TJÄNSTESKRIVELSE Siri Morawski Utredare Kultur- och fritidskontoret Datum Vår beteckning KFN

Transkript

1 Handlingar till Kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 12 september 2017

2 TJÄNSTESKRIVELSE Siri Morawski Utredare Kultur- och fritidskontoret Datum Vår beteckning KFN 17/ (4) Er beteckning Kultur- och fritidsnämnden Budgetförslag 2018 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndbudget 2018 i enlighet med Kultur- och fritidskontorets förslag Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden har tilldelats en driftsbudget på tkr exklusive övertagande av budgetramen för fritidsgårdsverksamheten. En allmän uppräkning av budgetramen på 2 procent har genomförts. Nämnden har tilldelats en investeringsram på tkr för år 2018 exklusive sporthallen anpassad för bordtennis på tkr. Större delen av investeringsmedlen avser aktivitetsparken i Bro (4 mkr). Kultur- och fritidskontoret gör bedömningen att nämndens verksamhet i stort kan genomföras inom ram. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse den 18 augusti 2017 Förslag till nämndbudget 2018 den 29 augusti 2017 Ärendet UBK1005, v2.0, Kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för kommunens verksamhet i simhall/upplevelsebad, badplatser, idrottsplatser, anläggningar för fritidsverksamhet, motionsspår, kulturmiljöer, Ungdomens hus, föreningsstöd, bibliotek, kulturhus, allmänkulturell verksamhet och kulturskola. Från och med den 1 januari 2018 tar Kultur- och fritidsnämnden över fritidsgårdsverksamheten från Utbildningsnämnden. Nämndens mål och uppdrag Nedan presenteras kommunens övergripande mål och nämndmålen kopplade till dessa. Kultur- och fritidsnämnden föreslås behålla sina mål för sin verksamhet. Fokus ligger inom nämndens eget verksamhetsområde. En kommun för alla Nämndmål Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

3 Datum Vår beteckning KFN 17/0164 Kultur- och fritidsnämnden ska erbjuda ändamålsenliga och tillgängliga ytor inom sitt område En attraktiv arbetsgivare Nämndmål Medarbetarna är nöjda med sin arbetsmiljö och arbetsplats Medarbetarna kommer åter i arbete efter sjukdom Heltidstjänst erbjuds när det är möjligt Kultur- och fritidsnämndens personal ska trivas Ett växande kultur- och fritidsutbud Nämndmål Kultur- och fritidsnämnden ska erbjuda ett efterfrågat kultur- och fritidsutbud av hög kvalitet Kultur- och fritidsnämnden ska verka för jämställdhet inom sitt område Kultur- och fritidsnämndens verksamhet ska möjliggöra spontanaktiviteter Kultur- och fritidsnämnden ska skapa bra förutsättningar för föreningslivet Kultur- och fritidsnämnden ska verka för inspirerande miljöer En kommun som växer Nämndmål Kultur- och fritidsnämnden ska delta i planprocesser så att nämndens kompetens tas tillvara En hållbar kommun i utveckling Nämndmål Resursanvändningen är effektiv och har liten miljöpåverkan Transporter i vår verksamhet ska ha liten miljöpåverkan Kultur- och fritidsnämnden ska ställa miljökrav vid upphandlingar och vid nyinvesteringar i fastigheter inom nämndens område En kommun med god ekonomi och uppföljning Nämndmål Taxor och avgifter ska vara aktuella, logiska samt anpassas så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras Uppföljning av ekonomi och verksamhet sker i nämnd, utskott och bolag Varje nämnd ska bedöma om god ekonomisk hushållning är uppfyllt både ur ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsmässigt perspektiv Inköp sker hos upphandlade leverantörer Kommunens verksamheter och dess ekonomiska budgetförutsättningar ska genomlysas Driftbudget 2018 En allmän uppräkning av budgetramen på 2 procent har genomförts av Kulturoch fritidsnämndens driftbudget. 2 (4)

