Kultur- och fritidsnämnden. Sammanträdesdalum Molidens sim- och idrottsanläggning, Karlsborg torsdag kl.

Transkript

1 Karlsborgs... a... kommun _c SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 76 Sammanträdesdalum l'lals och lid Molidens sim- och idrottsanläggning, Karlsborg torsdag kl december Geslutande Tj5nstgömndc crsllunrc Inger Larsson Anna Bruzell Kent Larsson Lennart Bergman Sylvia jöltmd (FP) Ordförande (S) 2:e vice ordförande (C) (S) (C) Övriga deltagande Kerstin Lorentz, kultur- och fritidscbef Monica Staudinger verksamhetsansvruig Moliden 66, 67 Thorbjörn Ingvarsson föreningssamordnare S 66,67 UlSes Dn Justera Justeringens plllts och tid U"dcrskrincr Sekretcmre Ordf6l1ll1dC& d eiyl Paragrafer l er Larsson (FP)..., :.j- B L) Juslemude Cv'vt VJ Nr Lemlrut Ber man S) ANSLAG/BEVl Prot.okollcllir justerat. Ju leringen har tiljkannagi its genom an lng Organ S:ll1ltllDlltrildcsdnlUI11 Kultur- och fritidsnänulden Datum ror anslags lippsiillande Dalum ror anslogs nedtagande l-il Förvaringsplats för protokollet Undcl1;krin U lrn:z' idsförval / _ : _ Å a Wibjö.rk Utdragsbestyrkonde

2 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 77 Sammanlrädesdalum Innehållsförtec.klling 64 Val av justerare 65 G0dkännande av dagordning 66 Visnillg och information om Moliden, Monica Staudinger informerar 67 Aktuellt från fr.itid och idrott: Thorbjörn Ingvarsson informerar 68 Datum för sal1unanträden Internkontrollplan Personalfrågor 71 Information 72 Delegation ), Jus(cmndcs-sign Utdragsbcstyrknnuc

3 Korlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPRDTOKOLL Sida 78 Kultur och fritidsni:lmnden Sammanlriildesdalum KFN 64.Protokollj usterare Beslut utser Lennart Bergman att justera dagens protokoll. JIISICTl\l1dcs sign Uldragsbcslyrkmule

4 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 79 Sammanlrädesdatum KFN 6S Godkännande av dagordning Beslut Kllltur och fritidsnämnden beslutar ah godkänna samm<1i1itädets dagordning med följande ändring: f6rcningssamordnare Thorbjörn Ingvarssons information flyttas fram till efter visningen av Molideu, 67. JU61cmmJcs Sign

5 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDES PROTOKOLL / Sida 80 Kullur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum KFN 66 Visning och information om Moliden Kultur- och fl-itid nämnden tackar verksamhetsansvarig Monica Stauctinger för intressant information. Sammanfattning har uttryckt önskemål om att be öka verksamheter som nämnden ansvarar för. Efter invigning ay Molidens sim- och idrottsanläggning den 10 april 201 l, har verksamheten utvecklas med t ex dan och massage. Disku sioner pågår med Lyftarklubben 0111 verksamheten. Anläggningen har haft vissa tekniska problem i synnerhet med hanteringen av badvattnet. Fastighet chefen har, tillsamman, med verk amhetsansvarig, säkerställt alt apparatw och rutiner fungerar enligt de allvisningar om nml. Per onalen har även fått den utbildning om krävs. KommuneIl har dämled en anläggning av bästa kla s. Nämnden gör ett upp kattat besök hos Judoklubben om gellomför,ett träningspas. Beslutsexpediering Verk amhetsansvarig Monica Staudinger Utdmgsbcstyrkandc

