Nästa IT-utmaning: Tre viktiga trender inom dokumentsamarbete och -utbyte

Transkript

1 Adobe Acrobat White Paper Nästa IT-utmaning: Tre viktiga trender inom dokumentsamarbete och -utbyte Att uppfylla kunskapsarbetarnas krav 2011 och i framtiden Innehåll 1: Globalt utspridda medarbetare både inom och utanför företaget 2: Efterfrågan på dynamiska dokument ökar 3: Hårt tryck på IT att sänka kostnaderna genom högre effektivitet 4: Slutsatser Företagen kommunicerar på allt fler olika sätt, förutom e-post och intranät används nu snabbmeddelanden, bloggar och wikier. Men fortfarande är det dokumenten från offerter och kravspecifikationer till planer, avtal och rapporter som dominerar informationsutbytet inom och mellan företag och som står i centrum för kunskapsarbetarnas dagliga arbete. Därför ställer dessa allt högre krav på effektiva verktyg för dokumentutbyte och dokumentbaserat samarbete. De IT-avdelningar som siktar på att stärka eller utöka samarbetsmöjligheterna i företaget bör vara medvetna om dessa tre viktiga trender och vad de får för konsekvenser: Projektteam med flera externa medarbetare håller på att bli normen, vilket ökar behovet av att skydda företagsinformation utanför brandväggen. Det finns ett växande behov av dynamiska dokument för effektivare och mer engagerande kommunikation. Att sänka kostnaderna genom att öka effektiviteten står fortfarande högst på företagsledarnas agenda. Med Adobes program har vi sparat hundratusentals dollar på distribution av utbildningsmaterial, samtidigt som vi har fått kontroll över dokumentåtkomsten. Ken Knitter Ansvarig för webbaserad utbildning Globalt utspridda medarbetare både inom och utanför företaget Dagens företag utgörs i allt högre grad av samarbetsteam som är geografiskt utspridda. Enligt en studie som utfördes 2009 av Forrester Consulting på uppdrag av Adobe, Building the Future of Collaboration, uppger 73 % av kunskapsarbetarna att de samarbetar med personer i andra regioner eller tidszoner minst en gång i månaden. De här utspridda teamen utgörs inte bara av anställda inom företaget: 67 % uppger att de samarbetar med personer på andra företag varje månad eller oftare. I takt med att samarbete blir en allt viktigare del av kunskapsarbetet måste man under utvecklingen av verktyg ta hänsyn till befintliga arbetsrutiner och förbättra dessa, samtidigt som man skapar förutsättningar för en övergång till effektivare och mer ändamålsenligt informationsutbyte och samarbete, rapporterar Forrester Consulting. Geografiskt utspridda team driver utan tvekan på behovet av bättre samarbetsverktyg i synnerhet när det gäller dokumentutbyte. Man samarbetar ofta och utbyter dokument med personer utanför företaget, t.ex. underleverantörer, partners, myndigheter och kunder. Det är ett allt vanligare arbetssätt, som ofta bedrivs på ett ineffektivt sätt och kan orsaka säkerhetsproblem. De flesta företag idag skulle drabbas hårt ekonomiskt om konfidentiell information läckte ut. Av den anledningen är det viktigt att förse medarbetarna med samarbetsverktyg som skyddar företagets information även när dokument färdas utanför det interna dokumenthanteringssystemet och företagets brandvägg. Ett exempel på hur man kan lösa det är Bombardier, världens största leverantör av civila flygplan. Företaget behöver tillhandahålla omfattande utbildningsmaterial för piloter och tekniker utanför företaget. Samtidigt som vi vill att de här dokumenten ska vara lättillgängliga för behöriga användare inser vi att det här materialet utgör en enormt värdefull immateriell egendom som måste skyddas, säger Ken Knitter, ansvarig för företagets webbaserade utbildningar. Genom att gå över till PDF och en Adobe-lösning har Bombardier sparat in hundratusentals dollar på distribution av dokument, t.ex. utbildningshandböcker, samtidigt som man har fått bättre kontroll över hur känslig information används av tredje part över hela världen.

