Medicinsk service Verksamhetsberättelse januari-augusti 2017

Transkript

1 Medicinsk service Verksamhetsberättelse januari-augusti 2017 Sida 1 av 24

2 Inledning Förvaltningens profil och uppdrag Medicinsk service tillhandahåller verksamhet inom medicinsk teknik (MT) och laboratoriemedicin för Region Skåne. Verksamhet finns vid alla sjukhusorter med huvudsäte i Lund. Förvaltningen ansvarar för regionens samlade MT-utrustning för hälso-och sjukvården. Området laboratoriemedicin innebär ansvar för produktion och expertfunktion avseende laboratorieanalyser, framställning av blodkomponenter ur helblod och benmärg, obduktioner och Region Skånes biobank. Här ingår även av södra sjukvårdsregionen solidariskt finansierad verksamhet t ex genetisk mottagning, arbets- och miljömedicin, regionalt biobankscentrum samt Centrum för sällsynta sjukdomar. Inom Medicinsk service bedrivs omfattande avancerad forskning och utveckling i egen regi och i samarbete med externa aktörer, där Medicinska Fakulteten vid Lunds Universitet är den volymmässigt största samarbetspartnern, men forskning bedrivs även i samarbete med Lunds Universitets Tekniska fakultet (LTH). Viktiga händelser Medborgarperspektivet Nya laboratorieanalyser och tjänster fortsätter att införas, i flera fall tillsammans med automation eller som snabbtester vilket ökar vårdgivares tillgång till diagnostiskt underlag för patientens behandling. Inom Klinisk patologi införs rutiner för att skapa specifika flöden för de prover som ingår i cancervårdens standardiserade vårdförlopp (SVF). Verksamhetsperspektivet Det pågår en kontinuerlig processutveckling och införande av modern analysinstrumentering inom Labmedicin i syfte att hantera, analysera och besvara det stora antalet dagligen inkommande prover utan fördröjning och med bibehållen låg avvikelsefrekvens. I samband med detta krävs ombyggnationer och anpassning av lokaler. För närvarande pågår det avslutande arbetet med anpassning av befintliga lokaler i Lund för Klinisk patologi. Motsvarande arbete har just inletts för Klinisk genetik. Arbets- och miljömedicin som har haft verksamhet i olika lokaliteter vid Lund sjukhusområde har fått en samlad verksamhet i anpassade lokaler på Medicon Village. Samtidigt påbörjas arbetet med ny lokalisering för Centrum för Molekylär diagnostik som tillfälligt huserar i Universitetets lokaler i Biomedicinsk centrum i Lund. Ett förberedande arbete för att samla all specialkemi i Lund pågår. Medicinsk service deltar i arbetet för en sammanhållen digital vårdmiljö (SDV). Flera delprojekt är igång och IT-miljön är genomlyst för att under upphandlings och konsolideringsfasen fortsätta konsolideras. Arbetet med att förbereda och i förekommande fall konsolidera, de Sida 2 av 24

3 laboratoriemedicinska produktionssystemen inför SDV pågår, likaså samarbetet kring elektroniska remisser och svar vilket är en nödvändig utveckling för att verksamheten fortsatt ska kunna hantera den ökande volymen inkomna beställningar. Region Skåne har tagit fram riktlinjer enligt Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2008:1, om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården beträffande ansvarsförhållanden vid användning av medicintekniska produkter där vårdgivarens, förvaltningschefens, verksamhetschefens respektive hälso- och sjukvårdspersonalens ansvar tydliggörs. I syfte att reducera vårdrelaterade skador och kvalitetsbristkostnader är systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete, innefattande frågor gällande medicinteknisk säkerhet, en del av förvaltningarnas uppdrag. Medarbetarperspektivet Antalet anställda AOH (anställda omräknade till heltider) för Medicinsk service är för närvarande lägre än det anställningstak som angivits av koncernledningen och värdet som periodiserats till juli. En omorganisation där IT-verksamheten flyttas från Medicinsk service till Regionstyrelsen har genomförts under året och innebär att cirka 100 medarbetare flyttar från Medicinsk service. De anställda AOH inom Labmedicin har ökat med 40 st. (3,2 %) och använda AOH med 17 st. (1,3 %). Ökningen förklaras av ST-tjänster inom Klinisk patologi, Centrum för sällsynta diagnoser samt av produktionsökning inom bl.a. cytogenetik och molekylärgenetik. Medicinsk service arbetar med särskilda rutiner för beslut om rekrytering av personal. All tillsättning av tjänster har skett inom beslutade budgetramar för divisionerna och förvaltningen. I förvaltningen görs ett kontinuerligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Resultatet av detta märks genom att den totala sjukfrånvaron och inte minst långtidssjukfrånvaron minskat. Exempel på insatser är kompetenshöjande aktiviteter för chefer genom fördjupad arbetsmiljöutbildning samt gemensamma rehabråd med chefer, HR, försäkringskassan och företagshälsovården. Ekonomiperspektivet Resultatet är positivt efter åtta månader och bättre än budgeterat. Prognosen för helåret 2017 är att budgeten följs med ett resultat där intäkter täcker kostnader och uppgår till +/-0. Huvuddelen av verksamheten inom förvaltningen ökar sin produktion jämfört med tidigare år. Labmedicins produktion har ökat med 2,4 % som analyser och med 2,1 % som viktpoäng vilka väger analyser utifrån hur resurskrävande de är. Produktiviteten, som relaterar produktionen till personalresurser, har ökat med 0,3 %. Produktionsökningen ökar intäkterna men driver också kostnadsutvecklingen för bland annat personal och material. Övrigt Medicinsk Service följer Region Skånes miljöprogram. Åtgärder inom miljöområdet berör bland annat utfasning av miljö- och hälsofarliga ämnen. Sida 3 av 24

4 Verksamhetsförändringar För Medicinsk Service görs organisatoriska förändringar under IT-verksamheten har flyttats till Regionstyrelsen och Region Skånes prehospitala verksamhet kommer att samlas inom Medicinsk service. Av dessa förändringar är det IT-verksamhetens flytt till Regionstyrelsen som skett under perioden januari-augusti Under våren 2017 bildades två nya verksamhetsområden inom den medicintekniska verksamheten, nämligen; Medicinsk Teknik Skåne och Bild- och laboratoriemedicin Skåne som arbetar med regionala medicintekniska uppdrag med målsättningen att erbjuda hälso- och sjukvården samma service och utbud över hela Skåne. En fortsatt ökad produktion inom Labmedicin ställer krav på medarbetare, lokaler och kontinuerlig utveckling av de laboratoriemedicinska processerna. Under året har omfattande ombyggnation och renovering skett i Lund som är centralorten för Labmedicin i Skåne. Denna utveckling har fortsatt under 2017 med lokalanpassning för Klinisk patologi inklusive Centrum för Molekylär diagnostik, Klinisk genetik och Klinisk kemi. I övrigt är det förstärkning av antalet ST-tjänster inom Labmedicin och uppstarten av CMD, Centrum för molekylär diagnostik, som utför klinisk diagnostik baserad på den s.k. nya generationens NGS-sekvenseringsteknik som är förändringar under perioden. Externa verksamhetsförändringar 2017 Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr) IT-verksamheten flyttad till Regionstyrelsen ,6 Administrativ personal flyttad till Regionstyrelsen ,4 Summa externa verksamhetsförändringar ,0 Större interna verksamhetsförändringar 2017 Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr) Centrum Molekylär Diagnostik (CMD) ,6 Klinisk patologi, ST-tjänster ,4 Mikrobiologi, St-tjänst ,6 Summa större interna verksamhetsförändringar 11 6,6 Summa verksamhetsförändringar 11 6,6 Verksamhetsförändringarna förklarar det ökade antalet anställda inom förvaltningen. Medicinsk service arbetar sedan bildandet av förvaltningen 2013 med särskilda rutiner för beslut om rekrytering av personal. All tillsättning av tjänster har skett inom beslutade budgetramar för divisionerna och förvaltningen. Sida 4 av 24

