Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S) Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

Transkript

1 Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S) Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

2

3 Kalkyl handbok för fastighets företaget Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S)

4 U.F.O.S och Sveriges Kommuner och Landsting 1996, Andra upplagan Adress: Stockholm E-post: ISBN Text: Kjell Hedström, VITEC AB. Illustrationer: Michael Schneider Form, redigering och produktion: Björn Hårdstedt Tryck: Edita Östra Aros, Västerås Distribution: , fax , välj Publikationer 2 Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

5 Förord En stor och viktig del av ett offentligt fastighetsföretagande handlar om att göra kalkyler i olika beslutssituationer. I investerings- och förvaltningsskedet handlar det om att göra investeringskalkyler eller beräkna livscykelkostnader och årskostnader för olika alternativ. Det har därför funnits behov av en kalkylhandbok som innehåller ett antal mallar och konkreta kalkylsituationer. Av denna anledning togs denna kalkylhandbok fram Den tar fasta på att förvaltare i dag arbetar eller vill lära sig arbeta med kalkylprogram. Sedan boken gavs ut första gången har det blivit snarare regel än undantag. Boken går därför dels att använda som en vanlig handbok, men även med en data-applikation som kan hämtas på U.F.O.S webbplats Med denna läggs handboken in i datorn och man kan arbeta med bokens eller egna kalkyler i Excel. Skriften har initierats och finansierats inom ramen för samarbetet Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S). I samarbetet ingår nu Sveriges Kommuner och Landsting, Samverkansforum för statliga byggherrar, Fortifikationsverket samt Akademiska Hus AB. För innehållet svarar Kjell Hedström, VITEC AB. Till sin hjälp har han haft en styrgrupp bestående av Gustav Lasota och Jan Ejemar, Fortifikationsverket; Per-Håkan Grolander, Försvars makten; Bo Svensson, Statens Fastighetsverk; Anette Lindgren, Locum AB; Bengt Olov Olsson, Borlänge kommun; Björn Gustavsson, Svenska kyrkans församlings- och pastoratsförbund; Ted Lindqvist, Svenska Kommunförbundet; Ulf Sandgren, Handläggare på U.F.O.S. Svenska kyrkans församlings- och pastorats förbund har varit ansvarigt kansli. Stockholm i januari 2006 Förord 3

6 Innehåll Förord Därför en kalkylhandbok!... 5 Hur läser du handboken?... 5 Datorstöd Grunder i investerings kalkylering... 8 Vad är en investering?... 8 Vad är en investeringskalkyl?... 9 Ekonomiska följder av en investering Vad ingår i grundinvesteringen (G)? Checklista för att identifiera grundinvesteringen Vad ingår i de löpande betalningsströmmarna? Hur fastställs restvärdet (R)? Diskontering och kapitalisering Metoder för investerings bedömningar...24 Nuvärdemetoden Kapitalvärdekvot Annuitetsmetod Internräntemetod Pay-back metod (Pay-off) Ränta och inflation...32 Hur fastställs kalkylräntan? Inflation och prisförändringar Risk och osäkerhet Styrning och förvaltningsplaner Kalkylmallar och kalkylexempel...40 Att arbeta med kalkylmallarna Beskrivning av mallarna Kalkylexempel Litteratur...61 Tabeller Tabell 1, Slutvärde Tabell 2, Nuvärde av enstaka betalningar Tabell 3, Nuvärde av löpande betalningar Tabell 4, Annuiteter Förklaring av termer Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

7 1. Därför en kalkylhandbok! Att investera är ett viktigt beslut som kan medföra stora fasta kostnader för ett offentligt fas tighetsföretag under en följd av år. En viktig del av professionellt offentligt fastighetsföretagande är därför att göra kalkyler som underlag för investerings beslut. Det handlar t ex om att upprätta investeringskalkyler, beräkna livs cykel kostnader och årskostnader för olika alternativ etc. Detta ställer krav på fastighets ansva riga förvaltare. De ska kunna göra fastighets- och företags ekonomiska kalkyler. Det finns därför, enligt vår mening, ett stort behov av en handbok med enkla mallar och datorstöd som hjälpmedel för förvaltarna. Syftet med denna handbok är att den ska: höja kompetensen hos medarbetare i offentliga fastighetsföretag, leda till att mer kvalificerade kalkyler genomförs och att beslutsunderlagen förbättras. Handboken har följande innehåll: teoridel med exempel uppgifter med anknytning till fastighetsförvaltning som löses manuellt och med hjälp av kalkylprogrammet Microsoft Excel; färdiga kalkylmallar inlagda i Excel; möjlighet att studera stora delar av handboken på bildskärmen och att aktivera lämpliga kalkylmallar för att själv beräkna exempelövningar i teoriavsnittet. Kalkylhandboken är begränsad så till vida att den inte behandlar hela den långsiktiga planeringsprocessen utan endast enskilda investeringar i anläggningar. Den ger också en förenklad bild av hur man finner indata till de olika beräkningsmodellerna. Kalkylhandboken ska därför inte ses som en komplett handbok vad gäller bedömning av investeringar. Den ska ses som en inkörsport i ämnet investerings bedömningar för förvaltare i offentliga fastighetsföretag. Läsaren bör komma ihåg att kalkylmallarna inte kan ersätta goda kunskaper inom fastighets- och företagsekonomi. Mallarna är endast redskap/hjälpmedel som förstärker goda kunskaper och kreativitet. Kalkylhandboken riktar sig i första hand till medarbetare inom offentliga fastighetsföretag med liten eller ingen kunskap inom området kalkylering. Grundläggande kunskaper i användningen av Windows och Excel är en förutsättning. Hur läser du handboken? Följande tillvägagångssätt rekommenderas: Läs igenom handboken och lös manuellt de exempel som presenteras i teoriavsnittet. Studera de avslutande kalkylexemplen och lös dem manuellt med hjälp av räntetabellerna som finns i slutet av handboken. Lös exemplen i teoriavsnittet och de avslutande kalkylexemplen med hjälp av kalkylmallarna. 1. Därför en kalkylhandbok! 5

