Tjänsteskrivelse. Analys av sjukfrånvaro på skolrestauranger. att lägga rapporten till handlingarna Vår referens

Transkript

1 Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (1) Datum Vår referens Sarah Hesslow HR-konsult Sarah.Hesslow@malmo.se Tjänsteskrivelse Analys av sjukfrånvaro på skolrestauranger SN Sammanfattning Varje kvartal rapporterar serviceförvaltningen statistik över arbetsmiljö och sjukfrånvaro till nämnden. Vid rapporteringen för första kvartalet 2015 beslutade nämnden att ge förvaltningen i uppdrag att återkomma under hösten med en övergripande analys om sjukfrånvaron vad gäller skolrestauranger. Serviceförvaltningen har tagit fram en sådan rapport. Den redovisar statistik över sjukfrånvaron på skolrestauranger med jämförelser över tid, ålder och sektion. Därefter presenteras möjliga faktorer som kan påverka sjukfrånvaron. Slutligen ges några rekommendationer. Förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att ge förvaltningen i uppdrag att lämna en uppföljning till nämnden kring vad åtgärderna har fått för effekt i samband med rapporten kring tillbud, olyckor och sjukfrånvaro i augusti att lägga rapporten till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Analys av sjukfrånvaro på skolrestauranger Rapport Analys av sjukfrånvaro på skolrestauranger Beslutsplanering Servicenämndens arbetsutskott Servicenämnden Ansvariga Olof Malmström, HR-chef Carina Tempel, servicedirektör SIGNERAD

2 Malmö stad Serviceförvaltningen

3 (13)

4 Syftet med undersökningen är att analysera varför sjukfrånvaron på skolrestauranger ser ut som den gör. För att analysera tänkbara orsaker till varför sjukfrånvaron på skolrestauranger ser ut som den gör har rapporten utgått från följande frågeställningar: - Hur ser skolrestauranger ut som organisation? - Vad visar statistiken över sjukfrånvaro på skolrestauranger? - Vad finns det för möjliga faktorer som kan påverka sjukfrånvaron? - Vilka slutsatser och rekommendationer går att dras utifrån svaren på ovanstående? Det grundläggande materialet till analysen har samlats in under 2015 genom fokusmöten inriktade på sjukfrånvaro samt rehabilitering tillsammans med HR (HR-konsulter samt rehabiliteringskoordinatorer), enhetschefer och sektionschefer på Skolrestauranger. Detta material har under hösten 2015 kompletterats med intervjuer med arbetsmiljöspecialist, rehabiliteringskoordinator, HR-administratör samt HR-konsulter som alla arbetar med Skolrestauranger. Analysen bygger på en sammanställning av statistik över långtidssjukskrivningar, arbetsmiljöarbete (ex. SAM, skyddsronder, uppföljning och hantering av tillbud- och olycksrapporter), medicinska utlåtanden och rehabiliteringsinsatser kopplade till långtidssjukskrivningar, samt samtal vid ovan nämnda fokusmöten och intervjuer. Rapporten är uppbyggd efter frågeställningarna och inleds med att beskriva Skolrestauranger som organisation för att berätta om grundläggande förutsättningar och ramar. Därefter följer ett avsnitt om statistik över sjukfrånvaro (med fokus på långtidssjukfrånvaro) på Skolrestauranger jämfört med Serviceförvaltningen och Malmö stad. Därpå följande avsnitt presenterar möjliga faktorer som kan påverka sjukfrånvaron såsom den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Avslutningsvis presenteras eventuella slutsatser samt rekommendationer baserat på tidigare avsnitt. 2(13)

