Uppgradera ISO 9001 till ISO/TS 16949

Transkript

1 Dnr: 807/33-05 Institutionen för teknik Examensarbete 10 poäng Uppgradera ISO 9001 till ISO/TS Carola Holmström Juni 2005

2 Institutionen för Teknik School of Engineering Högskolan Kristianstad Kristianstad University Kristianstad SE Kristianstad Sweden Författare, program och år/author, Programme and Year: Carola Holmström, Maskiningenjör 2002 Handledare/Instructor: Tony Reinhold, Ytab Bitte Müller-Hansen, Hkr Examen/Examination: Detta examensarbete ingår i examenskraven för Högskoleingenjörsexamen i maskinteknik med inriktning mot produktion och ledarskap This graduation work is a part of the requirements for a Degree of Bachelor of Science Engineering with a major in Manufacturing management Engineering. Svensk titel: Uppgradera ISO 9001 till ISO/TS English Title: Upgrade ISO 9001to ISO/TS Abstract: This work deals with the quality management system at Ytab. It describes why a company needs a particular certificate and it shows a model of how to approach an upgrade. It also handle advises in the upgrade work and how to continue with the quality work in the company. Språk/Language: Svenska Godkänd av/approved by: Civ. ing. Helena Sjölander Ph D Datum/Date Examinator/Examiner

3 Sammanfattning Uppgiften var att uppgradera kvalitetsledningssystemet på Ytab i Näsum som är ett legolackeringsföretag, med ca 40 anställda. Ytab är certifierade enligt ISO 9001:2000 och om de skall kunna leverera till bilindustrin krävs det en uppgraderas till ISO/TS 16949:2002. Rapporten beskriver de olika standarderna och hur vägen till ett certifikat kan gå till. Många företag som är certifierade enligt ISO 9001:2000 kommer att få krav på att certifiera sig enligt ytterligare standarder för att vara godkända som leverantörer. Bilindustrin är ett exempel på detta, eftersom de numera oftast kräver att deras leverantörer skall vara certifierade enligt ISO/TS 16949:2002. En litteraturstudie gjordes för att klargöra skillnaden mellan ISO 9001:2000 och ISO/TS 16949:2002. En fallstudie gjordes på Ytab deras nuvarande kvalitetssystem granskades och en gapanalys gjordes. Rapporten klargör vad som kompletterades i företagets befintliga system för att företaget skall klara en eventuell certifiering. Ytab ville ändra så lite som möjligt i sina befintliga rutiner och istället väva in det som saknas i systemet. Rapporten behandlar enbart vad som behöver kompletteras under kapitel 8 - Mätning, analys och förbättring. Att uppgradera från ISO 9001:2000 till ISO/TS 16949:2002 bör ses som ett relativt stort förändringsarbete och därför bör tidpunkten vara väl vald, företaget bör klargöra syftet med varför de vill uppgradera sitt kvalitetsledningssystem, och vilka resurser de är villiga till att avsätta. Detta förändringsarbete kräver ledningens fulla stöd och noggranna förberedelser. Att få medarbetarna delaktiga är viktigt om ett företag skall lyckas väl i sin certifiering. Arbetet slutar inte med ett certifikat utan fortgår så länge företaget är certifierat. Det krävs att alla medarbetare är delaktiga i arbetet med att upprätthålla och förbättra produktkvaliteten, såväl som hela organisationen.

4 Innehållsförteckning 1 Inledning UPPDRAG BAKGRUND SYFTE FÖRETAGSPRESENTATION METOD LITTERATURSTUDIE GAPANALYS DATAINSAMLING ANALYS OCH BEHANDLING AV FAKTA AVGRÄNSNINGAR Kvalitetsledningssystem ISO STANDARDEN ISO/TS KRAVEN I ISO 9001 OCH ISO/TS Tillvägagångssätt FÖRBEREDELSE, UPPSTART OCH GENOMFÖRANDE FÖRÄNDRINGSARBETE PÅ FÖRETAGET KARTLÄGGNING ORGANISATIONEN MILLENIUMLINE GAMLA LACKEN GAPANALYS KAPITEL 8 I ISO/TS FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG Resultat JÄMFÖRELSE MELLAN ISO 9001 OCH ISO/TS RUTINKOMPLETTERING Diskussion Slutsats...24

5 7 Förslag till fortsatt arbete...25 Referenser/Litteraturförteckning...26

6 1 Inledning Fler och fler företag har börjat inse att om de skall vara konkurrenskraftiga krävs inte bara snabba leveranser och prisvärda produkter, utan produkterna måste även uppfylla och helst överträffa kundernas krav. Arbetet med kvalitet är alltså en viktig faktor för företagets överlevnad och framgång. Ordet kvalitet kommer från latinets qualitas som betyder beskaffenhet. Ordet kvalitet definieras som den grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav (7). Med arbete mot att producera rätt kvalitet på produkter och tjänster kallas kvalitetsledning. Till sin hjälp att säkerställa kvaliteten använder ofta företag ett kvalitetsledningssystem som omfattar hela verksamheten. Ett kvalitetsledningssystem består av en samling rutiner och instruktioner som beskriver hur verksamheten skall utföras. Ett antal internationella standarder har kommit som organisationer kan certifiera sig mot, vanligast är dock ISO 9000 serien. Många företag har sedan länge genomfört någon form av kvalitetsrevision hos sina leverantörer. För att inte en leverantör skall behöva ha kvalitetsrevisioner från alla sina kunder, har man ofta en så kallad tredjepartcertifiering dvs. en tredje oberoende part som granskar kvalitetsledningssystemet. Inom ISO finns ett antal olika standarder som man kan certifiera sig mot. Många branscher kräver att deras leverantörer är certifierade enligt en speciell standard, ett exempel på detta är bilindustrin. Den kräver oftast att deras leverantörer är certifierade enligt ISO/TS 16949:2002. I detta kapitel beskrivs bakgrunden till arbetet och syftet med rapporten, följt av en kort företagspresentation och en beskrivning av metoden som har använts. 1.1 Uppdrag Uppdraget från Ytab i Näsum var att uppgradera alla rutiner som ingår i kapitel 8 - Mätning analys och förbättring från ISO 9001: till ISO/TS 16949:2002 2, och implementera dessa i företaget. Implementera innebär att man gör något användbart i ett större system. 1.2 Bakgrund Detta arbete har tillkommit eftersom Ytab är ett företag som har drabbats hårt av nedskärningar då de just har mist sin största kund. Företaget fick som följd av detta säga upp personal. Ytab började då leta efter andra kunder och områden att arbeta med, och fann att bilindustrin var en marknad som efterfrågade deras tjänster. Företaget är idag certifierat enligt ISO 9001 men för att kunna leverera till bilindustrin krävs det att företaget certifierar sig enligt ISO/TS Syfte Syften med detta arbete är att göra en litteraturstudie för att jämföra ISO 9001 och ISO/TS För att undersöka om ISO/TS är användbart i ett mindre företag som redan är ISO 9001 certifierat görs en fallstudie på Ytab som är ett litet legolackeringsföretag. 1 Fortsättningsvis skrivs inte 2000 ut, om inte missförstånd kan uppkomma 2 Fortsättningsvis skrivs inte 2002 ut, om inte missförstånd kan uppkomma 1

