Kommunikationsplan. för det svenska delprojektet av: Juli 2009 (Rev. december 2009)

Transkript

1 Kommunikationsplan för det svenska delprojektet av: Juli 2009 (Rev. december 2009)

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund och utgångsläge Vad är en dryport? Treårigt EU-projekt Syfte och mål med projektet Dryport i Sverige Om kommunikationsplanen Kommunikationsmål Målgrupper Kommunikationsstrategi Huvudbudskap Förslag på aktiviteter Budget Nästa steg

3 1. Bakgrund och utgångsläge 1.1. Vad är en dryport? En dryport är en kombiterminal i inlandet, där det finns en direktlänk med regelbundna godsleveranser via järnväg eller inre vattenväg till och från en hamn. I dryporten kan omlastning ske mellan olika trafikslag. Systemet innebär att en viss del av en hamns traditionella godshantering flyttas från själva hamnområdet till en dryport i inlandet. En dryport fungerar därmed som en form av inlandshamn med samma funktioner och säkerhet som hamnen i sig själv har. Detta har flera fördelar, både ur effektivitets- och miljösynpunkt. Förutom uppbyggnaden av ett logistiksystem med en kombiterminal som bas innefattar konceptet också andra verksamheter inom logistikområdet som t.ex. service, lagerhantering, förtullning, utbildning och IT-integrering Treårigt EU-projekt Dryport - a modal shift in practice är ett treårigt EU-projekt, som pågår fram till 31 december Det ingår i programmet för Interreg IVB Nordsjöregionen och har en total budget på 4,8 miljoner Euro, varav hälften är EU-finansierat och hälften finansieras av medverkande partners. Syftet med EU-projektet är att underlätta utvecklingen av miljömässigt och ekonomiskt effektiva logistiklösningar till och från hamnar. Västra Götalandsregionen är lead partner för projektet. Övriga partners är Edinburgh (Skottland), Felixstowe (England), Zeebrügge (Belgien) samt Fryslan och Emmen (Nederländerna). Som en del i EU-projektet drivs det svenska delprojektet Skaraborg Logistic Center av Falköping kommun i nära samverkan med Västra Götalandsregionen, Banverket, Vägverket och Göteborgs Hamn. Fokus ligger på etablerandet av en dryport i Falköping (benämnd Skaraborg Logistic Center) med koppling till Göteborgs Hamn. Skaraborg Logistic Center är en pilotanläggning, som ska kunna bli modell för etableringar på annan geografisk ort Syfte och mål med projektet Dryport i Sverige Projekmålet med Dryport i Sverige är att etablera en komplett dryport i Falköping (Skaraborg Logistic Center) där följande tre ben ingår: IT-integrering mellan Göteborgs Hamn och dryporten i Falköping; system för s.k. track and trace, förtullning, säkerhet, bokning, planering, fakturering etc. Fysisk infrastruktur och logistiksystem; byggnation av dryporten mm. Affärsmässiga relationer; etablering av terminaloperatör, kundrelationer mm. Under projektets gång är ambitionen att samarbetet mellan olika partners på internationell och nationell nivå ska medföra ett kunskapsutbyte som kan användas för att utveckla miljömässigt och ekonomiskt effektiva logistiklösningar till och från hamnar. Konceptet ska sedan kunna spridas i syfte att styra transportsystemet mot en mer hållbar och effektiv riktning. 3

4 2. Om kommunikationsplanen Västra Götalandsregionen har tagit initiativ till den här kommunikationsplanen. Den ska ge gemensamma riktlinjer för kommunikationen kring projektet Dryport i Sverige. Eftersom flera partners är inblandade är det viktigt att budskapen är samstämmiga och att alla aktörer har en gemensam grund i kommunikationen. Vissa riktlinjer och aktiviteter behöver göras övergripande (t.ex. mallar, grafisk profil och basmaterial). Vidare ligger ansvaret för det operativa kommunikationsarbetet för enskilda partners hos respektive aktör (Falköping kommun, Banverket, Vägverket, Göteborgs Hamn och Västra Götalandsregionen). Denna kommunikationsplan ska dock vara utgångspunkten för samtliga aktörer. Kommunikationsplanen för projektet Dryport i Sverige har sin grund i en övergripande PRoch kommunikationsplan för EU-projektet Dryport. Den togs fram i januari 2009 av projektets internationella kommunikationsstrateg, Richard Morton. 3. Kommunikationsmål De primära/övergripande kommunikationsmålen för Dryport i Sverige är att öka kännedomen bland nyckelpersoner om konceptet dryport samt att kommunicera möjligheterna och fördelarna med konceptet. Härigenom är ambitionen att på sikt sprida konceptet och att därmed utveckla transportsystemet i en mer hållbar och effektiv riktning. Ett underliggande mål med kommunikationen är att den ska bidra till att öka användningen av dryporten i Falköping. Ytterligare ett kommunikationsmål är att uppnå allmän marknadsföring av Västra Götaland som en attraktiv och framåtblickande region att verka i för företag och arbetstagare, genom att visa upp Dryport som ett framgångsrikt projekt. 4

