ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 1(16) Plats och tid Kommunstyrelsesalen kommunkontoret Charlottenberg kl 09: Beslutande Hans Nilsson (Hela Edas Lista) ordförande Bertil Börjeson (Hela Edas lista) ersättare för Björn Källman (Hela Edas Lista) Johanna Söderberg (C) Hans-Peter Jessen (S) Owe Magnusson (M) Övriga närvarande Dan Säterman (S) ersättare Sylvia Jonasson (C) ersättare Anders Gustafsson (Kd) insynsplats Lena Högfeldt sekreterare Anders Andersson kommunchef Johan Örnberg ekonomichef 93,102,103 Martin Bollner ekonom 93,102,103 Anders Boström chef arbetsmarknadsenheten 91 Jan-Erik Eriksson verksamhetschef samhällsbyggnad 97 Lasse Sjöberg Fritids- och kulturchef 94,95 Justerare Hans-Peter Jessen (S) Justeringens plats och tid i samband med Kommunfullmäktiges sammanträde Underskrifter Sekreterare Paragrafer Lena Högfeldt Ordförande Hans Nilsson (HEL) Justerare Hans-Peter Jessen (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Allmänna utskottet Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Lena Högfeldt

2 2(16) Allmänna utskottet Innehållsförteckning 91 Dnr KS Revidering av riktlinjer för kommunens bilar och alkolås Dnr KS Sjukfrånvaroredovisning Dnr KS Ekonomi- och verksamhetsuppföljning Dnr KS Eda kommuns idrottspris Dnr KS Eda kommuns kulturpris Dnr KS Utdelning ur Karin och Anton Olssons stiftelse Dnr KS Diskussion om utkast avsiktsförklaring riksväg 61 Charlottenberg Dnr KS Revidering av kommunstyrelsens reglemente Dnr KS Reviderad dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument Dnr KS Inriktning om gemensam överförmyndarnämnd med Arvika kommun Dnr KS Permutation av Karin och Henning Erikssons stiftelse Dnr KS Svar på granskning av delårsbokslut per Information...16

3 3(16) 91 Dnr KS Revidering av riktlinjer för kommunens bilar och alkolås Styrdokumentet för kommunens bilar reglerar hanteringen av kommunens bilar med riktlinjer hur de får användas samt hur de ska utrustas och skötas. Till dessa regler finns bestämmelser kring alkolåsen i bilarna som beskriver syftet med alkolåset och ansvarsfördelningen och hanteringen vid ej godkända test i alkolåset. Kommunen har infört elektroniska körjournaler och har därför gjort en revidering av styrdokumentet. Riktlinjer för kommunens bilar och alkolås Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse Samhällsbyggnadsutskottets förslag till kommunstyrelsen Reviderade riktlinjer för kommunens bilar och alkolås antas med det nedan kursiverade tillägget i 1 kapitlet, under rubriken "Körjournal" att: Den elektroniska körjournalen som finns monterad i kommunens samtliga bilar registrerar tidpunkt, körsträcka och position. Föraren aktiverar den elektroniska körjournalen med en personlig TAG. Detta sker för att säkerställa att kommunens bilar används korrekt. Närmaste chef kan mot skriftlig begäran ta del av informationen. Kontroll kan även ske enligt kommunstyrelsens internkontrollplan

4 4(16) 92 Dnr KS Sjukfrånvaroredovisning Kommunchefen informerar om sjukfrånvaron. Allmänna utskottet har tagit del av redovisningen.

5 5(16) 93 Dnr KS Ekonomi- och verksamhetsuppföljning Enligt övergripande principer för ekonomisk styrning som ingår i den strategiska planen med budget ska ekonomi och verksamhet följas upp regelbundet. Varje månad ska rapportering ske mellan verksamhetsområde och utskott samt mellan utskotten och kommunstyrelsen. Verksamhetsuppföljning efter oktober Allmänna utskottets beslut Allmänna utskottet har tagit del av upprättad verksamhetsuppföljning efter oktober 2017.