4 Datum Vår beteckning KFN 17/0164 Ramen för driftbudgeten är på tkr exklusive övertagande av resurser för fritidsgårdsverksamheten. Kultur- och fritidsnämnden ska från och med 1 januari 2018 ta över fritidsgårdsverksamheten från Utbildningsnämnden. För att nämnden ska kunna bedriva verksamheten kommer driftbudgeten behöva utökas med extra medel. I budgetramen har Kultur- och fritidsnämnden enbart fått en allmän uppräkning på 2 procent. I Mål- och ramdialogen äskade Kulturskolan om utökade personalkostnader på kr per år. Det skulle finansiera en utökning på 0,5-1 tjänst per år under de kommande åren. Det behövs för att kön inte ska öka. Nu när den utökade driftbudgeten inte är beviljad kommer kön till Kulturskolan fortsätta öka i och med att befolkningen ökar. Fritidsenheten äskade kr för kostnadsökningar och kr för fastighetsunderhåll då stora behov av underhållsarbete finns och driftsbudgeten inte räcker till. När dessa medel inte beviljas riskerar enheten att behöva genomföra drastiska omfördelningar såsom att exempelvis minska perioden med konstfrusen isbana. Kultur- och fritidsnämnden har ett uppdrag att driva Ungdomen hus. En utredning har genomförts om framtida verksamhet och ekonomiska förutsättningar. När frågan om lämplig lokal är löst krävs en resursförstärkning till nämndens rambudget för att verksamheten ska kunna bedrivas. Kultur- och fritidskontoret gör bedömningen att nämndens verksamhet i stort kan genomföras inom ram. Efter att Kommunfullmäktige beslutat om övergripande budget i november kommer Kultur- och fritidsnämnden besluta om en detaljerad budget för Investeringsbudget 2018 Nämnden har tilldelats en investeringsram på tkr för år 2018 exklusive sporthallen anpassad för bordtennis på tkr. Större delen av investeringsmedlen avser aktivitetsparken i Bro (4 mkr). Planering och ett etappvis genomförande kommer att fortsätta under 2018 i samarbete med boende och föreningslivet. Andra investeringar rör ersättningsinvesteringar i maskiner och material. Investering för uppförande av en bordtennishall och dess drift finns inte aviserade i förslag till budgetram Barnperspektiv Kultur- och fritidsnämndens budget berör barn och ungdomar i hög grad då de är nämndens prioriterade målgrupp. Nämndens fördelning av dess medel och hur nämnden prioriterar sin verksamhet har därför betydelse för barn. De fortsatta investeringarna i den kommande aktivitetsparken i Bro bidrar till att barnen i kommunen har goda möjligheter till en aktiv och meningsfull fritid. 3 (4)

5 Kultur- och fritidskontoret Mathias Forsberg Tf. Kultur- och fritidschef Bilagor 1. Budgetförslag nämnd år 2018 Beslut sänds till Kommunstyrelsen Ekonomistaben Datum Vår beteckning KFN 17/ (4)

6 Budgetförslag nämnd år 2018 Kultur- och fritidsnämnden 2018

7 Innehållsförteckning 1 Verksamhetsåret Ansvarsområde och organisation Vision och mål Tillgänglig plats Mötesplats Levande plats God ekonomisk hushållning Ekonomi Driftbudget Specificering av förändringar i nämndens/bolagets budgetram Konsekvensbeskrivning Specificering av riktade statsbidrag Investeringsbehov Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

8 1 Verksamhetsåret 2018 Kultur- och fritidsnämnden har en väl fungerande verksamhet med barn och ungdomar som den viktigaste målgruppen. Upplands-Bro ska erbjuda ett brett utbud inom kulturoch fritidsområdet. Alla invånare ska ha möjlighet till en stimulerande fritid, oavsett ålder, kön, intressen och ekonomi. Vi ska därför planera för och utveckla positiva miljöer för alla och fortsätta stödja kommunens föreningsliv. Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

9 2 Ansvarsområde och organisation Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för kommunens verksamhet i simhall/upplevelsebad, badplatser, idrottsplatser, anläggningar för fritidsverksamhet, motionsspår, kulturmiljöer, Ungdomens hus, föreningsstöd, bibliotek, kulturhus, allmänkulturell verksamhet och kulturskola. Från och med den 1 januari 2018 tar Kultur- och fritidsnämnden över fritidsgårdsverksamheten från Utbildningsnämnden. Sedan 1 mars 2015 har nämnden ett eget kontor, kultur- och fritidskontoret. Kontoret består av ledning, kulturenheten, fritidsenheten och kulturskoleenheten. Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

10 3 Vision och mål Visionen för Upplands-Bro är Kommunen som ger plats. Nyfikenhet, omtanke och liv är de kärnvärden som Upplands-Bro vilar på, både nu och i framtiden. Visionen har en målbild som berättar hur det ska vara att bo och leva i kommunen år För att effektivt arbeta för förverkligandet av visionen har tre strategiska fokusområden identifierats: tillgänglig plats, mötesplats och levande plats. Fokusområdena är övergripande och tvärgående över kommunens verksamheter och åtaganden. Tillgänglig plats definieras som en välkomnande plats som det är lätt att röra sig inom och dit det är lätt att ta sig. Mötesplats är en plats för utbyte av erfarenheter och kunskaper, där vi skapar arenor för oväntade och kreativa möten. En levande plats är en plats som det är bra att bo och vistas i, där människor, djur och natur lever i en bra samklang. Utöver dessa tre strategiska fokusområden som pekas ut i visionen så är god ekonomisk hushållning ett strategiskt fokusområde för kommunens verksamheter. Inom varje fokusområde finns det ett antal politiskt beslutade övergripande mål. Samtliga nämnder ska utforma sina budgetförslag med detta och kommunens organisationsfilosofi HEP (Helhetssyn, Engagemang och professionalitet) som utgångspunkt. Att bli bemött på ett professionellt och engagerat sätt oavsett fråga är utgångspunkten inom alla områden och ska genomsyra nämndernas budgetförslag. I direktivet till nämnderna anges att nämnderna ska i budgetförslaget med utgångspunkt från kommunens övergripande mål presentera förslag på nämndspecifika mål och uppdrag kopplade till de övergripande målen. Nämnderna ska också redovisa förslag på indikatorer som mäter måluppfyllelsen och som ska följas upp vid delår- och årsbokslut. Det är viktigt att de mål som sätts anger en klar viljeinriktning och är så konkreta att de verkligen styr i den fortsatta processen. Med målstyrning får varje styrelse/nämnd stor frihet att disponera tilldelade resurser inom olika verksamheter. 3.1 Tillgänglig plats En kommun för alla Vi ger Upplands-Bro-borna en nyckelroll i utvecklandet av sin kommun. Jämställdhets-, integrations- och mångfaldsarbetet ska stärka den demokratiska processen. Kommentar Vi ger Upplands-Bro-borna en nyckelroll i utvecklandet av sin kommun. Jämställdhets-, integrations- och mångfaldsarbetet ska stärka den demokratiska processen. Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

