Sida 1 av 66. Kommunfullmäktige. Datum: Tid: 17:00 Plats: Bollebygdskolans matsal. Ordförande Gunnel Brandt (S)

Transkript

1 ÄRENDELISTA/KALLELSE Kommunfullmäktige Sida 1 av 66 Datum: Tid: 17:00 Plats: Bollebygdskolans matsal Ordförande Gunnel Brandt (S)

2 ÄRENDELISTA/KALLELSE Kommunfullmäktige Sida 2 av Upprop 2. Val av protokollsjusterare Ärendet i korthet Justeringens tid och plats: Måndag 26 februari kl 8.15, kommunhuset. Föreslagna justerare Lars-Erik Olsson (S) och Barbro Orrestrand (S), ersättare Monika Svensson (SD) 3. Så jobbar arbetsmarknadsenheten i Bollebygds kommun - information (inga handlingar) Maria Mencevski, Veronica Jufors och Kristina Wagnås på arbetsmarknadsenheten 17:00 4. Revisionsrapport: Granskning av intern kontroll i löneprocessen - information KS2017/252 Margaretha Almkvist- Malmsjö, revisorernas ordförande 17:30 5. Meddelanden Anmälningar SBN2017/ SBN Verksamhetsplan och budget 2018, samhällsbyggnadsnämnden SBN2017/ SBN Uppföljningsrapport per oktober 2017, samhällsbyggnadsnämnden KS2017/ SBN Uppföljningsrapport per oktober 2017, samhällsbyggnadsnämnden KS2018/7-1 Protokoll Förbundsstyrelsen för Sjuhärads Samordningsförbund KS2018/7-3 Informationsbrev från Västra Götalands regionen om ny lag gällande patientnämndsverksamhet KS2018/7-5 SÄRF protokoll från direktionens sammanträde KS2017/346-1 Information om upphandlingar Ansökan om medlemskap i Tolkförmedling Väst KS2017/259

3 ÄRENDELISTA/KALLELSE Kommunfullmäktige Sida 3 av Svar på motion (FR) om marknad på Gästgivaretorget KS2016/32 8. Svar på motion (FR) om att pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst 2 laddstolpar för elbilar KS2016/ Redovisning av besvarade samt obesvarade medborgarförslag KS2018/2 10. Inkommet medborgarförslag: Medborgarförslag om trottoar och belysning till kyrkan KS2018/ Inkommet medborgarförslag: Medborgarförslag om öppen förskola vid Krafthuset KS2017/ Inkommen fråga: Fråga (C) till kommunstyrelsens ordförande om avsked av tjänsteman KS2017/ Inkommen fråga: Fråga (SD) till kommunstyrelsens ordförande om Solviken KS2018/ Inkommen fråga: Fråga (SD) till kommunstyrelsens ordförande

4 ÄRENDELISTA/KALLELSE Kommunfullmäktige Sida 4 av 66 om miljöstrategin KS2018/ Befrielse från uppdrag, och kompletteringsval av ersättare (SD), till Bollebo KS2018/ Information från kommunstyrelsen (inga handlingar)

5 ÄRENDELISTA/KALLELSE Sida 5 av Revisionsrapport: Granskning av intern kontroll i löneprocessen - information KS2017/252

6 Sida 6 av 66 Bollebygds kommun Revisorerna Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige - för kännedom Granskning av intern kontroll i löneprocessen Revisorerna i Bollebygds kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av den interna kontroll i kommunens löneprocess. Vår bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak har ändamålsenliga kontroller på plats för att stödja verksamheten och ge tillräcklig intern kontroll. Vi har dock noterat ett antal områden där den interna kontrollen kan förstärkas ytterligare för att säkerställa att den lönerelaterade finansiella informationen är fullständig och riktig. Vi vill särskilt framhålla vikten av att de områden med riskmarkering "hög" åtgärdas snarast. I bifogad revisionsrapport framgår de mest väsentliga rekommendationerna som kommunstyrelsen bör beakta i syfte att vidareutveckla den interna kontrollen. Vi önskar kommunstyrelsens kommentarer i anledning av vår granskning senast Bollebygd den 12 oktober 2017 För revisorerna Margaretha Aliriqvirii-Malmsjö' Ordförande t^ Per Wignäs Vice ordförande ^ ;-1. ^^-\ Bilaga: Revisionsrapport PwC; "Granskning av intern kontroll i löneprocessen"

7 ..J^'^.1 ;.ll<u8?l, Sida 7 av 66 Granskning av intern kontroll i löneprocessen Bollebygds kommun Juni 2017 Anna Lycke Börjesson (Certifierad kommunal Revisor) Amanda Elg Erik Sellergren Juni 2017 pwc

8 Sida 8 av 66 l. Sammanfattning Revisorerna för Bollebygds kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av intern kontroll i löneprocessen. Efter genomförd granskning är vår samlade bedömning att kommunen i huvudsak har ändamålsenliga kontroller på plats för att stödja verksamheten och ge tillräcklig intern kontroll. Vi har dock noterat ett antal områden där den interna kontrollen kan förstärkas ytterligare för att säkerställa att den lönerelaterade finansiella informationen är fullständig och riktig. Nedan redovisar vi våra mest väsentliga rekommendationer som kommunstyrelsen bör beakta och tillse att åtgärder vidtas pä. PwC rekommenderar att kryptera lönefilen som ska överföras till banken. (H) PwC rekommenderar att inkludera kvittens frän banken för att HR-chefska kunna kontrollera att summan för löneutbetalningen stämmer överens med vad banken tagit emot. (H) PwC rekommenderar att införa en kontroll för att säkerställa att överföringen från försystem till Personec P är fullständig. (M) PwC rekommenderar att införa en kontroll för att säkerställa att överföringen från Personec P till ekonomisystemet Raindance är fullständig. (M). PuiC rekommenderar att ta fram en övergripande dokumenthanteringsplan samt en rutin för att följa upp och periodvis uppdatera sina styrande dofcumenf. (M). PwC rekommenderar att säkerställa att anställdas faktiska arbetstid registreras och följs upp av arbetsledarna._att implementera ett systemstöd för tidrapportering kan underlätta denna uppföljning för chefer. (M). PwC rekommenderar att analysera vilka ändringar som är mest känsliga i Personec P och regelbundet följa upp loggar för dessa ändringar, samt att dokumentera uppföljningen. (M) PwC juni

