KOLLEKTIVTRAFIKNÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för verksamhetsåret 2017

Transkript

1 KOLLEKTIVTRAFIKNÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för verksamhetsåret

2 Innehållsförteckning Förord... 3 Inledning... 4 Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet... 6 Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör... 8 Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare Attraktiv arbetsgivare Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi Miljöredovisning Uppföljning och rapportering av arbetet med intern kontroll Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA

3 Förord Kollektivtrafiken i Skåne är en fråga som berör de flesta. Utvecklingen i Skåne och i vårt närområde gör att regionen är i behov av en kollektivtrafik som kan bidra till ett ökat men hållbart resande och till att rörligheten i regionen ökar. Kollektivtrafiken ska utgöra ett fullgott alternativ till bilresandet så att kollektivtrafiken blir en naturlig del av skåningens vardag. Skåne ska ha en kollektivtrafik av hög kvalitet. Kollektivtrafiknämnden kan, trots en rad svåra utmaningar under året, redovisa en budget i balans efter räkenskapsåret Antalet kollektiva resor i Skåne har aldrig varit så högt. Fler än någonsin reser med Skånetrafiken och marknadsandelen gentemot bilen har tydligt förbättrats. Utmaningarna under 2017 har framförallt bestått i ett fortsatt svagt resande över Öresundsbron, problem i den spårbundna infrastrukturen på grund av eftersatt systemunderhåll samt stora infrastrukturprojekt i Malmö och Helsingborg som påverkat busstrafiken. Dessa utmaningar har påverkat den generella kundnöjdheten i negativ riktning. Trots det står kollektivtrafiken i Skåne stark. Trenden med ett ökat kollektivt resande i Skåne fortsätter. Aldrig någonsin har så många resenärer valt att ställa bilen till förmån för buss eller tåg och det förtroende som resenärerna visar oss ska även fortsättningsvis förvaltas. För att möta behovet av ökat resande har en rad viktiga beslut fattats under Anskaffning av ett nytt tågsystem (system 3) för att möta ett ökat resandebehov mellan Helsingborg-Köpenhamn, beslut om en underhållsdepå för tåg i Hässleholm och uppstartandet av en beställningscentral för serviceresetrafiken i egen regi är ett par exempel på beslut som kommer att påverka kvalitén positivt. Lanseringen av Skånetrafikens nya app har gjort det enklare för skåningarna att köpa sin resa. Den strategiska satsningen på elbussar i stadstrafiken kommer att bidra till en bättre, tystare och renare miljö i våra städer. Det goda resultatet till trots ger dock inte Kollektivtrafiknämnden och Skånetrafiken någon anledning att slå sig till ro. Satsningen på skånsk kollektivtrafik kommer att fortsätta så att fler resenärer vågar ställa bilen och resa tillsammans. Stefan Svalö Ordförande kollektivtrafiknämnden Linus Eriksson Trafikdirektör Skånetrafiken 3

4 Inledning Kollektivtrafiknämnden ansvarar för planering och genomförande av regional kollektivtrafik som följer av att Region Skåne är regional kollektivtrafikmyndighet enligt lag. Nämnden har det samlade kundansvaret för kollektivtrafiken och ansvarar för utvecklingen av densamma. Nämnden driver i samverkan med sex sydlän och danska Trafikministeriet Öresundstågstrafiken. Nämnden ansvarar för färdtjänsten i 23 kommuner och för sjukresorna i Skåne. Året som gått viktiga händelser Nytt biljettsystem driftsatt den 27 mars. Först ut var den nya Skånetrafiken-appen som är baserad på ett nytt biljettsystem. Det måste vara enkelt att få information om resan och att köpa biljett. Med den nya appen har man biljettautomaten i fickan och kan när som helst, var som helst köpa sin biljett. Parallellt med det nya biljettsystemet lanserades en helt ny pris- och zonmodell i Skåne med så kallade personliga zoner i tre nivåer. I den nya modellen har sortiment och rabatter förenklats. Nu finns det enkel-, 24-timmars- och 30-dagarsbiljett och rabatterna gäller alla biljetter t ex får även barn numera rabatt på 30-dagarsbiljetten. Trafikstart för nya avtal i Serviceresor i februari. De nya avtalen ska främst bidra till minskade väntetider, men också en möjlighet att via kontinuerliga revisioner och uppföljningar få en större kontroll av fordon och chaufförer. ID-kontroller avslutades den 5 maj. Efter beslutet att ta bort ID-kontrollerna på Kastrup behövde resenärerna inte längre gå av tåget på Kastrup när de reser till Sverige och därmed blev det möjligt att införa fler avgångar och kortare restid. Från december är tiominuterstrafiken över bron tillbaka igen och restiden nästintill densamma som innan gränskontrollerna infördes. Två nya kommuner (Landskrona och Svedala) har köpt till Serviceresekort. Det stärker möjligheterna att öka resande med den allmänna kollektivtrafiken och minskar behovet av Serviceresor. Slutfört upphandling av Pågatågstrafiken. I slutet av juni blev det klart att Arriva får fortsätta att köra Pågatågen fram till december 2026 med start den 9 december Det nya avtalet lägger stort vikt på resenärernas reseupplevelse och kvalitet. Avtalet inkluderar även ansvar för fordonsunderhållet i depån i Raus i Helsingborg, akut ersättningstrafik samt en option på underhållet av Pågatågsstationerna. Säljrekord för Jojo-Sommar, sålda kort var första året då vi även erbjöd Sommarbiljetten i mobilen. Sommar-erbjudandet är perfekt för att lojalisera befintliga kunder men även för att värva nya kunder. 68 nya stadsbussar i Malmö togs i trafik under sommaren. Bussarna har mottagits väl av kunderna. Under hösten drabbades Skånetrafiken, liksom ett antal andra offentliga aktörer av s.k. överbelastningsattacker. Skånetrafikens skydd mot överbelastningsattacker är nu uppdaterat med utökat skydd och rutiner för agerande vid händelser ses över. Succé för nya SkåneExpressen 1 där nya dubbeldäckarfordon, med bättre bekvämlighet och information gett en resandeökning på över 11% i antalet resor och när vi frågar våra kunder får vårt nya kundbemötande höga betyg. Beslut om nytt avtal om operativt tågtrafiksamarbete över Öresundsbron. Region Skåne har genom Skånetrafiken ett samarbete med danska Transportministeriet om tågtrafik mellan Malmö och Köpenhamn. Det nya avtalet innebär att Skånetrafiken påtar sig ett operativt trafikköparansvar för hela sträckningen Malmö C Köpenhamn H/Österport från 2022 då Kystbanen kan avskiljas från Öresundstågstrafiken. 4

