Service- och teknikförvaltningens årsberättelse

Transkript

1 Service- och teknikförvaltningens årsberättelse 2009 SUNDSVALLS KOMMUN Service och tekn ik

2 Innehåll Året som gått 3 Förvaltningens organisation 4 Mål och måluppfyllelse 5 Fastighetsavdelning 6 Fastighetsinvesteringar och statistik 8 Staben, Bilder från Driftavdelning 10 Utemiljö 12 Gatuavdelning 14 Väginvesteringar, Bilder från Galant kost & städ 18 Kvalitet och miljö 20 Personal 22 Resultaträkning och avdelningsvisa resultat 24 Service- och teknikförvaltningens årsberättelse, Sundsvalls kommun Produktion & layout: Service- och teknikförvaltningen, mars 2010 Foto där ej annat anges: Ulf Wallin Omslagsbilder: Flygbild på ombyggnaden av utemiljön i Kvissleby, foto: Bo Fernström, ombyggnad av Villa Strand Alnö, moppkörkort hos Galant kost & städ, foto: Ralf Bergman. Baksidan: Invigning av nya Hagahallen, foto: Roger Andersson, sommarblommor längs Storgatan.

3 Daniel Lundberg Direktör, service- och teknikförvaltningen 1/4-31/12 Mats Westling T f fastighetsdirektör 1/1-31/3 Året som gått Fastighetskontoret bytte namn den 1 juli 2009 till service- och teknikförvaltningen. Ett namnbyte som egentligen kunde ha gjorts tidigare, men frågan aktualiserades på nytt när vi fick fler serviceuppdrag och fem enheter flyttade över från den nya koncernstaben till vår förvaltning. Det gäller arkivet, upphandling, ekonomisk administration, HUR-enheten samt Kommunhälsan. Service och teknik har liksom hela kommunen haft ett tufft år Resultatet är dock positivt, +6,2 mkr, och med begärda överföringar på 24,1 mkr blir det totala resultatet 30,3 mkr. En viktig orsak till årets positiva resultat är en stor återhållsamhet, dels genom att fastighetsunderhållet har hållits lågt, dels att det rått ett köpstopp inom kommunen. Gatuavdelningen har även 2009 haft ett kämpigt ekonomiskt år. Det beror delvis på den kostsamma vinterväghållningen med flera stora snöröjningsinsatser samt ett dyrt vinterväghållningsavtal. Den dyra vintersäsongen påverkade insatserna för drift- och underhållsåtgärder under sommaren, där mindre än förväntat kunde göras. Det finns dock positiva tendenser, gatuavdelningen fick en höjd vinterväghållningsbudget inför 2010 och fullmäktige kommer även att fatta beslut under våren om avdelningens negativa kapital kommer att skrivas av I övrigt har avdelningarna gjort positiva resultat, det gäller bägge verksamheterna inom kost- och städverksamheten, driftavdelningens serviceverksamheter samt Utemiljö. Under året har fastighetsavdelningen och Galant kost & städ arbetat med de krav på effektiviseringar som kommunfullmäktige beslutade om i Mål- och resursplan 2010 med plan för Detta i kölvattnet på den globala finanskrisen som även drabbade Sveriges samhällsekonomi under Verksamheten Kopplat till de relativt stora organisationsförändringarna på förvaltningen är också arbetet med utvecklingen av verksamhetsstödet inom kommunen. I samband med att kommunens verksamhetsstöd blir allt mer renodlat har kommundirektionen tagit beslut enligt dokumentet Ny organisation och nya regler för verksamhetsstödet. Under året har arbetet med den utvecklingen fortsatt. Service- och teknikförvaltningen som utförare och koncernstaben som beställare har arbetat med att ta fram en affärsmodell för interna tjänster i kommunen. Det är ett uppdrag som kommer att fortsätta under Inom fastighetssidan pågick en del synliga och större fastighetsprojekt under året. Vid Södra Berget och på Alnö pågick arbetet med att bygga två helt nya förskolor. Detta för att möta efterfrågan på fler förskoleplatser. Vid Hagaskolan byggdes en ny idrottshall. Det blir den fjärde fullstora idrottshallen i kommunen. För att underlätta för bl a hyresgästernas lokaleffektivisering har en projektmodell, LEFFE, arbetats fram. Modellen ska öka flexibiliteten vid lokalförändringar. Internt har avdelningen även jobbat med den förändrade organisation under Galants städverksamhet har jobbat med införandet av Deltastäd, ett städkalkyleringssystem som kommer att Bodil Hansson (S) Ordförande, service- och tekniknämnden 31/1-31/12 3 K Lennart Andersson (S) Ordförande, 1/1-31/1 förbättra den egna effektiviteten, men även ge kunderna ett smidigare verktyg för att påverka städningen i lokalerna. Staben och driftavdelningen har tillsammans jobbat med att införliva de nya verksamheterna som fördes över från koncernstaben. Gatuavdelningen har fortsatt att bygga ut gång- och cykelvägnätet på flera platser. Arbetet fortsatte även med att lämna över ett antal enskilda vägar till enskilda väghållarna. Detta sker efter nödvändig upprustning. Utemiljö har fortsatt planeringen och arbetet med en av de sista etapperna av trädplanen för centrala Sundsvall. Under 2009 har åtgärder påbörjats i ännu ett kvarter längs Esplanaden. En ökad tillgänglighet för funktionshindrade har funnits med i flera av gatuavdelningens och Utemiljös projekt. Ett centralt projekt är ÄDH, det nya systemet för ärende- och dokumenthantering. För service och tekniks del började verktyget att användas under hösten för registrering av allmänna handlingar och för att skriva ärenden till nämnden. Ny direktör och nämndsordförande Under början av året började Daniel Lundberg som ny direktör för förvaltningen då han efterträdde den tillförordnade fastighetsdirektören Mats Westling. Daniel har tidigare varit avdelningschef på stadsbyggnadskontoret. Även service- och tekniknämnden fick en ny ordförande i början av året då Bodil Hansson efterträdde K Lennart Andersson. Bodil har tidigare varit ledamot i stadsbyggnadsnämnden. Utsikter för kan bli ett tufft ekonomisk pga att förvaltningen inte hinner få ut helårseffekt av besparingar och neddragningar. Två viktiga delar är också upphandlingarna av vinterväghållning och fordon. Några utredningar får även utvisa om förvaltningen får en än tydligare roll för verksamhetsstödet. Det gäller koncernstabens utredningar om lednings- och verksamhetsstöd samt kommunens förvaltnings- och nämndsstruktur. Den beslutade fastighetsstrategin kan medföra att ett antal fastigheter kan komma att säljas.