9 Sida 9 av 66 ^. Inledning ^. 5 Metod ocll (ir(/ruii. s>iiiit/(if Granskningen har genomförts genom intervjuer med företrädare från kommunen. Vidare har en översiktlig genomgång av riktlinjer och regler kring processen för lönehantering skett. Analys av erhållet material och information från intervjuer har utgjort underlag för en samlad bedömning av den interna kontrollen. Analys av information från intervjuer baseras på PwC:s tidigare erfarenhet av granskningar av liknande processer och rutiner. Följande personer har varit intervjuade i granskningen: Ulrika Borg - HR-chef Airi Blomroos Svensson - Systemförvaltare Personec P Diana Lindhage - Lönespecialist Malin Johansson - Lönespecialist Caroline Wermäng - HR-specialist Peter Häggkvist - Kommuncontroller Blazenka Vasic - Bemanningsplanerare Marie-Louise Sandebert- Redovisningsekonom Granskningen har genomförts under juni 2017 av Anna Lycke Börjesson, (projektledare) Amanda Elg och Erik Sellergren. Rapporten har kvalitetssäkrats av Fredrik Carlsson (uppdragsledare), samtliga från PwC. Rapporten är faktaavstämd med berörd personal. PwC juni

10 Sida 10 av Resultat av granskningen 3. 2 Finns det en god arbetsfördelning avseende processen gällande registrering uv löneuppgifter, upplägg uv fasta data. godkännande av lön samt utbetalning av lön? Iakttagelser Bollebygds kommun har en löneavdelning bestående av tre medarbetare som hanterar löneprocessen i kommunen. Upplägg av fasta data hanteras genom ett samspel mellan chef som ansvar för anställningen, IT-avdelning som skapar användarkonto och ger tillgång till AD samt löneavdelningen som tilldelar behörighet och beviljar anställningen i Personec P. HR-chef godkänner löneutbetalningen genom underskrift av print screen som sparas. Bollebygds kommun använder sig av SUS (Swedbanks utbetalningssystem) vilket gör att de inte hanterar bankkontouppgifter för sina anställda. Månadsanställda fyller i sin tid i en Excelfil som sedan ska skickas till ansvarig chef för attest. I dagsläget finns ingen kontroll för att säkerställa att månadsanställdas faktiska arbetstid registreras och följs upp av arbetsledare. Bedömning Vår bedömning är att kommunen har en god arbetsfördelning utifrån kontrollmålet men att det finns visst utrymme för förbättringar. Vi anser att kommunen bör införa en kontroll för att säkerställa att månadsanställdas arbetstid registreras och följs upp av arbetsledare. För att stärka den interna kontrollen ytterligare avseende registrering av löneuppgifter bör kommunen tillämpa fyr a ögons principen vid registrering och beräkning av arbetsgivaravgifter samt vid registrering av kostnadsersättningar. PwC rekommenderar att säkerställa att anställdas faktiska arbetstid registreras och följs upp av arbetsledarna..att implementera ett systemstöd för tidrapportering kan underlätta denna uppföljning för chefer. Löneavdelningen ansvarar för registrering och beräkning av arbetsgivaravgifter. Det görs ingen kontroll av ytterligare person för att säkerställa att beräkningen är korrekt. Kostnadsersättningar hanteras av en person pä löneavdelningen, men i likhet med registrering av arbetsgivaravgifter så kontrolleras inte registrerade uppgifter av ytterligare person för att säkerställa riktigheten. Se område 3. 2 i appendix för mer information om iakttagelserna. PwC juni

11 Sida 11 av Resultat av granskningen 3.4 Finns det dokumenterade manuella och automatiska rutiner för tillrä^cklig intern kontroll inom lönehanteringen som säkerställer att endast godkända och riktiga lånetransaktioner bokförs och betalas? Iakttagelser Efter att lönen är bearbetad läggs löneutbetalningen som en okrypterad txt-fil i en mapp. Därifrån överför integrationsverktyget Teis lönefilen till banken. Löneutbetalning godkänns av HR-chefen efter att lönefilen har överförts till banken. HR-chef får då en print screen från Personec P som visar den summa som har överförts till banken. I detta underlag inkluderas dock inte kvittens från banken som visar information om den summa som har erhållits. Löneutbetalningen godkänns om summan av utbetalningen verkar rimlig. Se område 3. 4 i appendix för mer information iakttagelserna. om Bedömning Vår bedömning är att kommunen har en rimlig nivå på sin intern kontroll inom lönehanteringen utifrån kontrollmålet men att det finns utrymme för förbättringar. Vi rekommenderar dock att den lönefil som ska överföras till banken krypteras för att förhindra obehörig editering i filen. Utöver detta rekommenderar vi att kvittensen från banken inkluderas i det underlag som godkänns av HR-chefen. PwC rekommenderar att kryptera lönefilen som ska överföras till banken. Vi rekommenderar även kommunen att inkludera kvittens frän banken för att HR-chef ska kunna kontrollera att summan för löneutbetalningen stämmer överens med vad banken tagit emot. PwC juni

12 Sida 12 av 66 D H tu ni : -Zc\^ -^c'-^ Anna Lycke Börjesson Projektledare ^y^?^ ^?redrik Carlsson Uppdragsledare ^

13 Sida 13 av 66 Sammanställning iakttagelser rotm RTiRI iss^^^^ssssss^ss linaia 3.1 M Kommunen har ingen övergripande dokumenthanteringsplan på plats. Kommunen har inte heller någon rutin att periodvis gå igenom de styrande dokument som finns och uppdatera dessa. Avsaknad av formaliserade rutiner för revidering av styrande dokument ökar risken för att regler och lagkrav inte efterlevs. Därtill ökar risken för att det interna kontrollarbetet inte utförs eller inte utförs i tillräcklig omfattning eller pä rätt sätt. PwC rekommenderar att ta fram en övergripande dokumenthanteringsplan samt en rutin för att följa upp och periodvis uppdatera sina styrande dokument. 3.2 M Kommunen har ingen kontroll för att säkerställa att månadsanställdas faktiska arbetstid registreras. Avsaknad av en formell kontroll för att säkerställa att den registrerade tiden är korrekt ökar risken för felaktigheter i tidrapporteringen, vilket kan leda till felaktiga löneutbetalningar. PwC rekommenderar att säkerställa att anställdas faktiska arbetstid registreras och följs upp av arbetsledarna. Att implementera ett systemstöd för tidrapportering kan underlätta denna uppföljning för chefer. 3.2 L Det görs ingen kontroll av annan person efter att inmatning och beräkning av arbetsgivaravgifter har gjorts i Personec P. Avsaknad av en efterföljande kontroll av inlagda arbetsgivaravgifter i Personec P ökar risken för att felaktiga uppgifter registreras. PwC rekommenderar att införa en rutin där en person kontrollerar beräkningen av arbetsgivaravgifterna efter att de blivit inmatade i Personec P. Kontroll bör ske enligt fyra ogons-pnncipen. juni 201' PwC 13

