Print Management Strategiska förhållningssätt

Transkript

1 Print Management Strategiska förhållningssätt Jens Larsson Global Account Executive HP Imaging & Printing Group...eller var börjar man? 2009 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice

2 Vad jag tänker prata om Vad ni bör ta med er oavsett allt annat Många har för höga kostnader för sin print/copy-miljö jämfört med andra inom sin bransch/verksamhetsområde. De höga kostnaderna drivs av två huvudsakliga komponenter: 1. En för stor flotta/infrastruktur (för många resp för stora maskiner) 2. Få eller inga standards (för många olika varianter att administrera och underhålla) Det finns i princip bara ett sätt att åstadkomma kostnadsbesparing: Standardisera och optimera (på rätt sätt och balanserat mot användarproduktivitet!) För att standardisera och optimera behövs ett förändringsprojekt. Samt verktyg för att bibehålla stabilitet när väl förändringen är gjord (mätning, uppföljning, styrning).

3 vad HÄNDE med det PAPPERSLÖSA kontoret?

4 Vad HÄNDE med det PAPPERSLÖSA kontoret? Från papperslös till pappers-slösa och miljöfråga Output växer med 21% per år (Gartner) har ökat utskrifter med 40% (Gartner) Nya applikationer kommer hela tiden Web-baserade applikationer ( cloud computing och SOA*) Mashups och Mobilitet Printvärlden förflyttas från produkt till process...och blir alltmer verksamhetskritisk *SOA (Service Oriented Architecture)

5 vad är PROBLEMET?

6 Vad är PROBLEMET? En typisk miljö kan kosta 5000 kr per användare och år (IDC, Gartner) En kopieringsmaskin kan kosta kr om året 23% of help-desk calls are printer related. (IDC) IT spends 15% of their time on printing-related issues. (IDC) Hard visible costs are only about 10% of the total document cost. (All Associates Group) Miljöpåverkan är ofta okänd och okontrollerad Lägre komponentpriser (produkter, sidor) gav inte de besparingar man tänkt sig flottan fortsätter växa vem har kontrollen?

7 och VAD KOSTAR DET egentligen?

8 FÅ har helhetsbild och helhetsgrepp Bristande insikt i faktiska behov (volymer, täckningsgrader, funktioner) Verkliga volymer, A4 mono, A4 färg, A3? (inte av leverantören uppskattade...) Täckningsgrad: 4% (mono) respektive 12% (färg) är snittet, inte 5% och 20%! A3 är mindre än 2%. Varför är alla MFP A3? Hur mycket kopierar vi? Diversifierade budgetar, ansvar och ägande för samma funktion Printrar: IT budget Kopieringsmaskiner: Fastighetsbudget Förbrukningsmaterial: Lokal avdelningsbudget Pris/Betalningsmodeller med oklart innehåll och hög risk Klickpriser (Aldrig = kostnad per sida. Alltid en finansiell konstruktion. Aldrig som kwh!) Utility/All-inclusive (blandar fasta och rörliga kostnader farligt!) Kostnad per sida bra för att indikera nyttjandegrad, men inte som nyckeltal! Teknik (stora skillnader) En printer/mfp är inte som en PC! Tekniken driver servicebehov som driver affärsmodellen som driver betalningsmodeller (jfr toner ) Olika tillverkare beter sig helt olika i nätet (och har olika drivrutiner, säkerhet, osv)

9 FÅ har helhetsbild och helhetsgrepp Bristande insikt i faktiska behov (volymer, täckningsgrader, funktioner) Verkliga volymer, A4 mono, A4 färg, A3? (inte av leverantören uppskattade...) Täckningsgrad: 4% (mono) respektive 12% (färg) är snittet, inte 5% och 20%!...OCH...OCH alla alla leverantörer säger säger sig sig ha ha lösningen på påproblemet Diversifierade budgetar, ansvar och ägande för samma funktion Alla Allalovar lovar besparingar på på minst minst 30% 30% A3 är mindre än 2%. Varför är alla MFP A3? Hur mycket kopierar vi? Printrar: IT budget Många Mångafokuserar på påkostnad per per sida sida (vad (vad blir blir totalkostnaden?) Kopieringsmaskiner: Fastighetsbudget Förbrukningsmaterial: Lokal avdelningsbudget Pris/Betalningsmodeller Få Fåhar en en riktig riktig plan med plan för oklart för hur innehåll hur man man förflyttar och sig hög risk sig från från en en katalog...men...men man man har har garanterat nya nya maskiner maskiner att att sälja! sälja! Klickpriser (Aldrig = kostnad per sida. Alltid en finansiell konstruktion. Aldrig som kwh!) Utility/All-inclusive (blandar fasta och rörliga kostnader farligt!) Kostnad per sida bra för att indikera nyttjandegrad, men inte som nyckeltal! Teknik (stora skillnader) En printer/mfp är inte som en PC! Tekniken driver servicebehov som driver affärsmodellen som driver betalningsmodeller (jfr toner ) Olika tillverkare beter sig helt olika i nätet (och har olika drivrutiner, säkerhet, osv)

10 men VAR LIGGER KOSTNADERNA då?