5 Beslut om genomförandeavtal eldrivna bussar i Landskrona stad. Alla stadsbussar kommer att köra med grön el då dagens gasbussar ersätts av nya depåladdade el-bussar hösten 2018 och tillsammans med dagens trådbussar får vi minskat buller och en hållbar, bekväm helhetslösning för hela Landskrona. Beslut om att ta över beställningsmottagning för Serviceresor i egen regi. Som ett led att öka kvalitén för våra serviceresekunder kommer en beställningsmottagning i egen regi att etableras i Hässleholm under våren och sommaren I samband med detta flyttas trafikledningen till Hässleholm. Tagit emot 11 av de 30 nya Pågatågen. Vissa av tågen används för att ta hand om resandeökningarna bland annat på Trelleborgsbanan och vissa tåg är uthyrda till andra län tillsvidare. Granskning och revision av Bergkvara Buss efter signal om bristande arbetsmiljö och miljöansvar. Avvikelserna är identifierade och under åtgärdande. Verksamhetsförändringar/-övergångar (om det är aktuellt) Externa verksamhetsförändringar 2017 Verksamhet Tidpunkt Beslut om övertagande av beställningsmottagning Våren Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr) 16 Mkr utöver 2017 års kostnad Större interna verksamhetsförändringar 2017 Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Beslut om flytt av trafikledningen Serviceresor från Helsingborg till Hässleholm Våren Uppdragsförändring (Mkr) 5

6 Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Regiongemensamt mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Årligen sker en omfattande extern kundundersökning ombord på våra bussar och tåg, Kvalitetsmätning ombord. Resultaten för 2017 visar att Pågatågen ligger kvar på en stabil nivå och uppnår sina mål medan Öresundståg inte uppnår målen. Punktlighet och information är fortfarande prioriterade områden där resenärerna önskar förbättringar. Även Stadsbuss når uppsatt mål för 2017 trots att de många infrastrukturarbetena i städerna har påverkat punktligheten negativt och därmed nöjdheten. En viss minskning av upplevelsen av trygghet ombord har också kunnat skönjas. Denna bottnar troligen i det allmänna samhällsklimatet. Regionbuss ligger kvar på samma goda kundnöjdhetsnivå som för 2016 och uppnår mål för Utöver kundundersökningen ombord görs en branschgemensam undersökning, NKI. Från och med 2017 mäts NKI med ny metod och detta påverkar resultatet något. Utfallet för NKI hamnar på en lägre nivå än föregående år, 52 procent, vilket är långt under målet på 65 procent. Under året har det varit flertalet större infrastrukturstörningar som påverkat både buss- och tågtrafiken och lett till ett försämrat förtroende för kollektivtrafiken. Under året har det även skett förändringar i reglerna för reseersättning samt indikationer mot prishöjningar. Detta i kombination med lägre punktlighet skapar sämre förutsättningar att öka NKI. Av undersökningen framgår också att de som köper färdbevis i den nya appen är mer nöjda än de som inte gör det. Eftersom all vår trafik utförs på entreprenad är samverkan med trafikföretagen helt avgörande för att öka resandet och få nöjdare kunder. I busstrafiken tillämpas en affärsmodell som syftar till att trafikföretagen ska vara delaktiga och påverkas av kundernas val. Fler och nöjdare kunder ger bonus och ökade intäkter för trafikföretagen och omvänt minskad ersättning. Majoriteten av resorna i busstrafiken sker nu i avtal med denna affärsmodell. Efterhand som nya avtal träder i kraft blir även bussflottan förnyad. I juni tecknades ett nytt avtal med en liknande modell för Pågatågstrafiken. Det nya avtalet för Pågatågen innebär många förändringar som syftar till att förbättra för kunderna. Genom samverkan med kommunerna och de statligt riktade bidragen för kollektivtrafiksatsningar sker stora satsningar på förbättrad kollektivtrafik i flera av de skånska städerna. I Malmö kommer nya Malmöexpresslinjer, i Lund förbereds för spårväg och Helsingborg får under 2019 HelsingborgsExpressen, som innebär snabbare och bekvämare resor med elbussar. Den efterlängtade upprustningen på Öresundstågen är igång. Efter mer än 15 år i trafik är tågen slitna och en rejäl uppfräschning med bland annat renoverade stolar, ny belysning, nya golvmattor, nytt toalettsystem och ommålning ska bidra till en högre kundnöjdhet. Under året kommer de första upprustade tågen att sättas i trafik. Ett av årets viktigaste beslut i syfte att öka resandet där marknadsförutsättningarna är störst är nämndens beslut om att lansera System 3 (arbetsnamn). System 3 innebär ett nytt modernt tågresande att addera till dagens två system och som avser sträckan Köpenhamn-Malmö-Lund- Helsingborg. Kunderna och deras behov ska sättas i fokus så tågtrafiken erbjuder en betydligt högre kvalitetsnivå och inte bara utökas kapacitetsmässigt. 6

7 Trafikinformationen till våra kunder är en central del i kundens upplevelse av sin resa. En korrekt information skapar också en tryggare resa för kunden. Därför kommer förvaltningen att intensifiera arbetet med att förbättra trafikinformationen till kund. Nöjdheten hos de av våra kunder som reser färdtjänst och sjukresor är bättre än Resultatet är 85 procent jämfört med målet 87 procent. Under året har antalet resor ökat, vilket ställer större krav på planering och trafikledning, då antal fordon är oförändrat. Kundnöjdheten påverkas troligen också av det nya regelverket som får inverkan på hämttiden men också ändrade regler när det gäller trappklättrare. De nya avtalen, med större krav på uppföljning av fordon och chaufförer, har gett en bättre leverans och detta har troligen påverkat kundnöjdheten uppåt. I februari fattade kollektivtrafiknämnden beslut att beställningsmottagningen för Serviceresor ska övergå i egen regi. Syftet är att förbättra kvalitén genom bättre lokalkännedom och språk. Förvaltningen är igång med att verkställa uppdraget med ett succesivt övertagande av beställningscentralen till sommaren