4 Förvaltningens organisation SERVICE- OCH TEKNIKNÄMNDEN (FASTIGHETSNÄMNDEN ) Bodil Hansson, ordförande 11 st ledamöter, 11 st ersättare Direktör Daniel Lundberg Stab (8 tillsv. anställda) Ekonomi Personal Kvalitet IT Driftavdelning (167 tillsv.anställda) tälld Avdelningschef: Hans Wiberg Verksamhetsanknuten service ** Fastighetsanknuten service ( )* * Den 1/4 överfördes den fastighetsanknutna servicen från driftavdelningen till bygg och förvaltning. Den 1/7 bytte bygg och förvaltning namn till fastighetsavdelningen. ** Den 1/7 överfördes fem sektioner till driftavdelningen från koncernstaben. Det avser koncernarkivet, ekonomiservice, HUR-enheten, Kommunhälsan och upphandlingsenheten. Driftavdelningen byter den 1/ namn till Addera serviceavdelningen. Fastighetsavdelning (Bygg och förvaltning ) (77 tillsv.anställda)* Avdelningschef: Lennart Olsson Fastghetsförvaltning, fastighetsbyggprojekt Fastighetsanknuten service (1/ )* Utemiljö (27 tillsv.anställda) Avdelningschef: Björn Nilsson Parkmark Fastighetsmark Gatuavdelning (31 tillsv. anställda) T f avdelningschef: Maria Åhman Väghållning Galant kost och städ (238 tillsv. anställda) Avdelningschef: Margareta Frisentorp Köksverksamhet Städverksamhet 4

5 Mål och måluppfyllelse = målet uppnått = målarbetet på rätt väg = målet inte uppnått Hög kundnöjdhet (NKI, nöjdkundindex) MÅL RESULTAT 2009 MÅLUPPFYLLELSE Verksamhetsstöd Gator och vägar NKI 60 Gång- och cykelvägar NKI 60 Skötsel av parker NKI 60 Attraktiv arbetsgivare Ingen ny mätning är genomförd, nästa mätning sker Mätning från december 2008 visade NKI över 65 inom alla områden. Ingen ny mätning är genomförd, nästa mätning sker Mätning från hösten 2008 visade NKI 38 för gator och vägar, 43 för gång- och cykelvägar samt 55 för skötsel av parker. MÅL RESULTAT 2009 MÅLUPPFYLLELSE NMI (Nöjd Medarbetare Index) högre eller lika med kommunsnitt Korttidssjukfrånvaro (<14dagar) max 2 dagar 2009 Sjukfrånvaro max 5 procent 2010 Ekonomi i balans Mätning 2009 gav ett resultat på 81 för förvaltningen, vilket är högre än kommunsnittet. Korttidssjukfrånvaron fortsätter att stiga och ligger på 6,92 procent. Sjukfrånvaron fortsätter att sjunka och ligger på 4,44 procent, dvs bättre än nämndens mål. MÅL RESULTAT 2009 MÅLUPPFYLLELSE Eget kapital, ca 16 mkr Årets resultat är 6,3 mkr, det ingående egna kapitalet var -2,3 mkr. I samband med bokslutet begär förvaltningen kompensation på 24,1 mkr, främst för gatuavdelningens merkostnader för vinterväghållning, tidigare underskott och för kostnader som överförts från investering till drift. Det egna kapitalet för 2010 väntas bli 28,1 mkr. Avdelningarnas ekonomi i balans Prognosavvikelse mot budget, max 1 procent Efter föreslagna justeringar i samband med bokslutet kommer samtliga avdelningar ha en ekonomi nästintill i balans. Fastighetsavdelningen och Galant kost och städ har ett relativt stort eget kapital som är bra med tanke på att kommande års effektiviseringar kan ta längre tid att genomföra än nuvarande plan. Förvaltningens totala resultat avviker mindre än 1 procent mot prognos, för intäkter är avvikelsen -0,5 procent, för kostnader -0,6 procent. Mot budget är avvikelsen något högre beträffande intäkter 1,3 procent. Effektiva verksamheter MÅL RESULTAT 2009 MÅLUPPFYLLELSE Andel fordon som drivs med förnyelsebart bränsle minst 50 % år 2010 Sänka energiförbrukningen med 2 procent till 2010 från 2007 års nivå Energiförbrukningen i nya/ ombyggda fastigheter max. 100 kwh/kvm Minska eldningsolja till 150 m³ per år Höja nivåplanerat underhåll på fastigheter till 100 kr/kvm för 2010 och senare 120 kr/ kvm för år 2015 Två fordon drivs med förnyelsebart bränsle (E85) vilket är 0,6 procent. Ett test har dock pågått av ca 30 bilar med Raps-Metyl-Ester (RME), men inte fortsatt på grund av problem. Arbetet med energisparprojekt fortgår. Ingen möjlighet till mätning Fortsatt arbete enligt utbytesplan. En ökning av oljeförbrukningen skedde under 2009 på grund av att Birstahov tillkom. Genomsnittet får planerat underhåll för den senaste femårsperioden är 77 kr/kvm, kommunens Mål- och resursplan för 2010 är nivån 93 kr/kvm. 5

6 Fastighetsavdelning avdelningschef: Lennart Olsson tillsvidareanställda: 77 Fastighetsavdelningen svarar för lokalförsörjningen åt alla nämnder, förvaltar befintliga byggnader och svarar för ny-, om- och tillbyggnad av fastigheter. Förskolan Villa Strand öppnades under våren 2009 i ombyggda lokaler på Alnö. Fastigheternas intäkter 578,4 mkr Fastigheternas kostnader 560,7 mkr Kapitalkostnad 36% Utemiljö 3% Planerat underhåll 4% Övrigt 5% Personal 4% Driftavdelning tjänster 32% Hyreskostnader 16% Verksamhetsidé Vårt uppdrag är att se till att du som kund verkar i funktionella och moderna lokaler med god miljö. På ett professionellt sätt ska vi bemöta dig som kund och förvalta vårt ansvar för fastigheterna. Verksamhetsåret 2009 Året har präglats av omorganisation och besparingar. I början av året tillfördes driftens fastighetsverksamheter till bygg- och förvaltningsavdelningen och den nya organisationen blev fastighetsavdelningen. I kölvattnet av finanskrisen beslutades i september om kommunens Mål- och resursplan 2010 med plan för Den innebar årliga, successivt ökande besparingskrav på fastighetsavdelningen som för 2012 uppgår till 21 Mkr. Eftersom avdelningen kontinuerligt arbetar med effektiviseringar, konstaterades att en stor del av besparingarna måste bli personalkostnader. För att dimensionera den nya avdelningen upphandlades Fasticon, ett av Sveriges ledande konsultföretag inom fastighetsorganisation, med uppgift att jämföra vår organisation med andra kommuners samt ge förslag på bemanning. Med utredningen och effektiviseringskravet som underlag, presenterade ledningen under hösten förslag på en ny organisation med tre sektioner: förvaltnings-, bygg- och underhållssektionen. Ett inköpsstopp infördes under året och stor återhållsamhet har iakttagits när det gäller drift och underhållskostnader. Underhållskostnaderna har hållits på en mycket låg nivå. Kundorientering Avdelningen har sedan några år tillbaka fått relativt låga värden vid enkäter om kundnöjdhet enligt Nöjd-Kund-Index, NKI. Under 2008 förbättrades NKIindex till 71, en relativt hög nivå. Ett led i att förbättra relationerna med kunderna har varit att fortsätta med att arrangera systematiska kundträffar. De brister som har påvisats har i möjligaste mån bearbetats för att på sikt bygga upp förtroendet. En notering är att det bl a finns oklarheter i informationen om såväl kontaktvägar, arbetssättet, interna processer samt ansvarsfördelning mellan kund och fastighetsavdelningen. Avdelningen kommer därför fortsättningsvis satsa mer på information till hyresgästerna för att skapa förståelse för både gällande regler och ekonomiska förutsättningar. Den kritik som har framkommit har analyserats och finns till grund även för det interna arbetet med organisationskulturen. Större projekt och underhållsåtgärder Under året har fastighetsavdelningen på uppdrag av socialtjänsten genomfört en ombyggnad av f d Ekens förskola till ett omsorgsboende med fem lägenheter. Vidare pågår projektering för ombyggnation av f d Knektbackens dagcenterlokal till ett omsorgsboende för äldre funktionshindrade. Tillsammans med barn och utbildning har flera projekt genomförts. En ombyggnad och upprustning av Nedansjö skola har gjorts för att kunna inrymma förskoleverksamheten inom skolan. Ett stort ombyggnadsarbete har gjorts vid Villa Strand på Alnö, en fastighet som kommunen köpt in för förskoleverksamhet. Nya stora förskolor har också projekterats och börjat uppföras i centrala Alnö vid det f d LV5-området. Vid Hagaskolan har en ny idrottshall uppförts för 6