2 IT-avdelningens nästa steg Ta reda på hur dokumentsamarbetet ser ut inom er organisation. Hur samarbetar kunskapsarbetarna i dagsläget, hur utbyter de dokument och vilka verktyg använder de? Hur kostnadseffektiv är den nuvarande hanteringen? Hur skulle IT-avdelningen kunna förbättra resultatet genom bättre dokumentsamarbete inom geografiskt utspridda team? Finns det risk för att konfidentiell information läcker ut från ert företag på grund av att dokument är oskyddade utanför brandväggen? Efterfrågan på dynamiska dokument ökar Förväntningarna på dokument håller på att förändras. I takt med det ökande utbudet av maskin- och programvara för enkel framställning av multimediematerial blir det allt mer självklart för kunskapsarbetarna att kunna använda multimedia för att sätta in information i ett sammanhang och producera mer engagerande dokument. Det här driver på övergången från statiska till dynamiska dokument. Till skillnad från traditionella, statiska dokument är dynamiska dokument interaktiva. De kan innehålla länkar, knappar, inbäddade beräkningar, ritningar, bilder, filmer, inbäddade webbsidor och formulär. Dynamiska dokument ser ut och fungerar likadant oavsett plattform. De är enkla att skapa, kan delas med andra via befintliga kommunikationssätt, kan skyddas och snabbt integreras i befintliga dokumentbaserade processer och dokumenthanteringssystem. De flesta kunskapsarbetare har behov av att skapa slagkraftiga dokument minst en gång i månaden och 76 % uppger att de behöver kunna kombinera olika typer av material, som text, bilder, filmer och formulär, enligt Forrester Consultings undersökning från Med dynamiska dokument kan kunskapsarbetarna utföra sitt arbete enklare och effektivare: Förklara komplexa processer eller begrepp Med dynamiska dokument är det enklare och smidigare att förmedla komplexa idéer. Genom att ge medarbetarna lättanvända verktyg för att kombinera ritningar, bilder och filmer med skrivna dokument t.ex. under utveckling av en ny produkt, för utbildning eller framställning av beslutsunderlag kan de kommunicera effektivare och göra beslutsprocessen snabbare. Ett exempel är Sundt Construction, ett av de största byggföretagen i USA, som leder byggprojekt för miljontals dollar där hundratals underleverantörer brukar vara inblandade. Genom att man använder interaktiva ritningar i PDF-format kan byggförmän och andra klicka på en specifik del av ritningen och länkas direkt till en sida med mer information. Genvägar till specifika sidor och detaljritningar gör att det går snabbt och enkelt att få svar på frågor. Ta emot och bearbeta multimediematerial effektivt Den explosionsartade ökningen av multimediematerial har skapat ett behov av att kunna ta emot, granska och godkänna material som innehåller bilder, ljud och video på ett enkelt sätt. Och det behöver kunna göras även av personer som inte är teknikexperter. Ontario Homicide Investigator s Association (OHIA) i Kanada ställdes inför den här utmaningen när det gällde information om rättsfall, som kan innehålla bilder från brottsplatser, inspelade vittnesförhör, polisrapporter och pappersdokument. Att sammanställa informationen för inlämning till rätten var en tidsödande uppgift som utfördes manuellt. Dessutom var det mycket svårt att söka i materialet. OHIA löste problemet genom att skapa en e-utredning som bygger på PDF och PDF-portfolior. E-utredningsprocessen håller på att tas i bruk av polismyndigheter över hela provinsen Ontario. Utredare och handläggare kan nu bygga upp en e-utredning på några dagar istället för att som tidigare ägna flera månader åt att sammanställa informationen. Polisen kan ägna mer tid åt utredningsarbetet, och tillgängligheten och kvaliteten på det material som levereras till domstolar, försvarsadvokater och åklagare har förbättrats. Polismyndigheten gör stora besparingar på minskat pappersarbete och enklare leveranser upp till tiotusentals