14 Sida 14 av 66 Sammanställning iakttagelser Oinrade Prio Iakttagelse Risk Rekommendation 3.4 I.H Lönefilen som skapas i samband med löneutbetalning läggs som en txt-fil på en mapp innan överföring till banken görs. Filen är redigeringsbar innan den hämtas upp av Teis. Det tar ca 5-10 minuter innan Teis hämtar upp filen, vilket innebär att anställda med tillgång till mappen (ca 5-6 personer) har möjlighet att redigera i filen. Risk för felaktiga ändringar eller oegentligheter då lönefilen ligger oskyddad och anställda med access till mappen kan redigera direkt i filen. PwC rekommenderar att kryptera lönefilen som ska överföras till banken. 3.4.! HR-chefen godkänner löneutbetalningen från Personec P pä ett underlag som visar summan av löneutbetalningen från Personec P. Attesten sker efter lönefri har skickats till banken. I underlaget till HR-chef inkluderas inte kvittensen av lönefilen från banken. Risk att attestören missar felaktigheter i löneutbetalningen då denne endast ser vad summan är i Personec P och inte vad som faktiskt överfördes till banken för utbetalning. PwC rekommenderar att inkludera kvittens från banken för att HR-chef ska kunna kontrollera att summan för löneutbetalningen stämmer överens med vad banken tagit emot. 3.5 L Varje månad görs en analys och avstämning av kommunens största utgiftskonton. Avstämningarna dokumenteras inte. Avsaknad av formaliserade rutiner ökar risken för att det interna kontrollarbetet inte utförs eller inte utförs i tillräcklig omfattning eller på rätt sätt. PwC rekommenderar att formalisera sin kontroll gällande kontoavstämningar. Kontrollen bör dokumenteras. PwC juni

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 151 av KS2017/252 Revisionsrapport; granskning av intern kontroll i löneprocessen - yttrande till kommunens revisorer Beslut Förslag till yttrande, daterat den 18 december 2017, antas och lämnas till kommunens revisorer som Bollebygds kommuns yttrande över revisionsrapporten. Ärendet Revisorerna i Bollebygds kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av den interna kontroll i kommunens löneprocess. Revisorernas bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak har ändamålsenliga kontroller på plats för att stödja verksamheten och ge tillräcklig intern kontroll. Dock har revisionen noterat ett antal områden där den interna kontrollen kan förstärkas ytterligare för att säkerställa att den lönerelaterade finansiella informationen är fullständig och riktig. Man vill särskilt framhålla vikten av att de områden med riskmarkering "hög" åtgärdas snarast. Kommunstyrelsen ska lämna svar på revisionsrapporten senast den 31 januari Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Förslag till yttrande, daterat den 18 december 2017, antas och lämnas till kommunens revisorer som Bollebygds kommuns yttrande över revisionsrapporten. Beslutsunderlag 6 KSAU Revisionsrapport; granskning av intern kontroll i löneprocessen - yttrande till kommunens revisorer Svar på revisonsrapport angående löneprocessen - yttrande till revisionen Handlingsplan utifrån granskning av löneprocessen 2017 Svar på revisionsrapport angående löneprocessen Revisionsrapport granskning av intern kontroll i löneprocessen Skickas till Kommunens valda revisorer, HR-chef (för kännedom) Justerandes sign Utdragsbestyrkande

16 Sida 16 av 66 YTTRANDE 1 (1) Skapad Antaget Kommunstyrelsen Ulrika Borg HR-chef ulrika.borg@bollebygd.se Dnr : KS2017/252-4 Kommunrevisionen Svar på revisonsrapport angående löneprocessen - yttrande till revisionen Sammanfattning av ärendet Revisorerna i Bollebygds kommun har gett PWC i uppdrag att genomföra en granskning av den interna kontrollen i löneprocessen. Revisionens bedömning är att det i huvudsak finns ändamålsenliga kontroller på plats för att stödja verksamheten och ge tillräcklig intern kontroll. Det finns dock sju områden där den interna kontrollen kan förstärkas ytterligare för att säkerställa att den lönerelaterade finansiella informationen är fullständig och riktig. Yttrande Kommunstyrelsen har tagit del av rapporten i sin helhet och ser positivt på revisionens granskning. Resultatet och rekommendationerna kommer att användas i arbetet med att förbättra och säkerställa att den interna kontrollen i löneprocessen. Kommunstyrelseförvaltningen har upprättat en plan för hur de olika kontrollmomenten ska förbättras och när det ska genomföras. Planen kommer att redovisas för Kommunstyrelsen. Uppföljningen av genomförda åtgärder sker vid Kommunstyrelsens sammanträde i december BOLLEBYGDS KOMMUN Kommunstyrelsen Peter Rosholm Ordförande Anders Einarsson Förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon Telefax Webbplats E-post Bollebygd Ballebovägen kommunen@bollebygd.se

17 Sida 17 av 66 Handlingsplan för åtgärder i intern kontroll i löneproc Område Kommunen har ingen övergripande dokumenthanteringsplan eller rutin för att periodvis gå igenom och uppdatera styrande dokument Kommunen har ingen kontroll för att säkerställa att månadsanställdas faktiska arbetstid registreras. Kommunen gör ingen kontroll av annan person efter att inmatning och beräkning av arbetsgivaravgift har gjorts i Personec P Mål Underlätta arbetet för organisationen att hantera dokument samt säkerställa att dokument revideras och underlätta den interna kontrollen Säkerställa att anställdas faktiska arbetstid registreras och följs upp av arbetsledare Säkerställa att korrekta uppgifter registreras Lönefilen som skapas i samband med utbetalning läggs som en txt-fil på en mapp innan överföring till bank. Filen är redigeringsbar i några minuter innan den hämtas upp av Teis vilket innebär att anställda, 5 st, med tillgång till mappen har möjlighet att redigera i filen. HR chefen godkänner löneutbetalningen från Personec P på ett underlag som visar summan av löneutbetalningen från Personec P. Attesten sker efter att lönefil har skickats till banken. I underlaget till HR chef inkluderas inte kvittensen av Varje månad görs en analys och avstämning av kommunens största utgiftskonton. Avstämningarna dokumenteras inte. Minimera risken för felaktiga ändringar eller oegentligheter. Säkerställa att löneutbetalning från Personec P och kvittensen av lönefilen stämmer överens Säkerställa att det interna kontrollarbetet genomförs

