servicejournalen Spara tid och resurser med videokonferens gas tar hand om administrationen en väg in till support med kundtjänst

Transkript

1 servicejournalen Spara tid och resurser med videokonferens en väg in till support med kundtjänst gas tar hand om administrationen få helhetstänk med ny inhousebyrå 2 / september 2014

2 Vi ger dig effektivt stöd med kvalitet genom att se hela bilden Servicejournalen har nu utkommit med ett nytt nummer det tredje i ordningen. Den levererades till dig efter det att sommarsemesterperioden är över för den här gången och jag hoppas att din semester var behaglig, rogivande, inspirerande och minnesvärd. I de föregående utgåvorna har vi berättat om hur vår verksamhet har vuxit och utvecklats, att den blivit allt mer kunskapsintensiv och att vi sett många exempel på hur de nya utbuden allt oftare är av mer administrativ karaktär. I det här numret av vår kundtidning kommer vi att berätta om exempel på etablerade verksamheter som stödjer vår syn på och strävan efter kundnytta i utbudet och ett effektivt stöd för våra kunder. Vår ambition är erbjuda kostnadseffektiva helhetslösningar alltid Vi har sedan slutet av förra året och även fortsättningsvis under det här året driftsatt verksamheter som stödjer vår strävan att erbjuda en effektivare väg för er kunder till vårt utbud av service och administrativa tjänster. Den nyligen etablerade avdelningen Kommunikationsservice är Regionens interna profilerings- och marknadsföringsavdelning, kommer i huvudsak bistå regionen med grafiskformgivning och mediaproduktion samt vara behjälpliga med projekt- och produktionsledning inom kommunikation. Avdelningen har hittills varit delaktig bland annat i framtagandet av Region Hallands årsredovisning för 2013 och har även tagit fram den symbol som illustrerar Hallands sjukhus Halmstads 100- årsjubileum. För att nämna några uppdrag. Och för första gången produceras den här kundtidningen av regionens egen personal och det är vi på Regionservice särskilt glada för. Gemensam administrativ service, driftstartade i slutet av april och är den nya regiongemensamma supportfunktionen inom ekonomi och personaladministration som ska effektivisera och underlätta vardagen för både chefer och medarbetare. Dessa utbud är exempel på hur Regionservice kan erbjuda effektiva helhetslösningar med kundnytta, där målet är att spara pengar åt regionen inte att tjäna pengar. IT är ett område som mycket av vår vardag kretsar kring, det är helt ofrånkomligt att vi är beroende av en fungerande IT-verksamhet och att den är i ständig utveckling. Inte minst viktigt är detta inom vårdsektorn där det finns mycket vital utrustning med tillhörande programvaror som ska fungera dygnet runt, året om. I det här numret belyser vi även hur vårt IT-utbud anpassas efter den ständigt pågående utvecklingen inom IT-området. Så härmed önskar jag en trevlig läsning av Servicejournalen. tommy thorbjörnsson kundansvarig ansvarig utgivare: Erik Möller, förvaltningschef Regionservice redaktör: Tommy Thorbjörnsson, kundansvarig Regionservice grafisk form: Kommunikationsservice text: Martin Ådahl foto: Magnus Andersson, Stina Olsson, Bosse Håkansson, John Wasden, Shutterstock, istockphoto tryck: Tryckservice i Ängelholm, september 2014

