17. Styrning inom ideell sektor

Transkript

1 17. Styrning inom ideell sektor Vad är mitt ansvar i styrelsen? Kunskapsdagen Malmö

2 Uppdrag: Att bygga förtroende och lösa viktiga problem Vår vision ska bidra till ett väl fungerande privat, offentligt och ideellt företagande som inger förtroende. Vårt syfte verkar för att bygga tillit och tilltro i samhället och till de finansiella marknaderna och att bidra till att lösa viktiga problem. 2

3 Mitt ansvar i styrelsen Medverkande Anders Thulin, - revisor i offentlig och idéburen verksamhet i 30 år - ideella föreningar - stiftelser - trossamfund - kommuner/kommunala bolag 3

4 Har du det som krävs? - Ett tufft styrelseuppdrag Att leda en organisation med hjälp av medarbetare som jobbar när de har lust och som i allmänhet inte rekryterats utifrån kompetens, där du ska navigera mot svårmätbara mål bland intressenter som vill ha allt för ingenting i ett laglöst land där resurserna är knappa och alla ska vara med och bestämma. 4

5 Innehåll Ledning Formalia och bakgrund Arbetssätt Ansvar Strategi och styrning Kontroll 5

6 Formalia och bakgrund Ideella föreningar Stiftelser Svenska kyrkan (beskrivs inte här) 6

7 Bildandet av en ideell förening att verka som en sammanslutning av fysiska eller juridiska personer som gemensamt vill genomföra verksamhet och uppnå mål av ett eller annat slag krävs medlemmar, stadgar, styrelse att driva ekonomisk eller icke-ekonomisk verksamhet, med antingen ideella eller ekonomiska mål Ekonomisk verksamhet Icke-ekonomisk verksamhet Ideella mål Rörelsedrivande, t ex studieförbund, hemslöjd, folkhögskoleföreningar Olika typer; idrottsför., intressesorg., pol. partier, trossamfund Ekonomiska mål Ekonomisk förening Fackförbund, hyresgästföreningar etc Registrerade trossamfund är en speciell form av ideell förening, med särskild lagstiftning 7

8 Ansvar ideell förening Oftast inget personligt ansvar för medlemmar och förtroendevalda Undantag enligt sysslomannaansvaret och brottsbalken - Missbrukar förtroendeställning, uppsåt eller oaktsamhet, etc. Kommer i nästa avsnitt 8

9 Bokföring ideell förening Bokföringsskyldighet - om tillgångarnas marknadsvärde överstiger 1500 tkr Årsredovisningslagen (ÅRL) gäller, när företaget är större (över två av gränsvärdena, två år i följd) Över 40 mnkr i balansomslutning Över 50 anställda Över 80 mnkr i omsättning Övriga skall upprätta bokslut enligt Bokföringslagen Ett företag får alltid höja kraven för egen del; kan/bör regleras i stadgar. 9

10 Skatt (sammandrag) ideell förening Huvudregel: skattskyldig Aldrig skattskyldig för medlemsavgifter Krav på allmännyttig förening; - ändamålskravet (t ex utbildning, idrott, kultur ) - verksamhetskravet - fullföljdskravet - öppenhetskravet Ideell verksamhet alltid skattefri Om allmännyttig; inskränkt skattskyldig -> undantag för skatteplikt för kapitalinkomster Skattskyldig för näringsverksamhet, om inte - naturlig anknytning till verksamheten - hävdvunnen finansieringskälla - Second-hand-försäljning 10

11 Avlutande av ideell förening att medlemmarna kommer överens därom konkurs, likvidation Bedriv inte en vilande förening 11

12 Bildandet av en stiftelse Stiftelselagen (SL), 1 kap. - egendom avskiljs - varaktigt förvaltas - självständig förmögenhet - bestämt ändamål Gränsdragning mot - gåva/bidrag - ideell förening 12

13 Ansvar stiftelse Sysslomannaansvar Styrelsen har totalansvaret - uppsåt eller oaktsamhet - bryta mot t ex ändamål eller placeringsföreskrifter - okunnighet Trolöshet mot huvudman, bokföringsbrott, mutbrott Har inget överordnat organ, som ett årsmöte/medlemsmöte i en ideell förening. 13

14 Bokföring Bokföringsskyldighet stiftelse - om tillgångarnas marknadsvärde överstiger 1500 tkr Årsredovisningslagen (ÅRL) gäller, när stiftelsen är bokföringsskyldig (till skillnad från ideell förening) Övriga skall föra räkenskaper och avsluta med en räkenskapssammanställning enligt SL Ett företag får alltid höja kraven för egen del; kan/bör regleras i stadgar 14