8 Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör Regiongemensamt mål: En drivande utvecklingsaktör Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet en drivande utvecklingsaktör. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Riktad uppföljning till kollektivtrafiken Regionfullmäktiges inriktning är att resenärerna ska uppleva att det är tryggt, säkert och smidigt att resa med den skånska kollektivtrafiken. Ambitionen är att fördubbla resandet till år 2020 i enlighet med den nationella målsättningen samt öka kollektivtrafikens marknadsandelar. Nämnden ska redovisa resultaten/effekter av arbetet. Marknadsandelen för det kollektiva resandet i Skåne 2017 slutade på 29% av det motoriserade resandet. Det är en uppgång jämfört med föregående år och det betyder att kollektivtrafikresandet har ökat mer än bilresandet. Trots den minskade kundnöjdheten under året så väljer kunden kollektivtrafiken för sina resor. Resandet ökade med cirka 2 miljoner till 165,4 miljoner resor, vilket motsvarar 1,1 procent och innebär att trenden från 1999 med årliga resandeökningar håller i sig. Det är främst gräns- och Idkontrollerna, störningar i järnvägsinfrastrukturen, banarbeten och bristande framkomlighet i städerna som gör att vi inte når den förväntade nivån på 4 procent, motsvarande 170 miljoner resor. Positivt för resandeutvecklingen har bland annat varit nya trafikavtal, den nya prismodellen och biljettsystemet och att fler kommuner har köpt till serviceresekort. Störst resandeökning sker i tågtrafiken. ID- och gränskontrollerna påverkade resandet negativt även under 2017, trots att ID-kontrollerna slopades under våren. Vid årets utgång kvarstod en relativt smidigare gränskontroll i Hyllie och trafikutbudet hade övergått till normal omfattning. De statligt riktade bidragen för kollektivtrafiksatsningar i städerna är positiva på längre sikt men under året har de försvårat för kunderna i Malmö, Lund och Helsingborg genom sämre framkomlighet, punktlighet och omläggningar i trafiken. Vi har trots det en positiv utveckling i Lund och Malmö, medan resandet i Helsingborg minskar. Regionbusstrafiken har sin starkaste tillväxt i resor mellan och till de största städerna, exempelvis på SkåneExpressen 1 och 2 där nya bussar med hög komfort och service lockat fler pendlare att ställa bilen. Antalet sjukrekresor ökar i hela Skåne, mest i Malmö. Även resorna med färdtjänst ökar, såväl i den allmänna som särskilda kollektivtrafiken. Sedan kostnadsfria resor för färdtjänstresenärer i den allmänna kollektivtrafiken infördes, har andelen färdtjänstresenärer som nyttjar den allmänna kollektivtrafiken stadigt ökat och når 46 procent år Utvecklingsarbetet för ett nytt modernt biljett- och betalsystem har fortsatt. Den nya prismodellen som beslutades hösten 2016, lanserades den 27 mars i år, tillsammans med ett helt nytt biljettsystem. Den nya pris- och zonmodellen innebär ett nytt, enklare sätt att resa med så kallade personliga zoner (liten, mellan eller hela Skåne) samt ett förenklat sortiment med tre biljettyper (enkel-, 24-timmars- och 30 dagarsbiljett). Först ut som biljettbärare i nya biljettsystemet var en ny, 8

9 enklare och modernare Skånetrafiken-app (SKÅ) för att söka och köpa resa. Längre fram kommer även andra typer av färdbevis som någon form av plastkort. Samtliga bussar har också utrustats med nya validatorer för att maskinellt kunna läsa den nya app-biljetten. Dessa är även förberedda för att kunna läsa kontaktlösa bankkort. Den nya biljett- och betalsystemet utvecklas kontinuerligt och kommer att leva parallellt med vårt gamla Jojo-system som gradvis avvecklas och ersätts innan årsskiftet 2019/2020. I planen framåt ligger bland annat möjlighet att köpa biljett och resa med nya appen till Danmark samt olika företagserbjudanden. Det finns flera faktorer som påverkar kundens upplevelse av att det ska vara tryggt, säkert och smidigt att resa, däribland punktligheten, tillförlitligheten och utförandekvalitén i trafiken. Detta är områden som förvaltningen har högsta prioritet på genom löpande uppföljning av verksamheten och i utvecklingsarbetet tillsammans med trafikföretag och kommuner. Därutöver kommer det intensifierade arbetet med att skapa en förbättrad trafikinformation att skapa en tryggare resa för kunden. 9

10 Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare Regiongemensamt mål: Attraktiv arbetsgivare Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet attraktiv arbetsgivare. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Attraktiv arbetsgivare Resultat från medarbetarundersökning Det dynamiska fokustalet/prestationsnivån har stadigt höjts de senaste åren och Skånetrafiken når sitt mål på >= 70 då vi för 2017 landar på 72,6. Vi har i stort sett höjt oss i alla förbättringsområden. Varje avdelning/enhet har i uppdrag att göra en handlingsplan utifrån deras resultat i Springlife. Skånetrafikens mål för 2017 är att 86 % av våra medarbetare kan tänka sig att rekommendera andra att börja arbeta på Skånetrafiken. Resultatet blev 79,7 % vilket är en minskning på föregående år då vi landade på 82,7 %. Alla chefer har i uppdrag att bryta ner detta på avdelning/enhetsnivå för att identifiera brister och gemensamt jobba för att vi ska vara en attraktiv arbetsgivare. Trygga anställningar Samtliga rekryteringar avseende tillsvidareanställningar utlyses som heltidstjänster Totalt Andel 2016 Totalt Månadsanställda Andel Tillsvidareanställda ,9% ,8% Visstidsanställda 35 9,6% 41 11,2% Heltidsanställda ,0% ,9% Deltidsanställda 18 5,0% 15 4,1% Andelen tillsvidareanställningar har ökat från föregående år vilket föranlett att andelen visstidsanställningar har minskat. Samma mönster gäller såväl kvinnor som män Kvinnor Andel 2016 Kvinnor Månadsanställda Andel 2017 Män Andel 2016 Män Andel Tillsvidareanställda ,9% ,3% ,2% ,9% Visstidsanställda 26 11,5% 31 13,7% 9 6,6% 10 7,1% Heltidsanställda ,8% ,7% ,1% ,9% Deltidsanställda 14 6,2% 12 5,3% 4 2,9% 3 2,1% Andelen heltidsanställda har minskat något i förhållande till föregående år. Andelen deltidsanställda har ökat något från föregående år. Samma mönster gäller såväl kvinnor som män. 10

