Upprop Val av justerare: Eva Staake (S) 3. Dag och tid för justering: , klockan 10:00 4. Anmälan av övriga frågor

Transkript

1 KALLELSE Datum Vård- och omsorgsnämnden Ledamöter Lisbeth Bolin (C), Ordförande Helén Embretsén (KD), Vice ordförande Eva Staake (S) Per-Arne Öhman (M) Helene Cranser (S) Maria Annell (S) Pirjo Thonfors (-) Ersättare Ingrid Andersson (S) Sjunne Green (Båp) Leif Lindqvist (V) Marie Nordberg (MP) Anette Erling Jivenius (L) Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde Dag och tid Tisdagen den 8 maj 2018, kl. 18:00 Förmöten från kl Plats Kalmarrummet, Kommunhuset, Bålsta Mötets öppnande Upprop Val av justerare: Eva Staake (S) 3. Dag och tid för justering: , klockan 10:00 4. Anmälan av övriga frågor Ärenden 5. Avvikelserapport, årsrapport år 2018, hälso- och sjukvård och social omsorg Dnr 2018/ Samverkansavtal, hjälpmedel i Uppsala län (HUL) Dnr 2018/ Informationer från förvaltningen Dnr 2018/ Remiss - Yttrande över motion: Subventionerade resor för våra pensionärer Dnr 2018/ Sätt ljus på natten SKL s rekommendation för arbete med ökad kvalitet i särskilt boende med fokus på natten. Dnr 2018/ Utse vård- och omsorgsnämndens dataskyddsombud (DSO) Dnr 2018/ Rapport ej verkställda beslut, kvartal 1 år 2018 Dnr 2018/ Redovisning av delegationsbeslut Dnr 2018/ Delårsuppföljning per 31 mars 2018 Dnr 2018/ Bilaga Föreningsbidrag, Budget 2018, utbetalt Dnr 3090

2 KALLELSE Datum Vård- och omsorgsnämnden 15. SPF Trygghetsringning ansöker om föreningsbidrag år 2018 Dnr 2018/ Bålsta Parkinsonförening ansöker om föreningsbidrag år 2018 Dnr 2018/ Strokeföreningen i Håbo ansöker om föreningsbidrag år 2018 Dnr 2018/ Anhörigföreningen i Håbo kommun ansöker om föreningsbidrag år 2018 Dnr 2018/ Intresseföreningen Pomona ansöker om föreningsbidrag år 2018 Dnr 2018/ Begäran om yttrande i enskilt ärende med anledning av Lex Maria anmälan Dnr 2018/00030 Lisbeth Bolin Ordförande

3 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Vår beteckning VON 2018/00032 nr 3089 Socialförvaltningen Avdelning Administrativt stöd och utveckling Iréne Eklöf, Medicinskt ansvarig sjuksköterska Ärende 5 Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg, januari-mars år 2018 Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner rapporten. Sammanfattning Antalet avvikelser är något högre per månad under perioden januari-mars jämfört med genomsnittet under förra året (184 januari-mars jämfört med genomsnitt 161 avvikelser per månad under år 2017). Två personer har drabbats av fraktur till följd av fall och sex personer har drabbats av tryckskada varav en från annan enhet. Hälften av det totala antalet avvikelser denna period kommer från kommunens hemtjänst. Beslutsunderlag Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg januari-mars år 2018 VON 2018/00032 nr 3088 Beslut skickas till Medicinskt ansvarig för rehabilitering Avdelningschef för äldre och funktionsnedsatta Enhetschefer för äldre och funktionsnedsatta Verksamhetschef Humana omsorg, Pomona hus 2 Verksamhetschef Grannvård, Bålsta

4 :44 VON 2018/00032 nr Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan - mars 2018

5 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning av totala avvikelser, kommunala och privata vårdgivare Avvikelser per enhet Sannolikhets- och konsekvensmatris MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

6 1 Sammanfattning av totala avvikelser, kommunala och privata vårdgivare Diagrammet visar antalet avvikelser som inträffat inom kommunens enheter och hos de privata utförarnas enheter under januari till mars år Även avvikelser vi fått från andra vårdgivare är inräknade här. Antalet avvikelser är totalt 554. Fördelat per månad blir det 184 avvikelser per månad. Det är en ökning jämfört med genomsnitten under förra året som var 161 avvikelser per månad. Andelen fallavvikelser är 31 % och andelen läkemedelsavvikelser är 40 %. Av det totala antalet fall har två medfört en fraktur för patienten. Sex patienter har drabbats av trycksår under perioden, varav en från annan enhet. 1.1 Allvarliga händelser I början av året lämnade närstående till en person på Dalängen ett klagomål på vården och omsorgen. Socialchef och medicinskt ansvarig sjuksköterska har träffat närstående för diskussion kring klagomålet. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har utrett händelsen ur ett hälso- och sjukvårdsperspektiv. Klagomålet innehåller synpunkter på insatser och bemötande från kommunens personal och läkaren. Förändringar i rutiner vid inflyttning och dödsfall kommer att genomföras. Enhetschefen har informerat persononalen kring händelsen, förändrade rutiner och diskuterat frågor kring bemötande. Närstående har tagit del av utredningen och socialchef och medicinskt ansvarig sjuksköterska har träffat närstående. Förvaltningen anser att klagomålet är besvarat och att vi vidtagit åtgärder för att minska risken för att en likdanande händelse kan hända igen. Närstående är inte riktigt nöjda. Under januari upptäcktes att det saknades 20 stycken tablett Oxascand (lugnande läkemedel) hos en brukare på Sjövägen. Händelsen polisanmäldes, men polisen lade ner ärendet utan åtgärd. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har utrett ärendet i samråd med enhetschef och ansvarig sjuksköterska. Rutiner om kontrollräkning av narkotikaklassade läkemedel och att dörren till rummet där läkemedelsvagnen står ska vara låst har inte följts. Omedelbart efter händelsen så började enheten följa rutinerna. Det har inte gått att få fram hur tabletterna har försvunnit. Under mars rapporterades en avvikelse kring en brukare från Sjövägen att han kommit åter från daglig verksamhet på eftermiddagen med intorkad avföring i byxorna. Rapportören anser att händelsen kan vara föremål för en Lex Sara-utredning. Utredning pågår kring händelsen. Enhetschefen för Sjövägen och Daglig verksamhet har vidtagit MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

7 vissa åtgärder för att händelsen inte ska upprepas. 1.2 Andra händelser Vad gäller samverkan kring rehabilitering vid utskrivning från sjukhus så har två avvikelser rapporterats. Den första rör bristande information kring vidtagna rehabiliteringsåtgärder inom slutenvården. Åtgärderna fanns beskrivna i landstingets journal, men den delen fördes inte över till nationell patientöversikt, och kunde alltså inte läsas av kommunens legitimerade personal. Varken slutenvården eller kommunens personal kände till detta. Enligt ansvariga för landstingets journal är det inte möjligt att ändra på vilken information som förs över i nuläget. Information om vad som förs över till nationell patientöversikt har genomförts på regionnivå och förs vidare till verksamheterna. Den andra avvikelsen handlar om att patienten inte var registrerad i Prator och att ingen annan kommunikation heller skett kring patientens behov av hjälpmedel inför hemgång. Inom slutenvården finns det en uppfattning om att att patienter som behöver hälso- och sjukvårdsinsatser i form av hjälpmedel inte behöver skrivas in i Prator för informationsutbyte utan att det är tillräckligt med telefonkontakt med kommunens rehab-enhet. Företrädare för kommunen har ett flertal gånger påpekat att det inte är patientsäkert och risken finns att patienter faller mellan stolarna. 1.3 Samverkan med andra vårdgivare Sedan årsskiftet gäller en ny lag kring utskrivning från slutenvården. Lagen har förberetts både i närvårdssamverkan och regionen samt i kommunen. En av de stora förändringarna är att den tidigare vårdplaneringen (som slutenvården kallade till) har avskaffats och i stället ska varje enhet börja förbereda sig inför patientens hemgång redan vid inskrivningstillfället. Det innebär att alla som skrivs in i Prator måste hanteras jämfört tidigare främst de där slutenvården kallade till vårdplanering. Antal ärenden att hantera i Prator i dag är i genomsnitt 40 per månad de första tre månaderna att jämföra med cirka 10 vårdplaneringar per månad år Behöver insatserna samordnas så ansvarar primärvården/öppenvården för att kalla till en samordnad individuell planering (SIP), med patientens samtycke som krav. Förändringen har hitintills inneburit ett stort merarbete för berörd personal och i vissa fall även risker för patientsäkerheten. Primärvården har inte bedömt att det finns behov av att samordna insatserna för någon patient sedan årsskiftet. Lasarettsansluten hemsjukvård har kallat till SIP vid några tillfällen, men formerna behöver utvecklas för att tjäna som en samordning av insatserna för alla inblandade, inklusive patienten. Fyra avvikelser har skickats till slutenvården (tre till Akademiska sjukhuset och en till lasarettet i Enköping) och vi har fått två från lasarettet i Enköping. Avvikelserna till slutenvården handlar om brister i läkemedelshanteringen vid utskrivning och en handlade om bristande omvårdnad. Ingen avvikelse har rapporterats kring processen vid utskrivning, men det finns skäl att misstänka ett stort mörkertal här. Tidsbrist gör att personalen prioriterar patientarbetet, exempelvis att få tag på läkemedel eller annan information som slutenvården glömt skicka med, framför att skriva avvikelser. 1.4 Bedömning av allvarlighetsgrad och sannolikhet Enheterna bedömer konsekvensens allvarlighetsgrad och sannolikhet på avvikelsen enligt en matris på fyra olika nivåer, finns sist i rapporten. Syftet är att få en vägledning i hanteringen av avvikelserna. 64 % av alla avvikelser som registreras i Treserva har fått MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

8 en bedömning av allvarlighetsgraden. 81 % har fått en bedömning om hur stor sannolikheten är att händelsen inträffar igen. Andelen avvikelser som är bedömd som betydande är mycket låg, endast två händelser. Andelen avvikelser där sannolikheten bedöms som mycket hög att den ska hända igen är 15 %. Matris för allvarlighet och sannolikhet Det pågår ett arbete tillsammans med enhetscheferna för att revidera riktlinjen för hantering av avvikelser. Bland annat ska det läggas in en matris där alla avvikelser ska föras in och få en samlad poäng. Över en viss nivå utreder MAS och MAR vidare vad gäller hälso- och sjukvård och annan person ( förslag avdelningschef äldreomsorg och funktionsnedsatta) utreder vidare vad gäller socialtjänst. Syftet är att tydliggöra utredningen av avvikelser och underlätta för enhetschefer att se mönster och kunna förebygga/förhindra att avvikelser inträffar Samlad bedömning Antalet avvikelser är ungefär samma som motsvarande period förra året. Det som sticker ut är att kommunens hemtjänst svarar för mer än hälften av alla avvikelser. Inom hemtjänsten är ökningen störst på läkemedelsavvikelser och sen/utebliven instats. 2 Avvikelser per enhet 2.1 Pomona hus 2 Antal brukare/patienter - 32 Antal avvikelser (en brukare/patient kan råka ut för flera avvikelser) - 78 Ett klagomål har inkommit från närstående som rör bristande tillsyn av patienten vid frukost och städning av lägenheten. Verksamhetschef har utrett händelsen och samtalat med närstående. MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

9 2.2 Pomona hus 4 Antal brukare/patienter - 24 Antal avvikelser (en brukare/patient kan råka ut för flera avvikelser) Dalängen Antal brukare/patienter - 18 Antal avvikelser (en brukare/patient kan råka ut för flera avvikelser) - 28 MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

10 2.4 Solängen Antal brukare/patienter - 40 Antal avvikelser (en brukare/patient kan råka ut för flera avvikelser) Två trycksår har rapporterats under perioden. Det ena trycksåret har uppkommit då patienten ramlat ner till knästående och inte förmått flytta på sig. Det andra har uppkommit genom skav mot sänggrinden. 2.5 Hemtjänst, Kärnhuset Antal brukare/patienter - cirka 170 Antal avvikelser (en brukare/patient kan råka ut för flera avvikelser) MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

11 2.6 Hemtjänst, privata utförare Antal brukare/patienter - cirka 100 Antal avvikelser (en brukare/patient kan råka ut för flera avvikelser) Korttidsplatser Pomona, äldre Antal brukare/patienter - 8, och ett antal med trygg hemgång i ordinärt boende Antal avvikelser (en brukare/patient kan råka ut för flera avvikelser) - 24 Ett trycksår har uppkommit under perioden. Det har uppkommit i samband med frekventa förflyttningar med ett hjälpmedel. MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

12 2.8 LSS-enheter I LSS-enheter ingår gruppbostäderna Sjövägen och Lindegårdsvägen, servicebostaden Dalvägen, Personlig assistans, Daglig verksamhet. Antal brukare/patienter - 31 Antal avvikelser (en brukare/patient kan råka ut för flera avvikelser) Socialpsykiatri Antal brukare/patienter - 6 Antal avvikelser (en patient/brukare kan råka ut för flera avvikelser) Den stora skillnaden mellan januari och februari beror på att händelser där patienten/brukaren inte vill ta emot läkemedel av olika skäl eller inte är hemma på överenskommen tid inte längre räknas som en avvikelse. Händelsen rapporteras till ansvarig läkare och sjuksköterska och hanteras där Hälso- och sjukvård Avser avvikelser där patienten endast har insatser av sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast och därmed inte hör till någon annan enhet. Antalet avvikelser här är få och förekommer oftast på någon annan enhet också. Därför kommer de i förekommande fall att rapporteras på annat sätt i rapporten. MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