6 6(16) 94 Dnr KS Eda kommuns idrottspris 2017 Sedan 2005 delar Eda kommun årligen ut ett idrottspris. Kommunstyrelsen har delegerat beslut om utdelande av Eda kommuns idrottspris till allmänna utskottet. Av bestämmelserna för Eda kommuns Idrottspris framgår att priset utdelas som stimulans till framgångsrikt idrottsutövande inom kommunen samt som uttryck för uppskattning av en god prestation. Priset uppgår till kronor. En kungörelse över Eda kommuns Idrottspris för 2017 var införd i Arvika Nyheter under oktober månad. Dessutom har information funnits tillgänglig på kommunens hemsida. Det har inte inkommit några förslag på kandidater till 2017 års Idrottspris. Allmänna utskottet kan själva föreslå kandidat/er. Tjänsteskrivelse fritids- och kulturchefen Kommunfullmäktiges beslut Bestämmelser för idrottspris i Eda Kommun Allmänna utskottets beslut Allmänna utskottet beslutar att ge Eda kommuns idrottspris 2017 till Pontus Tidemand. Pontus Tidemand tilldelas priset för sina stora idrottsliga framgångar. Pontus har under de senaste åren etablerat sig inom motorsporten både nationellt och internationellt och svarat för en rad fina tävlingsresultat års Världsmästare i WRC 2 är karriärens höjdpunkt så långt. Pontus är en fin representant och ambassadör för Eda kommun och en värdig mottagare av Eda kommuns Idrottspris Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunchefen Fritids- och kulturchefen

7 7(16) 95 Dnr KS Eda kommuns kulturpris 2017 Sedan 2005 delar Eda kommun årligen ut ett kulturpris. Kommunstyrelsen har delegerat beslut om utdelande av Eda kommuns kulturpris till allmänna utskottet. Av bestämmelserna för Eda kommuns kulturpris framgår det att priset utdelas som stimulans till arbete inom kulturområdet. Priset uppgår till 6000 kronor. En kungörelse över Eda kommuns Kulturpris för 2017 var införd i Arvika Nyheter under oktober månad. Dessutom har det informerats om det på kommunens hemsida. Följande kandidater till Eda kommuns Kulturpris 2017 har inkommit: Styrelsen för Folkets Park i Åmotfors, nominerad av Uno Gustafsson John Persson, ideellt föreningsarbete kulturevenemang, Hovsten, Koppom, nominerad av Birgit Berndtsson m fl Annica Larsson, konstnär, N. Fjäll, Västby, Åmotfors, nominerad av arbetskollegor på hemvården i Charlottenberg Förutom inkomna förslag på kandidater kan allmänna utskottet själv komplettera med ytterligare kandidat/er. Tjänsteskrivelse fritids- och kulturchefen Inkomna förslag på kandidater Kommunfullmäktiges beslut Allmänna utskottets beslut Allmänna utskottet beslutar att ge Eda kommuns kulturpris 2017 till styrelsen i Åmotfors Folkets Park. Styrelsen i Åmotfors Folkets Park utför ett stort ideellt kulturarbete vid Parken i Åmotfors. Förutom som arrangör av en rad olika kulturarrangemang har föreningen utfört ett omfattande arbete med de olika kulturbyggnaderna i parken. Styrelsen i Åmotfors Folkets Park är en värdig mottagare av Eda kommuns Kulturpris Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunchefen Fritids- och kulturchefen

8 8(16) 96 Dnr KS Utdelning ur Karin och Anton Olssons stiftelse Avkastningen ur Anton och Karin Olssons stiftelse 2017 ska användas till det ändamål som kommunstyrelsen finner mest behjärtansvärt. Beslutet om utdelning ur Anton och Karin Olssons stiftelse har kommunstyrelsen i sin tur delegerat till allmänna utskottet. Sju ansökningar har inkommit under Enligt redovisning från Westra Wermlands Sparbank finns kronor att dela ut under 2017 om allmänna utskottet finner ett eller flera behjärtansvärda ändamål Redovisning från Westra Wermlands Sparbank Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse Allmänna utskottets beslut Eda Röda kors krets beviljas kr. Eda-Arvika Kvinnojour beviljas kr. Korttiden i Åmotfors beviljas kr. Beslutet expedieras till Sökanden Westra Wermlands Sparbank

