Rutiner: Anordna möten och evenemang

Transkript

1 Rutiner: Anordna möten och evenemang Det här är ett dokument som ska hjälpa er, som arrangerar ett möte eller något evenemang för FiSS räkning. Antagligen kommer ni inte behöva bekymra er om alla punkter ni kanske bara ska ordna fika till en medlemsträff, så inbjudan redan är gjord, eller så hade ni inte tänkt att ha någon försäljning. De rubriker som är nödvändiga för alla att känna till är markerade med en asterisk, *. Lycka till, och glöm inte att det alltid går bra att kontakta någon i styrelsen om ni känner er osäkra! Kontakt till styrelsen: stockholm@feministisktinitiativ.se & medlemstelefon Innehållsförteckning Ansvariga *... 1 Inbjudan och information *... 2 Medlemsinfo, kampanjmaterial, banderoller med mera *... 2 Någon vill bli medlem *... 2 Om personen själv vill bli medlem... 3 Om personen vill bli medlem på plats... 3 Någon vill ge en större gåva eller göra en donation *... 3 Någon vill ge månadsgåvor... 4 Om ni ska ha försäljning... 4 Om ni ska ha fika... 4 Om ni ska ha insamling... 5 Avrapportering *... 6 Ansvariga * Minst två ansvariga ska utses för mötet/evenemanget och i styrelsen finns en kontaktperson som kan vara extra stöd. (Vet ni inte vem det är, kontakta styrelsen!) Ansvariga skriver en inbjudan och ordnar med sådant som försäljning, insamlingsbössa och fika. När det handlar om större evenemang (öppna seminiarier och paneldiskussioner, stora möten, demonstrationer, fester etc.), kolla med styrelsens kontaktperson om det finns någon utvärdering (ett testamente ) från tidigare likadana eller liknande aktiviteter. I testamentena sammanställer de som hållit i ett arrangemang vad som gick bra och vad som gick dåligt. På så sätt kan vi lära oss av våra misstag och göra om det som var lyckat. 1

2 Till mötet/evenemanget ska ni utse en särskilt ansvarig för att ta hand om nya personer som dyker upp. Hen behöver vara utrustad med informationsmaterial både för dem som vill bli medlemmar (se nedan under Någon vill bli medlem ) och för dem som redan är medlemmar och vill veta hur de ska bli aktiva. Helst ska hen bara ägna sig åt den uppgiften under mötet och aktivt söka upp nykomlingarna. Inbjudan och information * I inbjudan ska följande finnas med: kort informationstext om mötet eller evenemanget tid och plats hur tillgänglig lokalen är hur en tar sig till platsen kommunalt hur en hittar oss vid utevenemang, t.ex. vi möts vid fontänen eller titta efter de rosa banderollerna när uteevenemang kan komma bli inställt eller flyttat, t.ex. Om det regnar träffas vi på kaféet vid tunnelbanan uppgifter om vem som är ansvarig och hur en når hen (telefon, mejl). Inbjudan ska vidarebefordras till: styrelsens Kommunikationsgrupp, kommunikation@fistorstockholm.se, som o skickar infomejl o lägger upp på FiSS hemsida, fistockholm.se o lägger upp på nationella kalendariet o gör evenemang på FiSS facebooksida, o twittrar Vid t.ex. demonstrationer och öppna evenemang, hjälper pressekreteraren er med att att utforma och skicka pressmeddelanden, skicka info till tidningskalendarier etc. Direktmejl till hen är press@fistorstockholm.se. Medlemsinfo, kampanjmaterial, banderoller med mera * Vid alla evenemang ska det helst finnas medlemsinfo och kampanjmaterial pins, ballonger, informationsfoldrar m.m. att dela ut och sälja. För större möten och arrangemang har FiSS också ett antal banderoller och en beachflagga. Allt detta finns i lokalen i Skarpnäck. Kontakta styrelsens materialansvariga (stockholm@feministisktinitiativ.se) för att få tillgång till detta. Ansvariga ska också se till att överblivet material och banderoller med mera återlämnas efter avslutat evenemang. Någon vill bli medlem * Om det kommer någon som vill bli medlem i Fi går det att lösa på två sätt. Antingen kan ni ge personen i fråga information om hur hen gör för att själv ordna det, eller så tar ni hand om det. 2