5 4. Målgrupper Nedan listas exempel på aktörer som är viktiga målgrupper för projektets kommunikationsstrategi. Efter hand som projektet pågår kan det bli aktuellt att rikta sig även mot andra målgrupper. Primära målgrupper: Projektets samarbetspartners i Sverige; Banverket, Falköping kommun, Göteborgs Hamn och Vägverket Näringslivschefer och kommunala tjänstemän som arbetar med transportfrågor i Västra Götaland Politiker och tjänstemän i Västra Götalandsregionen som arbetar med frågor av internationell karaktär eller som rör transportområdet. Fokus bör riktas mot beredningsgruppen för regionutveckling (BRU), internationella beredningen och regionstyrelsen. Kommunalförbunden i Västra Götaland (tjänstemän med ansvar för infrastruktur) Intresseorganisationer och institut inom logistik, näringsliv och politik (t.ex. Västsvenska Industri- och Handelskammaren, Business Region Göteborg, Tillväxtverket, VTI m.fl.) Potentiella etablerare eller aktörer som kan bli delaktiga i öppnandet av nya dryports Media (nyhetsmedia och fackpress inom logistik, teknik, affärsliv) Övriga målgrupper: Logistiskföretag i Västsverige (t.ex. Schenker, Maersk, Green Cargo, Stena, DHL, terminal- och hamnoperatörer mfl) Potentiella kunder till dryporten i Falköping, d.v.s. köpare av logistiktjänster som har många transporter till och från Göteborgs Hamn Näringsdepartementet Riksdagens trafikutskott Sjöfartsverket Sveriges hamnar Näringslivets transportråd Sveriges åkeriföretag Transportindustriförbundet Sveriges Åkeriföretag 5

6 5. Kommunikationsstrategi Kännedomen om konceptet dryport ska ökas genom att: ta fram intressanta och konkreta fakta och exempel på fördelarna med dryport (visa goda exempel från svensk och internationell nivå) knyta till sig några experter på området som talespersoner med stöd av trovärdiga opinionsbildare sprida budskapen (t.ex. kommun- och regionpolitiker och relevanta organisationer) Dessutom bör svenska partners i projektet enas om att använda begreppet dryport. Idag förekommer många begrepp och namn förutom dryport, bl.a. torrhamn, kombiterminal, Skaraborg Logistic Center och Railport. De två sistnämnda är exempel på varumärken; Skaraborg Logistic Center är namnet på dryporten i Falköping medan Railport är varumärke för Göteborgs Hamns koncept med godstågpendlar som går mellan hamnen och kombiterminaler i inlandet. När ytterligare begrepp används vid sidan av dryport ska det tydligt framgå hur begreppen skiljer sig och hör samman. 6. Huvudbudskap Huvudbudskapet för projektet Dryport i Sverige är: En dryport är ett effektivt, ekonomiskt och miljömässigt fördelaktigt sätt att hantera gods mellan en hamn och inlandet. En dryport innebär många fördelar, till exempel: Många av fördelarna med konceptet hänger samman med att en större andel av godstransporterna kan ske med järnväg istället för med lastbil. Detta ger: en minskning av transporternas negativa inverkan på miljön minskad trängsel på vägnätet minskad risk för trafikolyckor lägre energiförbrukning, ett godståg använder 20 procent av energin som går åt för att transportera en viss mängd gods på lastbil högre kapacitet, en dubbelspårig järnväg har samma kapacitet som 18 körfält på vägen attraktivare boendemiljöer, eftersom vägtrafik nära bostadsområden kan minskas när transporterna koncentreras till järnvägen. Genom att anlägga dryports utanför tätbebyggda storstadsområden ökar tillgången på mark, vilket sänker lagringskostnaderna för kunder och frigör mark i hamnområdet. Den direktlänk som skapas till hamnen innebär en stärkt internationell tillgänglighet för orten där dryporten etableras. Detta ökar ortens möjligheter att attrahera företag och verksamheter. När tiden för hantering och lagring av gods i hamnen minskar blir hamnens kapacitet större, vilket innebär effektivare logistikkedjor. Utförligare information om fördelarna med dryportkonceptet kommer att finnas i det informationsmaterial som tas fram och som ska finnas tillgängligt för svenska partners. 6