3 gas en helhetslösning för regionens administration Nu hanterar Gemensam administrativ service (GAS) den ekonomi-, personal-, och löneadministration som tidigare sköttes ute i förvaltningarna. GAS ger avlastning för verksamheterna som nu kan fokusera på andra frågor. Martin Hansson, områdeschef GAS Det frigör resurser, vilket innebär att man ute på förvaltningarna kan vara ett bättre stöd, exempelvis i arbetsrättsliga frågor inom HR eller stöd inom analyser och uppföljningsarbete inom ekonomi, säger Martin Hansson chef för GAS. Det har saknats ett gemensamt arbetssätt inom regionen, samtidigt som den ekonomiska situationen har varit besvärlig. Bildandet av GAS är en del i att få en mer kostnadseffektiv administration. Det har gått över förväntan. Det tar naturligtvis tid att komma in i nya arbetsuppgifter, men alla kämpar på fantastiskt bra. Responsen har varit väldigt positiv från verksamheterna, säger Martin Hansson. Med GAS support är det inte längre avhängigt en viss person i verksamheten. Fler kan ge support, kompetensen delas och det är inte lika sårbart. Oavsett vilken fråga du har kommer du fram till rätt person, säger Martin Hansson. Kontakta GAS: Telefon (010-45) eller lägg ett ärende via formuläret på intranätet, där du även hittar rutiner och processer. Kurs och konferens höstens kurser Höst 2014 Affektiva syndrom och psykoser hos barn och unga 30 okt Kommunallagen 8 9 sep Lyft Näringslivet! 3 nov Arbete på väg Nivå sep Läsa sin journal via nätet? Boka sina egna tider? hur ska det bli? 5 nov LSS-konferens sep Hjälpmedelskonferens i Stockholm 6 nov Att skriva i tjänsten svenska skrivregler 27 sep Stickningsdag på Katrineberg 11 nov Inspirationsdag anhörigstöd 1 2 oct Arbete på väg Nivå 3A nov Entreprenadrätt för Plan Bygg 1 okt Seminarie Skolverket 13 nov Skoljuridik med Lars Werner 8 okt Fettavskiljare, utbildning 14 nov Kultur för Äldre Inspirationsdag okt METIS, Barnpsykiatrisk bedömning och diagnostik 17 nov Äldrekonferens okt Aktualitetsdagar särskolans skolledare 18 nov Författardag i Hässleholm samarbete sydlänen Höst 2014 Strokecertifiering 24 nov Kultur i förskolan läsning 17 okt Kustvattenråd Halland och Båstad 27 nov Trygghetsmässa Höst 2014 Grundkurs i Motiverande samtal för tandvården 28 nov Att leda in i framtiden 21 okt Prio-dialog 1 2 dec Kognet, nationell konferens Höst 2014 Projektledarutbildning för kommun För mera information se servicejournalen 2 /

4 RGS hjälper dig att jobba smart med resor och möten Resor till möten kan ta tid och bli kostsamt för ekonomin, miljön och dig själv. Regionservice kan hjälpa dig att göra smarta val med olika tjänster. Ett exempel är videokonferenser, något som Sabine Hansson och Jakob Kleist på Hallands sjukhus använder regelbundet i arbetet. Du ser vinsten direkt - det är bara att räkna i tid: ett möte i Halmstad på 1,5 timme tar en hel förmiddag om man räknar in restiden från Varberg. Tiden och miljön hänger ihop. Du får dessutom bättre säkerhet om du slipper åka bil. Jag kan använda min tid bättre jämfört med om jag sitter i en bil i två timmar, säger Sabine Hansson, driftnämndssekreterare, ledningskansliet, Hallands sjukhus Varberg. Videokonferens ett naturligt inslag i arbetet Möten via videokonferens är ett helt naturligt inslag på ledningskansliet. När de började med det för några år sedan tyckte somliga att det var bättre att träffas fysiskt, men inställningen har ändrats. Vi har vant oss och det hörs numera sällan sådana kommentarer. Fast det är klart, ska man ha möte i 3-4 timmar, då kanske det är en idé att träffas fysiskt. Men för kortare möten är videokonferens alldeles ypperligt, säger Sabine Hansson. Hon har även webbkamera på sin dator och med den kan hon koppla in sig på videokonferenser vid behov. Ger bättre tillgänglighet och kvalitet inom vården Inom Hallands sjukhus används videokonferenser flitigt både för kontakt mellan de olika sjukhusen och med andra landsting/regioner. Ett exempel är Urologikliniken, som har använt videokonferens i mer än två år, i synnerhet för att få snabb handläggning och samstämmig bedömning av patienter med avancerad cancer. Det behövs multidisciplinär hantering där specialist (onkolog) från annan region deltar på distans. Det är mycket värdefullt och har varit ett klart tillskott i verksamheten, både behandlingsmässigt för patienterna och tidsmässigt för att komma till beslut. Vi höjer också nivån på kunskapen och behandlingarna genom att kommunicera regelbundet mellan sjukhusen, säger Jakob Kleist, överläkare urologikliniken vid Hallands sjukhus. Videokonferenser har ökat med 21 procent Sedan Region Halland började med videokonferenser 2007 (då med fyra utrustningar) har användandet ökat markant. Idag finns 65 anläggningar, som ägs av verksamheterna. Utöver det finns cirka 200 webbkameror som är kompatibla med systemet. Under 2013 ökade antalet uppkopplingar via videokonferenser med 21 procent till tillfällen jämfört med 2012 (alla uppkopplingar kortare än fem minuter har räknats bort). Det är allt fler som börjar använda detta. Vissa dagar går det 30 konferenser på videolänk, ibland ända upp till 40 stycken. Nyttan och värdet överstiger kostnaderna enligt alla kända beräkningssätt, men lokaler och utrustning skulle kunna utnyttjas mer, säger Jan Olesen, IT-ingenjör, IT Service. Videokonferens + Lync = SANT Under 2014 är målsättningen att tjänsterna videokonferens och Lync ska kopplas ihop, under förutsättning att teknisk kvalitet kan bibehållas. Detta sker som ett led i projektet Resfria möten som pågått sedan förra året på initiativ av Länsstyrelsen tillsammans med kommunerna och regionen. Målet är att underlätta för kommunikation och möten utan resor inom och utom länet. Ny tjänst för telefonkonferenser Om du vill hålla ett telefonmöte kan du använda tjänsten Confy Meetingzone, som Region Halland nyttjar. Information om hur du använder tjänsten hittar du på intranätet under Stöd och service: Telefoni. 4 servicejournalen 2 / 2014

5 TIPS INFÖR MÖTET: Videokonferens rekommenderas för kortare möten på 1-2 timmar, helst med personer som har träffats tidigare. Exempel: enklare för avstämningar, rena informationsmöten och arbetsmöten, fungerar mindre bra för kreativa möten Kräver mötesdisciplin med tydlig agenda och mötesledning Prata bara när det är din tur Tänk på hur du ser ut på skärmen du kommunicerar även visuellt Ny bilbokningstjänst hjälper dig till rätt val Under hösten lanseras det nya bilbokningssystemet Zenit som ska hjälpa dig att hitta rätt transportmedel. Tanken är att du får förslag på alternativa lösningar, till exempel telefon- eller videokonferens, eller bokning av cykel innan du kommer fram till att boka en bil. Om du till slut gör en bilbokning får du automatiskt förslag på personer som du kan samåka med. Om det är möjligt bokas i första hand elbilar, vilket beror på sträckan. Innan årets slut kommer vi att ha åtta elbilar i drift med full komfort och femstjärnig krocksäkerhet. Laddningsstationer kommer att finnas i Halmstad och Varberg, säger Roderic Eliasson, områdeschef Logistikservice. Boka en elcykel för korta sträckor I dagsläget finns det elcyklar och vanliga cyklar utplacerade i de olika verksamheterna. Roderic Eliasson ser gärna att även dessa ska kunna bokas via Zenit. Information på intranätet om resfria möten Det pågår ett arbete med att samla information på intranätet kring möten och resor i tjänsten för att du som arbetar inom Region Halland lättare ska kunna göra miljömedvetna val som även sparar tid och pengar. Nyfiken på videokonferens? Vill du boka en videokonferens? Boka in något av de befintliga konferensrum där det finns utrustning. På intranätet finns en lista på detta under Stöd och service: IT-stöd och system. Vill du beställa egen utrustning? Eller har du allmänna funderingar kring Lyncintegration? Kontakta IT-service. Extranätet vägen in för privata vårdgivare På extranätet finns information och tjänster som riktar sig till externa samarbetspartners: nyheter, vårdriktlinjer, rutiner, blanketter samt digitala samarbetsplatser/projektplatser för att dela dokument med mera. I den första versionen får privata vårdgivare som har avtal med Region Halland åtkomst till extranätet, det vill säga de som tidigare kom in på Lina. Alla medarbetare inom Region Halland har full åtkomst till extranätet. Under hösten kommer även andra externa samarbetspartners att få tillgång. Medarbetare i regionen hittar den information de behöver från intranätet. Externa samarbetspartners använder extranätet som utgångspunkt för att hitta information. Adressen till extranätet är Lina kan från 1 juli inte längre användas som utgångspunkt när du söker information. Tänk på att du själv måste ändra om du har lagt personliga favoriter eller länkar från datorns skrivbord till information på Lina. Information om inloggning för privata vårdgivare hittar du på: Har du frågor? Inloggning: kontakta IT Servicedesk: Innehåll: kontakta Intranätservice: intranat@regionhalland.se servicejournalen 2 /