7 1.4 Företagspresentation Ytab är ett företag med affärsidén att som legolackerare med ett kundorieterat, flexibelt och kompetent agerande tillmötesgå kundens specifika önskemål om en funktionell och estetiskt tilltalande produkt. Företaget startade 1995 med 4 anställda och idag är den siffran ca 40. Ytab har investerat i en av Europas mest moderna lackeringsanläggningar, Milleniumline, och datoriserad robotbestyckad processtyrning. Ytabs Milleniumline för lackering av plastprodukter inklusive tre lackrobotar upptar en golvyta på 1000 kvadratmeter. Processen styrs och övervakas av en persondator där variabler som lufttryck, fuktighet, temperatur, kem-dosering och linjehastighet helt anpassas efter detaljen som skall lackas. De använder datorer för visualisering och i deras laboratorium kan de testa målade detaljer i enlighet med kundernas krav på standards. De kan även förmedla fysisk känsla av olika ytfinish, och ge personlig upplevelse av färg. Montageavdelningen arbetar med slutmontering där så önskas.(8) De har även en lackverkstad där provlackering av enstaka detaljer sker och en verkstad som tillverkar stöldskyddsgaller, soptunnor och askkoppar till offentliga miljöer. 1.5 Metod Metod är tillvägagångssätt, strategi eller teknik för att få fram data i forskningsprocessen. Detta arbete består av en litteraturstudie och en gapanalys Litteraturstudie En litteraturstudie gjordes för att klargöra skillnaden mellan de båda standarderna. För att få tillgång till mer information om kvalitetssystem och problem som kan uppstå vid implementering av ett kvalitetsledningssystem, söktes relevanta böcker, artiklar och publicerade rapporter. Den mesta litteraturen hittades med hjälp av databasen Libris, sökord som användes var ISO/TS 16949, ISO 9000, kvalitetsledningssystem, kvalitetssystem och kvalitet. All litteratur som använts finns upptagen i litteraturförteckningen Gapanalys En gapanalys fokuserar på brister, gapanalysen gjordes för att analysera det negativa gapet mellan kraven i ISO/TS och vad som redan fanns i företagets befintliga rutiner Datainsamling Datainsamling skedde via samtal med de anställda på företaget, dessa samtal var ostrukturerade och utgick ifrån ett tema och därefter ställdes frågor. För att inhämta data om tillverkningsprocessen förlades en dag på produktionsarbete. Information hämtades även från företagets hemsida Analys och behandling av fakta Arbetet genomfördes på två olika nivåer. Den första en teoretisk jämförelse av ISO 9001 och ISO/TS 16949, den andra en gapanalys som fallstudie på Ytab. Gapanalysen gjordes för att jämföra vad företaget hade och vad som behövde kompletteras för att företaget skulle bli certifierat enligt ISO/TS Därefter påbörjades arbetet med att skriva nya och ändra en del gamla befintliga rutiner. 2

8 1.5.4 avgränsningar Denna rapport är avgränsad till att komplettera rutinerna under kapitel 8 - Mätning, analys och förbättring i ISO/TS 16949, enligt företagets önskemål. 3

9 2 Kvalitetsledningssystem Ett kvalitetsledningssystem (även termer som kvalitetssystem och kvalitetssäkringssystem används) är ett system av regler och metoder som anger hur man skall arbeta med kvalitetssäkring och kvalitetsledning i ett företag. Att ett företag har ett kvalitetssystem är ingen försäkring att produkten från företaget håller en hög klass på kvalitet, men det är ett kontrollinstrument som förenklar spårning av eventuella fel och förebygger att fel inträffar. En definitionen på ordet kvalitetsledningssystemsystem är ledningssystem för att leda och styra en organisation med avseende på kvalitet. (7) Ett kvalitetssystem skall innefatta hela organisationens verksamhet, alla steg i tillverkningen är omnämnda i standarden från identifiering av kundens behov till kontrollering av kundtillfredsställelsen på färdig produkt. Att dokumentera hela processen i ett kvalitetsledningssystem underlättar även för nya medarbetare att sätta sig in i verksamheten eftersom de kan läsa i rutiner och instruktioner för att se hur arbetet skall utföras, istället för att förlita sig till utfrågning av personal med en då överhängande risk att få olika svar på frågan. Då arbetet bygger på en beskrivning av företagets nuvarande kvalitetsledningssystem och vad som behöver uppgraderas ges i detta kapitel en kort beskrivning av ISO standarden och ISO/TS Därefter följer en kort beskrivning av kraven i kapitel 8 Mätning, analys och förbättring i ISO 9001 och ISO/TS standarderna. 2.1 ISO Standarden Redan 1906 startades ett globalt standardiseringsarbete, men då enbart inom elektronikområdet. Arbetet utvecklades senare till att även omfatta andra områden och The International Federation of National Standardization Associations (ISA), bildades År 1946 möttes delegater från 25 länder i London och beslutade att skapa en ny internationell koordinering av industriella standarder. Den nya organisationen, ISO, började officiellt verka den 23 februari Ordet ISO är inte en förkortning av International Organization for Standardization, eftersom en förkortning av namnet hade på engelska blivit IOS och på franska OIN. Man valde namnet ISO som kommer från grekiska isos som betyder lika, detta gör att förkortningen på organisationen ISO alltid är den samma oavsett land eller språk. ISO, International Organization for Standardization är världens största organisation för utveckling av standarder. Organisationen består av ett nätverk av nationella standardiseringsorgan från 148 olika länder i Sverige heter representanterna SIS. ISO har sitt huvudkontor i Genève i Schweiz. ISO-standarder medverkar till att göra tillverkning av handel med produkter och tjänster mer effektivt.(12) Mellan 1947 och nutid har ISO publicerat mer än internationella standarder. År 1987 publicerades ISO serien, sedan 1987 har ett antal versioner av standarden kommit ut. Alla standarder som ges ut av ISO revideras med några års mellanrum. Revideringarna medför att det kan finnas flera versioner under en viss tid, eftersom att det tar tid för en standard att slå igenom. 4