dollar kan sparas in vid stora rättsfall. Bli mer övertygande Med dynamiska dokument kan kunskapsarbetare leverera mer slagkraftiga presentationer och offerter. Dynamiska dokument kan t.ex. hjälpa säljare att på ett elegant sätt sammanställa sälj- och marknadsföringsmaterial, som videointervjuer med nöjda kunder och självuppspelande produktdemonstrationer, för att övertyga kunderna om fördelarna med företagets produkter. Dividi Projects är en brittisk marknadsföringsbyrå som skapar interaktiva multimediepresentationer för företag och organisationer. Med interaktiva PDF-dokument kan Dividi erbjuda sina kunder branding och grafisk design på hög nivå för effektivare kommunikation med målgrupperna. Eftersom kostnadsfria Adobe Reader är ett så universellt verktyg kan alla se presentationerna oavsett plattform. Adobe Acrobat White Paper 2

3 Att använda Adobe Acrobat för att sammanställa och presentera video, ljud och annat digitalt material i medierika PDF-filer förhöjer helhetsintrycket av vår affärskommunikation så att den skiljer ut sig från mängden. Harry Hemus Grundare, Dividi Projects IT-avdelningens nästa steg Utvärdera det nuvarande och framtida behovet av dynamiska dokument inom ert företag. Hur kan IT-infrastrukturen underlätta och stödja den ökande användningen av multimediedokument på ett effektivt sätt? Kan den utökade användningen av PDF-dokument förbättra användningen av dynamiskt kommunikationsmaterial och minska IT-kostnaderna på ert företag? Hårt tryck på IT att sänka kostnaderna genom högre effektivitet Att förbättra affärsprocesserna och öka effektiviteten står fortfarande högst på de flesta företagsledares agenda. Genom att använda rätt produktivitetshöjande programvara som standard på företagets datorer kan IT-avdelningen öka produktiviteten och göra kunskapsarbetarnas arbete effektivare på flera sätt: Snabba upp granskningar De flesta kunskapsarbetare arbetar med granskning av material varje vecka eller till och med varje dag. Samtidigt kan man konstatera att dokument som ska granskas både internt och av kunder och leverantörer kan göra att ett projekt drar ut på tiden med flera dagar eller i värsta fall månader. Kunskapsarbetarna vill inte längre vara hänvisade till att exportera, e-posta och importera kommentarer manuellt från flera granskare. Medarbetare i hela företaget behöver verktyg för effektivare hantering av interna och externa granskningar, så att produkterna kommer ut på marknaden snabbare och man kan möta kundernas behov bättre. Få godkännanden snabbare Av olika anledningar, t.ex. interna affärsrutiner, certifiering eller regelefterlevnad, krävs ofta en tydlig spårbarhet när det gäller vem som har godkänt ett dokument och när. Effektiva elektroniska godkännanden som kan arkiveras tillsammans med originaldokumentet kan göra det lättare att reda ut eventuella ansvarsfrågor i efterhand. En lösning för godkännanden bör kunna anpassas efter allt från enkla godkännanden som en stämpel eller en elektronisk underskrift till säkrare och mer kontrollerade metoder som digitala signaturer. Enklare återanvändning av material Att formatera och ordna om information och medier till nya dokument eller presentationer är i många fall ett tidskrävande arbete. Enligt Adobes marknadsundersökning säger 40 % av kunskapsarbetarna att de skulle vilja kunna redigera eller återanvända PDF-innehåll utan att behöva gå tillbaka till källfilen. De vill också kunna återanvända PDF-innehåll i andra typer av dokument. Adobes program är nu integrerade i våra dagliga arbetsflöden. Utan dem skulle jobbet nästan bli omöjligt. Bill Rue CIO, Hassell Hitta information snabbare Oavsett om ett företag använder pappersdokument eller digitala dokument lägger medarbetarna ofta mycket tid på att söka efter information. Enligt 2009 års IDC-rapport Hidden Costs of Information Work (Doc.