HeadCom Education vägledning för Chefer & Arbetsledare. HeadCom personal utvecklar

Transkript

1 Att ge konkret feedback HeadCom Education vägledning för Chefer & Arbetsledare HeadCom personal utvecklar Av Sven-Erik Nyberg HeadCom Education 2010 All rights reserved HeadCom Solutions AB 1

2 Att ge konkret feedback. 1. Kommunikation Grunden till all feedback. 2. Att ge konkret feedback. 3. Be om feedback från dina medarbetare. 4. Kollegial feedback mellan chefer och arbetsledare. 5. Konstruktivt beröm. 6. Lyhördhet och att aktivt lyssna. 7. Att ta emot feedback. Testa dig själv. Beröm gärna en god vän inför andra, Men tillrättavisa honom mellan fyra ögon! 2

3 1 Kommunikation Grunden till all feedback. Det viktigaste i all feedback är en bra kommunikation. Inte bara verbalt och skriftligt utan även att vara lyhörd och konsten att lyssna. I detta KunskapsBlad tar vi upp det viktigaste att veta om kommunikationen runt omkring en konkret och bra feedback. Själva grunden och grundinställningen till en riktigt bra arbetsledning är att du gillar att jobba med människor. Denna inställning är på något vis det mest elementära och självklara i ledarskapet. Kommunikation är ett av de allra viktigaste verktygen i Ditt ledarskap! Jag vill direkt påstå att information, kommunikation, feedback och lyhördhet är själva nyckeln till ett framgångsrikt ledarskap. Underskatta därför aldrig någonsin vikten av en tydlig och klar kommunikation! Inom kommunikation bör du observera följande fyra nyckelord som är viktigast inom kommunikation. Dessa är alla viktiga aspekter som sedan ligger till grund för en konkret och rättvis feedback; Tydlighet; Det är många konflikter på och ute på arbetsplatserna som har sina rötter i misstag och missförstånd och alla dessa beror till stor del på en otydlig och oklar information och kommunikation. Nonchalera därför aldrig vikten av att vara tillräckligt tydlig i ditt sätt att kommunicera oavsett vem du än talar med. Synlighet; En chef har alltid kravet på sig från sina medarbetare att vara synlig och nära verksamheten. Detta är ett krav som är befogat, en bra chef är alltid synlig och närvarande bland sina medarbetare. Men synlighet innebär också att du är observant och närvarande som chef och arbetsledare, saker som gör att du i slutändan kan ge en konkret och rättvis feedback. Är du som arbetsledare inte synlig och närvarande kan du heller inte ge feedback. Du kommer heller aldrig att ha samma 3

4 möjlighet att kunna kräva resultat och effektivitet om du inte ger någon feedback och stöttning. Tillgänglighet; Det är likadant här. Kravet att en chef skall vara tillgänglig skall alltid finnas där. Chefen skall göra sig tillgänglig för samtal, stöttning och support för sina medarbetare. Ge feedback ofta, det är utvecklande för dina medarbetare och organisationen. Lyhördhet; Att vara lyhörd och lyssna på omgivningen är en mycket viktig aspekt inom social kompetens. Kommunikation är ett mycket komplex begrepp. Kommunikation är ett sätt att klart, tydligt och koncist framföra och utbyta information, kunskaper och erfarenheter samt att lyssna och ta till sig information. En bra chef bör kunna hantera följande frågor inom kommunikation: Kommunicera ut tydlig information. Kommunicera ut tydliga budskap och mål. Aktivt lyssnande. Lyhördhet. Ge feedback i form av konstruktiv kritik och beröm. Enskilda samtal och Team- och Gruppsamtal. Motivera och peppa. Mentorskap och bollplank. Som chef och ledare måste du genom kommunikation skapa förtroende med dina medarbetare. Detta gör du bäst genom att kontinuerligt ha en öppen dialog med din personal genom att lyssna och att vara lyhörd men framförallt genom att på ett så klart, tydligt och objektivt sätt framföra din information och feedback. Som god kommunikatör måste du alltid vara tillgänglig och synlig. Du måste också se dina medarbetare och behandla alla som lika viktiga i teamet, gruppen eller i organisationen. Oavsett position och arbete är alla lika viktiga. Tala med dina medarbetare, inte till dom är en bra regel. Oavsett nivån i ditt chefskap måste du alltid ha en öppen dialog och bra kommunikation med din personal. Många personalundersökningar har gjorts genom åren och all statistik pekar på att information är en bristvara i alla företag och organisationer. De allra flesta önskar och vill alltid ha en bättre dialog med sin närmaste chef och arbetsgivare. Var du än befinner dig i hierarkin och 4