7 7. Förslag på aktiviteter Nedan listas ett antal förslag till aktiviteter för hur projektet Dryport kan kommuniceras inom Sverige samt även en del aktiviteter av internationell karaktär, som Västra Götalandsregionen kan utföra i egenskap av lead partner. Det är viktigt att det finns en flexibilitet vid valet av aktiviteter och i genomförandet beroende av hur projektet och dess omvärld utvecklas under projektperioden. Grundläggande pressmaterial (inklusive bilder) Ett basmaterial för journalister bör tas fram. Fokus ska ligga på kärnfull fakta om konceptet dryport; om Skaraborg Logistic Center som ett case och även på fördelarna med dryportkonceptet, gärna mätt i hårdfakta (t.ex. siffror på hur mycket ett företag kan spara genom att använda en dryport eller hur mycket koldioxidutsläppen kan minskas). Pressmaterialet innehåller även kontaktpersoner från Västra Götalandregionen, Banverket, Falköping kommun, Göteborgs Hamn, Vägverket och experter/forskare inom området som är knutna till projektet. Bilder är alltid användbara för journalister att ha tillgång till. Vid behov kan fotograf anlitas för att ta fram specifika bilder som tillhör projektet Dryport. Miljöer och motiv bestäms på förhand, så att fotografen får en tydlig uppdragsbeskrivning. Tid: hösten 2009 Grafiska riktlinjer Eftersom flera olika partners är inblandade i det svenska dryportprojektet måste det finnas gemensamma grafiska riktlinjer. Det är viktigt att målgrupperna visuellt kan känna igen kommunikationen om Dryport, oavsett från vilken partner inom projektet den kommer. Det som ska fastställas är bl.a. användandet av logotyper, grafisk profil, bildspråk etc. samt att alla använder den framtagna dryportloggan. Tid: hösten 2009 Grundläggande informationsmaterial Ett grundläggande informationsmaterial bör tas fram. Det ska innehålla grundfakta om konceptet Dryport och ska kunna användas brett av samtliga partners i många sammanhang. Broschyrmaterial på engelska finns redan. Det bör ses över om det ska tas fram en broschyr även på svenska. Det är viktigt att fokus ligger på ett tydligt och informativt material, snarare än ett marknads-/reklammaterial. Ett gemensamt presentationsmaterial i form av Power-point ska tas fram, som alla svenska partners kan använda. Tid: hösten

8 Hemsida Det finns en internationell (engelsk) hemsida för projektet ( Information om dryportprojektet på svenska ska också publiceras på Internet. Sidan placeras på Västra Götalandsregionens hemsida med direktlänkar till och från de hemsidor som finns för det internationella dryportprojektet, Skaraborg Logistic Center och andra relevanta samarbetspartners. Tid: tidig höst 2009 Seminarier Seminarier är ett bra sätt att till en intresserad målgrupp presentera och diskutera ämnet. Seminarier kan arrangeras i egen regi av partners inom det svenska dryportprojektet, men det kan likaväl vara aktuellt att delta på seminarier arrangerat av andra aktörer. Samtal med regionpolitiker Att samla politiker i en mindre grupp till informella samtal och diskussion kan vara ett bra sätt att öka kännedomen om vad Dryport är och vilka fördelar som finns. Detta kan ske både genom att leta upp relevanta sammanhang och bjuda in sig själv, och genom att aktivt bjuda in politiker för samtal. Besök och möten Projektpartners i Sverige kan på olika sätt besöka opinionsbildare i kommuner, kommunalförbund, organisationer och företag för att berätta om konceptet dryport och dess fördelar. Mediekontakter Nyckeljournalister som bevakar områden logistik/transport, ekonomi och miljö kan kontaktas personligen för att väcka intresse. Förhoppningsvis kan man sedan skicka över pressmaterial och i vissa fall kan det leda till intervjuer med talespersoner för projektet Dryport. Vid all kontakt med media ska man vara väl förberedd och tänka igenom de huvudbudskap som ska framhållas. från höst

9 Mässor, konferenser Projektpartners i Sverige bör alltid ha i åtanke att leta efter relevanta sammanhang att medverka i för att föra fram budskapen kring Dryport. Detta kan vara i form av mässor och konferenser. Intern kommunikation Uppdateringar och goda exempel från projektet Dryport ska kommuniceras inom de egna organisationerna när det är möjligt, via t.ex. personaltidningar och intranät. Feedback från möten och övriga lärdomar bör i möjligaste mån också förmedlas i de interna nätverken via t.ex. kortfattade mail inom den svenska styrgruppen. Här gäller det att samtliga i styrgruppen tar på sig rollen att sprida intressant information på ett lättöverskådligt sätt till övriga gruppen. 8. Budget Västra Götalandsregionen står för att ta fram ett grundläggande basmaterial, pressmaterial och grafiska riktlinjer och övergripande kommunikationsaktiviteter inom projektet Dryport i Sverige. Enskilda samarbetspartners står för finansieringen av specifika kommunikationsaktiviteter som görs på eget initiativ. Total budget för kommunikation/promotion är för samtliga svenska samarbetspartners totalt ca Euro. Egen arbetskraft belastar inte budgetområdet. 9. Nästa steg Efter att förslaget till kommunikationsplan för Dryport i Sverige godkänts av projektets styrgrupp genomförs aktiviteterna efter behov eller enligt redovisningen ovan. I vissa fall kan det bli aktuellt att ta hjälp av en kommunikations- eller reklambyrå. Flera av aktiviteterna genomförs löpande och pågår under hela projektperioden. Rapportering och avstämning kommer att ske kontinuerligt inom styrgruppen. /Eva Gabrielson och Christian Bergman 9