11 Kultur- och fritidsnämnden ska erbjuda ändamålsenliga och tillgängliga ytor inom sitt område. Bokningsgrad Stora scenen Bokningsgrad danssalar Bokningsgrad Florasalen/Dagcentralen i Bro Bokningsgrad fotbollsplaner högsäsong Bokningsgrad uppvärmd fotbollsplan Bokningsgrad sporthallar Bokningsgrad fotbollshallen Bokningsgrad gymnastiksalar Utvärdering genom föreningslivet via enkät Vara en attraktiv arbetsgivare Upplands-Bro kommuns arbetsplatser genomsyras av tydlighet och återkoppling i uppdrag och förväntningar, respekt samt en bra fysisk arbetsmiljö, vilket bidrar till ett gott arbetsklimat, professionellt arbete och medarbetare som trivs. Arbetsmiljön och arbetssättet på kommunens arbetsplatser ska anpassas utifrån medarbetarnas behov genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Skapa förutsättningar för sjukskrivna medarbetare att återgå till arbetet. Möjligheten till heltidserbjudande ska utvecklas. Kommentar Upplands-Bro kommuns arbetsplatser genomsyras av tydlighet och återkoppling i uppdrag och förväntningar, respekt samt en bra fysisk arbetsmiljö, vilket bidrar till ett gott arbetsklimat, professionellt arbete och medarbetare som trivs. Medarbetarna är nöjda med sin arbetsmiljö och arbetsplat Upplands-Bro kommuns arbetsplatser ska genomsyras av tydlighet och återkoppling i uppdrag och förväntningar, respekt och en bra fysisk arbetsmiljö. Årlig revidering av SAM (Systematiska arbetsmiljöarbetet) Alla enheter ska lämna in en skriftlig årlig revidering av SAM, som sedan sammanställs i en rapport av personalstaben och diskuteras i samverkan. Syftet är att få en överblick Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

12 över vad som fungerar bra och vad som behöver utvecklas och förstärkas. Medarbetarna kommer åter i arbete efter sjukdom Vid sjukfrånvaro längre än 14 dagar ska rehabiliteringsutredning upprättas Ansvarig chef upprättar en rehabiliteringsutredning tillsammans med sjukskriven medarbetare, senast dag 21, som sedan följs och revideras regelbundet under sjukskrivningsprocessen. Stöd ges från personalstaben. Heltidstjänst erbjuds när det är möjligt Kultur- och fritidsnämndens personal ska trivas. I medarbetarundersökningen ställs frågor om trivsel. Medarbetarundersökning I samband med medarbetarundersökningen ställs frågor om personalens trivsel. 3.2 Mötesplats Ett växande kultur- och fritidsutbud I vår kommun ska alla invånare ha möjlighet till en stimulerande fritid, oavsett ålder, intressen och ekonomi. Kommuninvånare och besökare från regionen ska kunna finna ett utbud av möjligheter till återhämtning, rekreation, förkovran och nischad handel. Kultur- och fritidsnämnden ska erbjuda ett efterfrågat kultur- och fritidsutbud av hög kvalitet. Antal besök simhall/gym Antal besök i Brohuset Antal besök i Kulturhuset Antal utlån på biblioteken Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

13 Deltagande kulturskolan SCB:s medborgarundersökning Kultur SCB:s medborgarundersökning Anläggningar SCB:s medborgarundersökning Fritidsmöjligheter Kultur- och fritidsnämnden ska verka för jämställdhet inom sitt område. Könsfördelning aktivitetsbidrag Könsfördelning kulturskolans deltagare Kultur- och fritidsnämndens verksamhet ska möjliggöra spontanaktiviteter. Utöver den organiserade verksamheten inom nämndens område ska möjlighet finnas till spontanaktiviteter. Uppföljning av åtgärder som genomförts Kultur- och fritidsnämnden ska skapa bra förutsättningar för föreningslivet. Utvärdering genom föreningslivet via enkät Kultur- och fritidsnämnden ska verka för inspirerande miljöer. Uppföljning av åtgärder som genomförts 3.3 Levande plats En kommun som växer Vi är kommunen som ger plats. Fler ska kunna hitta ett hem i Upplands-Bro. Vi ställer om till ett långsiktigt socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Upplands-Bro. Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