5 Skolrestauranger består hösten 2015 av ca 390 medarbetare, varav ca 350 är tillsvidareanställda. Av dessa arbetar ca 10 medarbetare främst på kontor (avdelningschef, enhetschefer, kostekonomer och assistent), och i köken finns 25 sektionschefer, ca 110 kockar och ca 245 skolmåltidsbiträden. Av dessa medarbetare är 5% mellan år, 20% mellan år, 25% mellan år, 30% mellan år, och 15% mellan år. De 25 sektionscheferna är fördelade på 85 kök samt en bemanningspool, sommar- och julverksamhet, catering och Latinskolans café Choice. De sektionschefer som ansvarar för mottagningskök har medarbetare på mellan fyra till nio olika kök, medan de sektionschefer som ansvarar för tillagningskök har medarbetare på ett eller två kök. Skolrestauranger har sedan länge ett uttalat fokus på att öka andelen ekologiska råvaror. En ambition är att föra hanteringen av skolmaten närmre hantering av restaurangmat vad gäller tänk om råvaror, tillagning, svinn samt miljö. Skolrestauranger har i linje med detta rekryterat nya kockar samt sektionschefer med bakgrund från restaurangbranschen. Skolrestauranger har även börjat tillaga mer mat från grunden samt har en önskan om att också mindre kök ska kunna tillaga viss del av maten på plats. Ytterligare en tanke är att genom intern rotation inom skolrestauranger bli ännu bättre på att tillvarata medarbetarnas kompetens, rotera mellan kök som ett led i kompetensutveckling, och att använda rotation som en del av återgång i arbete samt anpassade arbetsuppgifter vid rehabiliteringsinsatser. En rotation mellan kök innebär att kockar samt skolmåltidsbiträden kan komma att variera arbetsplatsplacering på olika kök för att deras kompetens och förutsättningar ska tas till vara på ett så bra sätt som möjligt. En eventuell rotation sker i samtal mellan medarbetare och närmsta chef, och oftast i samband med terminsstart. För att förbättra arbetsmiljön har flera kök även implementerat en arbetsväxling där samtliga medarbetare roterar mellan olika stationer i köket, såsom disk, salladsberedning, matlagning, rengöring etc. Under 2014 genomfördes den senaste verksamhetsförändringen på skolrestauranger. När organisationsstrukturen gjordes om innebar det bland annat att många medarbetare bytte arbetsplats, vilken i sin tur medförde att nya arbetsgrupper skapades samt att många fick en ny närmsta chef. Tidigare verksamhetsförändringar som kommit upp under fokusmötena med sektionscheferna var när platsansvariga togs bort från köken, samt en successiv förändring av chefsrollen. Platsansvariga på skolrestauranger innebar motsvarande arbetsförmän, d.v.s. en ledare som ansvarar för den operativa driften på ett kök fast som inte har personalansvar. Den successiva förändringen av chefsrollen på skolrestauranger liknar den förändring många verksamheter gått igenom, där chefer har fått ett större administrativt ansvar. Sektionscheferna på skolrestauranger som arbetat där länge berättar att det tidigare handlade mer om att vara motsvarande kökschef som lagar mat ute på köken, och att det nu handlar mer om administration samt ett generellt ledarskap där de inte längre är lika operativt knutna till köken. 3(13)

6 Skolrestauranger har en bemanningspool som består av fast anställda kockar samt skolmåltidsbiträden som täcker upp vid frånvaro på de olika köken. Under fokusmötena berättar sektionscheferna att efterfrågan på poolen är stor då köken ofta saknar medarbetare på grund av långtidssjukfrånvaro, korttidssjukfrånvaro samt övrig frånvaro (framförallt vab). Poolen har stundtals svårt att möta kökens efterfrågan, och en tillfällig lösning blir att större kök som har en högre grundbemanning får mer sällan ersättare för frånvarande personal jämfört med mindre kök som kan ha en grundbemanning på en, två eller tre medarbetare. Trots de större kökens högre grundbemanning sliter personalbristen på medarbetarna, vilket enligt sektionscheferna bidrar till en högre risk att fler medarbetare blir sjuka. Sektionscheferna har också noterat att efter en längre tid med underbemanning när medarbetarna behöver täcka upp för en frånvarande kollega ökar stressen samt risken att begå misstag på grund av tidsbrist. Poolen har under våren 2015 byggt upp ett arbete med en långtidspool som är tänkt att täcka upp vid längre sjukfrånvaro. Under hösten 2015 har en till del av poolen tillkommit för att täcka vid semester då antalet medarbetare med semesteranställning ökat. Genom en separat långtidspool samt semesterpool blir inte medarbetare som arbetar i den vanliga poolen låsta vid längre frånvaro. Medarbetare i den vanliga poolen finns tillgängliga vid kortare sjukfrånvaro samt annan frånvaro som exempelvis vab. Under hösten 2015 har poolen också rekryterat in fler medarbetare för att bättre kunna tillgodose verksamhetens efterfrågan på medarbetare från poolen. 4(13)