8 Datorstöd Installation av datorstöd Till handboken medföljer datorstöd i form av: fem Excel-filer med generella kalkylmallar färdiga att användas för att lösa de kalkylexempel som finns i handboken, en hjälpfil med i stort sett samma innehåll som denna handbok. Datafilerna skapades för en tidig version av Excel, men fungerar fortfarande med de flesta versioner av Windows och Excel. Installationen av hjälpfilen och kalkylmallarna sköts av ett paketerat installationsprogram som hämtas på U.F.O.S webbplats to (bifogas inte på diskett som tidigare). Spara ned installationsfilen ufos.exe på din hårddisk och starta den sedan (dubbelklicka) för att starta installationen. Vid installationen skapas en ny katalog dit hjälpfilen och kalkylmallarna kopieras. Installationsprogrammet föreslår att katalogen ska heta C:\UFOSKALK. Om Excel inte är installerat när du installerar UFOSKALK måste du senare vid anmodan manuellt ange i vilken katalog Excel finns. Filerna som installeras är: UFOSKALK.HLP Hjälpfilen som i stort har liknande innehåll som handboken. SLUTVRD1.XLT Kalkylmall för beräkning av slutsumma. SLUTVRD2.XLT Kalkylmall för beräkning av slutvärde. NUVRD1.XLT Kalkylmall för beräkning av kapitalvärde, kapitalvärdekvot, annuitet och pay-back. Tre investeringsalternativ kan beräknas. Kalkylen förutsätter oförändrade årliga betalströmmar. NUVRD2.XLT Kalkylmall för beräkning av kapitalvärde, kapitalvärdekvot, annuitet och pay-back samt möjlighet till tre Excelscenarier. Ett investeringsalternativ kan beräknas. Kalkylen förutsätter oförändrade årliga betalströmmar. NUVRD6.XLT Kalkylmall för beräkning av kapitalvärde, kapitalvärdekvot, annuitet och internränta. Ett investeringsalternativ kan beräknas. Kalkylen kan bearbeta varierande årliga betalströmmar och skapa diagram över dessa. Aktivera datorstödet Du kan starta arbetet med datorstödet på två sätt: Från hjälpfil till kalkylmallar: Du aktiverar hjälpfilen genom att via Windows Startmeny välja Program UFOS Kalkylhjälp Kalkylhjälp. Då kan du läsa handboken på datorskärmen. I anslutning till samtliga exempel i teoriavsnittet kan en lämplig Excelmall för egna beräkningar aktiveras med en enkel knapptryckning. Detta innebär att Excel startas om programmet inte redan är aktivt. Från kalkylmallar till hjälpfil: Du öppnar någon av kalkylmallarna i katalogen UFOSKALK med Excel. I tidigare versioner av Excel kunde man aktivera Kalkylhjälp inifrån Excel, men det går inte längre, du måste öppna Kalkylhjälp enligt ovan. För utförligare information om hur du kalkylerar med hjälp av kalkylmallarna, se Att arbeta med kalkylmallar på sid Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

9 Från hjälpfil till kalkylmallar När du startat Kalkylhjälp aktiveras en innehållsförteckning. Via den kan du snabbt hoppa mellan olika delar av handboken. Knapparna i den övre delen av hjälpbilden, ovanför innehållsförteckningen, har följande funktioner. Innehåll. Genom att trycka på knappen innehåll, som alltid är synlig, kan du när som helst återvända till innehållsförteckningen. Sök. Aktiverar en funktion med vilken du kan göra sökningar och hitta avsnitt i handboken med hjälp av nyckelord. Termer. Visar en lista över de ord som förklaras i en ordlista. Övriga knappar medger hopp framåt och bakåt bland avsnitten i handboken. Med start i avsnittet Kapitaliseringsteknik slutvärde av ett belopp presenteras exempel som kan vara intressanta att beräkna för egen del, både manuellt och med datorstöd. Lämpliga Excelmallar kan aktiveras från hjälpfilen genom att i anslutning till frågeställning arna klicka på texten (Aktivera mall + filnamn). Genom att hålla ned Alt-tangenten och trycka på Tab-tangenten kan du skifta den aktiva kalkylmallen och hjälpfilen om bägge är aktiverade. Vill du själv välja mall öppnar du filerna i Excel, se nedan. Från kalkylmallar till hjälpfil Kalkylmallarna startas via Excel med det vanliga Arkiv Öppna-kommandot (ctrl o). Filnamnen har tillägget xlt. Det betyder att de är sparade som malldokument. När en xlt-fil öppnas, t ex Nuvrd1.xlt, skapas en arbetskopia av filen som kallas Nuvrd11. Filen kan sedan sparas under ett lämpligare namn som en vanlig Excelfil med tillägget xls. Det åstadkommer du genom att välja Spara som på Arkiv-menyn, välja filformat Excel-arbetsbok, döpa filen och klicka OK. Filen Nuvrd1.xlt ligger hela tiden kvar som grund för att skapa nya xls-filer. Kalkylhjälp aktiverar du enligt beskrivning på sid Därför en kalkylhandbok! 7