14 Kommentar Vi är kommunen som ger plats. Fler ska kunna hitta ett hem i Upplands-Bro. Kultur- och fritidsnämnden ska delta i planprocesser så att nämndens kompetens tas tillvara. Uppföljning att så skett En hållbar kommun i utveckling Vi stärker vår gröna profil och vårt klimatarbete genom ökad dialog med medborgarna. Kommentar Vi stärker vår gröna profil och vårt klimatarbete genom ökad dialog med medborgarna.. Resursanvändningen är effektiv och har liten miljöpåverkan Total mängd köpt energi av kommunens verksamheter per invånare minskar med 5 procentenheter årligen. Andel verksamheter som källsorterar enligt beslutade riktlinjer ska öka med fem verksamheter årligen. Öka andelen ekologiska livsmedel med fem procentenheter årligen Transporter i vår verksamhet ska ha liten miljöpåverkan Andel utsläpp av växthusgaser från kommunens fordonspark och resor i tjänsten medpersonbil minskar med fem procentenheter årligen Antal körda mil med anställdas egna bilar (i tjänsten) minskar (mil/ årsarbetskrafter ikommunen) Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

15 Kultur- och fritidsnämnden ska ställa miljökrav vid upphandlingar och vid nyinvesteringar i fastigheter inom nämndens område. Uppföljning att så skett 3.4 God ekonomisk hushållning En kommun med god ekonomi och uppföljning Kommunen har en ekonomi i balans, varje verksamhet håller sin budget varje år. Uppföljning av ekonomi, mål och uppdrag sker i varje nämnd, utskott och bolag med relevanta metoder. Mellan nämnderna får justeringar ske av redovisningstekniska skäl under året. Varje nämnd ska bedöma om god ekonomiskt hushållning är uppfyllt både ur ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsmässigt perspektiv Taxor och avgifter ska vara aktuella, logiska samt anpassas så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras.. Kommentar Kommunen har en ekonomi i balans, varje verksamhet håller sin budget varje år. Taxor och avgifter ska vara aktuella, logiska samt anpassas så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras. Uppföljning av ekonomi och verksamhet sker i nämnd, utskott och bolag. Varje nämnd ska bedöma om god ekonomiskt hushållning är uppfyllt både ur ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsmässigt perspektiv Inköp sker hos upphandlade leverantörer Köptrohet mot avtal Kommunens verksamheter och dess ekonomiska budgetförutsättningar ska genomlysas. Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

16 4 Ekonomi 4.1 Driftbudget 2018 Tkr Intäkter Utfall 2016 Budget 2017 Budget 2018 Plan 2019 Plan Kostnader Nettokostnader *) *) För 2018 ska nettokostnader motsvara den preliminära budgetramen för nämnden enligt budgetdirektivet Kultur- och fritidsnämnden ska från och med 1 januari 2018 ta över fritidsgårdsverksamheten från Utbildningsnämnden. För att nämnden ska kunna bedriva verksamheten kommer driftbudgeten behöva utökas med extra medel. Ramen på tkr är exklusive övertagande av resurser för fritidsgårdsverksamheten. 4.2 Specificering av förändringar i nämndens/bolagets budgetram Tkr Budget 2018 Plan 2019 Plan Avgår engångsanslag Allmänuppräkning av budgetramen (löne- och prisjustering) Volymförändringar Särskilda satsningar och andra tillskott Eventuella omfördelningar, effektiviseringar Summa (= tillskott enligt budgetdirektiv!) Kommentarer förändring budgetram En allmän uppräkning av budgetramen på 2 procent har genomförts.kultur- och fritidsnämnden har fått en uppräkning på 2 procent av budgeten som avser täcka ökade priser och lönekostnader. 4.3 Konsekvensbeskrivning I Mål- och ramdialogen äskade Kulturskolan om utökade personalkostnader på kr per år. Det skulle finansiera en utökning på 0,5-1 tjänst per år under de kommande åren. Det behövs för att kön inte ska öka. Nu när den utökade driftbudgeten inte är beviljad kommer kön till Kulturskolan fortsätta öka i och med att befolkningen ökar. Fritidsenheten äskade kr för kostnadsökningar och kr för fastighetsunderhåll då stora behov av underhållsarbete finns och driftsbudgeten inte räcker till. När dessa medel inte beviljas riskerar enheten att behöva genomföra drastiska omfördelningar såsom att exempelvis minska perioden med konstfrusen isbana. Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

17 4.4 Specificering av riktade statsbidrag En allt större del av kommunens finansiering kommer i form av riktade statsbidrag direkt från staten/regeringen. Riktade statsbidrag är specialdestinerade statsbidrag som antingen oftast rekvireras eller har ett ansökningsförfarande som nämnden själv ansvarar för. Riktade statbidrag bokas på kontoklass 3 i kommunens redovisning. Riktade statsbidrag är statsbidrag som inte ingår i anslaget för kommunalekonomisk utjämning. Det riktade statsbidraget kommer inte, med andra ord, i de generella statsbidraget som nämnden får i sin budgetram. Specificerade satsningar som ingår i anslaget för kommunalekonomisk utjämning ingår i respektive nämnds budgetram och kan inte särskilt begäras från nämnden utöver den budgetram som nämnden får. Riktade statsbidrag Erhållet 2016 Prognos 2017 Prognos 2018 Arbetsförmedlingen Skapande skola Summa Tkr Kommentarer riktat statsbidrag Arbetsförmedlingen Kultur- och fritidsnämnden har några anställda med lönebidrag och erhåller bidrag från arbetsförmedlingen. Skapande skola För läsåret 2016/2017 har Kulturrådet beviljat kr. För läsåret 2017/2018 har kr beviljats. 4.5 Investeringsbehov Investeringsprojekt Tkr År 2018 Investeringsram Summa År 2019 År 2020 Avskrivni ngstid antal år Avskrivni ng per år Kommentarer investeringsbehov Större delen av investeringsmedlen avser aktivitetsparken i Bro (4 mkr). Planering och ett etappvis genomförande kommer att fortsätta under 2018 i samarbete med boende och föreningslivet. Andra investeringar rör ersättningsinvesteringar i maskiner och material. Investering för uppförande av en bordtennishall och dess drift finns inte aviserade i förslag till budgetram Kultur- och fritidsnämnden, Budgetförslag nämnd år (12)

