä-Widlund (S) Justeringens plats Kommunstyrelsekontoret, kommunhuset, Underskrifter Sekreterare Leif Björk Ordförande Anders Härnbro Justerande... Paragrafer: Riitta Leiviskä-Widlund Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Finspångs kommun: Kommunstyrelsen Datum för Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet KOMMUNSTYRELSEKONTORET Underskrift. Leif Björk

4 Övriga deltagande Anders Axelsson, kommundirektör Lars Gustafsson, kommunrevisionen Mikaela Maglica Carlberg, ekonom Berit Martinsson, ordförande kommunfullmäktige Karin Olanders, sektorschef Åsa Rundgren, administrations/informationschef Bilaga l

5 Ks 372 Kommunstyrelsens ärendelista Kommunstyrelsen beslutar 1. Att ärende 7 Strategisk plan med budgetramar och budget 2015 görs om till ett informationsärende. 2. Att under ärende 14 Information i aktuella ärenden ta upp kostnader för hemsjukvård. 3. Att som ärende 15a lägga till ärendet Kvartalsrapport Att ärende 16 Granskning av kommunens mottagande av ensamkommande flyktingbarn görs om till ett beslutsärende. Beskrivning av ärendet Ordförande Anders Härnbro (S) föreslår 1. Att ärende 7 Strategisk plan med budgetramar och budget 2015 görs om till ett informationsärende. 2. Att under ärende 14 Information i aktuella ärenden ta upp kostnader för hemsjukvård. 3. Att som ärende 15a lägga till ärendet Kvartalsrapport Att ärende 16 Granskning av kommunens mottagande av ensamkommande flyktingbarn görs om till ett beslutsärende.

6 Ks 373 Dnr Rapportering enligt internkontrollplan Kommunstyrelsen beslutar Kommunstyrelsen informeras om och fastställer de i ärendelistan upptagna ärendena avseende rapportering enligt internkontrollplan. Följande förtroendevalda och tjänstemän biträder vid rapporteringen: Ärende 3: Rapportering enligt internkontrollplan svar på återremiss måluppfyllelse SFI, gymnasiesärvux och särvux, inga frågor ställdes.

7 Ks 374 Dnr Uppföljning av åtgärdspaket 1 för en ekonomi i balans Ks Kommunstyrelsen beslutar 1. Att godkänna redovisningen. Beskrivning av ärendet Förvaltningen har gjort en uppföljning av de åtgärder som gjorts med anledning av kommunstyrelsens beslut Uppföljningen berör förändringar inom biståndsbedömning m.m, normalisering av taxor, övertidsuttag, lokalanvändning, avtalstrohet vid inköp m.m. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Att godkänna redovisningen. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll

8 Ks 375 Dnr Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2014 Kommunstyrelsen beslutar 1. Att fastställa åtgärder för ekonomi i balans. 2. Att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på regelverk för att ta med över- respektive underskott mellan åren. 3. Att ge förvaltningen i uppdrag att analysera resursanvändningen av statsbidragen från Migrationsverket. 4. Att utreda möjligheten att återföra lokalvården till hemtjänstorganisationen. 5. Att uppmana förvaltningen till allmän återhållsamhet med utgifter under resterande del av året. Beskrivning av ärendet Årets delårsrapport pekar mot ett underskott i resultatet med ca 8 miljoner kronor. Det är en avvikelse mot budget med 32 miljoner kronor. Förvaltningen ska enligt ekonomistyrningsreglerna ta fram förslag på åtgärder för att klara en ekonomi i balans. Många åtgärder är verkställighet och behöver inte beslutas av kommunstyrelsen men redovisas ändå. 1. Genomförd trafikupphandling kommer att ge lägre kostnader. Förvaltningen har ännu ingen beräkning på besparing utifrån aktuell trafikmängd. 2. Ny IFO-organisation från 1 januari Rekrytering av socialchef pågår samtidigt som förslag till organisationsförändring bereds 3. Det förebyggande arbetet som ska motverka placeringar av barn och ungdomar ska förbättras. Detta är ett uppdrag till den nya sektorschefen. 4. Arbetet med rekrytering av egna familjehem prioriteras. Prisförhandling/upphandling konsulentstödda familjehem bör göras för att sänka kostnaderna, Forts

9 Forts Ks 375 (Åtgärder för ekonomi i balans 2014) 5. En organisationsförändring inom Finspångs arbetsmarknadsenhet (Fame) är genomförd under sommaren, där myndighetskontor och arbetsmarknadsenhet slås samman med syfte att minska antalet arbetslösa bidragstagare. Ännu inga effekter att rapportera. 6. Effektivare användning av statsbidragen för flyktingar och ensamkommande flyktingbarn. En analys av kostnaderna bör göras. 7. Bemanningscentralen minska vikariekostnaderna. Ärende på väg fram för beslut. 8. Sjukfrånvaron minska sjuklönekostnaderna. HR-avdelningen håller på med analys. 9. EBV hur långt har man kommit. Rapportering till KS 8 september. Det blir en ändrad inriktning på arbetet mot ÄBIC (Äldres behov i centrum). 10. En tydligare resursfördelning inom social omsorg ska tas fram till våren Uppföljning av schemaplaneringen i Timecare pågår. 12. Sektor samhällsbyggnad föreslår en återgång till att lokalvården samordnas med hemtjänsten för att minska kringtiden. Det skulle troligtvis också minska behovet av delade turer. 13. Uppföljning 18-juni-beslutet 14. Utbildning av alla chefer i budget, prognos kommer att ske under oktober. 15. Se över reglerna för att ta med över- och underskott. Uppdrag till förvaltningen att ta fram förslag. 16. Redovisning av resultat på enhetsnivå. Analys av ekonomin på enhetsnivå pågår, ska kompletteras med verksamhetsresultat. Enhetscheferna ska i samband med analysen redogöra för vilka åtgärder som vidtas eller föreslås för att undvika underskott på den egna enheten. 17. Allmän återhållsamhet med utgifter alla kan bidra. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Att fastställa åtgärder för ekonomi i balans. 2. Att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på regelverk för att ta med över- respektive underskott mellan åren. 3. Att ge förvaltningen i uppdrag att analysera resursanvändningen av statsbidragen från Migrationsverket. Forts