11 De tre primära KOSTNADSDRIVARNA i en typisk imaging & printing-miljö 1. Evigt Expanderande Flotta Device Creep dvs okontrollerade och lokala inköp som leder till många olika maskiner, förbrukningsmaterial, avtal, drivrutiner, etc. 2. Underutnyttjad maskinvara Fel eller för många funktioner samt överdimensionerad hårdvara. 3. Felaktigt anpassade/fastkostnads-prismodeller Tex klickpriser eller all-inclusive-click (inkl hårdvara)

12 ok, då fixar vi BÄTTRE KLICKPRISER och låter leverantören KONSOLIDERA ALLT till en ny lösning...eller?

13 VEM SOM HELST kan spara 30%...men hur säkerställer man att förändringen blir varaktig? Kostnad 100! design 1 implement transform Projektstart? Build fleet, process and environmental design Implement designed fleet, processes and structure On-going transformation and management to continuously optimize fleet usage, processes and workflow 60 2 Ny kostnadsnivå etablerad Kostnadsreduktion 30%+ 3 Proaktiva, kontinuerliga förbättringar ger ytterligare besparingar Tid

14 VEM SOM HELST kan spara 30%...men hur säkerstället man att förändringen blir varaktig? FÖRÄNDRINGSPROJEKT -> STANDARDISERING -> LÄGRE KOSTNADER OCH HÖGRE EFFEKTIVITET Många går ANDRA HÅLLET <- och hoppas att lägre komponentpriser i en standardkatalog (ramavtal) skall leda till standardisering och därmed förändring. MEN, kataloger (produkter eller tjänster) leder sällan till förändring utan oftast till ytterligare ett LAGER ovanpå det gamla. Vem som helst kan spara 30%. Det är bara att TA BORT maskiner och konsolidera. Utmaningen är: Hur balansera låg kostnad mot användarproduktivitet? Hur bygger man redundans? (istället för dyra serviceavtal) Hur bibehåller man miljön stabil över tiden?

15 Från traditionella produktinköp till verksamhetskritisk & kostnadseffektiv IT-FUNKTION Kostnadsbesparing 30% 20% 20% 15% 10% 5% Man sparar inte pengar genom att klä ett problem i nya kläder och kalla det tjänst Vägen hit går via ett förändringsprojekt, inte genom att köpa tjänster eller skapa bättre kataloger Komponent Produktfokus Transaktionellt Lokala inköp Katalog Ramavtal (transaktionellt) Inköpssystem (tex IBX) Standardisering Printer = IT eller fastighetsresurs IT-funktion Transformera till homogen miljö Den nya miljön är skräddarsydd Centralisera drift (och ev ägande) Kan levereras som en tjänst internt Printer = Verksamhetskritisk funktion Printer = Tillbehör Väl beprövade... Kört i många år... Inköpsmognad Centralisering Grad av kontroll

16 Från traditionella produktinköp till verksamhetskritisk & kostnadseffektiv IT-FUNKTION Kostnadsbesparing Man sparar inte pengar genom att klä ett problem i nya kläder och 1. 30% kalla det tjänst 1. Förändringsprojekt Hur Hur får får jag jag verklig FÖRÄNDRING? 20% 20% 15% 10% 5% Vägen hit går via ett förändringsprojekt, inte genom att köpa tjänster eller skapa bättre kataloger Komponent Produktfokus Transaktionellt Lokala inköp Printer = Tillbehör Katalog Ramavtal (transaktionellt) Inköpssystem (tex IBX) Standardisering Printer = IT eller fastighetsresurs IT-funktion Transformera till homogen miljö Den nya miljön är skräddarsydd Centralisera drift (och ev ägande) Kan levereras som en tjänst internt TTM-projekt TTM-projekt som som tar tar er er från från A till till B (inte (inte en en katalog!) katalog!) Centralstyrd, Centralstyrd, skräddarsydd, skräddarsydd, homogen homogen miljö miljö Avtal/Commitment Effektivt Effektivt förändringsprojekt förändringsprojekt (metodik) (metodik) En En leverantör leverantör Verktyg, processer, människor Printer = Verksamhetskritisk funktion Mäta, Mäta, följa följa upp upp ("If ("If you you can t can t measure measure it, it, you you can t can t manage manage it") it") Löpande Löpande kontroll kontroll och och förbättring förbättring = PRINT MANAGEMENT Väl beprövade... Kört i många år... Inköpsmognad Centralisering Grad av kontroll