7 att möta efterfrågan från närliggande skolor och föreningsliv. I Kvissleby har en satsning genomförts för att skapa en bättre utemiljö i anslutning till Opalen, Nivrenahallen och Njurundahallen. Vid Idrottsparken i centrala Sundsvall har det under sommaren 2009 investerats i nytt konstgräs. Med anledning av förändring i verksamheten har en lokal i f d Amu ställts i ordning för socialtjänsten. Den nya lokalen har gjort det möjligt att lämna en externt förhyrd lokal inom Sidsjöområdet. Under året har ett antal större underhållsåtgärder genomförts, bl a fönsterbyten på Högoms skola. Vidare har en del av taket på Navigator (f d Vårdskolan) bytts, det återstår dock en betydande del att åtgärda. På Kulturmagasinet har bytet av takfönster fortsatt planenligt under Vid Hedbergska skolan har toaletterna i entréplanet genomgått en omfattande upprustning. Vid GA-skolan har det under året satsats på invändig målning av framförallt trapphus och korridorer. Fastighetsaffärer Två förskolor i Liden har sålts liksom fem stycken bostadsrättslägenheter. För att skapa fler förskoleplatser har som nämnts en fastighet på Alnö förvärvats. Skadeförebyggande insatser Under året har arbetet fortsatt med att förebygga skador i fastigheterna. Arbetet bedrivs dels med fysiska åtgärder, dels med utbildning och projektarbeten. För att minska risken för vattenskador och reducera effekterna av en skada, har bland annat fuktavkännande larm, självstängande tvättställsblandare och avstängningsventiler på inkommande vattenledning installerats vid ett antal objekt. För att minska risken för yttre åverkan på byggnaderna har belysningsförbättringar vid fasader genomförts. Utöver belysningsåtgärder har resurser satsats på siktröjning och installationer av övervakningskameror. Inom arbetet med att förebygga skador inryms även ett utvecklat samarbete med polis och att i samarbete med räddningstjänsten anordna utbildning i förskolor och i skolans yngre årskurser 1-6. Under sommaren gick även en informationsfilm på biograferna som belyste konsekvenser av klotter. Vid Kulturmagasinet pågår nästan varje år någon underhålls- eller ombyggnadsåtgärd. Under 2009 har arbetet fortsatt med att byta takfönster. Personal Eftersom kommunalt köpstopp rått har utbildningsinsatser för personalen minimerats under detta år. Personal som arbetar med byggprojekt har genomgått en utbildning i den nya lagen om att särskilda arbetsmiljösamordnare ska utses till alla byggprojekt. Några medarbetare på byggsektionen har genomgått utbildning i entreprenadjuridik. Samtlig personal på gamla driftavdelningen har under året gått en utbildning i elsäkerhet. Ekonomisk analys Fastighetsavdelningens resultat för 2009 uppgår till ca +17 mkr, ca 3 procent relativt omsättningen. En del av förklaringen till det positiva resultatet är att intäkterna ligger något högre än i budget. Intäktsökningen och ett mycket återhållsamt planerat underhåll förklarar det positiva utfallet. Avdelningens driftskostnader följer budget med endast små avvikelser. Med hänsyn till 2008 års negativa resultat, vilket delvis berodde på att budgeten för planerat underhåll överskreds, kommer 9 mkr att avsättas till eget kapital för att återskapa en buffert för eventuella driftkostnadsavvikelser. En upphandling för en samlad satsning på eftersatt underhåll avseende yttertak kommer att ta ca 4 mkr i anspråk. Vidare kommer uppskattningsvis ytterligare ca 4 mkr att reserveras för övrigt eftersatt underhåll under

8 Fastighetsinvesteringar och statistik Investeringar Under 2009 investerades för totalt 127,7 mkr i kommunens fastigheter Större beslutade projekt 2008 kalkyl Statistik Samtliga lokaler Total BRA m varav egen varav hyrd mkr Södra bergets förskola 22,1 Vibacke förskola 21,7 Villa Strand, Alnö 7,0 Notvallens förskola 2,4 Västermalm, ombyggnad 4,4 Västermalm, matsal 5,3 Hedbergska skolan, matsal 3,0 Ljustadalens skola, matsal och kök 4,0 Opalen, kök och matsal 2,8 Eken, ombyggnad till särskilt boende 7,6 Lindgården, elkraftsanläggning 3,3 Fd Amu, ombyggnad till socialtjänsten 8,6 Idrottsparken, nytt konstgräs 7,0 Kommunhuset, avloppsstammar 8,0 Förändringar i fastighetsbeståndet 2009 Sålda fastigheter Två förskolor, Liden Fastighetsköp Villa Strand, Alnö Egna lokaler Driftkostnad tkr kr/m *Felavhjälpande underhåll kr/m Skador tkr kr/m Skadegörelse tkr kr/m Planerat underhåll tkr kr/m Varav skollokaler Bruttoarea m Driftkostnad tkr kr/m *Felavhjälpande underhåll kr/m Skador tkr kr/m Skadegörelse tkr kr/m Planerat underhåll tkr kr/m Varav barnomsorgslokaler Bruttoarea m Driftkostnad tkr kr/m *Felavhjälpande underhåll kr/m Skador tkr kr/m Skadegörelse tkr kr/m Planerat underhåll tkr kr/m * Felavhjälpande underhåll innefattar även akut underhåll samt tillsyn och skötsel 8

9 Chef för staben: Direktör Daniel Lundberg Tillsvidareanställda: 8 I staben hanteras specialistfrågor där avdelningarna inte har eller ska ha egna resurser och där samordning är viktigt för kontorets hela verksamhet. Staben har till uppgift att utveckla, följa upp och bevaka följaande områden i förvaltningen som nämnds- och chefssekreterarskap, ekonomi, personal, it och kvalitet. Ytterligare en viktig funktion i staben är att arbeta konsultativt med avdelningarna samt stödja Staben alla chefnivåer i kontoret med specialistkunskap och medverka i avdelningarna så att målen kan uppnås. Verksamhetsåret 2009 Under årets första hälft deltog staben i arbetet att överföra verksamheter från koncernstaben till service och teknik. Det gäller det administrativa arbetet för personal- och ekonomirutiner som en organisationsförändring av detta slag medför. Staben har även deltagit i utvecklingen av affärsmodellen som ska prägla framförallt de ekonomiska relationerna vid köp av förvaltningens tjänster. Under året har en hel del präglats av effektiviseringsarbete både under året och åren som kommer. Det har bland annat inneburit en del ekonomiskt analysarbete och förberedelser inför personalreduceringar i form av planering och förhandlingar. Deltar i flera nätverk Staben har vissa samordningsroller, bl a inköpsamordnare och har representanter i kommunens centrala nätverk för personal-, ekonomi, IT- och kvalitetsfrågor. När det gäller verksamhetsutvecklarens område finns en del av årets verksamhet beskriven under sidorna kvalitet och miljö. Rollen bytte under året namn från kvalitets- och miljösamordnare till verksamhetsutvecklare och tjänsten fick delvis en ny inritning. Bilder från 2009 Foto: Sundsvalls kommun Brandsäkerhet är alltid ett aktuellt område för service och teknik. Överst ett par bilder från den brandövning som genomfördes vid kommunhuset den 31 maj. Säkerhetsenheten, räddningstjänsten och fastighetsavdelningen hade samarbetat inför övningen och kommunhusets personal fi ck överlag ett gott betyg för sin utrymning. Växeln var inte lika glad över att inte ha blivit förvarnade! På bilden till höger berättar säkerhetsenhetens Håkan Berglund om övningen. Nederst en bild efter eldningsförsöket vid Furubackens förskola i Njurunda. Några personer försökte då elda ner förskolan men brandlarmet skrämde iväg sabotörerna och räddade byggnaden. Samma brandlarmssystem fi nns för övrigt vid alla kommunens förskolor. 9