13 3 Sannolikhets- och konsekvensmatris Sannolikhets- och konsekvensmatrisen nedan är från handboken i grundläggande patientsäkerhetsarbete Säkrare vård och omsorg Sveriges kommuner och landsting (SKL), Konsekvensens allvarlighetsgrad Allvarlighetsgrad Konsekvens Lagrum Exempel Mindre Ingen/obetydlig HSL Obehag eller obetydlig skada, exempel feldosering idosett som upptäcks före överlämnandet, fallolycka utan att skada uppstått. Mindre Ingen/obetydlig SoL/LSS Brister i omsorg/avvikelse beviljad insats som ledertill mindre obehag, exempel utebliven städning eller tvätt. Måttlig Mindre allvarligskada HSL Övergående funktionsnedsättning, exempel uteblivendos men utan att det leder till men för patient/brukare. Feldosering. Har inte följt rutin, dock liten eller ingen konsekvens för patient/brukare. Fallolycka med måttlig skada, ej fraktur. Sjukhusbesök som inte medför inläggning. Trycksår stadium 1 och 2. Måttlig Mindre allvarligskada SoL/LSS Brister i omsorg/avvikelse av beviljad insats och/ellerbrist i bemötande som leder till obehag för patienten/brukaren, exempel utebliven veckodusch eller inköp. Betydande Allvarlig skada HSL Kvarstående måttlig funktionsnedsättning, förlängdvårdtid. Missade läkemedel som insulin, Waran och narkotikaklassade läkemedel. Förväxling av doser, feldosering. Vårdrelaterade infektioner. Fallolyckamed större skada, exempel fraktur. Trycksår stadium 3 och 4. Betydande Allvarlig skada SoL/LSS Brister i omsorg/avvikelse av beviljad insats och/ellerbrist i bemötande som leder till omfattande obehag för patienten/brukaren, exempel utebliven tillsyn eller personlig hygien då det finns omfattande behov. Mycket hög,katastrofal Dödsfall HSL Dödsfall eller större, kvarvarandefunktionsnedsättning, exempel fallskada med dödsfall som följd. Mycket hög,katastrofal Mycket allvarligskada SoL/LSS Fysiska, psykiska, sexuella eller ekonomiskaövergrepp. Brist i omsorgen som utgör ett hot mot enskilds liv, hälsa eller säkerhet. Brott mot sekretesslagen. MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

14 Sannolikhet för att det inträffar Mycket liten Liten Stor Mycket stor* Hur ofta? Kan inträffa en gång per år Kan inträffa varje månad Kan inträffa varje vecka eller en på tio tillfällen Kan inträffa dagligen eller en på tre tillfällen *Gäller händelser som inte görs dagligen eller varje vecka, exempel injektioner var 3:e månad eller städning var 14:e dag men där sannolikheten är stor att händelsen upprepas. MAS, Avvikelserapport hälso- och sjukvård och social omsorg jan -mars (11)

15 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Vår beteckning VON 2018/00031 nr 3054 Socialförvaltningen Avdelning Administrativt stöd och utveckling Lena Fertig, Administrativ controller/ nämndsekreterare Ärende 6 Förslag till 3-årigt samverkansavtal hjälpmedel i Uppsala län Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna förslag till Samverkansavtal Hjälpmedel i Uppsala län, perioden Sammanfattning Sedan 2007 har en länsgemensam enhet för hjälpmedelsförsörjning varit etablerad och bedrivits av Uppsala kommun under benämningen Hjälpmedel i Uppsala län (HUL). Styrform för enheten HUL är ett interkommunalt avtal som regleras via ett samverkansavtal mellan kommunerna Enköping, Heby, Håbo, Knivsta, Tierp, Östhammar och Uppsala. Uppdragstagare för drift av enheten HUL är äldrenämnden, ÄLN i Uppsala kommun. Förändringar i samverkansavtalet Samverkansavtalet har förändrats dels från att tidigare bara ha gällt för ett år i taget till ett treårigt avtal, och dels i sin utformning till ett mer avskalat grundavtal som kompletteras med tre bilagor (pris bilaga, produktbilaga och samarbetsbilaga) som redogör för de praktiska detaljerna och som följs upp årligen och revideras vid behov. Grundavtalet beskriver också fördelningsprinciperna mer tydligt än tidigare års avtal. Ärende Respektive kommun ansvarar för framtagandet av kommunspecifika riktlinjer inom hjälpmedelsområdet. Utifrån riktlinjerna tas ett sortiment av hjälpmedel fram och gemensamma LOU-upphandlingar av hjälpmedel görs i enlighet med detta. Riktlinjer och sortiment av hjälpmedel finns beskrivna i separata kataloger, som stöd för förskrivare av hjälpmedel i respektive kommun. Ersättningarna inom samverkansavtalet för att driva enheten och tillhandahålla de tjänster och den service som ingår baseras på följande fördelningsnycklar: Basutbud - utifrån antal invånare över 21 år i respektive kommun Rörlig del - utifrån hur mycket respektive kommun använder service och tjänster inom samverkansavtalet. Beslutsunderlag Denna tjänsteskrivelse, daterad , dok.nr 3054 Överenskommelsen med pris bilaga, produktbilaga och samarbetsbilaga Beslut skickas till Uppsala kommun, Äldreförvaltningen

16 SAMVERKANSAVTAL avseende HJÄLPMEDEL I UPPSALA LÄN (HUL) Avtal om samarbete kring tjänster samt inköp och hantering av individuellt förskrivna hjälpmedel avseende rörelse och kognition för personer 21 år och äldre

17 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehåll 1. Definitioner Allmänt Parter och kontaktpersoner Avtalstid Syfte Mål Genomförande Uppdrag och samverkan Uppdragets omfattning Styrmodell Organisationsskiss Styrgrupp Samverkan HUL-enheten och nätverket för hjälpmedelsansvariga i länet (NHL) Uppföljning av avtal Kompetenskrav Underleverantör Sekretess Kvalitet Tillgänglighet och kommunikation Ekonomi och statistik Priser fördelningsprinciper Fakturering och betalningsvillkor Statistik Övrigt Partsbyte överlåtelse av avtal Uppsägning av avtal Ansvarsfördelning Kommunernas ansvar Utförarens och uppdragstagarens ansvar Försäkring Oenighet tvist Underskrifter

18 1. Definitioner Begagnat-lager produkter som ägs av respektive kommun och lagerhålls på HUL. Försäljning av produkterna sker mellan kommunerna HAL hjälpmedelsansvarig, sakkunnig från respektive kommun med ett övergripande ansvar inom hjälpmedelsområdet HUL-enheten den enhet inom äldreförvaltningens egenregi i Uppsala kommun som utför insatser i enlighet med detta avtal inklusive bilagor HUL-hjälpmedel avancerade hjälpmedel som ingår i HUL- samarbetet HUL-lager fabriksnya produkter som ägs av HUL-enheten för att öka leveranssäkerheten HUL-samarbetet/Hjälpmedel i Uppsala län länets kommuner (utom Älvkarleby) i samverkan K-hjälpmedel hjälpmedel som kommunerna själva hanterar och ansvarar för Kvalitetsmöten samordningsforum där HUL-enheten och NHL diskuterar samverkan, rutiner, produkter, eventuella avvikelser m. m. LOU lagen om offentlig upphandling NHL - nätverk för hjälpmedelsansvariga i länet hjälpmedelsansvariga från samtliga kommuner inom HUL-samarbetet Produktleverantör leverantör av nya produkter Samarbetsbilagan bilaga till samverkansavtalet med överenskommelser mellan kommunerna och HUL-enheten om hur tjänsterna ska utföras Underleverantör leverantör av tjänster, exempelvis rekonditionering, transporter, service och vissa reparationer Uppdragstagaren - Uppsala kommun, f. n. äldreförvaltningen Utföraren HUL-enheten

19 2. Allmänt 2.1 Parter och kontaktpersoner Uppdragstagare Övriga parter Uppsala kommun Enköping Äldrenämnden Heby Uppsala Håbo Knivsta Kontaktperson Tierp Jesper Kyrk Östhammar Tel Postadress Uppsala kommun Äldreförvaltningen Uppsala 2.2 Avtalstid Avtalet träder i kraft och gäller t.o.m med möjlighet till förlängning år om samtliga parter är överens om detta. Till samverkansavtalet hör tre bilagor: Prisbilaga, Produktbilaga samt Samarbetsbilaga. Bilagorna följs upp och revideras vid behov årligen, samt vid ändringar i gällande lagstiftning. 2.3 HUL-samarbetet Hjälpmedel i Uppsala län är ett samarbete för hjälpmedelsförsörjning mellan kommunerna Enköping, Heby, Håbo, Knivsta, Tierp, Uppsala och Östhammar i Uppsala län. Varje kommun äger sina respektive hjälpmedel och har därmed ansvar för dessa. De kommuner som ingår i samarbetet har en lokal organisation för att förskriva, distribuera och hantera hjälpmedel till enskilda personer. Riktlinjerna från respektive kommun ska följas. HUL-samarbetet grundas på detta avtal. HUL-samarbetet ska präglas av en stor öppenhet kring nyttjande, kostnader och prissättningsmodeller och förutsätter kommunernas avtalstrohet. Varje kommun ska delta med en representant med gedigen sakkunskap inom hjälpmedelsområdet i nätverket för hjälpmedelsansvariga i länet (NHL). 2.4 Syfte Det övergripande syftet med detta samverkansavtal är att ge kommunernas invånare en god och säker service inom hjälpmedelsområdet, utifrån behov och i enlighet med gällande lagar, föreskrifter och riktlinjer. 4

20 2.5 Mål Målet med HUL-samarbetet är att samordna specialistkompetens, administration och praktisk hantering inom hjälpmedelsområdet så att hjälpmedelsförsörjningen bedrivs med hög kvalitet och kostnadseffektivitet. 3. Genomförande 3.1 Uppdrag och samverkan HUL-samarbetet har gett Uppsala kommun i uppdrag att leverera efterfrågade tjänster vilka regleras i detta avtal. Kommunerna ska på HUL-enhetens begäran lämna information, uppgifter och handlingar som kommunerna förfogar över och bedömer att HUL-enheten behöver för att genomföra uppdraget. Hög återanvändning av hjälpmedel inom HUL-samarbetet ska möjliggöras genom ett system för begagnat-lager med köp och sälj mellan kommunerna. Kommunerna i HUL-samarbetet åtar sig att vara delaktiga vid sortimentsarbetet, vilket ska leda fram till kravspecifikationer inför ramavtalsupphandlingar av produkter och tjänster. 3.2 Uppdragets omfattning HUL-enheten är en service- och kompetensenhet som med sin specialistkompetens hanterar hjälpmedel inom kommunernas ansvarsområde. HUL-enheten ska bistå kommunerna med specialistkompetens för rådgivning, utprovning, sortimentsarbete och förskrivarutbildningar. Uppdraget omfattar huvudsakligen ansvar för upphandling, beställning, lagerhållning, anpassning, specialanpassning, reparationer, besiktning, rekonditionering, transporter, skrotning samt fakturering för hjälpmedel från HULlagret och underlag till kommunerna för köp och sälj inom begagnat-lagret. HUL-enheten ska också bistå kommunerna i frågor kring K-hjälpmedel i de fall där det krävs anpassning, specialanpassning, tekniker och/eller specialistkompetens, rådgivning kring nya hjälpmedel samt organisering av sortimentsarbete och upphandlingar. Alla ingående delar som hör till hjälpmedelshanteringen beskrivs närmare i Samarbetsbilagan. Uppdragets huvudsakliga innehåll är indelat i två delar: Basutbud, som är obligatoriskt för kommunerna Rörlig del (konsumtion), som avser tjänster och produkter och styrs av kommunernas nyttjandegrad 5

21 3.3 Styrmodell Organisationsskiss Styrgrupp Socialchefsgruppen har ansvar att utse styrgrupp. Styrgruppen ska bestå av tre representanter på socialchefsnivå. Verksamhetschef för HUL-enheten, ekonom och hjälpmedelssakkunnig adjungeras vid behov. Styrgruppen ansvarar för att det finns ett aktuellt samverkansavtal och att detta följs. Styrgruppen fattar beslut om förändringar i bilagorna som genererar ökade kostnader eller är av mer genomgripande karaktär Samverkan HUL-enheten och nätverket för hjälpmedelsansvariga i länet (NHL) Inom budgetramen har NHL och HUL-enheten mandat att tillsammans utveckla och anpassa den praktiska hjälpmedelshanteringen utifrån de behov som uppstår. Förändringar i Samarbetsbilagan kan göras vid regelbundna kvalitetsmöten med HUL-enheten, när minst fem kommuner inom NHL samtyckt till förändringen. Mandatet omfattar rutiner, produkter, tjänster, upphandlingar och avvikelser för att löpande finna lösningar och/eller åtgärder för att förbättra kvaliteten i tjänster och produkter. Väsentliga förändringar i bilagorna och förändringar som genererar ökade kostnader lyfts för beslut till styrgruppen. 3.4 Uppföljning av avtal Statistik, ekonomi och kvalitetsindikatorer följs upp av styrgruppen i maj och vid helårsbokslut utifrån underlag från HUL-enheten och NHL. 3.5 Kompetenskrav Ledningen inom HUL-enheten ska ha relevant högskoleutbildning samt minst tre års dokumenterad erfarenhet av arbetsledande ställning inom vård- och omsorgsområdet. 6