18 TJÄNSTESKRIVELSE Siri Morawski Utredare Kultur- och fritidskontoret Datum Vår beteckning KFN 17/ (2) Er beteckning Kultur- och fritidsnämnden Remissvar rörande Resepolicy för UpplandsBro kommun Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden är positiva till revideringen av Resepolicy för Upplands-Bro kommun och har ingenting att anmärka Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden är positiv till förslaget om uppdaterad resepolicy för Upplands-Bro kommun. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad 17 augusti 2017 Remiss angående Resepolicy för Upplands-Bro kommun Dnr KS 17/0108 Uppdaterad Resepolicy för Upplands-Bro kommun Dnr KS 17/0108 Ärendet Resepolicy för Upplands-Bro kommun antogs av kommunfullmäktige Ett förslag på reviderad resepolicy har tagits fram av Kommunledningskontoret och har skickats på remiss till samtliga nämnder. Riktlinjerna i förslaget om ny resepolicy för Upplands-Bro kommun rör resor som sker i tjänsten, transporter som betalas av kommunen, resor och transporter som Upplands-Bro kommun upphandlat och omfattar även samtliga fordon som kommunen äger, leasar eller hyr. Dokumentet ger stöd i arbetet för en hållbar utveckling och ett hållbart resande. Resor vid Upplands-Bro kommun ska vara välplanerade, motiverade samt resurseffektiva vad gäller tids- och kostnadsaspekter. UBK1005, v2.0, Kultur- och fritidsnämnden är positiv till den uppdaterade resepolicyn och har ingenting att anmärka. Barnperspektiv Resepolicyn syftar att minimera negativ påverkan på miljön vilket är positivt för barn som växer upp i kommunen. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

19 Datum Vår beteckning KFN 17/0133 Mathias Forsberg Tf. Kultur- och fritidschef Bilagor 1. Remiss angående Resepolicy för Upplands-Bro kommun Dnr KS 17/ Resepolicy för Upplands-Bro kommun KS 17/0108 Beslut sänds till Kommunstyrelsen 2 (2)

20 1 ( 1) Kommunledningskontoret Datum Erika Lind Hållbarhetsstrateg Utvecklingsstaben erika.lind@upplands -bro.se Remiss angående Resepolicy för Upplands-Bro kommun Dnr KS 17/0108 Bakgrund Resepolicyför Upplands-Bro kommun,antagenav kommunfullmäktige , behöveruppdateras.förslagtill ny resepolicybifogasoch ska omfattaalla anställdaoch förtroendevaldai Upplands-Bro kommun. Dokumentetsändsnu på remisstill samtliganämnder. Förslaget i korthet Riktlinjerna i ny resepolicyför Upplands-Bro kommunrör resorsom sker i tjänsten, transportersom betalasav kommunen, resor och transportersom Upplands-Bro kommunupphandlatoch omfattarävensamtligafordon som kommunenäger,leasareller hyr. Dokumentetger stöd i arbetetför en hållbarutveckling och ett hållbart resande. Resorvid Upplands-Bro kommunskavaravälplanerade,motiveradesamt resurseffektivavad gäller tids- och kostnadsaspekter. Synpunkter Nämndernasremissvarmed synpunkterröranderesepolicyför Upplands-Bro kommunskasenastfredagenden 6 oktober2017 skriftligen framförasvia epost till kommunstyrelsen@upplands -bro.se. Ange Dnr KS 17/0108i rubriken. Frågori ärendetbesvarasav Karl Öhlander, utvecklingsstaben, på telefon eller per e-post: karl.olander@upplands -bro.se , 1. 1 v, K B U Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