10 Forts Ks 375 (Åtgärder för ekonomi i balans 2014) 4. Att utreda möjligheten att återföra lokalvården till hemtjänstorganisationen. 5. Att uppmana förvaltningen till allmän återhållsamhet med utgifter under resterande del av året. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll

11 Ks 376 Dnr Skattesats 2015 Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att den kommunala skattesatsen för år 2015 fastställs till 22:15 per skattekrona. Beskrivning av ärendet Enligt kommunallagen har kommunstyrelsen att ta ställning till skattesatsen för år 2015 innan oktober månads utgång och kommunfullmäktige har sedan att ta ställning till skattesatsen före november månads utgång. Enligt planeringsprocessen i Finspångs kommun tas beslut om budget och skattesats redan i juni. Den kommunala skattesatsen för år 2014 är fastställd av kommunfullmäktige till 22:18 per skattekrona. Kommunfullmäktige har i beslut beslutat godkänna Samverkansavtal om regionalt utvecklingsarbete i Östergötland. I avtalet anges att regionen kommer att höja sin skattesats med 3 öre för att kompensera för bortfallet av kommunala bidrag och att kommunerna ska göra motsvarande sänkning. Det innebär en sänkt skattesats för kommunen med 3 öre. Därmed föreslås en skattesats på 22:15 per skattekrona för 2015 inkl skattesänkning för regionbildningen. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att den kommunala skattesatsen för år 2015 fastställs till 22:15 per skattekrona. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll

12 Ks 377 Dnr Konstgräsplan Arena Grosvad - tilläggsfinansiering Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att medge tilläggsfinansiering uppgående till 6 miljoner kronor för konstgräsplan på Arena Grosvad. 2. Att finansiering sker inom de ointecknade medlen i 2015 års investeringsbudget. 3. Att kapitalkostnaderna finansieras inom kommungemensamma medel. Beskrivning av ärendet I investeringsbudgeten har kommunfullmäktige anslagit 8 miljoner kronor till investering i konstgräs. Anslagets storlek utgår från de bedömningar som i olika sammanhang gjorts om kostnaden för att anlägga en konstgräsplan. Ambitionen har varit att planen ska vara färdig till vintersäsongen varför arbetet har påbörjats. Upphandlingen visade dock att marknadens pris för att anlägga en konstgräsplan på nuvarande C-plan uppgår till 13,3 miljoner kronor. Av det skälet behöver det beslutas om tilläggsfinansiering. Förutom anläggandet av planen behöver det avsättas 600 tkr för anskaffande av maskinpark för planens skötsel. Likvidmässigt finns utrymme i årets investeringsram, då en del av de beslutade objekten för 2014 troligen inte kommer att påbörjas förrän nästa år. För att inte ändra i befintliga investeringsbeslut föreslås ändå tilläggsfinansieringen hänföras till 2015 års ointecknade medel. Justering av kostnader mellan åren sker genom verkställighetsåtgärder. Kapitalkostnaderna finansieras ur kommungemensamma medel. Forts

13 Forts Ks 377 (Konstgräsplan Arena Grosvad - tilläggsfinansiering) Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att medge tilläggsfinansiering uppgående till 6 miljoner kronor för konstgräsplan på Arena Grosvad. 2. Att finansiering sker inom de ointecknade medlen i 2015 års investeringsbudget. 3. Att kapitalkostnaderna finansieras inom kommungemensamma medel. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll Deltar inte i beslutet Inge Jacobsson (M), Hugo Andersson (C), Christer Lundström (FP) och Tommy Jacobson (FP) meddelar att de inte deltar i beslutet med motiveringen att att-sats 4 i kommunstyrelsens protokoll ej har följts.

14 Ks 378 Dnr Finet ekonomi Kommunstyrelsen beslutar 1. Att avsluta ärendet. Beskrivning av ärendet I samband med att kommunen och Finet IT-service såg över prissättningen av kommunens IT-tjänster inkom Finet med en skrivelse till FFIA angående bolagets ekonomi. Finet förde fram behovet av att säkerställa bolagets ekonomi. Den nya prissättningen började gälla årsskiftet 2012/2013. Finet har efter detta levererat positiva resultat. Prognosen för 2014 pekar på ett överskott om kr. Affärsområdet IT-service visar i enlighet med självkostnadsprincipen ett nollresultat. Några vidare åtgärder är därför inte aktuella och förvaltningen föreslår därför att ärendet avslutas. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Att avsluta ärendet. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll

15 Ks 379 Dnr Ägardirektiv för de kommunala bolagen Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att fastställa förslag till organisationsförändring av Finet AB. 2. Att fastställa generellt ägardirektiv för kommunens bolag. 3. Att fastställa ägardirektiv för Finspångs Förvaltnings- och Industrihus AB. 4. Att fastställa ägardirektiv för Finet AB. 5. Att fastställa ägardirektiv för Finspångs Tekniska Verk AB. 6. Att fastställa ägardirektiv för Vallonbygden AB. 7. Att nya ägardirektiven börjar gälla fr.o.m. räkenskapsåret Att fr o m bolagsstämma för verksamhetsåret 2014 upphäva nu gällande företagspolicy och ägardirektiv, KF , 61, KS , Att följande ändringar görs i de specifika ägardirektiven: Finet Principer för bolagets verksamhet Bolaget skall driva sin verksamhet enligt affärsmässiga principer. Bolaget ska tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen. FTV Principer för bolagets verksamhet Bolaget skall driva fjärrvärmeverksamheten enligt affärsmässiga principer. Bolaget ska tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen. I övriga verksamheter ska bolaget tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen, liksom självkostnads- och likställighetsprinciperna, med undantag för vad som kan regleras i särskild lagstiftning. Forts

16 Forts Ks 379 (Ägardirektiv för de kommunala bolagen) FFIA Principer för bolagets verksamhet Bolaget skall driva sin verksamhet enligt affärsmässiga principer. Bolaget ska tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen. Beskrivning av ärendet Kommunen har tagit fram förslag till nya ägardirektiv för kommunens bolag. Förslagen har tagits fram av en politiskt sammansatt arbetsgrupp bestående av Anders Härnbro (S), Stefan Carlsson (V), Bengt Nordström (MP), Hugo Andersson (C), samt Carl-Gustaf Mörner (M). Arbetsgruppen har biträtts av kommundirektören. Gruppen är enig i sina förslag. Ägardirektiven är uppdelade i ett generellt direktiv, lika för alla bolag, vilket hanterar spelregler, samt ett specifikt för respektive bolags verksamhet. Detta innebär i sin tur att gruppen föreslår att den tidigare företagspolicyn avvecklas. Vid sidan av en allmän översyn av ägardirektiven föreslår arbetsgruppen också en organisatorisk förändring. Gruppen föreslår att nuvarande Finet IT-service föreslås gå över till förvaltningsdrift. Argumentet är i första hand kommunledningens önskan att knyta detta område närmare kommunens strategiska styrning. Om förslaget går igenom kommer Finet fortsättningsvis vara ett renodlat stadsnätsbolag. Förslaget har underhand diskuterats och förankrats hos Finet och i sakfrågan är ägaren och bolaget överens. Vid sidan av ägardirektiven bereder också förvaltningen revidering av bolagsordningarna. Om fullmäktige fastställer nya förslag till ägardirektiv återkommer förvaltningen med förslag till nya bolagsordningar. De nya ägardirektiven föreslås börja gälla i och med räkenskapsåret 2015, medan nu gällande ägardirektiv gäller för innevarande räkenskapsår tills bolagsstämmor har hållits. Forts

17 Forts Ks 379 (Ägardirektiv för de kommunala bolagen) Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att fastställa förslag till organisationsförändring av Finet AB. 2. Att fastställa generellt ägardirektiv för kommunens bolag. 3. Att fastställa ägardirektiv för Finspångs Förvaltnings- och Industrihus AB. 4. Att fastställa ägardirektiv för Finet AB. 5. Att fastställa ägardirektiv för Finspångs Tekniska Verk AB. 6. Att fastställa ägardirektiv för Vallonbygden AB. 7. Att nya ägardirektiven börjar gälla fr.o.m. räkenskapsåret Att fr o m bolagsstämma för verksamhetsåret 2014 upphäva nu gällande företagspolicy och ägardirektiv, KF , 61, KS , 498. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll Yrkande Ordförande Anders Härnbro (S) yrkar att följande ändringar görs i de specifika ägardirektiven: Finet Principer för bolagets verksamhet Bolaget skall driva sin verksamhet enligt affärsmässiga principer. Bolaget ska tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen. Forts

18 Forts Ks 379 (Ägardirektiv för de kommunala bolagen) FTV Principer för bolagets verksamhet Bolaget skall driva fjärrvärmeverksamheten enligt affärsmässiga principer. Bolaget ska tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen. I övriga verksamheter ska bolaget tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen, liksom självkostnads- och likställighetsprinciperna, med undantag för vad som kan regleras i särskild lagstiftning. FFIA Principer för bolagets verksamhet Bolaget skall driva sin verksamhet enligt affärsmässiga principer. Bolaget ska tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen. Propositionsordning När förhandlingarna förklarats avslutade konstaterar ordföranden att endast ett förslag föreligger och att kommunstyrelsen beslutar enligt detta.