22 Representant med legitimation och sakkunnighet inom hjälpmedelsområdet ska ingå i ledningen. Specialistkompetens ska finnas inom produktområdena. 3.6 Underleverantör HUL-enheten har möjlighet att använda sig av underleverantörer för att utföra delar av verksamheten. HUL-enheten ansvarar för att de uppdrag som utförs av underleverantör följer kraven i detta avtal med bilagor. 3.7 Sekretess Med anledning av detta avtal kommer HUL-enheten att få ta del av handlingar och/eller uppgifter för vilka det råder sekretess hos kommunerna. Verksamhet som omfattas av offentlighets- och sekretesslagen är direkt underkastad reglerna i denna lag, detta gäller även underleverantör. 3.8 Kvalitet HUL-enheten ska ha ett fungerande kvalitetsledningssystem som uppfyller krav enligt SOSFS 2011:9. Kvalitetsfrågor och uppföljning av kvalitetsmålen ska vara en naturlig del av verksamheten. Övergripande kvalitetsmål och kvalitetsindikatorer för hjälpmedelsverksamheten ska beslutas av styrgrupp efter beredning av NHL. Resultatet av arbetet med kvalitetsmålen ska redovisas för styrgrupp och hjälpmedelsansvariga i maj och vid helårsbokslut Tillgänglighet och kommunikation HUL-enheten ska regelbundet kommunicera med kommunerna. Kommunikation mellan kommunerna och HUL-enheten ska kunna ske via telefon och mail och HUL-enheten ska vara tillgänglig varje vardag under kontorstid. Kvällstid och helger ska akuta åtgärder kunna utföras, dock inga reparationer. Detta regleras i detalj i Samarbetsbilagan. 4. Ekonomi och statistik 4.1 Priser fördelningsprinciper Priserna för basutbud och rörlig konsumtion inom HUL-samarbetet revideras årligen på följande grunder: 1. Den årliga uppräkningen av kostnaden för basutbudet görs i december utifrån kommande års OPI plus 1 % som kompensation för prognosticerad befolkningsökning inom länet. 2. HUL-enhetens basutbud finansieras enligt punkt 1 med hjälp av en fördelningsnyckel baserad på Statistiska centralbyråns (SCB) uppgifter om respektive kommuns befolkningsmängd 21 år och äldre i december föregående år. 3. Prisuppräkningen inom den rörliga konsumtionen baseras på kommande års OPI och belastar respektive kommun utifrån faktisk förbrukning. Fördelningsprinciperna ska vara tillgängliga och möjliga att kontrollera för samtliga parter och Prisbilagan revideras årligen i enlighet med ovanstående principer. 7

23 4.2 Fakturering och betalningsvillkor Vid köp från begagnat-lagret fakturerar kommunerna varandra utifrån underlag från HULenheten. HUL-lagret finansieras genom att varje kommun vid köp betalar inköpspris med ett administrativt påslag om 4 % för utlagd räntekostnad. Vid köp av nya hjälpmedel direkt från produktleverantör faktureras kommunerna av produktleverantören. Basutbudet i HUL-samarbetet debiteras kommunerna månadsvis i förskott. Den rörliga delen i HUL-samarbetet debiteras utifrån faktisk förbrukning månadsvis i efterskott. Faktureringsvillkor är 30 dagar netto och faktura skickas senast fem arbetsdagar efter fakturerad månads utgång. Obligatoriska uppgifter på fakturan är plusgiro-/bankgironummer, organisationsnummer, fakturanummer, fakturabelopp, momsbelopp och referens. 4.3 Statistik HUL-enheten ska lämna månatlig statistik till kommunerna i enlighet med vad som anges i Samarbetsbilagan. 5. Övrigt 5.1 Partsbyte överlåtelse av avtal En kommun har inte rätt att utan övriga kommuners skriftliga samtycke överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal helt eller delvis till annan. Som överlåtelse betraktas inte de fall när en kommun genom konkurrensutsättning eller motsvarande överför hela eller delar av sin vårdverksamhet till privat utförare. Sådan privat utförare skall ha rätt att på samma villkor som kommunen anlita HUL-enheten i enlighet med detta avtal. 5.2 Uppsägning av avtal En part kan träda ifrån avtalet med nio månaders uppsägningstid. HUL kan säga upp avtalet med samtliga parter med tolv månaders uppsägningstid. En uppsägning ska vara skriftlig och meddelas till samtliga avtalsparter. 5.3 Ansvarsfördelning Kommunernas ansvar Respektive kommun äger och har ett övergripande ansvar för användning, underhåll, återanvändning samt behov av skrotning av sina egna hjälpmedel. Kommunerna ska snarast påtala fel eller försummelse till utföraren, dock senast inom tre (3) månader, från det att det påstådda felet eller försummelsen upptäckts. Om felet eller försummelsen inte påtalats inom fristen kan utföraren inte längre ställas till ansvar Utförarens och uppdragstagarens ansvar Vid specialanpassning av medicintekniska produkter (MTP), övertar HUL-enheten ägarkommunens ansvar för den tekniska anpassningen gentemot tillståndsgivande myndigheter. 8

24 Uppdragstagaren ansvarar för fel eller försummelse som ligger HUL-samarbetet till last vid utförande av uppdrag enligt detta avtal och ska ersätta den skada som åsamkats kommunen eller tredje man gentemot vilken kommunen svarar. Sådan ersättningsskyldighet ska dock vara begränsad till tio (10) basbelopp, baserat på gällande basbelopp i oktober året innan skadan uppstod. 5.4 Försäkring Uppdragstagaren är skyldig att teckna försäkring under hela avtalsperioden. 5.5 Oenighet tvist Tvist om tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor mellan en kommun och uppdragstagaren ska avhjälpas genom att tvistande parter kallar till förhandling. Om ingen lösning eller förlikning kommer till stånd ska tvisten slutligt avgöras av domstol på uppdragstagarens hemort. Uppdragstagaren får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som åvilar uppdragstagaren enligt detta avtal under åberopande av att tvisteförfarande påkallats eller pågår. 5.6 Underskrifter Avtalet är upprättat i sju (7) exemplar, varav parterna erhåller var sitt. Datum För Uppsala kommun.. Ordförande äldrenämnden.. Namnförtydligande För Heby kommun För Håbo kommun.. Ordförande.. Namnförtydligande.. Ordförande.. Namnförtydligande 9

25 För Knivsta kommun För Tierp kommun.. Ordförande.. Namnförtydligande.. Ordförande.. Namnförtydligande För Östhammars kommun För Enköpings kommun.. Ordförande.. Namnförtydligande.. Ordförande.. Namnförtydligande 10

26 Bilaga 1: Priser 2018 Kostnader för basutbud fördelat per kommun De kostnader som fördelas enligt fördelningsnyckeln är de obligatoriska fasta kostnader som HULenheten har utifrån detta avtal och omfattar allt som inte är rörligt, se nedan. OPI 2018 är 2,6 plus 1 % = 3,6%. Fördelningsnyckel 2017 Antal invånare 21 år och äldre Fördelningsnyckel 2018 Antal invånare 21 år och äldre Kommuner Fördelning/kommun Fördelning/ kommun Håbo 5,63% 5, Knivsta 4,42% 4, Heby 4,01% 3, Tierp 6,04% 5, Uppsala 61,39% 61, Enköping 12,11% 12, Östhammar 6,4% 6, ,00% 100,00% Den rörliga delen inom HUL-samarbetet finansieras genom att respektive kommun betalar för sin förbrukning enligt en självkostnadsbaserad à-prissättning (per timma, per km). Rörliga kostnader HULsamarbetet ,6 % ökning summa 2018 Hjälpmedelskonsulent 484 kr 12,58 kr 496,58 per tim Hjälpmedelstekniker 416 kr 10,82 kr 426,82 per tim Tid i bil 416 kr 10,82 kr 426,82 per tim Kilometerkostnad 6,93 kr 0,18 kr 7,11 per km Akut reparation 604 kr 15,70 kr 619,70 per tim Den rörliga delen omfattar: Konsultation (bokad tid hos hjälpmedelskonsulent som gäller enskild person utan den enskildes deltagande) Utprovning med hjälpmedelskonsulent och/eller hjälpmedelstekniker Reparation och anpassning av förskrivna hjälpmedel Specialanpassning Underhåll (förebyggande insatser) Besiktning Installation/nedmontering ex stationär lyft i den enskildes hem

27 Bilaga 1: Priser 2018 Leverans/hämtning av elrullstol till/från privat adress Transporter leverans/hämtning basförråd och privata adresser Säkerhetsmeddelande hantering och åtgärd Jourverksamhet Undersökningar/enkäter på uppdrag av en kommun De kostnader som fördelas är: Personalkostnader: andel av personalkostnader inkl. omkostnader som motsvarar tidsåtgången för utprovning, anpassning, specialanpassning, reparation samt restids- och kilometerersättning. Kostnader för kommunernas köpta tjänster av underleverantör betalas av respektive kommun direkt till underleverantören. Exempelvis kan detta gälla transporter och rekonditionering.

28 Bilaga 2 - Produkter Produkter inom HUL-samarbetet Produktgrupperna med ISO-koder i tabell 1 nedan ingår i begagnatmarknaden och avser HULhjälpmedel som ingår i HUL-samarbetet. Respektive kommun kommer överens med HUL-enheten om vilka produktgrupper som ska ingå i samarbetet för respektive kommunen. Väljer någon kommun att inte delta i viss produktgrupp eller ISO-kod görs inget ekonomiskt avdrag i basutbudet för den kommunen. Tabell 1. HUL-hjälpmedel som ingår i HUL-samarbetet Produktgrupper Arbetsstolar Datoranpassning Duschvagnar Gåbord, el Hygienstolar med hjul Kognitiva hjälpmedel Lyftar, mobila Lyftar, stationära Omgivningskontroll Positioneringshjälpmedel Rullstolar, elektriska Isokoder Stolar Pallar och ståstolar Coxitstolar Tangentbord Datormöss och musliknande enheter Styrspakar (joysticks) till datorer Alternativa inmatningsenheter Programvara för inmatning Badbritsar, duschbord och skötbord Gåbord Flyttbara toalettstolar med och utan hjul Doseringshjälpmedel Hjälpmedel för sinnesstimulering Inspelning av ljud (fickminne) Ur och klockor (armbandsur ej inv.märkta) Almanackor, kalendrar och planeringssystem Kognitivt bildstöd för utförande av dagliga livets aktiviteter Hjullyftar, med lyftselar och/eller lyftslingor Mobila stålyftar Stationära lyftar (monterade på/i vägg/väggar, golv och/eller tak) Fjärrstyrsystem Programvara för omgivningskontroll Bälten och selar till rullstolar Ryggkuddar och ryggdynor Tillbehör: Nackstöd Eldrivna rullstolar med manuell styrning Eldrivna rullstolar med motoriserad styrning Eldrivna vårdarmanövrerade rullstolar (??) 1

29 Bilaga 2 - Produkter Rullstolar, manuella Ståstöd Stödanordning av expandertyp Sängar Sängryggstöd, el Tilläggsutrustning till manuella rullstolar Tippbrädor Toalettlyft Manuella tvåhjuldrivna rullstolar Manuella vårdarmanövrerade rullstolar Ståbarrar och ståstöd Stödhandtag Sängar och lösa sängbottnar, motoriserat reglerbara Sänglyftar Ställbara rygg- och benstöd Drivaggregat Växlingsbara hjul utan motor Tippbrädor Toalettsitsar med inbyggd lyftanordning Omfattning produkter som upphandlas inom HUL-samarbetet Produkter i tabell 1 samt nedanstående K-hjälpmedel upphandlas av Uppsala kommun. Tabell 2. K-hjälpmedel som hanteras av respektive kommun. Produktgrupper Dynor Gånghjälpmedel Överflyttningshjälpmedel Hygienhjälpmedel Isokoder Dynor och underlägg Stödkäppar Armbågskryckor Underarmskryckor (RA:kryckkäppar) Gåbock Gåstativ Rollatorer RA-gåbord Gåbord (manuella och gas) Glidbrädor, glidmattor, draglakan och vändningsmattor Vridplattor Repstegar Uppresningsbälten och västar Överflyttningsplattform Lyftselar, sitsar och bårar Toalettstolsförhöjningar, fristående Toalettstolsförhöjningar, fasta tillsatser Armstöd och/eller rygg som monteras på toalett 2

30 Bilaga 2 - Produkter Bad- och duschstolar, badbrädor Madrasser Småhjälpmedel Madrasser och liggunderlägg Strumppådragare Förhöjningsklotsar och förhöjningsben Stödhandtag Portabla ramper Hjälpmedel för hantering av transport (griptänger) 3

31 Bilaga 3 - Samarbetsbilaga Samarbetsbilaga avseende HJÄLPMEDEL I UPPSALA LÄN (HUL)

32 Innehåll 1. Inledning Definitioner Kvalitetsmål och kvalitetsmått Tillgänglighetmål, telefon och mail Leveranssäkerhet, tid och kvalitet Väntetider och återkoppling, konsulent, tekniker och service Ekonomi Genomförande Uppdragets omfattning Personal Samverkan och roller i organisationen Hjälpmedelsansvarig (HAL) NHL Kvalitetsmöten Lagar och föreskrifter Hjälpmedelshantering Tillgänglighet Öppettider Generell rådgivning via telefon och mail Teknisk hjälpmedelssupport via telefon och mail Hjälpmedelssupport på individnivå via telefon och mail Support i beställarsystem Övrigt Kommunikation Informationsblad HUL-nytt Sortiment Leveranser Förskrivarutbildning Reservdelar och tillbehör HUL-lagret Utprovning Teknisk service Reparationer och anpassning Akuta reparationer Specialanpassning

