Effektivare med gravbok på distans

Transkript

1 FOKUS KVALITETSSTÖD PÅ DISTANS Ljungskile provar nya vägar: LULEÅ HÄRNÖSAND UPPSALA VÄSTERÅS KARLSTAD STOCKHOLM STRÄNGNÄS SKARA LINKÖPING VISBY GÖTEBORG VÄXJÖ LUND UDDEVALLA Effektivare med gravbok på distans Ljungskile församling har lagt ut grav- och skötseladministration på stiftets nystartade servicebyrå i Uddevalla. Lösningen är ännu ovanlig inom Svenska kyrkan, men innebär att tunga sysslor nu kan effektiviseras och kvalitetssäkras. LJUNGSKILE Höjd över åkrarna mittemellan Ljungskile och Uddevalla reser sig Forshälla kyrka. Här finns en av sex kyrkogårdar i Ljungskile församling. I församlingen arbetar sju vaktmästare, alla med både inre och yttre tjänst. Göran Martinsson är en av dessa och dessutom förman. Han har arbetslednings- och planeringsuppgifter samt är fastighetsansvarig. Två dagar i veckan arbetar han med arbetslaget i Forshälla. Där finns mycket att se till utöver kyrkogården: församlingshem, prästgård, förskola, kyrka, egen avloppsanläggning och eget vatten. Göran Martinsson har en bakgrund i bilindustrin där han under 25 år arbetat som tekniker med inriktning på optimering av olika funktioner i bilar. Det är mycket tänkande kring effektivisering som går att överföra till den här verksamheten, säger han. KÖPER TJÄNSTER Till exempel optimerar man verksamheten i Ljungskile genom att inte ha egen grävare. När gravar ska öppnas köper man i stället tjänster från Uddevalla pastorat. Vid behov använder man även verkstaden i Uddevalla och under flera år har man också köpt tjänster på fastighetsområdet. Under en tid hade Uddevalla pastorat även hand om församlingens gravbok och skötseladministration och bidrog med stöd på ekonomisidan. Nu är det i stället stiftets servicebyrå i Uddevalla som sköter dessa tjänster åt Ljungskile församling. Det innebär i praktiken att vaktmästarna i Ljungskile och personal vid servicebyrån i Uddevalla delar på kontakterna med gravrättsinnehavarna. När skötselavtal ska upprättas eller förändras hänvisar nu vaktmästarna till servicebyrån. Servicebyrån tar emot beställningar och skickar ut räkningar för gravskötsel, säger Göran Martinsson. Sedan får vi arbetsorder från servicebyrån om vad kunderna vill ha för blommor och om det ska vara en krans till vintern. EFFEKTIV ORGANISATION På plats i församlingen får Göran Martinsson och hans kolleger svara på frågor om vad gravrätten innebär, hantera medlingsärenden och till exempel 4 KYRKOGÅRDEN #6 2015

2 eventuella frågor om flytt av aska. Uppgifter som ska antecknas i gravboken skickar man in till servicebyrån i Uddevalla. Vi är en liten och effektiv organisation där alla kan mycket, konstaterar Göran Martinsson. När en ny grav ska upplåtas är det vaktmästarna i Ljungskile som visar tillgängliga platser, för dialogen med anhöriga och tar emot deras val. Vi tar personuppgifter på den avlidne och på den som ska bli gravrättsinnehavare och skickar uppgifterna till Uddevalla där man för in dem i gravboken. Efter begravningen skickar vi information om vilken grav det gäller, om placering i graven och om det djup som vi gravsatt på. Personalen i Ljungskile kan när som helst gå in i gravboken för att söka information och skriva ut de listor man behöver. Förr var det ofta så att vaktmästaren tyckte sig komma ihåg var och hur man gravsatt, men det stämde inte alltid. Vi har givetvis fört gravbok tidigare, men det kunde ibland bli bristfälliga anteckningar. Det är jättebra att uppgifterna i gravboken nu lagras centralt. Säg att två vaktmästare slutar då skulle mycket av kunskapen försvinna. Men nu finns den elektroniskt lagrad. Och den är inte längre än ett telefonsamtal bort. TEXT OCH FOTO: BO SILFVERBERG Full koll på graven. Sedan servicebyrån i Uddevalla tog över gravboksinskrivningarna behöver Göran Martinsson i Ljungskile aldrig känna tvekan över om uppgifterna som lagrats är korrekta. BESTÄNDIG KUNSKAPSBANK Det är bra med de här rutinerna, för när man ska gräva här om tio år kommer man att veta säkert hur djupt stoftet ligger och i vilken position, konstaterar Göran Martinsson. Forshälla kyrka. # KYRKOGÅRDEN 5