# ) söker varje anställd i genomsnitt efter information i 8,8 timmar per vecka, vilket motsvarar en kostnad på dollar per anställd och år. Genom att minska den här tiden kan man öka produktiviteten avsevärt. Skapa och hantera formulär bättre Även om många formulär är i elektroniskt format, t.ex. Microsoft Word eller Excel eller statiska PDF-filer, bearbetas de ofta manuellt. Att automatisera formulärhanteringen har ofta låg prioritet eftersom det kan kräva tid och resurser från IT-personal. En lättanvänd formulärlösning med självbetjäning som ger medarbetarna möjlighet att automatisera formulär kan innebära minskad belastning på IT-avdelningen. Lösningen måste vara intuitiv rakt igenom från att blanketterna skapas till distribution och datainsamling. Produktivitetshöjande programvaror för kunskapsarbetare som redan innehåller de här möjligheterna kan sänka kostnaderna och minska behovet av IT-support för nya program. Automatisera vanliga arbetsuppgifter Det är vanligt att medarbetarna behöver utföra vissa dokumentrelaterade arbetsuppgifter för att följa företagets regler eller interna processer. Om t.ex. ett dokument ska läggas upp på företagets webbplats kan det finnas vissa regler för hur dokumentet ska skyddas, vilka metadata som ska tas med och hur filstorleken ska optimeras. Genom att automatisera de här uppgifterna kan företaget inte bara bli mer produktivt, utan man garanterar även enhetligheten och att företagets policy följs. IT-avdelningens nästa steg Identifiera luckor i organisationen i samarbete med verksamhetscheferna. Är de nuvarande produktivitetshöjande programmen tillräckliga för användarna eller vänder de sig utanför företaget för att hitta bättre verktyg? Hur mycket tid och pengar kan företaget spara genom att komplettera IT-miljön med de rätta produktivitetshöjande programvarorna? Adobe Acrobat White Paper 3

4 Slutsatser För att hjälpa ett företag att uppnå sina verksamhetsmål behöver IT-avdelningen vara proaktiv när det gäller att öka effektiviteten i dokumentsamarbetet och skapa möjligheter till mer dynamisk kommunikation. Kunskapsarbetare söker redan efter de här lösningarna och i vissa fall tar de in nya verktyg i arbetsmiljön, vilket gör den mer svårhanterlig för IT-avdelningen. För att lyckas behöver ITavdelningen hitta en lösning för dokumentsamarbete och -utbyte som kan anpassas efter olika medarbetares behov och byggas ut, inom och utanför organisationen, på ett kostnadseffektivt sätt. Den behöver även innehålla verktyg för dokumentsäkerhet och -integritet och vara flexibel när det gäller språk, datorplattformar och förkunskaper hos användarna. Adobe Systems Nordic AB Box 47, Kista, Sverige Adobe, the Adobe logo, Acrobat, and Reader are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Java is a trademark or registered trademark of Sun Microsystems, Inc. in the United States and other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Sweden /11 4

5 Adobes frågeformulär Fyll i och skicka in formuläret nedan om du vill få kontakt med en Adobe-representant och få mer information om Adobes lösningar för dokumentsamarbete och -utbyte. *Obligatoriska fält KONTAKTINFORMATION Förnamn* Efternamn* Befattning* Organisation* Telefonnummer* E-post* Land/region* Stat/provins Postnummer INFORMATION OM ORGANISATIONEN I vilken bransch arbetar du? * Hur vill du beskriva din befattning/funktion? * Hur många anställda inom företaget kommer att använda den här produkten? * ALLMÄN INFORMATION Frågor och kommentarer Obs! Genom att lämna mina kontaktuppgifter ger jag Adobe och dess ställföreträdare ( Adobe ) rätt att kontakta mig (via mejl, telefon och/eller brev) i ärenden som rör Adobe, dess produkter och tjänster, inklusive produktreleaser, uppdateringar, seminarier, event, enkäter, kurser och specialerbjudanden. Jag har rätt att avsäga mig sådan kommunikation när jag så önskar, och Adobe får använda de uppgifter jag lämnar i enlighet med Adobes integritetspolicy. Läs Adobes onlineintegritetspolicy här: