SFF Kommunikationsplan

Transkript

1 SFF Kommunikationsplan Mål med kommunikationen All kommunikation ska stärka Svenska Fallskärmsförbundets vision och strategi All kommunikation ska ske på mottagarens villkor. Det ska vara lätt att hitta information och lätt att förstå. För verksamheten prioriteras den interna informationen förbund-klubb-medlem. Effektiv verksamhet - ett förbund - Arbeta mer som ETT förbund. Knyta klubbar och medlemmar närmare både varandra och den centrala organisationen. Upplevd förbättring mäts i enkät i slutet av Upplevd förbättring mäts i enkät i slutet av Avlasta kansliet genom att minska antalet onödiga frågor till kansli och styrelse. Upplevd avlastning mäts i enkät i slutet av Transparens insyn och delaktighet - Viktiga nyheter och viktig information ska tillhandahållas fortlöpande och på minst tre nivåer. Exempel på olika nivåer: statusuppdatering på facebook, kortfattad nyhet på hemsidan, fördjupande artikel i SFS och källmaterial (utredning/protokoll) i relevant forum. - Direktkommunikation utan genvägar: Fakta ska fortlöpande publiceras och nå varje enskild medlem direkt utan omvägar. Förbundet ska vara källan istället för att låta gissningar och skvaller styra diskussioner och aktiviteter. - Uppmuntra till dialog utan att överbelasta styrelse/kansli/kommittéer. Mäts genom att i slutet av året besvara frågorna: - Har protokoll, källmaterial och liknande publicerats? - I vilken utsträckning har det hittats/lästs (webbstatistik)? - Har viktiga nyheter publicerats på minst tre nivåer? - Har dialogen ökat förbund/medlem och medlem/medlem? Påverkansarbete/legitimitetsstärkande verksamhet legitimiteten via påverkansarbete i relevanta kanaler. Mäts genom att undersöka om kommunikationen mellan SFF och våra tre viktigaste samarbetsorganisationer har ökat under året, samt hur pressbevakning kring miljö och tävling har sett ut. En bättre, tydligare och mer frekvent informationsverksamhet kring regler, nyheter, incidenter och förbundskurser gör det lättare för varje medlem att vara välinformerad i säkerhetsfrågor. En ökad transparens och insyn, med mer tillgängligt källmaterial, gör dessutom att varje medlem kan Sidan 1 av 8

2 bygga sina synpunkter på fakta istället för gissningar och spekulation. Det stärker hela vår säkerhetskultur. Ta reda på (genom t.ex. enkät) hur många som fått tidningen A-cert special till rätt adress eller laddat ner den från hemsidan. Ej högprioriterade kommunikationsområden Öka hopptillgängligheten Strävan efter att jobba tillsammans som ETT förbund, att underlätta administration för både förbundsorganisation och medlem, upprätta kompetenspooler samt att informera bättre kring evenemang och utbildningar gör det lättare att driva klubbverksamheten och att behålla och utveckla medlemmar. Tävlande i mästarklass Miljö Ett bättre och mer frekvent informationsarbete kring tävling och miljö ingår i målet legitimiteten under Påverkansarbete. På det sättet stärker vi både de tävlande och vårt miljöarbete samt (utåt) vår legitimitet. Sidan 2 av 8

3 Tidplan, kanaler och ansvarsfördelning Vadskagöras? Varför? Till vem? Ansvarig? Närkl art? Hurmä ta? Bygga en organisation som arbetar med kommunikation. Tydliga ansvars-områden och verksamhetsbeskrivningar. - Ansvarig i styrelsen. - Kommunikationskommitté. - SFS-redaktionen. - Webbgrupp (redaktörer, formgivare, utvecklare, projektledning). - Pressansvarig. Jobba som ETT förbund. Förankra förändringsarbetet - Se till att alla förtroendevalda inom förbundet känner till vision och strategi. Påbörja arbetet med ny hemsida/gör en webbplan. - Välja teknisk plattform/ar. - Utbilda/rekrytera redaktörer och se till att fler kommittémedlemmar, styrelsemedlemmar m fl kan uppdatera hemsidan själva. - Tydliga sammanfattningar, FAQ, lätt att söka, lyft fram det som är nytt/aktuellt. Jobba som ETT förbund. Sidan 3 av 8

4 Grafisk profil. - En första översyn (quick fix). - Formulera kärnbudskap som ett verktyg för kommunikationen. Skapa en gemensam kalender. Kurser, tävlingar, evenemang, läger, möten. Producera och distribuera en ny A-special. Skapas i både tryckt och digital form.till det senare hör även guider och skolor, tips och trix från tidigare tidningsnummer. (Kan med fördel kompletteras med instruerande filmer). Skapa plattformar för erfarenhetsutbyte. T ex mellan förtroendevalda, medlemmar mm. Jobba som ETT förbund. Kompetenspooler. Allt eftersom kompetenspooler på tema juridik, miljö mm skapas, kommunicera att de finns och att de kan avlasta förtroendevalda. Sidan 4 av 8

5 Digitalt redaktörsansvar. Tydligare information om regler, certansökningar, utbildningar, evenemang, tävlingsresultat mm via forum, nyhetsbrev och information på hemsida. Tydligare bild av styrelse och kommittéer. Visa upp vem som gör vad i styrelsen, kansliet, redaktion och kommittéer. Tydliga ansvarsområden och verksamhetsbeskrivningar. Kommittéerna ansvarar för kommunikationen inom respektive område (med stöd av kommunikationskommittén). Använd olika kanaler för att kommunicera även innan ett beslut fattats. Publicera nyheter på flera nivåer. Varje viktig nyhet (regeländring, olycka, tävlingsresultat osv) kommuniceras på minst tre nivåer. Exempelvis statusuppdatering facebooksida, kort nyhet hemsida/nyhetsmejl direkt till medlem, samt fördjupande artikel i tidningen/hemsidan och källmaterial publicerat på hemsidan. Synliga protokoll och källor. Protokoll från styrelse- och kommittémöten samt annat källmaterial, exempelvis i samband med incidenter och olyckor, ska i möjligaste mån publiceras på hemsidan. Kan ligga bakom en inloggning om det behövs. Sidan 5 av 8

6 Elektroniska nyhetsbrev. - Möjligheten skapas att prenumerera på nyhetsbrev i elektronisk form via hemsidan. Ev med valbara kategorier, eller möjlighet att göra utskick riktade till särskilda roller. - Ett system för direktutskick till alla mejladresser i skynet skapas. Uppmana alla att uppdatera sin adress. - Skapa en mall för nyhetsbrev Direktkommunikation utan genvägar. Jobba som ETT förbund Riktlinjer för kommunikation. För att stötta styrelsemedlemmar, kansli, kommittéer i att kunna uttala sig fortlöpande även när man inte vet allt, självklart med hjälp av kommunikations-kommitté och SFSredaktion. När debatt uppstår, minska ryktesspridning och spekulation genom att den som äger frågan bemöter med fakta. Om ärendet är känsligt hänvisa till slutet forum. Det bör räcka med att bemöta en gång. Nationellt diskussionsforum. En sluten facebookgrupp (eller annat webbaserat forum) startas för att bli nationellt diskussionsforum och för att uppmuntra hjälp till självhjälp, medlemmarna hjälper varandra att besvara frågor. Direktkommunikation utan genvägar. Uppmuntra till dialog utan att överbelasta styrelse/kansli/kommittéer Sidan 6 av 8

7 Mer info OM Flygsport. Informera bättre och oftare inom styrelsen och kommittéernaomvadflygsportförbun detgör. legitimiteten via påverkansarbete i relevanta kanaler. Mer info TILL Flygsport. Informera SFF-Flygsport oftare och bättre om vad vi gör genom att erbjudastyrelseledamötermedflerav åranyhetsbrev mm. legitimiteten via påverkansarbete i relevanta kanaler. Tävlingsinformation. Informera externt om våra tävlande och tävlingsresultat, rekord, utmärkelser, stipendier osv, främst via hemsidan. legitimiteten via påverkansarbete i relevanta kanaler. Miljöinformation. Informera externt om vårt miljöarbete, främst via hemsidan. legitimiteten via påverkansarbete i relevanta kanaler. Utvärdering. Utvärdering i slutet av perioden (inför riksstämman 2013) för att vidareutveckla kommunikationsarbetet och få ett underlag för kommunikationsplanen En första mätning gjordes i början av 2012 och kan användas som nollmätning eller utgångspunkt. Svensk Fallskärmssport. Tidningen har en fast redaktion och utkommer med fem nummer per kalenderår. Direktkommunikation utan genvägar. Sidan 7 av 8

8 Jobba som ETT förbund. SEN - att ta med till kommande verksamhetsår: - Kommunicera kring utbildningar från SISU och Försvarsmakten... när den som är utbildningsansvarig finns på plats. - Grafisk profil. - Varumärke. Sidan 8 av 8