Din kompletta guide för tjänsteresor

Transkript

1 Din kompletta guide för tjänsteresor

2 Din kompletta guide för tjänsteresor Kommer du att göra resor i tjänsten? Vi har satt ihop det viktigaste du behöver för att se till att ditt resande blir både hållbart och följer de riktlinjer som Umeå kommun satt upp. Syftet med riktlinjerna är att våra resor ska vara effektiva, säkra och miljöanpassade samtidigt som kommunens resor ska ses som ett föredöme för andra. Vi har tagit fram det här dokumentet för att du enkelt ska kunna se vad som finns tillgängligt för resande i tjänsten. Riktlinjerna gäller samtliga resor som görs för Umeå kommuns räkning. På intranätet hittar du all information du behöver för att följa riktlinjerna. I det här dokumentet har vi samma prioriteringsordning som i riktlinjerna för tjänsteresor.

3 1. Resfria möten När du planerar ett möte ska du i första hand välja ett kommunikationssätt som inte kräver förflyttning; exempelvis dokumentdelning, telefonmöten, webb- eller videokonferens. Telefonmöte Passar bäst för möten med 3-4 deltagare där deltagarna bara ska prata med varandra. Mötesledaren ringer upp övriga deltagare. För att ha ett telefonmöte kan du använda din vanliga telefon. Ingen beställning krävs och du kan få hjälp av IT & Telefoni för att komma igång. Konferenstelefon - Meet Me Passar bäst för möten med 3-12 deltagare där inget visas eller delas. Kan också användas för att prata med varandra som en del av att ett webbmöte. Mötesdeltagarna ringer till ett gemensamt nummer och kopplas sedan ihop. Webbmöte - Adobe Connect Pro Passar bra för möten med 3-20 deltagare där det finns ett behov av att dela eller visa material. I ett webbmöte kan du ha videokonferens, dela dokument eller skärm, gemensam mötesyta/whiteboard, och chatt. Mötesdeltagarna ansluter till mötet via webbadress angiven av mötesledaren. För att lägga upp nya möten behöver du registrera dig men inte för att delta i möten. Användare beställs hos IT & Telefoni. Videokonferens Möjlighet till videokonferens finns i Officeren i Ryttmästaren. Kontakta Verksamhetsservice eller Ryttmästaren för bokning. Du får även hjälp med provuppkoppling och uppstart. Det är viktigt att bokning görs några dagar före mötet. Den största skillnaden mellan webbmöte och videokonferens är att bild- och ljudkvaliteten är högre i ett videokonferenssystem. Videokonferens och webbmöte är två separata system och kan inte samköras. Boka tjänstecykel IT & Telefoni kontaktas via intranätet eller på telefon

4 Kartan ovan visar hur långt du kommer med olika färdsätt. 2. Ta sig till möte För att göra tjänsteresor på cykel kan du boka en tjänstecykel i bokningssystemet Zamboka. Det gör du genom att välja Boka utrustning. Cyklarna finns på stadshuset och nyckel hämtas beroende på vilken cykel som bokats i IT-&Telefonis reception eller hos Stadshusreceptionen. Vissa verksamheter har också egna cyklar. Ta reda på vad som gäller på din arbetsplats. Elcyklar Umeå kommun har höga ambitioner när det gäller miljöarbetet! Som ett led i detta arbete finns numera 4 st elcyklar i cykelpoolen. Du bokar elcyklarna på samma sätt som vanlig tjänstecykeln.

5 Företagskort på kollektivtrafik Ett enkelt sätt att betala/ administrera tjänsteresor med buss är med företagskort på Länstrafikens bussar i Norrland. Företagskortet gäller på alla länstrafikens bussar i Västerbotten, Ultras bussar, alla flygbussturer och Norrtåg. Verksamheten skaffar valfritt antal kort som lånas ut till personalen vid behov, enklast är om varje anställd har ett eget kort. Varje månad faktureras man för de resor som gjorts. Av fakturan framgår sträckor, resdagar och vilket kort som använts. Boka bil Med hjälp av din mobiltelefon har du alltid den senaste informationen om kollektivtrafiken med dig vart du än går. Om du har en smartphone kan du använda appen ULTRA vill mer som samlar information om Umeås lokaltrafik och kollektivtrafiken i Västerbotten. Liknande tjänster finns i Samtrafikens app Resrobot. I appen finns tidtabeller för alla trafikslag i landet. Apparna är gratis och du hämtar den från App Store eller Google Play.

6 Elbil I Zamboka kan du också boka en elbil. Just nu finns bara en elbil. Du gör på samma sätt som när du bokar cykel men väljer elbil i stället och hämtar nyckel och munstycket till alkolåset i stadshusets reception. Bilpool Bilpoolen använder du som behöver bilen för kortare resor under dagen och upp till åtta eller tio timmar. Bilpoolen ska inte användas för hyror över natten, då ska korttidshyra användas. För att få tillgång till bilpoolen måste du först ha ett godkännande från din chef. Sedan kan du registrera dig som medlem hos Sunfleet och boka bil på deras hemsida. Korttidshyra bil Avser i första hand hyror som varar ett dygn eller mer upp till sex månader och vid resor på annan ort. Behöver du bil i samband med tjänsteresa ska du boka bil hos Mabi-hyrbilar. Boka taxi Taxiresan bokar du med ett så kallat engångskort (papperskort) eller ett personligt Taxikort (för de som reser mycket) som finns att hämta inom din verksamhet/enhet. Ange alltid att det är en förvaltningsresa och ditt namn och beställningsreferens när du bokar. Boka taxi på telefon dygnet runt. Det går också att boka taxi på CabOnNet.se eller via resebyrån Resia.

7 3. Längre tjänsteresor Bokning När du ska på en längre tjänsteresa, speciellt om du ska åka tåg eller flyga, ska en resebyrå användas. Umeå kommuns upphandlade resebyrå är Resia. Alla bokningar av resor och hotell ska gå genom dem. Ny resenär - första gången Som ny resenär för affärsresor måste du först meddela personaldirekt@umea.se för att de ska kunna meddela resebyrån att ny resenär tillkommer. Nyttiga länkar: Zamboka Kollektivtrafik Bilpoolen Sunfleet Taxibokning Mabi hybilar Efter det får du ett mejl från resebyrån med en länk till din profil. Fyll i profilen med namnuppgifter, fakturareferens och reseräkningshandläggare. Sedan kan du boka dina egna tjänsteresor utifrån kommunens riktlinjer.

8 Be Green Umeå är ett av Umeå kommuns projektkontor som jobbar med hållbarhetsprojekt. Vi arbetar bland annat för att fler ska välja att resa hållbart, t.ex. gå, cykla, åka buss eller samåka. Läs mer om vad du kan göra på: begreenumea.se