10 Driftavdelning avdelningschef: Hans Wiberg tillsvidareanställda: 167 Under första kvartalet hade avdelningen två huvudinriktningar. Den ena var att arbeta som internentreprenör åt bygg- och förvaltningsavdelningen. I uppdraget ingick att ansvara för drift och löpande underhåll av de byggnader som service och teknik förvaltar. Den verksamheten flyttade därefter till den nya fastighetsavdelningen. Foto: Sundsvalls kommun Koncernarkivet är en ny enhet på driftavdelningen fr om Här lämnar Jimmy Lundmark ut material. Fastigheternas driftkostnader 178,0 mkr Skadegörelse, försäkringsskador 3% Felavhjälpande underhåll, tillsyn och skötsel 19% Övrig drift 9% Olja 1% Material 11% Tjänster 47% Sparkrav 0,3% Personal 9% Fjärrvärme 19% Serviceverksamheternas kostnad 147,2 mkr El och tele 34% Vatten 6% Kapitalkostnad 1% Personal 39% Lokalkostnad 2% Den andra inriktningen är i huvudsak att till andra förvaltningar och kommunala bolag tillhandahålla verksamhetsanknuten service som ITdrift, kommunväxel, kundtjänst, reception, posthantering, infoproduktion, kontorsmaterial samt fordon och verkstad. Vid halvårsskiftet kompletterades avdelningen med Kommunhälsan, HUR-enheten, upphandling, ekonomiservice och koncernarkivet. Verksamheter som kom över från koncernstaben, f d kommunstyrelsekontoret. Verksamhetsidé Driftavdelningen ska samordna och verkställa stödfunktioner så att största möjliga mervärde skapas för de kommunala verksamheterna. Verksamhetsåret 2009 Avdelningen har under 2009 lagt fokus på mottagandet av de nya verksamheterna från koncernstaben. Det påbörjades under början av året även om verksamheterna formellt överfördes vid halvårsskiftet. Under året har ett stort arbete varit att ta fram tjänstebeskrivningar och ramöverenskommelser anpassade för den nya affärsmodellen. I övrigt har utvecklingen gått vidare med införandet av funktionstelefonnummer med kundtjänstfunktioner och ärendehanteringssystem. Kortare svarstider i växeln Kommunservice har fortsatt sitt arbete med att reducera svarstiderna för inkommande samtal till kommunens växel. Medelsvarstiden har ytterligare förbättrats något och är nu under 14 sekunder. Detta trots att växeln från och med 1 april 2009 även har hanterat samtalen till Timrå kommun. Den förbättrade effektiviteten beror delvis på att samarbetet fallit väl ut med Galant när det gäller bemanning, men även på den utbildning som telefonisterna genomgick i bemötande och samtalshantering under Kundtjänst har under andra halvåret övertagit administrativa arbetsuppgifter inom fordonshanteringen. Vilka samarbetsmöjligheter som finns med Galant har börjat undersökas i en mycket positiv anda. IT-service har under 2009 fortsatt arbetet med att utveckla rutiner för att skapa en väl fungerande driftenhet. De stödinsatser som tillsattes i början av året tillsammans med att rutinförbättringar kunnat genomföras gör att ITservice tagit ett stort steg mot önskade produktivitets- och kvalitetsmål. Nya funktionstelefonnummer Lön & Pension har effektiviserat sin verksamhet och ytterligare sänkt kostnaden under Ett nytt PAsystem har upphandlats och införandet påbörjades under andra halvåret. Utvärdering av införandet av Lön & Pensions funktionstelefonnummer för support har skett och vissa förändringar har genomförts. Kontorsservice har infört funktionstelefonnummer för att underlätta för kunderna att få support i frågor som berör posthantering, infoproduktion och kontorsmaterial. Det har även införts ett verksamhetssystem för hantering av beställningar. Fordon och verkstad har arbetat med att förbättra debiteringsgraden och att effektivisera de administrativa 10

11 rutinerna, de har även utvecklat fordonshandboken. Ekonomiservice bildades vid halvårsskiftet och har därför koncentrerat sig på att förtydliga ansvarsfördelningen mellan sektionen och koncernstaben samt att utveckla backupfunktioner för göra verksamheten mindre personberoende. Kommunhälsan, HUR-enheten, upphandling och koncernarkivet har arbetat med de aktiviteter som planerades i början av året när verksamheterna fanns på koncernstaben. Under andra halvåret har sektionerna förutom arbetet med tjänstebeskrivningarna även påbörjat samarbete, eller diskussioner om samarbete med andra sektioner på avdelningen. Allt med målet att förbättra fl exibiliteten och förenkla för kunderna. Personal En genomgång av korttidssjukfrånvaron för de verksamheter som funnits sedan tidigare visade att det generellt bedöms vara svårt att minska den under nuvarande nivå. De insatser som kan göras kommer endast att påverka korttidsfrånvaron marginellt. Någon genomgång av sjukfrånvaron för de nya verksamheterna har inte skett under Det har inte heller genomförts några större utbildningssatsningar på grund av kommunens ekonomska situation. Ekonomisk analys Kommunservice resultat är +2 mkr. Nya upphandlingar har gjort att kommunen fått lägre priser, detta har bidragit till det positiva resultatet. Även samarbetet med Timrå och det interna samarbetet med Galant har haft en positiv inverkan på resultatet. Kundtjänst gör ett positivt resultat på +0,1 mkr. IT-service resultat blev ca +1,7 mkr vilket är en förbättring med 1 mkr jämfört med Verksamheten har varit gynnad av det låga ränteläget, något som gett låga kapitalkostnader. Det har även uppkommit effektivitetsvinster i samband med förbättrade rutiner. Lön & Pension gör ett positivt resultat med ett överskott på +1,2 mkr. Resultatet beror till stor del på att det skedde en rationalisering i och med att organisationen minskade med en chefstjänst. Kontorsservice redovisar ett resultat på -0,4 mkr. Den positiva trenden från 2008 bröts därmed och detta beror på att omsättningen minskat på grund av inköpsstoppet samt att det uppstod lagerförluster i samband med att den nya upphandlingen av kontorsmateriel gav så gynnsamma priser. Fordon och verkstad redovisar resultat på -0,6 mkr respektive -0,2 mkr. För fordonsverksamheten är det dygnetruntsupporten som till stor del påverkar det negativa resultatet. För verkstaden är den debiterbara tiden inte så hög som önskats under första halvåret. Det beror delvis på att de förändrade rutinerna för debitering inte var genomförda, men även på att det administrativa arbetet för vissa delar tog mycket tid i anspråk. Resultatet för de fem verksamheter som kom från koncernstaben vid halvårsskiftet har i princip tagits av koncernstaben. Eftersom förvaltningen inte fick täckning för OH-kostnaderna blir resultatet för dessa verksamheter ca -0,2 mkr per verksamhet, totalt -1,1 mkr. Avdelningens resultat blir ändå +3,2 mkr för Avdelningens egna kapital var vid ingången till ,1 mkr och är därmed återställt till en mycket svagt positiv nivå vilket är bättre än förväntat. Foto: Sundsvalls kommun HUR-enheten bildades 2007 och jobbar med hälsa, utveckling och rehabilitering. Fram till sommaren 2009 tillhörde enheten koncernstaben, men ingår nu i driftavdelningen. På bilden fi nns hela enheten samlad. 11

