Uppföljning av åtgärder (Östermalms stadsdelsnämnd)

Transkript

1 Bilaga 5 Dnr: Uppföljning av åtgärder - 26 (Östermalms stadsdelsnämnd) Säkerhetsgengång, skyddsroond, incidentrapportering Kontroll i RISK Krisledningsövning Speedup, byggmöten platsbesök Kontroll av brandskydd Årliga protokoll av certifierad besiktningsman, rapporter i byggmötesprotokoll kvartalsvis veckovisa rapporter i Speedup Okänd besökare tar sig in i förskola Incidenter skador rapporteras inte. Verksamheten inte har rutiner beredskap att hantera olyckor, kris katastrofsituationer. Att det blir så mycket skräp att entreprenören inte hinner göra rent Lagstiftningens regler för Systemiskt brandskyddsarbete följs inte Säkerhetsbrist uppstår mellan säkerhetsbesiktningarna säkerhetsrutiber Eva Broström, Said Kanni 26-- Krisledningsövning Said Kanni 26-- till enheter incidentrapportering. Utbildningsinsatser, revidering krisledningsplan, rutiner checklista Framtagande Uppföljning SBA, Utbildning, Framtagande av för kontroll av entreprenören Said Kanni 26-- Said Kanni 26-- Sofia Regnell 26-- Said Kanni 26-- Sofia Regnell Barnsäkerhetsarbetet kmer att fortsätta under 27. Enheterna har fått incidentrapportering i samband med övergången till det nya incidentrapporteringssystemet, IA, i slutet av 26. Informationsinsatserna fortsätter under 2 Krisledningsövning, uppdatering av rutiner, organisation checklistor har genförts under 26. av Träd grenar kan Framtagande Väntläge Sofia En kmer 1

2 Bilaga 5 Dnr: entreprenören enligt avtal av parkingenjörerna enligt underhållsplan falla ner orsaka skador Avtalsuppföljning Att avtalen inte följs Framtagande av för kontroll av entreprenören Daglig rapportering i Speedup Uppföljning verksamhetsberättelse Anmäls/beslutas i Social delegation Anmäls/beslutas i Social delegation Gengång med samtliga medarbetare av Lagstiftningens regler för Systemiskt brandskyddsarbete följs inte Vattnet blir otjänligt mellan provtagningstillfällena Utbyggnaden är inte tillräcklig Anmälan görs inte Anmälan görs inte Fel avgifter debiteras den enskilde Regnell att tas fram under 27 Uppföljning SBA Uppföljning av konsult I samråd med bostadsbolagen inventera möjligheten att bygga / vandla befintliga byggnader till gruppbostäder eller servicebostäder rutnbeskrivning Väntläge Sofia Regnell Marianne Snell,, Said Kanni Sofia Regnell Har ej varit aktuellt då nämndens behov av LSSbostäder tillgodoses gen nybyggnationer i NDS. Avser Lex Maria Alla medarbetare informeras Lex Sarah. Anmälningarna går vidare till Sociala delegationen. Rutiner finns på plats under perioden nov-dec 2

