Protokoll Regionstyrelsen. 25 oktober 2018

Transkript

1 Regionstyrelsen 25 oktober 2018

2 RS 2018/60 Plats och tid Bornholm, Rådhuset Visborg, 25 oktober 2018, klockan Närvarande Beslutande Ersättare Eva Nypelius (C), ordförande Stefan Nypelius (C) Eva Ahlin (C) Fredrik Gradelius (C) Lena Eneqvist (S), tjg ersättare, 265 Jesper Skalberg Karlsson (M) Andreas Unger (M) Meit Fohlin (S), 2:e vice ordförande, ej 265 Filip Reinhag (S) Aino Friberg Hansson (S) Tommy Gardell (S) Isabel Enström (MP) Saga Carlgren (V) Lars Engelbrektsson (SD) Mats-Ola Rödén (L), tjg ersättare Ylva Bendelin (S), tjg ersättare Daniel Heilborn (MP) Torun Ström (FI) Ola Björkqvist (KD) Bibbi Olsson (C) Karl-Johan Boberg (C) Anders Thomasson (C) Thomas Gustafson (V) Anna Hrdlicka (M) Stefan Wramner (M) Lena Eneqvist (S) Lennart Modig Kihlberg (SD) Övriga Utsedd att justera Justeringens plats och tid Peter Lindvall, regiondirektör, RSF, Per Lundin, stadssekreterare, RSF, Rosita Siggelin, kanslisekreterare, RSF, Anna Malm, stadssekreterare, RSF, Tomas Ängshammar, pressekreterare, RSF, Åsa Högberg, ekonomidirektör, RSF, 296, 309, 320, Mikael Wollbo, redovisningsdirektör, RSF, 296, 309, 320, Ulrika Jansson, bitr. ekonomidirektör, RSF, 296, 309, 320, Stefan Persson, utvecklingsdirektör, RSF, 310 Jesper Skalberg Karlsson och Filip Reinhag Rådhuset Visborg 6 november 2018 Paragrafer Omedelbart justerade Underskrifter Sekreterare Per Lundin Ordförande Eva Nypelius Jesper Skalberg Karlsson Filip Reinhag 2 (123) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

3 RS 2018/60 Register RS 263 Länsplan för regional transportinfrastruktur RS 264 Skogspolicy revidering 8 RS 265 Kapitalisering av Gotlands Filmfond AB RS 266 Rapport. Kränkande särbehandling 11 RS 267 Representationsstöd för föreningar RS 268 Ny taxemodell för verksamheter inom livsmedelslagen 13 RS 269 Överlåtelse av nyttjanderättsavtal från CMP till helägt dotterbolag 14 RS 270 Tilläggsanslag Ombyggnad av Gråboskolans kök - samt process och rutiner för nyinvesteringar och underhåll i befintliga lokaler 15 RS 271 Tilläggsanslag Ombyggnad av Terra Novaskolans kök 18 RS 272 Tilläggsanslag för reservkraft Visby lasarett 21 RS 273 Revisionsrapport. Hantering och redovisning av pensioner 22 RS 274 Revisionsrapport. Löner och lönerelaterade avgifter 25 RS 275 Revisionsrapport. Kris- och katastrofberedskap 28 RS 276 Revisionsrapport. Kontroll av legitimation m.m. vid anställning och inhyrning 30 RS 277 Markanvisningsavtal Visby Trasten 5 33 RS 278 Intresseanmälan om markanvisning med avsiktsförklaring 34 RS 279 Motion. Klimatinvestera i laddinfrastruktur för elfordon 35 RS 280 Motion. Miljömål gällande transporter 38 RS 281 Motion. Ej klara detaljplaner vid markanvisning 40 RS 282 Motion. Bilfritt på Skeppsbron under sommarkvällarna 41 RS 283 Motion. Anläggningsinventering hästsport 42 RS 284 Motion. Strategi för idrottens anläggningar 43 RS 285 Motion. Bredda länsväg RS 286 Motion. Reglera avfyrande av fyrverkeripjäser och annan pyroteknik 47 RS 287 Motion. Lokal integrationsplikt för nyanlända 49 RS 288 Motion. Namnändring av avdelning inom tekniska nämndens verksamhetsområde 52 RS 289 Motion. Medborgarinitiativ till landsbygdsutveckling vid strandnära områden, s.k. LISområden 53 RS 290 Motion. Brist på detaljplanelagd mark 54 RS 291 Motion. Ingen parkeringsbot innan kl RS 292 Medborgarförslag. En bondens marknad i Visby 57 RS 293 Medborgarförslag. Beslut om stöd om minst kronor till Gotlands Katthem 60 RS 294 Information. Anvisningar för förtroendevalda i Region Gotland 61 RS 295 Delårsrapport 2018:2 Regionstyrelseförvaltningen 62 RS 296 Delårsrapport 2018:2 Region Gotland 63 RS 297 Partistöd (123)

4 RS 2018/60 RS 298 RS 299 Tilläggsanslag. Överförmyndarnämnden delfinansiering av kostnaderna för gode män till ensamkommande barn 68 Tilläggsanslag. Socialnämnden - täckande av kostnader uppkomna i samband med mottagandet av ensamkommande ungdomar 70 RS 300 Tilläggsanslag. Hälso- och sjukvårdsnämnden 72 RS 301 Information. Hälso- och sjukvårdsnämnden. Konsekvenser av negativ årsprognos för budget RS 302 Tilläggsanslag. Räddningstjänst handlingsplan minskat ekonomiskt underskott RS 303 Tilläggsanslag. Kollektivtrafiken 77 RS 304 Tilläggsanslag. Minskat statsbidrag enskilda vägar 79 RS 305 Uppdragsredovisning. Sammanhållen organisation för äldre 81 RS 306 Uppdragsredovisning. Fördjupad redovisning deponier (förutom Slite deponi) 82 RS 307 Uppdragsredovisning. Fördjupad analys Slite deponi 83 RS 308 Uppdragsredovisning. Politiska sekreterare 85 RS 309 Uppdragsredovisning - Investeringsprocessen 88 RS 310 Uppdragsredovisning. Regional utveckling i Region Gotland samt regionalt utvecklingsutskott 89 RS 311 Uppdragsredovisning. Ombyggnad akutmottagning vid Visby Lasarett 91 RS 312 Uppdragsredovisning. Investerings- och driftmedelsbehov för Framtidens vårdinformationsmiljö, FVM, perioden RS 313 Omdisponering av medel. Kvarnåkershamns nya vattenverk 93 RS 314 Anslag för genomförande av val till Europaparlamentet RS 315 Förändrat regelverk kompensation för kapitalkostnader 96 RS 316 Information. Process för framtagande av nytt styrkort 98 RS 317 Förändring planeringsprocess 99 RS 318 Äskande. Avvikelser i barn- och elevvolymer samt begäran om ramförstärkning 101 RS 319 Äskande. Teknikcollege på Gotland 103 RS 320 Strategisk plan och budget 2019 Region Gotland 106 RS 321 Låneram och anvisning av eget kapital RS 322 Delegationsbeslut. Remiss. En effektivare kommunal räddningstjänst (SOU 2018:54) 118 RS 323 Delegationsbeslut. Remiss. Nationell biblioteksstrategi 119 RS 324 Delegationsbeslut. Deltagande i arkitekttävlingen Europan 120 RS 325 Anmälan om delegationsbeslut 121 RS 326 Information, inkomna handlingar 122 RS 327 Ny ansökan för ICLD för fortsatt projektarbete mellan Region Gotland och Gammalsvenskby, Zmijivka i Ukraina (123)