9 9(16) 97 Dnr KS Diskussion om utkast avsiktsförklaring riksväg 61 Charlottenberg De senaste årens kraftiga handelsutbyggnad och den bild som handelsinstitut och andra ger för kommande årtionden anger att gränshandeln i Eda kommun fortsätter att expandera och kommunen står inför ett behov av att planlägga för utökade möjligheter till etableringar. Allmänna utskottets beslut Allmänna utskottet beslutar att göra om denna diskussionspunkt till ett beslutsärende. Allmänna utskottet är positiva till avsiktsförklaringen och ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på den andel och det högsta belopp som Eda kommun ska gå in med som delfinansiering.

10 10(16) 98 Dnr KS Revidering av kommunstyrelsens reglemente Enligt kommunallagen kap 6 32 ska kommunfullmäktige utfärda ett reglemente med närmare föreskrifter om kommunstyrelsens verksamhet och arbetsformer. Förvaltningen har nu gjort en översyn av kommunstyrelsens reglemente. Vid kommunfullmäktiges sammanträde i juni 2017 antogs ett nytt reglemente för kommunstyrelsen med tillägget att några redaktionella ändringar skulle göras. När de redaktionella ändringarna skulle göras blev det större ändringar och därför tas styrdokumentet upp för beslut igen. Reviderat reglemente för kommunstyrelsen Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta reviderat reglemente för kommunstyrelsen.

11 11(16) 99 Dnr KS Reviderad dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument I enlighet med arkivlagen och Eda kommuns arkivreglemente ska varje myndighet upprätta dokumenthanteringsplaner som beskriver myndighetens handlingar, och hur dessa ordnas och hanteras. I Verksamhetsgemensamma dokument redovisas verksamhetsövergripande handlingar för hela organisationen. Planen fungerar som ett styrdokument, och anger hur handlingar registreras, vilket format de finns i, om de ska bevaras eller gallras samt tidpunkt för leverans till kommunarkivet respektive gallring. Med anledning av att Eda kommun hösten 2017 inför digitala körjournaler, har dokumenthanteringsplanen reviderats. Planen har även kompletterats med: hantering av delegeringsbeslut hantering av skadeanmälan Den nya planen ersätter den plan som antogs av kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse kommunledningsstaben Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen antar reviderad dokumenthanteringsplan för Verksamhetsgemensamma dokument.

12 12(16) 100 Dnr KS Inriktning om gemensam överförmyndarnämnd med Arvika kommun Eda och Arvika kommuner för diskussioner om möjligheten till en gemensam Överförmyndarnämnd. Den gemensamma nämnden ska fullgöra de uppgifter som enligt lag eller annan författning ankommer på överförmyndare. Inriktningen är att ett färdigt förslag för formellt beslut om samverkan är klart i juni 2018 så att den gemensamma Överförmyndarnämnden kan träda i kraft i januari Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse Överförmyndarnämndens reglemente Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta ett viljeinriktningsbeslut om att Eda och Arvika kommuners Överförmyndarnämnder bildar en gemensam nämnd, samt remitterar ärendet till Kommunstyrelsen med uppdrag att ta fram ett förslag till en gemensam Överförmyndarnämnd med Arvika kommun. Inriktningen är att ett förslag för formellt beslut finns färdigt i juni 2018.

