Dokument i Vitec Express

Transkript

1 Dokument i Vitec Express Nyheter i maj-releasen Vitec Affärsområde Mäklare Produktsupport

2 Innehåll Dokumentnyheter i maj-releasen... 3 Ansökan inskrivningsärende... 3 Bekräftelse tillträde... 3 Bekräftelse tillträde - Upplåtelse... 3 Budförteckning mäklarsamfundet... 3 Fakturor... 4 Fullmakter... 4 Hemnet... 5 Kvittens provision/arvode... 5 Likvidavräkning... 6 Visningslistor... 6 GDPR... 6 Behandling av personuppgifter... 6 Förmedlingsuppdrag och uppdragsavtal... 7 Informationsblad köpare GDPR-branschgemensamt... 7 Informationsblad spekulant GDPR branschgemensamt... 7 Informationsblad GDPR Vitec... 7 Informationsblad GDPR, personuppgifter spekulant Vitec... 7 Infoblad GDPR, personuppgifter-vitec... 8 Registerutdrag på person... 8 Visningslistan... 8 Intresseanmälan och Visningsanmälan... 9

3 Dokumentnyheter i maj-releasen Ansökan inskrivningsärende Ansökan inskrivningsärende är ett nytt dokument som är gjort i html. Bekräftelse tillträde Bekräftelse tillträde - Upplåtelse Bekräftelse bank har ändrat namn till Bekräftelse tillträde. Vi har lagt till ett fält för e-postadress under Adress. Vi har gjort en variant för bostadsrätt som heter Bekräftelse Tillträde-Upplåtelse. Objekt är ändrat till Upplåtelseobjekt och Säljare, Köpare är ändrat till Upplåtare och Förvärvare. Budförteckning mäklarsamfundet Annullerade bud visas med * 3

4 Fakturor Fakturorna är omgjorda i html. När du skapar en faktura visas en lista över de företag som du som inloggad användare har tillhörighet till. Vid Objektnummer kan du välja om det är objektnummer eller fakturanummer som ska vara referens. Vid Denna fordran är överlåten på kan du välja vilket företag fordran ska överlåtas till. Org.nr, momsregnr, bankgiro och plusgiro är fasta siffror d v s de går inte att justera. Fullmakter Du kan nu välja att skapa fullmakter även om du inte har matat in någon part. T ex fullmakt köpare där du inte har några köpare inmatade. Du väljer Fullmakt köpare och klickar på Nästa. 4

5 Klicka dig förbi och tryck på Skapa. Mata in vem som ska ha fullmakten. Välj Lägg till underskrift för den som ger fullmakten. Hemnet Från 1 juli 2018 har Hemnet förändrat sina priser. Dokumentet Annonsering Hemnet har uppdaterats med dessa priser. Kvittens provision/arvode När du skapar en kvittens får du nu upp ett val för de interna företagen. De företag du kan välja på är de som du som inloggad användare har tillhörighet till. Kvittensen är också omgjord i html. I kvittensen visas även Objektnummer. 5

6 Likvidavräkning I vissa situationer kan det uppstå en rest på 1 kr vid fördelning av vad säljarna ska erhålla. Denna rest har inte kunnat raderas. Vi har nu löst så att det går att ta bort rest på 1 kr. Visningslistor Du kan nu skriva ut visningslistor även för passerade visningar. Visningsanmälan kompletterats med text om GDPR GDPR Behandling av personuppgifter När du lägger upp ny spekulant finns det fält för Info om behandling av personuppgifter samt fält för hur informationen har lämnats ut. Motsvarande fält finns när du lägger upp en ny part, på spekulantsidan och på ringlistan. Om personen kommit in i ditt register via Intresseanmälan eller Visningsanmälan via Vitec standardbeskrivning, kommer fälten att vara ifyllda med datum och att informationen skett via Webformulär. Tänk på att ha som vana när du pratar med en kund att berätta om att dennes personuppgifter kommer att registreras i ditt mäklarsystem. 6

7 Förmedlingsuppdrag och uppdragsavtal Vid rubriken Registrering av personuppgifter finns en ny text samt en hänvisning till bilaga. Mäklarsamfundet och FMF har tillsammans tagit fram en bilaga som ska användas i förmedlingsuppdrag/uppdragsavtal. Det är viktigt att du läser igenom branschriktlinjerna eftersom dessa ligger till grund för hur bilagan ska användas. Bilagan är gjord som en mall för information att lämna till registrerade avseende behandling av uppgifter. I bilagan finns en del fält som du måste fylla i. Typändamål med behandlingar som är vanligt förekommande inom ramenför förmedlingsuppdraget går att finna i vägledningen avseende gallringstider. Det är viktigt att notera att dessa ändamål endast utgör typändamål och exempel på kategorier av personuppgifter och det är därför givetvis mycket viktigt att mäklarföretaget själv identifierar vilka behandlingar av personuppgifter som är aktuella, för att säkerställa att den information som lämnas till registrerade är korrekt. VIKTIG INFO: Bilagan är alltså inte en statisk bilaga utan ska fyllas i utifrån mäklarföretagets verksamhet. För att du ska slippa att göra detta varje gång är vårt tips att ngn på ditt mäklarföretag fyller i bilagan och sparar den som en pdf. Du kan sedan ladda upp den under Inställningar dokument-distribuera pdf. Välj samtliga objektstyper. Dokumentet finns sedan under dokument Informationsblad köpare GDPR-branschgemensamt Mäklarsamfundet och FMF har tagit fram ett dokument som kan användas till köparen. Läs under rubriken Förmedlingsuppdrag och uppdragsavtal hur du bäst arbetar med dokumentet. Informationsblad spekulant GDPR branschgemensamt Mäklarsamfundet och FMF har tagit fram ett dokument som kan användas till köparen. Läs under rubriken Förmedlingsuppdrag och uppdragsavtal hur du bäst arbetar med dokumentet. Informationsblad GDPR Vitec Vitec har tagit fram två egna informationsblad för spekulant och säljare/köpare. Dessa är statiska d v s de kräver ingen inmatning. Det är upp till varje mäklarföretag att välja vilka dokument som ska användas. Vi vet också att många kedjor tagit fram egna dokument för integritetspolicy. Informationsblad GDPR, personuppgifter spekulant Vitec På objektet under Dokument finns ett informationsblad Info, GDPR personuppgifter spekulant. Detta dokument kan du använda t ex om du vill maila eller skicka brev om behandling av personuppgifter. Du kan också dela ut på det visningar. 7

8 Infoblad GDPR, personuppgifter-vitec På objektet under Dokument finns ett informationsblad Info, GDPR personuppgifter. Detta kan användas för att informera säljare /köpare om behandling av personuppgifter. Registerutdrag på person På personer kan du välja att skriva ut ett registerutdrag där du ser vilka personuppgifter som är registrerade samt övrig information. Detta utdrag är användbart när kunden vill veta vad som finns registrerat på sig själv. Du hittar dokumentet under personen och Skapa nytt dokument. Visningslistan Visningslistan har kompletterats med fält för GDPR. När du har visning kan du komplettera listan om du muntligen har informerat om att personens uppgifter registreras. 8

9 Intresseanmälan och Visningsanmälan Intresseanmälan och Visningsanmälan på standarbeskrivning har kompletterats med text om GDPR. Kunden kan inte skicka iväg intresseanmälan eller visningsanmälan förrän texten lästs igenom. 9

10 10