19 Ks 380 Dnr Samverkansavtal för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan avseende gymnasie- och gymnasiesärskola mellan kommunerna i Östergötlands län, Region Östergötland samt angränsande kommuner som anslutit sig Kommunstyrelsen beslutar 1. Att godkänna förslaget till samverkansavtal för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan avseende gymnasie- och gymnasiesärskolan mellan kommunerna i Östergötlands län, Region Östergötland samt angränsande kommuner som anslutit sig. Beskrivning av ärendet Skollagen kap 15 30: Kommunen kan erbjuda utbildning som den själv anordnar eller utbildning som anordnas av annan kommun eller ett landsting enligt samverkansavtal med kommunen/kommunerna eller landstinget. De gymnasiala utbildningar som under avtalstiden erbjuds i respektive kommun och landsting omfattas av samverkansavtalet och de är: Samtliga nationella program och inriktningar inom gymnasieskolan. Programinriktat introduktionsprogram. Samtliga program inom gymnasiesärskolan. Specialklass för rörelsehindrade elever i Linköping. Sjukhusskolan, kostnad fördelas enligt överenskommen fördelningsmodell. Samverkansavtalet anger vilket programutbud som finns tillgängligt för elever, de ekonomiska konsekvenserna för kommunerna, samt samarbetsformerna mellan de undertecknade kommunerna och landstinget. Forts

20 Forts Ks 380 (Samverkansavtal för gymnasieskolan ) Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Att godkänna förslaget till samverkansavtal för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan avseende gymnasie- och gymnasiesärskolan mellan kommunerna i Östergötlands län, Region Östergötland samt angränsande kommuner som anslutit sig. Beredande organ Kommunstyrelsens protokoll Förvaltningens tjänsteskrivelse

21 Ks 381 Övriga ärenden Kommunstyrelsen beslutar 1. Att lämna punkten. Beskrivning av ärendet Ordförande Anders Härnbro (S) meddelar att det inte finns några övriga ärenden att behandla vid dagens sammanträde.

22 Ks 382 Dnr Uppföljning av granskning av kommunens mottagande av ensamkommande flyktingbarn Kommunstyrelsen beslutar 1. Att till kommunrevisorerna överlämna ovanstående svar avseende granskning kring kommunens mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Beskrivning av ärendet PWC har på uppdrag av kommunrevisionen granskat om kommunstyrelsen, sociala myndighetsnämnden och överförmyndaren säkerställer att mottagandet av ensamkommande barn är ändamålsenligt. I sin rapport sammanfattar revisionen att resultatet visar att verksamheterna till stora delar sker tillfredsställande. Utifrån nedanstående bedömningar som görs i granskningen begär kommunrevisionen svar från berörda verksamheter. Granskarna bedömer att det specifika mål som gäller för mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar inte självklart innebär att enskildas behov möts på bästa sätt och bör ses över. Genom att ställa sig bakom den regionala avsiktsförklaringen har kommunstyrelsen bekräftat övergripande regionala mål för väsentliga delar av mottagandet. Däremot är kopplingen mellan de regionala målen och kommunens styrning och uppföljning alltför svag. Det saknas tillfredsställande rutiner för kartläggning av elevernas kunskaper och individuella förmågor vilket kan medföra en risk att undervisningen inte anpassas efter individuella behov. Kommunstyrelsen bör även uppmärksamma vikten av resurser och rutiner inom grundskolan samt behörig pedagogisk personal inom internationell klass. Rutiner och arbetssätt beskriver uppföljning av individuella insatser. Det har inte framkommit att rutiner finns för kontroll av rutiner för uppföljning av individuella insatser, vilket bör utvecklas. Forts

23 Forts Ks 382 (Uppföljning av granskning av kommunens ) Vi rekommenderar Kommunstyrelsen, Sociala myndighetsnämnden och Överförmyndaren att inom sina respektive ansvarsområden utarbeta en rutin för att årligen följa upp mottagandet av ensamkommande barn, för att säkerställa att den fungerar ändamålsenligt och effektivt. Svar till revisionen Det specifika mål som gäller för mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar innebär inte självklart att enskildas behov möts på bästa sätt och bör ses över. Det specifika mål som revisionen relaterar till är nedanstående i kommunens styrkort för Bra omsorg och stöd utifrån individuella behov Mål/resultat Indikator Styrtal Brukare/kunder ska ha inflytande över sin vardag och vara delaktiga i de insatser som planeras. Aktiv utslussning av ensamkommande flyktingbarn för självförsörjning och självständigt liv Andel utflyttade vid 18 år är 90 % eller högre. I kommunens styrkort för 2015 föreslås att indikator och styrtal revideras på följande sätt för att bättre mäta kvaliteten på insatserna för ensamkommande flyktingbarn. Mål/resultat Indikator Styrtal Brukare/kunder ska ha inflytande över sin vardag och vara delaktiga i de insatser som planeras. Andelen ensamkommande flyktingbarn som är nöjda med inflytande. Enkät ska genomföras Forts

24 Forts Ks 382 (Uppföljning av granskning av kommunens ) Genom att ställa sig bakom den regionala avsiktsförklaringen har kommunstyrelsen bekräftat övergripande regionala mål för väsentliga delar av mottagandet. Däremot är kopplingen mellan de regionala målen och kommunens styrning och uppföljning alltför svag. Kommunstyrelsen bör ge uppdrag till berörda verksamheter i kommunen, att utifrån den regionala avsiktsförklaringen, beskriva vårt mottagande av ensamkommande barn och ungdomar. Det saknas tillfredsställande rutiner för kartläggning av elevernas kunskaper och individuella förmågor vilket kan medföra en risk att undervisningen inte anpassas efter individuella behov. Kommunstyrelsen bör även uppmärksamma vikten av resurser och rutiner inom grundskolan samt behörig pedagogisk personal inom internationell klass. Det finns för närvarande inga rutiner för kartläggning från skolverket men förvaltningen har tagit fram egna rutiner för mottagande av nyanlända i förskola, grundskola, särskola och gymnasieverksamhet. Under 2014 har ett utvecklingsarbete bedrivits sektorsövergripande där bl.a. rutiner tagits fram. Arbetet ska avslutas med en spridningskonferens så kunskap om målgruppens specifika behov synliggörs på samma gång som hela skolsystemet rustas för att integrera alla elever. Ett nära samarbete inom våra verksamheter och integrationssamordnare ska finnas. Till internationella klassen på Grosvadsskolan finns sedan höstterminen 2014 en 1:e lärare anställd. Den nya lärarresursen ska också ha ett förstelärarförordnande där del av arbetstid är avsatt för att kvalitetssäkra och utveckla skolprocessen för gruppen nyanlända. Rutiner och arbetssätt beskriver uppföljning av individuella insatser. Det har inte framkommit att rutiner finns för kontroll av rutiner för uppföljning av individuella insatser, vilket bör utvecklas. Målgruppen ensamkommande barn och ungdomar omfattas av de mål och lagstyrda regler som avser alla barn och unga inom socialtjänsten, t.ex. utredningstider och uppföljning av placeringar. Detta följs upp i styrkort och i internkontrollplanen, men de ensamkommande barnen/ungdomarna har inte särredovisats i rapporteringen. Forts