11 Tydliga karriär- och utvecklingsvägar för medarbetare och chefer För att stärka verksamhetens och den enskildes möjlighet att utvecklas har varje medarbetare, förutom ett årligt medarbetarsamtal och lönesamtal, också individuella mål som beskrivs i målkort. I målkorten bryter man ner verksamhetens mål till konkreta uppgifter för varje medarbetare, dessa följs upp minst 2 gånger per år. Baserad på de utvecklingsområden och mål som identifierats i medarbetarsamtalet och målkortsamtalet görs en individuell utvecklingsplan enligt den regionala mallen. Karriär- och utvecklingsbehov diskuteras även vid chefsdialogerna med HR (2 gånger per år). Jämställda löner I samband med utvärdering av lokal löneöversyn har även löneanalys/kartläggning tillsammans med de fackliga organisationerna genomförts. Löneanalys/kartläggning genomförs tillsammans med Regionen. Analysen kunde inte peka på några avvikelser ur köns- eller yrkesjämförelseperspektiv därmed behöver inga åtgärder vidtas. Arbete med lika rättigheter och möjligheter För att öka vår mångfald och attrahera framtida medarbetare har vi fortsatt med de regionala jobbsatsningarna ex: personer med funktionsvariation, Tekniksprånget (initiativ för att säkra framtida ingenjörsförsörjning) och långtidsarbetslösa ungdomar års likarättspris, instiftat av Region Skåne och Malmö stad, tilldelades Skånetrafiken, kundtjänst i Malmö, ett team som erbjuder tjänster och service på ett likvärdigt sätt. HR-specialisterna på förvaltningen har gått kursen Förebyggande och hantering av kränkande särbehandling och trakasserier. Samtliga chefer fick därefter, vid ledarforum i november, utbildning och underlag om kränkande särbehandling och trakasserier samt regionens uppdaterade policy kring detta. Vilket de i sin tur ska ta vidare för medarbetardialoger på arbetsplatsträffar. Förvaltningen identifierar eventuella avvikelser och brister avseende likarätt samt åtgärdar med stöd av framtagna handlingsplaner. Hälsofrämjande arbetsplatser Årlig uppföljning av SAM görs enligt regionens riktlinjer. Prioriterat arbetsområde (sedan förra SAM) för året var att förbättra strukturen och överskådligheten på intranät avseende arbetsmiljö så att instruktioner är lätta att finna, samt länka till VGI. Ny uppföljning gjordes under hösten Svarsfrekvensen var god. 38 svarade från 42 arbetsenheter. Resultatet föranleder att förvaltningen fortsätter utbilda skyddsombud och nyanställda chefer i arbetsmiljö så att de erhåller nödvändig kunskap för att cheferna efter genomförd utbildning kan erhålla arbetsmiljödelegation. Integrera arbetsmiljö i kontinuerligt hållna arbetsplatsträffar. Samt identifiera avvikelser och brister i arbetsmiljöarbetet. Ur avvikelsehanteringssystemet AVIC har det till förvaltningen under året rapporterats 6 tillbud och 3 arbetsskador. Arbetsskadorna orsakades av hotfull kund, färdolycksfall till arbetet och snubblat över hjulet till arbetsstol. Statistik och anmälningar analyseras kontinuerligt vid arbetsmiljögruppens möten. Sjukfrånvaron har ökat jämfört med föregående period. Ökningarna har skett i sjukdomsintervallerna: 1-7 dagar där sjuktalet har ökat från 6, till 6, vilket är en ökning med 0, dagar där sjuktalet har ökat från 0, till 1, vilket är en ökning med 0,36. Samt i gruppen långtidssjukskrivningar (mer än 180 dagar) där sjuktalet har ökat från 4, till 7, vilket är en ökning med 2,83. En minskning har skett i sjukdomsintervallen

12 dagar från 1, till 1, vilket är en minskning med 0, dagar från 2, till 1, vilket är en minskning med 0,68. Samt i sjukdomsintervallen dagar från 3, till 2, vilket är en minskning med 0,85. Ackumulerat för perioden jan-december har sjukfrånvaron ökat från 19, till 20, vilket är en ökning med 1,76. Vid jämförelse mellan män och kvinnors sjukfrånvaro under perioden har både kvinnors och männens sjukfrånvaro ökat # # # Differens Kvinnor 24,14 21,86 23,72 2,28 Män 15,48 14,68 10,16 0,80 Totalt 20,88 19,12 18,66 1,76 Avseende frisknärvaron har det skett en ökning för både män och kvinnor jämfört med föregående år: Avser tillsvidare- och visstidsanställda respektive period # % # % # % Antal med frisknärvaro hela året Totalt - % av antal anställda % % 0 Kvinnor - % av antal anställda kvinnor 81 30% 64 27% 0 Män - % av antal anställda män 76 44% 61 43% 0 Antal med frisknärvaro <= 5 sjukfrånvarodagar Totalt - % av antal anställda % % % Kvinnor - % av antal anställda kvinnor % % 70 30% Män - % av antal anställda män % 99 70% 38 27% För 2017 har vi fortsatt stödja våra chefer med att arbeta mer proaktivt med tidiga insatser, ex genom friskvårdsaktiviteter. Vi har tillsammans med Previa startat upp två arbetsmiljöpiloter, Tidiga signaler, dels med våra två Kundcenter i Malmö samt med våra tre enheter på Kundtjänst. Fokus för insatsen är förebyggande och främjande arbetsmiljöarbete för att säkerställa ett gott mående och stark arbetsförmåga för hela personalstyrkan. Detta sker dels genom att: Öka chefernas uppmärksamhet på riskfaktorer och skyddsfaktorer i den egna personalgruppens sociala och organisatoriska arbetsmiljö. Aktivera medarbetarna till deltagande i det systematiska arbetsmiljöarbetet samt Stödja det lokala arbetsmiljöarbetet, t ex genom coachning eller utbildningsinsatser. Utvärdering av piloterna kommer att göras under T och därefter hoppas vi kunna införa arbetssättet för samtliga avdelningar och enheter inom Skånetrafiken. Vi arbetar fortsatt enligt Regionens rehabiliteringsprocess och genomför slumpvisa alkohol- och drogtester för att ha förebygga och åtgärda riskbruk och missbruk med fokus på friskvård. 12