13 13(16) 101 Dnr KS Permutation av Karin och Henning Erikssons stiftelse Styrelsen för Karin och Henning Erikssons stiftelse avser att hos Kammarkollegiet ansöka om permutation av stiftelsen. Förändringen syftar till att frigöra ekonomiska medel för stiftelsens ändamål som ett komplement till fastighetens fysiska tillgångar så som byggnader och dylikt, vilket inte är möjligt i dag på grund av att aktuell andemening är avsedd att uppnås enbart med fastighetens fysiska tillgångar. I egenskap av stiftelsen förvaltare så krävs ett beslut från Kommunstyrelsen om att ansöka om permutation som skall föregå samt bifogas med själva ansökan till Kammarkollegiet. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse Fotokopia av testamente Förvaltningsplan Årsredovisning Fastighetsrapport Kartor fastighet Hälle 1:50 Ansökan om permutation Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen besluta om att ansöka om permutation av Karin och Henning Erikssons stiftelse enligt föreslagen lydelse i Ansökan om permutation ; Fastigheten Hälle 1:50 skall tillfalla Eda kommun på villkor att fastighetens mark och byggnader, alternativt inkomster genom annan parts förvärv av dessa, används till verksamhet för utvalda och folkbokförda kommuninvånare i Eda kommun i syfte att främja och vidhålla en god fysisk, psykisk och social hälsa för dessa, samt lämpliga delar av fastigheten i övrigt till verksamhet eller inkomst som gagnar ovan nämnt ändamål för den avsedda målgruppen. Angiven selektion görs av styrelsen i enskilda fall där den enskilde kan motiveras sakna förutsättningar att vidhålla en god fysiskt, psykiskt och social hälsa utifrån sina aktuella förutsättningar med egna medel.

14 14(16) 102 Dnr KS Svar på granskning av delårsbokslut per KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer granskat kommunens delårsbokslut per med prognos för helåret. Efter genomförd granskning lämnas följande bedömning: Vid en sammanställning av kostnadsutvecklingen framkommer att nettokostnaderna, rensat från engångsposter, från 2011 fram till 2015 överstigit skatteintäkter och generella statsbidrag. Under 2016 var dock nettokostnaderna lägre. För år 2017 har ett resultat på 2,4 Mkr budgeterats, delårsrapporten visar ett resultat uppgående till 13,9 Mkr. Den lämnade prognosen för verksamhetsåret pekar på ett resultat på -12,4 Mkr. Den stora skillnaden mellan delårsresultatet och helårsprognosen kan till viss del förklaras av en positiv effekt från semesterlöneskuldens minskning med cirka 8,5 Mkr. En annan anledning, som är svår att bedöma beloppsmässigt, är att många mindre delposter inte periodiseras lika noggrant i delårsrapporten som i bokslutet. Vi ser här en förbättringspotential till kommande år där samma principer för periodisering används i delårsrapporten som i årsredovisningen vilket troligtvis skulle ge ett mer rättvisande delårsresultat. Vi bedömer sammantaget att resultatet enligt delårsrapporten inte är förenligt med de av fullmäktige fastställda finansiella målen. Kommunledningsstaben har tagit del av revisorernas rapport och delar i stort sett de åsikter och slutsatser som framkommer. Kommunstyrelsen behandlade delårsbokslutet under oktober och har delat ut uppdrag till verksamheten att snarast komma med åtgärder som innebär att verksamheten anpassar sig till budgetramen både för innevarande år och framöver. En avstämning av budget pågår för närvarande där verksamheten har presenterat åtgärder för kommunstyrelsen, på både lång och kort sikt, som innebär kostnadsminskningar. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse Granskning av delårsbokslut Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har tagit del av revisorernas rapport och delar i stort sett de åsikter och slutsatser som framkommer. Kommunstyrelsen behandlade delårsbokslutet under oktober och har delat ut uppdrag till verksamheten att snarast komma med åtgärder som innebär att

15 15(16) 102 forts Dnr KS verksamheten anpassar sig till budgetramen både för innevarande år och framöver. En avstämning av budget pågår för närvarande där verksamheten har presenterat åtgärder för kommunstyrelsen, på både lång och kort sikt, som innebär kostnadsminskningar.

16 16(16) 103 Information - Information om möte med Polisen om en eventuell gemensam polisstation med Norge placerad på riksgränsen. - Kommunalråd Hans Nilsson och kommunchef Anders Andersson är inbjudna till en vandring med kronprinsessan Victoria i Glasskogen den 17 november. Med vid vandringen är också två kommunmedborgare som på olika sätt bidrar till aktivitet och uteliv. Därutöver är en skolklass; en femteklass från Gunnarsbyskolan medverkande i kronprinsessans besök - Information om Pensionsstiftelse - Diskussion om Utveckling Noresund AB - Information om samhällsskydd, beredskap och kommunal krisberedskap samt den kommande övningen Eldstorm