Att skapa goda möten Mats Lönngren

Transkript

1 Detta är en beskrivning av ett koncept för att få fram bra idéer och förslag på hur man kan förbättra inom ett boendeområde. Konceptet bygger på medverkan och delaktighet för de boende deras tankar om förändringar är utgångspunkten. Konceptet kan med fördel användas på arbetsplatser, i föreningar etc.

2 Att skapa goda möten Att skapa former för goda möten är en förutsättning för framgångsrikt förändringsarbete. Att skapa goda möten handlar om att få alla på en arbetsplats, i en förening, i en styrelse att känna sig delaktiga. Det handlar om att skapa en Vi-känsla där deltagarna tillsammans blir starkare än var och en för sig, se Scott-Gellers 1 figur nedan. Formerna kan förstås se olika ut, men principerna är gemensamma. Det handlar om att få alla att delta, att locka fram var och ens kunskap och att skapa en struktur där deras idéer blir synliggjorda och tagna på allvar. Detta är en version av Att skapa goda möten som är delvis anpassad till förändringsarbete inom ett bostadsföretag. Följande turordning fungerar i de flesta sammanhang i föreningar i bostadsrättsföreningen, i byalaget, i ett möte på en arbetsplats (t.ex. ett kontor, en förskola, en kommunal förvaltning etc). Och den fungerar förstås för annat förändringsarbete i en organisation. 1. Nuläge hur ser det ut idag? 2. Framtiden vart vill vi? 3. Åtgärder brainstorm! 4. Analys 5. Prioritering - handlingsplan 6. Gemensamt beslut 1 Scott-Geller. I Livsstil och miljö Forskningsrådsnämnden och Naturvårdsverket.

3 Beroende på vilken fråga man ska hantera kan det vara olika längd på möten allt från ett par timmar till betydligt längre. För att förslagen ska landa och mogna hos respektive deltagare behövs tid, vilket gör att det ibland kan vara bra med två eller flera möten. Det tar lite tid, och denna tid brukar vara mycket väl investerad i slutändan. Hur mycket tid man väljer på de olika momenten kan variera från gång till gång. Och man kan förstås hoppa över något steg, man får känna sig fram och hitta ett sätt som passar en själv som ledare. 1. Nuläge. Detta moment handlar om att fånga upp allas tankar om hur situationen. Plus och minus? Vad fungerar bra? Vad kan fungera bättre? Man brukar tala om att skapa en rik bild. Allt som kommer upp från mötets deltagare fångas upp på t.ex. ett jättestort papper, eller en whiteboard. Alla får säga vad de har på hjärtat och det dokumenteras. 2. Framtiden. Samtal om vart vi vill. En del vill ha tydliga visioner och ambitiösa mål för att känna motivation. För andra kan detta kännas onödigt man vill vara konkret och åtgärdsinriktad från början. Som ledare får man försöka känna in situationen och se hur mycket tid man bör lägga på punkt Åtgärder. Brainstorm! Har man ont om tid kan man starta här. Det handlar om att få fram förslag på vad man kan göra inom ett boendeområde/kvarter för att förbättra olika aspekter. Här finns chansen att få med alla på samma resa. Det finns ingen anledning att servera färdiga förslag på åtgärder i de flesta grupper finns oftast gott om idéer om man ser till att de får komma fram! Att bocka av färdiga förslag till åtgärder kan hämma kreativitet och lust att delta. En stor vinst med en brainstorm är att de som deltar blir just delaktiga. När man gett ett förslag som kommer upp på en whiteboard då är man med i en grupp som arbetar åt samma håll. En brainstorm skulle kunna gå till som följer: Beskriv spelregler för brainstormen. Syftet är att fånga upp en grupps tankar kring vad som är möjligt att göra för att förbättra boendemiljö/utemiljön. Gärna två och två. En fråga, t.ex. Hur kan vi skapa ett bättre boende? Spåna fritt i 5 minuter, skriv ner alla förslag på ett papper. OBS, viktiga spelregler: Allt är ok, inga restriktioner, ingen kritik tillåten i detta skede. Kvantitet före kvalitet minuter räcker tiden ska vara förutbestämd. Förvarna när det är någon minut kvar. (Frågan kan förstås vara mer avgränsad från början, beroende på vad man vill fokusera på) Fånga upp. Flest förslag vinner, gärna ett pris. Gå sedan laget runt en grupp får lämna ett förslag som skrivs upp på whiteboard, nästa grupp lämnar ett förslag osv., tills alla åtgärdsförslag är uppskrivna. Observera att det inte heller

4 nu ska förekomma någon kritik mot förslagen däremot är det ok med förtydligande frågor så att det blir tydligt vad som avses. 4. Analys. I denna fas är det dags att titta närmare på alla förslag som kommit upp. Detta kan ske i storgrupp, eller i smågrupper. Exempel på frågor: Vilka förslag är enkla att genomföra? Vilka ger störst vinst /nytta? Vilka ger ekonomisk besparing? Vilka förslag känns roligast att börja med? Om man har tid: För att skapa struktur kan man be deltagarna om hjälp med att sätta in förslag i en enkel matris ett åtgärdskryss. Den man ha olika axlar här följer ett förslag. åtgärd enkel att genomföra åtgärd kostar åtgärd ger ekon. vinst komplex åtgärd Här kan alla försöka att placera in olika åtgärder där de tycker den passar bäst. Man kan också välja andra begrepp på axlarna. I denna fas är det också lämpligt att stryka de förslag som visar sig vara orealistiska eller av andra skäl har lägre prioritet. 5. Prioritering. Handlingsplan. En brainstorm leder ofta fram till mängder av åtgärdsförslag. Allt kan inte göras direkt en prioriteringsordning behövs. En möjlighet är att göra prioritering med pluppmetoden. Alla i gruppen får så många pluppar att de skulle räcka att fördela på ca en tredjedel av de förslag som nu återstår. Efter viss betänketid får deltagarna sedan placera sina pluppar var man vill. Antingen sprider man dem, eller om man så vill kan man sätta alla pluppar på sitt favoritförslag. De flesta gillar att sätta pluppar på en whiteboard! Övningen skapar delaktighet allas röster är lika viktiga. Prioriteringen leder fram till en lista på förslag, med olika många röster på varje, viket ger en bild av vad gruppen vill prioritera. Sedan behövs samtal kring listan för att den ska kunna leda fram till en slutlig handlingsplan, ett enkelt dokument som visar vilka förslag som ska genomföras, när det ska ske, vem som är ansvarig och hur och när åtgärderna ska följas upp.

5 6. Beslut. När handlingsplanen är förankrad i gruppen är det dags för ett gemensamt beslut. Om processen genomförts väl så är beslutet en ren formalitet. Om det visar sig att det finns invändningar så tyder det på att gruppen kanske inte är redo för beslut ännu. En bra målsättning är att alla i en grupp är positiva till ett beslut. Kanske inte alltid möjligt, men ändå något att sträva efter. Genomförandet går så mycket lättare med konsensusbeslut.