13 Förvaltningen har under året intensifierat det preventiva rehabiliteringsarbetet på individnivå med upprättande av handlingsplaner med olika aktörer såsom FK och sjukvård så tidigt som möjligt, för att därefter kontinuerligt följas upp utifrån läge, aktiviteter och målbild. Målet för 2017 var 1 kalenderdagar/medarbetare mindre sjukfrånvaro än 2016, dvs 2017 var målet 19,14 (utfall 2016 per december) 1 dag, vilket ger 18,14 kalenderdagar/medarbetare. Det goda ledarskapet Ledarskapet får höga betyg i Springlife, precis som tidigare år, och landar i 2017 års mätning på 75,5 (grönt) vilket är en ökning gentemot föregående år (73,8). Medarbetare som är intresserade och lämpliga för chefsuppdrag ska identifieras och ges möjlighet till utveckling inför en framtida chefsroll. Ansvaret för att identifiera framtida chefer har nuvarande chefer. Potentiella chefer ska få möjlighet att gå den regionala utbildningen Nyfiken på att bli chef i Region Skåne. Internt har Skånetrafiken genomfört ett ledarförsörjningsprogram (VÄXA) för att attrahera, identifiera och utvecklare framtidens ledare. Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras Kompetensförsörjningen är en av vårdens stora utmaningar, i såväl Region Skåne som övriga landet. Bara genom att vara en attraktiv arbetsgivare kan Region Skåne möta upp till invånarnas behov, erbjuda den bästa vården och servicen, och locka till sig och behålla den kompetens som är nödvändig för att klara den framtida verksamheten. Kompetensförsörjningsplaner Inom Skånetrafiken finns en kompetensförsörjningsplan för I arbetet med att ta fram denna kompetensförsörjningsplan har information hämtats från Region Skånes kompetensförsörjningsplan, Skånetrafikens verksamhetsplan samt från dialogmöten som hållits mellan HR-enheten och Skånetrafikens chefer där fokus legat på kompetensförsörjning. De strategiska och förvaltningsgemensamma problemområden som har identifierats beskrivs i planen som olika kompetensförsörjningsaktiviteter. I planen lyfts insatser för att Skånetrafiken ska kunna Attrahera, Rekrytera, Introducera, Utveckla och Motivera samt Avsluta kompetens. Kompetensförsörjningsplanen kommer att revideras och uppdateras under början av 2018 utifrån de ändringar som görs i Region Skånes, samt efter vad som framkommit i 2017 års dialogmöten. Förvaltningen ser en viss obalans i vissa yrkeskategorier, framförallt specialisttjänster kopplat till upphandling, infrastruktur och projektledning. I nämnda tjänster är det svårrekryterat. Vi ser ett behov av att GSF rekrytering bygger upp någon typ av kandidatbank då vi i de gängse rekryteringskanalerna enbart når de som aktivt tittar på nya tjänster (med undantag från search via Linkedin). Vi behöver också bli bättre på att visa att vi är en attraktiv arbetsgivare i en framtidsbransch och ser på åtgärder för detta. Kompetensmixplanering Behovet av kompetensmixplanering finns, men inte i lika stor grad som inom vården så därför ligger inte fokus på detta i vår kompetensförsörjningsplan. Vi har dock kompetensmix i delar av vår verksamhet. På vår kundtjänst i Malmö (ca 55 medarbetare) finns en kompetensmix inom de olika enheterna där medarbetarna kan täcka för varandra. På den ena enheten (linje 1) besvarar man kundfrågor via telefon, chatt, Twitter och Facebook samt registrerar kundärenden, medan man på den andra enheten (linje 2) arbetar mer administrativt och handlägger förseningsersättningar. Vidare har de tillgång till ett antal medarbetare från våra kundcenter, som kan komma in och stötta i arbetet. 13

14 Kompetensförsörjning; äldre medarbetare Skånetrafiken ska vara en attraktiv arbetsgivare också för äldre. Därför har de medarbetare som börjar närma sig pensionsålder möjlighet att gå ner i tid utifrån att detta är förenligt med verksamheten. Vi månar också om de medarbetare som önskar fortsätta arbeta efter 67 års ålder och har flera exempel på personer som är eller har varit inne och arbetar som återkommande visstidsanställda. Bisysslor Under året har 3 st ansökningar inkommit, vilka samtliga 3 har beviljats. Läkare Förtroendeskadlig Medgivna bisysslor Antal med Antal utan koppling till koppling till RS RS Arbetshindrande Konkurrerande Yrket x Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande Yrket y Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande Övriga Förtroendeskadlig Arbetshindrande 3 Konkurrerande Avslagna bisysslor Antal med Antal utan koppling till koppling till RS RS Antalet anställda och arbetad tid Antalet anställda har under perioden januari december minskat från 366 anställda 2016 till 363 anställda 2017, dvs. med 3 anställda. 137 anställda är män och 226 anställda är kvinnor. Minskningen har främst skett pga högre personalomsättning samt genom följsamhet till rådande anställningstak där nya rekryteringar behovsprövas. Anställningar följer och handläggs i enlighet med beslutad anställningsprocess. Beviljat anställningstak för förvaltningen är 371, vilket förvaltningen ej överskrider. 14