6 Tillsammans uppnår vi den bästa kommunikationen Behöver ni hjälp med annonser, trycksaker, kampanjer eller en generell översyn av er kommunikation? Kommunikations- service, regionens nya operativa stöd för kommunikation, hjälper er att satsa på rätt form av kommunikation ur ett helhetsperspektiv på lång sikt. Ett operativt uppdrag inom profilering och marknadsföring Kommunikationsservice skapades på Regionkontorets uppdrag. Eftersom Regionkontoret har fokus på strategiskt stöd till politik och ledning har arbetet med kommunikation delats i tre delar: en strategisk avdelning på staben, en projektstödjande del och Kommunikationsservice, som hanterar grafisk formgivning, mediaproduktion och projekt- och produktionsledning inom kommunikation. Sedan april finns Kommunikationsservice på plats på Fiskaregatan 2 för att ta fram kommunikationsmaterial i samarbete med förvaltningar och nämnder. Den nya avdelningen arbetar just nu tillsammans med den centrala Kommunikationsavdelningen med att bland annat se över Region Hallands värdegrund, varumärket och våra grund dokument. Ett bollplank med helhetssyn kring kommunikation Vi vill upplevas som ett bra kommunikationsstöd ute hos förvaltningar och nämnder och att man där ser fördelen med en Regionövergripande helhetssyn, säger Krister Neiling, avdelningschef. Avdelningen är rollsatt med specialister som har bakgrund inom reklambranschen för att säkra upp en smidig och snabb produktion med hög kvalitet. Kundtjänst samlar support för regionen Tidigare behövde du ringa olika nummer för att boka bil, beställa teknisk service eller boka en lokal. Nu är det ett nummer som gäller. Nya RGS Kundtjänst har tagit ett helhetsgrepp och under våren stegvis samlat allt fler supportfunktioner för service under samma tak. Vi hade över 30 bemannade telefonnummer för vårt serviceutbud, vilket var svårt för kunden att hålla reda på och innebar risk för ojämn kvalitet och skiftande tillgänglighet. Dessutom var våra utbud ofta beroende av en enda person. Nu blir det inte lika sårbart eftersom vi sprider kunskapen inom Kundtjänst, säger Tommy Thorbjörnsson, avdelningschef för RGS Kundtjänst. De etablerade supportfunktionerna IT-Service, Teleservice helpdesk och Gemensam administrativ service fortsätter att fungera som tidigare. Däremot har Tommy Thorbjörnsson en vision om ett ännu mer resurseffektivt användande och utbyte med övriga supportfunktioner. Kontakta Kundtjänst: Beställningar läggs i första hand i Weblord, kontakta Kundtjänst (010-47) eller mejla rgs.kundtjanst@regionhalland.se Stegvis lansering för att underlätta Under våren tog Kundservice över bilpoolsärenden, teknisk service och Varbergsärenden. Utbud som är på väg in framöver är transporter, städ och vaktmästeritjänster. 6 servicejournalen 2 / 2014