7 Samtliga kommuner i ,5 5,9 6,3 - Sverige* Kommuner i Skåne län* ,4 5,8 - Malmö stad ,19 5,67 6,28 6,49 Serviceförvaltningen 6,00 4,40 4,30 4,80 5,06 5,01 6,34 7,09 Kommunteknik 6,30 5,20 5,10 4,80 4,72 4,71 5,09 7,45 Kommuntjänster 8,00 3,60 3,20 3,70 4,36 3,89 5,95 4,86 Skolrestauranger 7,60 5,60 5,80 3,60 7,26 6,96 9,13 9,91 Stadsfastigheter 1,23 1,70 2,62 1,30 2,57 2,91 3,66 3,84 Centrala funktioner, SEF** ,90 1,96 3,09 3,09 4,67 * Hämtat från SKL, övrig statistik hämtad från Malmö stads statistikverktyg KOLL. Statistik från KOLL uppdateras löpande varpå uppgifterna kan skilja sig något åt beroende på datum för inhämtad statistik. ** Centrala funktioner inkluderar: Ledning, HR-avdelning, Kansli och Hållbarhetskontor Det senaste decenniet har skolrestauranger följt samma trend som övriga samhället med en ökad andel sjukfrånvaro, där psykisk ohälsa är det som ökar mest. Vid samtal med sektionscheferna under fokusmötena samt intervjuer med HR framkommer att det som har förändrats till det bättre de senare åren är införandet av Malmö stads rehabiliteringsprocess. Rehabiliteringsprocessen ger verktyg för en mer proaktiv uppföljning av långtidssjukskrivna medarbetare samt verktyg att i tid fånga upp medarbetare med hög korttidsfrånvaro (kortare frånvaro vid sex eller fler tillfällen under den senaste 12-månadersperioden). Långtidssjukfrånvaron idag består mest av somatisk ohälsa med arbets- och skolrestaurangrelaterade förslitningsskador samt ett fåtal somatiska fall som inte är arbets- och skolrestaurangrelaterade. Några få sjukskrivningar är relaterade till psykisk ohälsa (som inte är arbets- och skolrestaurangrelaterad), och ett fåtal har både somatisk och psykisk ohälsa. Den mesta korttidssjukfrånvaron idag beror på förkylningar, influensa eller liknande orsaker som inte är arbets- och skolrestaurangrelaterade. En mycket vanlig korttidsfrånvaro är vård av barn. Det finns ett fåtal fall av misskötsel som lett till hög andel korttidsfrånvaro, detta är dock ovanligt. För att ge en bild av hur sjukfrånvaron jämfört med övriga kommuner i Sverige följer i tabell 2 på nästa sida en kort sammanfattning av statistik hämtad från Sveriges kommuner och landstings (SKL) hemsida, kompletterad med statistik hämtad från Malmö stad via KOLL. Av den statistiken framgår att skolrestauranger har något högre sjukfrånvaro än nationella medelvärdet, framförallt bland medarbetare över 50 år. 5(13)