12 Utemiljö avdelningschef: Björn Nilsson tillsvidareanställda: 27 Utemiljö ansvarar för och sköter kommunal parkmark, samt på uppdrag av fastighetsavdelningen sköter Utemiljö kommunal fastighetsmark. Uppdrag utförs även åt andra förvaltningar och kommunala bolag, där stadsbyggnadskontoret är störste beställare. Under 2009 slutfördes arbetet med den nya mötesplatsen Oasen. Förskolornas skoutställning var ett arrangemang i juni. Intäkter 38,8 mkr Skattemedel 41% Utförda arbeten Externa, Bolag samt investeringsarbeten 3% Övriga interna intäkter 2% Utförda arbeten service och teknik 54% Verksamhetsidé Att erbjuda attraktiva och etiskt tilltalande parker och grönområden med tyngdpunkt på god miljö, stor mångfald och kostnadseffektivitet. Detta görs för och tillsammans med kommunmedborgarna. Verksamhetsåret 2009 Den kalla och torra våren övergick i en sval sommar utan några längre värmeperioder och en mild solfattig höst. Årets sommarblomsprogram Sommaren 2009 planterades st vår- sommar och höstplantor. Temat för årets sommarblommor hette Sahara och Amazonas. Blommornas färger i temat Amazonas var starka och livliga medan Saharas färgtema var mildare. Nytt för året var också sommarblomplanteringar i Granloholm i Sticksjöområdet. startat en upprustning av lekplatserna längs Skogsduvevägen. I samband med ombyggnaden i Esplanaden kommer även grönytan mellan Södra Järnvägsgatan och Östra Långgatan att förnyas med nya gångvägar, sittytor och blomsterplanteringar. Utemiljö har också arbetat med dekorationsbelysningar som placerades ut under december månad, dessa kan ses i Badhusparken, Hedbergska parken, Stadshusparken, Skolparken, utanför Kulturmagasinet och på Alnön. Utemiljö har också lyst upp olika platser i kommunen med marschaller under december månad. Skogsarbeten Röjning och gallringsarbeten har utförts på flera platser, bl a i centrala Sundsvall, Nolby, Bredsand, Bergsåker, Granloholm, Bosvedjan, Matfors, Stöde och på Alnö. Kostnader 38,7 mkr Personal 42% Kapitalkostnad 5% Material 11% Tjänster 42% Trädplanen Nya planteringar med lönn har gjorts i Esplanaden mellan Södra Järnvägsgatan och Östra Långgatan. Gamla och dåliga lönnar längs Södra Tjärngatan vid Bunsowska tjärnen har också bytts ut. Nya lönnar har planterats längs Skeppargatan i samband med ombyggnaden av Norrmalmsparken. Lekplatser och anläggningsarbeten Besiktning och underhåll av lekutrustning i parker görs enligt uppgjord plan. Den planerade ombyggnaden av Ankarvägens lekplats utfördes efter att nödvändiga dräneringsarbeten genomförts under Utemiljö har också Planteringsarbeten Förutom det som nämnts under trädplanen, har det planterats träd vid Busbacken, Klackparken, Åkersviksgatan, Fridhemsparken samt Kulturskolan. Sammanlagt har ca 70 st träd planterats inklusive trädplanen. Buskar har planterats i Esplanaden och Hamnparken, där även perenner planterats. Tillgänglighet och trygghet Hamnparkens gungställning har fått en markbeläggning av gummiasfalt för en bättre tillgänglighet. Vid Norra Berget har en ny gungställning byggts för att öka tillgänglighet och handikappanpassningen av lekplatsen. På 12

13 ANTAL PLANTERADE VÄXTER UNDER ÅRET Träd Buskar Lök Perenner SOMMARBLOMMOR Vår-, sommar- och höstblommor 70 ST 110 ST 2445 ST 840 ST ST Arbetet med trädplanen gick vidare, det här året i ett av de sista kvarteren längs Esplanaden. I samband med fällningarna var lokala media som vanligt nyfi kna. Västergatans lekplats har arbetena med handikappanpassning pågått under sommaren tillsammans med barn och elever ifrån skolan, dessa arbeten färdigställs under Utplaceringen av fasta bänkar på kommunal parkmark som ett led i en förbättrad tillgänglighet har fortsatt under Belysningar har bytts i Stadshusparken och Hedbergska parken, detta har gjort parkerna ljusare och ökat trygghetskänslan Utemiljön vid fastigheterna Fastighetsmarken har skötts enligt gjorda överenskommelser. Reparationer av lekutrustning vid fastigheterna och redskap i gymnastiksalar har blivit utförda efter de årliga besiktningarna. Vinterns pendlande temperaturer orsakade mycket halka och stora resurser fick läggas på sandning och sandupptagning. Personal Utemiljös fast anställda personal har under året blivit 27 personer, då en arbetsledare pensionerats samt att en landskapsarkitekt och parkarbetare anställts under året. Under sommaren anställdes 37 säsongsarbetare och 111 ferieungdomar. De sistnämnda indelades i tre arbetsperioder om tre veckor. Under året har Utemiljö arbetat med att förbättra informations- och introduktionsmaterial för dessa grupper. Friskvårdsarbetet har fortskridit med aktiviteterna simning, stavgång, styrketräning och promenader. Under vinterhalvåret finns även möjligheter att använda massage som förebyggande åtgärd vid snöskottning och skogsarbeten. Personallokalen i Svartvik har flyttats till kommunens fastighet Skottsundsbackens äldreboende och förväntas ge en sänkt hyra med cirka 100 tkr per år. All Utemiljös personal har genomgått utbildning i hjärt- och lungräddning. Övriga utbildningar har varit verksamhetsanknutna eller inriktade mot verksamhetsutveckling. Ekonomisk Analys Utemiljö redovisar ett positivt resultat för 2009 med tkr, summan innehåller resultat 99 tkr samt kompensation för kapitalkostnader 167 tkr. 13

14 Gatuavdelning Tf avdelningschef: Maria Åhman tillsvidareanställda: 31 Avdelningen är kommunens ansvarige väghållare. I uppdraget ingår att sköta drift, underhåll och investeringar på gator, vägar, torgytor, konstruktionsbyggnader, offentlig belysning samt trafiksignaler. Foto: Sundsvalls kommun Gatuavdelningen deltog också i den städdag som Utemiljö arrangerade. Läs mer under sidorna om Kvalitet och miljö. Intäkter 110,7 mkr Utförda arbeten Externt och bolag samt investeringsarbeten 8% Kostnader 128,3 mkr Kapitalkostnader 31% Övriga kostnader 3% Skattemedel 90% Personal 13% Tjänster 48% Utförda arbeten service och teknik 2% Material 5% Verksamhetsidé Med medborgaren i fokus och med ett effektivt nyttjande av tillgängliga resurser, ska vi bidra till ett säkert, tryggt och långsiktigt hållbart gatunät. Verksamhetsåret 2009 Under året har avdelningen arbetat med att bli tydligare mot medborgarna med vilka tjänster som utförs samt till vilken kvalitet. Informationen på hemsidan har förbättrats och ett informationsblad om väghållaransvar för vintersäsongen har tagits fram. Arbetet kommer att fortsätta under 2010 med bland annat framtagande av en tjänstedeklaration. Under året har avdelningen hanterat och svarat på 298 stycken inkomna synpunkter via Synpunkt Sundsvall. Vinterväghållning Vinterväghållning är den ekonomiskt största verksamheten. Under 2009 genomfördes 11 stycken fulla plogsvängar, ytterligare 17 stycken genomfartsplogningar och Stenstaden tömdes på snö fem gånger. Den stora mängden snö bidrog till att vinterväghållningen kostade 35,2 mkr, 8,7 mkr mer än budget. Offentlig belysning och trafiksignaler Projektet med att förbättra belysningen i Stenstaden enligt belysningsplanen har avslutats. I etapp 2 har ett område från Esplanaden och västerut rustats upp med mer effektiva armaturer som monterats till stor del på väggar istället för att hänga i linspann. För att förbättra tryggheten har sex stycken övergångsställen fått förstärkt belysning. Gatuavdelningen och Sundsvall Elnät har gjort en gemensam markförläggning av kabel på Bleckslagaregatan och Bölevägen/Alpgatan. I samband med detta byttes trästolpar ut mot nya järnstolpar. Trafiksignalerna har också rustats upp ordentligt och de sista insatserna slutfördes under Den stora insatsen att fräsa ner detektorslingor har fortsatt under 2009 och är ännu inte helt avslutad. Trafiksignalanläggningen vid Bergsåkersbron har fått ett övervakningssystem som underlättar vid felavhjälpning och/eller trafikomledning. Upprustningar och asfaltbeläggning Ett flertal vägar har rustats upp, bl a delar av Thulegatan och Bleckslagaregatan. Ny beläggning har lagts på delar av Oscarsgatan, Raholmsvägen, Nackstavägen, Kärvstavägen med flera vägar. Gatuavdelningen har i samarbete med fastighetsavdelningen fortsatt med upprustningen av Kvissleby centrum. Delar av södra Affärsgatan, Centrumgatan och området utanför Njurundahallen har byggts om för att öka trafiksäkerhet och trygghet för oskyddade trafikanter. Gång- och cykelvägar Under 2009 satsades 5,2 mkr på gångoch cykelåtgärder. Nya gång- och cykelvägar har bland annat byggts längs Vikingavägen i Granlo, Pråmvägen på Alnö, Nackstavägen, Nybrogatan och Bleckslagaregatan. Medel har även satsats på upprustning av befi ntliga gång- och cykelvägar, t ex vid Loggvägen på Alnö och Enhörningsvägen på Skönsmon. Enskilda vägar Överlämnandet av väghållaransvaret för enskilda vägar har fortsatt under året. 18 stycken vägar har överlämnats och ett flertal vägar har upprustats inför överlämning. Flera av vägarna som överlämnats är större vägar. För de vägar som har en godkänd belysningsanläggning har även belysningen ingått i överlämnandet. 14

15 Etapp två i upprustningen av Vikingavägen i Granlo var en av årets väginvesteringar. En delsträcka av vägen grävdes ur, förstärktes och fi ck ny asfaltering. Andra förbättringar var ny gång- och cykelväg, säkrare belysning och ökad tillgänglighet. Projektet blev klart under sommaren. Tillgänglig stad Gatuavdelningen har arbetat med tillgänglighetsåtgärder under året. Bland annat har ränndalar på Esplanadens västra sida bytts ut, gamla p-stolpar och parkeringsautomater på Storgatan mellan Esplanaden och E4 har tagits bort, övergångstället vid Thulegatan/Ågatan samt övergångställen längs Storgatan mellan Skolhusallén och Mittuniversitet har handikappanpassats. En ny gångoch cykelbana längs Vikingavägen, delen Västra vägen till Lundebovägen, har byggts och handikappanpassats. Dessutom har handikappanpassningar utförts i samband med återställningar av grävningar. En åtgärdsplan för handikapparkeringar i centrum är framtagen för genomförande under Avdelningen har startat ett samarbete med stadsbyggnadskontoret för inventeringar. Matfors centrum är inventerat och kommer att åtgärdas under Kommunövergripande projekt Projektet Förstudie koncerngemensam GIS-plattform har avslutats under året. Avdelningen deltog i projektet som drevs av koncernstaben. Projektet Koncerngemensamt trafikdatasystem pågår och drivs av koncernstaben med medel från dåvarande fastighetsnämnden. Trafikdatasystemet upphandlas under Det ska bland annat tillhandahålla aktuella gemensamma väg- och trafikdata för koncernen, kartbaserade verktyg för planering, underhåll och uppdatering av väg- och trafikdata samt verktyg för direkt utbyte av data enligt avtal med Vägverket. Inmätning samt klassificering av gator har pågått under året och arbetet slutförs under Under den senare delen av året har gatuavdelningen fått möjlighet att ingå i en arbetsgrupp för att samråda med parter i E4-projektet. Genom arbetsgruppen kan avdelningen påverka nuvarande och framtida åtaganden som väghållare. Angelägna vägåtgärder på det kommunala vägnätet kan, genom avdelningens tidiga medverkan i projektet, samordnas med Vägverkets åtgärder och därigenom kan framtida kostnader minimeras. Personal Inför gatuavdelningens start i maj 2008 beslutades att ett utvecklingsprojekt skulle genomföras med hjälp av konsult. Utvecklingsprojektet har fortsatt under 2009 men bedrivs nu inom avdelningen utan konsultstöd. En effekt är metoden med arbetsgrupper för olika utvecklingsområden som blivit ett effektivt verktyg för avdelningen. All personal har bidragit till arbetet och avdelningen har ökat sitt nöjd-medarbetar-index (NMI) från 58 till 75 och därmed nått målet för NMI. Med hjälp av kommunhälsan har avdelningen sett över de vibrationer som fältpersonalen utsätts för i sitt vardagliga arbete. Som ett led i att kvalitetssäkra avdelningens tjänster har alkolås införts i samtliga fordon och maskiner. Ekonomisk analys Under året har de kostnader för underhåll som enligt beslut ska bokföras som investering omförts till driftbudgeten, detta har medfört en ökad kostnad på -13,1 mkr. Vinterväghållning har som tidigare nämnts haft mycket höga kostnader bl a beroende på högt pris samt mycket snö. Kostnaden för 2009 hamnade på 35,2 mkr vilket är 8,7 mkr mer än budget. Övriga poster är ett underskott på offentlig belysning på -1,4 mkr där största orsaken är prisökning på el. Några plusposter som kan nämnas är trafikanordningar +0,5 mkr, vägdrift +0,9 mkr samt trafiksignaler +0,2 mkr. Vid överföringen av överskott/underskott har kompensation begärts både för det gamla underskottet samt den merkostnad som varit Detta har godkänts vilket innebär att det negativa egna kapitalet har avskrivits. Inför 2010 har avdelningen även tilldelats en underhållsbudget. Något som är väldigt positivt och som avdelningen har strävat efter under många år. Detta innebär att avdelningen inte behöver underhålla för investeringsmedel och att redovisningen kan ske på ett korrekt sätt. 15

16 Väginvesteringar Investeringar Under 2009 investerades i vägar och offentlig belysning för totalt 13,1 Mkr. Budget Redovisade 2009 mkr mkr Beslut ,1 8,2 Beslut före ,5 4,9 Summa 87,6 13,1 Specifi ka investeringar Redovisade Budget t o m 2009 mkr mkr Stenstaden, belysning etapp 2 4,3 4,7 Tunadal, buller och framkomlighet 22,7 22,6 Kvissleby, Affärsgatan södra delen 3,0 3,0 Vikingavägen etapp 1 och 2 6,8 6,0 Bilder från 2009 Foto: Cecilia Andersson Vinterbelysningen i centrala Sundsvall tändes i samband med Lyslördagen den 21 november. Det gällde även de utsmyckningar som Utemiljö ansvarar för. På bilden ses några av de röda belysningsinslagen i Badhusparken. Bodil Hansson, till höger, var under sin första tid som nämndsordförande ute och praktiserade i verksamheten. Allérestaurangens kök fi ck t ex beösk. Från vänster: Ove Mattsson, Solveig Sjödahl, Linda Fröst och Iréne Jonsson. 16