5 organisationen önskar du alltid själv få mer information och kanske framförallt tydligare information uppifrån. Detta är ett sundhetstecken. Det vilar alltså på ditt ansvar som chef att se till att dina medarbetare får så tydlig och aktuell information som möjligt. Det är ditt ansvar som chef att eliminera eventuella misstag och missförstånd. Ju mer du fokuserar på ditt sätt att lyssna och ditt sätt att tydligt informera samt ditt sätt att sända signaler desto mindre konflikter kommer du att få. Ditt sätt att kommunicera, lyssna, prata samt att vara öppen och tillgänglig är ditt viktigaste verktyg i ditt ledarskap! Kom ihåg att dåligt chefskap oftast fallerar på grund av dålig kommunikation! I den här boken kommer du att få konkreta tips och idéer om samtliga av ovanstående punkter och hur du undviker vissa fällor. 5

6 2 Att ge konkret feedback. Feedback är en av alla dessa engelska termer och lånord som vi vardagligen använder oss av. Feedback står för återkoppling och konstruktiv kritik. Att ge kritisk återkoppling är en daglig del i ditt ledarskap. En mycket viktig del som alltid har stor betydelse. Konstruktiv kritik är inte helt lätt att vare sig ge eller att ta emot. Svår för att den måste vara väl genomtänkt och konstruktiv samt konkret. Svår att ta emot då många har svårt för att ta till sig kritiken och att använde den på rätt sätt. Det finns många chefer som drar sig för att kritisera och ge återkoppling men observera att det är mycket värre för individen att inte ge kritik alls. Som chef måste du ge feedback, det är en självklar del i ditt ledarskap. All kritik behöver inte heller vara dålig kritik som många tycks tro. Konstruktiv kritik kan också vara ett sätt att få individen och medarbetarna att gå framåt och att komma vidare i sin utveckling. Det primära syftet med feedback är att hjälpa. Att hjälpa en människa att förbättras att ändra ett mindre bra beteende och utvecklas i olika avsikter. Feedback är en viktig del i människans utveckling! Som chef bör du verkligen vara observant på att din feedback går fram och att mottagaren tar till sig av din kritik. Ta därför aldrig för givet att kritiken går in. 6

7 Återigen, många har svårt att ta till sig kritik, olika försvarsmekanismer träder i kraft såsom att de inte vill förstå och förkastar kritiken. Vissa vill försvara sig och vill förklara sig. Det är viktigt att personen förstår dig annars kan ni aldrig komma vidare och göra uppföljningar och utvecklas. Förhållandet chef medarbetare, handlar om samspel och att skapa ett ömsesidigt förtroende och förståelse. Du bör också vara medveten om vad det är du egentligen vill åstadkomma med din kritik. Vad är målet och vad har det för syfte. En av de absolut viktigaste sakerna som du bör tänka på är att återkopplingen är väl genomtänkt och konkret och att du har torrt på fötterna. Slarvig och ogenomtänkt kritik kan slå undan fötterna på vilken duktig medarbetare som helst och såra individen. Felaktig feedback kan alltså få förödande effekter. Individen kommer med all sannolikhet heller aldrig mera att ha förtroende för dig som närmaste chef. Sedan spelar det ingen roll hur många gånger du ber om ursäkt, skadan är redan skedd. Tänk på följande synnerligen viktiga punkter innan du ger individuell återkoppling; Ge aldrig kritik till någon när andra hör på! Kritik är individuell och skall ges i förtroende! Ge aldrig kritik och återkoppling på lösa grunder och på hörsägen. Kritik måste vara konstruktiv, konkret och ärlig! Undvik kollektiv kritik. Det finns alltid individer i en grupp som gjort sitt yttersta trots gruppens misslyckande. Ge kritik i Jagform, kritiken skall komma från dig som chef, inte vi anser eller man tycker. Ge endast konkret och väl genomtänkt återkoppling. Tänk till väl innan du ger återkoppling. Lägg inga personliga värderingar i din kritik. Kritiken måste vara objektiv och konkret. Racka inte ner på individen. Individens tanke kan vara god men själva beteendet fel. Följ upp din återkoppling och ha en bra dialog vid era personliga och enskilda samtal. 7