25 Forts Ks 382 (Uppföljning av granskning av kommunens ) Inom ramen för det regionala utvecklingsarbetet kring nyanländas etablering, RUNE, har behovet av uppföljningar/utvärdering av mottagandet av ensamkommande barn lyfts fram och en arbetsgrupp har under våren 2014 fördjupat sig i frågan. Inom socialchefsnätverket i Östergötland pågår diskussioner kring underlag för fortsatt arbete om särskild uppföljning och utvärdering av mottagandet för ensamkommande barn och ungdomar i länet. Förvaltningen har för avsikt att följa arbetet och att utveckla metoder för uppföljning/utvärdering utifrån arbetets resultat. Vi rekommenderar Kommunstyrelsen, Sociala myndighetsnämnden och Överförmyndaren att inom sina respektive ansvarsområden utarbeta en rutin för att årligen följa upp mottagandet av ensamkommande barn, för att säkerställa att den fungerar ändamålsenligt och effektivt. Då en insats inom socialtjänsten avslutas fyller ansvarig personal i en enkel enkät. Av enkäten framgår bland annat vilken insats som varit aktuell, orsak till avslut samt nöjdheten med den insats man fått både barnet/ungdomens uppfattning och vårdnadshavarens. Under hösten kommer enkäten att förtydligas kring insatser för ensamkommande barn och ungdomar. En sammanställning av enkäterna ska redovisas för Sociala myndighetsnämnden och Kommunstyrelsen varje år. Överförmyndarens myndighetsutövning är starkt lagstyrd. Den styrs i första hand av FB och Lag(2005:429) om god man för ensamkommande barn. Bland de dokument avseende handläggningsrutiner som finns hos Överförmyndaren finns ett med rubriken Handläggning ensamkommande barn. Därutöver finns ett antal dokument som inte enbart har koppling till ensamkommande barn, utan även har bäring på vanliga godmanskap/förvaltarskap. Handläggningsrutinerna revideras med ny mandatperiod. Överförmyndarens verksamhet granskas årligen av Länsstyrelsens rättsenhet, genom att en årsredovisning får lämnas samt av granskningsbesök. I samband med dessa granskas ensamkommande flyktingbarns ärenden. Efter granskningen skickas ett protokoll, förutom till Överförmyndaren också till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen, från Länsstyrelsen. Forts

26 Forts Ks 382 (Uppföljning av granskning av kommunens ) Kommunstyrelsen föreslås besluta 1. Att till kommunrevisorerna överlämna ovanstående svar avseende granskning kring kommunens mottagande av ensamkommande flyktingbarn. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse

27 Ks 383 Dnr Informationsärenden Kommunstyrelsen informeras om de i ärendelistan upptagna informationsärendena Följande förtroendevalda och tjänstemän biträder vid informationen: Ärende 13: Rapporter utgår Ärende 14: Information i aktuella ärenden kostnader för hemsjukvård, Anders Axelsson och Stefan Carlsson (V) informerar och svarar på frågor.

28 Ks 384 Dnr Kvartalsrapport tredje kvartalet 2014 Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet Mikaela Maglica-Carlberg informerar kommunstyrelsen om uppföljningen vid tredje kvartalets utgång samt prognos för helåret Budgeterat resultat för 2014 är 24,3 miljoner kronor. Prognosen för helåret, vid tredje kvartalets utgång, är ett underskott på 2,3 miljoner kronor. En avvikelse mot budget med 26,6 miljoner kronor.

29 Ks 385 Dnr Strategisk plan med budgetramar och budget 2015 Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet Med anledning av att val genomförts har kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att återigen fastställa strategisk plan med budgetramar och budget Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll Kommunstyrelsens protokoll Kommunfullmäktiges protokoll

30 Ks 386 Dnr Tankställe biogas/bussdepå Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Anders Axelsson informerar om att det pågår samtal med Östgötatrafiken i ärendet. Förvaltningen återkommer till kommunstyrelsen när Östgötatrafiken meddelat sitt ställningstagande när det gäller bussdepå.