15 Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi Regiongemensamt mål: En långsiktigt stark ekonomi Generell uppföljning Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå målet långsiktigt stark ekonomi. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Ekonomiskt ingångsläge Budget 2017 baseras på en generell resandeökning mellan fyra och fem procent, vilket förväntas ge cirka fyra procent högre biljettintäkter, motsvarande 108 miljoner kronor, jämfört med budget En generell ökning av biljettpriserna på två procent genomfördes i december 2016, vilken beräknades motsvara 50 miljoner kronor. Därutöver höjdes biljettpriset från 24 till 25 kronor i stadszon och en höjning av enkelpriset för resa i fler än två zoner gjordes, vilka beräknades innebära 27 miljoner kronor i ökade biljettintäkter. Index antas öka med 2 procent i budget. I budget 2017 togs ingen hänsyn till ID-kontrollernas påverkan, varken på intäkter eller kostnader. Kostnaderna för ID-kontrollerna under 2017 uppgick till 15 miljoner kronor, och intäkterna över Öresund blev 64 miljoner kronor sämre än budget. Resultat Resultatet 2017 är 58 miljoner kronor, vilket är 58 miljoner kronor bättre än budget. Det utgörs av intäkter som är 45 miljoner kronor bättre än budget och kostnader som är 13 miljoner bättre än budget. Biljettintäkterna uppgår till miljoner kronor vilket är 32 miljoner kronor sämre än budget men 129 miljoner kronor (motsvarande fem procent) bättre än Biljettintäkterna i Skåne har ett utfall som är 31 miljoner kronor bättre än budget. En av orsakerna är att kunderna överger Reskassa till förmån för fullprisbiljetterna i den nya appen, vilket ger en högre intäkt. Biljettintäkterna över Öresund har ett utfall som är 64 miljoner kronor sämre än budget, vilket beror på negativa effekter av ID-kontrollerna. ID-kontrollerna (på Köpenhamn Airport Kastrup) togs bort den femte maj 2017 och sedan dess har Skånetrafiken sett en svagt positiv trend på intäkterna kopplade till trafiken över Öresund. Intäkterna på Serviceresor har ett utfall på 192 miljoner kronor, vilket är sju miljoner bättre än budget. Anledningen är det ökade antalet sjukresor, vilket ger ökade intäkter i form av egenavgifter, men som också för med sig ökade transportkostnader. Övriga intäkter påverkas positivt av två poster som inte finns med i budget. Under 2017 har Skånetrafiken (efter ansökan) erhållit 57 miljoner kronor i bidrag för att täcka de kostnader som uppkommit i samband med ID-kontrollerna under perioden fjärde januari 2016 till tredje maj Försäljning av ett gammalt Pågatåg och 103 bussar genomförts och tillsammans genererat en intäkt på nio miljoner kronor (samt en lika stor kostnad). De totala intäkterna (rensat från vidarefakturering på 61 miljoner och reavinst på nio miljoner kronor) för 2017 blir därför miljoner kronor, vilket är 45 miljoner kronor (motsvarande en procent) bättre än budget. 15

16 Entreprenadkostnaderna uppgår till miljoner kronor, vilket är 29 miljoner kronor (motsvarande en procent) sämre än budget. De största anledningarna är dels kostnaderna på 15 miljoner kronor avseende ID-kontrollerna, och dels en ogynnsam utveckling av de index som är representerade i de olika trafikavtalen som gör att kostnaderna är sju miljoner sämre än budget. Men även kostnaderna för tågersättande buss har ett utfall sämre än budget (med tio miljoner kronor), beroende på många fel i infrastrukturen på järnvägsnätet i Skåne under året. Alla dessa kostnadshöjningar är svåra för Skånetrafiken att påverka. Underhållskostnaderna för Öresundståg har blivit 20 miljoner kronor dyrare än budget bland annat beroende på en ny ersättningsmodell från halvårsskiftet. Underhållskostnaderna på tåg totalt sett går dock 13 miljoner kronor bättre än budget främst beroende på att upprustningen av fem Öresundståg, budgeterat till 40 miljoner kronor inte genomförts som planerat. Kostnaderna för Serviceresor uppgår till 338 miljoner kronor, vilket är 17 miljoner kronor sämre än budget. Den enskilt största orsaken till detta är ökningen i antalet sjukresor. De interna kostnaderna, t ex personal-, marknadsförings- och övriga kostnader, uppgår till 514 miljoner kronor, vilket är 38 miljoner kronor bättre än budget (motsvarande sju procent). I jämförelse med 2016 är det en kostnadsminskning med tolv miljoner kronor, motsvarande två procent. Kapitalkostnaderna (i huvudsak bestående av avskrivningar och internränta) uppgår till 462 miljoner kronor, vilket är 17 miljoner kronor bättre än budget (motsvarande fyra procent). Ett försenat övertagande av två Öresundståg från SJ och förseningar i upprustningen av Öresundstågen samt små förseningar i nytt betalsystem i kollektivtrafiken är de största anledningarna till detta. De totala kostnaderna (rensat från vidarefakturering på 61 miljoner och reavinst på nio miljoner kronor) uppgår till miljoner kronor, vilket är 13 miljoner kronor bättre än budget. Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Personalkostnadernas andel av de totala kostnaderna uppgår till fyra procent. Personalkostnaderna för perioden uppgår till 221 miljoner kronor, vilket är åtta miljoner kronor bättre än budget (motsvarande fyra procent). 16

17 Jämfört med utfall 2016 har kostnaderna ökat med 14 miljoner kronor, motsvarande sju procent. Vilket dels förklaras av den ordinarie löneökningen och dels av en organisatorisk satsning på nya chefer, där åtta chefer anställts. Jämfört med december 2016 är antalet anställda tre färre. (Se även avsnitt under attraktiv arbetsgivare). Utnyttjandet av bemanningsföretag har minskat under 2017, och uppgick endast till 41 tkr, jämfört med motsvarande period 2016 som uppgick till 590 tkr. Minskningen är framförallt kopplad till att vår reception och växel vid huvudkontoret i Hässleholm numera är bemannad enbart med egna anställda och vid sjukdom och ledigheter hanterar vi numera med återkommande visstidsanställda. Även vår Kundtjänstenhet i Malmö använder sig av återkommande visstidsanställda för att därigenom undvika alltför långa handläggningstider i samband med att det uppstått anhopning av kundärenden efter omfattande trafikstörningar. Slutligen har våra färdtjänstenheter i Hässleholm och Helsingborg rekryterat till sina tidigare vakanta tjänster och har nu inte längre behov av att anlita bemanningsföretag. Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans I början av 2017 utfördes ID-kontrollerna fortfarande och som en följd av detta verkade resultatet bli sämre än budget, vilket föranledde ett arbete med åtgärder. Besparings- och effektiviseringsåtgärderna var enskilt inte stora belopp utan många mindre. Bland de största fanns: - Effektiviseringar i förstärkningstrafik på Affärsområde Buss, där utfallet blev åtta miljoner kronor bättre än budget. Initialt omfattade åtgärden 13 miljoner kronor, men noggrann genomlysning visade att delar av åtgärderna inte gick att genomföra utan att medföra stor Kundpåverkan. - Uppsägning av Stand-By bussar (vid tågstörningar) motsvarande fem miljoner kronor. Utfallet för tågersättande buss sänktes med motsvarande summa, men infrastrukturfel under andra halvåret har gjort att budget ändå överskridits. - Neddragning i drift och underhåll på stationer och hållplatser där utfallet blev tre miljoner kronor bättre än budget. - Beslut togs i Regionfullmäktige om förändrat regelverk avseende förseningsersättning, vilket skulle sänka kostnaderna motsvarande tre miljoner kronor. Ett stort antal tågstörningar under andra halvåret gör dock att kostnaderna överstiger budget med fyra miljoner kronor. Jämfört med 2016 har antalet ärenden om förseningsersättning ökat med 28 procent under 2017, vilket också återspeglas i kostnaderna. - Generella sparbeting hos alla avdelningar på Skånetrafiken motsvarande 13 miljoner kronor, vilka samtliga har blivit uppfyllda. Ansökan om ersättning för kostnaderna Skånetrafiken haft i samband med ID-kontrollerna har gjorts hos Trafikverket och 57 miljoner kronor har erhållits, vilket har påverkat årets resultat positivt. Nyckeltal Kostnadstäckningsgraden 2017 är 57 procent, vilket jämfört med 2016 är oförändrat. Utfallet 2017 påverkas dock positivt av det bidrag avseende ID-kontroller som Skånetrafiken erhållit av Trafikverket uppgående till 57 miljoner kronor, då posten anses vara jämförelsestörande är den exkluderad ur beräkningen för kostnadstäckningsgraden. Verksamheten uppfyller kravet på en ekonomi i balans. 17