5 RS 2018/60 ANSLAG/BEVIS et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Regionstyrelsen Sammanträdesdag Datum då anslaget sätts upp Anslaget får tas ned tidigast Förvaringsplats för protokollet Regionstyrelseförvaltningen Underskrift Rosita Siggelin 5 (123)

6 RS 263 Länsplan för regional transportinfrastruktur RS 2017/322 AU 262 Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktige Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige att fastställa länsplanen för regional transportinfrastruktur De ytterligare medel, kronor som tillförts planen för , föreslås fördelas dels på projektet cykelled Västergarn Klintehamn med 17 miljoner kronor och dels, för resterande medel, kronor fördelas med hälften av medlen vardera på åtgärderna för kollektivtrafik och trafiksäkerhet. För kollektivtrafiken avses åtgärder för säkra hållplatser på det statliga vägnätet (i förslaget finns sedan tidigare medel för tillgängliga hållplatser inom regionens vägnät). Det ökade anslaget för trafiksäkerhet avser säkra skolvägar på det statliga vägnätet (i förslaget finns sedan tidigare medel för säkra skolvägar avseende regionens vägnät). Länsplanerna för regional transportinfrastruktur ska enligt regeringens beslut fastställas av resp. regionalt utvecklingsansvarig aktör senast 31 december Gotlands länsplan för regional transportinfrastruktur godkändes av regionstyrelsen , 3, och överlämnades enligt regeringens uppdrag, till regeringen för fastställelse av ekonomiska ramar. Regeringen fastställde de ekonomiska ramarna för resp. länsplan. De överensstämmer med de preliminära ramar som angavs i regeringens uppdrag i mars 2017 till länen om att ta fram förslag till länsplaner. Av regeringens beslut framgår även att respektive läns genomsnittliga årliga nivå för planperioden ska justeras i förhållande till verkligt utfall av upparbetade medel för planperioden vid utgången av Trafikverket meddelade vilka justeringar som gjorts. Enligt Trafikverket kommer dessa nya ramar vara de som används vid uppföljningar i årsredovisningarna och därför vara de som bör användas vid resp. länsplans fastställelse. För Gotlands del innebär det ett tillskott på 24,284 milj. kr. som ska fördelas på de första fyra åren av planperioden. Totalt blir Gotlands planeringsram för hela planperioden , 248 miljoner kronor. forts 6 (123)

7 RS 263 forts RS 2017/322 Samtidigt har Trafikverket meddelat att kostnaden för den planerade gång- och cykelvägen mellan Västergarn och Klintehamn ökat. Kostnaden ligger nu på 49 miljoner kronor istället för som tidigare 32 miljoner kronor en ökning med 17 miljoner kronor. Kostnaden för projektering och marklösen har ökat, och i tidigare kalkyl ingick inte kostnader för in- och utfarter. Med anledning av de ökade kostnaderna för GC-vägen Västergarn Klintehamn föreslås att av de 24,284 miljoner kronor som tillförts Gotlands länsplan, används 17 miljoner kronor för projektet, åren De övriga 7,284 miljoner kronor föreslås fördelas på de åtgärdsområden och enligt den modell för procentuell fördelning mellan åtgärdsområden som planen redan har. Det innebär en fördelning av de nya medlen på 6 % för kollektivtrafikutveckling och tillgänglighetsanpassning, 33 % för trafiksäkerhet, trygghet och tillgänglighetsanpassning, 52 % för cykelutveckling, 6 % för stads- och tätortsutveckling samt 3 % för övriga åtgärder, t.ex. åtgärdsvalsstudier, för åren Arbetsutskottet överlämnar ärendet till regionstyrelsen utan eget yttrande. Ärendets behandling under mötet Ordföranden ställer proposition på regionstyrelseförvaltningens förslag och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Regionstyrelseförvaltningen (123)

8 RS 264 Skogspolicy revidering RS 2018/946 AU 263 Regionstyrelsens beslut Ärendet återremitteras. Teknikförvaltningen avser att upphandla aktiv förvaltning och skötsel av regionens skogsinnehav. Som underlag för det behövs en aktuell skogspolicy som anger mål och tydliga riktlinjer för den skogliga förvaltningen. Tekniska nämnden har därför tagit fram och beslutat om en revidering av skogspolicyn från 2017 och begär nu regionstyrelsens godkännande av denna. Regionstyrelseförvaltningen instämmer i teknikförvaltningens bedömning att Region Gotland behöver en tydlig skogspolicy som del i förfrågningsunderlag inför upphandling och fortsatt förvaltning av regionens skogsinnehav, så att den leder till att långsiktigt bevara och förstärka skogens attraktionskraft, unika naturvärden och skogen som resurs för regionens innevånare och besökare. Samtidigt blir uppdraget till den upphandlade förvaltaren att bedriva skogsbruket på ett sådant sätt att förvaltningen avkastar tillräckligt för att bära sina egna kostnader och de skogliga åtgärder som följer av policyn och regleras i upphandlingen. Skogspolicyn innehåller ingen regelrätt barnkonsekvensanalys, men lyfter fram att en stor mängd fritidsaktiviteter är kopplade till skog, inte minst som lekplats för våra barn och att skogen är en viktig plats för pedagogisk verksamhet. Ur ekonomiskt perspektiv görs bedömningen att regionens relativt lilla skogsinnehav är av begränsad betydelse för regionens långsiktigt hållbara ekonomi, medan skogens betydelse för rekreation för våra medborgare och turister samt den ekologiska och sociala dimensionen av hållbarheten är av större värde, särskilt i tätortsnära lägen. Ärendets behandling under mötet Fredrik Gradelius (C) yrkar att ärendet ska återremitteras, med motiveringen att man gärna ser en hög nivå på miljöhänsyn men det måste vara en balans i de krav som ställs upp, den skog som bedöms som resursskog bör vara skött enligt skogsbruksplan och tillhörande lagar där det ingår miljöhänsyn. - Ekonomi, en kalkyl måste kunna gå ihop. - Nyttjande rätt, vilken areal har vi rådighet över. - Se över laglighet, ex i avseende på att lägga igen utdikningar. forts 8 (123)

9 RS 264 forts RS 2018/946 I förslaget om återremiss instämmer Stefan Nypelius (C) och Mats-Ola Rödén (L). Ordföranden ställer proposition på om ärendet ska avgöras på dagens sammanträde eller återremitteras och finner att ärendet ska återremitteras. Beslutsunderlag Regionstyrelseförvaltningen (123)

10 RS 265 Kapitalisering av Gotlands Filmfond AB RS 2018/867 AU 264 Regionstyrelsens beslut Gotlands Filmfond AB beviljas finansiellt stöd till kapitalisering för filminvestering med kronor för 2018 ur anslag 1:1, regionala tillväxtåtgärder. Jäv Meit Fohlin (S) anmälde jäv och lämnade sammanträdesrummet. Lena Eneqvist (S) går in som ersättare under ärendet. Gotlands Filmfonden AB:s (filmfonden) vision är att stärka varumärket Gotland som en kulturproducerande plats att bo, leva och verka på. Dess affärsidé är att stärka förutsättningarna för att filmproduktion på Gotland ska komma till stånd, genom att vara en viktig part i finansiering, tillgängliggörande och möjliggörande. Filmfonden ska fungera som en part i ett film- och kulturkluster Fårösund, för att stärka den kontext i vilken filmproduktion på Gotland sker. Filmfondens värdegrund består i en strävan efter ekonomiskt hållbara affärer och en sund ekonomisk förvaltning. Bolaget ska i sin verksamhet sträva efter bredd, innovativitet och kvalitet. Regionstyrelseförvaltningen bedömer att den föreslagna kapitaliseringen är nödvändig för att möjliggöra fortsatt investeringsverksamhet för Gotlands Filmfond AB. En kapitalisering ligger också i linje med den nya filmstrategin. Arbetsutskottet föreslår att ärendet överlämnas till regionstyrelsen utan eget yttrande. Ärendets behandling under mötet Filip Reinhag (S) yrkar bifall till regionstyrelseförvaltningens förslag om att bevilja ansökan. Ordföranden ställer proposition på regionstyrelseförvaltningens förslag om att finansiellt stöd beviljas och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Regionstyrelseförvaltningen Skickas till Gotlands Filmfond AB 10 (123)

11 RS 266 Rapport. Kränkande särbehandling RS 2018/644 AU 265 Regionstyrelsens beslut Informationen godkänns. Regionstyrelsen beslutade , 20 ett antal åtgärder som ska bidra till att regionens förebyggande arbete mot kränkande särbehandling, sexuella trakasserier och trakasserier på grund av kön stärks ytterligare. Även säkerställa att utsatta medarbetare, brukare och kunder har kännedom om vilka möjligheter som finns för att få stöd och hjälp inom Region Gotland. Förslaget fastställdes och regionstyrelsen gav regionstyrelseförvaltningen i uppdrag att återrapportera arbetet med de åtgärder som föreslogs av regionstyrelseförvaltningen. Ärendets behandling under mötet Ordföranden föreslår att informationen godkänns och finner att så är fallet. Beslutsunderlag Regionstyrelseförvaltningen (123)

12 RS 267 Representationsstöd för föreningar 2018 RS 2018/876 AU 266 Regionstyrelsens beslut Fördelningen av intäkterna från namnförsäljningen godkänns. Förvaltningen ges i uppdrag att teckna marknadsavtal med respektive förening enligt föreslagen fördelning. Förvaltningen ges i uppdrag att se över genomförandet av fördelningen stödet inför kommande år för att anpassa den till rådande organisation. Kultur- och fritidsnämnden har enligt beslut , 30, beslutat att låta Gotlands Idrottsförbund ombesörja försäljningen av namnrättigheterna till sporthallen som invigdes hösten Intäkten används till införandet av ett representationsstöd där marknadsavtal tecknas med sökande föreningar. Detta i syfte att stärka varumärket Gotland utanför regionens gränser genom marknadsföring och kommunikation, samt att aktivt involvera och engagera idrottsföreningarna i strävan mot Vision 2025, regionens kärnvärden och varumärkeslöfte Förvaltningen har inlett ett samarbete med Inspiration Gotland vars uppgift är att bereda och föreslå lämplig fördelning av intäkten i syfte att stärka varumärket Gotland. Förvaltningen har utgått från Riktlinjer för representationsstöd och föreslår årets fördelning enligt bilaga 1. Efter godkänd fördelning ska marknadsavtal tecknas med respektive förening till ett värde av föreslaget belopp. Förvaltningens bedömning är att Inspiration Gotland utfört ett grundligt arbete och att nämnden godkänner föreslagen fördelning. Vidare ska förvaltningen ges i uppdrag att teckna marknadsavtal med berörda föreningar samt se över processen inför kommande år för att anpassa den till rådande organisation. Arbetsutskottet föreslår att ärendet överlämnas utan eget yttrande och finner att det bifalls. Ärendets behandling under mötet Ordföranden ställer proposition på regionstyrelseförvaltningens förslag och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Regionstyrelseförvaltningen Skickas till Inspiration Gotland 12 (123)

13 RS 268 Ny taxemodell för verksamheter inom livsmedelslagen RS 2018/728 AU 267 Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktige Miljö- och hälsoskyddsnämndens förslag till ny taxemodell för verksamheter inom livsmedelslagen godkänns. Miljö- och hälsoskyddsnämnden föreslår en ny taxemodell för verksamheter inom livsmedelslagen. Den nya modellen innehåller enbart en rörlig del för debitering. Den nuvarande fasta avgiften föreslås tas bort och istället bakas in i den rörliga delen. Nämnden hänvisar till att detta blir en mer rättvisande taxa då den motsvarar en faktiskt nedlagd handläggningstid och att varje enskilt ärende får rätt avgift för kontrollen. I samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse hänvisas också till att både Statskontoret och Livsmedelsverket har påvisat för Näringsdepartementet att lagstiftningen bör ses över utifrån nackdelarna med nuvarande modell och att en efterdebitering skulle bli en mer accepterad betalningsform. Detta är dock inte gjort. Enligt Förordning 2006:1166 har en kommun skyldighet att ta ut en årlig avgift för att täcka kommunens kostnader för offentlig kontroll. Den årliga avgiften ska betalas med helt avgiftsbelopp från och med det kalenderår då verksamheten påbörjas. Avgiften ska därefter betalas med helt avgiftsbelopp för varje påbörjat kalenderår. Avgiften skall betalas efter särskilt beslut av kontrollmyndigheten. I en kommun ska avgiften fastställas av den nämnd som utför kontrollen på grundval av en taxa som kommunfullmäktige bestämmer. Regionstyrelseförvaltningen kan hålla med om att den nya modellen medför de fördelar som nämnden framhåller och att den nya modellen skulle uppfattas som mer transparent och tydligare för de enskilda verksamheterna. Förvaltningen menar dock att den nya modellen bryter mot innehållet i förordningen då den fasta delen av avgiften tas bort. Regionstyrelseförvaltningen avstyrker beslut enligt miljö- och hälsoskyddsnämndens förslag. Ärendets behandling under mötet Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag om att ny taxemodell godkänns och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Miljö- och hälsoskyddsnämnden , 50 Regionstyrelseförvaltningen (123)

14 RS 269 Överlåtelse av nyttjanderättsavtal från CMP till helägt dotterbolag RS 2018/949 AU 268 Regionstyrelsens beslut Avtal avseende överlåtelse av rättigheter och skyldigheter under Nyttjanderättsavtal godkänns. Regionfullmäktige beslutade , 131 att godkänna Nyttjanderättsavtal för kryssningskaj för Copenhagen Malmö Port AB, CMP. Enligt punkt 23.1 i detta avtal har CMP rätt att, efter information och skriftligt godkännande från Region Gotland, överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt Nyttjanderättsavtalet till bolag vari CMP äger minst 50 procent av kapitalet och rösterna. Detta under förutsättning att CMP går i borgen såväl som för egen skuld som för det övertagande bolagets rätta fullgörande av Nyttjanderättsavtalet under en period av 10 år från att övertagande bolaget inträtt i Nyttjanderättsavtalet. CMP har bildat ett helägt dotterbolag, Copenhagen Malmö Port Cruise Visby AB, som CMP nu önskar överlåta sina rättigheter och skyldigheter till enligt punkt Regionstyrelseförvaltningen har inget att invända mot det avtal om överlåtelse som nu föreligger. Ärendets behandling under mötet Ordföranden föreslår att avtal avseende överlåtelse av rättigheter och skyldigheter under Nyttjanderättsavtal godkänns och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Regionstyrelseförvaltningen Skickas till Copenhagen Malmö Port Cruise Visby AB 14 (123)

15 RS 270 Tilläggsanslag Ombyggnad av Gråboskolans kök - samt process och rutiner för nyinvesteringar och underhåll i befintliga lokaler RS 2018/516 AU 269 Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktige Begäran om tilläggsanslag för investering medges med 3,8 mnkr för ombyggnad av Gråboskolans kök. Finansiering sker genom regionens Eget kapital. Begäran om tilläggsanslag för ökade driftskostnader avslås. Tekniska nämnden får i uppdrag att genomföra planerat underhåll i samband med ombyggnad av köket. Investeringsbudgeten för 2019 och 2020 revideras och samtliga köksinvesteringar stryks. Regionstyrelsen får tillsammans med tekniska nämnden i uppdrag att återkomma till budgetberedningen 2019 med nya uppdaterade beräkningar av samtliga kvarvarande ombyggnationer av skolkök utifrån inriktningen i Kostutredningen. Regionstyrelsen får tillsammans med tekniska nämnden i uppdrag att se över och föreslå förändringar i processen och rutinerna för nyinvesteringar och/eller underhåll i befintliga lokaler. I uppdraget ska särskilt roller och ansvar belysas. Uppdraget ska redovisas på budgetberedningen Tekniska nämnden har begärt tilläggsanslag på 3,8 mnkr för ombyggnad av Gråboskolans kök. Nämnden har också begärt tilläggsanslag för ökade driftskostnader på kronor. Den sen tidigare beslutade investeringsbudgeten för ombyggnaden av köket på Gråboskolan är 2,2 mnkr. Den totala uppskattade kostnaden för ombyggnaden beräknas till 6,0 mnkr. Ombyggnaden av köket är en del av den inriktning att öka kvaliteten på hela måltiden som beslutades i Kostutredningen från I slutet av 2014 genomfördes en översyn/uppdatering av kostnadsberäkningarna i utredningen. Inriktningen att laga mat nära gästen, sänka varmhållningstiderna och öka andelen mat lagad från grunden låg fast. Regionstyrelseförvaltningens bedömning är att tilläggsanslaget för ombyggnaden ska beviljas utifrån inriktningen i utredningen, kökets skick och den utdragna beslutsprocessen. forts 15 (123)

16 RS 270 forts RS 2018/516 Regionfullmäktige beslutade i budgetbeslutet för 2019 och 2020 att ytterligare 5 kök ska byggas om. Eftersom det inte kan uteslutas att även dessa ombyggnader blir väsentligt dyrare än budgeterat föreslås att samtliga köksinvesteringar stryks till dess att nya uppdaterade beräkningar gjorts. Äskandet om tilläggsanslag för ökade driftskostnader föreslås avslås. De ökade driftskostnaderna kommer inte att betalas av tekniska nämnden. I internhyrorna ligger redan de driftskostnader som uppstår till följd av planerat underhåll. Övriga driftskostnader uppstår hos hyresgästen. Hur stor del av den här ombyggnaden som i slutänden blir ökad hyra och hur stor del som redan ligger i hyran genom vanligt planerat underhåll är i det här läget inte möjligt att avgöra. Om behov finns kan regionstyrelseförvaltningen återkomma till budgetavstämningen i oktober eller budgetberedningen våren 2019 med ett äskande som motsvarar den överenskomna hyreshöjningen. Regionstyrelseförvaltningens bedömning är att tilläggsanslaget för ombyggnaderna ska beviljas utifrån inriktningen i Kostutredningen, kökets skick och den utdragna beslutsprocessen. Det finns dock mycket att önska utifrån hur processen bedrivits och bristen på information när besluten tidigare tagits. Bedömningen är ändå att ombyggnaderna ska genomföras men att samtliga ombyggnader som ligger i budget 2019 och framåt stoppas till dess att uppdaterade tillförlitliga kostnadsberäkningar kan tas fram. De kök som regionfullmäktige beviljat budgetmedel för och som ska byggas om 2019 och 2020 är: Det går inte att utesluta att även dessa kök blir väsentligt dyrare när projektering startar vilket innebär att investeringsplaneringen behöver göras om. Regionstyrelseförvaltningens förslag är att dessa budgetanslag stryks och att regionstyrelsen tillsammans med tekniska nämnden ska återkomma till budgetberedningen 2019 med uppdaterade beräkningar. När investeringsanslaget för ombyggnaden beviljades av regionfullmäktige 2016 och 2017 tillsköts även driftanslag för ökade hyreskostnader till regionstyrelsen. I det här ärendet har tekniska nämnden begärt tilläggsanslag för ökade kapitalkostnader. Detta anslag ska inte tillfalla TN eftersom den ökade kapitalkostnaden omvandlas till hyra som hyresgästen betalar. Hur mycket hyran kommer att höjas avgörs av vad i ombyggnaden som betraktas planerat underhåll och därmed redan ligger i dagens hyra. Detta kan i dagsläget inte bedömas. I riktlinjerna för internhyra anges i 12 Kostnader för yttre periodiskt underhåll, yttre löpande underhåll, grundtillsyn, centrala tekniska försörjningssystem och underhåll av byggnadsstomme ingår i bashyran. forts 16 (123)

17 RS 270 forts RS 2018/516 Vad som i ombyggnaden är att betrakta som planerat underhåll och vad som ligger utanför lämnas i det här ärendet att avgöras av förvaltningarna. Om inte en överenskommelse nås får särskild skrivelse till regionstyrelsen göras. Riktlinjerna för internhyressättning ska följas. Regionstyrelsen får återkomma med ett äskande som i så fall motsvarar den överenskomna hyreshöjningen. Arbetsutskottet överlämnar ärendet till regionstyrelsen utan eget yttrande. Ärendets behandling under mötet Ordföranden yrkar att regionstyrelsen tillsammans med tekniska nämnden får i uppdrag att se över och föreslå förändringar i processen och rutinerna för nyinvesteringar och/eller underhåll i befintliga lokaler. I uppdraget ska särskilt roller och ansvar belysas. Uppdraget ska redovisas på budgetberedningen Ordföranden ställer proposition på regionstyrelseförvaltningens förslag och finner att det bifalls. Ordföranden ställer proposition på eget yrkande om tilläggsuppdrag och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Tekniska nämnden Regionstyrelseförvaltningen (123)

18 RS 271 Tilläggsanslag Ombyggnad av Terra Novaskolans kök RS 2018/515 AU 270 Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktige Begäran om tilläggsanslag för investering medges med 3,9 mnkr för ombyggnad av Terra Novaskolans kök. Finansiering sker genom regionens Eget kapital. Begäran om tilläggsanslag för ökade driftskostnader avslås. Tekniska nämnden får i uppdrag att genomföra planerat underhåll i samband med ombyggnad av köket. Investeringsbudgeten för 2019 och 2020 revideras och samtliga köksinvesteringar stryks. Tekniska nämnden har begärt tilläggsanslag på 3,9 mnkr för ombyggnad av Terra Nova skolans kök. Nämnden har också begärt tilläggsanslag för ökade driftskostnader på kronor. Den sen tidigare beslutade investeringsbudgeten för ombyggnaden av köket på Terra Nova skolan är 2,6 mnkr. Den totala uppskattade kostnaden för ombyggnaden beräknas därmed till 6,5 mnkr. Ombyggnaden av köket är en del av den inriktning att öka kvaliteten på hela måltiden som beslutades i Kostutredningen från I slutet av 2014 genomfördes en översyn/uppdatering av kostnadsberäkningarna i utredningen. Inriktningen att laga mat nära gästen, sänka varmhållningstiderna och öka andelen mat lagad från grunden låg fast. Regionstyrelseförvaltningens bedömning är att tilläggsanslaget för ombyggnaden ska beviljas utifrån inriktningen i utredningen, kökets skick och den utdragna beslutsprocessen. Regionfullmäktige beslutade i budgetbeslutet för 2019 och 2020 att ytterligare 5 kök ska byggas om. Eftersom det inte kan uteslutas att även dessa ombyggnader blir väsentligt dyrare än budgeterat föreslås att samtliga köksinvesteringar stryks till dess att nya uppdaterade beräkningar gjorts. forts 18 (123)

19 RS 271 forts RS 2018/515 Äskandet om tilläggsanslag för ökade driftskostnader föreslås avslås. De ökade driftskostnaderna kommer inte att betalas av tekniska nämnden. I internhyrorna ligger redan de driftskostnader som uppstår till följd av planerat underhåll. Övriga driftskostnader uppstår hos hyresgästen. Hur stor del av den här ombyggnaden som i slutänden blir ökad hyra och hur stor del som redan ligger i hyran genom vanligt planerat underhåll är i det här läget inte möjligt att avgöra. Om behov finns kan regionstyrelseförvaltningen återkomma till budgetavstämningen i oktober eller budgetberedningen våren 2019 med ett äskande som motsvarar den överenskomna hyreshöjningen. Regionstyrelseförvaltningens bedömning är att tilläggsanslaget för ombyggnaderna ska beviljas utifrån inriktningen i Kostutredningen, kökets skick och den utdragna beslutsprocessen. Det finns dock mycket att önska utifrån hur processen bedrivits och bristen på information när besluten tidigare tagits. Bedömningen är ändå att ombyggnaderna ska genomföras men att samtliga ombyggnader som ligger i budget 2019 och framåt stoppas till dess att uppdaterade tillförlitliga kostnadsberäkningar kan tas fram. De kök som regionfullmäktige beviljat budgetmedel för och som ska byggas om 2019 och 2020 är: Det går inte att utesluta att även dessa kök blir väsentligt dyrare när projektering startar vilket innebär att investeringsplaneringen behöver göras om. Regionstyrelseförvaltningens förslag är att dessa budgetanslag stryks och att regionstyrelsen tillsammans med tekniska nämnden ska återkomma till budgetberedningen 2019 med uppdaterade beräkningar. När investeringsanslaget för ombyggnaden beviljades av regionfullmäktige 2016 och 2017 tillsköts även driftanslag för ökade hyreskostnader till regionstyrelsen. I det här ärendet har tekniska nämnden begärt tilläggsanslag för ökade kapitalkostnader. Detta anslag ska inte tillfalla TN eftersom den ökade kapitalkostnaden omvandlas till hyra som hyresgästen betalar. Hur mycket hyran kommer att höjas avgörs av vad i ombyggnaden som betraktas planerat underhåll och därmed redan ligger i dagens hyra. Detta kan i dagsläget inte bedömas. I riktlinjerna för internhyra anges i 12 Kostnader för yttre periodiskt underhåll, yttre löpande underhåll, grundtillsyn, centrala tekniska försörjningssystem och underhåll av byggnadsstomme ingår i bashyran. forts 19 (123)

20 RS 271 forts RS 2018/515 Vad som i ombyggnaden är att betrakta som planerat underhåll och vad som ligger utanför lämnas i det här ärendet att avgöras av förvaltningarna. Om inte en överenskommelse nås får särskild skrivelse till regionstyrelsen göras. Riktlinjerna för internhyressättning ska följas. Regionstyrelsen får återkomma med ett äskande som i så fall motsvarar den överenskomna hyreshöjningen. Arbetsutskottet överlämnar ärendet till regionstyrelsen utan eget yttrande. Ärendets behandling under mötet Ordföranden ställer proposition på regionstyrelseförvaltningens förslag och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Tekniska nämnden Regionstyrelseförvaltningen (123)

21 RS 272 Tilläggsanslag för reservkraft Visby lasarett RS 2018/945 AU 271 Regionstyrelsens förslag till regionfullmäktige Tekniska nämnden beviljas tilläggsanslag med totalt kr för bruttofinansiering av investering i ny anläggning för reservkraft till Visby lasarett. Finansiering sker genom externt bidrag med kr samt ur Region Gotlands Eget kapital med kr. Befintlig reservkraftsanläggning klarar inte att försörja sjukhuset med el för normal verksamhet vare sig vid kortvarigt eller långvarigt elavbrott. Dagens lösning med endast en mottagningsstation som har hög ålder medför mycket stora risker. Utbyte av befintlig- samt en ny mottagningsstation för högspänning och nytt reservkraftsystem med kapacitet att försörja hela sjukhuset vid avbrott kommer att installeras. Anläggningen kommer att placeras på Region Gotlands mark med fastighetsbeteckning Visby Abborren 9. Reservkraftförsörjningen och inkommande kraft kommer att följa kraven för robust reservkraftförsörjning av sjukhus som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) ställer. Regionstyrelseförvaltningen bifaller tekniska nämndens äskande. Insatserna för att förstärka säkerheten är beslutade och medel för att slutföra arbetet är nödvändiga. Dock ska inte budgetmedel flyttas över från hälso- och sjukvårdsnämnden utan tilläggsanslag ska beviljas ur regionens Eget kapital. När projekt är överlämnade från äskande nämnd till tekniska nämnden för genomförande är tekniska nämnden ansvarig för att i förekommande fall begära tilläggsanslag. Ärendets behandling under mötet Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Tekniska nämnden , 203 Regionstyrelseförvaltningen (123)

22 RS 273 Revisionsrapport. Hantering och redovisning av pensioner RS 2018/472 AU 272 Regionstyrelsens beslut Regionstyrelseförvaltningens förslag till yttrande lämnas till revisorerna. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfört en granskning av regionens hantering och redovisning av pensioner. Granskningen har syftat till att bedöma om Regionstyrelseförvaltningen har ändamålsenliga och tillförlitliga rutiner för rapportering av pensionsunderlag och att den interna kontrollen är tillräcklig. Vidare har ingått att bedöma om redovisningen överensstämmer med god redovisningssed. Efter genomförd granskning är bedömningen att regionstyrelsen delvis har ändamålsenliga och tillförlitliga rutiner för rapportering av pensionsunderlag som säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Bedömningen grundas på att det sker kontroller i regionen men att dessa behöver utvecklas ytterligare och gjorda kontroller dokumenteras. I granskningen noterades vissa mindre avvikelser avseende redovisning i dokumenten årsredovisning 2016 och delårsrapport Detta har korrigerats i årsredovisningen Redovisningen bedöms överensstämma med god redovisningssed, efter dessa korrigeringar. Regionens revisorer ger som rekommendation till regionstyrelsen att: - Regionstyrelsen beaktar hanteringen av pensionerna i den riskanalys som ligger till grund för internkontrollplanen. - Regionstyrelsen ser till att kvalitetssäkrade rutiner för hanteringen av pensionsåtagandet och underliggande kontroller tas fram. Det bör även framgå vem som ansvarar för respektive rutin samt när den är upprättad och justerad. Detta minskar organisationens personberoende gällande pensionshanteringen. - Rutinerna i samband med byte av pensionsadministratör säkerställs tillsammans med företrädare för lönesystemet och den nya pensionsadministratören. forts 22 (123)

23 RS 273 forts RS 2018/472 - Rutinerna säkerställs så att alla uppgifter finns med avseende de anställda, till exempel avseende tillkommande och avslutade sjukersättningar. Detta gäller även att uppgifterna och utbetalningarna blir korrekta när någon som gått i pension återanställs. - Det klarläggs och dokumenteras vem inom regionen som har ansvar för historiska uppgifter. - När avtalsförändringar avseende pensioner sker görs en säkerställning av att dessa hanteras i lönesystemet. - Kontroller bör ske så att allt material som är sänt även har kommit fram till pensionsadministratören. Följande rekommendationer som lämnats till regionstyrelsen samt åtgärder: - Att regionstyrelsen beaktar hanteringen av pensionerna i den riskanalys som ligger till grund för internkontrollplanen. I och med att den nya pensionsadministratören har nya rutiner så kommer regionstyrelseförvaltningen under hösten att genomföra en riskanalys av hanteringen av pensionerna. - Att regionstyrelsen ser till att kvalitetssäkrade rutiner för hanteringen av pensionsåtagandet och underliggande kontroller tas fram Det bör även framgå vem som ansvarar för respektive rutin samt när den är upprättad och justerad. Detta minskar organisationens personberoende gällande pensionshanteringen. - Att det klarläggs och dokumenteras vem inom regionen som har ansvar för historiska uppgifter Regionstyrelseförvaltningen kommer att tillsätta en arbetsgrupp med uppdrag att kvalitetssäkra befintliga rutiner och riktlinjer avseende pensionshanteringen. Arbetsgruppen skall även ta fram rutiner för vem som har ansvar för historiska uppgifter. I rutinerna skall framgå vem som ansvarar för respektive rutin, när den är upprättad och justerad samt hur kontrollerna skall utföras. - Att rutinerna i samband med byte av pensionsadministratör säkerställs tillsammans med företrädare för lönesystemet och den nya pensionsadministratören. - Att kontroller bör ske så att allt material som är sänt även har kommit fram till pensionsadministratören forts 23 (123)