33 3.8.4 Förebyggande underhåll Besiktning Installation/nedmontering av stationär lyft Säkerhetsmeddelande Garanti vid service Jourverksamhet Rekonditionering Skrotning Inköp av hjälpmedel Upphandlingar av produkter och tjänster Upphandling av produkter Sortimentgrupp Upphandling av tjänster Utveckling Reklamation och avvikelser Tillbud och Lex Maria Reklamation till produktleverantör Kundavvikelse Uppföljning av avtal med produktleverantör och underleverantör Ekonomi Statistik och uppföljning

34 1. Inledning 1.1 Definitioner I detta dokument benämns genomgående Begagnatlagret produkter som ägs av respektive kommun och lagerhålls på HUL Försäljning av produkterna sker mellan kommunerna HAL hjälpmedelsansvarig, sakkunnig från respektive kommun med ett övergripande ansvar inom hjälpmedelsområdet HUL-enheten den enhet inom äldreförvaltningens egenregi i Uppsala kommun som utför insatser i enlighet med samverkansavtalet inklusive bilagor HUL-hjälpmedel hjälpmedel som ingår i HUL- samarbetet HUL-lager fabriksnya produkter som ägs av HUL-enheten för att öka leveranssäkerheten HUL-samarbetet/Hjälpmedel i Uppsala län länets kommuner (utom Älvkarleby) i samverkan K-hjälpmedel hjälpmedel som kommunerna själva hanterar och ansvarar för Kvalitetsmöten samordningsforum där HUL-enheten och NHL diskuterar samverkan, rutiner, produkter, eventuella avvikelser mm LOU lagen om offentliga upphandlingar NHL - nätverk för hjälpmedelsansvariga i länet hjälpmedelsansvariga från samtliga kommuner inom HUL-samarbetet Prisgrupper överenskommen modell för köp och sälj mellan kommunerna Produktleverantör leverantör av nya produkter Sortimentsgrupp - grupp bestående av utsedda representanter för hjälpmedels-förskrivare, hjälpmedelskonsulent och hjälpmedelstekniker Uppdragstagaren - Uppsala kommun, f. n. äldreförvaltningen Underleverantör leverantör av tjänster, exempelvis rekonditionering och transporter 1.2 Kvalitetsmål och kvalitetsmått Kvalitetsarbetet baseras på HUL-samarbetets övergripande mål som bereds i NHL och beslutas av styrgruppen. HUL redovisar resultatet årligen i maj och vid helårsbokslut på kvalitetsmöte samt till styrgruppen Tillgänglighetmål, telefon och mail Mål: Telefontillgängligheten hos kundtjänst och hjälpmedelskonsulent under avtalade tider ska vara 98% Mått: Andel besvarade telefonsamtal till kundtjänst och hjälpmedelskonsulent (OBS! mäts av kommunerna) Mål: Återkoppling på mail till hjälpmedelskonsulent ska ske inom tre arbetsdagar Mått: Andel mail till hjälpmedelskonsulent som återkopplats inom tre arbetsdagar Mål: Återkoppling på mail till kundtjänst ska ske inom en arbetsdag Mått: Andel mail till kundtjänst som återkopplats inom en arbetsdag Leveranssäkerhet, tid och kvalitet Mål: Andel lagerhållna produkter såsom mobila hygienstolar, mobila lyftar, manuella rullstolar (ej aktivrullstolar) och sängar som levererats i tid ska vara 95 % Mått: Andel lagerhållna produkter såsom mobila hygienstolar, mobila lyftar, manuella rullstolar (ej aktivrullstolar) och sängar som levererats i tid Mål: Minst 98 % av leveranserna ska uppfylla målsättningen att rätt produkt levererats till rätt adress 4

35 efter utförd leveranskontroll Mått: Andel leveranskontrollerade leveranser som levererats till rätt adress Väntetider och återkoppling, konsulent, tekniker och service Mål: Andel utprovningstider hos hjälpmedelskonsulent som erbjudits inom 20 arbetsdagar ska vara 95% Mått: Andel utprovningstider hos hjälpmedelskonsulent som erbjudits inom 20 dagar Mål: 95% av alla arbetsordrar på reparation ska påbörjas inom tre arbetsdagar Mått: Andel arbetsordrar som påbörjats inom tre arbetsdagar Mål: 100 % av arbetsordrarna ska återkopplas i beställarsystemet* *med återkoppling menas rapportering från tekniker om eventuell försening, anledning till detta och prognos om när beställningen kommer att bli utförd, eller att beställda tjänster blivit utförda och vilka åtgärder som gjorts Mått: Andel i beställarsystemet återkopplade arbetsordrar Ekonomi Mål: Avvikelse mot budgeterat resultat ska vara 0 tkr Mått: Delårs- och helårsbokslut 2. Genomförande 2.1 Uppdragets omfattning HUL-enheten ansvarar för HUL-hjälpmedlen och kommunerna ansvarar för K-hjälpmedlen. HUL-enheten bistår dock HUL-samarbetet med sin specialistkompetens i hjälpmedelsfrågor som rör både HUL- och K-hjälpmedel. Hög återanvändning av hjälpmedel inom HUL-samarbetet möjliggörs genom ett system för begagnatmarknad med köp och sälj mellan kommunerna. Begagnade produkter ska användas i första hand, i andra hand används produkter från HUL-lagret och i tredje hand beställs produkter från produktleverantör. HUL-enheten ska tillhandahålla de gemensamt ramupphandlade produkterna av HUL-hjälpmedel samt reservdelar och tillbehör till dessa. HUL-enheten ska även, efter överenskommelse i respektive ärende, tillhandahålla HUL-hjälpmedel utanför upphandlat sortiment. Service och leveranstider varierar i respektive ärende. 2.2 Personal HUL-enhetens ledning ska uppfylla kraven i hälso- och sjukvårdslagen (HSL 2017:30). HUL-enheten ansvarar för att enhetens personal har ett professionellt bemötande och den utbildning och erfarenhet som krävs för de arbetsuppgifter som följer av avtalet. Personalen ska tala, skriva och förstå svenska. Hjälpmedelskonsulentens och hjälpmedelsteknikerns roller och ansvar kräver fördjupad kunskap om hjälpmedel avseende funktionell nytta och individanpassning för den enskilde. Arbetet innefattar rådgivning, utprovning/anpassning, utbildning, sortimentsarbete, upphandlingsarbete och omvärldsbevakning. 5

36 Hjälpmedelskonsulenterna ska ha ett konsultativt arbetssätt, god pedagogisk förmåga och bistå förskrivarna i förskrivningsprocessens olika delar. Hjälpmedelskonsulenterna ska vara insatta i respektive kommuns riktlinjer. Hjälpmedelsteknikerna ska ha fördjupad kunskap om hjälpmedel avseende teknisk funktion, vara serviceorienterade och utföra reparationer och teknisk rådgivning till förskrivarna. 2.3 Samverkan och roller i organisationen Hjälpmedelsansvarig (HAL) HAL i respektive kommun har, i samarbete med HUL-enheten, ett övergripande ansvar för hjälpmedelshanteringen utifrån perspektiven patientsäkerhet, kvalitet och ekonomi NHL Nätverk för samtliga HAL inom HUL-samarbetet. NHL är ett länsövergripande samverkansforum inom hjälpmedelsområdet. Nätverket har regelbundna möten där bl.a. riktlinje-, rutin- och utvecklingsfrågor som rör hjälpmedelsförsörjning och patientsäkerhet hanteras. NHL förbereder aktuella frågor och synpunkter inför kvalitetsmöte och styrgrupp Kvalitetsmöten HUL-enheten och HAL från respektive kommun ska hålla gemensamma, regelbundna kvalitetsmöten vid minst åtta tillfällen per år. HUL-enheten är sammankallande till dessa möten. Eventuella förhinder för kommuner att delta i gemensamt möte medför ingen skyldighet för HUL-enheten att anordna nytt kompletterande möte. Syftet med kvalitetsmötena är att diskutera samverkan, rutiner och eventuella avvikelser för att komma fram till lösningar och/eller åtgärder för att förbättra kvaliteten i tjänster och produkter. Samverkan ska också ske gällande utbildningar, omfattning och innehåll inom begagnatmarknaden samt ramupphandlingar. Vid behov av prioriteringar inom HUL-enhetens tjänste- och kompetensområden ska detta ske i överenskommelse med NHL på kvalitetsmöte. 2.4 Lagar och föreskrifter HUL-enheten ansvarar för att avtalade tjänster utförs och att produkter hanteras enligt gällande lagar, förordningar, föreskrifter och överenskomna rutiner. Det ska även ske i enlighet med respektive kommuns riktlinjer inom området. 3. Hjälpmedelshantering 3.1 Tillgänglighet Öppettider Vardagar 6 tim/dag. Öppettider överenskommes med NHL. Tillfälliga begränsningar av servicenivå/tillgänglighet ska ske i överenskommelse med NHL och med minst två veckors framförhållning. Lägre bemanning i samband med semester meddelas senast sex veckor innan på kvalitetsmöte Generell rådgivning via telefon och mail Kundtjänst vägleder och hänvisar förskrivare, brukare, anhöriga m fl till rätt instans/person under gällande öppettider. Mailsvar senast nästkommande vardag Teknisk hjälpmedelssupport via telefon och mail Hjälpmedelstekniker vägleder och stödjer förskrivare i hjälpmedelstekniska frågor under gällande öppettider. Mailsvar senast nästkommande vardag. 6

37 3.1.4 Hjälpmedelssupport på individnivå via telefon och mail En timma per konsulent och dag enligt fastställt schema, se lokala rutiner. Återkoppling på mail ska ske inom tre arbetsdagar Support i beställarsystem Drift, registrering och teknisk support i Förskrivarportalen, under gällande öppettider. Mailsvar senast nästkommande vardag. Uppdatering av information gällande rutiner i Förskrivarportalen och revidering av användarmanualen sker vid behov Övrigt Förteckning över anställda och deras ansvarsområden ska finnas i Förskrivarportalen, med telefonnummer och mailadresser till kundtjänst, konsulenter och chefer. 3.2 Kommunikation Informationsblad HUL-nytt HUL-enheten ger ut informationsblad minst sex gånger per år till samtliga förskrivare/beställare i länet. HUL-nytt ska innehålla information om exempelvis sortiment, tillgänglighet och utbildningar Sortiment Förändringar i sortiment kommuniceras skriftligt av HUL-enheten till NHL och på kvalitetsmöte. HUL-enheten har ansvar för att kontinuerligt kommunicera sortimentsblad för HUL- och K- hjälpmedel till NHL vid nya och reviderade avtal, eller vid förändringar hos produktleverantör, och att dessa också görs tillgängliga för förskrivare i Förskrivarportalen. Sortimentsblad för K-hjälpmedel med det upphandlade sortimentet skickas till HAL för kommununika ändringar. HAL ansvarar för att lägga upp dessa i respektive kommuns mapp i Förskrivarportalen. 3.3 Leveranser Leveranser till basförråd och angivna leveransadresser sker enligt schema och ska ske vid nästkommande schemalagda leveransdag om beställning är HUL-enheten tillhanda senast kl dagen innan - se lokala rutiner. Transport, leverans/hämtning av sängar, lyftar och av skrymmande hjälpmedel (ex duschvagn, tippbräda/ståhjälpmedel) till/från privata adresser sker på beställning. Extratransporter/akuttransporter (gäller säng och lyft) sker samma dag om beställning inkommer före kl 14:00. Om beställning inkommer efter kl 14:00 sker leverans nästa dag. Leveranstider från produktleverantörerna framgår av ramavtalen. 3.4 Förskrivarutbildning HUL-enheten tillhandahåller förskrivarutbildningar inom förskrivningsbara produktområden med minst två nystarter per år oavsett deltagarantal - se lokal rutin. Vid behov ska flera utbildningstillfällen erbjudas. HUL-enheten ansvarar för att informera NHL om en förskrivarutbildning blir fulltecknad, beslut om åtgärd fattas efter diskussion med NHL. Förskrivarutbildningar ska vara på grundläggande nivå, men vid behov ska HUL-enheten även kunna erbjuda fördjupningar inom vissa produktområden som överenskommes i samarbetet - se lokala rutiner. Om det finns skäl att ställa in ett utbildningstillfälle ska detta ske i överenskommelse med NHL. Efter överenskommelse vid kvalitetsmöte ska möjlighet finnas att förlägga förskrivarutbildning ute i respektive kommun inom vissa produktområden, t ex för förskrivning av madrasser. Kriterier och rutiner - se lokal rutin. Kunskap om Förskrivarportalen ska integreras i respektive förskrivarutbildning. HUL-enheten ska registrera deltagarförteckning vid utbildningarna. 7