18 Sida 18 av 66 cessen i enlighet med revision av löneprocessen 2017 Aktiviteter Tid Ansvar Ta fram en övergripande dokumenthanteringsplan och rutin för för att följa upp och revidera de styrande dokumenten 2018 Administrativ chef Att implementera ett systemstöd för tidrapportering Underlagen för beräkning av arbetsgivaravgifter görs av systemleverantören genom förutsättningar. Att införa stickprov för att se att rätt beräkning görs enligt fyraögonsprincipen Lönesystemet kan inte kryptera lönefilen direkt. Krypteringen sker i Teis. Säkerställa att den okrypterade tiden i Teis blir så kort som möjligt. Samt kontrollera uppgifterna från lönesystemet stämmer med Ta fram en rutin för attest av både lönefil från banken och löneutbetalningen från npersonec P 2018 HR chef 2018 HR chef 2018 HR chef 2017 HR chef Ta fram ett arbetssätt för att dokumentera den månatliga analysen och avstämmningen av kommunens största utgiftskonton 2018 Ekonomichef

19 Sida 19 av 66 Uppföljning Årsredovisning 2018 Vår 2019 Årsredovisningen 2018 Vår 2018 Höst 2017 Vår 2019

20 ÄRENDELISTA/KALLELSE Sida 20 av Ansökan om medlemskap i Tolkförmedling Väst KS2017/259

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 211 av KS2017/259 Ansökan om medlemskap i Tolkförmedling Väst Beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Bollebygds kommun ansöker om medlemskap i Tolkförmedling Väst. Kommunstyrelsen får i uppdrag att verkställa ansökan. Den administrativa kostnaden och engångskostnaden för medlemskapet hanteras inom bildnings- och omsorgsnämndens budgetram. Ärendet Bollebygds kommun har länge stått utan avtal när det gäller tolkförmedlingstjänster. I och med det stora antal flyktingar som kom till Sverige under 2015 ökade kostnaderna för tolkförmedling kraftigt (framförallt under slutet av 2015 och början av 2016), vilket gjorde att lagen om offentlig upphandling (LOU) krävde att en annonserad upphandling genomfördes. Inför upphandlingen diskuterades alternativ, som t.ex. att gå med i kommunalförbundet Tolkförmedling Väst, upphandla i egen regi eller upphandla med andra kommuner. Upphandlingsansvarig ställde i början av 2016 frågan till Tolkförmedling Väst om hur de ställde sig till ett medlemskap för Bollebygds kommun. På grund av den höga belastningen och efterfrågan på tolkar vid tidpunkten, blev svaret att det inte var aktuellt med några nya medlemmar i kommunalförbundet. Kommunen genomförde därför en upphandling i mitten av 2016 tillsammans med Svenljunga kommun och Tranemo kommun. Avtal tecknades med fem leverantörer i rangordning, med avtalsstart Efter att en intresseanmälan inkom från Härryda kommun till Tolkförmedling Väst beslutade direktionen den 3 oktober 2017 att öppna upp för nya medlemmar att ansöka om medlemskap. Kommunstyrelseförvaltningen har därefter diskuterat frågan tillsammans med bildnings- och omsorgsförvaltningen och kommit fram till att kommunen bör ansöka om medlemskap i kommunalförbundet. Kommunalförbund och andra samverkansformer mellan kommuner är ett effektivt sätt att organisera kommunal verksamhet där kommuner har likartade behov. Då kan medlemskommunerna dra nytta av en större organisations fördelar. Tolkförmedling är en standardiserad service där kommunerna har likartade behov. Det finns därför goda förutsättningar för en effektiv samverkan även om antalet medlemmar i förbundet ökar. Kommunalförbundet har en mycket hög tillsättning av antalet inkomna beställningar. Om kommunen väljer att inte ansöka om medlemskap i Tolkförmedling Väst så kommer kommunen även fortsättningsvis att behöva upphandla verksamheten i egen regi eller i samverkan med andra kommuner. Borås Stad och Ulricehamns kommun är redan medlemmar i kommunalförbundet. Svenljunga kommun och Tranemo kommun är i nuläget inte medlemmar, men Svenljunga kommun har meddelat att man kommer ansöka om medlemskap. Skulle kommunen bli medlem Justerandes sign Utdragsbestyrkande

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 222 av 66 2 ska en administrativ kostnad på kr erläggas. Vid inträdet den 1 januari 2019 ska dessutom en engångsavgift på 1 kr/per kommuninvånare betalas till Tolkförmedling Väst. Därefter betalas inga årliga avgifter utan betalning sker efter utförda tolkuppdrag enligt självkostnadsprincipen. Efter inträde i Tolkförmedling Väst behöver kommunen inte genomföra några egna upphandlingar på området. Tolkförmedling Väst leds av en direktion (förbundsstyrelse) som består av förtroendevalda från medlemskommunerna och Västra Götalandsregionen. Varje medlemskommun ska utse en ledamot och en ersättare som sitter i kommunens fullmäktige till direktionen. Tolkförmedling Väst är inte vinstdrivande. Upphandling av tolkförmedlingstjänster är en fråga som bildnings- och omsorgsnämnden har befogenhet att hantera inom ramen för nämndens ansvar enligt reglementet. Genom att Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund, blir dock medlemskapet i förbundet en fråga som är principiell och därför ska hanteras av kommunfullmäktige. Efter eventuell ansökan yttrar sig direktionen och överlämnar sedan ärendet till medlemmarnas fullmäktige för beslut. När samtliga medlemmar genom fullmäktigebeslut har antagit en ny förbundsordning som har anpassats till det nya antalet medlemmar, har ny medlem antagits. Kommunfullmäktige fattar slutligt beslut i ärendet. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att Bollebygds kommun ansöker om medlemskap i Tolkförmedling Väst. Kommunstyrelsen får i uppdrag att verkställa ansökan. Den administrativa kostnaden och engångskostnaden för medlemskapet hanteras inom bildnings- och omsorgsnämndens budgetram. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Beslutsunderlag 123 KSAU Ansökan om medlemskap i Tolkförmedling Väst Ansökan om medlemskap i Tolkförmedling Väst Protokollsutdrag från direktionen i Tolkförmedling Väst, Kort information om Tolkförmedling Väst Tidplan Skickas till Kommunfullmäktige Justerandes sign Utdragsbestyrkande