24 RS 273 forts RS 2018/472 Regionstyrelseförvaltningen kommer att tillsätta en arbetsgrupp som utifrån erfarenheter av bytet av pensionsadministratör våren 2018 tar fram rutiner för att säkerställa eventuella framtida byten av pensionsadministratör. Arbetsgruppen skall även kvalitetssäkra rutinerna kring material som skickas till pensionsadministratören. - Att rutinerna säkerställs så att alla uppgifter finns med avseende de anställda, till exempel avseende tillkommande och avslutade sjukersättningar. Detta gäller även att uppgifterna och utbetalningarna blir korrekta när någon som gått i pension återanställs. Regionstyrelseförvaltningen kommer att informera regionens chefer om vikten av att rapportera till löneassistent när det sker förändringar i medarbetares anställningsförhållanden, till exempel när medarbetare erhållit beslut om sjukersättning samt om en person återanställs efter det att personen gått i pension. - Att när avtalsförändringar avseende pensioner sker en säkerställning av att dessa hanteras i lönesystemet. Regionstyrelseförvaltningen har kontinuerliga möten och kontakt med lönesystemets leverantör för att säkerställa att avtalsförändringar hanteras av systemet. Förvaltningen kommer att bevaka att avtalsförändringar avseende pensioner kommer att kunna hanteras av systemet. Ärendets behandling under mötet Ordföranden ställer proposition på om arbetsutskottets förslag till yttrande kan lämnas till revisorerna och finner att det bifalls. Beslutsunderlag PwC Revisionsrapport Regionstyrelseförvaltningen Skickas till Revisorerna 24 (123)

25 RS 274 Revisionsrapport. Löner och lönerelaterade avgifter RS 2018/473 AU 273 Regionstyrelsens beslut Regionstyrelseförvaltningens förslag till yttrande lämnas till revisorerna. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfört en granskning av löner och lönerelaterade avgifter. Granskningen har syftat till att bedöma om regionstyrelsens interna kontroll avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter är tillräcklig. Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att den interna kontrollen avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter inte i alla delar är tillräcklig. Som påtalats i tidigare års revisioner bedömer revisorerna att det finns stora brister i den interna kontrollen som inte säkerställer att cheferna attesterar anställdas tid- och avvikelserapporteringar, vilket medför risk för felaktiga utbetalningar. I övrigt baseras den sammanfattande bedömningen på bland annat följande iakttagelser. Det finns rutiner för hantering och kontroll av källskatt och arbetsgivardeklarationer. Däremot dokumenteras inte gjorda kontroller. Användarnas behörighetsnivå i lönesystem är ändamålsenlig utifrån ansvar och befogenheter. Det finns rutiner för kontroll av att registrerade behörigheter är korrekta utifrån delegationsordning samt av förändringar under året. Däremot dokumenteras inte gjorda kontroller. Vid uppföljning av utbetalningar till personer med ologiska personnummer, utbetalningar till personer innan anställningens början. Utbetalningar till personer efter anställningens slut, samt utbetalningar till personer med avvikande ålder har rimliga förklaringar erhållits. Analys av olika lönearter (ob-tillägg, övertidsersättning, jour- och beredskapsersättning etc.) visar inte på några oförklarliga avvikelser. Vissa brister har noterats avseende kontroll av sparade semesterdagar. forts 25 (123)

26 RS 274 forts RS 2018/473 Regionens revisorer ger som rekommendation till regionstyrelsen att: Upprätta och dokumentera rutiner och riktlinjer avseende löneprocessen som innehåller erforderliga löpande kontrollmoment i samband med löneutbetalning, samt tydliggöra vilka kontroller som ska utföras av ansvarig chef och centralt vid löneadministrationen. Säkerställ att ansvarig chef attesterar tid-/avvikelserapport då det bedöms som en risk att underlag för löneutbetalning inte attesteras. Yttrande Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att kontrollen avseende rapportering av löner och lönerelaterade avgifter inte i alla delar är tillräcklig. Följande rekommendationer lämnas till regionstyrelsen: Upprätta och dokumentera rutiner och riktlinjer avseende löneprocessen som innehåller erforderliga löpande kontrollmoment i samband med löneutbetalning, samt tydliggöra vilka kontroller som ska utföras av ansvarig chef och centralt vid löneadministrationen. Regionstyrelseförvaltningen kommer att tillsätta en arbetsgrupp som snarast upprättar rutiner och riktlinjer avseende löneprocessen samt ett förtydligande kring vilka kontroller som ska utföras av ansvarig chef och centralt vid löneadministrationen. Säkerställ att ansvarig chef attesterar tid-/avvikelserapport då det bedöms som en risk att underlag för löneutbetalning inte attesteras. Regionstyrelseförvaltningen kommer att verka för att chefer ute i förvaltningarna i större grad attesterar tid- och avvikelserapporter. Detta genom månatliga utbildningar för nya chefer samt information till alla regionens chefer om rutiner för attestering och vikten av att göra dem. Nämnderna får i uppdrag att under attestperioden kontrollera att allt inom respektive nämnd är attesterat. Detta görs enligt nämndernas egna rutiner. Den centrala HRfunktionen följer upp tillsammans med respektive nämnds ansvariga funktioner vid givna tillfällen. En rutin för detta tas fram centralt. forts 26 (123)

27 RS 274 forts RS 2018/473 Ärendets behandling under mötet Ordföranden ställer proposition på om arbetsutskottets förslag till yttrande kan lämnas till revisorerna och finner att det bifalls. Beslutsunderlag PwC Revisionsrapport Regionstyrelseförvaltningen Skickas till Revisorerna 27 (123)

28 RS 275 Revisionsrapport. Kris- och katastrofberedskap RS 2018/474 AU 274 Regionstyrelsens beslut Regionstyrelseförvaltningens förslag till yttrande gällande regionens revisorers frågor i samband med granskning av kris- och katastrofberedskapen lämnas till revisorerna. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland har PwC genomfört en granskning av om regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens arbete med kris- och katastrofberedskap är i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Granskningen har syftat till att bedöma om regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden arbetar med kris- och katastrofplanering i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Utifrån granskningens resultat önskar revisorerna svar på rapporten senast den 12 september Regionstyrelseförvaltningen har sammanställt förslag till yttrande. Region Gotland konstaterar att revisorerna bedömer att Region Gotland i allt väsentligt arbetar aktivt med krisberedskap på ett systematiskt vis och kontinuerligt identifierar förbättringsområden. Revisorerna bedömer att Region Gotland genomför betydande delar av förebyggande och planerande arbete i samverkan med framförallt Länsstyrelsen men även övriga relevanta aktörer på och utanför Gotland. Av sex uppsatta kontrollmål är tre helt uppfyllda och tre är delvis uppfyllda, vilket vi anser vara positivt och i enlighet med vår uppfattning. De tre kontrollmål som bedöms delvis uppfyllda avser framförallt systematik i övning- och utbildning samt uppföljning av aktiviteter och åtgärder främst ur ett styrningsperspektiv. Detta har över tiden förändrats utifrån ändrade styrsystem och struktur, vilket också påpekades i samband med revisionsintervjuerna. Precis som revisorerna konstaterat så är det utvecklingsområden som under året och även de närmast kommande åren kommer att vara prioriterade inom Region Gotlands kris- och katastrofberedskapsverksamhet. forts 28 (123)