3 Fr v: Cecilia Hansson, Helene Sagerström Catarina Thedin Jonsson, på servicebyrån i Uddevalla. 6 KYRKOGÅRDEN #6 2015

4 FOKUS KVALITETSSTÖD PÅ DISTANS LULEÅ Servicebyrån i Uddevalla: Kvalitetsstöd till salu KARLSTAD HÄRNÖSAND UPPSALA VÄSTERÅS STOCKHOLM STRÄNGNÄS SKARA LINKÖPING VISBY GÖTEBORG Svenska kyrkans servicebyrå i Uddevalla erbjuder till självkostnadspris närliggande församlingar och pastorat att köpa ekonomiska och administrativa tjänster. Det är en affär som kan bidra till både ökad effektivitet och kvalitet. LUND VÄXJÖ Vid Lilla torget mitt i Uddevalla finns sedan september Göteborgs stifts första servicebyrå. En del av bakgrunden till att byrån startats är att många som arbetar med administration inom Svenska kyrkan kommer att gå i pension inom den närmaste tioårsperioden. En annan är den försämrade ekonomi som medlemsminskningen i Svenska kyrkan kommer att medföra. Genom att erbjuda en central funktion hoppas stiftet kunna minska de negativa konsekvenser som annars skulle kunna följa. När många av de trotjänare som år efter år samlat på sig en stor kunskap försvinner blir frågan vem man ska anställa som kan matcha kompetensförlusten, konstaterar Catarina Thedin Jonsson, chef för servicebyrån, som närmast kommer från posten som kanslichef i Kungälv-Ytterby församling. VINST MED GEMENSAMMA PROCESSER Hon ser en stor poäng med att skapa gemensamma processer inom Svenska kyrkan i det här skedet. Man har samma lagstiftning och samma kyrko ordning att förhålla sig till, men ändå har man på många håll inom kyrkan hittat på egna sätt att utföra samma sak. Det tror jag inte är det mest effektiva. Lyckas vi skapa gemensamma processer inom Svenska kyrkan kommer vi att spara tid som annars skulle gå åt till att hitta på egna lösningar. Förhoppningsvis, om vi också hela tiden arbetar med att förbättra processerna, blir det allt klokare lösningar. På så vis kan vi hela tiden hålla en jämn kvalitet, även i de små pastoraten där kanske en person haft väldigt många uppdrag, men omöjligt har kunnat vara expert på alla områden. Vid en servicebyrå som arbetar mot flera församlingar och pastorat gör man inte bara ett bokslut, utan många, och samlar därmed på sig rutin och kunskaper. Servicebyrån i Uddevalla erbjuder dessutom tjänster inom gravadministration och den funktionen utför man redan åt flera församlingar och pastorat, däribland Ljungskile. Helene Sagerström och Cecilia Hansson som arbetar med gravbok och skötseladministration på servicebyrån utförde tidigare samma sysslor inom Uddevalla pastorat. VIKTIG GRÄNSDRAGNING Ett område som i vissa fall behövt förtydligas i samarbetet med församlingar och pastorat gäller gränsdragningen mellan administration och myndig hetsutövning, till exempel i fråga om upplåtelse av gravrätt. Att servicebyrån administrerar betyder inte att man på något sätt tar över myndighetsrollen som församlingen eller pastoratet äger och måste sköta. Tidigare, när administrationen låg hos huvudmannen, behövde man inte fundera lika mycket på detta, för då var det en och samma person som kunde utöva båda funktionerna. Det är viktigt att det i alla myndighetsfrågor är huvudmannen som frontar utåt. Sedan sitter vi med en hel del kunskap på det här området, och hjälper gärna till bakom kulisserna, säger Helene Sagerström. Säg att vi skickar ut en blankett om anmälan av gravrättsinnehav eller förnyelse av gravrätt. Då UDDEVALLA LJUNGSKILE Lyckas vi skapa gemensamma processer inom Svenska kyrkan kommer vi att spara tid som annars skulle gå åt till att hitta på egna lösningar. CATARINA THEDIN JONSSON # KYRKOGÅRDEN 7