10 2.2 ISO/TS Många bilindustrier har gått ihop och skapat en nationell standard för sina leverantörer. Den amerikanska bilindustrin utvecklade QS-9000 som var ett samarbete mellan General Motors, Chrysler och Ford. Tyska bilindustrin med bl.a. VW, Opel, Audi skapade standarden VDA6.1 och den italienska med bl.a. Fiat och IVECO tog fram en egen standard, AVSQ 94. Detta skapade många problem för leverantörer som levererade till fler än en bilindustri. Därför startade The Big 3 (Chrysler, Ford och GM) år 1996 ett samarbete med sina europeiska samarbetspartners och International Automotive Task Force (IATF) 3 bildades. Syftet var att för fordonsindustrin få gemensamma krav på leverantörernas kvalitetssystem. Efter samarbetat med ISO Tekniska kommitté ISO/TC 176, utgavs formellt de gemensamma kraven i juni Standarden fick namnet ISO/TS 16949:1999, där TS står för Technical Specification. ISO/TS bygger på bilindustrins olika standarder men även på ISO År 2002 utkom en reviderad utgåva ISO/TS 16949:2002 som har anpassats för att baseras på ISO 9001:2000.(5) Om ett företag certifierar sig enligt ISO/TS accepteras detta av alla kundmedlemmar som ingår i IATF som likvärdig med AVSQ 94, QS-9000 och VDA6.1 men det var inte meningen att ISO/TS skulle ersätta någon av dem. Den var menad som ett alternativ för leverantörer att certifiera sig mot och på så sätt undvika dubbleringar i certifiering. Enligt Håkan Dybner 4 på SIS, kommer dock ISO/TS från och med att ersätta QS Vad som kommer att hända med övriga standarder har dock inte SIS någon kännedom av, men de tror att ISO/TS i förlängningen kommer att ersätta de nationella standarderna och bli en global ledningsstandard. Målsättningen för ISO/TS är: (6) Utveckla ett ledningssystem för kvalitet som leder till ständiga förbättringar. Tillsammans med tillämpliga kundkrav definierar ISO/TS de grundläggande kraven på ett ledningssystem för kvalitet. Tillämpning av gemensamma och konsekventa internationella kvalitetssystemkrav för bilindustrin. 2.3 Kraven i ISO 9001 och ISO/TS Här följer en kort beskrivning av innehållet i kapitel 8 - Mätning, analys och förbättring i ISO 9001 respektive i ISO/TS (6)(7) 8.1 Allmänt ISO 9001 Processer skall planeras och införas för övervakning, mätning, förbättring och analys för att organisationen skall kunna visa att produkten överensstämmer med krav, säkerställa att kvalitetsledningssystemet uppfyller gällande krav och att organisationen ständigt förbättra systemets funktion. ISO/TS Organisationen skall avgöra lämpliga statistiska verktyg för varje process vid kvalitetsplaneringen under produktframtagningsfasen. 3 Företag som ingår i IATF är bl.a. biltillverkarna: BMW, Daimler-Chrysler, Fiat, Ford, GM, PSA, Renault, Volkswagen och deras affärspartners AIAG, ANFIA;FIEV, SMMT, VDA. 4 Håkan Dybner på sekretariatet för SIS/TK 304 Kvalitetsledning mail den 2 maj

11 Grundläggande statistiska begrepp skall användas och förstås i hela organisationen. 8.2 Övervakning och mätning ISO 9001 Organisationen skall inhämta information om kundernas uppfattning av hur organisationen har uppfyllt kundkraven. Metoder för att inhämta sådan information skall fastställas. Internrevisioner skall genomföras med fastställda intervaller för att bland annat kontrollera att kvalitetsledningssystemet överensstämmer med denna standard. Ett revisionsprogram skall upprättas och revisorer skall utses. Organisationen skall använda lämpliga metoder för att övervaka och mäta de processer som omfattas av systemet, när det planerade resultatet inte nås skall korrigerande åtgärder göras. Organisationen skall även övervaka och mäta egenskaperna hos produkterna för att kontrollera att de överensstämmer med kraven. ISO/TS Kundens tillfredsställelse med organisationen skall övervakas genom ständig utvärdering. Organisationen skall revidera sitt ledningssystem för kvalitet, tillverkningsprocess och produktrevisionen. Dessa revisioner skall tidsplaneras enligt ett årligt program och utföras av kvalificerade revisorer Organisationen skall även göra processundersökningar på alla nytillverkningsprocesser. Kontroll av layout och funktionsprov skall göras. Detaljer med utseende krav finns det krav om att organisationen skall tillhandahålla lämplig belysning, likare och personalen skall vara kvalificerade för att utföra utvärdering av utseende. 8.3 Behandling av avvikande produkter ISO 9001 Produkter som inte uppfyller ställda krav skall identifieras och styras så att oavsiktlig användning och leverans förhindras. När en produkt som varit avvikande har åtgärdats skall den genomgå en ny verifiering för att kontrollera att den stämmer med satta krav. Organisationen skall vidta lämpliga åtgärder om en avvikande produkt upptäcks efter att den har levererats. ISO/TS Produkter med oidentifierad eller misstänkt status skall klassificeras som avvikande produkt. Instruktioner på förnyad kontroll för omarbetade produkter skall finnas. Kunder skall informeras om avvikande produkt har leverats. Då produkten skiljer sig från det med kund överenskomna krav skall organisationen erhålla dispens från kund. Produkter som levereras mot dispens skall tydligt vara märkta på varje lastbärare. 8.4 Analys av information ISO 9001 För att visa om kvalitetsledningssystemet är lämpligt och hur det fungerar skall organisationen fastställa, samla och analysera lämplig information. Denna information skall användas till att fastställa var ständiga förbättringar av systemet kan göras. Analysen skall ge information om kundtillfredsställelse, överensstämmelse med krav på produkt, leverantörer och egenskaper och trender på produkter och processer. ISO/TS Trender i kvalitetsutfall och driftsprestanda skall jämföras med utvecklingen mot mål och leda till åtgärder. Data bör jämföras med konkurrenters. 6

12 8.5 Förbättring ISO 9001 Med hjälp av kvalitetspolicy, kvalitetsmål, resultat av revision, analys av information, förebyggande och korrigerande åtgärder och ledningens genomgång skall organisationen vidta åtgärder för att eliminera orsaker till avvikelser i avsikt att förhindra upprepande. För att förhindra upprepande av avvikelser skall organisationen vidta åtgärder för att eliminera orsaken till avvikelsen. För att förhindra att avvikelser uppkommer skall organisationen fastslå åtgärder som eliminera orsakerna till tänkbara avvikelser. ISO/TS Företaget skall definiera en process för ständiga förbättringar. Förbättring av tillverkningsprocessen med fokus på styrning och minskning av variationen hos produktegenskaper och tillverkningsprocessens parametrar. Organisationen skall lösa problem så att grundorsaken fastställs, och de skall använda metoder för felsäkring. Det finns även upptaget om genomslag av korrigerande åtgärder och analys av avvisande produkter. 7

13 3 Tillvägagångssätt I detta kapitel beskrivs hur man förbereder en eventuell uppgradering och hur man kan gå tillväga i arbetet vid en uppgradering från ISO9001 till ISO/TS En kartläggning gjordes på företaget. För att redogöra vad företaget hade och vad som måste kompletteras gjordes en gapanalys med inriktning på kapitel 8 standarden. Sist följer förbättringsförslag till företaget. 3.1 Förberedelse, uppstart och genomförande Innan arbetet med en uppgradering av kvalitetssystemet börjar måste företaget vara helt på det klara med varför man vill uppgradera, och vad standardens krav kommer att innebära för företaget. Det är viktigt att arbetet startas med rätt inställning, man bör även se över vad man har mer för projekt på gång och om tidpunkten är lämplig. Därefter bör man tänka igenom hur man skall organisera arbetet, det finns flera olika alternativ att arbeta med, den vanligaste metoden är dock att genomföra uppgraderingen genom att lägga upp arbetet som ett projekt. (5) Att utföra studiebesök på certifierade företag för att inhämta information kan vara en språngbräda före uppstart, det finns även mycket litteratur som kan vara till hjälp för att förstå standarden. Det finns två vägar att gå vid uppgraderingsarbetet man kan ta hjälp av en extern konsult som utför hela uppgraderingen från start till färdigt system. Företaget kan även utföra arbetet själva. För att skapa ett ledningssystem som fungerar i företagets vardag och verklighet bör organisationen endast använda externa konsulter som ett stöd, och utföra uppgraderingen själva. Externa konsulter kan dock vara ett hjälpmedel vid tolkning och problemlösning. När man väl har bestämt sig för att certifiera bör man gå ut och informera personalen om vad företaget skall göra och varför, alla bör vara väl medvetna om vad företaget vinner på detta. Det gäller även att framföra vad personalen vinner på att uppgradera systemet, för det blir vinster för alla. Att ta upp det positiva gör att det är lättare att förankra systemet utan motstånd. En personal som är medveten om vikten av att uppgradera blir ett ovärderligt stöd i processen i stället för att de försöker motarbeta. Bilda en projektgrupp gärna en tvärfunktionell, alla nivåer av medarbetare bör vara med i framtagningsprocessen om företaget har dessa resurser. Projektgruppen kan ge synpunkter på befintliga rutiner och instruktioner, de vet vad som fungerar i nuläget och om något bör skrivas om. Utöver projektgruppen är det viktigt att ledningsgruppen är väl införstådda i certifieringsarbetet. För att få en uppfattning om hur omfattande certifieringsarbetet blir är det lämpligt att man gör en gapanalys, den kartlägger vad man har i företaget och ger en uppfattning över vilka tillägg som krävs för att bli certifierade.(5) Därefter börjar arbetet med att utveckla rutiner som beskriver processerna i organisationens verksamhet, och hur företaget skall gå tillväga för att processerna skall fungera. Här gäller det att hitta smarta lösningar som företaget kan arbeta med. Att ta fram nya rutiner tar tid, hur omfattande detta arbete blir är till stor del beroende på hur företagets befintliga rutiner ser ut. 8

14 Rutinerna skall svara på frågorna: (5) Varför Vem När Var Vad Hur Nästa steg blir att implementera rutinerna i organisationen, hur lång införande tiden är beror på förändringens omfattning. Att certifiera sig ISO/TS handlar inte bara om nya rutiner utan det kräver även ett stort arbete och engagemang från alla funktioner i företaget. Att erhålla ett certifikat skall inte ses som ett slutmål utan som en bit på väg till fortsatt utveckling och förbättring. 3.2 Förändringsarbete på företaget En utvärdering gjordes för att klargöra varför företaget nu väljer att uppgradera sitt kvalitetsledningssystem till ISO/TS och vilken målsättningen är med en eventuell certifiering. Bilindustrin är inte någon kund som de har efterfrågat förut, eftersom att ledningen har haft uppfattningen att det kan vara förenat med problem att vara leverantör till bilindustrin. VD: n har ansett att bilindustrin har sökt upp företaget ändå när de har behövt deras tjänster. Eftersom Ytab nyligen mist sin största kund så har bilindustrin blivit en mer tänkbar kund. Bilindustrin är en intressant marknad eftersom att det ger höga produktionsvolymer. Genom att vara ute i produktionen och föra en ständig dialog med personalen informerades de om vad en uppgradering innebär för dem, de anställda motiverades att utföra fler mätningar trots att de för närvarande är underbemannade. Eftersom Ytab beroende på tappad kund tvingats minska sin personalstyrka till det minimala krävs alla arbetsresurser i produktionen. Detta gör att det var svårt att få en tvärfunktionell projektgrupp att arbeta med uppgraderingen. Personalen har dock oftast varit tillgängliga och svarat på frågor och kommit med förslag. 3.3 Kartläggning För att få en förståelse om företagets befintliga ledningssystem gjordes en kartläggning på företaget, kontroll utfördes på hur väl rutinerna efterlevdes i organisationen. Kartläggningen begränsades till att gälla för området mätning, analys och förbättring. Först beskrivs organisationen övergripande därefter de två lackeringsverkstäderna Organisationen Organisationsschemat på Ytab (se fig.1) beskriver de olika funktionerna som finns i företaget. Marknad/försäljning är den avdelning som kunden först kommer i kontakt med, här finns det rutiner för hur förfrågan från kund skall behandlas och för hur beställning från kund skall handhållas. Det är även marknad/försäljning som följer upp och utvärderar kundtillfredsställelsen med hjälp av en kundenkät. Kvalitet och miljö har övergripande ansvar för att produkterna håller utlovad kvalitet, till sin hjälp har man en kvalitetssamordnare. Produktion/logistik ansvarar för att verksamheten fungerar tillfredställande. 9

15 VD Marknad/ Försäljning Produktion/ Logistik Administration Kvalitet/ Miljö Inköp Programerare Arbetsledare 2x Material planerare Godshantering Lager Reception Ekonomi IT/ Personal Kvalitetssamordnare Gruppledare Transporter Kundreskontra Leverantörsreskontra Operatörer Figur 1. Organisationsschema över Ytab Verksamheten består av två lackerverkstäder varav den ena är Milleniumline som är uppdelad i två olika avdelningar, lackering och avsyning/upphängning dessa har varsin arbetsledare. Avsyning/upphängning är delat i två stationer, upphäng och avsyning varje station har en gruppledare. På Milleniumline arbetar även en kvalitetssamordnare och tre programmerare. Det finns även en äldre lackeringsverkstad som kallas Gamla lacken, den har samma arbetsledare som Milleniumline. På Gamla lacken finns ingen gruppledare utan bara produktionspersonal. Ytab har även en liten mekanisk verkstad där de reparera och underhåller maskinerna, här sker även tillverkning av stöldskyddsgaller, soptunnor och askkoppar. Företaget är certifierat enligt ISO 9001:2000 med undantag för kapitel 7.3 konstruktion och utveckling, eftersom att Ytab inte har någon produktframtagning. Tillverkningen av stöldskyddsgaller, soptunnor och askkoppar pågick redan när de blev certifierade men de kommer inte att ta fram någon ytterligare produkt Milleniumline Den största delen av produktionen är förlagd till Milleniumline där lackeringen är robotstyrd. Produktionshastigheten från påhäng till avsyning styrs av konvajern. Kartläggning av Milleniumline: (se fig.2) Tillverkningsorder Utefter prognoser gör materialplaneraren en körplan och skriver ut tillverkningsorder. Körschema Utifrån tillverkningsorden görs ett körschema varje vecka, denna planering görs gemensamt med produktionsledarna, gruppledaren från påhänget och material planeraren. När man planerar arbetet går man även igenom personalbehovet eftersom att detta kan variera beroende på vilken detalj som skall lackeras. Personalen är flexibla mellan milleniumline och gamla lacken. Denna planering finns beskriven i en befintlig rutin. 10

16 Påhäng Körschemat hängs upp på en tavla vid påhänget. Här hänger man först upp giggar på konvajern, det finns olika giggar för varje detalj som lackeras. Därefter hängs detaljen som skall lackeras upp på giggen. Tvätt Detaljerna tvättas manuellt medan konvajern sakta går framåt. Avjonisering En robott avjoniserar varje detalj. Flamning Kan utföras detta görs inte på många av de detaljer som lackeras för närvarande. Primer Läggs på av en robott. Lackering färg Påläggs i de flesta fall av en robot, manuell lackering förekommer på vissa detaljer. Lackering klarlack Påläggs i de flesta fall av en robot, manuell klarlackering förekommer på vissa detaljer. Ugn Lacken härdas i ugn i ca 1,5 timmar. Avsyning/packning Detaljerna avsynas enligt arbetsinstruktionen och packas i för detaljen avsett emballage enligt förpackningsinstruktionen. Tillverkningsorder Körschema Påhäng Tvätt Avjonisering Flamning Lackering färg Primer Lackering klarlack Ugn Avsyning/packning Figur 2. Flödesschema milleniumline Analys av tillverkningen För att arbetet skall flyta obehindrat krävs det material och personal. Materialet beställs hem efter tillverkningsorden, vintertid måste personalen tänka på att ta in materialet i god tid så att det är uppvärmt innan det lackas. Det är 16 anställda på linjen och det krävs att alla är på plats. Vid manuell lackering krävs det ännu mer personal. Vid frånvaro av personal går i första hand arbetsledaren in i produktionen om det krävs mer personal får någon från gamla lacken gå in. Personalen är flexibel på så vis att de kan flytta mellan avdelningarna, men de som arbetar på påhänget kan inte gå in och avsyna, det är bara lackerarna som kan lackera. Färgen blandas manuellt av lackerarna efter arbetsinstruktionerna. Vissa arbeten lackeras manuellt vilket beror på att robotarna inte är programmerade för alla detaljer. Från att detaljen hängs på till den kommer ut lackerad och klar tar det ca tre timmar. För underhållet använder man ett datorprogram som heter TEKLA, programmet visar alla reservdelar som finns tillgängliga. När det är dags att göra underhåll kommer det upp ett meddelande i datorn som visar vad som skall göras. Förebyggande underhåll utförs på helgen 11

17 var femte vecka, alla problem som uppkommer skrivs in i TEKLA så att man kan gå tillbaka och se vad problemet var och hur det åtgärdades. All drift tid när konvajern går antecknas. Underhållstiden finns det ingen dokumentation på, men det går att lägga in i TEKLA hur lång den beräknade tiden är för att göra ett visst underhåll eller åtgärd. Man mäter inte hur lång väntetiden är eller hur lång den verkliga tiden för reparationen är. Arbetsledarna och gruppledarna går på förbättringsmöten tillsammans med kvalitetssamordnaren. Förbättringsmöten skall hållas en gång varannan månad men eftersom det varit personalneddragningar räcker för närvarande inte tiden till för att hålla möten. All programmering av robotar vid ny produktion utförs av de interna programmerare, som även testkör och gör mätningar både av kvalitet och produktionshastighet. Nulägesanalys På alla detaljer som lackeras på Milleniumline finns det arbetsinstruktioner och förpackningsinstruktioner. Det finns även ett likare register och upp märkta likare för varje detalj som lackeras i denna lokal, likarna förvaras i en mörk lokal. All kassation antecknas och överlämnas till kvalitetschefen som för statistik. Avvikande produkter märks upp med spärrlapp och sätts på avsedd yta. Kvalitetschefen på Ytab för statistik över kassationer, denna hängs upp ute i verkstaden så att alla anställda kan se hur många ppm Ytab har, det finns även förklarat vad ppm är för något. Personalen har grundläggande kunskaper i statistik och att de kan läsa av kurvorna och förstå vad de innebär. På Ytab mäter man kapabiliteten, man använder det korrigerande duglighetsindexet C pk. Tillverkningsprocessen mäts genom att man utför mätningar på färgtjocklek, tjocklek på klarlack och man kan även mäta glansheten. Vid uppstart av ny produkt mäter man varje detalj för att få uppfattning om processens stabilitet. När processen är stabil utför man mätningar på fem detaljer varje gång man kör detaljen. Dessa mätvärden förs in i ett styrdiagram av operatören för att kontrollera att man håller sig inom styrgränserna. Kvalitetschefen för in dem i en normalfördelad kurva Gamla lacken Här lackeras mycket prover men man lackerar även detaljer som levereras till kund, så kallad partitillverkning. Kartläggning av gamla lacken: (se fig.3) Tillverkningsorder Utefter prognoser gör materialplaneraren en körplan och skriver ut tillverkningsorder. Körschema Utifrån tillverkningsorden görs ett körschema varje vecka. Denna planering görs samtidigt som Milleniumlines planering, det är arbetsledaren på gamla lacken och materialplaneraren som gör detta körschema. Personalbehovet gås igenom och planeras tillsammans med Milleniumlines körschema eftersom att personalen är flexibla mellan avdelningarna. Denna planering finns det befintliga rutiner för. Uppsättning Körschemat häng upp ute i verkstaden så personalen vet vad som skall lackeras, detaljerna som skall lackeras hängs upp på giggar. 12