8 Ta lärdom av dessa punkter och du kommer i framtiden att åtnjuta ett stort förtroende från din personal. I chefsguide nummer 24 Joharis Fönster, kan du mera utförligt och detaljerat läsa om metoden Joharis Fönster. Inom HeadCom Education finns även en intressant flexkurs om just denna modell. 8

9 3 Be om feedback från dina medarbetare. Som chef och arbetsledare tycker jag också att du skall be att få feedback ifrån dina medarbetare. Syftet är att stärka din medvetenhet och självkänsla att bli en bättre chef helt enkelt. Detta kan du göra på tre olika sätt: Via en anonym enkät Eller via direkt feedback. Kontinuerlig och stark kommunikation med din personal. Att ha en öppen dialog. En enkät kan vara att föredra då medarbetarna vid dessa tillfällen kan vara anonyma och att de slipper känna någon press på sig. Jag inbillar mig att på detta viset får man mera raka och ärliga svar. Du kan själv vid dessa tillfällen sätta upp olika stolpar och saker som du vill att de skall svara på typ följande exempel: Mitt sätt att: Fatta beslut. Ge information. Delegera. Motivera och peppa. Kommunicera och lyssna. Enskilda samtal. Vad kan jag konkret göra för att chefskapet skall bli bättre. Starka och svaga sidor. 9

10 Naturligtvis kan denna lista göras längre men ta inte upp alltför många punkter då det kanske kan ge en negativ effekt och få människor att tröttna. Ta bara upp de viktigaste punkterna typ som ovan. Vid de tillfällen då du ber om feedback är det viktigt att du samlar din personal av informerar klart och tydligt varför du ber om feedback. Förklara själva syftet och vad du vill att det skall leda till. Syftet måste ju vara din ambition att bli en bättre arbetsledare och chef helt enkelt. De övriga två alternativen är också bra men skall alltid sträva efter att ha en så bra och öppen dialog med sina medarbetare som möjligt. Men det är alltid svårt för medarbetaren att ge dig som chef feedback och speciellt då kritik då många personer kan vara rädda att hamna i onåd hos sin chef. Positiv feedback och beröm är dock en helt annan sak om den är ärligt och konkret menad. I mitt eget ledarskap har jag alltid valt att ha en så rak och öppen dialog med min personal som möjligt och uppmuntrat dom att vara så ärliga som möjligt. I längden fungerar detta bättre då man vet precis vad man har varandra och förhållandet arbetsledare medarbetare växer sig då allt starkare till en ömsesidig respekt och förtroende. Fallgrop Det värsta misstaget som många gör är att ge kritik till en person då andra hör på eller om kritiken är grundade på lösa rykten eller spekulationer. Gör så här Med risk att bli tjatig, kritik måste vara saklig och konstruktiv. Lyssna aldrig på rykten eller hörsägen. Du måste alltid bilda dig en egen uppfattning och tillrättavisa alltid mellan fyra ögon. Till sist, kom återigen ihåg att det är bättre att ge feedback och kritik än att inte ge någon kritik alls! Tystnaden är bland det värsta! 10

11 4 Kollegial feedback mellan arbetsledare. Chefer kan också röra sig om en stor grupp, speciellt om det rör sig om 1á och 2 a linjens chefer i ett större företag. Denna kategori av arbetsledare och chefer kan vara svår och kommer oftast lite i kläm från många olika håll i en organisation. Arbetsledarna, produktionsledarna eller cheferna i denna situation är oftast i ett stort behov av varandra och de behöver feedback av varandra kollegialt. De är ju i stort sett i samma situation och de har många gemensamma nämnare. Om arbetsledargruppen eller chefsgruppen känner varandra väl och är ett sammansvetsat gäng är det enklare att ha en öppen och ärlig dialog. Ta upp diskussioner om hur och när ni kan stötta varandra och ge varandra konstruktiv feedback. Detta är feedback som troligen kommer att ge er alla otroligt mycket. Du kommer att lära av dina chefskollegor och de kommer att lära av dig. Att lära av varandras misstag och framgångar. Personligen vill jag rekommendera att ni minst en gång i veckan ger varandra feedback eller allra helst varje dag om det är möjligt. Följande konkreta saker bör ni då ta upp: Det bästa jag gjort under veckan. Det värsta som hänt under veckan. Detta har jag lärt mig och dragit nytta av. Bra saker som medarbetarna gjort. Bra saker som kollegorna gjort. 11