7 Spara miljön och få ditt lönebesked digitalt Du vet väl om att du kan få ditt lönebesked digitalt? På det lönebesked som du får hem i brevlådan står det kortfattad information om hur du ersätter ditt besked via papper med ett e-lönebesked. Tjänsten hittar du genom att gå in på se/edokument. Du behöver någon form av e-legitimation för att logga in och aktivera funktionen. Dina lönebesked kan du även hitta inne i Självservice under rubriken Lönelista, när du är ansluten till regionens nät. nya lokaler för skanning i halmstad Skanning har flyttat till nya lokaler på Vapnöhöjden i Halmstad. Varje dag levereras som mest dokument från hela Region Halland. Journalerna skannas samma dag som de ankommer och tolkas för att kunna vara läsbara i vården samt kontrolleras så att alla dokument finns i VAS/E-arkiv. Idag arbetar sex personer på avdelningen som sedan starten 2008 har skannat över 20 miljoner dokument. Skanning, som tillhör Teleservice, delar lokal med och arbetar gemensamt med sjukhusarkivet som övergick till Skanningen i september Ombyggnationer och försäljning av fastigheter I området i och omkring akuten på sjukhuset i Halmstad startar flera byggprojekt samtidigt. Tillbyggnaden av Klockhuset, östra flygeln, kommer att rivas, norra flygeln (072) ska byggas om och akutmottagningen ska moderniseras. Det innebär att ambulanstransporter till och från akuten kommer att köra en annan sträcka. Vissa cykelparkeringar flyttas tillfälligt och parkeringsplatserna framför akuten omlokaliseras. I Falkenberg startar troligtvis rivning av närsjukvårdens administrationsbyggnad sent i höst. Nybyhemmet kommer att gå till försäljning enligt uppdrag från fullmäktige. Fastigheten i Torup, som inrymmer vårdcentralen kommer också att gå till försäljning. servicejournalen 2 /

8 Drömmen om det perfekta IT-systemet SÖKES: det felfria och självinstruerande IT-systemet, som alltid gör vad du vill och aldrig krånglar. FINNES: en komplex verklighet där man i upphandling och införande av IT-system aldrig kan garantera att ett system fungerar felfritt och att alla är nöjda. Låt oss illustrera med exemplet NCS Läkemedelsmodul: Systemet, som är integrerat med journalsystemet VAS och infördes under detta och föregående år, har skapat viss irritation hos användarna. Men merparten är faktiskt nöjda med produkten och det är ett system som har mycket möjligheter, säger Bertil Alvén, avdelningschef IT Applikation. Avvikelser kring arbetssätt och krångligt system Många av de avvikelser som har kommit in relaterar till att personalen har fått ändra beteende och rutiner i arbetet. Vissa avvikelser hänger ihop med att personal inte fått tillräcklig utbildning, menar Bertil Alvén. Andra avvikelser pekar på att systemet upplevs som krångligt. Det är viktigt att tänka konstruktivt och fråga - hur får vi det att fungera så bra som möjligt med existerande medel? Det viktigt att förstå hela bilden kring hur ett IT-system införs och hanteras, säger Bertil Alvén. VAS (som används tillsammans med Norrbottens läns landsting) har en inbyggd funktion för läkemedel, som inte ansågs tillräcklig. Därför upphandlades ett separat system med krav från vården och IT. I slutändan var funktionen för vården det primära snarare än de IT-tekniska kraven. Valet föll på NCS Läkemedelsmodul, ett system som nu delas med fem andra landsting/regioner. Vården valde detta system och det har varit en lång process att införa det. Vi har försökt att få det att fungera på bästa möjliga sätt. I alla delar har det inte varit helt enkelt. Vi sköter en teknisk lösning som är så komplicerad att det alltid finns risk för driftstörningar och problem. Leverantören äger produkten, som tar lång tid att utveckla och där det gäller att nå konsensusbeslut kring vad som ska utvecklas, säger Bertil Alvén. Rikta energin åt rätt håll Bertil Alvén är positiv till att man hör av sig om man stöter på problem med systemet. Det är tråkigt att en del är besvikna. Systemet är ganska bra, men har sina brister. Tycker man att funktionen är dålig kan man framföra det till en systemspecialist. Kanske använder man systemet på fel sätt? Då kan man få hjälp och stöd från IT-service med det, säger Bertil Alvén. 8 servicejournalen 2 / 2014