Mall & guide inför Ditt företags utvecklingssamtal

Transkript

1 Mall & guide inför Ditt företags utvecklingssamtal

2 Mall och guide inför utvecklingssamtal Utvecklingssamtalet är det ett av dina bästa verktyg som chef och ledare att förbättra både verksamhetens och medarbetarens prestation, även trivselfaktorn ökar, allt detta med en minimal insats och en stor förtjänst i form av en bättre kontakt med medarbetarna på både det professionella och det privata planet. Utvecklingssamtalet bör bestå av 3 delar nämligen 1 lönedialog, 2 personligt samtal och eventuellt och i så fall inledas med 3 grupputvecklingssamtal, givetvis beroende på hur stor verksamhet du driver. Dessa 3 delar bildar tillsammans utvecklingssamtalet. Likaså är det oerhört viktigt att dina samtal följer samma mall för dina samtliga medarbetare, dels för att du ska kunna göra en konstruktiv och mätbar uppföljning men även för att medarbetaren på sikt ska kunna känna sig hemma i samtalen från gång till gång. Lycka till med dina kommande utvecklingssamtal!! Jeanette Georgii

3 Mål & Resultat De olika delarna som nämndes i inledning, att utvecklingssamtalet bör bestå i ska jag här förklara lite närmare; 1 lönedialogen Kontrakt/spelregler Jag vill även trycka på vikten av att ni inför samtalet gör upp om när, och är tydliga med vilka spelregler som gäller, då menar jag såklart ett muntligt kontrakt. Samtalet har inga förutsättningar att bli så öppet och förtroligt som ni båda önskar, om inte vissa detaljer inledningsvis slås fast där frågan om omtanke, respekt och förtroende är grunden. Prata om och klarlägg detta redan från början så alla missförstånd, tvivel och farhågor från början undanröjs. Jag vill också passa på att påpeka att samtalet bör avslutas med vilka frågor som är öppna kan/ska föras vidare, om några alls. Det är visserligen inte alls säkert att ni kommer in på frågor av personlig eller känslig karaktär men vem avgör det i efterhand? Det är högst svårt att bedöma om en fråga som för chefen är en ren bagatell, som för medarbetaren kan vara en mycket viktig fråga och vice versa. Viktigt att påpeka att det är du som chef som har ansvaret att kalla/bjuda in till samtalet, leda samtalet framåt, och även sätta avgränsningar när så behövs. Viktigt att framhålla är att ni har båda ett ansvar för samtalet, ni bör även bli överens om att detta är ett samtal som kräver uppriktighet och ett ärligt intresse, att ni båda tar ansvar för, och tar samtalet på allvar. Själva samtalet bör styras av en samtalsguide/checklista eller vad man väljer att kalla det. Med en genomarbetad samtalsguide som grund åstadkommer du följande: 1. Chef och medarbetare förbereder sig utifrån samma förutsättningar. Om båda parter har samma guide under förberedelsetiden blir samtalet enklare att genomföra, dvs ni har förberett samma punkter 2. Ni träffas på lika villkor, idén blir helt förfelad om ni träffas för att genomföra samtalet utan att båda parter har haft möjlighet att förbereda samtalet. 3. Mot slutet är det bra att tillsammans kasta ett öga på samtalsguiden för att stämma av att alla punkter berörts. 4. Alla får samma grundförutsättningar för samtalet. Om vi utgår ifrån att grupputvecklingssamtalen utförs på ett bra och konstruktivt sätt, skulle samtalsguiden/mallen för det enskilda samtalet kunna se ut på följande sätt:

4 Personlig utvärdering Arbetet Hur ser du på ditt arbete i stort? Är din befattningsbeskrivning tillräckligt tydlig? Har din befattningsbeskrivning någon gång orsakat osäkerhet eller tvivel i ditt arbete? Ge en beskrivning av dina arbetsuppgifter! Vilka är de viktigaste? Vad har du gjort speciellt bra under året? Vad har gått mindre bra? Varför? Vilka arbetsuppgifter tycker du är roligast att arbeta med? Vilket stöd skulle du vilja ha, t.ex. av mig för att göra ett bättre arbete? Hur väl stämmer svaren in på frågor kopplat till din befattningsbeskrivning? Hur ser du på din arbetssituation framöver? Vilka ambitioner har du för den närmaste framtiden? Vilka är dina starka sidor? Hur använder du dem i arbetet? Vilka är dina svaga sidor? Vad kan vi göra åt dem? Hur ser du på din framtid i ett längre perspektiv? Vilka utvecklingsinsatser behöver du själv för den närmaste framtiden? Finns det några frågor eller tankar kring dina fritidsintressen som du vill berätta om som du kanske kan/vill använda dig av i arbetet? Är det någon eller något i övrigt i ditt privatliv som påverkar eller kan påverka ditt arbete, och som du vill berätta om?