31 Ks 387 Dnr Uppföljning av granskningar gällande ledarskapets villkor Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet Kommunrevisionen har granskat att kommunstyrelsen skapar tillräckligt goda förutsättningar för att ansvariga chefer ska kunna utöva ett effektivt ledarskap. I den revisionella bedömningen har sju kontrollmål/revisionskriterier fastställts, nedan presenteras dessa områden och svar på av kommunrevisionen gjorda frågeställningar. 1. Finns någon chefs- och ledarskapspolicy i kommunen? Kommunrevisionen har redovisat följande Granskningen visar att kommunstyrelsen fastställt ett förslag till chefspolicy i oktober 2012 men att beslutet ännu ej verkställts fullt ut. Kommundirektören bör därför i samverkan med HR-enheten snarast se till att policyn implementeras i organisationen. Revidering av chefspolicyn är genomförd i enlighet med kommunstyrelsens tagna beslut. Den korrigerade chefspolicyn är genomgången i arbetsgivardelegation och därefter kommunicerad på chefsmöte. Policyn kommer att tas upp i något av sektorernas chefsmöten under hösten. Policyn finns tillgänglig för cheferna på Intranätet. Nyanställda chefer i kommunen får chefspolicyn presenterad. Implementering av chefspolicyn pågår ständigt i organisationen. Forts

32 Forts Ks 387 (Uppföljning av granskningar ) 2. Finns andra policydokument som behövs för ett tydligt ledarskap? Kommunrevisionen redovisar: Granskningen visar att det finns ett stort antal policydokument och andra styrande dokument av betydelse för chefer i kommunen. Däremot saknas i viss mån struktur och samordning mellan vissa av dokumenten samt vilken status dessa har. En genomgång bör därför ske av policydokumenten för att systematisera dessa och tydliggöra vilken status de har. I framtaget chefskontrakt framgår att arbetsgivarens förväntningar på cheferna grundar sig i de politiskt fastställda planerarna och policydokumenten, strategisk plan och budget, personalpolicy och chefspolicy. När det gäller personalpolicyn är den antagen av kommunfullmäktige Den är kommunicerad i samband med chefsmöte och finns tillgänglig publicerad på Intranätet. I samband med chefsintroduktionen gås personalpolicyn igenom. Chefspolicyn är antagen av kommunstyrelsen , korrigerad och genomgången i arbetsgivardelegation Chefspolicyn är kommunicerad på chefsmöte och gås igenom i samband med chefsintroduktionerna. Policydokumenten anses därmed genomgångna. 3. Vilka krav ställer arbetsgivaren på sektorscheferna? Kommunrevisionen redovisar: Kraven på sektorscheferna uppfattas som i allt väsentligt tydliga även om inte chefspolicyn är formellt fastställd. I det personalpolitiska programmet finns en kravbild beskriven. I samband med anställning upplever sektorscheferna att man i huvudsak fått en bra bild av vilka krav som ställs. Ett område som till viss del kan uppfattas som otydlig i vissa lägen är hur roll- och ansvarsfördelningen i konkreta frågor ser ut mellan politiken och sektorscheferna. En dialog pågår mellan kommundirektör och sektorschefer för att tydliggöra roll- och ansvarsfördelning mellan politiken och sektorscheferna i konkreta frågor. Forts

33 Forts Ks 387 (Uppföljning av granskningar ) 4. Vilka anställningsformer gäller för sektorscheferna? Kommunrevisionen redovisar följande: Trots att inte chefspolicyn fastställts har samtliga chefer en tidsbegränsad anställning på 3 år som chef, med en tillsvidareanställning i kommunen. Det treåriga chefsförordnandet har delvis ifrågasatts från förvaltningen främst pga möjligheten att utvärdera ett ledarskap efter så kort tid samt utifrån perspektivet att kunna rekrytera nya chefer. En revidering av chefspolicyn bör snarast göras utifrån beslutet i KS så att de formella förutsättningarna för chefs- och ledarskapet tydliggörs. Förvaltningen föreslog kommunstyrelsen att göra en förändring från 3-åriga chefsförordnanden till tillsvidareanställning för enhetschefer och 3-åriga chefsförordnanden till 5-åriga chefsförordnanden för kommunledningen. Kommunstyrelsen beslutade att samtliga chefer, även fortsättningsvis, ska ha 3-åriga chefsförordnanden. 3-åriga chefsförordnanden är det som tillämpas, revidering av chefspolicyn är genomförd, se vidare under punkt Vilka regler gäller för rekrytering, utveckling och avveckling av chefer? Kommunrevisionen redovisar: Det finns inga fasta regler för hur rekrytering av chefer sker. I vissa fall sköts rekryteringen av förvaltningarna själva med stöd från HR-enheten. I andra fall kan man anlita rekryteringsföretag om det bedöms nödvändigt. När det gäller regler kring chefsuppdragets upphörande finns detta beskrivet i chefspolicyn. Nuvarande tillämpning är att bedömning av hur rekryteringen ska genomföras görs utifrån varje chefsrekrytering. Vissa rutiner finns för samtliga rekryteringar inom kommunen. Att ta fram fasta regler för rekrytering av chefer är ett framtida utvecklingsområde för HRavdelningen. Chefskontrakt har tagits fram som tillämpas vid samtliga nya chefsförordnanden. Forts