3 OBS! Tror ni att det blir för mycket att hålla i medlemsregistrering på plats är det bättre att be alla att göra det själva. Men vid större evenemang kan det vara värt att förbereda sig för nya medlemmar. Ladda då ner blanketten Ny medlem på Om personen själv vill bli medlem Medlemsavgiften i Fi är ett frivilligt belopp mellan 50 och 500 kronor. Det enklaste sättet att bli medlem är att gå in på nationella hemsidan, under fliken Bli medlem. Förutsättningen är att den blivande medlemen har Paypal eller internetbank. Det går också bra att sätta in medlemssumman på plusgirokonto Säg då till den nya medlemmen att skriva medlemsavgift vid inbetalning och ange namn, adress och e- postadress. Om det inte allt får plats i meddelanderutan ska hen mejla uppgifterna till medlem@feministisktinitiativ.se. All info finns på under fliken Bli medlem. Om personen vill bli medlem på plats Be personen som vill bli medlem att fylla i sina uppgifter på blanketten och ta pengarna. Håll dem separata från andra pengar! Efter evenemanget mejlar den ansvariga alla uppgifter till medlem@feministisktinitiativ.se och sätter in pengarna på plusgirokonto Har ni rekryterat flera medlemmar kan ni sätta in pengarna samtidigt och märka insättningen med medlemsavgifter, se mejl från Sedan mejlar ni medlemmarnas uppgifter och vad de betalt till medlem@feministisktinitiativ.se. Vad innebär medlemsavgiften? Medlemsavgiften i Fi innebär ett medlemskap i Feministiskt initiativ samt medlemskap i den avdelning personen är bosatt i (t.ex. Stockholm). Någon vill ge en större gåva eller göra en donation * Om någon vill ge en större gåva, föreslå då att hen betalar in summan på plusgirokontot. Ta först reda på om hen vill att de pengarna ska gå till FiSS eller till Fi nationellt. Det nationella plusgirokontot är FiSS plusgirokonto är För båda gäller att givaren ska skriva gåva vid inbetalningen. Det är frivilligt att uppge sitt namn. Vill personen i fråga ge en större summa pengar direkt på platsen, är det upp till den som ansvarar för pengarna att ta emot gåvan i handen. Alla gåvor är förstås viktiga för oss, men det är bara den som är på plats som kan avgöra om det känns säkert eller ej: ingen gåva är värd att aktiv utsättas för ett rån. Befinner ni er på allmän plats, försök så snart som möjligt lämna av pengarna på säkert ställe. 3

4 Någon vill ge månadsgåvor Vi har tyvärr inte autogiro. Föreslå att personen ifråga skapar en egen återkommande överföring till något av våra postgirokonton. Om ni ska ha försäljning De Fi-saker som vi har till försäljning hör till tre olika butiker : FiSS, Feminister har bättre sex och Fi:s webbutik, och vinsten ska redovisas separat till respektive intressent. Vilka varor som hör till vilken butik står i de listor som används för redovisningen. Ansvariga tar kontakt med styrelsen (stockholm@feministisktinitiativ.se) för att hämta de varor och den utrustning som finns. Ansvariga skriver även ut dokumenten Försäljning FHBS, Försäljning FiSS och Försäljning webbutiken, som finns att ladda ner på hemsidan, För försäljningen behövs dessutom: 500 kr i växelkassa penna. Innan försäljningen börjar är det bra att ni ta er tid att gå igenom vilka varor som finns och jämför med de olika listorna. Tips! Stryk de varor som inte är med! Notera varje vara som säljs! Det är nödvändigt för att redovisningen ska bli korrekt. När försäljningen är slut, räkna ihop redovisad försäljning för varje butik, lägg ihop summorna och räkna kassan för att kontrollera att det stämmer. Det som ska finnas är de 500 kronorna i växelpengar och den summa ni har sålt för. Sedan ska pengarna för försäljningen sättas in så snart som möjligt, på respektive butiks konto. OBS! Pengarna från FiSS- och FHBS-försäljning ska in på samma konto, men för redovisningens skull måste ni antingen göra två insättningar eller kontakta kassören (stockholm@feministisktinitiativ.se) för att meddela hur uppdelningen mellan FiSS- och FHBS-varor ser ut. Pengar till FiSS sätts in på plusgirokonto Märk insättningen Försäljning: evenemang och ange datum. Pengar till Feminister har bättre sex sätts in på plusgirokonto Märk insättningen FHBS försäljning: evenemang och ange datum. Pengar till webbutiken sätts in på plusgirokonto Märk insättningen Försäljning: evenemang och ange datum. Spara listorna och redovisningslapparna utifall kassören skulle ha frågor senare. Om ni ska ha fika Grundutrustningen för fika är kaffe och te (vatten och tepåsar) mjölk och socker 4