5 Kryssfrågor, var möts vi? Om arbetet i stort Jag anser själv att jag gör ett bra jobb. Ja Nej Jag har en framtid i det här företaget. Ja Nej Jag visar i mitt arbete att jag har höga ambitioner Ja Nej Jag har de befogenheter som krävs för ett effektivt Ja Nej arbetssätt Jag använder mina befogenheter på ett konstruktivt Ja Nej sätt Jag har stort inflytande över mitt arbete Ja Nej Jag tillvaratar de påverkansmöjligheter jag har Ja Nej Jag har stort inflytande över beslut och riktlinjer som Ja Nej berör mitt arbete Jag tar ansvar i mitt arbete Ja Nej Livet i övrigt Min privata situation just nu påverkar arbetet positivt Ja Nej Jag har frågeställningar kring mitt privatliv som jag gärna Ja vill diskutera under samtalet Nej Lön Jag är nöjd med min löneutveckling hittills Ja Nej Min lön avspeglar mitt arbetsresultat Ja Nej Jag kan påverka min lön utifrån våra lönekriterier Ja Nej Så här skulle jag vilja påverka min lön under den kommande perioden:.. Vad ska göras? Vem ska göra? När ska det göras? Uppföljning är det gjort?

6 Tid att förbereda sig inför samtalet är självklart viktigt, likväl och minst lika viktigt är att bearbeta resultatet av samtalet, då menar jag både till eftertanke och till tid att renskriva sina anteckningar. Och om så krävs, boka ett nytt möte med den aktuella medarbetaren om vissa frågor inte blivit avslutade inom det första samtalet. Utvecklingssamtal i grupp (GUS) Bör föregå de individuella samtalen, en förutsättning för att utvecklingssamtal i grupp ska lyckas är att du i dag genomför arbetsplatsträffar i någon form. Vad jag menar med det är att det annars kan kännas som en väldigt konstruerad situation om du normalt inte samlar hela din arbetsgrupp och belyser företagets nuvarande situation, mål och framtida strategier, gör en mjukstart!! Hela idén med utvecklingssamtal i grupp är att sätta verksamheten och ditt team i fokus, och hur ni blir det absolut bästa & starkaste teamet! Även utvecklingssamtal i grupp tycker jag att man bör dela upp i 3 block inledningsvis. 1 Måldialog Som handlar om att alla dina medarbetare ska vara medvetna om verksamhetens huvudmål t.ex. att butiken sak vara de flestas topp 5 butik! Vi ska vara bäst på jeans, service, bäst på fest kläder eller bäst på 50+, eller vad det nu kan vara, sedan bryter vi ned detta i delmål exempelvis service - alla kunder får ett hej (en nick om du är upptagen) - du bygger ett kundregister, e-post av alla Inventering av arbetsuppgifter Vad pågår i butiken under en dag? En klart underskattad aktivitet som varje team bör fundera på, om inte annat så för att ge sig själva en rejäl tankeställare, vad sysslar vi egentligen med? Denna punkt genomförs enklast genom en sk brainstorming övning, alla i arbetsgruppen deltar och någon skriver, helst på whiteboard eller blädderblock, sedan går ni tillsammans igenom punkt för punkt, vad gör vi? Vad är aktuellt? Vad görs på rätt sätt? Jag garanterar att ni kommer att kunna ta bort en del till förmån för annat som kommer föra verksamheten framåt. Kompetensinventering, gör alla det man är bäst lämpad för? Med arbetsuppgiftsinventeringen som grund är det möjligt att göra en kompetensinventering. Sortera in arbetsuppgifterna i områden, undersök hur arbetsgruppens kompetens ser ut och motsvarar de uppgifter som ska utföras. Med lyhördhet och bra frågor kan du nu få fram motivationen och förutsättningarna för de uppgifter som ska utföras hos var och en av dina medarbetare, och även fått fram en grovskiss för hur kompetensplaneringen bör se ut som du kompletterar vidare i de individuella samtalen!

7 Chefsfeedback, ett mycket känsligt ämne. Sannolikheten för att du som chef ska få ärliga svar i de individuella samtalen är tämligen liten, men i grupputvecklingssamtalen är sannolikheten mycket större, försitt därför inte chansen till att låta arbetsgruppen uttrycka vad den vill. Denna punkt är synnerligen lämplig att låta gruppen förbereda före samtalet. Grupputvecklingssamtal är en relativ modern form av utvecklingssamtal ca 15 år, och inget jag har hittat på själv, däremot är det en metod och ett verktyg som jag av erfarenhet vet funkar, men du måste utveckla en egen metod som känns bra och rätt för dig och ditt företag.