10 2. Grunder i investerings kalkylering Vad är en investering? Att investera kan definieras på flera olika sätt: att avstå från att konsumera/förbruka något idag för att på så sätt erhålla framtida nyttor, att anskaffa något för användning under flera år, inte för omedelbar konsumtion eller förbrukning. Det handlar med andra ord om att använda resurserna för att förverkliga visioner om framtiden. Ett företag kan investera i olika typer av tillgångar, t ex: reala investeringar kontorsinventarier, maskiner, byggnader, lager m m, finansiella investeringar aktier, obligationer och andra värdepapper, immateriella investeringar marknadsföring, forskning och utveckling, personalutveckling m m. Handboken kommer i första hand att behandla reala investeringar i byggnader och maskiner, dvs anläggningsinvesteringar. Resonemangen och beräkningarna är dock lämpliga även för andra typer av investeringar. Investeringar enligt redovisnings- och skatteregler Vad som i praktiken kallas en investering kan variera från företag till företag. Huruvida något är en investering påverkas framförallt av investerings objektets värde och livslängd enligt den skatterättsliga och civilrättsliga lagstiftningen. Hur en åtgärd definieras är viktigt. Åtgärder som ej definieras som investeringar, t ex reparationer och underhåll, redovisas omedelbart i sin helhet som kostnader i resultaträkningen. Åtgärder som definieras som investeringar kostnadsförs inte omedelbart. Dessa utgifter fördelas över flera år med hjälp av årliga avskrivningar i resultaträkningen. Korttidsinventarier Investeringar med en ekonomisk livslängd kortare än tre år benämns inom redovisningen som korttidsinventarier och betraktas normalt inte som investeringar. Inventarier av mindre värde Investeringar av mindre värde, i små företag mindre än kr och i stora företag mindre än kr, betraktas normalt inte heller som investeringar. Investeringar kalkylmässigt (internt inom företaget) Redovisningslagstiftningen reglerar vad som ska vara en anläggningstill gång, en investering, i redovisningen. Företag behöver inte följa dessa regler när man bestämmer vad som rent planerings- och utredningsmässigt ska behandlas som en investering internt i företaget. Företaget kan dock, av praktiska skäl, med fördel tänka igenom det ovanstående och sätta lämpliga gränser vad gäller tid och värde. En penn vässare som kostar 100 kr och som har en livslängd på 10 år bör t ex inte ingå i någon investeringsplanering. Gränser för vad som ska behandlas som en investering sätts inte av den enskilde förvaltaren utan är ett beslut som fattas centralt. 8 Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

11 Vad är en investeringskalkyl? Investeringskalkylen är en del av beslutsunderlaget i styrprocessen inför ett in vesteringsbeslut. Beslutet kan innebära nybyggnad, ombyggnad, verksamhets anpass ning, tekniska installationer m m. Med hjälp av kalkylen skapas en bild av de ekonomiska konsekvenser en investering kommer att medföra. De sammantagna effekterna av grund investeringen och de årliga in- och utbetalningarna beräknas under en viss tidsperiod. Syftet med beräkningarna kan t ex vara att: göra betalningar vid olika tidpunkter jämförbara, göra olika alternativ jämförbara, bedöma olika alternativs lönsamhet och likviditetsaspekter, bedöma risk och osäkerhet, möjliggöra delegering och kontroll, legitimera en investering. Viktigt att göra en helhetsbedömning Kommentarer relevanta för helhetsbedömningen kan med fördel noteras i anteckningarna som medföljer varje kalkylmall Investeringskalkylen är begränsad så tillvida att den endast kan utvisa om en investering är lönsam eller vilket investeringsalternativ som är lönsammast med hänsyn till storleken på grundinvesteringen samt de årliga in- och utbetal ningarna. Förvaltaren måste utöver detta även göra en kvalitativ/kvantitativ helhetsbedömning. Kvalitativ helhetsbedömning När ett investeringsbeslut ska fattas är det viktigt, kanske speciellt i ett offentligt fastighetsföretag, att beakta kvalitativa aspekter som är svåra att mäta i kronor, t ex: driftsäkerhet, arbetsmiljö, hur verksamheten påverkas, servicemöjligheter, alternativ användning, samhällsåtaganden. Vikten av de icke kvantitativa aspekterna kan också tydliggöras med definitionen av ett offentligt fastighetsföretag: En särskild enhet inom kommunen, landstinget etc som har till huvudsaklig uppgift att tillhandahålla de primära verksamheterna med utrymme och ser vice. (Sandgren & Lundström 1991 sid 5) Med andra ord är, enligt ovanstående definition, verksamheten det viktiga. En verksamhet som ofta är svår att värdera i kronor. Den fas tighetsansvarige kan därför inte enbart förlita sig till den kvantitativa informationen i investerings kalkylen. Han eller hon ska också alltid fråga sig: hur påverkas verksamheten? innan ett beslut fattas. 2. Grunder i investerings kalkylering 9