23 PROTOKOLLSUTDRAG Dnr 17/ Direktionen Sida 23 av Nya medlemmar i förbundet Dnr 17/0344 Beslut Direktionen öppnar upp för ansökningar om medlemskap i Tolkförmedling Väst. Ny medlem erlägger en administrativ avgift om kr. Inträde av nya medlemmar i förbundet sker per 1 januari Sammanfattning Tolkförmedling Västs uppdrag är att tillgodose medlemmarnas behov av språktolk- och översättningstjänster. Enligt förbundsordningens 20 ska den kommun som önskar bli medlem i förbundet inkomma med en ansökan till förbundsdirektionen. Direktionen yttrar sig och överlämnar sedan ärendet till medlemmarnas fullmäktige för beslut. När samtliga medlemmar genom fullmäktigebeslut har antagit en ny förbundsordning som har anpassats till det nya antalet medlemmar, har ny medlem antagits. Efterfrågan på förbundets tjänster har varit mycket stor under andra halvan av 2015 och större delen av Under slutet av 2016 har efterfrågan minskat något och kommande efterfrågan är svårbedömd. Under januari augusti 2017 har Tolkförmedling Väst utfört ca språktolkuppdrag. Motsvarande period 2016 utfördes uppdrag. Prognosen för 2017 är uppdrag, en minskning med uppdrag mot Den minskade efterfrågan av antalet beställningar bedöms dock som en naturlig utveckling av färre antal asylsökande. Genom att ta in nya medlemmar bedöms efterfrågan på förbundets tjänster hålla en mer jämn nivå. Vid senaste mätningen tillsatte förbundet 98,8% av alla inkomna beställningar. Det är svårt att bedöma hur stort intresset är för att bli medlem i Tolkförmedling Väst. Ett antal kommuner har vid olika tillfällen tagit kontakt med förbundet och uttryckt intresse men ingen ansökan i form av beslut från fullmäktige har kommit in. Beroende på vilka som visar intresse för medlemskap i förbundet, skiljer sig också deras behov av våra tjänster. Variationen beror till stor del på den ansökandes antal invånare samt asyl- och flyktingmottagande. Idag har förbundet fem lokala förmedlingskontor och c a 60 årsarbetare. I och med införandet av nytt verksamhetssystem beräknas förmedlingsverksamheten över tid effektiviseras. Ett utökat antal medlemmar bedöms därför rymmas inom befintlig organisation. Om efterfrågan på förbundets tjänster fortsätter minska och nya medlemmar inte tas in, kan organisationen eventuellt behöva anpassas. 1 (2)

24 Sida 24 av 66 För att täcka kostnader för handläggning av ansökningar, utredning och förberedelser inför inträde av nya medlemmar, ska ny medlem erlägga en administrativ avgift om kr. Beslutsunderlag TU Nya medlemmar i förbundet Bilaga 1 Tidsplan: Inträde av nya medlemmar Bilaga 2 Intresseanmälan Härryda kommun Beslutet skickas till Härryda kommun Förbundets medlemmar Kommuner i Västra Götalands län 2 (2)

25 Dnr 17/ Sida 25 av 66 Kort information om Tolkförmedling Väst Förbundets vision Genom att erbjuda kvalitativa språktolk- och översättningstjänster bidrar Tolkförmedling Väst till en ökad integration i samhället. Organisation Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund med uppdrag att tillgodose medlemmarnas behov av språktolk- och översättningstjänster. Medlemmarna ska därmed beställa samtliga språktolkoch översättningstjänster av förbundet. Tolkförmedling Väst har varit i drift sedan 1 april 2013 och består idag av Västra Götalandsregionen, Göteborgs Stad och ytterligare 26 kommuner. Förbundet leds av en direktion som består av förtroendevalda politiker från respektive medlem. På uppdrag av direktionen leds verksamheten av en förbundschef. Tjänstemannaorganisationen består i övrigt av ett kansli med förbundsövergripande administrativ verksamhet, fem lokalkontor samt en enhet för översättningsverksamhet. 1 (2)

26 Sida 26 av 66 Våra tjänster Förbundets tjänster innefattar språktolkning på plats, telefontolkning, distanstolkning via ljud och bild samt meddelandeservice. Inom översättningsverksamheten förmedlas översättningsuppdrag av text- och ljud. Förbundet har över 1000 tolkar och närmare 150 översättare som utför tjänster på cirka 100 olika språk. Utbildade och testade tolkar Kvalificerade tolkar är grunden för Tolkförmedling Västs verksamhet. Samtliga av förbundets tolkar är godkända i skriftliga och muntliga prov i både språk- och realiakunskaper och har genomgått en introduktionskurs. Tolkförmedling Väst har som målsättning att alla tolkar som anlitas av förmedlingen ska ha högsta möjliga kompetens. Därför erbjuder förbundet vidareutbildning och handledning samt stöd inför auktorisationsprov. Bland annat anordnas i samarbete med Västra Götalandsregionen en utbildning i sexuell och reproduktiv hälsa och rättigheter (SRHR). Målsättningen är att alla tolkar ska genomgå denna utbildning. Kvalitetsuppföljning För att ständigt förbättra kvaliteten på förbundets tjänster arbetar Tolkförmedling Väst kontinuerligt med att följa upp avvikelser och synpunkter från såväl uppdragstagare som kunder. Mer information För mer information om förbundet, vänligen kontakta förbundssekreterare Helena Jan på telefon eller helena.jan@tolkformedlingvast.se. 2 (2)