5 småkakor, bullar eller en kaka. Erbjud gärna vanligt vatten också. Tänk på att det kan vara bra om det finns ett veganskt alternativ och att något helst ska vara garanterat nötfritt. (Om det är butiksköpt, ha innehållsdeklarationen tillgänglig.) Ta reda på om det behövs koppar och skedar eller om det finns i lokalen där mötet ska vara. Också bra att ha med är en hushållsrulle. Hur mycket fikat ska kosta beror på vad som erbjuds. Vi brukar inte heller ta aktivt betalt, utan bara informera om priset och sedan låta alla lägga utifrån eget samvete. Många lägger en slant extra. Prisförslag: 5 kr för slät kopp kaffe/te, 10 kr för kaffe och småkaka, 20 kr om det även ingår bullar, muffins eller mjuk kaka. Räkna kassan. Om den täcker utgifterna behöver ni inte redovisa kvittona. Blir det överskott kan det läggas ihop med insamlingen och sättas in i en klumpsumma (se ovan). Blir det underskott, redovisa kvitton för summan som överstiger det som kommit in. Tänk på att dra av från era utgifter om ni tar med er överblivet fika hem! I lokalen i Skarpnäck finns en permanent fikakassa, och det är särskilda rutiner för hur den hanteras. Kontakta någon ur styrelsen för information om det. Kvitton ska vidarebefordras till kassören, mejla stockholm@feministisktinitiativ.se för mer info. Om ni ska ha insamling För insamling kan ni antingen använda en av de bössor som FiSS har eller tillverka en egen insamlingslåda. Genomskinligt är bra. Tips! Lägg gärna i några mynt och en sedel, så det ser ut som om någon redan givit. Glöm bara inte att ta tillbaka dem innan ni räknar samman pengarna! Tänk också på att hålla ett öga på bössan eller lådan, så att inga pengar får fötter. Undvik öppna behållare, särskilt om det är utomhus. Pengarna sätts in på FiSS plusgirokonto Märk insättningen Insamling och ange datum. För större evenemang, se nedan under Kostnader och utlägg. Om det blir kostnader och utlägg Ansvariga ska lägga fram alla beräknade kostnader till styrelsen för godkännande. På grund av vår magra ekonomi finns knappast alls något utrymme för utgifter, så alla sådana måste motiveras noggrant för att styrelsen ska upp dem till behandling. Samtliga utgifter ska redovisas mot uppvisande av kvitto inom en månad. För större evenemang gäller att ekonomin i sin helhet, både utgifter och inkomster (t.ex. i form av inträden eller kursavgifter), ska redovisas. Underlag för ekonomisk redovisning finns i dokumentet Ekoredovisning evenemang, som finns att ladda ner på 5

6 Exempel: Medlemsmöte 20 oktober 2011: Föredrag med soppmiddag Intäkter Utgifter Kopiering av material (kvitto 1) 150,00 Inköp mat etc. (kvitto 2) 430,50 Inköp mat etc. (kvitto 3) 33,00 Sålda portioner, 17 stycken à 30 kronor 510,00 Kaffekassa 105,00 Insamling 240,00 Summa 855,00 613,50 Resultat 241,50 Luciafest 2011 Intäkter Utgifter Lokalhyra 3.000,00 Inträde, 29 pers 2.900,00 Summa 2.900, ,00 Resultat 100,00 Avrapportering * Efter mötet eller evenemanget rapporterar ansvariga till styrelsen, dels i en text som kan läggas ut på FiSS eller nationellas hemsida, dels i en utvärdering som bara är avsedd för internt bruk. Hemsidetexten ska förslagsvis bestå av två stycken med positiv attityd: dålig uppslutning p.g.a. regn är några glada entusiaster trotsade det tråkiga vädret. En bild eller flera med Fiballonger och andra saker med Fi-symbol och lite människor (gärna glada!) är också trevligt. Utvärderingen (eller testamentet ) ska kort berätta vilken aktiviteten var, vilka förberedelser som gjordes, hur många som dök upp, vad som gick bra, vad som gick dåligt och vad som kan förbättras till nästa gång en liknande aktivitet arrangeras. Hemsidestexten skickas till webbred@fistockholm.se, utvärderingen skickas till stockholm@feministisktinitiativ.se. 6