12 Kvantitativ helhetsbedömning Den kvantitativa bedömningen innefattar inte bara att konstatera huruvida en investering är lönsam eller huruvida en investering är lönsammare än en annan. I den kvantitativa helhetsbedömningen bör även följande beaktas: Likviditeten Klarar företaget likviditeten under hela den aktuella tidsperioden? Räcker pengarna? Resultatet i redovisningen Trots att investeringen som helhet är lönsam enligt kalkylen kan företaget tvingas att i sitt årsbokslut redovisa ett underskott (ett negativt driftnetto) initialt. Kan detta accepteras? Med hänsyn till det ovanstående kan det inträffa att företaget inte har råd att välja det alternativ som är lönsammast enligt kalkylen. Ekonomiska följder av en investering Ett investeringsobjekt förbrukas inte omedelbart utan är i stället långsiktigt. En indikation på investeringens lönsamhet erhålls genom att helt enkelt addera alla in- och utbetalningar under dess livslängd. Detta innebär att inte bara ta hänsyn till den initiala investeringen utan till samtliga in- och ut betalningar som följer under hela livscykeln. Att inbetalningarna är större än utbetalningarna betraktas då som positivt. Problemet med detta sätt att räkna är att in- och utbetalningar idag exempelvis 1 jan 1997, tidpunkten för investeringen, inte kan jämföras med in- och utbetalningar som sker långt senare, t ex 31 dec Inbetalningar och utbetalningar som sker vid olika tidpunkter kan inte summeras. De är olika värda i kalkylhänseende då penning värdet förändras över tiden. Detta sätt att tänka kan exemplifieras enligt följande: Du har sålt något för kr. Beroende på när du erhåller betalningen kommer dessa kr att värderas olika i kalkylhänseende. Det är fördel aktigare (mer värt) att (A) erhålla kronor idag jämfört med att (B) erhålla kr om tio år. En tidig inbetalning av ett belopp innebär en möjlighet att förränta kapitalet t ex genom att sätta in beloppet på bank och tillgodogöra sig ränta i tio års tid. Du har köpt något för kr. Beroende på när du betalar beloppet kommer dessa kr att värderas olika i kalkylhänseende. Det är fördel aktigare att (C) betala kronor om tio år jämfört med att (D) betala kr idag. Genom att behålla pengarna längre kan du förränta dem på samma sätt som ovan. Investeringskalkylerna bygger på begreppen inbetalning och utbetalning. I princip utgör kalkylen en likviditetsbudget över hela tillgångens livslängd. Det är därför viktigt att bedöma: vilka betalningsströmmar en investering kommer att orsaka, och när betalningsströmmarna kommer att inträffa. Analysera betalningsströmmarna De ekonomiska följderna kan med fördel åskådliggöras med hjälp av en tidsaxel. Med hjälp av en sådan visar man grafiskt de in- och utbetalnings strömmar som investeringen orsakar. Betalningsströmmarna analyseras med hänsyn till följande komponenter: Grundinvestering (G) Utbetalningen i början av startåret (1 jan år 0). Samtliga utbetalningar som görs i samband med att investerings objektet anskaffas och tas i bruk. Se även Vad ingår i grundinvesteringen (G)? på sid 12. Tilläggsinvestering Följdinvesteringar som görs senare än tidpunkten för grundinvesteringen. Kan omräknas till år 0 för att kunna adderas till grundinvesteringen den 1 jan år 0. Inbetalningar eller besparingar (I) De löpande inbetalningar (hyror/övrigt) investe ringen ger upphov till, alt minskade utbetalningar (besparingar). För mer information se Inbetalningar (I) på sid Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

13 Utbetalningar (U) De löpande utbetalningar (drift/underhåll/ fastighetsskatt) investe ringen ger upphov till. Se Utbetalningar (U) på sid 14. Årligt över-/underskott (a) Driftnettot. In- och utbetalningar nettoredovisas (a = I-U) se Driftnettot, årligt över-/underskott (a) på sid 14. Kalkylhorisont t ex ekonomisk livslängd (n) Den tid under vilken man analyserar betalnings ström marna. Kalkylhorisonten kan vara en tidsperiod företaget fastställt för en viss typ av investering. Ekonomisk livslängd är ett sätt att fastställa kalkylhorisonten. Det innebär den tid tillgången bidrar till verksamheten på ett företagseko nomiskt fördelaktigt sätt, se Hur fastställs kalkylhorisonten (n)? på sid 15. Restvärde (R) Försäljningsvärdet på tillgången när kalkylhorisonten, t ex den ekonomiska livslängden, är slut. Kan vara positivt eller negativt, se Hur fastställs restvärdet (R)? på sid 15. Fastighetsprojekt finansieras ofta med en stor andel lån. I fastighetsekonomiska kalkyler tas ibland hänsyn till finansieringen genom att i betalströmmarna inkludera utbetalning av lån, amorteringar och räntor. På så sätt antar man ett ägarperspektiv genom att visa det betalningsöverskott som ska förränta det egna kapitalet efter att de externa finansiärerna fått sin andel, det så kallade betalningsnettot. I denna handbok avstår vi från att i exemplen och i övningarna beakta finansieringen vid kalkylering av fastighetsprojekt. Upptagande av lån, amorteringar och räntebetalningar inkluderas inte i betalningsströmmarna (I och U). Det medför att det årliga över-/underskottet utgörs av driftnettot, inte av betalningsnettot. Driftnettot ska användas till att betala ränta och amortering på främmande kapital och därefter, i den mån något överskott finns kvar, ge ägarna den avkastning de kräver. Beräkningarna kommer på så sätt att betona förräntningen av det totala kapitalet. Betalningsströmmar, exempel 1 I figur 2 illustreras betalningsströmmarna för en intäktsskapande anläggnings investering med en ekonomisk livslängd på 5 år tkr jan -97 dec -97 dec -98 dec -99 dec -00 dec -01 Restvärde (R) Inbet (I) Utbet (U) Grundinvest (G) Figur 2. In- och utbetalningar under livslängden. Grundinvesteringen (G) uppgår till 25 tkr. Inbetal ning arna för de fem åren uppgår till 10, 25, 35, 30 och 20 tkr. Utbetalning arna uppgår till 5, 12, 17, 15 och 10 tkr. Restvärdet är 10 tkr år 5. Betalningsströmmar, exempel 2 Investering i en värmepump som innebär besparingar i uppvärmning samt vissa tillkommande driftkostnader. Den ekonomiska livslängden är 15 år. 200 tkr jan -97 dec -97 dec -98 dec -99 dec -00 dec -01 dec -02 dec -03 dec -04 dec -05 dec -06 dec -07 dec -08 dec -09 dec -10 dec -11 Besparing Utbetalning (d&u) Grundinvest Figur 3. In- och utbetalningar under en investerings livscykel. Grundinvesteringen (G) uppgår till 1,1 mkr. Besparingarna år 1 15 uppgår till 175 tkr/år. Utbetalningarna uppgår till 90 tkr/år. Restvärdet är 0 tkr. 2. Grunder i investerings kalkylering 11