38 Produktvisning ska alltid ske i samband med nytt upphandlat sortiment. Bokad utbildningsplats som inte utnyttjas debiteras med 400 kr för halv dag och 800 kr för hel dag. Avbokning senast 24 timmar innan kursstart debiteras inte. 3.5 Reservdelar och tillbehör Reservdelar och tillbehör ingår i basen, men inventariemärkta tillbehör och tillbehör av större värde faktureras berörd kommun - se lokal rutin. Vid återlämning är det fri nytta för kommunerna i HULsamarbetet. 3.6 HUL-lagret HUL-lagret består av frekventa sortimentsprodukter samt eventuellt andra produkter som tas fram i överenskommelse med HAL på kvalitetsmöte. Produkt ur HUL-lagret ska användas vid tillfällen då den inte finns tillgänglig i begagnatlagret för att möjliggöra snabb leverans. Dessa produkter finansieras genom att kommunen betalar inköpspris med ett administrativt påslag om 4% för utlagd räntekostnad. Förteckning ska finnas över de typer av produkter som ingår i HUL-lagret - se lokala rutiner. HUL-lagret ska innehålla: HUL-hjälpmedel Hjälpmedel för tunga brukare Hjälpmedel vid utskrivning från slutenvården 3.7 Utprovning Utprovning kan ske med hjälpmedelskonsulent och/eller hjälpmedelstekniker på HUL-enheten eller i hemmet. Utprovningstid ska erbjudas senast inom fyra veckor (20 arbetsdagar) efter inkommen order. Tid debiteras enligt prislista rörliga kostnader, se prisbilagan. Bokad telefontid hos hjälpmedelskonsulent för konsultation gällande specifik kund debiteras som rörlig kostnad. Bokad utprovning där brukare/förskrivare uteblir eller avbokar inom 24 timmar debiteras enligt hjälpmedelskonsulent och hjälpmedelsteknikers timtaxa för den bokade tiden. Gäller inte måndagar där kund eller förskrivare blivit sjuk under helg. 3.8 Teknisk service Reparation av hjälpmedel som köpts in och ägs av andra kommunala verksamheter, exempelvis transportrullstolar på särskilda boenden för äldre, utförs i mån av tid av HUL-enheten och faktureras den berörda enheten direkt Reparationer och anpassning Reparationer och anpassningar ska utföras inom tre arbetsdagar om beställning inkommit före kl 08:00, förutsatt att reservdel och tillbehör finns i lager och att brukaren är nåbar. Ska ske enligt fastställt körschema - se lokala rutiner. För debitering av reparation vid punktering - se lokala rutiner Akuta reparationer Ska utföras samma dag om beställning inkommit före kl vardagar och före kl dag före röd dag, förutsatt att reservdelar finns i lager. I förekommande fall görs hemtransport av elrullstol Specialanpassning Efter utprovning och inkommen anvisning påbörjas specialanpassning inom tre arbetsdagar - se lokala rutiner Förebyggande underhåll Utförs enligt inkommen beställning. 8

39 3.8.5 Besiktning Enligt lag ska lyftar besiktas årligen. Sängar besiktas vid rekonditionering eller enligt beställning. Övriga hjälpmedel enligt beställning Installation/nedmontering av stationär lyft Installation av stationär lyft ska vara klar inom sex veckor (30 arbetsdagar) från att beställning gått till produktleverantör. Nedmontering ska vara klar inom två veckor (10 arbetsdagar) från beställning till produktleverantör. Ovanstående gäller under förutsättning att förskrivaren och brukaren varit nåbara för en överenskommen tid under denna period Säkerhetsmeddelande HUL-enheten ansvarar för säkerhetsmeddelande för HUL-hjälpmedel i samarbete med respektive kommun. Säkerhetsmeddelande för K-hjälpmedel ansvarar kommunerna själva för om inte annat överenskommits med HUL-enheten Garanti vid service HUL-enheten tillhandahåller minst tre månaders garanti på arbete. Eventuell återstående tid av tillverkargarantin skall beaktas vid debitering av reparationer. Om reparationer utförs under tillverkargarantin skall kostnaden inte belasta kommunerna. Garantireparation får endast utföras i samråd med produktleverantör/tillverkare. 3.9 Jourverksamhet Jourverksamhet innebär akuta åtgärder, exempelvis säng eller personlyft som fastnar i ett läge som gör hjälpmedlet oanvändbart för den enskilde och/eller innebär en patientsäkerhetsrisk. Inga reparationer utförs av jourverksamheten. Hjälpmedel som gått sönder utanför hemmet, men inom länet, transporteras hem av jourverksamheten vid behov. Med jourtid avses: Vardagar: kl 14:00-07:00 Helger: fredag kl 14:00 till måndag kl 07:00. Dag före röd dag från kl 11: Rekonditionering HUL-enheten ansvarar för att HUL-hjälpmedlen rekonditioneras och bistår kommunerna med lösning till rekonditionering av K-hjälpmedel. Rekonditionering av hjälpmedel ska ske enligt produktleverantörens anvisning Skrotning HUL-enheten utför skrotning av HUL-hjälpmedel efter överenskommelse med NHL - se lokala rutiner. Skrotningsrapport skickas till respektive HAL en gång per månad Inköp av hjälpmedel HUL-enheten ska göra inköp av HUL-hjälpmedel på beställning från kommunerna Upphandlingar av produkter och tjänster HUL-enheten ansvarar för upphandlingsprocessen - se lokal rutin. Uppsala kommuns upphandlingsenhet genomför upphandlingar av HUL- och K-hjälpmedel samt tjänster enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Kommunerna ansvarar för att meddela HUL-enheten sitt deltagande i olika upphandlingar. 9

40 Upphandling av produkter Produktgrupper som ska upphandlas återfinns i produktbilaga Sortimentgrupp Kommunerna ansvarar för att förskrivarrepresentant från egna kommunen deltar i respektive sortimentsgrupp. Sortimentsgruppen deltar i upphandlingsprocessen, bedömer och utvärderar hjälpmedelssortimentet inom aktuell produktgrupp utifrån olika aspekter (kvalitet, funktion etc.) i syfte att säkerställa och utveckla kvalitet och kostnadseffektivitet inom området. I respektive sortimentsgrupp ska brukarorganisationer erbjudas att delta med 1 2 deltagare per grupp. Övrig samverkan med brukarorganisationerna ansvarar respektive kommun för Upphandling av tjänster Upphandling av tjänster i form av transporter, lagerhållning samt service och rekonditionering ska göras i samverkan med HAL från respektive kommun Utveckling Utvecklingsgruppen är ett forum för utvecklingsfrågor rörande t ex innovationer och välfärdsteknik, samt utredning och utveckling av nya produkter och tjänster. Representerade kompetenser ska vara HAL, hjälpmedelskonsulenter och -tekniker. HUL-enheten är sammankallande för gruppen Reklamation och avvikelser Tillbud och Lex Maria Vid ett tillbud eller en negativ händelse med ett HUL-hjälpmedel ansvarar HUL-enheten för anmälan till Läkemedelsverket och tillverkaren, kopia skickas till berörd kommun. HAL har motsvarande ansvar om det inblandade hjälpmedlet är ett K-hjälpmedel. I båda fallen ska den aktuella kommunens MAS eller MAR utreda och bedöma ifall händelsen också ska anmälas enligt Lex-Maria till IVO Reklamation till produktleverantör HUL-enheten ansvarar för reklamationer som rör HUL-hjälpmedel och HAL ansvarar för reklamationer som rör K-hjälpmedel Kundavvikelse HUL-enheten ska ha ett användarvänligt system för att hantera kundavvikelser samt rapportera avvikelser vid varje kvalitetsmöte Uppföljning av avtal med produktleverantör och underleverantör HUL-enheten ansvarar för uppföljning och utvärdering av leverantörer. HUL-enheten ska inhämta information från HAL inför uppföljningsmöten med produktleverantör och underleverantör. 4. Ekonomi Kommunerna faktureras för driften av HUL-enheten och de överenskomna produkter som säljs från HUL-lagret se grundavtal och prisbilaga. Kommunerna fakturerar varandra för köp- och sälj av produkter inom begagnatmarknaden. Nya produkter faktureras kommunerna direkt av respektive produktleverantör. 10

41 4.1 Statistik och uppföljning Köpta och sålda nya och begagnade hjälpmedel: tertialvis Produktgrupper: Manuella rullstolar, elrullstolar, mobila hygienstolar, arbetsstolar, sängryggstöd, kognition, mobila lyftar, sängar, elgåbord samt övriga hjälpmedel. Mätparametrar: - köpt begagnad produkt från annan kommun (SEK) - sålt begagnat från annan kommun (SEK), - köpt från HUL-lager (SEK), - köpt från leverantör (SEK) - antal produkter fördelat per månad för respektive kommun. Nyttjad konsulent- och teknikertid: årsvis i januari Mätparametrar: - antal utprovningar - antal konsulentordrar - antal timmar utprovning konsulent - antal timmar utprovning utprovningstekniker - antal arbetsordrar utetekniker - antal besök utetekniker - antal timmar utetekniker redovisat per kommun och månad Lagersaldo begagnade produkter i lagret: en gång per år i september Produktgrupper: Inventariemärkta hjälpmedel som har årsgräns för skrotning, t.ex. manuella rullstolar fördelat på transport-, allround- resp. komfortrullstolar och mobila hygienstolar. Mätparametrar: Antal av respektive hjälpmedel som finns i lager resp. ute hos kund som är 9 år och äldre för manuella rullstolar och 6 år och äldre för mobila hygienstolar, fördelat per kommun. Skrotningsrapport: tertialvis Produktgrupper: Inventariemärkta hjälpmedel Mätparametrar: Inventarienummer och datum för skrotning per kommun Kvalitetsmått enligt punkt 1.2: i maj och helårsbokslut innan redovisning till styrgrupp Antal brukare som har hjälpmedel: årsvis i januari Mätparametrar: Antal brukare i resp. kommun som har hjälpmedel och antal hjälpmedel som har frisläppts från HUL-enheten till respektive kommun, fördelat på K- respektive HULhjälpmedel. K-hjälpmedel: halvårsvis i april och oktober Produktgrupper: Lyftselar Mätparametrar: Brukarinformation (personnummer, namn och adress), förskrivare, produktnummer, produktbenämning, kundnummer, inventarienummer, frisläppt datum Rådatafil frisläppta hjälpmedel från HUL: halvårsvis i januari och augusti Produktgrupper: Samtliga HUL- och K-hjälpmedel Mätparametrar: Brukarinformation (personnummer, namn och adress), förskrivare, 11

42 produktnummer, HUL- eller K-hjälpmedel, produktbenämning, kundnummer, inventarienummer, frisläppt datum, returdatum Elrullstolsinnehav: årligen i mars Produktgrupper: Elrullstolar Mätparametrar: Brukarinformation (personnummer, namn och adress), förskrivare, produktnummer, produktbenämning, kundnummer, inventarienummer, frisläppt datum. Fakturaunderlag teknikertid och konsulenttid: månadsvis per kommun Mätparametrar: Ordertyp, ordernr, frisläppt datum, brukare, benämning, frisläppt av, antal, pris och fakturabelopp Övrig begärd statistik ska kunna lämnas på begäran inom två veckor Verksamhetsberättelse: årsvis i februari Verksamhetsplan: årsvis i februari 12

43 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Vår beteckning VON 2018/00001 nr 2579 Socialförvaltningen Socialförvaltningens stab Lena Fertig, Administrativ controller/ Nämndsekreterare Ärende 7 Förvaltningen informerar Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden tackar för informationen. Inbjudna Aktuellt inom kommunal hälso- och sjukvård Iréne Eklöf och Monica Lundquist Information Stående punkt: Redogörelse efter partsamverkan i SocSam den Stående punkt: Lägesrapportering, beläggning och antal i kö för särskilt boende Stående punkt: Lägesrapportering, byggandet av nya Äldreboendet Öppna jämförelser Förstärkt praktikhandledning Effektiv närvård 2030 TML-HSVO Avdelningen för Stöd till äldre och funktionsnedsatta Personalförändringar, rekryteringar och sommarbeläggning Avdelningen för Stöd till vuxna Personalförändringar, rekryteringar och sommarbeläggning

44 TJÄNSTESKRIVELSE YTTRANDE 1(1) Datum Vår beteckning VON 2018/00022 nr 3084 Förvaltningschef socialtjänsten Förvaltningschef socialtjänsten Thomas Brandell, Socialchef Ärende 8 Remiss - Yttrande över motion: Subventionerade resor för våra pensionärer Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner förvaltningens yttrande och överlämnar yttrandet till kommunfullmäktige. Sammanfattning I september 2017 inkom socialdemokraterna med en motion om att Håbo kommun ska tillhandahålla tätortskort för bussresor för kommunens pensionärer till en självkostnad av 100 kronor per månad. Kommunstyrelsen kansli har genomfört en utredning kring vilka effekter ett subventionerat busskort kan få och har remitterat utredningen till vård- och omsorgsnämnden för yttrande. Synpunkter Utredningen från kommunstyrelsen kansli är väl genomförd och redovisar enligt förvaltningens mening de områden som är väsentliga för att kunna fatta ett beslut. Det konstateras att man mycket väl kan subventionera resor för en viss grupp, till exempel pensionärer, utan att bryta mot likställighetsprincipen i kommunallagen. Det framgår också att ett drygt 30- tal kommuner i Sverige subventionerar resor för pensionärer. En viktig slutsats i utredningen är enligt förvaltningens mening att subventionerade bussresor endast i begränsad omfattning kommer att minska kostnaderna för färdtjänst eftersom förutsättningen för färdtjänst är att man inte kan resa med kollektiva färdmedel. Man kan därför på goda grunder anta att subventionerade busskort för pensionärer skulle innebära kostnadsökningar för kommunen. I en tid där alla prognoser från Sveriges kommuner och landsting (SKL) och andra aktörer pekar mot att de 5-10 kommande åren kommer att bli ekonomisk tuffa för kommunerna är det enligt förvaltningens bedömning inte rimligt att åta sig en ny kostnad. Beslutsunderlag Denna tjänsteskrivelse, daterad , dok.nr 3084 Remiss, motion, KS 2017/00578 Ställningstagande Förvaltningen föreslår att motionen om subventionerade bussresor för pensionärer avslås. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen

45 DELEGATIONSBESLUT 1(1) Datum Vår beteckning KS 2017/00578 nr Kommunstyrelsen Delegationsbeslut - Remiss motion Beslut 1. Kommunstyrelsen remitterar rubricerad motion och utredning till vårdoch omsorgsnämnden för yttrande. 2. Yttrandet ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast 10 maj Sammanfattning Enligt punkt 11.1 i kommunstyrelsens delegationsordning äger kanslichef, efter vidaredelegation från kommundirektör, rätt att remittera motioner och medborgarförslag till annan nämnd eller instans, för yttrande. I kanslichefens frånvaro eskalerar delegation till kommundirektör. Mot bakgrund av ovanstående remitteras motionen subventionerade bussresor för våra äldre och utredningen till vård- och omsorgsnämnden för yttrande. I motionen föreslås att Håbo kommun ska tillhandahålla tätortskort för pensionärer till en självkostnad av 100 kronor per månad. Av nämndens yttrande ska det framgå huruvida nämnden anser att åtgärden ska genomföras eller inte, om nämnden anser att motionen ska avslås eller bifallas. Beslutsunderlag Motion Subventionerade resor för våra äldre Utredning Vipul Vithlani TF kommundirektör Beslutet skickas till: Vård- och omsorgsnämnden

46 UTREDNING 1(3) Datum Vår beteckning KS 2017/00578 nr Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens kansli Clara Thorgren, Kommunsekreterare Utredning subventionerade resor för våra äldre Bakgrund UL är sedan 1 januari 2012 en förvaltning, kollektivtrafikförvaltningen, inom Region Uppsala. Region Uppsala är en regional kollektivtrafikmyndighet med ansvar för utvecklingen av länets regionala kollektivtrafik. UL handlägger Region Uppsalas myndighetsuppgifter och svarar för den operativa administrationen av kollektivtrafiken i Uppsala län. Förvaltningens uppgifter är bland annat: - arbeta med strategiska lång- och kortsiktiga planer - utveckla resmöjligheter och systemen - upphandla trafiktjänster av fristående trafikföretag - utveckla och underhålla hållplatser och terminaler - samordna tidtabeller och priser - att utveckla försäljningskanaler och biljettutbud - att informera om och marknadsföra biljetterbjudanden och resmöjligheter Detta innebär att kommunen inte längre tar intäkter och kostnader för kollektivtrafiken i Håbo kommun. Innan huvudmannaskapet för kollektivtrafiken flyttades över hade Håbo kommun möjlighet att erbjuda särskilda grupper kollektivtrafik inom det befintliga utbudet. Kommunen vill fortsatt kunna erbjuda denna service och har sedan 2012 vid flera tillfällen tillskrivit UL. Håbo kommun tillskrev Kollektivtrafikförvaltningen UL i december 2013 med begäran om en offert på tilläggstrafik innebärande att skolklasser och pensionärer ska kunna åka gratis med tätortstrafiken inom Bålsta, vardagar mellan klockan och Kollektivtrafikförvaltningen UL svarade i maj 2014 med att offert inte kunde ges eftersom förvaltningen bedömer att rabatter till enskilda kundgrupper inte faller inom tillköpsmöjligheten och hänvisar till Avtal om ansvar för den regionala kollektivtrafiken i Uppsala län och att tillköp endast bör förekomma i mycket begränsad omfattning och under begränsad tid. Kommunstyrelsen beslutade i maj 2015 att tillskriva Kollektivtrafikförvaltningen igen. Håbo kommun efterfrågade en offert från Kollektivtrafikförvaltningen på tilläggstrafik i syfte att erbjuda gratis bussresor i lågtrafik till ålderspensionärer som fyllt 65 år samt förtidspensionärer. Kommunstyrelsen beslutade i februari 2017 att skicka en skrivelse till UL med begäran om skriftligt svar på tidigare skickat brev om gratis bussresor för pensionärer. I september 2017 inkom Socialdemokraterna med en motion där det föreslås att Håbo kommun ska tillhandahålla tätortskort för pensionärer till en självkostnad av 100 kronor per månad. Utredning Som UL tidigare tillskrivit kommunen ryms inte rabatter till enskilda kundgrupper inom tillköpsmöjligheten. Detta innebär att kommunen står för de ekonomiska konsekvenserna att tillhandahålla subventionerade busskort.

47 UTREDNING 2(3) Datum Vår beteckning KS 2017/00578 nr Likställighetsprincipen är av stor betydelse när kommuner fattar beslut om kommunala avgifter och när det gäller avgiftssättning får kommunerna inte föra någon godtycklig politik. De kommunmedlemmar som befinner sig i samma situation ska som utgångspunkt betala samma avgifter. En viktig fråga är under vilka förutsättningar som en kommun får ta ut olikformiga avgifter. Det är otillåtet att differentiera avgifter med hänsyn till personliga förhållanden, om inte annat är särskilt stadgat. Det finns många exempel där kommuner ger rabatter till barn och pensionärer när det gäller avgifter till kommunala anläggningar eller kommunala kommunikationer. Dessa grupper anses generellt sett ha en sämre betalningsförmåga. Med dessa förutsättningar kan pensionärer ses som en grupp som generellt har sämre betalningsförmåga och utan att strida mot likställighetsprincipen få subventionerade bussresor. Förvaltningen ser viss problematik med att endast erbjuda subventionerade resor i Bålsta tätort då pensionärer i andra delar av kommunen tillhör samma grupp. Om kommunen skulle erbjuda subventionerade bussresor för alla pensionärer i kommunen kan biljetterna ändå skilja i pris eftersom kommunen tar olika kostnader för olika busskort. Det är över 30 kommuner i Sverige som erbjuder gratis eller subventionerade bussresor för pensionärer. Att åka gratis eller att erbjuda subventionerade resor har i andra kommuner ökat kollektivtrafikåkandet betydligt och även i vissa kommuner minskat användningen av färdtjänst. Det kan också ses som en miljösatsning, då fler väljer bort bilen. Befolkningsstatistik BÅLSTA TÄTORT 65 w år 3110 personer Varav år 2360 personer HELA KOMMUNEN 65 w år 3770 personer Varav år 3150 personer Kostnader UL erbjuder idag subventionerade resor för pensionärer, ett månadskort för en pensionär som gäller för hela länet kostar 530 kr, det finns även 90 dagars- och årskort. Det finns ett tätortkort som gäller för resor inom Enköping, Bålsta, Knivsta/Alsike, Östhammar eller Skutskär som kostar 375 kr, biljettpriset är inte subventionerat för någon grupp. Eftersom tätortskortet inte är subventionerat för någon grupp saknas statistik på antal pensionärer som nyttjar kortet. Vad gäller det subventionerade länskortet, finns statistik på antal påstigningar som görs i Håbo kommun. År 2016 gjordes 3777 påstigningar med länskortet, år 2017 gjordes 4530, vilket är mellan påstigningar per dag. Trots statistiken som finns att tillgå är det svårt att uppskatta hur många pensionärer som skulle nyttja subventionerade busskorten. För att kunna erbjuda tätortskort för 100 kr tar kommunen en kostnad om 275 kr per kort. Om kommunen tar samma kostnad för månadskortet för resor i hela länet kostar kortet 255 kr. I kommunen finns det 3770 personer mellan 65-w år, om hälften nyttjar subventioneringen tar kommunen en kostnad om ca kr/månad. Om 20 % av alla pensionärer nyttjar subventioneringen tar kommunen en kostnad om ca kr/månad. Eftersom det inte finns exakt

48 UTREDNING 3(3) Datum Vår beteckning KS 2017/00578 nr statistik att tillgå är det svårt att i dagsläget göra en korrekt kostnadsbedömning. Även administrativa kostnader tillkommer för handläggning. Man måste också ta ställning till om förtidspensionärer ska omfattas. Om färdtjänsten skulle minska med 3 % innebär det en besparing på ca kr/år, men en invändning är att man bara är berättigad färdtjänst ifall man är förhindrad att åka kollektivtrafik. Biståndshandläggaren tar in läkarintyg på detta innan beslut om färdtjänst, så en minskningseffekt av färdtjänstresandet till följd av billigare busskort torde alltså bli ganska liten. Däremot kan det ju finnas andra, mjukare, värden i att genom lägre kostnader uppmuntra den äldre till ökat kollektivresande. Finansiering Som framgår av sammanställningen ovan så kan kostnaderna för kommunal subventionering till pensionärskollektivet variera beroende på hur många som utnyttjar denna möjlighet. Det måste göras en politisk avvägning om kostnaderna ska finansieras inom vård- och omsorgsnämndens budget eller om medlen ska tas från andra nämnders budgetar. Som framgår av utredningen så bedömer förvaltningen att kostnaderna för färdtjänsten inte kan minskas eftersom färdtjänsten är biståndsbedömd.

49 Motion Subventionerade resor för våra pensionärer Håbo kommun har tidigare vid ett flertal tillfällen tillskrivit UL om gratis bussresor inom Håbo kommun för våra pensionärer. Tyvärr så har vi fått negativa svar från kollektivtrafikförvaltningen. Vi Socialdemokrater föreslår därför att Håbo kommun tillhandahåller tätortskort för våra pensionärer till en självkostnad av 100 kronor per månad. Vi föreslår därför Att Håbo kommun tillhandahåller tätortskort för våra pensionärer till en självkostnad av 100 kr. För Socialdemokraterna Agneta Hägglund (S)

50 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Vår beteckning VON 2018/00029 nr 3079 Socialförvaltningen Förvaltningschef socialtjänsten Thomas Brandell, Socialchef Ärende 9 Sätt ljus på natten kvalitet i särskilt boende för äldre Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att anta SKL:s rekommendation för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre. Sammanfattning SKL har i samråd med bland andra Föreningen Sveriges socialchefer och Vårdföretagarna tagit fram en rekommendation som syftar till att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre. Ärende Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Regeringen valde istället att förtydliga socialtjänstförordningen med innebörden att det utifrån den enskildes aktuella behov ska finnas tillgång till personal dygnet runt. Syftet med denna formulering var att ge utförarna av vård och omsorg ett incitament att göra en kontinuerlig anpassning av stöd och hjälp utifrån den enskildes behov. SKL rekommenderar kommunerna att stärka och utveckla kvaliteten enligt följande fyra huvudpunkter Koll på läget. Planera utifrån individens behov. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter Ledarskap SKL rekommenderar att kommunerna antar rekommendationen. I Uppsala län har några kommuner fattat beslut om att anta rekommendationen ifråga. Sannolikt kommer övriga kommuner i länet också att anta rekommendationen liksom flertalet kommuner i landet Ekonomiska konsekvenser och finansiering Det går inte att se att ett antagande av rekommendationen i sig själv skulle leda till vare sig högre eller lägre kostnader. Vi arbetar redan idag med att vi vid behov kan förstärka med personal både på dagtid och nattetid. Det pågår också ett utvecklingsprojekt kring digitala hjälpmedel liksom ett ständigt pågående arbete med utveckling av ledarskap. Beslutsunderlag SKL Rekommendation Beslut skickas till Avdelningschef för stöd till äldre och funktionsnedsatta Avdelningschef för stöd till vuxna SKL

51 Sveriges Kommuner ' och Landsting MEDDELANDE FRÅN STYRELSEN NR 3/ Vårt ärendenr: 17/00003 Kommunstyrelserna Meddelande från styrelsen - Kvalitet i särskilt boende Ärendenr: 16/04652 Förbundsstyrelsens beslut Styrelsen för Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har vid sammanträde den 20 januari 2017 beslutat att rekommendera Sveriges 290 kommuner att fatta beslut att anta rekommendationen i syfte att stärka utveckling och kvalitet på särskilda boenden för äldre nattetid. att i en skrivelse informera kommunerna om rekommendationen Sammanfattning För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram denna rekommendation. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Socialstyrelsens uppdrag med föreskrifterna var att säkerställa en trygg och individanpassad omsorg samt försäkra sig om att det på särskilda boenden för äldre skulle finnas personal dygnet runt som utan dröjsmål kunde hjälpa de äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001 :937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. För att ytterligare stötta kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre har SKL tagit fram denna rekommendation där de områden anges som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet. Sveriges Kommuner och Landsting Post: Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel , Fax: info@skl.se, Org nr: ,

52 Sveriges Kommuner ' och Landsting SKL rekommenderar kommunerna att stärka och utveckla kvaliten enligt följande fyra nedanstående punkter. I. Koll på läget 2. Planera utifrån individens behov 3. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter 4. Ledarskap SKL kommer under 20 I 7 att ge stöd till landets kommuner avseende tillämpningen av rekommendationen. Följande stödinsatser planeras: Identifiera, dokumentera och sprida goda exempel Länsgemensamma dialoger Workshops Webbsändningar riktade till baspersonalen och chefer. Ta fram underlag för upphandling av välfårdsteknik Rekommendationen redovisas i bilaga 1. Sveriges Ko!TIIIluner och Landsting \;ku2ttt- Lena Micko Ordförande