21 Resepolicy för Upplands Bro kommun Dnr: KS17/0108 Antagen av Kommunfullmäktige XX den XX bro.se

22 Resepolicy för Upplands-Bro kommun 1 Resepolicy för Upplands-Bro kommun Resepolicy för Upplands-Bro kommun Denna resepolicy omfattar alla anställda och förtroendevalda i Upplands-Bro kommun. Riktlinjerna rör resor som sker i tjänsten, transporter som betalas av Upplands-Bro kommun, resor och transporter som kommunen upphandlat och omfattar även samtliga fordon som kommunen äger, leasar eller hyr. Dokumentet ger stöd i arbetet för en hållbar utveckling och ett hållbart resande. Resor vid Upplands-Bro kommun ska vara välplanerade, motiverade samt resurseffektiva vad gäller tids- och kostnadsaspekter. Transporter och energianvändning är två betydande miljöaspekter för Upplands-Bro kommun. Ett medvetet resande i tjänsten för medarbetare och förtroendevalda innebär att miljöpåverkan minskas, vilket ligger i linje med kommunens miljöpolicy. 1.1 Syfte och målsättning Syftet med vår resepolicy är att resor inom och utanför kommunen ska syfta till att vara så effektiva som möjligt samt minimera negativ påverkan på miljön. Det långsiktiga målet med vår resepolicy är att kommunens resurser används på ett hållbart sätt. 1.2 Övergripande riktlinjer Resor i tjänsten för Upplands-Bro ska vara kostnads- och arbetseffektiva Vi ska prioritera en trygg och säker arbetsmiljö när vi reser i tjänsten Video-, telefon- och webkonferenser ska övervägas som alternativ när det är möjligt istället för fysiska möten Beställning av resor sker via Självservice på Portalen enligt våra riktlinjer Resan ska beställas i god tid för att erhålla lägsta möjliga pris Vid val av färdmedel ska i första hand kollektiva färdmedel väljas Tåg och buss är förstahandsalternativet för längre resor. Flyg är ett alternativ vid resor över 50 mil Flygresor ska kompenseras med 10 % enligt beslutad klimatväxlingsmodell Bilar från kommunens bilpool bokas i Outlook enligt gällande regler Planering ska ske så att egen bil i tjänsten minimeras Tjänstebilar i Upplands-Bro kommun ska upphandlas i enlighet med vår Upphandlingspolicy, Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicy och Rutiner för hållbar upphandling. Dessa dokument finner du på Självservice 1.3 Ansvar Varje enskild medarbetare har ansvar för att resande i tjänsten följer denna resepolicy. Chefer ansvarar för att kontinuerligt informera medarbetare, särskilt nyanställda, om kommunens resepolicy och att följa upp att medarbetare följer resepolicyn. 2

23 Resepolicy för Upplands-Bro kommun 1.4 Resepolicy för Upplands-Bro kommun Övriga frågor Ersättning för tjänsteresor inklusive traktamente sker i linje med Skatteverkets regler och genom rutiner samt mallar på Portalen. Bonuspoäng som intjänas genom tjänsteresor ska anmälas till arbetsgivaren för förmånsbeskattning om de används för privat bruk. Upplands-Bro kommun har tecknat försäkring som gäller vid tjänsteresa. Resor till och från arbetet omfattas inte av policyn, men som ett led i miljö- och säkerhetsarbetet är det en viktig uppgift för varje chef att verka för att dessa resor sker på ett så säkert och miljöanpassat sätt som möjligt. 3

24 TJÄNSTESKRIVELSE Siri Morawski Utredare Kultur- och fritidskontoret Datum Vår beteckning KFN 17/ (2) Er beteckning Kultur- och fritidsnämnden Synpunkter rörande Utvärdering av medborgarförslag i Upplands-Bro kommun Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden ser positivt på systemet med medborgarförslag och har i huvudsak ingenting att anmärka Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden ser positivt på att kommunens invånare har möjlighet att lämna synpunkter på hur nämndens verksamheter kan förbättras och utvecklas. Kultur- och fritidsnämnden vill även framföra vikten av att sprida kunskap om hur medborgarförslag lämnas. Nämndens bild av de som lämnar medborgarförslag är att de inte representerar Upplands-Bros invånare. Risken finns att personer från de samhällsgrupper som är vana vid att göra sin röst hörd är mer benägna att lämna medborgarförslag. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad 14 augusti 2017 Synpunkter rörande Utvärdering av medborgarförslag i Upplands-Bro kommun daterad 17 augusti 2017 Ärendet UBK1005, v2.0, Enligt Kommunstyrelsens beslut 183 den 14 december 2016 sänds frågor rörande ärendet Utvärdering av medborgarförslag i Upplands-Bro kommun till samtliga nämnder. Nämnderna uppmanas yttra sig över hur medborgarförslag hanterats i nämnderna samt hur nämnderna ser på hantering och handläggning av medborgarförslag överlag. Kultur- och fritidsnämnden har under tidsperioden hanterat 20 medborgarförslag. Granskningen av de medborgarförslag som har hanterats i Kultur- och fritidsnämnden visar att de flesta av förslagen tagits emot positivt av nämnden. Har inte bifall kunnat ges direkt har nämnden beslutat att förslaget ska utredas vidare eller kommit fram till en annan lösning direkt med förslagsställaren. 14 av de 20 medborgarförslaget har antagits på sådant sätt. Enbart fem medborgarförslag har fått avslag. Trots nämndens avslag upprättades ändå en biblioteksfilial i Tibble. Angående förslaget om en Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