15 Skatt (sammandrag) stiftelser Huvudregel: skattskyldig Aldrig skattskyldig för medlemsavgifter Krav på inskränkt skattskyldig stiftelse; - ändamålskravet (t ex utbildning, idrott, kultur ) - verksamhetskravet - fullföljdskravet - destinatärskravet Om inskränkt skattskyldig -> undantag för skatteplikt för kapitalinkomster Vanligtvis skattskyldig för näringsverksamhet 15

16 Avlutande av stiftelse att stiftelsen bildats för mer än 20 år sedan värdet av tillgångarna under 10 prisbasbelopp inte har kunnat främja sitt ändamål de senaste fem åren stiftelsen saknar skulder Obs! man kan inte bestämma sig för att avveckla en stiftelse på frivillig basis 16

17 Ansvar 17

18 Ansvar åt olika håll Stadgar Medlemmar - antar stadgar - väljer styrelse - godkänner årsredovisning - beslutar om ansvarsfrihet Stadgar - regler för hur föreningen ska bedrivas - beslutas av medlemmarna Styrelse - arbetar efter stadgar och medlemmars beslut på stämman VD/Gen. sekr./rektor - handhar den löpande förvaltningen efter instruktioner från styrelsen - lagstadgat ansvar enligt bl a Skollagen Styrelse VD/Gen. Sekr./ Rektor Medlemmar Stiftelse Stadgar Styrelse Ledningsgrupp Ledningsgrupp 18

19 Styrelsens ansvar enligt lag Handelsbalken 18 kap 1 Varder man av annan ombuden, att å dess vägnar något syssla och uträtta, och säger där ja till; tage fullmakt, och ligge där sedan hans vårdnad å; göre ock redo och besked för det han om händer får. 2 Vad ombudsman eller fullmakt gör och sluter, det vare så gillt, som huvudman det själv gjort och slutit hade. Går ombudsman vidare, än honom betrott är; rätte själv upp all skada, (och böte tjugu daler), och huvudmannen vare saklös. 3 Handlar syssloman oredligt, brukar list emot honom, som fullmakt gav, vänder sig hans gods till nytta, lånar hans penningar ut, eller tager penningar upp i hans namn; svare till all skada, (och plikte efter omständigheterna). Vare ock den, som fullmakt gav, saklös i allt, vad syssloman, utom hans ombud eller vilja, av annan lånt, eller med någon slutit haver; utan det vises, att det honom till nytta använt är. Vårdnadsplikt Förbered Redovisa Hålla sig inom ramarna, annars.. Skadestånd Lån 19

20 Skattebetalningslagen 12 kap 6 Om någon i egenskap av företrädare för en juridisk person uppsåtligen eller av grov oaktsamhet inte har gjort föreskrivet skatteavdrag, är företrädaren tillsammans med den juridiska personen skyldig att betala belopp som har bestämts enligt 11 kap. 19 jämte ränta. Om en företrädare för en juridisk person i övrigt uppsåtligen eller av grov oaktsamhet har underlåtit att betala skatt enligt denna lag, är företrädaren tillsammans med den juridiska personen skyldig att betala skatten och räntan på den.. Kammarrätten i Jönköping Mål nr Ordförande i ishockeyklubb ansågs vara grovt oaktsam genom att han vid veckovisa möten med chefen och med Skatteverket kunnat skaffa sig kunskap om att betalningar inte skedde i rätt tid, men han lät ändå verksamheten fortsätta. Själva betalningen nedsattes eftersom han var ideellt engagerad och inte hade något eget (ekonomiskt) intresse i föreningen. 20

21 Styrelseansvaret är enskilt! Beslut får inte fattas i ett ärende om inte, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter: har fått tillfälle att delta i ärendets behandling har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. Avsätt tillräckligt med tid Förstå ärendet Stå för din uppfattning Organisationens bästa! 21

22 Styrelsens uppdrag Process (ständigt pågående) Uppgifter (sammanvävda) Genomföra Styra Kontrollera Bereda Besluta Följa upp Leda Arbetssätt Analysera 22

23 Styra 23

24 Strategi Dit vi vill Där vi är 24

25 Stadgarnas ändamål, ett exempel Som partipolitiskt och religiöst obunden ideell förening Utifrån humanistisk grundsyn hållbar utveckling alla människors lika värde Möta människors behov av bildning, utbildning och kultur personlig och social utveckling 25

26 Resultatkedjan - verksamhetslogik Utfall Resurs Aktivitet Prestation Resultat Effekter Det vi kan styra Påverkan på det vi vill åstadkomma 26