6 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 81 Sammanträdesdatum KFN 67 Aktuellt från fritid och idrott tackar föreningssamordnare Thorbjörn Ingvarsson för intressant information. Sammanfattning Genom dialog med olika aktörer, har föreningssamordnaren initierat utveckling av fritids - och idrottsverksamheten som i sitt grundläggande tankesätt även ska utveckla kommunens attraktionslaaft. Följande aktiviteter har genomförts: Ett stort antal besök hos föreningar Inventering av näridrottsplatser Samordning av arbetet med utveckling av Vättermundan Planering av lägerverksamhet Arbete med bamkonventionen Planering av skollovsaktiviteter Planering och dialog med Idrottsrådet Genomförande av seminarium och aktiviteter i samarbete med Folkhälsorådet och SISU Planering för införande av en idrottsklubb Lokalsituationen i Mölltorp: planering i samarbete med föreningar och fastighets enheten Beslutsexpediering Föreningssamordnare Thorbj öm Ingvarsson Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sida 82 Sammanträdesdatum KFN 68 Datum för sammanträden 2012 Beslut beslutar att Förslag till datum för sammanträden 2012 ska gälla med följande ändring: kallelse till arbetsutskott 10/4, arbetsutskott 1 7/4, kallelse till nämnd 26/4, nämnd 3/5 (bilaga 1). Tidpunkt för arbetsutskott är kl och nämnd kl Sammanfattning har erhållit ytterligare kr till politisk verksamhet för år För att möta behovet av utökad politisk verksamhet, har ett extra arbetsutskott lagts in i schemat i juni månad efter att budgetdirektiven från kommunstyrelsen har distribuerats. Om behov finns, kan ytterligare ett arbetsutskott sammankallas. Med erfarenhet från verksamhetsåret kan sammanträden äga rum på samma veckodagar som tidigare. Tidpunkt för sammanträden med kultur- och fritidsnänmden bör flyttas fram till kl Plats för möten med nämnden är Karlsborgs bibliotek; ambitionen är att även förlägga möten till verksamheter som nämnden ansvarar för. Beslutsunderlag Arbetsutskottets protokoll Beslutsexpediering Kommunledningsförvaltningen Verksamhetsansvariga kultur- och fritidsförvaltningen Föreningssamordnare Thorbj örn Ingvarsson Justerandes sign Utdragsbestyrkallde

8 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 83 Sammanträdesdalum KFN 69 Internkontrollplan Be lut KuJtur- och fritid nämnden be lutar att anta :förslag till interni oi1ltoliplan för kultt'ii- och fritjdsnämnden (bilaga 2). ammanfattning Kommunfullmäktige har be I LItat om plan för internkontroll Kontrolllllomenten sker id olika frekvens årligen och vi sa år. Möjlighet finns att lägga till moment som är relevanta för de sp i fika nämnderna och bolagen. Kultur- och fritidsv rk amheten har behov av att in:föra kontroll av för ningsbidragen. Internkontroll bör genomföras kontinuerligt under budgetåret. Beslut uuderlao Arbetsut kottets protokon S 49 Beslutsexped.iering Ekonomienbeten El onom Kerstin Hultman Verksamhetsansvariga kultur- och fritid för allnil1gen Förenings amordnare Thorbjörn Ingvarssoll Förvaltningsassistent Åsa Wibjörk Justerandes si 11 Ulurngsbc:>lyrkllndc

9 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 84 Kul!ur-.och fritidsnämnden Sammanlrädesdatum J(FN 70 Personalfrågor Kultur- och fritidschefen informerar om följande: Trygghetsanställning på kultur- och fritidsförvaltniugen Personalsituationen på biblioteken Två vikariatsanstäli njugru- på Molidens sim- och idrottsrulläggning Ordföranden framför ett stort tack till all personal och ledamöter i nämnden for en bra arbetsinsats under året samt önskar God Jul och Gott Nytt Ar! J uslcl'nndes-sig/\ L UtdrugsbcSlyrkandu

10 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 85 Sammanlrädesdatum KFN 7] Information Kultur- och fritidschefen infonnerar OlD faljande: Upphandling Kulturskolan FAS-dag, Tibro Kri hanteringlverksamhetssj<ydd Styrelsemöte Fästning;;museet Skaraborgs kommunalförb\md Avslutning Kultul'skolans teaterelever (Cirkus Musikör) Kommunbesök Kultur i Väst Planeringskommitten Nils Östers fond Kulturskolan på Hagalläset Rökfh arbet tid Julfest KuJtur & Fritid Remiss: ansökan om bygglov för uppsät.tning av plank inom fastigheten Masten 3 (protokau arbetsutskottet ) lnfonnation om budget Tack från Karlsborgs Konstförening Avsiktsförklm"jng Hjo-Tibro-Karlsborg JlIstcrlln(llls sign Utdrnl;\sbestyrkllndc