29 RS 275 forts RS 2018/474 Det förändrade omvärldsläget - inriktningen mot totalförsvar och framförallt civilt försvar kommer att medföra ett särskilt fokus inom dessa områden. Detta är också något som finns reglerat i den nya överenskommelsen mellan SKL och staten för de kommande fyra åren. Samtidigt är det med viss förvåning vi noterar revisorernas bedömning att vi utifrån nämnda kontrollpunkter inte skulle säkerställt en ändamålsenlig kris- och katastrofberedskap utifrån lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Detta är något som vi är förundrade över utifrån den statliga uppföljning som genomförs regelbundet och där inga sådana anmärkningar har noterats. Att vi på tre av de revisorerna angivna kontrollmålen inte bedöms fullt uppfylla dessa innebär inte att vi inte uppfyller lagens krav. Avslutningsvis så konstaterar vi att, i enlighet med revisorernas iakttagelser, många åtgärder redan är identifierade och har påbörjats avseende de utvecklingsområden som uppmärksammats i granskningen. Revisorernas rekommendationer kommer att utgöra ett stöd i det fortsatta utvecklingsarbetet Ärendets behandling under mötet Ordföranden ställer proposition på om arbetsutskottets förslag till yttrande kan lämnas till revisorerna och finner att det bifalls. Beslutsunderlag Revisionsrapport Regionstyrelseförvaltningen Skickas till Revisorerna 29 (123)

30 RS 276 Revisionsrapport. Kontroll av legitimation m.m. vid anställning och inhyrning RS 2018/480 AU 275 Regionstyrelsens beslut Regionstyrelsen ställer sig bakom förvaltningens förslag till yttrande och lämnar det till revisorerna. De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att granska regionens rutiner för kontroll av legitimation, utbildning och lämplighet. Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsförvaltningen brister i att säkerställa en ändamålsenlig kontroll av anställda och inhyrd personal utifrån legitimation, utbildning och lämplighet. Yttrande gällande detta har tagits fram i samarbete mellan hälso- och sjukvårdsförvaltningen och regionstyrelseförvaltningen. I granskningen har fyra personer upptäckts för vilka legitimation inte har kunnat styrkas inom ramen för granskningen, vilket man bedömer vara otillfredsställande. Vidare har noterats att befintliga riktlinjer för rekryteringsprocessen inte omfattar någon kontroll av legitimation och utbildning vid anställning av läkare och sjuksköterskor. Det saknas även tydliga rutiner för hur utförda legitimations- och lämplighetskontroller skall dokumenteras. Riktlinjerna för rekrytering innefattar dock referenstagning och förfarandet kring det. Man ser positivt på arbetet med att automatisera rekryteringsprocessen men finner det väsentligt att befintliga rutiner ses över och kompletteras med hur och när kontroller avseende legitimation, utbildning och lämplighet skall ske samt hur genomförda kontroller skall dokumenteras. Vidare gör man bedömningen att det är en klar brist att det inte på ett enkelt och samlat sätt kan erhållas information om vilka inhyrda läkare och sjuksköterskor som arbetar inom hälso- och sjukvården vid en angiven tidpunkt samt att det inte har genomförts bakåtriktade kontroller av redan tidigare anställd personal. - I granskningen har fyra personer upptäckts för vilka legitimation inte har kunnat styrkas inom ramen för granskningen. En genomgång av de fyra personer som enligt rapporten inte kunnat styrkas som legitimerade är gjord. Ingen av de fyra personerna har arbetat utan legitimation i en befattning som kräver legitimation. I ett av fallen arbetade personen i ett yrke som forts 30 (123)

31 RS 276 forts RS 2018/480 inte kräver legitimation, två av fallen hade fel personnummer angivits och i det fjärde fallet var det en övergång från AT-läkare till ST-läkare där anställningen som STläkare var gjord för tidigt men personen i fråga arbetade inte som ST-läkare p.g.a. saknad legitimation. - Vidare har noterats att befintliga riktlinjer för rekryteringsprocessen inte omfattar någon kontroll av legitimation och utbildning vid anställning av läkare och sjuksköterskor. Det saknas även tydliga rutiner för hur utförda legitimations- och lämplighetskontroller skall dokumenteras. Befintlig rekryteringsprocess kommer att kompletteras med kontrollpunkterna för legitimationskontroll samt hur detta ska dokumenteras. - Man ser positivt på arbetet med att automatisera rekryteringsprocessen men finner det väsentligt att befintliga rutiner ses över och kompletteras med hur och när kontroller avseende legitimation, utbildning och lämplighet skall ske samt hur genomförda kontroller skall dokumenteras. Det finns delar i rekryteringsprocessen som kan ses som automatiserade såsom hur Region Gotland som arbetsgivare hanterar inkomna ansökningar. Region Gotland har ett upphandlat rekryteringsverktyg där kompletteringar kommer att göras av legitimationskontroll samt hur detta ska dokumenteras. - Vidare gör man bedömningen att det är en klar brist att det inte på ett enkelt och samlat sätt kan erhållas information om vilka inhyrda läkare och sjuksköterskor som arbetar inom hälso- och sjukvården vid en angiven tidpunkt samt att det inte har genomförts bakåtriktade kontroller av redan tidigare anställd personal. Förvaltningen kommer i framtiden att använda en kvalitetssäkrad metod vid begäran av uppgifter om inhyrd personal. Uppgifterna om vem som är i tjänst, gäller även för inhyrd personal, kan dels fås fram via journalsystemet, TakeCare samt via HSA (hälso- och sjukvårdens adressregister) Det sker även en kontroll via HOSP (hälso- och sjukvårdspersonal), Socialstyrelsens register 3 gånger per månad, för att kontrollera personers skyddade yrkestitel och specialistkompetens. HSA hämtar dessa uppgifter. Här kan man enkels se vilka personer som är aktiva i anställning finns man inte aktivt i HSA så har man ingen anställning. Man kan då heller inte få något e-tjänstekort för åtkomst till system och medarbetaruppdrag för nationella vårdtjänster och så vidare. Förvaltningen kommer även att se över hur man kan kvalitetssäkra IVO anmälningar under pågående anställning. forts 31 (123)