8 Från skl.se, nyckeltalens definitioner: 1) Total sjukfrånvarotid / Sammanlagd ordinarie arbetstid 2) Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) / Total sjukfrånvarotid 3) Summa sjukfrånvarotid för kvinnor / Sammanlagd ordinarie arbetstid för kvinnor 4) Summa sjukfrånvarotid för män / Sammanlagd ordinarie arbetstid för män 5) Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6) Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen år 7) Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre År Kommun 1) Total sjukfrånvaro % 2) Långtidssjukfrånvaro 60 dagar % 3) Sjukfrånvaro kvinnor % 4) Sjukfrånvaro män % 5) Sjukfrånvaro 29 år % 6) Sjukfrånvaro år % 7) Sjukfrånvaro 50 år % 2014 Samtliga kommuner i Sverige: Antal redovisade Min 3,9 22,0 4,4 1,0 1,1 3,0 4,2 Max 9,6 75,5 10,6 6,9 12,0 10,9 10,6 Vägt medelvärde 6,3 47,0 6,9 4,0 4,9 6,0 7,0 Skåne län 5,8 42,2 6,4 3,8 4,4 5,5 6,6 Malmö stad 6,2 40,3 6,8 4,3 4,5 5,9 7,4 Serviceförvaltningen* 2,6% 91 dgr ** 0,5% dgr 6,3 7,9 4,7 3,5 5,4 7,7 Skolrestauranger 0,6% dgr 9,1 * 5% 91 dgr ** 9,9 4,2 3,0 6,0 12, Samtliga kommuner i Sverige: Antal redovisade Min 3,5 22,2 3,7 1,6 1,2 3,1 4,2 Max 8,5 80,6 9,6 6,9 10,2 8,9 10,4 Vägt medelvärde 5,9 44,4 6,4 3,8 4,5 5,6 6,5 Skåne län 5,4 39,3 6,0 3,6 4,0 5,2 6,2 Malmö stad 5,8 35,6 6,3 4,2 4,2 5,5 6,8 Service- 5,0 0,3% dgr, 5,8 4,0 3,5 3,9 6,1 förvaltningen* Skolrestauranger * 6,9 1,6% 91 dgr ** 0,5% dgr, 3,1% 91 dgr ** 6(13) 7,4 3,3 *** 3,8 9,4 * Statistik hämtad från KOLL, all övrig statistik är hämtad från SKL ** Ej tillgänglig statistik via KOLL, visad procentsats är antal långtidssjukskrivna av totala antalet medarbetare (328 år 2013, samt 345 år 2014) *** Ej tillgänglig statistik via KOLL p.g.a. färre än 10 medarbetare inom kategorin

9 Då tabell 2 visade att sjukfrånvaron 2013 och framförallt 2014 var högre hos medarbetare över 50 år, följer i tabell 3 en redovisning av sjukfrånvaro i olika åldersgrupper inom hela Malmö stad, på Serviceförvaltningen, samt skolrestauranger nedbrutet i de olika områdena/sektionerna. Då statistik via KOLL inte är tillgängligt om antalet personer i kategorin är färre än 10 har några åldersgrupper slagits samman och utgörs av åldrarna år, år, samt år. Antal Sjukanställda frånvaro totalt totalt % Antal anställda år Antal anställda år Sjukfrånvaro åldersgrupp % Sjukfrånvaro åldersgrupp % Antal anställda år Sjukfrånvaro åldersgrupp % Malmö stad , , , ,50 Serviceförvaltningen , , , ,80 Skolrestauranger 346 9, , , ,30 Område A , , , ,20 Område A2 65 9, , , ,25 Område B1 54 9,90 * * 11 2, ,10 Område B ,90 * * 16 14, ,60 Område C1 47 6, , , ,80 Område C2 25 8,30 * * * * 10 0,20 Område D1 - Avslutat 56 11, , , ,60 *Statistik ej tillgänglig från KOLL p.g.a. färre än 10 medarbetare i kategorin. Statistiken över antalet medarbetare utgörs av ett medeltal baserat på hela året. Som syns i tabellen ovan är sjukfrånvaron generellt högre i ålderskategorin över 50 år både i Malmö stad, Serviceförvaltningen samt skolrestauranger. Tabell 3 visar att 2014 var 180 av skolrestaurangers 346 medarbetare mellan år, d.v.s. 52% av alla anställda. Av tabell 3 framgår vidare att åldersfördelningen skiljer sig åt mellan skolrestaurangers olika områden/sektioner där område C1/C2 har den lägsta medelåldern. På följande sida visas i tabell 4 ett diagram över sjukfrånvaron på de olika områdena/sektionerna månadsvis från och med september 2014 till och med september Diagramet visar att sjukfrånvaron skiljer sig åt markant mellan skolrestaurangers olika områden. Baserat på statistiken i tabell 3 kan en möjlig påverkansfaktor vara medelålder som visat sig korrelera med högre sjukfrånvaro. 7(13)