53 PM Vårt dnr: 16/ (12) Vård och Omsorg Greger Bengtsson KVALITET I SÄRSKILT BOENDE Rekommendation för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre Agneta Ivåker Greger Bengtsson Åsa Furén-Thulin Sektionen för Vård och Omsorg Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) December 2016 Sveriges Kommuner och Landsting Post: Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel , Fax: Org nr: , info@skl.se,

54 Vårt dnr: 16/ (12) Innehållsförteckning Rekommendation för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre... 1 Inledning... 3 En värdig vård för de äldsta... 3 Rekommendationen ett verktyg för kvalitetsarbete... 3 Syfte, mål och målgrupp... 3 Implementering i dialog med kommuner och andra intressenter... 4 Ansvarsfördelning och gällande rätt... 4 Ansvarsfördelning och kvalitet... 4 Lagrum särskilda boenden... 4 Ändring av socialtjänstförordningen Utgångspunkter... 6 Vikten av individuell behovsbedömning... 6 Boendemiljön... 7 Bemanning... 7 Digitalisering och nya arbetssätt... 7 Digitalisering en strategisk fråga för hela kommunen... 8 Natten påverkas av dagens aktiviteter... 9 Chefen och ledarskapets betydelse... 9 Rekommendation Koll på läget Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter Ledarskap Implementering... 12

55 Vårt dnr: 16/ (12) Inledning En värdig vård för de äldsta Vi står idag inför en befolkning som blir allt äldre och antalet personer i stort behov av vård och omsorg kommer att öka kraftigt. Att åldras behöver inte i sig betyda funktionsnedsättning, en 75 åring idag har bättre funktionsförmåga än för 30 år sedan, men samhället måste ändå rusta för att en större andel av befolkningen är mycket gamla personer. En betydande del av dessa äldre behöver bo på särskilt boende. De utgör några av samhällets mest sköra och behövande individer. Att säkerställa en god, värdig och för individen anpassad vård och omsorg för dem tillhör därmed en av samhällets allra viktigaste uppgifter. Medarbetarna på landets äldreboenden är den enskilt viktigaste faktorn för att kunna ge en god kvalité för de äldre. Det är därför viktigt att medarbetarnas kunskap och drivkraft tas tillvara i arbetet med att förbättra omsorg och tillsyn nattetid för särskilda boenden. Rekommendationen ett verktyg för kvalitetsarbete För att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på särskilda boenden för äldre har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i dialog med kommuner, Föreningen Sveriges socialchefer, FAMNA och Vårdföretagarna tagit fram denna rekommendation. Bakgrunden är att regeringen våren 2016 avslog Socialstyrelsens förslag till bemanningsföreskrifter för särskilt boende för äldre. Socialstyrelsens uppdrag med föreskrifterna var att säkerställa en trygg och individanpassad omsorg samt försäkra sig om att det på särskilda boenden för äldre skulle finnas personal dygnet runt som utan dröjsmål kunde hjälpa de äldre. Istället för bemanningsföreskrifterna valde regeringen att förtydliga Socialtjänstförordningen (2001:937, 2 kap 3 ). Där framgår det att den enskildes behov ska vara styrande och att personal ska finnas tillgänglig dygnet runt. För att ytterligare stötta kommunernas arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre har SKL tagit fram denna rekommendation där de områden anges som kräver ett särskilt fokus i förnyelse- och förbättringsarbetet. Syfte, mål och målgrupp Målgrupp för rekommendationen är kommunerna i rollen som uppdragsgivare och arbetsgivare samt alternativa utförare i tillämpliga delar. De områden som

56 Vårt dnr: 16/ (12) uppmärksammas är digitalisering, arbetsmetoder och bemanning. SKL noterar särskilt att det finns en viktig utvecklingspotential vad gäller välfärdsteknik. Implementering i dialog med kommuner och andra intressenter Några av framgångsfaktorerna för rekommendationen är att den bygger på en förståelse för de förutsättningar som finns i landets kommuner. I arbetet med rekommendationen har SKL därför fört en dialog med socialchefer, äldreboendechefer och undersköterskor. Sammantaget har ett 60-tal kommuner medverkat. Dessutom har dialog förts med brukarorganisationer, fackliga organisationer och regionala representanter. För att göra rekommendationen till verklighet krävs ett gediget förankringsarbete. Här kommer SKL att medverka till spridning av rekommendationen i dialog med kommunerna. Ansvarsfördelning och gällande rätt Ansvarsfördelning och kvalitet Varje kommun ska ha en fungerande socialtjänst med ansvar för bland annat äldreomsorgsfrågor. Kommunen och dess ledning har det yttersta ansvaret för att äldre i kommunen får det stöd och den hjälp de behöver. Inom varje kommun är det socialnämnden som har ansvaret för verksamhet riktad till behövande oavsett utförare. Det framgår av socialtjänstlagen att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För att uppnå god kvalitet krävs rättssäkerhet, den enskildes medinflytande och insyn, respekt för den enskildes integritet och ett professionellt bemötande. Den enskilde ska känna sig trygg i mötet med socialtjänsten och det stöd han eller hon får. För att uppnå god kvalitet behöver verksamheten använda sig av ett genomtänkt arbetssätt. Det förutsätter att personalen har lämplig utbildning och erfarenhet samt får ett bra stöd och rätt förutsättningar att utföra ett arbete av god kvalitet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Syftet med ledningssystemet är att uppnå god kvalitet inom vård och omsorg genom att verksamheterna uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar, föreskrifter och allmänna råd. Ledningssystemet ska användas för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Socialstyrelsen har gett ut föreskrifter och allmänna råd hur det systematiska kvalitetsarbetet ska bedrivas (SOSFS 2011:9) Lagrum särskilda boenden Det lagrum som reglerar socialtjänsten och äldreomsorgens särskilda boenden är de grundläggande bestämmelserna om integritet, självbestämmande och god kvalitet. De återfinns i 1 kap. 1, 3 kap. 3, 4 kap. 1 samt 5 kap. 5 socialtjänstlagen

57 Vårt dnr: 16/ (12) (2001:453). Bestämmelserna i 5 kap. 4 samma lag om att socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att de får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande (värdegrund) har också betydelse. Socialstyrelsen föreskrift om dokumentation (SOSFS 2014:5) gäller även särskilda boenden för äldre. Ändring av socialtjänstförordningen 2016 Socialtjänstförordningen är sedan den 15 april 2016 förändrad. I förordningen har regeringen förtydligat kommunernas ansvar kring bemanningen nattetid i särskilt boende för äldre. Ändringen av socialtjänstförordningen (2001:937) lyder enligt följande: I en sådan särskild boendeform som avses i 5 kap. 5 socialtjänstlagen (2001:453) ska det, utifrån den enskildes aktuella behov, finnas tillgång till personal dygnet runt som utan dröjsmål kan uppmärksamma om en boende behöver stöd och hjälp. Den boende ska ges det stöd och den hjälp som behövs till skydd för liv, personlig säkerhet eller hälsa. I kommentarerna framkommer att syftet med lydelsen utifrån den enskildes aktuella behov är att tydliggöra att utgångspunkten för det föreslagna tillägget är den enskildes medicinska och sociala behov. Vidare skriver man i kommentarerna att: Kravet på tillgång till personal villkoras med andra ord utifrån den enskildes förutsättningar samt behov av stöd och hjälp. Socialnämnden kan till exempel placera äldre i en så kallad servicelägenhet med trygghetslarm. Vidare förtydligas att de äldre som placeras i exempelvis demensboenden och behöver dygnet runt vård ska tillförsäkras detta. Finns behov av närvarande personal på boendet ska det finnas. Socialnämnden kan fortsatt anpassa tillgången till personal i förhållande till de äldres olika behov i ett boende, där en enskild person kan vara i behov av mer stöd och hjälp än en annan. Genom att utgå från den enskildes behov, undviks en reglering som innebär att alla de särskilda boendena på ett generellt och preciserat vis ska ha tillgång till personal dygnet runt med en viss personalstyrka. Tillägget av begreppet aktuella ger socialnämnden ett incitament att göra en kontinuerlig anpassning av stöd och hjälp utifrån den enskildes behov. Av detta följer att personalen ska uppmärksamma den äldres behov av stöd och hjälp samt vid behov förändra tillgången till personal.

58 Vårt dnr: 16/ (12) Förordningen reglerar inte på vilket sätt personal kan uppmärksamma att en boende har behov av hjälp och därför kan den som bedriver ett särskilt boende själv bedöma på vilket sätt tekniskt stöd kan vara lämpligt. Det är viktigt att tekniskt stöd används på ett sådant sätt att det inte är till nackdel för den enskilde. Vad säger Inspektionen för vård och omsorg (IVO)? Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har tagit fram ett bedömningsstöd för tillsyn vid särskilt boende för äldre. Det bedömningsstöd som IVO idag använder är inte fullt ut anpassat till ändringen i socialtjänstförordningen som rör särskilt boende. Det bedömningsstödet är nu under omarbetning och kommer, som SKL uppfattar det, inte vara i konflikt med dessa rekommendationer Bedömningen betonar individualisering och de faktorer IVO lyfter fram är att det ska finnas tillräckligt med personal för planerade och oplanerade insatser. IVO bedömer att personalbehovet även påverkas av: Lokalernas utformning Individens behov Låsta dörrar (begränsningsåtgärder) Tekniska lösningar Samtycke Integritet Utgångspunkter I denna rekommendation gör SKL en sammanvägd analys och bedömning utifrån lagstiftning, IVO: s bedömningsstöd vid tillsyn samt de iakttagelser som gjorts vid kommunbesök och de samtal som genomförts med företrädare, brukarorganisationer och medarbetare. Vikten av individuell behovsbedömning Den individuella behovsbedömningen är grunden för hur vården och omsorgen planeras och genomförs. Bedömning av behov kan göras av biståndshandläggare, enhetschef, ett team bestående av flera yrkeskategorier, och av baspersonal i aktuella situationer. Bemanning efter behov ansvarar enhetschefen för, men ytterst fördelar socialnämnden och kommunstyrelsen resurserna. De 60 kommuner som SKL haft kontakt med inom ramen för arbetet med rekommendationen har olika lösningar för individuella överenskommelser.

59 Vårt dnr: 16/ (12) Arbetssätten utgår från individens behov och påverkas även av tillgång till välfärdsteknik. Vid nedsatt beslutsförmåga/funktionsnedsättning blir frågan komplex och kräver en genomarbetad metodik där anhöriga är en viktig aktör Tillsyn nattetid innebär också risk för att störa nattsömnen och skapa oro. Socialtjänstlagens intentioner är att individen så långt som möjligt ska få behålla sin integritet och självständighet. Det är därför viktigt att göra individuella överenskommelser kring omsorg och tillsyn nattetid med de som kan ge sitt samtycke, samt hitta metoder för att utröna hur de med begränsade möjligheter till samtycke kan medverka till planeringen av tillsynen. Boendemiljön Lokalernas utformning kan stärka eller minska möjligheterna till överblick över situationen för de boende. Det påverkar vården och omsorgen nattetid då bemanningen är lägre i förhållande till dagen. Bristande lokaliteter kan kompenseras genom användning av tekniska hjälpmedel och/eller förstärkt bemanning. Vid ny- och ombyggnation är det av stor vikt att hänsyn tas till möjligheter till god överblick. Bemanning Socialtjänstförordningen anger att personal utan dröjsmål ska uppmärksamma behov av hjälp och ge hjälp till äldre på särskilt boende. Att uppmärksamma behov utan dröjsmål kan, som framgår i socialtjänstförordningen, göras med såväl teknik som utökad bemanning. När behov av stöd och hjälp har uppmärksammats ska det tillgodoses. Hur och hur snabbt detta ska ske måste utgå från den enskildes behov av stöd och hjälp. Bemanningen nattetid bör därför vara anpassad för att så effektivt och flexibelt som möjligt möta detta behov, exempelvis genom ett anpassningsbart schema. Det är en viktig förutsättning för att få en både kostnadseffektiv och kvalitativ verksamhet. Andra viktiga faktorer att ta hänsyn till vid bemanning är möjligheten för personalen att arbeta heltid, och ge medarbetarna sådana förutsättningar att de klarar att arbeta utifrån de äldres aktuella behov, vilka kan skifta över tid. Det kan betyda att personal ska kunna ställa om och arbeta på flera olika arbetsplatser i relation till det aktuella vård- och omsorgsbehov som finns. Digitalisering och nya arbetssätt Digitaliseringen medger helt nya möjligheter att förändra arbetssätt och i större utsträckning ta vara på den äldres egna förmågor och förutsättningar. Inte minst kan digitala lösningar användas på särskilda boenden för att öka trygghet, självständighet och digital delaktighet. Exempel på detta är digitala trygghetslarm, sensorer för att uppmärksamma behov, nattkameror och olika former av kommunikationshjälpmedel. En viktig fråga är hur arbetssätt och metoder kan möjliggöra att även personer med nedsatt

60 Vårt dnr: 16/ (12) beslutsförmåga får del av välfärdsteknik. De positiva effekter som kan uppnås med välfärdsteknik måste komma även denna grupp till del. Flera kommuner har utvecklat användningen av välfärdsteknikens möjligheter men det finns ett behov av att öka takten för att ge nya möjligheter att tillgodose människors behov av individuella lösningar. Samtidigt som digitaliseringen ger stora möjligheter ställs stora krav på att kommunen tänker igenom användandet bland annat utifrån följande faktorer: Gällande lagstiftning, föreskrifter och praxis, exempelvis personuppgiftslagen (PUL), bestämmelser om dokumentation enligt SOSFS 2014:15 och Datainspektionens krav. Informationssäkerhet Samtycke och beslutsförmåga Integritet Infrastruktur Upphandling Drift, förvaltning och support Kvalitetssäkring Delaktighet hos brukare och anhöriga Medarbetares förutsättningar, arbetsförhållanden och digital kompetens Information, kommunikation och utbildning Jämlikhet och jämställdhet Digitalisering en strategisk fråga för hela kommunen Frågor om digitalisering kan inte endast hanteras separat inom en kommuns olika verksamhetsområden utan behöver i stor grad samordnas. Det finns framför allt ett behov för kommunen att kraftsamla kring kommungemensamma grundläggande förutsättningar som underlättar verksamhetsutveckling genom digitala lösningar. Det handlar bland annat om att på en övergripande kommunnivå ta ansvar för ledning och styrning kring gemensam infrastruktur i form av bredband. I dagsläget är det exempelvis många särskilda boenden som helt saknar den nödvändiga tekniska infrastrukturen som behövs för att digitaliseringens möjligheter ska kunna realiseras. Därutöver finns även mycket att vinna på en ökad samverkan mellan kommuner inte minst vad gäller områden som infrastruktur, juridik, upphandling, standarder för informationssäkerhet och arkitekturprinciper för en sammanhållen digital offentlig förvaltning. SKL:s styrelse beslutade i november 2016 om en Handlingsplan för gemensamma förutsättningar för digital utveckling i kommuner och landsting som ger stöd i detta arbete.

61 Vårt dnr: 16/ (12) Natten påverkas av dagens aktiviteter Hur natten blir påverkas av dagens aktiviteter och vice versa. God mat, ett meningsfullt socialt innehåll och möjlighet till utevistelse med fysisk aktivitet under dagen bidrar till en god nattsömn. En god nattsömn ger å andra sidan ork till dagens aktiviteter och kan minska behov av sömn dagtid. Här krävs en helhetssyn och gemensam planering anpassat utifrån den enskildes behov och önskemål. Det är inte givet att en lösning fungerar för alla. I många kommuner är det rutin att personalen tittar till den äldre ett par gånger nattetid för att säkerställa att hen sover och att inget oväntat inträffat. Men att någon tittar in nattetid kan även vara störande. En ostörd miljö utan onödiga besök, medverkar till en bättre nattsömn och kan minska behov av medicinering. Nattsömnen påverkas positivt av evidensbaserade arbetssätt. Optimal medicinsk behandling vid hjärtsvikt, diabetes och smärta är exempel på viktiga insatser. Läkemedelsgenomgångar där individuell justering av personens hela läkemedelsbehandling görs bidrar till bästa möjliga hälsa och leder dessutom till en låg användning av sömnmedel och lugnande medel. Systematiskt arbete när personen har beteendemässiga och psykiska symptom vid demens bidrar också till minskad oro och bättre nattsömn. Andra viktiga områden att beakta är att undvika lång nattfasta och säkerhetsställa god munhygien. Chefen och ledarskapets betydelse Särskilda boenden är en verksamhet som ställer stora krav på ledarskapet. Verksamheten omsätter betydande ekonomiska värden och bedrivs dygnet runt. Att leda verksamheten handlar både om att ge en god omvårdnad till personer som behöver omfattande vård och omsorg och att leda flera personalkategorier utifrån olika lagrum och kulturer. Verksamheten måste också kunna attrahera och behålla medarbetare samtidigt som man förnyar arbetssätt, inför välfärdsteknik och möter en ny generation av äldre med ökade krav på individualiserad hjälp. Ett närvarande och kompentent ledarskap är en nyckelfråga för att klara av omställningen. En utmaning är att natten präglas av självständigt arbete, ofta utan just närvarande ledarskap. Nattpersonal har av naturliga skäl inte möjlighet att träffa sin chef lika ofta som dagpersonalen. Kommunerna uppger att det finns ett behov av att planeringen och genomförandet av nattens arbete blir än mer transparent. Schemaläggning har stor betydelse för möjligheten att bemanna efter behov. Om detta ska kunna bli verklighet behöver nattpersonalens situation och schemaläggning belysas och adresseras.

62 Vårt dnr: 16/ (12) Rekommendation SKL rekommenderar kommunerna att stärka och utveckla kvalitén enligt följande fyra nedanstående punkter. Koll på läget Socialtjänsten behöver göra individuella bedömningar kring enskilda behov av omsorg och tillsyn på natten. Resultatet måste vägas samman med de förutsättningar som finns i förhållande till lokaler och teknik på respektive särskilt boende. Ledningen behöver i större utsträckning ta reda på hur personalen bedriver arbetet under natten. Detta kan ske genom kontinuerlig dialog och möten med medarbetare. Planera utifrån individens behov Verksamheten behöver säkerställa att respektive individs behov av omsorg och tillsyn nattetid tillgodoses. Det är idag ovanligt att de individuella behoven finns uppmärksammade i genomförandeplaner eller att det finns enskilda överenskommelser hur den äldre vill ha sin omsorg och tillsyn på natten. En planering behöver genomföras med den äldre och den äldres anhöriga vad gäller omsorgsinsatser och tillsyn. Planeringen dokumenteras i genomförandeplanen och behöver följas upp kontinuerligt. Av erfarenhet vet vi att äldres behov förändras både vad gäller sjukdomar och oro Vid planeringen bör särskilt uppmärksammas på vilket sätt välfärdsteknik kan användas för tillsyn och trygghet. När verksamheten utvecklat rutiner för att försäkra sig om en större kunskap kring de individuella behoven måste hänsyn också tas till att behovet skiftar över tid. Det kräver också arbetssätt med en flexibel bemanning och schemaläggning. Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter Socialtjänstförordningen ger utrymme för kommunerna att själva välja hur individens behov ska kunna tillgodoses, och hur digitala lösningar kan vara en del av det. Digitala lösningar ska tillgodose den enskildes integritet, behov av trygghet och samtidigt möjliggöra att personal nyttjas på bästa sätt. Kommunen bör utarbeta en övergripande strategi som på ett tydligt sätt visar hur digitaliseringens möjligheter ska tas tillvara. Strategin behöver exempelvis omfatta områden som infrastruktur, informationssäkerhet, juridik, finansiering, standardisering och former för samverkan med andra kommuner. Strategin bör beslutas av kommunstyrelsen och kan exempelvis innehålla: Politisk viljeinriktning Värdegrunder och förhållningssätt för arbetet

63 Vårt dnr: 16/ (12) Handlingsplan med konkreta åtgärder för att den politiska viljeinriktningen ska nås Fastställda mål på olika nivåer och i olika verksamheter i organisationen Hur strategin förhåller sig till alternativa utförare Hur samverkan med andra kommuner, alternativa utförare, leverantörer och invånare ska etableras För att öka takten i införandet av nya arbetssätt i äldreomsorgen behöver strategin kompletteras med mer verksamhetsnära handlingsplaner som stöttar verksamheten i valet av bästa möjliga lösning i förhållande till arbetsmetoder, arbetsmiljö samt brukarnas förmågor och behov av medbestämmande, självständighet och trygghet. För att framgångsrikt kunna utveckla och införa nya arbetssätt behövs även kompetensutvecklande insatser för alla berörda medarbetare. Det behövs även för att användningen av digitala lösningar ska ligga i linje med tillsynsmyndigheternas krav samt för att det ska bli en fråga för kommunens högsta ledning att ta hänsyn till i kommande verksamhets- och budgetplanering. Rätt använd ger digitala lösningar möjligheter för att utveckla verksamhetens kvalitet samtidigt som det ökande behoven hos en åldrande befolkning bättre kan tillgodoses. Ledarskap Ledarskapet inom särskilt boende för äldre behöver stärkas för att förändringsarbetet med att identifiera och införa nya arbetssätt tillsammans med ökad teknikanvändning ska kunna genomföras. Det handlar då inte enbart om den närmaste chefen på äldreboendet utan även om att förvaltningsledningen tar ett aktivt ansvar för förbättrings- och kvalitetsarbetet. Kommunerna bör också säkerställa att det finns tillgång till arbetsledning nattetid. En nyckelfråga är flexibilitet i bemanning för att kunna möta äldres behov som förändras över tid. Kommunledningen behöver stödja, medverka och följa utvecklingsarbetet då förväntat ökad teknikanvändning påverkar rutiner, organisering och arbetskultur.

64 Vårt dnr: 16/ (12) Implementering SKL kommer under 2017 att ge stöd till landets kommuner avseende tillämpningen av rekommendationen. Följande stödinsatser planeras: Identifiera, dokumentera och sprida goda exempel Länsgemensamma dialoger Workshops Webbsändningar riktade till baspersonalen och chefer. Ta fram underlag för upphandling av välfärdsteknik

65 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Vår beteckning VON 2018/00033 nr 3086 Socialförvaltningen Avdelning Administrativt stöd och utveckling Lena Fertig, Administrativ controller/nämndsekreterare Ärende 10 Utse dataskyddsombud för vård- och omsorgsnämnden Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att utse Håbo kommuns säkerhetssamordnare till dataskyddsombud från 25 maj fram till 12 augusti Vård- och omsorgsnämnden beslutar att utse Håbo kommuns kommunjurist till dataskyddsombud från 13 augusti 2018 och tills vidare. Sammanfattning Den 25 maj 2018 kommer en ny EU förordning för dataskydd att ersätta den svenska Personuppgiftslagen (PUL). Förordningen heter General Data Protection Regulation och förkortas GDPR. I Sverige kallas den för Dataskyddsförordningen. Ärende Enligt Dataskyddsförordningen ska kommunen i egenskap av personuppgiftsansvarig ha ett dataskyddsombud, enligt Art. 37 Dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet ska kontrollera att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt och informera och ge råd om Dataskyddsförordningen och angränsande regler. Dataskyddsombudet ska fungera som en kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten och för registrerade personer. Ombudet ska ha en självständig roll i organisationen och rapportera direkt till den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets högsta förvaltningsnivå. Håbo kommun föreslås utse ett gemensamt dataskyddsombud för hanteringen av samtliga nämnders och bolags frågor inom Dataskyddsförordningen och angränsande regler. Respektive nämnd och bolag behöver därmed besluta om att utse samma dataskyddsombud som kommunstyrelsen. Personuppgiftsansvarig ska delge Datainspektionen vem som är utsedd till dataskyddsombud. Axel Danielsson, Axel Danielsson Konsult Ab är Håbo kommuns personuppgiftsombud utifrån PUL, Personuppgiftslagen. Axel Danielssons uppdrag avslutas i och med att Dataskyddsförordningen ersätter PUL den 25 maj Beslutsunderlag Underlag till utnämning av dataskyddsombud, daterat Beslut skickas till Datainspektionen Säkerhetssamordnaren

66 UTREDNING 1(3) Datum Vår beteckning KS 2018/00070 nr Kommunstyrelsens förvaltning Louise Lightowler, Säkerhetssamordnare Underlag utnämning av dataskyddsombud Bakgrund Den 25 maj 2018 kommer en ny EU förordning för dataskydd att ersätta den svenska personuppgiftslagen (1998:204) (hädanefter kallad PUL). Förordningen heter General Data Protection Regulation och förkortas GDPR. I Sverige kallas den för Dataskyddsförordningen. Enligt Dataskyddsförordningen ska kommunen i egenskap av personuppgiftsansvarig ha ett dataskyddsombud, enligt Art. 37 Dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet ska kontrollera att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt och informera och ge råd om Dataskyddsförordningen och angränsande regler. Dataskyddsombudet ska fungera som en kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten och för registrerade personer. Ombudet ska ha en självständig roll i organisationen och rapportera direkt till den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets högsta förvaltningsnivå. Definitioner Personuppgiftsansvarig Varje nämnd och kommunalt bolag i Håbo kommun är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som görs inom nämnden eller bolagets verksamhet. Personuppgiftsansvarig är alltid en juridisk person, det går alltså inte att delegera personuppgiftsansvaret till en fysisk person. Det är personuppgiftsansvarigs skyldighet att vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att all behandling av personuppgifter följer Dataskyddsförordningen och där till kommande lagstiftning. Personuppgiftsbiträde Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den personuppgiftsansvariges organisation. Typiska biträdessituationer är till exempel när en IT leverantör processar information i sina datorer för den personuppgiftsansvariges räkning genom att exempelvis trycka fakturor eller adresser. En personuppgiftsbiträdessituation behöver inte endast handla om lagring av personuppgifter, utan gäller även när en extern part har åtkomst till personuppgiftsansvariges data genom sitt uppdrag för service, support, underhåll eller utveckling. Dataskyddsförordningen kräver att ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet. Ärendet Varje myndighet ska utse sitt eget dataskyddsombud. Flera nämnder i en kommun kan utse ett gemensamt dataskyddsombud, om det är lämpligt utifrån uppgiftens omfattning och komplexitet. Dataskyddsombudet ska kunna fullgöra sina uppgifter för alla myndigheterna och vara lika tillgänglig för de olika personuppgiftsansvariga nämnderna och för registrerade individer. Det finns en organisation i varje nämnd/förvaltning som stöd till dataskyddsombudet gällande verksamhetsspecifika frågor. Håbo kommun föreslås utnämna ett gemensamt dataskyddsombud för hanteringen av samtliga nämnders och bolags frågor inom Dataskyddsförordningen och angränsande