34 Forts Ks 387 (Uppföljning av granskningar ) 6. Vilket stöd kan förvaltningscheferna erhålla i olika frågor? Kommunrevisionen redovisar: Granskningen visar att sektorscheferna upplever att man i allt väsentligt har tillgång till bra stöd i olika frågor. Stödet avseende ekonomi- och HR-frågor upplevs på senare år ha förbättrats. Ett bristområde som lyfts fram är avsaknaden av tillräckliga utredningsresurser på sektorerna för att avlasta sektorscheferna i visst utredningsarbete, besvarande av remisser, djupare analyser vid behov etc. I det personalpolitiska programmet lyfts tillgången på stödresurser för cheferna fram som en viktig punkt. Detta är ett område som kommunchefen i dialog med sektorscheferna bör söka en lösning på. Dialog mellan kommundirektör och sektorschefer pågår. Att i dialog med kommundirektör se över sektorernas organisationer och frigöra resurser för att utöka utredningsresurserna är en möjlig lösning för sektorerna idag. 7. Finns möjligheter till kompetensutveckling i tillräcklig omfattning? Kommunrevisionen redovisar: Sektorschefernas allmänna bedömning är att det funnits goda möjligheter till kompetensutveckling. Avdelningscheferna och en av sektorscheferna har också genomgått ett chefsutvecklingsprogram via Centrum för Kommunstrategiska studier vid Linköpings universitet. Nyligen har också ett chefs- och ledarutvecklingsprogram fastställts. Det är väsentligt att programmet kan genomföras och att tillräckliga resurser avsätts för detta. Chefs- och ledarutvecklingsprogrammet kommer att fortsätta att implementeras och utvecklas. Utöver det som respektive sektor sätter av för kompetensutveckling tas finansiering av chefs- och ledarskapsprogrammet upp i samband med budgetprocessen. Forts

35 Forts Ks 387 (Uppföljning av granskningar ) Ledarskapets villkor Revisionen pekar på flera viktiga faktorer för chefernas möjligheter att utöva ett effektivt ledarskap. Tydligt kommunicerade uppdrag och åtaganden är delar som kan bidra till ett effektivt ledarskap. Implementerade styrdokument som tydliggör chefernas uppdrag är självklart en viktig del där implementeringen medför att policydokumenten får genomslagskraft och syns i ledarnas dagliga arbete. För att möjliggöra det behöver utrymme kontinuerligt ges för cheferna att med policydokumenten som grund reflektera kring sig själva, ledaruppdraget och ledarnas betydelse och påverkan i organisationen. Effektivt ledarskap kräver också tillgång till information, mandat att fatta beslut samt handlingsfrihet att utveckla verksamheten. Rimliga resurser utifrån personal och ekonomi är också viktiga förutsättningar. För att möjliggöra ett effektivt ledarskap behöver även våra ledare ha realistiska uppdrag där arbetad tid ger förutsättningar för balans mellan arbete och privatliv. Här är självklart, som revisionen pekat på, service- och stödfunktioner en viktig del. Ytterligare aspekter är chefsområdenas storlek där ledarna måste få möjlighet att leda ett rimligt antal medarbetare för att kunna utföra ett närvarande, professionellt och effektivt ledarskap. Önskvärt är också att vi som arbetsgivare tar ett långsiktigt ansvar för cheferna. En bra arbetsmiljö och en anställning som bygger på förtroende där ledarna känner stöd och uppbackning i utsatta lägen ger förutsättningar för effektivt ledarskap. Karriärutveckling och karriärplanering bör också vara en självklar del för ledarna där utvärdering av ledarskapet görs och möjligheten ges att premiera ledare för goda insatser. Forts

36 Forts Ks 387 (Uppföljning av granskningar ) Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Att anse kommunrevisionens frågor besvarade. 2. Att i budgetprocessen ta med frågan kring finansiering av chefsoch ledarutvecklingsprogram. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse

37 Ks 388 Dnr Överenskommelse om samverkan mellan landstinget i Östergötland och kommunerna i länet avseende missbruk- och beroendevård Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet Landstinget i Östergötland och länets kommuner har tagit fram förslag på överenskommelse utifrån angivna riktlinjerna och rutinerna för samverkan mellan huvudmännen kring missbruks- och beroendevården. Syftet med överenskommelsen är att samverkan mellan huvudmännen ska leda till att personer med riskbruk, missbruk eller beroende ska få vård och andra insatser som ger möjlighet till behandling, rehabilitering, återhämtning och delaktighet i samhällslivet på samma villkor som andra. Överenskommelsen ska tydliggöra ansvarsfördelningen mellan huvudmännen, innehålla gemensamma mål, resursfördelning och övergripande samarbete. Denna överenskommelse ska utgöra grund och stöd för det fortsatta gemensamma arbetet mellan kommunerna och landstinget. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Att godkänna förslag till Överenskommelse om samverkan mellan Landsting i Östergötland och kommunerna avseende missbruk- och beroendevård. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse

38 Ks 389 Dnr Reglementen arvoden och ekonomisk ersättning, revidering Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet I arbetsgivardelegationen genomgicks uppdaterat dokument för reglemente arvoden och ekonomisk ersättning för sammanträden och uppdrag i kommunen. Arbetsgivardelegationen beslutade att fortsatt diskussion ska föras bland annat när det gäller sociala myndighetsnämnden och att korrigering i reglementet därmed kan bli aktuellt. Vidare enades arbetsgivardelegationen om att fastställande av nytt dokument med eventuella korrigeringar behöver beslutas av kommunfullmäktige. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att anta reglemente arvoden och ekonomisk ersättning för sammanträden och uppdrag för kommunen. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse

39 Ks 390 Dnr Förändringar politisk organisation Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet Ordförande Anders Härnbro (S) presenterar S, V och MP:s förslag till politisk organisation. Förändringarna består bland annat av att det införs arbetsgrupper under kommunstyrelsen samt att det görs en allmän översyn av dokumentet Politisk organisation.