10 8(13) All statistik hämtad från KOLL.

11 Majoriteten av medarbetarna på skolrestauranger (kockar samt skolmåltidsbiträden) har ett tungt fysiskt yrke med inslag av upprepade lyft samt monotona rörelser som sliter på kroppen. Förutom den fysiska belastningen är arbetsmiljön i kök förknippat med risker som exempelvis skärskador, brännskador, hala golv eller golvbrunnar som ökar risken för att trilla och slå sig. Detta ställer krav på en riskmedvetenhet hos såväl medarbetare som chefer. Vid arbetsmiljöarbete samt rehabiliteringsinsatser framgår att medarbetarnas hälsa påverkas i högsta grad av den fysiska arbetsmiljön; den största dokumenterade orsaken till arbetsrelaterad somatisk långtidssjukskrivning är belastnings- och förslitningsskador som orsakas av upprepad belastning på samma muskelgrupper. Belastningen påverkas dels av arbetets fysiska utformning och dels av medarbetarnas fysiska förutsättningar att hantera den fysiska belastningen i arbetet. Skolrestauranger är medvetna om risken och arbetar aktivt för att minimera risken samt för att ge medarbetarna verktyg att arbeta ergonomiskt, långsiktigt och hållbart. Vid kartläggning av medicinska orsaker till belastnings- och förslitningsskador under rehabiliteringsinsatser framkommer att skadorna delvis även är konsekvenser av att medarbetare inte tränar eller tar hand om sin kropp i den utsträckning som behövs för att klara av det fysiskt tunga arbetet. För att arbetsgivarens insatser gällande fysisk arbetsmiljö ska få ett så bra genomslag som möjligt behövs även att medarbetarna tar ett eget ansvar för att kunna orka arbeta i ett fysiskt påfrestande yrke. Den fysiska arbetsmiljön varierar då köken har olika förutsättningar. Skolorna och därmed köken ägs och förvaltas av stadsfastigheter, vilket innebär att ett gott samarbete mellan skolrestauranger samt stadsfastigheter är en förutsättning för att utforma lokaler med en bra arbetsmiljö för skolrestaurangers medarbetare. Serviceförvaltningen har allt från nya, ombyggda kök till betydligt äldre kök som successivt fått ökat antal portioner att producera. Det medför att en del kök i nuläget producerar mer än vad de är dimensionerade för i takt med att elevantalet ökat. De trånga utrymmena innebär ökad risk för bland annat att gå in i saker, risk för ergonomiskt felaktiga lyft, brännskador och dålig ventilation. Då skolrestaurangers produktion styrs av efterfrågan från kund (arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen, förskoleförvaltningen samt grundskoleförvaltningen) behövs ett fortsatt gott samarbete även mellan serviceförvaltningen och mottagande förvaltningar för att kunna möta behoven och samtidigt behålla en bra arbetsmiljö. Sektionschefer samt arbetsmiljöspecialister och rehabiliteringskoordinatorer från HR är överens om att det finns en viss utmaning att anpassa köken efter medarbetarnas olika fysiska förutsättningar så att både de kortaste och längsta medarbetarna kan arbeta ergonomiskt. Redskap och utrustning som underlättar anpassningen är tillgången till höj- och sänkbara bänkar, vagnar till hjälp vid förflyttning, en genomtänkt placering av hyllor samt bleck. 9(13)