17 VAD kan man UPPNÅ?

18 Från KAOS (?) till STANDARDISERING Nuläge Förändringsprojekt (TTM Projekt) Standardisering Konsolidering Verksamhets- & IT-fördelar Printers Software Över 100 olika modeller från 22 leverantörer Service Agreements Supplies Deployment/ Config Copiers Lease Agreements Mer än 100 olika typer Invoices Purchasing Print Policy (framtagning) Management of Change Plan Discovery & Design Site Implementation Project Management Governance Statistik, Rapporter Ongoing Management Automatiserad supplies-process Alla supplies (5 år) Break/Fix, Maintenance Printers MFPs Konsoliderad fakturering Account Delivery Management Billigare Grönare Bättre Upp till 50% kostnadsbesparing (TCO) Standardisering och automatisering Helpdesk och ITadministration reducerat med åtminstone 25% Pappersförbrukning reducerad med ~30% Energiförbrukning reducerad med ~50% Training Device creep (expanderande flotta) Diversifierad och ohanterad flotta Säkerhet? Compliance? Miljö? Transparent & hanterbar total kostnad En total kostnad (inkl projektet) Ett avtal En faktura

19 Från KAOS (?) till STANDARDISERING Nuläge Över 100 olika modeller...och från IT-avdelningen 22 leverantörer får en LÄTTARE VARDAG: Printers Copiers Print Policy Lease Statistik, Rapporter Service (framtagning) Agreements Implementera Agreements EN ENdrivrutin. För För samtliga maskiner Ongoing Management Management of Change Plan Automatiserad Mer än 100 olika Supplies supplies-process typer Styr Discovery & Styr FÄRGANVÄNDNINGEN på Alla supplies (5 år) Design påtex tex applikationsnivå Software Break/Fix, Definera Invoices LARM som tex Site skickas via SMS till Maintenance onsite-tekniker Implementation Printers MFPs Deployment/ Purchasing Config Project Management Konsoliderad fakturering Device creep (expanderande flotta) Diversifierad och ohanterad flotta Säkerhet? Compliance? Miljö? Förändringsprojekt (TTM Projekt)...och IT-avdelningen får en LÄTTARE VARDAG: Governance Standardisering Konsolidering Helpdesk supporterar EN ENbegränsad, standardiserad, portfölj portfölj Gör Gör alla alla firmwareuppdateringar från från en en central central punkt. punkt. SAMTIDIGT Account Delivery Management Transparent & hanterbar total kostnad En total kostnad (inkl projektet) Ett avtal En faktura Verksamhets- & IT-fördelar Billigare Grönare Bättre Upp till 50% kostnadsbesparing (TCO) Standardisering och automatisering Helpdesk och ITadministration reducerat med åtminstone 25% Pappersförbrukning reducerad med ~30% Energiförbrukning reducerad med ~50% Definera LARM som tex skickas via SMS till onsite-tekniker Tag Tag bort bort alla alla ANALOGA faxar faxar (Captaris: (Captaris: A A single single FAX FAX machine machine costs costs $6,200 $6,200 per per year ) year ) Virtualisera och och låt låt användarna köra köra PULL PULL PRINTING Training Mät Mät och och FÖRDELA KOSTNADER på påavdelnings- eller eller användarnivå

20 Så vad kan vi GÖRA?

21 SAMMANFATTNING: Vad bör man göra? Ta KONTROLL över fakta och nuläge (vad är behovet?) Flotta och Volymer (HP Web Jetadmin) Funktioner (A4, A3, mono, färg, kopiering, fax, scan) Sidtäckningsgrad (Finns i din HP-skrivare) Ta HELHETSGREPP om infrastrukturen (verksamhetskritisk IT-miljö!) Transformera och standardisera för att kunna automatisera Fokusera på totalkostnad (sluta köpa komponenter!) Konsolidera ansvar och budget Använd beprövad METODIK för att förändra, drifta och följa upp ITIL/ITSM + Transition & Transformation-projekt Mät, mät, mät (och följ upp) Utnyttja infrastrukturen för att digitalisera dokumentprocesser Ta hjälp Utnyttja beprövad erfarenhet Välj leverantör efter förmåga att leverera (transformation) med varaktig förändring HP HP och och våra våra partners kan kan hjälpa till! till! (Vi (Vi finns finns här här idag idag för för fortsatt dialog)

22 Kontakt? Mer information? Thomas Persson, Anders Hannola,

23