14 Problem och förenklingar Att uppskatta de framtida betalningsströmmarnas storlek och när de kommer att inträffa är svårt. För att underlätta arbetet antas ofta vissa förenklingar: Grundinvesteringen sker alltid 1 jan år 0. In- och utbetalningar (utom grundinvesteringen) sker alltid en gång per år, vid årsskiftet den 31 dec. Angående förskottshyror, se Inbetalningar (I) på sidan 14. Annorlunda antaganden kan göras vad gäller nämnda förenklingar utan att för den skull göra fel. Det viktiga är att man är konsekvent vilket underlättas genom upprättande av en tidsaxel som visar in- och utbetalningar. På så sätt åskådliggörs grafiskt tidpunkten för och tidsrymden mellan betalningsström marna. Om vi anknyter dessa förenklingar till exempel 1 ovan gäller följande: Investeringen på 25 tkr inträffar 1 jan 1997 (den 1 jan år 0). De årliga utbetalningarna startar med 5 tkr. Den sista utbetalningen på 10 tkr inträffar De årliga inbetalningarna startar med 10 tkr och slutar med 20 tkr Restvärdet inbetalas med 10 tkr. Vad ingår i grundinvesteringen (G)? Investeringsförloppet kännetecknas oftast av en stor initial grundinvestering. I byggprojekt består denna bl a av utrednings- och projek terings kostnader, kostnader för markförvärv, kreditiv, byggherre, entreprenad m m. Metoder för att fastställa storleken på grundinvesteringen finns redan hos offentliga fastighetsföretag. Av denna anledning innehåller handboken inte någon djupare analys kring delposter i (G). Det finns dock anledning att kommentera viss problematik i sammanhanget samt att ge exempel på en tänkbar checklista för grundinveste ringar i offentliga fastighets företag. I grundinvesteringen ingår som tidigare nämnts samtliga utbetalningar som görs i samband med att investeringsobjektet anskaffas och tas i bruk. Vid mindre investeringar är grundinvesteringen lätt att identifiera då den ofta utgörs av en engångsbetalning vid tidpunkten noll. De betalningsströmmar som inträffar därefter betraktas som löpande inoch utbetalningar och hänförs oftast till slutet av respektive år. Vid större investeringar, t ex investeringar i fastigheter/byggprojekt, kan gränsen för var grundinveste ringen slutar och löpande in- och utbetalningar börjar vara något oklar. Grundinvesteringen kan bestå av många poster och leda till utbetalningar vid ett flertal tillfällen, kanske både före och efter tidpunkten noll. Oklarheten vad gäller denna avgränsning kan komma att påverka investeringskalkylen, t ex avseende beräkning av återbetalningstid och kapitalvärdekvot. Det kan därför vara av vikt att klara ut vad som ska ingå i grundinvesteringen och var gränsen för löpande in- och utbetalningar går. När grundinvesteringen sker genom flera utbetalningar vid olika tidpunkter identifieras först de olika betalningarna som sedan omräknas och transporteras till en gemensam referenstidpunkt med hjälp av ränteberäkningar (diskontering och kapitalisering behandlas i ett senare avsnitt). Efter omräkning till en gemensam referenstidpunkt är de olika betalningarna jämförbara och kan adderas till en enda grundinvestering i kalkylhänseende. Checklista för att identifiera grundinvesteringen Förvaltaren ska ta ställning till en mängd poster när grundinvesteringens storlek ska fastställas. För att inga poster, varken av extern eller intern natur, ska glömmas bort är det lämpligt att upprätta någon form av checklista som stöd. En generell checklista är svår att upprätta. Varje företag bör, med hänsyn till sin unika verksamhet, upprätta en egen. Vid upprättandet av en checklista är det speciellt några punkter som är viktiga att beakta. I figur 4 ges ett exempel på utformning av checklista. 12 Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

15 Sunk costs Utredningsarbetet och planeringen innan själva investeringen kan innebära stora utgifter. Då dessa inträffar före beslutstidpunkten, under projekterings fasen, påverkas de inte av vilket alternativ man väljer. Dessa kostnader brukar därför inte inkluderas i kalkylen. Egna befintliga resurser I det offentliga fastighetsföretaget kan det finnas resurser som riskerar att betraktas som gratis och som därför inte kommer med i kalkylen. Exempel på dessa är: Egen mark/byggnad Ska vara med i kalkylen till marknadsvärde alt annat värde. Egen arbetskraft Utredningar som utförs av egen personal samt egen arbetskraft vid delad entreprenad Egna omkostnader Kostnad för lokaler, maskiner, utrustning m m som nyttjas före, under och efter ett visst projekt. Varje investering kräver en noggrann genomgång av vilka egna resurser som ska inkluderas i kalkylen. Figur 4. Exempel på tänkbar checklista över poster i en grundinvestering. Att inte inkludera dem i kalkylen kan dock missbrukas och/eller leda till felaktigt resultat: Genom att fördröja investeringsbeslutet kan ett större belopp kallas sunk costs och därmed hamna utanför kalkylen (grundinvesteringen). Genom att göra på detta vis kan en olönsam investering förvandlas till en lönsam. Detta har lett till att många företag alltid inkluderar sunk costs i den slutgiltiga kalkylen. I en hyressituation i ett offentligt fastighetsföretag torde det vara lämpligt att inkludera sunk costs. Dessa måste ingå i den hyresgrundande kapitalbasen. Huruvida sunk costs ska ingå är inte en fråga för den enskilde förvaltaren utan något som beslutas centralt. 2. Grunder i investerings kalkylering 13