25 Datum Vår beteckning KFN 17/0109 permanent handbollsplan utomhus vilket fått avslag ordnade nämnden ändå med en tillfällig lösning. Kultur- och fritidsnämnden ser positivt på att kommunens invånare har möjlighet att lämna synpunkter på hur nämndens verksamheter kan förbättras och utvecklas. Det är enbart genom god dialog med civilsamhälle och kommuninvånare som Kultur- och fritidsnämnden kan möta behovet av dess verksamhet och utvecklas i takt med att samhället förändras. Att det genom medborgarförslaget ges fler möjligheter att lämna förslag till kommunen är positivt för delaktigheten. Kultur- och fritidsnämnden vill även framföra vikten av att sprida kunskap om hur medborgarförslag lämnas och vad dessa kan bidra med i den kommunala utvecklingen. Nämndens bild är att de som lämnar medborgarförslag inte representerar Upplands-Bros invånare. Nämnden menar att för att systemet med medborgarförslag ska främja delaktighet för hela samhället bör kommunen se över hur information om detta går ut till allmänheten. Risken är att personer från de samhällsgrupper som är vana vid att göra sin röst hörd, exempelvis aktiva inom föreningslivet, är mer benägna att lämna medborgarförslag. Barnperspektiv Möjligheten att lämna medborgarförslag främjar delaktigheten och är därmed positivt för barn och unga som växer upp i kommunen. Mathias Forsberg Tf. Kultur- och fritidschef Bilagor 1. Synpunkter rörande Utvärdering av medborgarförslag daterad 17 augusti Remiss angående Utvärdering av medborgarförslag i Upplands-Bro kommun Dnr 16/0336 Beslut sänds till Kommunstyrelsen 2 (2)

26 FÖRSLAG TILL YTTRANDE 1 (3) Kultur- och fritidskontoret Handläggare Datum Diarienummer Siri Morawski Utredare Kultur- och fritidskontoret KS 16/0336 Synpunkter rörande Utvärdering av medborgarförslag i Upplands-Bro kommun Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden ser positivt på systemet med medborgarförslag och har i huvudsak ingenting att anmärka. Utvärdering: Frågor för samtliga nämnder 1. Hur många medborgarförslag har bifallits, avslagits eller återremitterats av det totala antalet medborgarförslag som hanterats av er nämnd under tidsperioden ? Under tidsperioden har 20 medborgarförslag behandlats i Kulturoch fritidsnämnden. Av dessa har sex medborgarförslag fått bifall. Sex förslag har tagits emot positivt av nämnden, men då de skulle innefatta större investeringar har bifall inte kunnat ges direkt. Dessa förslag har istället hänvisats vidare på utredning. Två andra förslag har nämnden i kontakt med förslagsställaren kommit fram till en ny lösning för. I dessa två fall gäller det möjlighet för boulespel inomhus. UBK2000, v1.0, Fem medborgarförslag har fått avslag av olika anledningar bland annat att det står i strid med lagen om namnsättning eller att förslaget inte överensstämmer med Kultur- och fritids huvudsakliga uppgift. Ett förslag valde Kultur- och fritidsnämnden att inte svara på då det berörde Tekniska kontorets verksamhet. Granskningen av de medborgarförslag som har hanterats i Kultur- och fritidsnämnden visar att de flesta av förslagen tagits emot positivt av nämnden. Har inte bifall kunnat ges direkt har nämnden beslutat att förslaget ska utredas vidare eller kommit fram till en annan lösning direkt med förslagsställaren. 14 av de 20 medborgarförslaget har antagits på sådant sätt. Enbart fem medborgarförslag har fått avslag. Trots nämndens avslag upprättades ändå en biblioteksfilial i Tibble. Angående förslaget om en permanent handbollsplan utomhus vilket fått avslag ordnade nämnden ändå med en tillfällig lösning. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

27 Upplands-Bro kommun Datum Granskningen visar att nämnden, i den mån det är möjligt, försöker hitta en lösning tillsammans med förslagsställaren. 2. Har ni under ärendets hantering haft kontakt med förslagsställaren och/ eller har förslagsställaren fått möjlighet att ge synpunkter om förslag till nämndens beslut? Förslagsställaren har i de flesta fall kontaktats i samband med att medborgarförslaget bereds i nämnden. Avsikten med kontakten har främst varit att kommunicera nämndens syn på frågan och säkerställa att förslaget har tolkats på rätt sätt. 3. Hur mycket tid (snitt i timmar) har varje medborgarförslag erhållit för beredning och handläggning av ärendet? Varje ärende har i snitt fordrat 5-10 arbetstimmar från Kultur- och fritidskontoret. 4. Har kontakten mellan väljare och folkvalda förbättrats genom införandet av medborgarförslag? Införandet av medborgarförslag har skapat en ytterligare kontaktväg mellan väljare och folkvalda. 5. På vilket sätt har kommuninvånarnas delaktighet ökat sedan medborgarförslag infördes? Systemet med medborgarförslag har gett kommuninvånarna fler möjligheter att påverka utvecklingen i Upplands-Bro kommun. De medborgardialoger som Kultur- och fritidsnämnden har arrangerat har gett invånarna möjlighet att påverka utvecklingen inom ett särskilt projekt, exempelvis aktivitetsparken i Råby. Medborgarförslag gör det möjligt för invånarna att lämna förslag som ännu inte har initierats eller planlagts av nämnden. Medborgarförslag ökar därmed invånarnas möjligheter till delaktighet. De medborgarförslag som har fått bifall är: o o o o o o Ta bättre vara på kommunens kultur- och fornminnen Använda Kvistabergs lokaler som konstgalleri och konsertlokal Skatepark i Kungsängen Skatepark i Bro Renovering och ombyggnation av ridskola En tävlingsgodkänd boulebana. Även de medborgarförslag som fått avslag har påverkat utvecklingen i Upplands-Bro kommun, då de skapat nya kontaktvägar mellan kommun och invånare. Förslagen har även gett politiker och tjänstemän nya idéer på utvecklingsmöjligheter. Som tidigare redovisats har även fler medborgarförslag gått igenom vid ett senare tillfälle, vissa är även fortfarande under utredning då det handlar om större investeringsprojekt. 2 (3)