3 Bilaga 5 Dnr: tillämpningsanvisningar ar av kundfakturor Utförd insats as mot beslutet Kontroll av nyckelkvittenser Uppföljning av krisberedskap Kontroll vid beslut ärendegengång Kontroll av biståndsbeslut Kontroll vid beställning fakturering av resor Biståndsbedömningen är inte likvärdig Nycklar kmer i orätta händer eller missbrukas av personal Entreprenör upprätthåller ingen beredskap för kris oförutsedda händelser Tillfälligt utökat bistånd följs inte upp, avslutas inte. Beställare utförare har olika syn på den enskildes vårdbehov Policy följs inte. Information riktlinjer. Rutiner uppföljning enskilda ärenden Kontroll uthämtning av nycklar Avtalsuppföljning entreprenör Birgitta Charlez Cecilia Näslund, Birgitta Beausang Ärendegengång 26-- samarbete avstämning Information regler policy 26-- Väntläge Betalkortskontroll Regler riktlinjer Efterlevnad av Catharina genfördes en revision av samtliga kunder s har någon insats in äldresorgen. Verksamheten förstärks ytterligare gen att en avgiftshandläggare anställts s kmer i mars 27. Under året har Östermalms biståndsenhet deltagit i samverkan med innerstadsstadsdelarna i en kollegieuppföljning av biståndsenhetens rutiner riktlinjer. Hemtjänsterna har elektroniska nyckelskåp. Kontroll sker regelbundet. Få avvikelser. Nya nyckelskåp beställdes i december 26. Följs upp i verksamhetsuppföljningarna. Följs upp regelbundet. Regelbundna avstämningsmöten genförs mellan beställare utförare. Dessa ska utvecklas ytterligare 27. Nämndens policy för resor i tjänsten ska aktualiseras under 27, nämns s en särskild aktivitet i VP 27. 3

4 Bufgetuppföljning Aktivering av konto Kontroll i EK Kontroll i serviceportalens Rapporter Kontroll av behörigheter Bilaga 5 Dnr: för inköp följs inte Att avdelningar enheter inte systematiskt ar sina transaktioner följer upp sin budget Inloggningsuppgifter missbrukas, överlämnas till annan. Tjänstekort sitter kvar i kortläsare vid utloggning hemgång SITHS-tjänstekort med personlegitimation sitter kvar i kortläsare vid utloggning hemgång Åtkst fungerar inte Kan innebära fara, tex medicineringsuppgifter för enskild inte kan tas fram Behörigheter kvarstår efter avslutad anställning Rutiner för behörighetsadministration framtagen Avstämningsmöten med controllers kontroll av konton behörigheter Information säkerhetsrisker Information säkerhetsrisker Manuella reservrutiner Kontroll borttag av behörigheter påminnelse rutiner, Sandén Roger Mellroth Said Kanni 26-- Said Kanni , påminnelser stickprovs utförs, fortsätter 27., påminnelser stickprovs utförs, fortsätter 27. Kontinuitets- avbrottsplan för sociala systemet har utarbetats. Ska implementeras under 27. Information har gått ut till förvaltningens chefer att a mot GSIT-kollen. Rutiner har utarbetats s tydliggör vem s ansvarar för att ta bort behörigheter när personal slutar. Ett utvecklingsarbete s planeras fortgå under 27. Ansvarsfördelningen har tydliggjorts, utvecklingsarbete för att få alla rutiner på plats 4

5 Bilaga 5 Dnr: följs inte kontroll borttag av behörigheter Kontroll i Diabas Datastopp Manuella rutiner Kontroll av sekretess integritetsskydd av fakturor fakturaspecifikationer Kontroll förekst av oskyddade sekretesshandlingar i tjänsterum Inhämtande av inventarieförteckning Supportärenden Felaktig diarieföring Handlingar diarieförs inte. Offentliga handlingar lämnas inte ut. Regler sekretess följs inte Dokument ligger synligt tillgängligt för obehöriga Inventarieförteckningen inte är kplett. Egend undandras inventering Lokalt IT-stöd kan inte tillhandahållas Kontroll av inventarier Internt anordnad support fortsätter under 27. Har inte varit aktuellt under 26. Vid datastopp övergår registraturen till manuella rutiner. Dubbel diarieföring, dvs. både digital på papper s föreslagits internt bedöms däremot inte vara effektivt (kontrollkostnaden bedöms inte motsvara kontrollnyttan). Förvaltningens registrator ger årligen till ledningsgrupperna in förvaltningen gällande diarieföring utlämnande av handlingar. Redovisningsansvarig har informerat berörda medarbetare et. Redovisningsansvarig har informerat berörda medarbetare et. 5