12 Fysisk och psykisk hälsa påverkar varandra, något som framkommit vid flertalet rehabiliteringsinsatser, framförallt vid långtidssjukskrivning. Många medarbetare på skolrestauranger identifierar sig starkt med sitt jobb, att arbeta, vara duktig och prestera lika bra som de alltid kunnat. Det gör att fysiska försämringar och begränsningar slår hårt mot självbilden och påverkar därmed även psykiskt välmående. På samma sätt kan även stress påverka den fysiska hälsan genom exempelvis huvudvärk, ökad värk i kroppen generellt samt nedsatt immunförsvar. Det har i samtal med sektionschefer, enhetschefer samt medarbetare på skolrestauranger framkommit ett par faktorer som påverkar den psykosociala arbetsmiljön. De faktorer som återkommit är främst verksamhetsförändringen 2014 och reaktioner på förändringen samt ledarskapets betydelse för en god arbetsmiljö. Verksamhetsförändringen 2014 har fått en del negativ respons i verksamheten. Under fokusmötena om sjukfrånvaro lyfte sektionscheferna vad de hade registrerat bland sina medarbetare gällande reaktioner på förändringen. De hade märkt av en ökad oro, en tillfälligt högre sjukfrånvaro (något som även syns i statistiken över sjukfrånvaro hösten 2014), samt spänningar mellan olika personalgrupper. Dessa reaktioner är vanliga vid förändringar, och reaktioner skolrestauranger delar med flertal organisationer där verksamhetsförändringar genomförts. Det finns en gemensam uppfattning bland sektionscheferna att medarbetarnas oro bottnar i en otrygghet till följd av förändrade arbetsuppgifter samt organisationsförändringen Det gäller både otrygghet i vad som förväntas av dem i respektive roller, och en otrygghet i vad förändringen innebär organisatoriskt. Inför omorganiseringen 2014 när många nya sektionschefer och kockar skulle rekryteras in tolkade befintliga medarbetare situationen som att de nya behövdes för att få in rätt kompetens, snarare än att skolrestauranger redan hade bra kompetens och ville komplettera med ytterligare andra kompetenser och erfarenheter. Sektionscheferna berättade vidare att en del av deras medarbetare som arbetat länge inom skolrestauranger tolkade det som att deras kompetens inte längre räckte till, och att medarbetare upplever ett glapp mellan (deras) befintlig kompetens och erfarenhet samt det som efterfrågas i den nya organisationen. Otryggheten kring rollerna märks på en del kök exempelvis av i spänningar mellan kockar och skolmåltidsbiträden där både kockar och skolmåltidsbiträden ställer sig negativa till att rotera eller växla mellan arbetsuppgifter eftersom de själva inte tycker att en del arbetsuppgifter ingår i deras roll. Sektionscheferna berättade att det finns en stor skillnad i hur medarbetarna upplever den interna rörligheten och rotationen mellan kök på skolrestauranger. De har i några kök noterat rykten att alla medarbetare ska tvingas rotera mellan arbetsplatser en gång om året, samt att skolrestauranger flyttar runt folk bara för skojs skull och för att vara illvilliga. I de situationerna har sektionscheferna bemött ryktena och försökt förmedla vad tanken med rotation är samt att det inte är ett tvång. Både sektionschefer, enhetschefer samt HR som arbetat länge på/med skolrestauranger berättar att många medarbetare på skolrestauranger 10(13)