16 Övrigt Rörelsekapital För att projektet ska kunna drivas behövs rörel se kapital för att finansiera verksamheten, t ex för betalning av löner och andra utgifter. Vid kraftiga ökningar av rörelsekapitalet bör därför grundinvesteringen ökas med värdet på omsättningstillgångar reducerat med de kortfristiga skulderna. När projektet avslutats och rörelsekapitalet inte finns längre registreras detta genom att beloppet återförs som en inbetalning. Observera att man ofta bortser från förändringar i rörelsekapitalet när det uppgår till mindre belopp. Utbildning/inkörning Innan verksamheten kan bedrivas normalt måste medarbetarna ibland utbildas och lokaler/maskiner intrimmas. Detta leder till kostnader som bör ingå i grundinvesteringen. Finansiella kostnader Kostnader för byggnadskreditiv och ränta på det kapital som nyttjas under bygg- och projekteringsfasen. Vad ingår i de löpande betalningsströmmarna? Målsättningen med en investering är att den ska medföra ökade intäkter eller minskade kostnader alternativt minimala livscykel-/årskostnader för det offentliga fastighetsföretaget. I investeringskalkylen prognostiseras hur en planerad investerings betalningsströmmar kommer att se ut. På så sätt skapas underlag för att bedöma lönsamheten. Att urskilja betalnings strömmar hänförliga till investeringen kan medföra betydande problem. Ett sätt att lösa detta är att använda kontoplanen som hjälpmedel. Med kontoplanen till hjälp kan de flesta effekter, både positiva och negativa, identifieras. Inbetalningar (I) Vid fastighetsinvesteringar i offentlig verksamhet utgörs inbetalningarna av hyror, avgifter och ibland olika former av bidrag. I avsnittet problem och förenklingar beskrevs hur in- och utbetalningar ofta placeras i slutet av varje år i kalkylen. Det stämmer inte riktigt med verkligheten i ett fastighetsföretag. I fastighetsföretaget inbetalas hyror i förskott. Lösningen på detta är att antingen lägga hyresinbetalningar som förskott i början av respektive år eller att förenkla genom att anta att alla in- och utbetalningar sker i efterskott. Vårt förslag är det senare, dvs förenklingen. Effekten av detta blir att hyresinbetalningarna undervärderas, något man ska vara medveten om under analysen av resultatet. Som inbetalningar beräknas också besparingar som görs. I avsnittet Betalningsströmmar exempel 2 på sid 14 används en investering i en värmepump som exempel. En sådan investering medför inte ökade inbetalningar utan i stället energi besparingar som behandlas som inbetalningar i kalkylen. Utbetalningar (U) I ett fastighetsföretag utgörs utbetalningarna av drift- och underhållskostnader samt fastighetsskatt. Dessa betalas oftast i efterskott varför det inte finns samma förenklingsproblem som med inbetalningarna. Driftnettot, årligt över-/underskott (a) Då vi valt att lägga alla löpande betalningsströmmar i slutet av året samt att exkludera finansiella betalningar som utbetalning av lån, amortering och ränta utgör det årliga nettot av in- och utbetalningar det så kallade driftnettot. För att underlätta arbetet kan man i stället för att tala om in- och utbetalningar endast kalla den årliga betalningsströmmen driftnetto. Tänk på att driftnettot kan vara både positivt och negativt. Andra benämningar på detta årliga över-/underskott är fastighetsränta eller förräntningsutrymme. 14 Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

17 Betalningsnettot, årligt över-/underskott (a) Önskar man analysera hur fastighetsförvaltningen förändrar och förräntar det egna kapitalet läggs följande poster till in- och utbetalningarna. Till inbetal ning arna läggs upptagande av lån och till utbetalningarna läggs räntor, amorte ringar och investeringar. Om detta så kallade betalningsnetto är positivt ökar det egna kapitalet genom fastighetsförvalt ningen. Om betalningsnettot är negativt minskar det egna kapitalet och kapital måste på sikt tillföras på annat sätt. Hur fastställs kalkylhorisonten (n)? En investering är lönsam under en begränsad period. Det innebär att beskrivningen av ett investeringsalternativs betalningskonsekvenser endast ska omfatta en viss tidsperiod, eller om man så vill, en viss kalkylhorisont. Den tidsperiod kalkylen ska omfatta kan fastställas på flera olika sätt. Olika fastighetsföretag har olika sätt att fastställa kalkylhorisonten. Om investeringen är en del i en större investering eller ett större system där de olika komponenterna är ömsesidigt beroende av varandra bör livslängden inte sättas längre än systemet i sin helhet. Om de olika delarna inte är beroende av varandra kan delarna åsättas olika livslängder. Kalkylhorisonten kan fastställas på flera olika sätt: Ekonomisk livslängd Inom redovisningen används begreppet ekonomisk livslängd för att fastställa avskrivnings tiden för en tillgång. Begreppet kan även användas för att fastställa kalkylhorisonten som då blir den period tillgången kan bidra till en viss verksamhet på ett företagsekonomiskt fördelaktigt sätt. En investering kan vara tekniskt brukbar men orsaka så låga årliga överskott att den inte är lönsam. Teknisk livslängd Den period under vilken investeringsobjektet är tekniskt brukbart. Den tekniska livslängden är längre än den ekonomiska livslängden. Av investeraren uppskattad livslängd Den livslängd som organisationen erfarenhetsmässigt åsatt en viss typ av investeringar. Till exempel ska pga osäkerheten i en viss typ av investeringar kalkylhorisonten sättas till högst fem år och investeringen kunna uppvisa lönsamhet under denna korta period. Planeringshorisont Om företagets planeringshorisont, t ex i form av budgetperiodernas längd, understiger den ekonomiska livslängden kan planeringshorisonten ibland styra kalkylhorisonten och investeringen åsättas ett restvärde. 2. Grunder i investerings kalkylering 15