12 Jag upplever att du gjorde detta bra,.detta mindre bra etc. Fråga gärna, hur gjorde du. Vad gjorde du då. En tät chefsgrupp skall också ställa sig frågan och rannsaka sig själva följande frågor och synpunkter; Hur fungerar vi som grupp. Vad behöver vi utveckla. Vad behöver jag utveckla som ni ser det. Vad behöver du utveckla. Vad bidrar vi med till varandra. Ställer vi upp tillräckligt för varandra när vi har behov. Lär vi av varandras starka sidor. Tar vi lärdom av varandra svagheter. Hur ser vi egentligen på varandras beslut. Be om feedback om du känner för det. Jag upplever att det är mycket lärorikt och bra om gruppen träffas minst en gång i veckan och diskuterar och utbyter sina erfarenheter. Försök avsätt tid för detta, kanske någon timme eller så exempelvis varje torsdag eller fredag. Ni kommer säkert alla i chefsgruppen att upptäcka att ni utvecklas mer än ni tror. Kollegial feedback är kanske den allra bästa och ärligaste feedbacken och återkopplingen du någonsin får. Fallgrop Begå inte misstaget att nonchalera eller inte lyssna på dina kollegor och tro att du är bättre än dom. Då vinner du aldrig någonsin deras respekt eller förtroende. Gör så här Den första tiden bör du lyssna extra noga på dina kollegor! Lyssna och dra lärdom av deras kompetens och erfarenheter, det kommer att ge dig mycket. Du kommer också att upptäcka att de lyssnar också på dig. 12

13 5 Konstruktivt beröm. Att ge beröm är en viktig del i ditt ledarskap. Ge beröm ofta, det stärker dina medarbetare! Visa uppskattning till dina medarbetare för att de skall utvecklas och växa på jobbet och i sina arbetsuppgifter! Men även här gäller det också att ge konstruktivt beröm, berömmet måste också vara väl genomtänkt, ge aldrig beröm hur som helst och kasta inte bara ur dig beröm bara för att du känner för att ge beröm. Om du gör detta ofta kommer dina medarbetare att upptäcka detta och då kommer det inte att ge någon effekt. De kommer heller inte att kunna lita på dig och ha förtroende för dig fullt ut. Du kan också ge beröm för ett misstag, den goda vilja och inställningen kan vara mycket bra men genomförande kan ändå misslyckas. Tala om det Beröm i alla sammanhang oavsett till vem i en organisation ger alltid ett bättre arbetsklimat. Det kommer alltid att förstärka relationerna mellan chefer och medarbetare. Beröm och uppskattning är positiv feedback för någonting man gjort bra och som får oss alla att må bra invärtes och växa och utvecklas som individer. Tyvärr sitter detta långt inne för många chefer och ledare ute i organisationerna, de har svårt ett ge beröm och uppskattning till sina medarbetare. Vad detta beror på är svårt att säga men för många är det en bristande kunskap och insikt i hur viktigt det är för medarbetaren att få positiv bekräftelse på något han eller hon har gjort bra. 13