17 Foto: Sundsvalls kommun Nya förskolor byggdes på Alnö och vid Södra Berget. På bilden bygget på Alnö i mitten av november. Båda förskolorna är relativt påkostade byggen med fl era intressanta lösningar, t ex gemensamma matsalar och delar av planlösningen i loft. Bägge är anpassade till den Reggio Emilia-inspirerade undervisningen som bedrivs inom förskolan i Sundsvall. Utemiljön och trafi klösningarna utanför Nivrenaskolan, Opalen och Njurundahallen fi ck en efterlängtad översyn under året. Den sterila aslfatsytan byggdes om och fi ck fl era fi na grönytor. Bilparkeringar och trafi k fl yttades också en bit längre från fastigheterna där elever och övriga besökare vistas. En del i projektet var att snygga till entrén utanför Opalen. Vintern blev snörik med en relativt stabil temperatur. Snön kom redan i mitten av november och gatuavdelningen hade mycket att göra. Ur ekononomisk synvinkel påverkade detta väghållningsbudgeten för resten av Helena Bergström och Mariette Nyman, Galant kost & städs duktiga städare, deltog under året i tävlingen Årets städare. De gick vidare från deltävlingarna i Sundsvall och Skövde och nådde fi nalen i Örebro. I fi nalen vann Helena Bergström momentet singelskurmaskin och Mariette Nyman trappstädning. Foto: Sundsvalls kommun 17

18 Galant kost & städ avdelningschef: Margareta Frisentorp tillsvidareanställda: 238 Galant kost & städ är en avdelning inom service- och teknikförvaltningen, och sköter måltids- och städverksamhet i huvuddelen av kommunens lokaler. Köksverksamheten sköter tillagningen av mat till skolor och äldreboenden i kommunen, samt har ansvar för serveringen vid några skol- och pensionärsrestauranger. Vi tillagar även olika typer av specialkost utifrån kunders behov. Städverksamheten erbjuder städning och närliggande tjänster i lokaler där det bedrivs kommunal verksamhet. Större delen av städytan består av skolor och förskolor. Vi arbetar med moderna och miljövänliga metoder. Allérestaurangen är en av Galant kost & städs pensionärsrestauranger. På bilden kokas klimp till dagen soppa. Intäkter 81,1 mkr, Kost Hyra 11% Transporter 2% Skattemedel 5% Lönebidrag 1% Interna 67% Kostnader 79,8 mkr, Kost Övrigt material och tjänster 9% Livsmedel 39% Sparkrav 1% Externa 27% Personal 38% Affärsidé/Verksamhetsidé Galant kost & städ en proffsig serviceorganisation med nöjda kunder i fokus. Verksamhetsåret 2009 Avdelningen har under året arbetat intensivt med att minska kostnaderna för att komma i ekonomisk balans. En åtgärd under 2009 har varit att minska på ytterligare 2 arbetsledare inom städ. Avdelningen har under de senaste tre åren genomfört en effektivisering och minskning med 5 arbetsledare inom städ och 2 arbetsledare inom kost och till sommaren kommer ytterligare en arbetsledare inom kost att gå i pension. Detta har inneburit fler städare per arbetsledare och större geografiska områden inom städ och fler produktionskök per områdeschef inom kost. Matlådor och Pensionärsrestauranger Genom projektet Matkvalitet har en satsning gjorts för att utveckla kvaliteten på matlådor till hemmaboende pensionärerer samt på serverade måltider i våra pensionärsrestauranger. Projektet pågick 2009 och innehöll bl a enkätundersökning bland matlådekunder och matgäster i pensionärsrestaurangerna. Kunderna visade sig överlag vara nöjda med maten, men förbättringsområden framkom och projeket resulterade i en gemensam handbok för köken och en rad konkreta förbättringsområden när det gäller måltiderna. Måltidsorganisation Projektet kyld skolmat avslutades 2008 och slutrapporten godkändes av kommunstyrelsen i september Innan slutrapporten behandlas av kommunfullmäktige ska koncernstaben göra en utredning med förslag på organisation för måltidsverksamheten i kommunen. Samarbete med Timrå kommun Avdelningen har ett interkommunalt samverkansavtal med Timrå kommun. Det innebär att Galant ansvarar för ledning, styrning och kvalitetsutveckling av måltidsverksamheten i centralköket i Timrå. En platschef från Galant finns på plats sedan 1 april Avtalet mellan kommunerna är nu förlängt och kommer att gälla fram till 30 augusti Under 2009 tog centralköket över ansvaret för verksamheten på Hagalids kök som serverar mat till både boende och skolelever. Matilda kost och affärssystem Systemet Matilda används snart fullt ut. Det innebär att: kundbeställning sker via webb, näringsberäkning och priskalkylering sker centralt i staben och att områdescheferna planerar matsedlarna utifrån kundernas önskemål. Det sistnämnda gör att matsedlarna blir mer flexibla ute i de olika områdena. Sortimentgrupp I samband med att kommunen tecknade nya ramavtal för livsmedel i februari 2009, bildades en förvaltningsövergripande sortimentsgrupp vars primära arbetsuppgift är att se till att befintliga ramavtal för livsmedel omfattar det verkliga behovet. Vid de återkommande prisändringsperioderna (4ggr/år) behandlar gruppen de inkomna kraven från grossisten och vidtar olika åtgärder. Detta med syfte att minska kostnaden 18