5 FOKUS KVALITETSSTÖD PÅ DISTANS Från servicebyrån i Uddevalla hjälper Cecilia Hansson, Catarina Thedin Jonsson och Helene Sagerström kringliggande församlingar och pastorat att hålla reda på gravbok och ekonomi. Alla församlingar har inte lika mycket ordning och reda, och även om man har det kan personer bli sjuka eller sluta. Då kan det vara ett bra stöd med den uppföljning som vi har inbyggd i vårt system. HELENE SAGERSTRÖM är det inte vårt telefonnummer som står på blanketten, för de frågor som kan uppstå är det huvudmannens sak att besvara. För att öka kunskapen bland kyrkogårdsarbetarna om vad som är myndighetsutövning och vad som är ren administration kort sagt om vem som ska svara på vad har servicebyrån under hösten anordnat en utbildning om begravningslagen för de pastorat och församlingar som anlitar servicebyrån. ERBJUDER STÖD Alla församlingar har inte lika mycket ordning och reda, och även om man har det kan personer bli sjuka eller sluta. Då kan det vara ett bra stöd med den uppföljning som vi har inbyggd i vårt system, konstaterar Helene Sagersgtröm. Hon syftar på rutiner kring förnyelse av gravrätter, skyltning av gravar utan ägare och andra saker som kan släpa efter. Vi skickar ut listor över var det behöver vara skyltat till Allhelgona och Mors dag, säger hon. Vi ser när det varit skyltat i två år och det är dags att fatta beslut om graven. Vi påminner om att man behöver undersöka om graven bör bevaras, och att man kan behöva kontrollera resten av kvarteret. Klarar man inte av de här rutinerna uppstår annars lätt de här lite tråkiga kyrkogårdarna med glest mellan gravstenarna. TEXT OCH FOTO: BO SILFVERBERG BAKGRUND EFFEKTIVARE KYRKA STÄLLER NYA KRAV DET BLIR allt vanligare att församlingar och pastorat köper administrations- och ekonomitjänster från servicebyråer som inrättats inom Svenska kyrkans stiftskanslier. Bakgrunden finns i det så kallade strukturbeslutet som kyrkomötet fattade Den lokala organisationen inom kyrkan skulle renodlas och samverkan och effektivisering, inte minst administrativt, skulle uppmuntras med det övergripande syftet att frigöra resurser för gudstjänst, undervisning, diakoni och mission. De nationella satsningarna på en gemensam ITplattform (GIP), och Gemensamt administrativt stöd (GAS), har tillkommit i den andan ändrades dessutom kyrkoordningen. Utöver församlingsverksamheten ska stiften nu även främja en god förvaltning i församlingar och pastorat och utöva tillsyn över förvaltningen. I Göteborgs stift, liksom i de flesta av landets övriga tolv stift, har man dragit slutsatsen att det behövs en servicebyrå för att klara detta uppdrag. Det är bakgrunden till att servicebyrån i Uddevalla den 1 sep tember slog upp sina portar för samverkan med församlingar och pastorat. TEXT: BO SILFVERBERG 8 KYRKOGÅRDEN #6 2015