18 Förberedelser lackering Detta moment utförs manuellt, förberedelserna före lackering skiljer sig åt, det kan vara tvätt, avjonisering, blåsa, klibba och flamma. Lackering Manuell lackering sker efter arbetsinstruktion. Bränning Färgen bränner i ca 45 min. Efterhärdning Sker i ett varmt rum under natten, inget material packas förrän dagen efter lackering. Avsyning/packning Sker efter arbetsinstruktioner och förpackningsinstruktioner om detta finns. Eftersom att mycket prover lackeras här finns det inte instruktioner till alla arbeten, man håller dock på att ta fram detta. Tillverkningsorder Körschema Uppsättning Förbereder lackering Lackering Bränning Efterhärdning Avsyning/ packning Figur 3. Flödesschema gamla lacken Analys av gamla lacken För att arbetet skall flyta obehindrat krävs det att det finns tillräckligt med personal närvarande, här kan personalbehovet variera efter vad det är för detalj som lackeras. Personalen som arbetar här tycker att det skulle flyta bättre om det fanns tydliga instruktioner för varje detalj. Det har hänt att produktionen stoppas på grund av färgbrist, det är personalen själva som skall se till att det finns hemma. Detta kallas för en prototypverkstad här görs provlackningar innan tillverkningen är godkänd av kunden. De har den senaste tiden även börjat lackera för leverans till kund. Milleniumlines arbetsledare för avsyning/upphängning är även arbetsledare för gamla lacken, här ingår även en pulverlack och en slipstation. Någon gruppledare finns inte här. Något direkt förebyggande underhåll utförs inte av produktionspersonalen, utan det sköts av reparatören. Alla avvikande produkter märks med spärrlapp. Eftersom att det inte finns någon gruppledare här är det ingen från denna avdelning som går på förbättringsmöten. Nulägesanalys På vissa av dessa produkter saknas förpackningsinstruktioner och arbetsinstruktioner men arbetet med att ta fram instruktioner pågår. Likare finns inte på alla detaljer som lackeras här och det var svårt att hitta dem som fanns, eftersom de inte låg på anvisad plats utan var spridda över hela lokalen. All kassation antecknas och överlämnas till kvalitetschefen som för statistik. Personalen har grundläggande statistiska kunskaper. 3.4 Gapanalys En gapanalys gjordes för att analysera det negativa gapet mellan befintliga rutiner och kraven i kapitel 8 Mätning, analys och förbättring i ISO/TS vad företaget behövde komplettera 13

19 för att klara en uppgraderingen av kapitel 8. Arbetet fortskred därefter med att skriva nya rutiner och ändra befintliga så att de anpassades till ISO/TS Här ges en kort beskrivning av vad ISO/TS kräver under varje punkt i kapitel 8 Mätning, analys och förbättring och därefter en lösning som passar Ytab Kapitel 8 i ISO/TS Allmänt Krav: Företaget skall avgöra lämpliga statistiska verktyg för varje process vid kvalitetsplaneringen under produktframtagningsfasen. Analys: Ett för Ytab lämpligt sätt att tidigt bestämma vilka verktyg som är lämpliga för varje process är att göra det i samförstånd med kunden. Lösning: Företagets befintliga rutin Försäljning & order: Förfrågan från kund kompletteras med att företaget skall gå igenom APQP (Advanced Product Quality Planning) med kund, i denna genomgång bestäms lämpliga statistiska verktyg för produkten. APQP är en hänvisande manual som ger riktlinjer för kvalitetsplanering av prduktframtagning. Denna kom ut 1995 och om man uppfyller den centrala innebörden i denna manual uppfylls kraven på produktframtagning enligt QS Det är Chrysler, Ford, General Motors Supplier Quality Requirements Task Force som står bakom APQP. Eftersom att företaget har arbetat mot Saab är APQP en inarbetad manual. Krav: Grundläggande statistiska begrepp skall användas och förstås i hela organisationen. Analys: Grundläggande kunskap om dessa statistiska begrepp finns hos alla anställda, då de fått en utbildning i detta. I rutinen personal introduktion finns det ett introduktionsprogram för alla nyanställda. I programmet är kvalitet och miljö ansvariga för aktiviteten kvalitetsarbete och kvalitetsledningssystemet. Lösning: Introduktionsprogrammet kompletteras med att alla nyanställda skall få utbildning i statistiska begrepp, så att de kan använda och förstå detta. Även de som är anställda bör få sina kunskaper uppdaterade med jämna mellanrum detta bör ingå i utbildningsmatrisen. 8.2 Övervakning och mätning Krav: ISO/TS tar upp ett avsnitt om att kundens tillfredsställelse med organisationen skall övervakas genom ständig utvärdering. Analys: Ytab går ut varje år med en kundenkät som vissa kunder får svara på. Enkäten innehåller olika frågor om Ytab som kunderna får betygsätta. Kunderna måste skriva företagsnamn och namnet på personen som svarat på enkäten. Svaren gås igenom av marknad/försäljning och ett medelvärde på betygen räknas ut. När Ytab har gått igenom svaren kallas kunden till möte för att gå igenom vad de svarat och får en uppföljning. Lösning: Kundenkäten får några nya frågor om kvalitetsutfall på levererade artiklar, avbrott hos kund inklusive returer från fältet, leveranssäkerhet och meddelande till kund i kvalitetseller leveransfrågor. 14