19 Försäljningsstatistik för Galant Kost Sålda portioner Grund- och gymnasieskolor Förskolor Friskolor/Kooperativ Äldreboende * Pensionärsluncher Hämtmat Övrigt ** SUMMA * två portioner (lunch+middag) ** personallunch, övriga restaurang m m Intäkter 66,7 mkr, Städ Externa 2% Interna 98% Kostnader 66,4 mkr, Städ för kommunens inköp av livsmedel eller för att hålla dem på en oförändrad nivå under avtalstiden. Gruppen har förutom sortimentsförvaltning även påbörjat ett arbete med prisuppföljningar. Nationellt nätverk inom kost Galant kost ingår i ett nätverk som arbetar med kostfrågor på nationell nivå och som träffas 3-4 gånger per år. I nätverket var under 2009 flera kommuner representerade, främst från södra Sverige, t ex: Malmö, Borås, Sjöbo, Östra Göinge och Botkyrka. Aktuella frågor 2009 var bl a kommuners kostpolicys, utbildningar för kökspersonal i samarbete med livsmedelsproducenter, matkvalitet, m m. Nätverket arbetar även tillsammans med SKL, socialstyrelsen och livsmedelsverket i frågor som rör måltider inom kommuners äldreomsorg. Deltastäd Projektet har pågått under hela året för att utveckla användningen av ett städkalkyleringsprogram. Detta förbättrar för både verksamhet och kunder då det ger en tydligare debitering. Alla städkontrakt kommer att gås igenom för att se att de är rätt prissatta. Insta 800 Projektet Insta 800 är ett projekt som innebär att den nordiska städstandarden successivt införs inom grundskolan. Den har tidigare använts för gymnasiet. Modellen underlättar kommunikationen mellan utförare och beställare, som då får en tydligare bild av vilken städning som är beställd och att den utförs tillfredsställande. Tre geografiska distrikt Stöde, Liden och Södermalm startade med Insta 800 under våren och de övriga områdena under hösten. Hemtjänststädning för Galant Ett projekt för att ta över städningen inom hemtjänsten har pågått sedan 2008 mellan Galant och socialtjänsten. Socialtjänsten utvärderade städningen i en brukarundersökning under hösten 2009 och de flesta pensionärerna var positiva till Galants städning. Socialnämnden ska i februari 2010 besluta om Galant ska ta över nästa etapp som omfattar ca 7 årsarbetare och motsvarande antal timmar. Nuvarande omfattningen är ca 400 pensionärer och sex årsarbetare som sköter städningen åt dem. Syftet med projektet är att renodla arbetsuppgifterna inom socialtjänsten. Galant ansvarar för städningen och hemtjänsten för omvårdnad av pensionärer. Personal Städarna deltar i ett nationellt ergonomiprojekt för att förebygga sjukskrivningar. Projektet har pågått i två år och avslutas våren Syftet är att förebygga belastningsrelaterade besvär och öka medvetandet om belastande arbetsmoment. Projektet drivs i samarbete med kommunhälsans ergonomer som har utbildat arbetsteknikombud (ATO), områdeschefer och ett stort antal städare under året. Dessa har genomgått ergonomisk träning och moppteknik. Certifiering görs av en utomstående konsult. Avdelningens mål var att alla inom städ ska ha tagit moppkörkort För närvarande är det ca 146 personer, dvs majoriteten, som har kört upp för moppkörkort och fått sin certifiering. Under våren 2009 erbjöds alla anställda inom kost fyra timmars utbildning i livsmedelshygien. Detta för att bibehålla den goda livsmedelshygienen som redan idag finns inom sektionen. Ekonomisk analys: Galant kost Resultatet blev +1,3 mkr och är 2,8 mkr bättre än Förbättringen beror främst på minskade kostnader för livsmedelsinköp pga nytt ramavtal Minskade kostnader för bemanning har också bidragit. Investeringar i kylanläggningar på fyra produktionskök debiteras t o m år 2012 vilket för detta år belastar verksamheten med -1,1 mkr. Besparingskravet på 0,85 mkr är uppfyllt för året inom befintlig ram. Ekonomisk analys: Galant städ Resultatet blev +0,3 mkr och är 1,5 mkr bättre än Förbättringen beror till största delen på minskade materialkostnader, vissa kostnader togs här under En annan orsak är minskade kostnader för externa tjänster, även här togs kostnader 2008 då avdelningen satsade på Instautbildningar och upprustning av personalrum. Besparingskravet på 0,15 mkr är uppfyllt för året inom befintlig ram. 19

20 Kvalitet och miljö Arbetet inom kvalitet och miljö drivs av avdelningar med stöd av stabens verksamhetsutvecklare. Kvalitet Revisioner: Specialkost Revision av rutin specialkost har genomförts ett antal år och de senaste två åren har inga avvikelser identifierats. I 2009 års revision identifierades fem förbättringsförslag. Från och med 2009 genomförs specialkostträffar två gånger per år med specialkostansvariga och kostekonom. I det forumet kommer utveckling och förbättring att hanteras framöver. De förbättringsförslag som revisionen identifierade är överlämnade till det forumet. Inköp När det gäller inköp görs stickprovskontroll löpande under året av stabens ekonomer på var femte faktura i det elektroniska fakturahanteringssystemet Ascendo. Syftet är att kontrollera inköpet, formalia av fakturan, kontering och att inköpsregler följs. Vid felaktigheter skickas fakturan tillbaka till attestant för eventuell rättning eller komplettering. Uppfattningen från samtliga ekonomer är att antalet felaktiga eller ofullständiga fakturor har minskat till ett fåtal. En analys av inköp av mobiltelefoner, ITprodukter och arbetskläder finns i revisionsplan Dessa är inte avslutade och kommer att redovisas under Inventarier För rutinen som avser inventarier så finns det sedan 2008 en gemensam rutin för hur inventarier ska hanteras i kommunen. En förteckning av inventarierna inom respektive nämnds förvaltning ska upprättas årligen. Förteckningen ska innehålla en specifikation över de inventarier, maskiner och fordon som inköpts via investeringsbudget/internlån. Förteckningen ska utgå från och stämmas av mot innehållet i anläggningsreskontran för inventarier, maskiner och fordon inom nämndens förvaltning. Redovisningen ska göras på särskild blankett enligt koncernstabens regler. Förvaltningschefen ansvarar för att inventarieförteckningen upprättas. Inventarieförteckningen förvaras på respektive förvaltning och ska finnas tillgänglig för förvaltningens interna kontroll och för den kontroll som görs av kommunens revisorer. I de fall en inventarie avyttras eller avvecklas ska inventarien tas bort från kommunens anläggningsreskontra och en notering ska göras i inventarieförteckningen. Detta hanterar ekonomifunktionen i staben. Därmed avslutas förvaltningens rutin avseende inventarier. Debitering, krav och bevakning har tre områden reviderats: Kassarutin En revidering har gjorts av kassarutinerna för Galant kost som föranlett vissa ändringar i rutinerna. En förändring är bl a att två personer räknar dagskassan tillsammans och detta kontrolleras mot försäljningen. Båda personerna ska skriva under dagskassarapporten. Kravrutin löner Den rutin som finns är en kommunövergripande rutin som är upprättad av sektionen Lön & Pension tillsammans med koncernstaben. Synpunkter har kommit från ekonomer att löneskulder ibland skrivs av från lönesystemet för att hanteras via ekonomisystemet trots att personen finns kvar i sin anställning. Detta grundar sig på att lagen om arbetsgivarens kvittningsrätt ställer stora krav på hur felaktiga löner får dras tillbaka, och därför måste dessa skulder hanteras enligt ekonomirättsliga regler. Rutin för kontroll av analyslista Även denna rutin är en kommunövergripande rutin som är upprättad av Lön & Pension. Rutinen har kommit till för att cheferna ska se en helhetsbild över vilka personer som belastar budget och även att de utgående lönerna stämmer med verkligheten. Tanken är att chefer ska upptäcka fel på ett tidigt stadium för att på så sätt kunna åtgärda felen till nästa lön. I annat fall träder lagen om arbetsgivarens kvittningsrätt in, se ovanstående punkt. Denna analyslista skulle enligt tidigare rutin tas ut manuellt via beslutsstödssytemet BEST eller lönesystemet IFS. Detta har nu åtgärdats så att alla chefer får e-post och en medsänd analyslista att granska. 26 stickprov har gjorts, en avvikelse har hittats och där har åtgärd genomförts. Trafiksäkerhetspolicy Stickprov har gjorts genom diskussion med vissa chefer angående riktlinjer för trafiksäkerhet, bland annat utifrån att en riskbedömning ska göras av resor i tjänsten och att privata bilar ska följa samma standard som en normbil i kommunen. Det kan konstateras att chefer vet vilka bilar som medarbetarna kör och äger, men att riskbedömning inte görs systematiskt. Som en förbättring kommer förvaltningen därför att komplettera sin rutin för arbetsmiljö genom att föra in så att detta ska göras i samband med övrig riskbedömning. ÄDH Det kommunövergripande projektet att införa ett nytt ärende- och dokumentsystem har pågått under hela 2009 och kommer att avslutas våren Service och teknik började använda verktyget Public 360 för området Stöd till poltiska beslut i november. Det betyder att hanteringen av nämndsärenden numera sker i det nya verktyget. Service och teknik är även pilotförvaltning när det gäller dokumenthantering och har under 2009 valt två flöden som ska föras in i systemet. Det kommer att ske under våren Det är gatuavdelningens flöde vid investering och fastighetsavdelningens flöde vid förberedelse utifrån kundens förfrågan om lokalförsörjning. När projektet är avslutat fortsätter förvaltningens arbete med att föra in ytterligare flöden och dokument i systemet. 20