28 Upplands-Bro kommun Datum Övriga synpunkter Kultur- och fritidsnämnden ser positivt på att kommunens invånare har möjlighet att lämna synpunkter på hur Kultur- och fritidsnämndens verksamheter kan förbättras och utvecklas. Det är enbart genom god dialog med civilsamhälle och kommuninvånare som Kultur- och fritidsnämnden kan möta behovet av dess verksamhet och utvecklas i takt med att samhället förändras. Att det genom medborgarförslaget ges fler möjligheter att lämna förslag till kommunen är positivt för delaktigheten. Kultur- och fritidsnämnden vill även framföra vikten av att sprida kunskap om hur medborgarförslag lämnas och vad dessa kan bidra med i den kommunala utvecklingen. Nämndens bild är att de som lämnar medborgarförslag inte representerar Upplands-Bros invånare. Nämnden menar att för att systemet med medborgarförslag ska främja delaktighet för hela samhället bör kommunen se över hur information om detta går ut till allmänheten. Risken finns att personer från de samhällsgrupper som är vana vid att göra sin röst hörd, exempelvis aktiva inom föreningslivet, är mer benägna att lämna medborgarförslag. Kultur- och fritidsnämnden Andrée Wright (MP) Mathias Forsberg Ordförande Tf. Kultur- och fritidschef Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidskontoret 3 (3)

29 1 (2) Kundcenter Datum Erika Lind Hållbarhetsstrateg Utvecklingsstaben Remiss angående Utvärdering av medborgarförslag i Upplands-Bro kommun Dnr KS 16/0336 Bakgrund Enligt Kommunstyrelsens beslut 183 den 14 december 2016 sänds frågor rörande ärendet Utvärdering av medborgarförslag i Upplands-Bro kommun till samtliga nämnder. Nämnderna uppmanas yttra sig över hur medborgarförslag hanterats i nämnderna samt hur nämnderna ser på hantering och handläggning av medborgarförslag överlag. Medborgarnas påverkan mellan valen Demokratiutredningen Låt fler forma framtiden (SOU 2016:5) som presenterades i januari 2016 hade som del av sitt uppdrag att analysera möjligheterna att som enskild individ, eller tillsammans med andra, påverka politiska beslutsfattare mellan valen. Medborgarförslag tillsammans med folkomröstningar, medborgardialoger och remissvar utgör formella kanaler för medborgarnas påverkan mellan valen. Informella kanaler kan vara demonstrationer, mediekampanjer, namninsamlingar och direkta kontakter med politiker på nationell, regional eller lokal nivå. Medborgarförslag i Upplands-Bro kommun Medborgarförslag infördes 2011 i Upplands-Bro kommun för att minska avståndet mellan väljare och valda. Genom förslagsrätten ska medborgare få möjligheter att påverka den lokala politikens utformning. Förhoppningen med medborgarförslag är att det ska leda till att engagemanget för kommunala frågor ökar bland medborgarna.1 UBK2000, v1.0, Mot bakgrund av att Upplands-Bro kommun använt medborgarförslag som en kanal för påverkan mellan valen i drygt fem år och att det är över 100 förslag som hanterats är det god tid att utvärdera vilka effekter medborgarförslag haft för Upplands-Bro kommun.2 1 Se bilaga 1 angående Motion om vidgat medborgarinflytande samt införande av medborgarförslag 2 Se bilaga 2 med lista över insända förslag. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

30 Upplands-Bro kommun Datum Utvärdering: Frågor för samtliga nämnder 1. Hur många medborgarförslag har bifallits, avslagits eller återremitterats av det totala antalet medborgarförslag som hanterats av er nämnd under tidsperioden ? 2. Har ni under ärendets hantering haft kontakt med förslagsställaren och/ eller har förslagsställaren fått möjlighet att ge synpunkter om förslag till nämndens beslut? 3. Hur mycket tid (snitt i timmar) har varje medborgarförslag erhållit för beredning och handläggning av ärendet? 4. Har kontakten mellan väljare och folkvalda förbättrats genom införandet av medborgarförslag? 5. På vilket sätt har kommuninvånarnas delaktighet ökat sedan medborgarförslag infördes? 6. Övriga synpunkter Synpunkter rörande Utvärdering av medborgarförslag i Upplands-Bro kommun ska senast fredagen den 29 september 2017 skriftligen framföras via e-post till kommunstyrelsen@upplands-bro.se. Ange Dnr KS 16/0336 i rubriken. Frågor i ärendet besvaras av Erika Lind, hållbarhetsstrateg på Utvecklingsstaben, på telefon eller per e-post: erika.lind@upplands-bro.se 2 (2)