14 Undersökningar har gjorts med försöksgrupper där personerna fick samma arbetsmoment och uppgift att lösa för att sedan få olika former av feedback. En del personer fick ingen feedback alls, total tystnad alltså. En del av personerna fick negativ kritik och en del fick positiv feedback och beröm för insatsen. Slutsatsen av detta test blev att total tystnad var de värsta med dålig motivation och arbetsresultat som följd. Sedan kom negativ kritik som i sin tur gav samma resultat i uppföljningen. Bäst var den positiva feedbacken och berömmet som gav högre motivation, arbetsglädje och större effektivitet. Samma test har gjorts med team och resultatet har blivit detsamma. Slutsatsen är att absolut tystnad är det värsta en chef eller arbetsledare kan göra. En dålig eller ingen kommunikation alls kan alltså få förödande effekter i en organisation. Tystnad skapar också konflikter och misstänksamhet. Människor blir osäkra och dåligt självförtroende blir ett naturligt resultat. Följs tystnaden också av konstiga och osäkra blickar kan resultatet bli skrämmande och full kaos är igång. I princip, säg vad som helst men håll inte tyst. Samtidigt bevisar detta att positiv feedback och uppskattning stärker våra arbetsroller, vi känner oss mera betydelsefulla och en ännu större arbetsglädje skapas. Uppskattning och beröm är den absolut enklaste och en av de mest motivationshöjande åtgärderna en chef eller arbetsledare kan ge. Här är mina 10 tankar och synpunkter vad som man bör veta om beröm; Beröm kan i motsats till kritik ges även kollektivt, ge eloge till en grupp när gruppen gjort något bra. Ge gärna beröm till en person när andra hör på, men kritiken måste ske mellan fyra ögon. Var noga med hur du ger individuellt beröm. Gör det seriöst och ärligt annars ger det mindre effekt. Titta in i ögonen och var trovärdig och framförallt, mena vad du säger! Beröm måste vara ärligt menat. 14

15 Ge inte beröm utan anledning, hitta inte på anledningar bara för att du känner för att ge beröm. Beröm måste vara välförtjänt. Ge beröm även för mindre till synes små oviktiga detaljer, det visar att du som chef bryr dig och är medveten om individuellt goda arbetsinsatser även i smått och inte bara stort. Vid era personliga och enskilda samtal bör du göra en sammanställning av alla positiva egenskaper och bra utförda arbeten och tala om detta. Rätt beröm stärker individens självkänsla och självförtroende. Ge beröm direkt, vänta inte till imorgon! Sluta ge klapp på axeln om du inte menar det! Gå inte runt och dunka folk i ryggen hur som helst. Det måste alltid finnas en ärlig mening i allt du gör och säger, annars är du inte trovärd och ingen kommer att bry sig om vad du säger. Apropå den sista punkten, släng inte bara ur dig värdelöst beröm typ bra jobbat till höger och vänster och hur som helst den typen av beröm säger för lite och ger heller ingenting. Inget konkret att ta till sig av! Påtala istället vad som är bra, vad som är riktigt bra och vad som är exceptionellt bra utfört och gjort. Ge belöningar när det är befogat. Dessa belöningar behöver och måste inte alltid vara stora utan det viktigaste är att medarbetarna känner sig sedda och uppskattade. Dessa små saker kan ge stora motivationshöjningar och arbetsglädje som leder till bättre effektivitet. Kom ihåg att när du är generös och har en generös attityd som chef genererar detta effekter, en form av ringar på vattnet. Dessutom kommer beteendet att upprepas och ännu fler positiva effekter kommer att uppnås. 15

16 6 Lyhördhet och att aktivt lyssna. Att aktivt lyssna är enligt min mening chefens och ledarens allra största svårighet. Aktivt lyssnande är oerhört komplext och innehåller en så oerhörd mångfald av känslor, meningar, intryck och tolkningar, vilket gör att helheten vid aktivt lyssnande inte alltid är så lätt. Att lyssna är mycket mer än att höra och att lyssna passivt. En riktigt duktig och erfaren lyssnare kan få ut väldigt mycket information genom att lyssna, känna av röstlägen, stämningar, meningar och känna av vibrationer i samtalet. Kort sagt, att ha känsla och sensibilitet av att lyssna mellan raderna. Förmågan och kunskapen av att känna av underliggande budskap. Konsten att känna av meningens hela budskap och innebörd och vad som egentligen sägs. Att skaffa sig kunskap och färdigheter i aktivt lyssnande kräver träning och åter träning samt erfarenhet. Att ta till sig personens hela budskap kräver alltid koncentration, uppmärksamhet och engagemang. Utifrån min egen erfarenhet och vetskap tar jag här upp några viktiga punkter i aktivt lyssnande, dessa punkter är de allra viktigaste i ett framgångsrikt och effektivt lyssnande; Koncentration. Uppmärksamhet. Engagemang. Parafrasera rätt. Kontrollfrågor. Vaken och lyhörd. Det krävs mycket koncentration när du lyssnar och det är mycket energikrävande. Det krävs att du verkligen är på topp och är vaken och tar till dig all information. Kort sagt, sätt på din radarskärm, upp på tå! Var uppmärksam på alla små detaljer som personen sänder ut. Försök att tyda kroppsspråk och attityder. Håll ögonkontakt under hela samtalet, en 16