18 Hur fastställs restvärdet (R)? I slutet av beräkningsperioden kan investeringen ha ett visst värde. Det kan t ex finnas en andrahandsmarknad för objektet, alternativt skrotvärden. Dessa benämns i kalkylsammanhang som restvärden och ska tas med i kalkylen som inbetalningar då de kan komma att påverka lönsamheten, speciellt vid kortare beräkningsperioder. Observera att det är ett verkligt värde, pengar som ska inbetalas. Det är inte ett bokfört värde. Om inbetalningen sker långt fram i tiden kan man i regel bortse från den då nuvärdet av restvärdet blir försumbart. Negativa restvärden Med hänsyn till miljöaspekter, rivningskostnader, demonteringskostnader m m kan restvärdet ibland vara negativt. Restvärdet kommer i sådana fall att tas upp som en utbetalning i slutet av beräkningsperioden. Diskontering och kapitalisering Ränteberäkningar i olika former är en viktig del i ämnet investerings kalkylering. Orsaken till detta är att investeringar är långsiktiga och att de kommer att orsaka betalningsströmmar under långa tidsperioder. Som vi redan antytt är lika stora belopp i kronor räknat vid olika tidpunkter inte lika mycket värda. En krona i handen idag är mer värd än en krona i handen om ett år. Detta beror på att kapital kan förräntas, t ex genom ränta på en bankbok. Med hjälp av räntan kan belopp som betalas vid olika tidpunkter göras jämförbara med varandra. Beloppen omräknas och förflyttas till en gemensam tidpunkt. Denna tidpunkt är oftast tidpunkten 0, dvs tidpunkten för grundinvesteringen, men kan rent teoretiskt utgöras av vilken tidpunkt som helst. Diskontering och kapitalisering handlar om att göra betalningsströmmar jämförbara. Det åstadkoms genom att förflytta dem framåt i tiden kapitalisera genom att addera ränta till ett belopp, eller bakåt i tiden diskontera genom att skala bort ränta från ett belopp. Ränteberäkningarna kan man antingen göra själv eller med de räntetabeller som finns i slutet av handboken. Ur räntetabellerna kan man direkt ta fram den faktor man ska multiplicera ett belopp med för att manuellt omräkna och transportera det från en tidpunkt till en annan. Nedan diskuteras och exemplifieras kalkylräntan samt hur man arbetar med olika diskonterings- och kapitaliserings tekniker. Ränta/kalkylränta Den ränta som investeringen ska förränta sig till för att betraktas som lönsam, samt den ränta som används i kalkylerna för att göra betalningar vid olika tidpunkter jämförbara, kallas kalkylränta. Att fastställa kalkylräntan är komplicerat och något som görs för företaget som helhet. Detta för att säkerställa att samtliga förvaltare räknar med samma förutsättningar. Kalkylräntan uttrycker dels priset på kapital, något som ska belasta investeringen, dels placeringsräntan för medel som genereras från investe ringen. Kalkylräntan kan fastställas på flera sätt. Den kan bl a utgöra: Låneräntan för långfristiga lån på kapitalmarknaden (den lägsta nivån på kalkylräntan). Den ränta företaget förlorar genom att använda sparade pengar. Jämförelse kan ske mot långfristiga placeringar som aktier, obligationer och sparande i bank. Den avkastning andra investeringar i företaget kan förväntas ge (den högsta nivån på kalkylräntan). Man tillämpar på så sätt alternativkostnadsresonemang som bygger på det faktum att det alltid finns en alternativ användning för kapi talet. En hög kalkylränta ställer högre krav på investeringens lönsamhet medan en låg kalkylränta ställer lägre krav. Antag t ex att ett företag har 1 mkr som antingen kan investeras i en maskin eller riskfritt placeras i en obligation som löper i 5 år till 10 % ränta. Givet att räntan inte utbetalas årligen kommer värdet 16 Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