18 Investeringar Trafikinvesteringar Av Region Skånes beställning på 30 nya Pågatåg har nu elva tåg levererats, varav sju stycken under Den totala investeringen i de nya tågen är nu 1023 miljoner kronor. Samtliga 30 tåg ska enligt plan vara levererade i början av Under 2017 har också övertagande av två begagnade Öresundståg gjorts. De är dock inte aktiverade ännu eftersom de ska renoveras innan de tas i bruk. Den totala investeringen är (till och med den 31 december 2017) 78 miljoner kronor. En upprustning av Öresundstågen har påbörjats och total investeringsbudget är 51 miljoner kronor. Under 2017 har hittills 11 miljoner kronor investerats. Alla 44 tågset beräknas vara renoverade år 2021 enligt plan. Utrustningsinvesteringar Investeringen i biljettsystem har fortsatt under året och de första delarna togs i bruk den 27 mars Investeringen är uppdelad i hårdvara och programvaruutveckling. Under 2017 har det investerats 39 miljoner kronor i hårdvara och 33 miljoner i programvaruutveckling. Total investeringsbudget i hårdvara är 132 miljoner kronor och i programvaruutveckling 91 miljoner kronor. 18

19 Miljöredovisning Regiongemensamma miljömål: 1. Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet 2. Hälsosam miljö 3. Hållbar resursanvändning 4. Stark miljöprofil Generell uppföljning Redovisa status samt analys av utfall för berörd nämnds/förvaltnings nedbrutna miljömål. Beskriv uppnådda respektive förväntade effekter/resultat av vidtagna åtgärder i syfte att uppnå miljömålen. Vilka områden bedömer nämnden behöver utvecklas/förbättras? Lyft fram några exempel med goda resultat. Skånetrafiken bidrar på följande sätt till det regiongemensamma målet Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet Skånetrafiken har mål på fossilbränslefrihet för hela kollektivtrafiken 2020 och för den allmänna kollektivtrafiken redan Under 2017 fortsatte förvaltningen att fasa ut fossilfria drivmedel till förmån för förnybara drivmedel var andelen förnybart i allmän kollektivtrafik 82 %. Enligt prognosen för 2017 kommer andelen förnybart i allmän kollektivtrafik ökar till ca 87 %. Kopplat till licensen Bra Miljöval har Skånetrafiken även ett krav på energieffektivitet för den allmänna kollektivtrafiken. Kravet på energieffektiviteten är 0,18 kwh/pkm och även under 2017 kunde Skånetrafiken inte leva på till detta licenskrav då majoriteten av busstrafiken drivs med biogas och gasmotorn endast har en verkningsgrad på 27 %. En handlingsplan för ökad energieffektivitet har tagits fram och enligt prognosen för 2017 verkar energieffektiviteten ha förbättrats från 0,20 kwh/pkm till ca 0,19kWh/pkm. I den allmänna kollektivtrafiken är det framför allt energieffektiviteten som behöver förbättras, både när det gäller hur mycket energi som transporterna förbrukar men även beläggningen på fordonen behöver öka. Skånetrafiken bidrar på följande sätt till det regiongemensamma målet Hälsosam miljö- och hållbar resursanvändning Skånetrafiken har prioriterat grön eldrift i stadstrafiken. Grön eldrift med Bra Miljövalsel minskar energiåtgången och klimatutsläppen med ca 70 % jämfört med dagens drift med förbränningsmotor. Eldrift genererar inga avgaser och bullernivåerna minskar med ca 5 db. Den upplevda bullerminskningen vid byte till eldrift är stor då det handlar om en logaritmisk skala. Man säger att vid en ökning av 10 db så upplever örat det som dubbelt så hög ljudvolym. I januari 2016 introducerades 5 elbussar i Ängelholms stadstrafik. Under 2018/2019 kommer elbussar införas i Malmö på linje 7 och i Landskrona. Det finns även planer på att introducera grön eldrift i Helsingborgs stadstrafik samt i Trelleborgs och Ystads stadstrafik. I Lund startade under 2017 byggarbeten för spårväg från Lund C till ESS som ska tas i drift Skånetrafiken bidrar på följande sätt till det regiongemensamma målet stark miljöprofil. Alla Skånetrafikens resor med buss och tåg är märkta med Naturskyddsföreningens märkning Bra Miljöval. Märkningen kommunicerar tydligt resornas miljönytta till kund. Skånetrafiken kommunicerar årligen sin hållbarhetsprestanda och sitt hållbarhetsarbete i sin hållbarhetsredovisning och på sin hemsida, i sina upphandlingar, i sociala medier och på 19

20 intranätet. Skånetrafikens miljöarbete bedrivs i enlighet med Region Skånes miljöledningssystem. Fram till januari 2018 har Skånetrafiken innehaft ett eget miljöcertifikat enligt standarden ISO Uppföljning och rapportering av arbetet med intern kontroll Uppföljningen till nämnder och styrelser görs i enlighet med de för respektive ansvarsområde (förvaltning/bolag) fastställda planerna för intern kontroll och som omfattar de obligatoriska kontrollområdena. Alla nämnder och styrelser ska rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde till regionstyrelsen för aktuellt år i samband med årsredovisning/verksamhetsberättelse. De obligatoriska kontrollmomenten sammanställs i mallen för rapportering av plan och uppföljning för intern kontroll. Rapportering görs till regionstyrelsen utifrån uppsiktsplikten enligt kommunallag och reglemente. Mall avseende rapportering av plan och uppföljning för intern kontroll Rapportering av plan och uppföljning intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning - Styrelse/Bolag För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet : Direkt åtgärd krävs - minimera // Större avvikelse : 9-12: Reducera riskerna - åtgärda // Avvikelse 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma // Mindre avvikelse 1-3: Inget agerande krävs - acceptera // Ingen avvikelse Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling b) Verkställighet beslut Kontrollmiljö Ansvar och befogenheter tydliggjorda - Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Aktörerna är: regionfullmäktige, regionstyrelsen, kollektivtrafiknämnden och Skånetrafiken/förvaltningen. Beskrivning av de olika nivåerna och deras respektive roller nedan: Regionfullmäktige 20

21 Beslutar om reglemente för intern kontroll och fastställer budget med verksamhetsplan som innehåller riktlinjer för intern kontroll i Region Skåne. Regionstyrelsen Föreslår reglementen med mera för det interna kontrollarbetet Har så kallad uppsiktsplikt över nämndernas arbete med intern kontroll och tar emot viss intern kontrollrapportering från nämnder och förvaltningar i samband med delårs- och årsredovisningen Kollektivtrafiknämnden Fastställer, efter information och diskussion, årligen intern kontrollplan för nämndens verksamhetsområde Översänder intern kontrollplan till Regionstyrelsen Nämnden får interna kontrollrapporter med uppföljningar av den interna kontrollplanen/det interna kontrollarbetet till regionstyrelsen i samband med delårs- och årsredovisningen. Rapporterna ska ge möjlighet till diskussion om resultatet och åtgärder. Rapporterna sänds sedan till regionstyrelsen för vidare hantering. Nämnden har fastställt en rutin för intern kontroll (Kollektivtrafiknämndens beslut , 20). Förvaltningen - Skånetrafiken Förvaltningen omsätter regionstyrelsens och koncernledningens beslut och anvisningar gällande intern kontroll och uppdrag från nämnden och regionfullmäktige i årliga verksamhetsplaner och interna kontrollplaner. Förvaltningen integrerar det interna kontrollarbetet i linjearbetet och har styrt upp arbetet med bl a instruktion för intern kontroll. Förvaltningschefen, med stöd av avdelning Kvalitet (framöver enhet Kvalitet) ansvarar för kontrollplanen, efterlevnad av rutin för uppföljning av kontrollmomenten och att rapportering sker. Kontrollansvariga och kontrollutförare ansvarar för kontrollpunkterna och rapporterar in genomförda kontroller, enligt frekvens som anges i planen. Avdelning Kvalitet tar fram interna rutiner för uppföljning och rapportering samt sammanställer en rapport per tertial som kommuniceras/publiceras. Översyn av arbetssättet med intern kontroll genomförs inom förvaltningen och sker regelbundet. Riskbedömning Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras - Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? Trafikdirektören har i uppdrag att säkerställa att förslag till intern kontrollplan inklusive risk- och konsekvensbedömning tas fram till Kollektivtrafiknämnden. Trafikdirektören har delegerat ansvar för arbetet med att ta fram förslaget till avdelning Kvalitet. Förslaget diskuteras med många berörda inklusive förvaltningens ledningsgrupp, innan det tas vidare till nämnden. 21

22 Framtagande av förslag till intern kontrollplan för Kollektivtrafiknämnden utgår från beskrivning av intern kontroll i Region Skånes Budget med verksamhetsplan, jämte anvisningar för intern kontrollplan. De gemensamma anvisningarna innehåller obligatoriska kontrollområden med koppling till Region Skånes Budget med verksamhetsplan samt så kallade administrativa kontrollområden som berör bl a ekonomi, HR och upphandlingsfrågor. Förvaltningen utarbetar förslag till intern kontrollplan som lämnas till Kollektivtrafiknämnden, inklusive riskbedömning. Behov har funnits att förbättra arbetet med riskbedömningen. I arbetet med den interna kontrollplanen för 2017 innehåller risk- och väsentlighetsbedömningen omfattande beskrivningar av risker utifrån bl a tidigare års resultat. Kopplingen mellan verksamhetsrisker, riskbedömning (risknivåer) och kontrollaktiviteter har stärkts. De obligatoriska och lokala kontrollområdena har lagts ut på riskkartor med respektive risknivå i planen för De lokala kontrollområdena utgår från arbetet med verksamhetsplan, resultatuppföljning/- rapportering, Granskningsrapporter, förvaltningens revisioner samt uppföljning av interna kontrollplaner. Den interna kontrollplanen har jämte en rutin för nämnden informerats om och fastställts av Kollektivtrafiknämnden. Kontrollaktiviteter Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys - Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen - ge exempel? Arbetet med den interna kontrollplanen och arbetet med intern kontroll ska bidra med beslutsunderlag och åtgärder/aktiviteter som ska bidra till måluppfyllelse. Arbetet med planen och rapporteringar av det interna kontrollarbetet utgör en återkommande påminnelse om hur viktigt det är att hålla ordning och reda och åtgärda avvikelser. Arbetet med åtgärder för vissa avvikelser bedöms vara i behov av utveckling. Två exempel på områden som förbättrats genom kontroll och åtgärd är kontinuitets- och krishantering och kontroll av hantering kundcenterkassor. Kontrollerna utförs fortsatt, men kontrollerna bedöms ha inneburit att de har en risknivå som innebär grönt utifrån sannolikhets- och konsekvensbedömningen och utgår ur den interna kontrollplanen. Info/Kommunikation Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen - Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Den interna kontrollplanen och rapporteringen av intern kontroll publiceras med övriga handlingar på Kollektivtrafiknämndens sida på skane.se. Ärendena tas fram i god tid för att kunna diskuteras under hela beredningen från förvaltningsberedning till nämndsmöte. 22