11 Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Si.da 86 Sammanträdesdatum KFN 72 Delegation Kultur- och fiitidschefen har med stöd av delegationsrätt beslutat om utbetalning av Anläggnings- och lokalkostnadsbidrag Lönebidragsbidrag Inköp av konst J(1$lcrondcs sign UldrngsbcSlYl'kllndB

12 Karlsborgs kommun Kult1.1r & Frilid K Lorentz Bilaga l Mötesdatum för kultur- och fritidsnämnden år 2012 KALLELSE AU KALLELSE ÄMND BUDO TUPPFÖLJNTNG LO/l 17/1 2.6/1 2/2 2/2 6/3 ] 5/3 22/3 414 ] 0/4 17/4 26/ /6 5/6 12/6 14/ 2]/8 30/8 6/9 23/8 DELAR RAPPORT 25/9 2/10 11/ /10 13/ /11 6/12

13 KARLS BORGS KOMMUN KUL TUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN INTERNKONTROLL PLAN K. Lorentz Bilaga 2 INTERNKONTROLLPLAN FÖR : KUL TUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN KOMMUNÖVERGRIPANDE UPPFÖLJNINGSOMRAOEN SAMT NÄMNDSPECIFIKA UPPFÖLJNINGSOMRADEN LÖP- KONTROLLMOMENT KONTROLL- FREKVENS METOD RAPPORTING RISKBEDÖMNING NR ANSVAR TILL EFTERLEVNAD AV STYRDOKUMENT 1.1 Policydokument avseende personal och Förvaltningschef/vd 2012 o 2014 Stickprov och Direkt till 4 = Allvarligt arbetsmilö exempelvis: Lönepolicy, avstämning med Styrelse/Nämnd Arbetsmiljöpolicy och Personalpolitiskt program fackliga organisationer 1 :2 Investeringspolicy Förvaltning/bolags ekonom Ärligen Stickprov Förvaltningschef/vd 4 = Allvarligt OBS! Omfattar även felaktig kontering på utvalda projekt driftanslag 1.3 Reglemente för kontroll av verifikationer, Förvaltning/bolags ekonom läriigen Stickprov Förvaltningschef/vd 4 = Allvarligt inklusive tillämpning och kontering (Granskas om möjlgt av utvalda områden ekonom från annan enhet) 1.4 Delegationsordning Näm ndssekreterare IArligen Stickprov Förvaltningschef/vd 4 = Allvarligt 1.5 Arvoden enligt fasställda reglementen Näm ndsekreterare Stickprov F örvaltn i ngschef /vd 4 = Allvarligt 1.6 Arendepolicy Näm ndssekreterare 2012 Stickprov F örvaltn i ngschef /vd 3 - Betydande 1.7 Inköpspolicy inklusive ingångna Förvaltning/bolags ekonom Ärligen Stickprov F örvaltn i ngschef /vd 3 = Betydande ramavtal. Avstämning mot lev.reskontra 1.8 IT-policy IT -samordnare/system Stickprov F örvaltn i ngschef/vd 3 - Betydande 1.9 ansvariga eller motsvarande Kontroll av föreningsbidrag; regler antagna av Föreningssamordnare/förvalt 3 föreningar per Avstämning mot kommunfullmäktige ningsassistent år närvarokort Förvaltningschef 4 = allvarligt B 1 (2)

14 KARLS BORGS KOMMUN KUL TUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN INTERNKONTROLL PLAN K. Lorentz Bilaga 2 INTERNKONTROLLPLAN FÖR : KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN KOMMUNÖVERGRIPANOE UPPFÖLJNINGSOMRAOEN SAMT NÄMNDSPECIFIKA UPPFÖLJNINGSOMRAOEN LÖP- KONTROLLMOMENT KONTROLL- FREKVENS METOD RAPPORTING RISKBEDÖMNING NR ANSVAR TILL VERKSAMHETSUTÖVNING OCH RUTINER 2.1 Handhavande av kontanta medel Förvaltning/bolags ekonom Ärligen Stickprov på F örva Itn i ngschef/vd 4 = Anvarligt försäljningsställen 2.2 Leasingavtal Förvaltning/bolags ekonom 2011 Stickprov Förvaltningschef/vd 3 = Betydande Kontroll av att alla avtal är tecknade av behörig person. 2.3 Ersättningar i form av traktamenten, utlägg och Förvaltning/bolags ekonom 2012 o 2014 Stickprov Förvaltningschef/vd 3 = Betydande förmåner - - o{b 2 (2)