19 på obligationen att efter 5 år ha vuxit till ca 1,611 mkr med ränta på ränta (1 1,10 5 ). Om man överväger att investera i en maskin med en ekonomisk livslängd på 5 år måste maskinen tjäna in minst lika mycket för att maskin investeringen ska vara lönsam. Klarar den inte det kan det vara bättre att köpa obligationen. En lägre ränta, t ex 5 %, medför att det kapital maskinen måste generera bara behöver uppgå till 1,276 mkr efter 5 år. Med andra ord, en hög ränta ställer höga krav på de framtida betalningar en investering genererar medan en låg ränta ställer lägre krav på de framtida betalningarna. För ytterligare information, se Hur fastställs kalkylräntan? på sid 32. Kapitaliseringsteknik slutvärde av ett belopp kr År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Slutvärde är värdet av en viss summa pengar vid en framtida tidpunkt givet en viss kalkylränta, t ex vad 100 kr är värda år 5 om man placerar dem på ett bankkonto till 10 % ränta. Slutvärde exempel 1 Frågeställning Du får välja mellan att erhålla 100 kr idag eller om fem år. De flesta väljer nog att ta de 100 kronorna idag. Men vilket belopp skulle du minst vilja erhålla om fem år för att acceptera betalningsvillkoret 60 månader? Med andra ord, vilket belopp om fem år är jämförbart med 100 kr idag? Vi antar att du som privatperson har möjlighet att placera pengar på en bankbok till 10 % ränta. Lösning Som fordringsägare tänker du i termer av ett alternativkostnads resonemang. Vad går jag miste om genom att vänta på betalningen i fem år? Förräntningen du kan gå miste om är: 100 kr 1,10 5 = 161 kr eller om man väljer att ställa upp det år för år: År Värde kr kr + (10 % 100) = 110 kr kr + (10 % 110) = 121 kr kr + (10 % 121) = 133 kr kr + (10 % 133) = 146 kr kr + (10 % 146) = 161 kr Givet en möjlighet till alternativ förräntning på 10 % är slutvärdet för de hundra kronorna efter 5 år ca 161 kr. I stället för att räkna enligt ovan kan du i räntetabell 1 (Slutvärde) direkt se vilken räntefaktor du ska multiplicera 100 kr med för att få slutvärdet efter 5 år. Räntefaktorn för 10 % i 5 år är 1,6105 vilket ger formeln: 100 kr 1,6105 = 161 kr Med ovanstående beräkningar har 100 kr transporterats från tidpunkten 0 till tidpunkten 5. Detta innebär att givet en ränta på 10 % är 100 kr idag jämförbart med 161 kr om 5 år. Om du erhåller 161 kr eller mer efter 5 år kan man säga att ditt kalkylräntekrav på 10 % är tillgodosett. kr jan -97 dec -97 dec -98 dec -99 dec -00 dec -01 Figur 5. Slutvärde, exempel 1. Diagrammet visar hur det ursprungliga kapitalet förräntas med ränta på ränta effekt under 5 år. Slutvärdet är 161 kr. Ränta 01 Ränta 00 Ränta 99 Ränta 98 Ränta 97 Kapital 2. Grunder i investerings kalkylering 17

20 Figur 6. Slutvärde. Diagrammet visar hur 100 kr förändras under 5 år givet olika kalkylräntor Valet av kalkylränta är centralt vid beräkningar som denna. Slutvärdet varierar kraftigt om räntan justeras upp eller ned, speciellt vid längre beräknings perioder. Nedan åskådliggörs grafiskt hur värdet på hundra kronor förändras under 5 år med ränta på ränta effekt och kalkylräntor på 5, 10, 15 och 20 %. 20% ränta 15% ränta 10% ränta 5% ränta I exempel 1 ovan förutsattes 10 % förräntning av kapitalet vilket medförde att 100 kr efter 5 år hade ökat i värde till 161 kr. Det ursprungliga beloppet 100 kr var med andra ord jämförbart med 161 kr Beroende på om kalkyl räntan är 5, 10, 15 eller 20 % kommer slutvärdet att vara 128 kr som lägst och 249 kr som högst, se ovan. Slutvärde exempel 2 Frågeställning Kostnader för el och fjärrvärme är tillsammans ca 130 kr/kvm LOA. Du ska prognostisera kostnadsutvecklingen under de närmaste fyra åren. Prisstegrings takten är 5 % per år. Vilken är prisnivån om 4 år? kr jan -97 dec -97 dec -98 dec -99 dec -00 dec -01 Tabellen nedan ligger till grund för diagrammet ovan: Tid 5 % rta 10 % rta 15 % rta 20 % rta jan kr 100 kr 100 kr 100 kr dec kr 110 kr 115 kr 120 kr Lösning Lösningen baseras på en likadan ränta på ränta beräkning som i exempel 1. Prisnivån om 4 år kan beräknas med formeln: 130 1,05 4 = 158 kr Priset för el och fjärrvärme om 4 år prognostiseras till 158 kr/kvm LOA. Räknar man år för år blir resultatet år 4 detsamma: Figur 7. Slutvärde, exempel 2. Diagrammet visar hur kostnaden för el och fjärrvärme ökar varje år från 130 kr/kvm LOA till 158 kr/kvm LOA givet en kalkylränta på 5 % dec kr 121 kr 132 kr 144 kr dec kr 133 kr 152 kr 173 kr dec kr 146 kr 175 kr 207 kr dec kr 161 kr 201 kr 249 kr Prisökn -00 Prisökn -99 Prisökn -98 Prisökn -97 År Värde jan kr dec (5 % 130) = 136 kr dec (5 % 136) = 143 kr dec (5 % 143) = 150 kr dec (5 % 150) = 158 kr I räntetabell 1 hittar du den räntefaktor med vilken 130 kr ska multipliceras med, givet en ränta på 5 % och en tidsperiod på 4 år. Skärnings punkten mellan 5 % och 4 år visar räntefaktorn 1,2155. Detta ger formeln: 130 kr 1,2155 = 158 kr 20 kr jan-97 dec-97 dec-98 dec-99 dec-00 Kapital 18 Kalkylhandbok för fastighetsföretaget