17 naturlig ögonkontakt. Försök att lyssna på olika röstlägen och förändringar i rösten vid olika meningar och vid olika berättelser i samtalet. Detta är kanske det allra svåraste inom aktivt lyssnande, då du också måste lyssna med dina synintryck. Ha alla dina känselspröt ute och aktiverade. Grunden till ett aktivt lyssnande är ditt eget engagemang. Du måste visa att du deltar. Du signalerar intresse, du visar känsla och du uppmuntrar genom små hummanden som Jaha, Jasså, Aha, på det viset, små omedvetna ord som bekräftar och understryker meningar. Att upprepa vissa ord och korta meningar har också effekter. Att parafrasera rätt, att ställa rätt frågor och kontrollfrågor är en mycket viktig detalj. Att parafrasera betyder helt enkelt att du med egna ord uttrycker vad den andre personen redan sagt. Använd nyckelord och andra viktiga uttryck för att få bekräftat och understruket vad personen sagt. Detta för att klargöra vad som sagts och eliminera eventuella misstolkningar och missförstånd. En parafras kan exempelvis vara Menar du att En bekräftande parafras kan exempelvis vara Stämmer det att du eller Har jag uppfattat dig rätt när du säger att Kontrollfrågor typ bekräftande parafraser är viktiga, har du uppfattat rätt är det bara att fortsätta. Har du missuppfattat eller feltolkat är det bra för då får du klarhet i frågan. Var mycket försiktig med utmanande och provocerande frågor typ; Vad är det du säger, Vad menar du med det eller Kan du konkretisera. Denna typ av frågor säger också en del om din egen osäkerhet. Det är om inte annat ett bra sätt att få personen osäker och mindre kommunikativ. Var mycket sparsam med denna typ av frågor, eller undvik helt. Ställ rätt typ av frågor genom att ställa s.k. öppna frågor som kräver utförliga svar och där personen måste ge utvecklande svar och kommentarer. Exempel på detta kan vara Vill du berätta eller Kan du redogöra för eller Hur upplevde du. Vänliga öppna frågor som oftast får personen att öppna sig och prata. Frågor som också kräver ett mer omfattande svar än ja eller nej. Undvik slutna frågor som bara kan besvaras med korta svar eller med ja eller nej. Ställ heller inte ledande frågor. Denna typ av frågor leder ingenvart och får inte samtalet att utvecklas. I ett aktivt lyssnande krävs det att du är vaken och lyhörd. Många funderar nog hur man skall vara lyhörd när man lyssnar. Faktum är att 17

18 när man är lyhörd lyssnar man mycket på individens och människans signaler och den egentliga innebörden av ord och meningar. Var observant på om personen håller inne med något eller kanske inte vill säga det rakt ut. Aktivt lyssnande och ett bra samtal är också en relation. En relation som man vill göra så bra kommunikativ och informationsrik som möjligt. Något som båda parter har glädje och nytta av. Förhållandet chef medarbetare handlar om samspel, att skapa ett ömsesidigt förtroende och förståelse. Fallgrop Sitt inte bara och nicka och säg ja och humma och inbilla dig att du lyssnar bara för att du hör. Att höra är en sak, att lyssna något helt annat. Gör så här Som jag nämnt, att aktivt lyssna är att ha ute alla känselspröt och alla sinnen aktiverade. Du måste vara 100 % koncentrerad och fokuserad på uppgiften! 18

