Uppgradering av e-posttjänst till Exchange 2013 samt införande av primära generiska e-postadresser på Umeå universitet

Transkript

1 Sid 1 (10) SLUTRAPPORT Uppgradering av e-posttjänst till samt införande av primära generiska e-postadresser på Umeå universitet webbadress Projektnamn Uppgradering av e-posttjänst till samt införande av primära generiska e-postadresser på Umeå universitet Fastställt av styrgruppen Dokumentansvarig Dokumentidentitet Version 1.0 Datum Status Fastställd

2 Sid 2 (10) Innehållsförteckning 1 Inledning Versionshistorik Avgränsningar Målgrupp för rapporten Dokument (bilagor) Beskrivning av projektet Bakgrund Framgångsfaktorer Projektets målsättning Projektorganisationen Tidplan Projektets genomförande Generisk e-postadress Uppgradering av Exchange Resultat Sammanfattning Projektmål Statistik Ekonomiskt utfall Sammanställning av kostnader Erfarenheter från projektet... 10

3 Sid 3 (10) 1 Inledning Projektet har varit uppdelat i två delar som båda berört e-posttjänsten på Umeå universitet (Umu). Den första delen omfattade en övergång till generiska e-postadresser för samtliga anställda. Den andra delen omfattade en uppgradering av e-postsystemet från en blandmiljö av Exchange 2007/2010 till. 1.1 Versionshistorik Version Författare Kommentar Uppdaterad med Erfarenheter samt kommentarer efter synpunkter från styrgruppen. 0.3 Uppdaterad kostnadsuppföljning efter att tidrapporteringen är stängd. 1.0 Fastställd av styrgruppen 1.2 Avgränsningar Endast anställda omfattas av primär generisk e-postadress. Enligt rektorsbeslut omfattas inte studenter och anknutna. 1.3 Målgrupp för rapporten Styrgruppen, tjänsteägare på Umu och tjänsteförvaltare på ITS 1.4 Dokument (bilagor) 1. First Contact Resolution list 2. omsearchpage=true (kända fel) 3. Katastrofplan E-post för anställda 4. Projektplan Exchangeuppgradering 5. Projektdagbok 6. Kommunikationsplan 7. Systemdokumentation All dokumentation finns lagra under gemensamma dokument på projektets samarbetsyta:

4 Sid 4 (10) 2 Beskrivning av projektet 2.1 Bakgrund Umeå Universitet använde tidigare Microsoft Exchange 2007 för e-post för alla anställda. Förutom en komplett 2007-miljö användes även webbgränssnittet från Exchange Orsaken till blandningen mellan de olika versionerna är ett tidigare uppgraderingsprojekt som avbröts och oklarheterna kring hur webbgränssnittet skulle backas från 2010 till 2007 bedömdes för stora och den kombinerade miljön fick vara kvar i drift. Det är denna blandmiljö som uppgraderades till en renodlad för samtliga anställda. Den nya miljön kan dra nytta av integrationen med MS Lync för att i en framtid kunna flytta e-posttjänsten ut till molnet. Den övergripande systemarkitekturen på Umeå universitet återfinns på s/ea%20documents/system%20map/system_map_html/system_overview.htm Generiska e-postadresser Rektor beslutade att samtliga anställda ska ha en generisk e-postadress som följer modellen förnamn.efternamn@umu.se. Med knappt anställda har det uppstått en del namnkonflikter som behövt hanteras enligt given policy och regler. Som en följd av ändringen i standarden behöver den centrala integrationsmotorn (BizTalk) anpassas. Även centrala system som Verktyget och integrationen mot Box-tjänsten behövde anpassas för att klara den nya standarden. 2.2 Framgångsfaktorer Projektet hade identifierat ett antal framgångsfaktorer (finns beskrivna i bilaga 4 Projektplan Exchangeuppgradering) som var nödvändiga för att projektet skulle lyckas nå målen. En av dessa faktorer som projektet la särskild vikt vid var information till samtliga användare om hur projektet påverkar dem och vad de eventuellt behövde göra i samband med uppgraderingen och bytet av e-postadress. Hur projektet jobbade med kommunikation och information finns beskrivet i bilaga 6 Kommunikationsplan. Vilken kommunikation som förts mellan projektet och användarna var också en stående punkt på projekt- och styrgruppsmöten. 2.3 Projektets målsättning Målen med projektet var att: Umeå Universitet ska ha en e-posttjänst för alla anställda baserat på Microsoft. ska vara fullt integrerad (se projektdirektivet) med MS Lync Notera att Unified Contact Store endast avsågs att aktiveras i Lync men ej implementeras inom ramen för projektet.

5 Sid 5 (10) Anpassa den gemensamma IT-infrastrukturen så den kan hantera den generiska e- postadressen som den primära för samtliga anställda. 2.4 Projektorganisationen Styrgrupp Sören Berglund (ordförande, IT-enheten) Mattias Wallmark (IT-enheten) karolin Westerlund (IT-enheten) Staffan Ekstedt (ITS) Projektgrupp Projektgruppen finns redovisad i detalj i bilaga 4 och bestod i huvudsak av personal från ITS samt konsultstöd från Uclarity som var expert och rådgivare på. 2.5 Tidplan Projektet startade november 2014 och avslutades 20:e oktober Projektets genomförande 3.1 Generisk e-postadress Projektet startade med den del som omfattade införandet av en generisk e-postadress som den primära för samtliga anställda och var uppdelad i 3 etapper. Etapp 1 omfattade anpassningar i Box, Sympa, Verktyget och Dirigenten. Etapp 2 ny affärslogik i integrationsmotorn BizTalk. Etapp 3 Release & deploy till produktion. Vid införandet av en generisk e-postadress som den primära kunde 3 kategorier av användare identifieras: 1. De som redan hade en generisk adress men inte som den primära adressen. 2. De som redan hade en generisk adress som den primära där adressen inte följde mallen fornamn.efternamn@umu.se. Det kunde t.ex. vara kalle@umu.se vilket inte är en giltig adress enligt mallen. 3. De som helt saknade en generisk e-postadress. De som tycktes påverkas mest var kategori 2 eftersom man tyckte att man redan hade en generisk adress, som man dessutom använt ett tag. Uppskattningsvis inkom ett 30-tal ärenden som handlade om frågor och synpunkter rörande den generiska adressen.

6 Sid 6 (10) 3.2 Uppgradering av Exchange Etapp 1 Förberedelser. Omfattade i huvudsak förberedelser inför projektet som till exempel designa infrastrukturen för tjänsten, beställa hårdvara och virtuell testmiljö. Etapp 2 Testmiljö. Omfattade byggandet av en ny testmiljö på virtuella servrar. Etapp 3 Genomförande. Etappen omfattade att bygga den kompletta produktionsmiljön som ska användas för den aktuella e-posttjänsten (se bilaga 7 Systemdokumentation ). I korthet består den nya produktionsmiljön för av 6 stycken. fysiska servrar som placerats i två skilda hallar om 3 maskiner. Maskinerna övervakas av ett så kallat vittne som finns installerat på en virtuell server. E-posttrafiken går också via en Ironportserver (säkerhets gateway) och en lastbalanserare. Serverhall 1 MIT-huset Reservhall Förv-huset Netscaler Umu-ex01.ad.umu.se Umu-ex02.ad.umu.se Umu-ex03.ad.umu.se Lastbalanserat autodiscover.umu.se webmail.umu.se (även ad.umu.se) mail.ad.umu.se Smtpother.ad.umu.se Umu-ex04.ad.umu.se Umu-ex05.ad.umu.se Umu-ex06.ad.umu.se vmware Ironport Umu-exaw.ad.umu.se Ironport Inkommande mail Leveransen av produktionsmiljön levererades ca 6 veckor senare än planerat vilket dels berodde på en inköpsprocess som blev längre än planerat samt en leveransförsening från leverantören. Etapp 4 Pilotprojekt och migrering av postlådor från gamla till nya miljön. I projektets planeringsfas planerades för två pilotprojekt för att under dessa upptäcka alla eventuella problem med syfte att minimera problem som skulle leda till störningar för de anställda och verksamheten. Under projektets förberedelsefas beslutade dock styrgruppen att slå samman de två pilotprojekten till ett större pilotprojekt. Anledningen var att projektet hade blivit försenat på grund av den försenade leveransen av produktionsmiljön och man ville spara tid och undvika att projektet drog över tiden och gick in på nästa kalenderår.

7 Sid 7 (10) Under pilotprojektet ingick en grupp från IT-enheten, ITS samt utvalda användare med Mac- och Linuxdatorer med syfte att täcka in olika klientplattformar. Dessa migrerades till nya miljön precis före semesterperioden vilken löpte utan några incidenter som kunde härledas till projektet. Efter semesterperioden flyttades även ett antal utvalda enheter/institutioner som saknar studenter och därför inte var lika känsliga för störningar i den nystartade terminen. Etapp 5 Pilotprojekt 2 som slogs samman med pilotprojekt 1 i etapp 4. Etapp 6 Produktionssättning. I denna etapp genomfördes flytten av de resterande e- postlådorna. Först institutionsvis för att minimera eventuella störningar och isolera dessa till den eller de enheter vars lådor flyttades. Efter hand som flyttandet framskred med endast ett fåtal rapporterade problem från de användare som fått sina lådor flyttade ökades migreringstakten. I Figuren ovan visar den vänstra delens staplar hur antalet e-postlådor minskade i den gamla miljön medan den högra delen visar hur antalet e-postlådor ökade i den nya miljön. Avslutningsvis flyttades även de så kallade disconnected-lådorna (när en användares anställning avslutas ligger dennes e-postlåda kvar i 12 månader i händelse av att anställningen skulle återgå). Nya e-postlådor som skapades efter starten av etapp 6 hamnade i den nya miljön. Etapp 7 Avslut och överlämning till förvaltningsorganisationen.

8 Sid 8 (10) Problem under migreringen Under migreringen av e-postlådorna uppstod ett antal problem vilka har dokumenterats i bilaga 2. Inledningsvis uppstod det ett fåtal problem med IMAP-klienter med mappar som blev osynlig för användaren (försvann ej från servern). Felet drabbade endast en handfull personer men var tidskrävande att felsöka. Efter en uppdatering av löstes dock problemet. IMAP-klienter har också drabbats av problem med mail till system som läser av lådor via IMAP. Infocenter använder sig av en mjukvara vid namn Flexite. Denna tjänst vittjar mail via IMAP och förutsätter att allt som kommer in till systemet är i plaintext-format. Förändringar i hur hanterar mail gör att den kommer att omvandla till html om det finns sådan kod i det inkommande mailet. Det gjorde att mail som kom in till Flexite blev blanka. För att lösa problemet gjordes förändringar både på e-postlådan och på klientens formulär som skickade förfrågan via IMAP. Även de som använde Outlook 2011 på Mac upplevde problem efter flytten av postlådan. De problemet åtgärdades dock genom att klienten och operativsystemet uppdaterades. PC-användare som grupp har haft få eller inga problem men däremot har Outlook visat ett informationsmeddelande om att det gjorts ändringar på e-postservern och klienten måste startas om. 4 Resultat 4.1 Sammanfattning Trots att projektet i april var 6 veckor efter planen kunde det slutföras före planen. Framför allt genom att ett pilotprojekt ströks och att migreringen av postlådor gick fortare än planerat. Projektdelen som omfattade generisk e-postadress orsakade relativt få ärenden. Uppskattningsvis rörde det sig om ca 30 ärenden och de flesta inkom från gruppen som redan hade en generisk e-postadress (men som inte följde uppsatt standard) och tyckte det var onödigt att de skulle få ytterligare en ny adress. 4.2 Projektmål Målen med projektet var att: Mål Umeå Universitet ska ha en e-posttjänst för alla anställda baserat på Microsoft Exchange ska vara fullt integrerad med MS Lync Resultat Uppfyllt Uppfyllt*

9 Sid 9 (10) Anpassa den gemensamma ITinfrastrukturen så den kan hantera den generiska e-postadressen som den primära för samtliga anställda. Uppfyllt * Se Statistik Totalt flyttades 7649 e-postlådor från den gamla miljön till den nya inklusive ca 700 disconnected. Antal ändrade e-postadresser. o De som helt saknade en generisk e-postadress: ca 370 st. o De som hade en generisk e-postadress men inte som den primära: ca 1200 st. o De som har en generisk primär e-postadress som var felaktig, dvs. inte följde den nya standarden: ca 160 st. 5 Ekonomiskt utfall 5.1 Sammanställning av kostnader Kostnadsuppföljning med 6 månader produktionsmiljön Budget Utfall Resultat Arbetstid ITS ,00 kr ,00 kr ,00 kr Konsulttjänster ,00 kr ,00 kr ,00 kr Kostnad produktionsmiljö (6 mån) ,00 kr ,88 kr ,12 kr Virtuell testmiljö ,00 kr ,00 kr 9 230,00 kr Virtuella maskiner för test av bortfall och prestanda (1 mån) 8 000,00 kr - kr ,00 kr Totalt ,00 kr ,88 kr ,12 kr Kommentarer Kostnaden för produktionsmiljön omfattar inköpskostnaden kr, avskrivningskostnad (2%), driftkostnad och virtuellt vittne under 6 månader. Arbetstiden för ITS var underskattad och översteg budget. Delvis beroende på större behov av supporttid och delvis beroende på att tiden för delprojektet Exchange-uppgraderingen var underbudgeterad ca 300 timmar. Kostnaden för den nya produktionsmiljön och konsultstöd av expert () blev billigare än budget och sammanslaget blev kostnaderna för projektet som helhet något lägre än planerat.

10 Sid 10 (10) 6 Erfarenheter från projektet Upphandlingen tog längre tid än planerat (4v i stället för 2v). Eftersom kostnaden översteg tröskelvärdet för direktupphandling, fick en förnyad konkurrensutsättning genomföras vilket tog ca 4 veckor i stället för de två som planerats. Dessutom blev leveransen av produktionsmiljön försenad med ca 1,5 veckor. Projektet hanterad denna försening på ca 6 veckor genom att stryka ett pilotprojekt och i stället för två pilotprojekt genomfördes i stället en pilot. Beslutet ökade risken för att påverka projektkvaliteten negativt men efter att de första postlådorna blivit flyttade med gott resultat bedömdes risken som hanterbar. Projektet prioritering av stort informationsflöde till användarna har blivit uppskattat och få negativa upplevelser bland användarna har rapporterats.