13 identifierar sig starkt med sitt jobb och de skolor de arbetar på. När medarbetarna byter arbetsplats försvinner en trygghet för många. Även om arbetsuppgifterna kan vara likadana på två olika kök skapar skiftet av rutiner och brytningen av (i många fall långa) relationer en otrygghet. Värt att lyfta är dock att det finns många medarbetare som ser rotationen som positiv, kompetensfrämjande och lärorik då de dels får lära sig nya saker på de olika köken samt lär känna fler medarbetare på skolrestauranger. Vid samtal med sektionscheferna under fokusmötena framkommer att ett ännu mer närvarande ledarskap önskas av såväl sektionschefer som deras medarbetare, i hela organisationen. Den tidigare nämnda ökade graden av administrativa uppgifter har minskat tiden sektionscheferna har att disponera på att besöka sina olika kök, vilket framförallt gäller de sektionschefer som ansvarar för mottagningskök. Det innebär en begränsning av sektionschefernas möjlighet att vara närvarande och synliga för alla sina medarbetare, samt deras möjlighet att leda och fördela det dagliga operativa arbetet. Sektionscheferna berättar att deras medarbetare efterfrågar deras närvaro, och att de själva stundtals upplever en stor arbetsbelastning och frustration över att inte hinna med allt som förväntas av dem i deras chefsroll. Under fokusmötena framkom att en konsekvens av en begränsad möjlighet för sektionscheferna att vara närvarande är att förekomsten av informellt ledarskap ökat, så även visst revirtänk kring vem som gör vilka uppgifter. Dessa informella ledare är självutnämnda och övriga kollegor uppskattar inte att dessa självutnämnda ledare styr och ställer. Sektionscheferna berättade att när de är på plats i köken minskar problemen med informella ledare, men att de också upplever svårigheter att följa upp detta när de inte alltid kan vara på plats. 11(13)

14 5.1. Baserat på rapporten går det att dra följande slutsatser som besvarar inledande frågeställningar: Hur ser skolrestauranger ut som organisation? Skolrestaurangers fysiska yrken medför en ökad risk för somatiska arbetsrelaterade sjukskrivningar (jämfört med exempelvis tjänstemannayrken). Av ca 390 medarbetare har ca medarbetare tunga fysiska yrken. Sektionscheferna har ansvar för medarbetare placerade på flera kök. Vid frånvaro finns svårigheter att täcka upp med personal. Nästan hälften av medarbetarna är 50 år eller äldre. Vad visar statistiken över sjukfrånvaro på skolrestauranger? Statistiken visar att skolrestauranger följer utvecklingen i samhället med högre sjukfrånvaro generellt. Dock har skolrestauranger något högre sjukfrånvaro än genomsnittet för Malmö stad, Serviceförvaltningen samt för medelvärdet bland svenska kommuner. Statistiken visar även att sjukfrånvaron skiljer sig åt mellan olika områden inom skolrestauranger, har viss korrelation med ålder samt varierar över året. Vad finns det för möjliga faktorer som kan påverka sjukfrånvaron? Den fysiska arbetsmiljön (lokaler, utrustning samt övriga arbetsredskap, medarbetarnas fysiska hälsa), den psykosociala arbetsmiljön (gruppdynamik, organisationskultur), ledarskap (närvarande ledarskap) samt organisationen i stort (verksamhetsförändringar, bemanning, rollbeskrivningar och arbetsuppgifter) Samtliga medarbetare på skolrestauranger har genom företagshälsovården genomgått en utbildning i ergonomi under tillsammans med en ergonom för att öka kunskapen om hur de kan arbeta på ett skonsamt sätt, samt ge konkreta verktyg att använda under arbetet. Arbetsmiljöspecialist från HR har tillsammans med sektionschefer under 2015 påbörjat ett arbete med att placera tydliga instruktioner vid varje maskin som med hjälp av fotografier visar exempel på en felaktig arbetsställning samt en ergonomiskt korrekt arbetsställning för att göra kunskapen om ergonomiskt hållbart arbete lättillgänglig för medarbetarna. För att minska risken för belastnings- och förslitningsskador är en annan pågående åtgärd att införa arbetsväxling/arbetsrotation mellan olika stationer i köket. Dock finns viss begränsning på hur mycket växlingen bidrar till ökad variation rent belastningsmässigt eftersom det till stor del är samma muskelgrupper som används på de olika stationerna. 12(13)