40 Ks 391 Dnr Redovisning av motioner och medborgarförslag som inte är färdigbehandlade hösten 2014 Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet I denna skrivelse redovisas de motioner och medborgarförslag som inte är färdigbehandlade. Kommunfullmäktige har beslutat att motioner och medborgarförslag ska beredas inom sex månader från att de inkom till kommunen. Vidare är det bestämt i lag att motioner och medborgarförslag som handlagts i över ett år kan avskrivas från vidare handläggning. Kommunstyrelsekontoret har motioner och 34 medborgarförslag att bereda. Ingen motion är äldre än 6 månader. Av medborgarförslagen är 15 stycken äldre än ett år, 3 stycken är 6-12 månader och 16 är 0-6 månader. Systemet med E-förslag infördes under sommaren Förslag som får minst 30 underskrifter tas upp för vidare hantering och behandlas då på samma sätt som ett medborgarförslag. De förslag som fått färre än 30 underskrifter avslutas och förslagsställaren meddelas detta finns det 10 E-förslag. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att anteckna informationen till protokollet. Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse

41 Ks 392 Dnr Kommunstyrelsens sammanträdesdagar och sammanträdestider 2015 Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har att fastställa sammanträdesdagar och tider för sina sammanträden under verksamhetsåret Föreliggande förslag till sammanträdesdagar och sammanträdestider för kommunstyrelsen har utarbetats med grund i förslaget till sammanträdesdagar och sammanträdestider för kommunfullmäktige. Förslagen har kommunicerats med kommunstyrelsens presidium. Förslag till datum för kommunstyrelsesammanträden 2015 är: 12 januari, 2 februari, 23 februari, 9 mars, 23 mars, 13 april, 4 maj, 18 maj, 1 juni, 15 juni, 17 augusti, 7 september, 28 september, 19 oktober, 9 november, 30 november och 14 december Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Att fastställa att kommunstyrelsens sammanträden genomförs måndagarna 2. Att normaltiden för sammanträdenas början sätts till klockan Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse

42 Ks 393 Dnr Kommunfullmäktiges sammanträdesdagar och sammanträdestider 2015 Kommunstyrelsen beslutar 1. Att anteckna informationen till protokollet. 2. Att ärendet tas upp för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige har att fastställa sammanträdesdagar och tider för sina sammanträden under verksamhetsåret Ett förslag till sammanträdesdagar för kommunfullmäktige har utarbetats och kommunicerats med kommunfullmäktiges presidium. Huvudregeln är att kommunfullmäktiges sammanträdesdagar ska vara förlagda till onsdagar i slutet av månaden. Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska fullmäktige hålla sammanträde varje månad förutom i juli. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta 1. Att fastställa att kommunfullmäktiges ordinarie sammanträden genomförs onsdagen 28 januari, 25 februari, 25 mars, 29 april, 27 maj, 17 juni, 26 augusti, 30 september, 4 november, 25 november, samt 16 december Att normaltiden för sammanträdenas början sätts till klockan Beredande organ Förvaltningens tjänsteskrivelse

43 Ks 394 Anmälan av delegationsbeslut Kommunstyrelsen beslutar 1. Ansökan om ungdomscheck för temautställning En ned(släckt) upplysning. En (upp)lysande utställning! 2. Förordnande som vikarierande enhetschef myndighetskontoret IFO/försörjningsstöd, sektor bildning och kultur. 3. Förordnande som vikarierande enhetschef myndighetskontoret IFO/UB, sektor barn och ungdom, förlängning. 4. Förordnande som vikarierande enhetschef myndighetskontoret IFO/UB, sektor barn och ungdom. 5. Förordnande som vikarierande enhetschef myndighetskontoret IFO/UB, sektor barn och ungdom. 6. Förordnande som vikarierande enhetschef samlat barn och ungdomsstöd, sektor barn och ungdom. 7. Förordnande som vikarierande enhetschef samlat barn och ungdomsstöd, sektor barn och ungdom. Beskrivning av ärendet Delegationsbeslut, tagna i enlighet med kommunstyrelsens Delegationsbemyndigande redovisas.

44 Ks 395 Delgivningar Kommunstyrelsen beslutar Att anteckna nedanstående anmälda delegationsbeslut till protokollet: 1. SKL cirkulär 14:37 nya mallar avseende uppsägning på grund av arbetsbrist. 2. SKL cirkulär 14:38 budgetförutsättningar för åren SKL Tillgänglighet för alla. 4. Läns-SLAKO förslag till överenskommelse om samverkan mellan Landstinget i Östergötland och kommunerna avseende missbruks- och beroendevården. 5. Läns-SLAKO förslag till överenskommelse om sakområdessamråd för vård och omsorg mellan Region Östergötland och Östergötlands kommuner. 6. Sakområdessamråd vård och omsorg förslag till sammanträdesdagar Kommunrevisionen uppföljning av förstudie kring lärarnas arbetssituation. 8. Tillväxtverket m.fl injudan till Riksintresse för industriell produktion. 9. Länsstyrelsen Östergötland information angående mottagande av ensamkommande barn och unga. 10. Cesam protokoll Sveriges föreningar nominering Sveriges föreningsvänligaste kommun Forts

45 Forts Ks (Delgivningar) 12. Kommuninvest byte av strategi för den nödvändiga kapitalförstärkningen. Beskrivning av ärendet Förvaltningen redovisar inkomna cirkulär och skrivelser från Sveriges Kommuner och Landsting m.fl.