27 Uppdragssnurran Uppdrag Aktivitet Resurs 27

28 Förändringsteori - ett sätt att skapa struktur Bygger på grundantagande om orsak och verkan. Syftar till att skapa samband mellan mål och aktiviteter Ger en grund för planering och utvärdering/lärande Lämpar sig främst för områden där ni vill åstadkomma förändring. Sätt ett tydligt mål för effekt Vad måsta hända (resultat) för att vi ska nå dit? Hur hänger resultaten ihop? (ordning, koppling) Vad måste vi göra för att skapa resultaten? Vad mer måste fungera för att vi ska uppnå effekten? 28

29 Mål som styr S M A R T E R Specifik Mätbar Accepterad Relevant Tidsatt Emotionellt tilltalande Realistiskt men utmanande 29

30 Erfarenheter Hjälp varandra att hålla rätt fokus Agenda och förberedelse är A & O Skilj på ert arbete i styrelsen och ert engagemang som aktivist och folkbildningsivrare Beslut betyder val till/bort, annars är det inte beslut Ju mer ni styr i smått desto mindre i stort 30

31 Kontrollera 31

32 Kontroll Styrelsen är alltid ansvarig för allt! Delegationer ska följas upp även inom styrelsen Förvalting av resurser Förmåga att uppfylla medlemmars och andra intressenters krav Varumärkets värde 32

33 Risk En osäker framtida händelse som påverkar organisationens förmåga att uppnå sina mål och att skydda och skapa värde 33

34 Riskkarta Skadeståndskrav i verksamheten Medlemstapp Förlust av historiska handlingar Administrativa o fysiska kontroller - risk för förluster av tillgångar Låg avkastning Varumärke ideell skada IT-krasch Konsekvens Sannolikhet 34

35 Rapportbehov Vilket underlag behöver ni för att kunna ta ert ansvar? För löpande ekonomi För att förvalta era tillgångar För relationer med omvärlden För service till medlemmar/elever etc För en ändamålsenlig verksamhet För arbetsmiljö För skattebetalning och andra lagkrav, etc. Styrelsen ska fatta beslut om när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning av föreningens ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras till styrelsen (hämtat från ABL). 35

36 Leda 36

37 Om utskott och ledningsgrupper/arbetsgrupper Det ska alltid finnas ett syfte/skäl Definiera tydliga uppdrag och mål Tilldela vid behov resurser Bestäm hur rapportering ska ske till styrelsen Sätt alltid en tidsgräns för utvärdering/omprövning 37

38 Att leda en verksamhetschef Definiera uppdraget Strategisk prioritering Ansvar Uppgifter Fördela resurser SMARTa mål Delegationsordning Befogenheter Rapporteringsinstruktion Hur, vad, när ska chefen rapportera Utvärdera prestation Systematiskt utifrån mål Upprepad rekrytering 38

39 Arbetssätt 39

40 Hur ser ett bra styrelsemöte ut? 40

41 Rapporteringsinstruktion Skapar tydlighet för er vad ni behöver veta Fatta beslut Följa upp beslut Ha koll på verksamhet Ha koll på ekonomi Ta tillsynsansvar Verksamhetsuppföljning Så lite som möjligt! Nyckeltal och bilder När behövs viss information? 41

42 Tiden som resurs Tidsätt agendan Prioritera beslut och uppföljning Skaffa bra beslutsunderlag Systematisk beslutsprocess Rapporter och information måste allt ta upp mötestid? Ska alla alltid ha rätt att tala om allt? Ordföranden har en viktig roll att leda mötet och utveckla styrelsen Du arbetar i styrelsen. Du sitter inte i den. 80 timmar 42

43 Mötesformer Beslutsfattande Kunskapsinhämtande (invärld omvärld) Kreativa (från risk till strategi) Finns flera metoder som alternativ till Begära ordet metoden Exempelvis: Laget runt metoder Sex tänkande hattar Brain storming med prioritering Snabb-beredning i smågrupper 43

44 Bestäm er för vilken typ av styrelse ni vill vara Anders Thulin PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, refers to Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB or PricewaterhouseCoopers AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.

45 Bilaga - mötesformer 45

46 Mötesformer Laget runt Gå laget runt Passa om du inte kan tillföra Håll på till alla passar Ordförande sammanfattar Laget runt för OK 46

47 Mötesformer Sex tänkande hattar Negativt Problem Andra sätt? Nya sätt? Positivt Möjligheter Fakta Vad vet vi? Vad vet vi inte? Hur känns det? Vad känner vi inför frågan/beslutet? Styra och strukturera Kontrollera 47