6 Bilaga 5 Dnr: Medarbetarsamtal Bissyssla påverkar kvaliteten på ordinarie arbete negativt dialog med medarbetare. Medarbetarsamtal Kontinuerlig dialog mellan chefer medarbetare uppmuntras. Om arbetshindrande eller förtroendeskadliga bisysslor misstänks, ska arbetsgivaren begära en redogörelse. Däremot går ingen allmän förfrågan bisyssla ut, det finns inget krav på att anmäla bisyssla. Personallönelista Anställd får inte lön, kan inte ges datakonto Översyn av rutiner för rapportering Muntlig skriftlig vikten att göra av personallönelistor i Lisa självservice, såväl före s efter lönekörning. Före för att undvika löneskulder. Personalenheten går igen semesterlista på hösten, kontaktar berörda chefer kontrollen visar att det finns medarbetare s inte tagit ut semester. Kontroll i LISA Frånvaro/ledighet utan semesterrapportering Översyn av rutiner för rapportering Muntlig skriftlig vikten att göra av personallönelistor i Lisa självservice, såväl före s efter lönekörning. Före för att undvika löneskulder. Personalenheten går igen semesterlista på hösten, kontaktar berörda chefer kontrollen visar att det finns medarbetare s inte tagit ut semester. Medarbetarenkät Medarbetarsamtal äger inte rum Genföra medarbetarsamtal Information medarbetarsamtal går ut till alla chefer, såväl muntligt s skriftligt, i samband med 6

7 Medarbetarenkät samt skyddsronder arbetsplatsträffar. Kontroll av tjänstgöringsuppgifter Anmäls/beslutas i Social delegation Kontroll att inga barnfamiljer har vräkts under året Bilaga 5 Dnr: Brister i arbetsmiljön åtgärdas inte Kartläggning av arbetsmiljön sker inte Obehörig person anställer personal Rutiner följs inte Barnfamiljer vräks från sitt boende Det webbaserade systemet för ansökan plats kmer ur funktion. Barn får inte den hjälp de behöver Risk för bristande redovisning, samt stöld Schemaläggning fungerar inte Arbetsmiljöutbildning Arbetsmiljöutbildning kontroll av nya anställningar., riktlinjer Uppföljning rutiner för vräkningsförebyggande arbete. Framtagande av manuella rutiner översyn Updatering rutiner riktlinjer arbetsplanering Eva Broström Eva Broström löneöversyn. Chefer skyddsbud bjöds in till arbetsmiljöutbildning under hösten 26. Chefer skyddsbud bjöds in till arbetsmiljöutbildning under hösten 26. Behöriga chefer ar personallönelistorna, enligt ovan, bekräftar därmed att lön utbetalas till rätt person. Däremot görs ingen löpande kontroll av nya anställningar. Avser Lex Sarah, samtliga berörda medarbetare får gällande rutiner. arbete. Risk att hyra Rutiner för Marianne Intern revision görs årligen. 7

8 Bilaga 5 Dnr: debiteras för fel tid, alternativt för sent. Bristande kontroll oegentligheter i avstämningen Regler riktlinjer för inköp följs inte Förfallodag överskrids. att kontering är riktig Datastopp Dokumentationen sker inte eller blir inte utförd på rätt sätt. Enheterna inte följer et när det gäller att dokumentera planerade insatser (genförandeplaner, arbetsplaner eller motsvarande). Deltagararförteckning syfte med kontroll hyresdebitering kontroll av utbetalningar avstämning Redovisning egna utlägg i LISA undviks. Användning av First Card Kontroll av ledtider för betalning Manuella rutiner. Utbetalningskort Kontrollera att regler för Snell, Birgitta Charlez Sergio Leiva Roger Mellroth, Catharina Sandén Catharina Sandén Sergio Leiva Catharina Sandén arbete, har skett i enlighet med rutiner. Se kmentar i uppföljningen av internkontrollplanen. Rutin finns för händelse av datastopp. Har inte varit aktuellt under 26. Redovisningsansvarig har informerat berörda medarbetare et. Redovisningsansvarig har informerat berörda medarbetare et. 8

9 Bilaga 5 Dnr: representation framläggs inte Den korrekta mstypen dras inte av vid betalning För mycket eller för litet ms dras av. Information saknas inför lönerörelse Stadens rehabliteringsprocess följs inte Felrekryteringar, ingen referenstagning mm Bristande uppföljning Entreprenör följer inte avtal Beslut prövas inte, löper utan prövning Dokumentation sker inte, bristande utredning representation följs Mskontroll främst bidragsms lönekartläggning Information uppdatering rehab process Genlysning rekryteringar. Information rutiner vid rekrytering Regelbunden uppfölljning Ev uppsägning av avtal, återtag verksamhet, riktlinjer, Väntläge Catharina Sandén Marianne Snell, I samband med arbetsmiljöutbildningen stadens nya verktyg för arbetsmiljöarbetet informerades även stadens rehabprocess. arbete. Medarbetare får utbildning i handläggning dokumentation enligt stadens riktlinjer. Kontrolleras på enheterna. Revidering av kvalitetsledningssystem görs 27. arbete. Medarbetare får utbildning i handläggning 9

10 Bilaga 5 Dnr: rättssäkerhet riktlinjer dokumentation enligt stadens riktlinjer. Kontrolleras på enheterna. Revidering av kvalitetsledningssystem görs 27. Beslut registreras inte in föreskriven tid Utredning påbörjas inte. Utredning påbörjas utan registrering Tvångshädertagande kan inte verkställas Hot allvarligt våld uppstår Säkerhetsrutiner följs inte Tillgångligheten är, riktlinjer, riktlinjer Uppföljning LVU ; program riktlinjer hot våld ; program riktlinjer hot våld Förbättra tillgänglighet Said Kanni 26-- Said Kanni 26-- Väntläge arbete. Medarbetare får utbildning i handläggning dokumentation enligt stadens riktlinjer. Kontrolleras på enheterna. Revidering av kvalitetsledningssystem görs 27. arbete. Medarbetare får utbildning i handläggning dokumentation enligt stadens riktlinjer. Kontrolleras på enheterna. Revidering av kvalitetsledningssystem görs 27. Statens institutionsstyrelse ansvarar för att det finns platser tillgängliga för LVU. arbete, s fortsätter under 27. arbete, s fortsätter under 27. Mätningar uppföljningar har genförts in aktuella 10

11 Bilaga 5 Dnr: dålig Dokumentation saknas, bristande rättssäkerhet Information kan inte läggas in på hemsidan på grund av tekniska problem; server-avbrott, haveri eller elavbrott Information är felaktig /eller inaktuell Klagål, beröm idéer observeras inte, besvaras eller åtgärdas inte. Samverkan fungerar inte Köp utanför ramavtal Felaktig upphandling Inga anbud inkmer vid upphandling Använda andra kanaler o media 26-- Sandra Lind Informationspolicy Väntläge Sandra Lind klagålshantering Systematisera samarbetet. Kontroll av inköp Ny korrekt upphandling Ny upphandling alt direktupphandling Väntläge 26--, Eva Broström Roger Mellroth, Catharina Sandén råden. Fortsatt utvecklingsråde. Redovisningsansvarig har informerat berörda medarbetare et. Har ej varit aktuellt under året. Men andra kanaler är identifierade beredskap finns. Avvaktar stadens nya kmunikationspolicy, s inte är beslutad ännu. En översyn av nämndens system för klagålshantering planeras under 27. arbete. Samverkansöverenskmelse finns. Kontrollen av inköp har blivit säkrare gen införande av e- handel, s skedde under året. 76 % av möjliga inköp gjordes i systemet. Har inte varit aktuellt under 26. Har ej varit aktuelt under året