It-frågors hantering vid Stockholms universitet

Transkript

1 It-frågors hantering vid Stockholms universitet En rapport som en del i Översynsprojektet

2 Bakgrund Institutioner startade IT-verksamhet under 90- talet egen och/eller med extern leverantör IT och media bildades 2000/-01. Sammanslagning av enheter för drift av nät och några centrala tjänster Den nya enheten sågs inte som ett alternativ till egen drift Den centrala IT-verksamhetens sena etablering en förklaring till den heterogena och splittrade IT-verksamheten.

3 Korta fakta Inom Stockholms universitet finns: 39 lokala +2 centrala system skickar och tar emot mejl Minst 10 inst. har egna system för identiteter Minst 5 system för LMS-system Minst 3 system för plastkort I snitt en DSA per 20 lärare/forskare enl ÖP-enkät

4 IT-mognad/-kompetens Ojämn IT-mognad pga saknaden av gemensamma mål För hela SU saknas en gemensam IT-strategi IT-projekt inom SU resulterar till del av ny IT-strategi men resultatet blir ad hoc och spretighet Prioritering måste ske utifrån hela verksamhetens krav och behov

5 Mognad nu och mognad om 3 år

6 Samordning IT-Projekt genomförs årligen inom SU av institutioner och förvaltning men utan samordning och prioritering Ägare saknas till SU s gemensamma IT-plattform, dvs. SU s minsta gemensamma IT-nämnare Etablera funktion/enhet för samordning, beredning och prioritering av projekt och behov, föredra beslut och årlig budget, medverka till processförbättringar in SU Etablera Förvaltare av den långsiktiga IT-strategin så att den hänger ihop med SU`s långsiktiga strategi

7 Vem beställer, vem beslutar och vem är utförare i IT-frågor Idag gör alla allt, dvs. beställer, beslutar och utför allt i IT-frågor! Det behövs en beslutande instans - Det är ledningens ansvar Helhetstänk måste vara utgångspunkten för beslut Detta är grunden och möjliggöraren för stödprocesserna att etablera kostnadseffektiva arbetssätt för hela SU Utöver detta krävs en stabil och effektiv IT-leverantör utföraren.

8 Samordning av IT-leveransen Reducera mejl-systemen från 39 till 2-4 Besparingen minst 3-4 MSEK per år Minimera antalet (10) identitetsutfärdande system behövs mer än ett? Fem LMS-system? Enas om ett (1)!?? Tre system för plastkort??

9 Samordning av IT-stöd Samordna det nära IT-stödet i Servicecentra tillsammans med ekonomi och personal för ett personoberoende arbetssätt Etablera ett gemensamt Helpdesk för IT-frågor för alla användare och studenter Helpdesk blir 1st line support med mål att klara 30-50% av frågorna och servicecenter med DSA-er övriga närservicerelaterade frågor Helpdesk loggar alla inkommande frågor för att medge ett proaktivt agerande på förekommande brister hos nyttjarna, dessas utbildning och samt brister i system

10 Utskrift och kopiering Inför under en 3-årsperiod ny gemensam teknik för kopiering och utskrift Kommer att minska utskrifts- och kopieringsvolymer med 25-30% Kommer att minska pappersförbrukning med ca 40% med hjälp av dubbelsidig utskrift Full besparing inom en 3-årsperiod allt eftersom befintliga finansierings- och serviceavtal går ut.

11 Minska antalet servrar i drift En kvalificerad bedömning är att SU har minst servar i drift (efter jämförelse med Göteborgs univ) Varje server kostar ca SEK per år i drift Genom konsolidering och virtualisering kan antalet servrar i drift reduceras. Sätt som mål att inom 3 år skall 50% av antalet servrar elimineras Besparing upp till 50 MSEK per år från år 4

12 Standardiserade bastjänster Standardisera tjänster och produkter som ger skalfördelar och kostnadseffektivitet

13 Inför prissättning för tjänster Skapa tjänstekatalog för tjänster Prissätt tjänster utifrån budgeterad självkostnad På så sätt skapas tydlighet och trovärdighet om kostnaderna för tjänsten Avskaffa anslagsfinansieringen

14 Stockholms universitets varumärke SU har ett stort anseende och kontaktnät i ITfrågor inom som utom Sverige IT-innehåll i nya arbetssätt, kommande lärande och utbildning kommer att öka Stockholms universitet skall satsa på att vara den självklara och ledande kraften i detta arbete Detta kommer att stärka varumärket än mer

15 Kommande miljöcertifiering Åtgärder som föreslås kommer att på ett positivt sätt bidra till att minska SU s miljöskuld i form av Lägre energiförbrukning Lägre pappersförbrukning Bättre arbetsmiljö..och därtill väsentligt lägre kostnader!!