27 BILAGA Dnr 17/ Sida 27 av 66 Tidsplan: Inträde nya medlemmar Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund organiserat med en förbundsdirektion. Idag har förbundet 28 medlemmar. De kommuner som finns inom Västra Götalands län kan ansöka om medlemskap i förbundet. Ansökningsprocess 1. Beslut direktionen 29 sep Ansökningsperiod 2 okt feb Handläggning 4. Direktionen yttrar sig och beslutar om förslag till ny förbundsordning 9 mars Beslut i respektive fullmäktige Fullmäktigebeslut hos samtliga befintliga medlemmar om nya medlemmar och godkännande om förbundsordning 13 mars- 31 maj 2018 Fullmäktigebeslut hos samtliga nya medlemmar om godkännande av förbundsordning. 1 juni- 28 sep Förberedelse inför inträde hösten Representation till förbundet okt-nov Inträde i förbundet 1 jan Inbetalning andelskapital och administrativ avgift jan Ansökningsperiod Tolkförmedling Väst tar emot ansökningar om medlemskap från den 2 oktober Ansökan om medlemskap ska vara i form av ett beslut från fullmäktige och av ansökan ska framgå hur mycket ansökanden har köpt språktolk- och översättningstjänster för under perioden Ansökan ska vara Tolkförmedling Väst tillhanda senast den 26 februari Handläggning Ansökningarna handläggs och förslag på ny förbundsordning arbetas fram. Behovsanalys av personal och uppdragstagare görs inför nya medlemmars inträde i förbundet. 3. Yttrande och förslag till ny förbundsordning Direktionen yttrar sig om inkomna ansökningar och överlämnar sedan ärendet till förbundsmedlemmarnas fullmäktige för beslut. I samband med yttrandet lämnas också förslag till ny förbundsordning som anpassats till det nya antalet medlemmar. Ny medlem har antagits när samtliga förbundsmedlemmar genom fullmäktige har tagit beslut om ny förbundsordning. 4. Beslut hos befintliga medlemmar Befintliga medlemmar tar beslut om nya medlemmar och ny förbundsordning i respektive fullmäktige senast 31 maj (2)

28 Sida 28 av Beslut hos nya medlemmar Nya medlemmar tar beslut om förbundsordning i respektive fullmäktige senast 28 september Förberedelse inför inträde Nya medlemmar förbereds för inträde i förbundet. Kunder registreras, utbildas och informeras om våra tjänster och verksamhet. Rekrytering sker av tolkar och översättare enligt identifierat behov. 7. Representation i direktion, samråd och beredningsgrupp Varje medlem ska meddela Tolkförmedling väst representanter till direktion, samråd och beredningsgrupp. Direktion Varje medlems fullmäktige ska besluta om ledamot och ersättare till Tolkförmedling Västs direktion. Enligt KL 4 kap. 23 a är endast den som är ledamot eller ersättare i medlemmens fullmäktige, också valbar till förbundets direktion. Direktionen är både beslutande församling och styrelse. Samråd Enligt förbundsordningen 14 ska förbundet löpande tillställa förbundsmedlemmarna en rapport om verksamhetens ekonomi och utveckling. Innan beslut tas om avtal av större dignitet eller större investeringar ska samråd ske med förbundsmedlemmarna. Samrådet består av en politisk representant och representerar förbundsmedlemmen som ägare i kommunalförbundet. Vanligtvis är kommun-/regionstyrelsens ordförande representant i samrådet. Samrådet kommunicerar huvudsakligen per mail och ett fåtal gången per år för att bland annat lämna synpunkter på budgetförslaget. Beredningsgrupp Beredningsgruppen består av tjänstemän som arbetar nära politiken hos respektive medlem, ofta förvaltningschef eller liknande. Gruppen sammankallas till budgetarbete och andra frågor som bör förankras hos respektive medlem. Avstämningar sker oftast via mail. 8. Inträde i förbundet 2019 Från den 1 januari 2019 kan nya medlemmar köpa Tolkförmedling Västs språktolk- och översättningstjänster. 9. Inbetalning Vid inträde ska varje kommun tillskjuta andelskapital om 1 kr/kommuninvånare beräknat på befolkningsantalet den 31 december Ny medlem ska också erlägga en administrativ avgift om kr för att täcka kostnader för handläggning och förberedelser för nya medlemmar. Underlag för inbetalning skickas ut i januari (2)

29 Sida 29 av 66 Ansökan om medlemskap Denna blankett bifogas kommunfullmäktiges beslut att ansöka om medlemskap i kommunalförbundet Tolkförmedling Väst. Kommun Organisationsnummer Fakturauppgifter (för fakturering av administrativ avgift och andelskapital) Adress Postnummer Ort Fakturareferens Köpta tjänster Under perioden har kommunen köpt språktolktjänster för: kronor. Under perioden har kommunen köpt översättningstjänster för: kronor. Kontaktperson (tjänstemannakontakt för den administrativa ansökningsprocessen) Namn Titel Telefon E-post Tolkförmedling Väst Telefon E-post Webb Box kansli@tolkformedlingvast.se Göteborg Helena Jan förbundssekreterare

30 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Sida 30 av 66 Kommunstyrelseförvaltningen Anders Simonsson Upphandlingsansvarig anders.simonsson@bollebygd.se Dnr :KS2017/259-5 Kommunfullmäktige Ansökan om medlemskap i Tolkförmedling Väst Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att: - Bollebygds kommun ansöker om medlemskap i Tolkförmedling Väst. - Kommunstyrelsen får i uppdrag att verkställa ansökan. - Den administrativa kostnaden och engångskostnaden för medlemskapet hanteras inom bildningsoch omsorgsnämndens budgetram. Ärendet Kommunen har länge stått utan avtal när det gäller tolkförmedlingstjänster. I och med det stora antal flyktingar som kom till Sverige under 2015 ökade kostnaderna för tolkförmedling kraftigt (framförallt under slutet av 2015 och början av 2016), vilket gjorde att lagen om offentlig upphandling (LOU) krävde att en annonserad upphandling genomfördes. Inför upphandlingen diskuterades alternativ, som t.ex. att gå med i kommunalförbundet Tolkförmedling Väst, upphandla i egen regi eller upphandla med andra kommuner. Upphandlingsansvarig ställde i början av 2016 frågan till Tolkförmedling Väst om hur de ställde sig till ett medlemskap för Bollebygds kommun. På grund av den höga belastningen och efterfrågan på tolkar vid tidpunkten, blev svaret att det inte var aktuellt med några nya medlemmar i kommunalförbundet. Kommunen genomförde därför en upphandling i mitten av 2016 tillsammans med Svenljunga kommun och Tranemo kommun. Avtal tecknades med fem leverantörer i rangordning, med avtalsstart Efter att en intresseanmälan inkom från Härryda kommun till Tolkförmedling Väst beslutade direktionen den 3 oktober 2017 att öppna upp för nya medlemmar att ansöka om medlemskap. Kommunstyrelseförvaltningen har därefter diskuterat frågan tillsammans med bildnings- och omsorgsförvaltningen och kommit fram till att kommunen bör ansöka om medlemskap i kommunalförbundet. Kommunalförbund och andra samverkansformer mellan kommuner är ett effektivt sätt att organisera kommunal verksamhet där kommuner har likartade behov. Då kan medlemskommunerna dra nytta av en större organisations fördelar. Tolkförmedling är en standardiserad service där kommunerna har likartade behov. Det finns därför goda förutsättningar för en effektiv samverkan även om antalet medlemmar i förbundet ökar. Kommunalförbundet har en mycket hög tillsättning av antalet inkomna beställningar. Postadress Besöksadress Telefon Telefax Webbplats E-post Bollebygd Ballebovägen kommunen@bollebygd.se

31 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Sida 31 av 66 Om kommunen väljer att inte ansöka om medlemskap i Tolkförmedling Väst så kommer kommunen även fortsättningsvis att behöva upphandla verksamheten i egen regi eller i samverkan med andra kommuner. Borås Stad och Ulricehamns kommun är redan medlemmar i kommunalförbundet. Svenljunga kommun och Tranemo kommun är i nuläget inte medlemmar, men Svenljunga kommun har meddelat att man kommer ansöka om medlemskap. Skulle kommunen bli medlem ska en administrativ kostnad på kr erläggas. Vid inträdet den 1 januari 2019 ska dessutom en engångsavgift på 1 kr/per kommuninvånare betalas till Tolkförmedling Väst. Därefter betalas inga årliga avgifter utan betalning sker efter utförda tolkuppdrag enligt självkostnadsprincipen. Efter inträde i Tolkförmedling Väst behöver kommunen inte genomföra några egna upphandlingar på området. Tolkförmedling Väst leds av en direktion (förbundsstyrelse) som består av förtroendevalda från medlemskommunerna och Västra Götalandsregionen. Varje medlemskommun ska utse en ledamot och en ersättare som sitter i kommunens fullmäktige till direktionen. Tolkförmedling Väst är inte vinstdrivande. Upphandling av tolkförmedlingstjänster är en fråga som bildnings- och omsorgsnämnden har befogenhet att hantera inom ramen för nämndens ansvar enligt reglementet. Genom att Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund, blir dock medlemskapet i förbundet en fråga som är principiell och därför ska hanteras av kommunfullmäktige. Efter eventuell ansökan yttrar sig direktionen och överlämnar sedan ärendet till medlemmarnas fullmäktige för beslut. När samtliga medlemmar genom fullmäktigebeslut har antagit en ny förbundsordning som har anpassats till det nya antalet medlemmar, har ny medlem antagits. Ekonomiska förutsättningar Tolkförmedling Väst tar ut en administrativ kostnad på vid medlemskap. Vid inträde ska dessutom en engångsavgift på 1 kr/per kommuninvånare betalas. Kommunens kostnader för tolkförmedling: 2015: Ca kr 2016: Ca kr 2017: Ca kr Beslutsunderlag Ansökan om medlemskap Tolkförmedling Väst, tjänsteskrivelse Protokollsutdrag från direktionen i Tolkförmedling Väst, Kort information om Tolkförmedling Väst Tidplan Postadress Besöksadress Telefon Telefax Webbplats E-post Bollebygd Ballebovägen kommunen@bollebygd.se

32 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Sida 32 av 66 Skickas till Kommunstyrelsen Upphandlingsansvarig Bildnings- och omsorgsnämnden BOLLEBYGDS KOMMUN Kommunstyrelseförvaltningen Anders Einarsson Förvaltningschef Anders Simonsson Upphandlingsansvarig Postadress Besöksadress Telefon Telefax Webbplats E-post Bollebygd Ballebovägen kommunen@bollebygd.se

33 ÄRENDELISTA/KALLELSE Sida 33 av Svar på motion (FR) om marknad på Gästgivaretorget KS2016/32

34 Sida 34 av 66

35 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 351 av KS2016/32 Svar på motion (FR) om marknad på Gästgivaretorget Beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige anser motionen besvarad. Ärendet Michael Plogell (FR) inkom i januari 2016 med en motion om marknad på Gästgivaretorget. Motionären föreslår att det en gång i månaden anordnas marknad på torget med försäljning av lokalt producerade varor, förslagsvis den första lördagen i månaden. Kommunfullmäktige remitterade motionen till samhällsbyggnadsnämnden för beredning. Samhällsbyggnadsförvaltningens bedömning är att det idag är möjligt att bedriva torghandel på Gästgivaretorget tre dagar i veckan: torsdagar och fredagar kl och lördagar kl Företagare och handlare som vill bedriva torghandel ansöker om torgplats och betalar avgift enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige. Det är ett antal handlare som bedriver torghandel idag. Utöver det finns det ett rikt utbud av fasta butiker och flera av dessa säljer lokalt producerade varor. Gästgivaretorget är idag även parkeringsplats och att ta ytterligare parkeringsplatser i anspråk för tillfällig handel skulle göra parkeringssituationen i centrala Bollebygd mer ansträngd. Kommunen har skapat de förutsättningar som behövs för att torghandel ska kunna bedrivas utifrån motionärens intentioner. Vilken typ av handel som bedrivs, hur den organiseras och vilken typ av varor som säljs ska handlarna själva avgöra. Med det föreslås motionen vara besvarad. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige anser motionen besvarad. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Beslutsunderlag 119 KSAU Svar på motion (FR) om marknad på Gästgivaretorget Motion om marknad på Gästgivaretorget 204 SBN Svar på motion om marknad på Gästgivaretorget Svar på motion om marknad på Gästgivaretorget 17 KF Svar på motion (FR) om marknad på Gästgivaretorget Justerandes sign Utdragsbestyrkande

36 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 362 av 66 2 Skickas till Kommunfullmäktige Justerandes sign Utdragsbestyrkande

37 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum Sida 371 av SBN2016/100 Svar på motion om marknad på Gästgivaretorget Beslut Samhällsbyggnadsnämndens förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige anser motionen besvarad. Ärendet Michael Plogell (FR) inkom i januari 2016 med en motion om marknad på Gästgivaretorget. Motionären föreslår att det en gång i månaden anordnas marknad på torget med försäljning av lokalt producerade varor, förslagsvis den första lördagen i månaden. Kommunfullmäktige remitterade motionen till samhällsbyggnadsnämnden för beredning. Samhällsbyggnadsförvaltningens bedömning: Det är idag möjligt att bedriva torghandel på Gästgivaretorget tre dagar i veckan: torsdagar och fredagar kl och lördagar kl Företagare och handlare som vill bedriva torghandel ansöker om torgplats och betalar avgift enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige. Det är ett antal handlare som bedriver torghandel idag. Därutöver finns det ett rikt utbud av fasta butiker och flera av dessa säljer lokalt producerade varor. Gästgivaretorget är idag även parkeringsplats och att ta ytterligare parkeringsplatser i anspråk för tillfällig handel skulle göra parkeringssituationen i centrala Bollebygd mer ansträngd. Kommunen har skapat de förutsättningar som behövs för att torghandel ska kunna bedrivas utifrån motionärens intentioner. Vilken typ av handel som bedrivs, hur den organiseras och vilken typ av varor som säljs ska handlarna själva avgöra. Med det föreslås motionen vara besvarad. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige anser motionen besvarad. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Beslutsunderlag Svar på motion om marknad på Gästgivaretorget Motion om marknad på Gästgivaretorget Skickas till Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

38 Sida 38 av 66

39 ÄRENDELISTA/KALLELSE Sida 39 av Svar på motion (FR) om att pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst 2 laddstolpar för elbilar KS2016/152

40 Sida 40 av 66

41 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 411 av KS2016/152 Svar på motion (FR) om att pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst 2 laddstolpar för elbilar Beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Motionen anses besvarad. Ärendet Stefan Edvardsson (FR) inkom den 11 maj 2016 med en motion angående laddstolpar för elbilar på pendelparkeringen vid Stationsvägen. Motionären föreslår att pendelparkeringen förses med minst två laddstolpar för elbilar. Kommunfullmäktige remitterade den 25 augusti 2016, 104, motionen till samhällsbyggnadsnämnden för beredning. Samhällsbyggnads-förvaltningen har fått i uppdrag att ta fram underlag för att ansöka om elladdstationer från Klimatklivet Naturvårdsverkets medel för lokala och regionala åtgärder som minskar klimatpåverkan. Uppdraget gäller att ta fram underlag för ansökan om elladdstation vid torget, på personalparkeringen bakom kommunhuset samt vid pendelparkeringarna vid stationsvägen. Förvaltningen gör vidare bedömningen att kommunen inte får driva en verksamhet som kan anses konkurrera med privata företag på marknaden. Det finns möjlighet för Bollebygds kommun att söka bidrag för lokala investeringar som minskar utsläppen av klimatpåverkande gaser, t ex för laddinfrastruktur. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Motionen anses besvarad. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Beslutsunderlag 5 KSAU Svar på motion (FR) om att pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst 2 laddstolpar för elbilar Pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst 2 laddstolpar för elbilar 232 SBN Svar på motion om laddstolpar vid pendelparkeringen vid stationsvägen Svar på motion om laddstolpar vid Stationsvägen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

42 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum Sida 421 av SBN2017/619 Svar på motion om laddstolpar vid pendelparkeringen vid stationsvägen Beslut Samhällsbyggnadsnämnden lämnar följande förslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Motionen anses besvarad. Ärendet Stefan Edvarsson (FR) har inkommit med en motion avseende att kommunen ska förse pendelparkeringen vid Stationsvägen med två laddstolpar för elbilar. Kommunfullmäktige har remitterat motionen till samhällsbyggnadsnämnden för beredning. Den pågående klimatförändringen är ett av de allvarligaste hoten mot global utveckling, både socialt, miljömässigt och ekonomiskt. Västra Götalandsregionen arbetar för ett fossiloberoende Västra Götaland år Alternativa bränslen är ett viktigt steg för en fossiloberoende transportsektor. Samhällsbyggnadsförvaltningen har fått i uppdrag att ta fram underlag för att ansöka om elladdstationer från Klimatklivet Naturvårdsverkets medel för lokala och regionala åtgärder som minskar klimatpåverkan. Uppdraget gäller att ta fram underlag för ansökan om elladdstation vid torget, på personalparkeringen bakom kommunhuset samt vid pendelparkeringarna vid stationsvägen. Ekonomiska förutsättningar Kommunen får inte driva en verksamhet som kan anses konkurrera med privata företag på marknaden. Det finns möjlighet för Bollebygds kommun att söka bidrag för lokala investeringar som minskar utsläppen av klimatpåverkande gaser, t ex för laddinfrastruktur. Stöd till laddstationer ges med högst 50 procent av investeringskostnaden. För stöd till normalladdstationer får inte stödet uppgå till mer än kronor per laddpunkt. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden lämnar följande förslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

43 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum Sida 432 av 66 2 Motionen anses besvarad. Beslutsunderlag Svar på motion om laddstolpar vid stationsvägen Motion Skickas till Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

44 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Sida 441 av KS2016/152 Motion om att pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst 2 laddstolpar för elbilar Beslut Fullmäktige remitterar motionen till samhällsbyggnadsnämnden för beredning. Ärendet Stefan Edvardsson (FR) inkom den 11 maj 2016 med en motion angående laddstolpar för elbilar på pendelparkeringen. Motionären föreslår att pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst två laddstolpar för elbilar. Beslutsunderlag Pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst 2 laddstolpar för elbilar 89 KF Motion om att pendelparkeringen vid Stationsvägen förses med minst 2 laddstolpar för elbilar Justerandes sign Utdragsbestyrkande

45 ÄRENDELISTA/KALLELSE Sida 45 av Redovisning av besvarade samt obesvarade medborgarförslag KS2018/2

46 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Sida 461 av KS2018/2 Redovisning av besvarade samt obesvarade medborgarförslag Beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkänner redovisning av obesvarade medborgarförslag, samt förteckning över besvarade medborgarförslag under Ärendet Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning 30 ska kommunstyrelsen och nämnderna en gång per år (första ordinarie sammanträdet) redovisa dels de beslut som fattats med anledning av medborgarförslag, och dels de medborgarförslag som inte behandlats inom denna tid. Kommunstyrelseförvaltningen har upprättat en förteckning över obesvarade medborgarförslag, samt en förteckning över besvarade medborgarförslag under 2017, daterade den 3 januari Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner redovisning av obesvarade medborgarförslag, samt förteckning över besvarade medborgarförslag under Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Beslutsunderlag 11 KSAU Redovisning av besvarade samt obesvarade medborgarförslag Redovisning av obesvarade medborgarförslag, samt förteckning över besvarade medborgarförslag under 2017 Redovisning av nämndernas besvarade medborgarförslag Redovisning av obesvarade medborgarförslag Skickas till Kommunfullmäktige Justerandes sign Utdragsbestyrkande