19 7 Att ta emot feedback. Att kunna ta emot feedback är heller inte så lätt och för många människor är detta lika svårt som att ge konkret feedback. Blyga människor och då speciellt de människor som inte alltid är så öppna och framåt kan ha svårt för detta. Många viftar bort de med kommentaren; Ah, det var väl ingenting eller, Nja, det borde varit bättre.känner du igen detta? Ja naturligtvis då de flesta av oss inte är alltför stora i orden och ganska modest blyga i allmänhet. Att får feedback, oavsett i vilken form det än är, utlöser det alltid någon form av reaktion. Vissa tar till sig och bearbetar och/eller slickar i sig berömmet som ett katt lapar gräddmjölk. Många har en tendens att vilja förklara sig eller försvara sig och kommer alltid med bortförklaringar. Den sista kategorin är den blygsamma typen som i princip säger Äsch till allting och undervärderar sig själva. Kanske p.g.a. dåligt självförtroende. Här följer en liten lathund och nyckel som kan vara bra att bära med sig till nästa utvecklingssamtal. Med denna illustration kan du snabbt få ett grepp om människan mitt emot dig. 19

20 Att ge feedback är alltid välkommen oavsett hur den än tas emot och vilka reaktionen den än framkallar. Om feedbacken är rätt analyserad och rätt gjord vilken man måste förutsätta hjälpen den alltid personen i fråga. Även om personen inte vid just det tillfället är direkt mottaglig kommer den i förlängningen alltid att vara nyttig. Även om sanningen inte alltid är lätt att höra men innerst inne är den ändå behjälplig. Ger du felaktig feedback som chef vid exempelvis era samtal kommer du bara att skada personen i fråga så därför är det av absolut yttersta vikt att återkopplingen alltid är korrekt och konkret. Förkasta Att förkasta feedback är även en form av förnekelse. Man är inte mottaglig eller vill inte erkänna återkopplingen. Kanske innerst inne man är medveten men vill knappast erkänna det för sig själv. Ofast är själva attityden utåt Det här rör inte mig, det måste vara ett missförstånd. Försvara Att försvara sig inför en konkret feedback är alltför vanligt. Många människor vill omedvetet inta en försvarsattityd mot besvärlig feedback. En del människor försvarar sig och kanske till och med skyller på andra och säger Nej, så var det inte alls, låt mig förklara. Förklara Att förklara är även den en form av försvarsattityd. Här vill människan gärna släta över vissa delar genom att komma med förklarande orsaker och på grund av samtidigt som man kanske vill skylla på olika omständigheter och kanske till och med andra människor. En förklaraattityd är oftast, Jo, kanske, men så här var det Förstå Att förstå är den kloke människans signum inom feedback. Normalt sett även om det finns lögnare även här. De flesta som förstår och lyssnar på återkopplingen tar till sig av antingen kritiken eller berömmet. De kloka och förståndiga människorna bearbetar feedback på ett rätt sätt och kommer förr eller senare stärkta ur situationen. De lär och tar lärdom av eventuella misstag. Sammanfattningsvis, att lyssna och förstå samt att ta till sig är i dessa fall nyckelord som alltid bör respekteras! Testa dig själv och ta del av chefsguide nummer 24 Joharis Fönster. 20

21 Följande HeadCom Chefsguider har givits ut av HeadCom Education Concept; 1. 8-punkts strategi för nya arbetsledare och chefer. 2. Självpresentation och autenticitet. 3. Ansvar och ansvarsfördelning. 4. Motivation och om konsten att motivera. 5. Den Lärande Organisationen. 6. Konkreta konfliktlösningar. 7. Arbetsledningen i ett förändringsarbete. 8. Att bygga DreamTeam. 9. Medarbetarsamtal. 10. Att ge Feedback. 11. Mentorskap och Fadderskap. 12. Empati och Respekt i ledarskapet. 13. Ledarskapets tre grundbultar. 14. Betyg och Intyg. 15. Rekrytering och rekryteringsprotokoll. 16. Regelbunden information och infomöten. 17. Skiftformer och schemaläggning. 18. Att skapa och organisera förbättringsgrupper. 19. Att gradera kompetens. 20. De fem kompetensnycklarna. 21. Definition Personalansvar. 22. Kurs- och presentationsteknik. 23. FIRO-modellen. 24. Joharis fönster. 25. SSM, Sensible & Smart Management. HeadCom Education Chefsguider i serien om Personalansvar är skriven Sven-Erik Nyberg All rights reserved HeadCom Solutions AB Personal- och Chefsutveckling 21