15 För att minska risken för somatiska arbetsrelaterade sjukskrivningar behövs ett delat ansvar där arbetsgivaren ansvarar för att skapa en bra arbetsmiljö, och arbetstagaren ansvarar för att ta hand om sin fysiska hälsa. Det behövs en riskmedvetenhet i hur arbetet utförs samt vilka redskap som kan användas till hjälp. En del i att öka riskmedvetenheten har varit ett gediget arbete med riskanalyser samt tillbuds- och olycksrapportering på skolrestauranger där cheferna arbetar tillsammans med arbetsmiljöspecialister från HR, ett arbete som fått gott utfall. Det finns en positiv inställning till hälsofrämjande insatser som Framsteget (och tidigare Hälsoträdgården), men hos en del finns visst motstånd orsakat av att aktiviteterna är på arbetstid vilket då sliter på övriga gruppen som blir en person kort även om insatsen är bra för den enskilde medarbetaren. För att aktiviteter som Framsteget ska bli framgångsrika behövs full uppbackning från både chef och kollegor. Medarbetaren behöver kunna slappna av och veta att köket är bemannat så att ingen blir lidande under tiden de befinner sig på Framsteget. Medarbetare som upplever att de blir ifrågasatta och möter ett motstånd från chef eller kollegor får svårt att tillgodogöra sig insatsen. Hälsoinspiratörer bland medarbetarna som bidrar till att öka hälsotänkande kring ergonomi, kost, samt kan hålla pausgympa, är också en tänkbar åtgärd. Pausgympa bör träna de muskelgrupperna som belastas mest, helst 1h i veckan och som minst 5 min om dagen. En metod att öka medvetenheten om hur långvarig belastning påverkar kroppen kan vara att en medarbetare som har fått en belastningsskada berättar om det. Ett närvarande ledarskap är önskvärt både med tanke på att följa upp den fysiska arbetsmiljön, samt för den psykosociala arbetsmiljön. Närvarande sektionschefer som har möjlighet att ofta prata om vikten av att arbeta ergonomiskt är till stor hjälp. Det ger en positiv förstärkning när medarbetarna arbetar på rätt sätt, och en möjlighet att uppmärksamma riskfyllt och ickeergonomiskt arbete. Sektionscheferna spelar en viktig roll för kockarna och skolmåltidsbiträdena vad gäller att skapa en sund arbetsmiljö, såväl fysisk som psykosocial. För den fysiska arbetsmiljön påverkar sektionschefernas närvaro den grad av coaching eller feedback sektionschefen kan ge medarbetarna när de arbetar fel (och rätt), vilket har en direkt påverkan hur väl kunskapen om ergonomi etableras. Under 2015 genomgick samtliga chefer på skolrestauranger en utbildning via Hjärnkoll om psykosocial ohälsa på arbetsplatsen. Utbildningen inkluderade metoder att upptäcka signaler i god tid, samt hur man som chef kan arbeta för att förbättra psykosocial ohälsa både på individnivå samt gruppnivå. Medarbetare och chefer på skolrestauranger samt HR-medarbetare som arbetat en längre tid på Serviceförvaltningen har berättat att det tidigare förekom fler gemensamma aktiviteter på skolrestauranger. Idag har det blivit mer avgränsat mellan enheterna och skolorna, och det flertalet medarbetare samt chefer vittnar om de gärna skulle vilja göra roliga saker tillsammans. Detta gäller både i den egna arbetsgruppen såväl som hela skolrestauranger. Genom att skapa en gemenskap kan förhoppningsvis några av de spänningar som finns mellan medarbetargrupper minska, samt att gemensamma aktiviteter bidrar till en större arbetsglädje. Sammanhållning och närhet bidrar också till en förbättrad psykosocial arbetsmiljö. 13(13)