20 Krav: Organisationen skall revidera sitt ledningssystem för kvalitet, tillverkningsprocess och produktrevisionen. Dessa revisioner skall tidsplaneras enligt ett årligt program och utföras av kvalificerade revisorer Analys: Ytab har rutiner för internrevisioner på sitt kvalitetsledningssystem, internrevisioner på ledningssystemet sker enligt en årlig plan, de kan även utöver de fastlagda tidplanerna beordra revisioner för följande situationer/händelser: 1. Speciell begäran från ledningsgruppen eller annan instans. 2. Akuta händelser. 3. Misstankar om att allt inte fungerar enligt verksamhetssystemets dokumentation. 4. Efterlevnad av en ny rutin som tillkommit i verksamhetssystemet. 5. Nytt projekt. Revisionen utförs av en person som har grundläggande kunskap om standarden och har utbildning i revisionsteknik. Företaget har även rutiner för produktrevisioner som utförs av en person som har grundläggande produkt/processkännedom, produktrevisionen utförs när marknadsansvarig eller förbättringsmöte beslutar om det. Det finns en revisionsplan för internrevisioner på Ytab. Ledningssystemet revideras en gång om året, produktrevision utförs när marknadsansvarig eller förbättringsmöte beslutar. Checklista för produktrevision och systemrevision finns, en checklista för revision på tillverkningsprocessen kan tillkomma, det finns inte något krav på checklistor. Lösning: Ytabs befintliga rutin för internrevisioner kompletteras med: Organisationen skall revidera kraven för ISO/TS Revidering av tillverkningsprocessen, punkter att följa vid genomförandet. Kvalifikationer för revisorer som reviderar tillverkningsprocessen. Alla revisorer skall ha utbildning i revisionsteknik. Områdesansvarig upprättar en årlig revisionsplan. Krav: Organisationen skall även göra processundersökningar på alla nytillverkningsprocesser. Analys: Organisationen använder sig av manualen PPAP Production Part Approval Process som beskriver processen för godkännande av serietillverkade produkter. I samband med att robotarna programmeras till nya detaljer görs provkörningar för att verifiera duglighet och tillgänglighet. Vid uppstart av ny produkt mäter man varje detalj för att få en uppfattning om processens stabilitet. Tillverkningsprocessen mäts genom att man utför mätningar på färgtjocklek, tjocklek på klarlack och man kan även mäta glansheten. När processen är stabil utför man mätningar varje gång ett parti lackeras på de fem första detaljerna. Dessa mätvärden förs in i ett styrdiagram av operatören för att kontrollera att man håller sig inom styrgränserna. Man mäter kapabilitet på Ytab med duglighetsindexet C pk. 15

21 Lösning: En metod för att analysera provkörningar är att beräkna TAK-värde som är en metod att beräkna hur effektivt utrustningen utnyttjas. TAK är en mätparameter som främst används för att mäta automatiska utrustningar, vilket gör den lämplig att använda på Milleniumline. Utgångspunkten är all tillgänglig tid, därefter räknas de olika förlusterna av steg för steg tills den totala utrustningseffektiviteten kan beräknas. Man får bestämma ett upplägg på mätningen utifrån den målgrupp och det syfte man har. All mätning skall dock vara utgångspunkt för analys och förbättringsinsatser. I Ytabs fall vill man veta hur den ordinarie arbetstiden kan utnyttjas. Eftersom att Ytab inte har några betalda raster kan man utgå från 8 timmars arbetsdag och inte göra några avdrag för raster, detta ökar fokus på oplanerade stopp. Allt förebyggande underhåll utförs på helgerna för att inte produktionen skall stoppas, detta gör att tillgängligheten är hög vilket är bra, men detta bör också visa sig i låga underhållstopp under veckan, annars får man vidta åtgärder. Krav: Kontroll av layout och funktionsprov skall göras. Detaljer med utseende krav finns det krav om att organisationen skall tillhandahålla lämplig belysning, likare och personalen skall vara kvalificerade för att utföra utvärdering av utseende. Analys: Kontroll av layout och funktionsprov utförs inte eftersom att det inte finns något behov av detta, de kunder Ytab har idag efterfrågar inte någon sådan kontroll. Det finns ett specialbord med lysrör och i nya lacken finns det ett skåp med rätt avsedd belysning i för utvärdering av ytan, varje år kommer det en firma som mäter ljusstyrkan. Det finns likare för färg, de är uppmärkta med datum då de blev godkända och signatur på godkännaren. Något underhåll på likarna är inte behövligt, de skall förvaras mörkt och förpackade så att de inte blir repiga. Personalen är kvalificerad för att utföra utvärdering av utseende, vissa har fått utbildning. Lösning: Ritningar på detaljer finns och kontroll av funktions och layout kan utföras om kunden kräver detta. Likare tas fram till alla detaljer och skrivs in i likare registret. Information till personalen att samtliga likare skall förvaras på anvisade platser. 8.3 Behandling av avvikande produkter Krav: Produkter med oidentifierad eller misstänkt status skall klassificeras som avvikande produkt. Instruktioner på förnyad kontroll för omarbetade produkter skall finnas. Analys: Alla avvikande produkter märks och avskiljs från produktionen. Kvalitetssamordnaren fastställer slutligen vad som skall göras med avvikande detaljer, detta kan t.ex. vara: Omarbetning Skrotning Omklassificering för alternativt bruk Tillfälligt avvikelsetillstånd Beslutad åtgärd dokumenteras på avvikelserapporten. Lösning: Rutinen interna avvikelser kompletteras med att alla oidentifierade detaljer skall märkas och avskiljas. Denna rutin kompletteras även med att omarbetade produkter skall behandlas som nytillverkade vad det gäller kontroller. 16

22 Krav: Kunder skall informeras om avvikande produkt har leverats. Då produkten skiljer sig från det med kund överenskomna krav skall organisationen erhålla dispens från kund. Produkter som levereras mot dispens skall tydligt vara märkta på varje lastbärare. Analys: Produktionspersonalen har inte några befogenheter att kontakta kund om felaktiga detaljer har levererats. Ytab tycker inte det finns skäl till att produktionspersonalen har sådana befogenheter eftersom de levererar i partier, allt arbete sker på dagtid när kvalitetspersonalen finns tillgängliga. Vid tillfälligt avvikelsetillstånd märks alla lastbärare på företaget men det finns inte upptaget i någon rutin. Dokumentation finns alltid över sista tillåtna dag eller kvantitet enligt dispensen. Lösning: Rutinen för interna avvikelser kompletteras med att kund skall informeras om avvikande produkt levererats. Rutinen utleverans kompletteras med material som levereras mot dispens skall tydligt märkas upp på varje lastbärare. 8.4 Analys av information Krav: Trender i kvalitetsutfall och driftsprestanda skall jämföras med utvecklingen mot mål och leda till åtgärder. Data bör jämföras med konkurrenters. Analys: I rutinen processutveckling beskrivs hur Ytab arbetar med att följa upp, utvärdera och besluta om samt göra insatser för att förbättra sina processers effektivitet. Ledningsgruppen beslutar om vilka processer som skall följas upp och de fastställer även lämpliga parametrar för varje process. En utfallsanalys görs varje månad på förbättringsmötet. Utifrån den bedöms vilka eventuella korrigeringar som skall göras. Lösning: Samtliga processer kan jämföras och förbättras, en arbetsgång som man kan följa i detta arbete är: (5) 1. Vad skall jämföras. 2. Identifiera bästa möjliga förebilder 3. Välj metod för datainsamling och samla in data 4. Hur stor är skillnaden? 5. Bedöm framtida prestationsnivåer 6. Bestäm nya mål 7. Utveckla åtgärdsplaner 8. Genomför åtgärderna 9. Följ upp åtgärder och resultat 10. Värdera slutresultatet 8.5 Förbättring Krav: Företaget skall definiera en process för ständiga förbättringar. Analys: Ständiga förbättringar innebär att man skall förbättra det som redan är bra, motivet kan vara kostnadssänkning, konkurrensfördelar, tekniksprång. Denna anda om att arbeta med ständiga förbättringar skall råda i hela företaget. Företaget har rutin för förbättringar i form av förbättringsmöten som tar upp allt, det är gruppledarna och arbetsledarna som medverkar på dessa tillsammans med den kvalitetsansvariga på Milleniumline och kvalitetschefen. 17

23 Lösning: Rutinen förbättringsmöte kompletteras med att företaget skall arbeta med kvalitetscirklar som involverar all personal. Krav: Förbättring av tillverkningsprocessen med fokus på styrning och minskning av variationen hos produktegenskaper och tillverkningsprocessens parametrar. Analys: I rutinen processutveckling beskrivs hur Ytab arbetar med att följa upp, utvärdera och besluta om samt göra insatser för att förbättra sina processers effektivitet Lösning: Genom att beräkna duglighetstalet C pk kontinuerligt ges möjligheten att mäta resultatet av förbättringar över tiden. Inför kunden kan styrdiagrammet visa att processen är stabil och att den duglighet som redovisades då produkten godkändes av kunden, fortfarande gäller. I kontrollplanen kolumn produkt bör man dokumentera egenskaper som inspekteras, kontrolleras eller används för styrning av processen. Krav: Organisationen skall lösa problem så att grundorsaken fastställs, och de skall använda metoder för felsäkring. Det finns även upptaget om genomslag av korrigerande åtgärder och analys av avvisande produkter. Analys: Företaget har fullt fungerande rutiner för problemlösning, felsäkring och genomslag av korrigerande åtgärder. De analyserar alla produkter som avvisats hos kunden, Ytab använder 8D rapporter, som är en problemlösningsprocess för att identifiera, rätta till och eliminera problemet. 3.6 Förbättringsförslag Disciplinen hos de anställda bör ökas så att alla rutiner följs, de rutiner i företaget som inte efterlevs bör ses över och om möjligt anpassas till ett för företaget fungerande arbetssätt. Den interna kommunikationen bör förbättras i företaget, det kan uppnås genom att följa de befintliga mötesrutinerna. Idag anser företaget att det inte finns något tidsutrymme för att hålla möten, mer information kunde även föras ut via anslagstavlor så som mötesprotokoll från förbättringsmöten. Idag förs information ut via mail till dem som har tillgång till dator och mailadress vilket innebär att det i princip är mötesdeltagarna som får informationen. Ledningen borde öka förtroendet för de anställda och delge dem information om företagets aktuella status, såsom nya kunder eller ordernedgång. Om de anställda fick information över företagets status hade de känt större trygghet och fått mer arbetsro. Vikten att mäta kundtillfredsställelse är något som företagen blir mer införstådda med, det är dyrare att skaffa en ny kund än att behålla den gamla. Resultatet av kundenkäten bör läggas ut på hemsidan med både resultat och förbättringsförslag, gamla kunder kan då se att det sker förändringar och nya kunder kan se att Ytab är ett företag som lyssnar på sina kunder. Kunderna bör få vara anonyma när de svarar på enkäten. Varje punkt på enkäten bör behandlas för sig och plottas i ett styrdiagram för att lättare kunna se vilka punkter som är Ytabs svagheter respektive styrkor, och vilka områden som Ytab bör arbeta med att förbättra. Att räkna ut ett medelvärde som nu ske säger inte mycket om var resurser bör sättas in för att förbättra var utfallet 3,0 men utfallet på offertgivning var bara 2,3. Året därpå var utfallet över 3,5 men utfallet på offertgivning var bara 2,6. Kunderna 18

24 borde även få vikta vad de tycker är viktigast, annars blir det lätt så att man inriktar sig på att förbättra det som fått lägst betyg men det är kanske inte det som kunder tycker är viktigast att förbättra. En enkätundersökning har gjorts över arbetstillfredsställelsen hos personalen, enligt de anställda innehöll den bara 5 frågor. Här borde en större enkätundersökning göras årligen för att kontrollera hur de anställda känner för sitt arbete. Det framkom dock på den befintliga enkäten att trivseln var god men att kommunikationen var dålig. Att låta produktionspersonalen deltaga i förbättringsarbetet genom att arbeta i kvalitetscirklar skulle ge ett tillskott på idéer detta kunde ske några dagar innan förbättringsmötet och deras förslag kunde tas upp på förbättringsmötet. Till en början kunde grupperna själva få komma med förslag och alla förslag antecknas, om man märker att förslagen börjar sina kan ledningen ge dem ett ämne att arbeta med och förbättra. Efter samtal med produktionspersonalen har det kommit fram att grupperna bör bestå av hela gruppområdet inklusive gruppledaren. Här är det viktigt att de känner att de har ledningens fulla stöd och att det händer något med idéerna. För ut protokoll från förbättringsmötena så att personalen vet vad som händer i företaget. 19