5 En serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Säker hälso- och sjukvård Samlad Labmedicin för att skapa förutsättningar för ökad patientsäkerhet Klinisk mikrobiologi vid Labmedicin har under året samlokaliserat verksamheten till Lund. Där finns nu automatiserad utrustning i högre grad än tidigare, vilket i sin tur bidrar till effektivisering och höjd patientsäkerhet. Dock finns fortsatt mikrobiologiska snabbtester inklusive blododling tillgängligt vid samtliga akutsjukhus. För att kunna ge akuta svar dygnet runt, utförs och preliminär besvaras snabbtesterna vid Klinisk kemi på respektive akutsjukhus, på uppdrag av Klinisk mikrobiologi. Med snabba svarstider kan Klinisk mikrobiologi ge underlag till korrekt användning av antibiotika. Standardiserat vårdförlopp Klinisk patologi arbetar nära och ingår i cancerprocesserna vilket innebär att begreppet Standardiserat vårdförlopp är införd i prov, analys och svarskedjan. För att följa förloppen krävs att vårdgivaren/remittenten särskilt markerar detta på remissblanketten. Labmedicin - Indikator för basal hygien och arbetskläder Inom Labmedicin genomförs PPM (punktprevalensmätning) Basal hygien och arbetskläder i patientnära arbete vid Provmottagning, Punktionsmottagning och Blodgivning samt Arbets- och miljömedicinsk mottagning. PPM görs vår och höst. Patientsäkerhetsarbetet inom Medicinsk service - Patientsäkerhetsråd Rådet tar fram rutiner för att öka patientsäkerhet samt rutiner för uppföljning av avvikelser som relateras till patientsäkerhet. Rådet följer bl. a specifikt s.k. preanalytiska fel och bland dess utgör följande en Top 5 lista : Ofullständig identitet på prov och/eller remiss Prov som saknar remiss eller vice versa Fel provtagningsmateriel Fel förvarat/feltransporterat prov Förväxling av patientidentitet vid provtagning Utbildning Ett antal insatser för att minska preanalytiska fel pågår och bl. a utbildas årligen närmare 6000 st. av Region Skånes medarbetare i det vårdnära arbetet i ämnet preanalys via Labmedicin. Labombud Labmedicin har under året inbjudit hälso- och sjukvårdspersonal till att ingå i ett kontakpersonnätverk. Labombuden utses av vårdenhetens chef och får regelbundet information från Labmedicin via nyhetsbrev och utgör också en första kontaktväg till Labmedicin. I nuläget finns närmare 4300 Labombud i Skåne. Sida 5 av 24

6 IT-stöd för patientnära analys införs inom Labmedicin IT-stödet Aqure införs successivt inom regionen. Aqure förmedlar analysresultat från patientnära analysinstrument direkt till journalsystemen, säkerställer att endast utbildad personal utför analyserna och ger stöd för övervakning och kvalitetssäkring vid patientnära analys, sammanlagt är ca 2000 patientnära instrument uppkopplade. Dock krävs att de patientnära analysinstrumenten är möjliga att koppla upp till Aqure vilket anges som krav vid nya upphandlingar. Kvalitetsregister Införande av direktrapportering till kvalitetsregister pågår. Det innebär minskad dubbelregistrering och ger en ökad rapporteringsfrekvens då denna sker automatiskt. För närvarande är fem register klara. Styr- och förvaltningsmodellens införande Styr- och förvaltningsmodellen syftar till att samordna, prioritera, kommunicera och leverera det stöd som verksamheten kräver utifrån ett regionalt och lokalt perspektiv. I styrmodellen hanteras både små och stora system. Den ger också en tydlighet vilka roller som ansvarar för vad inom systemförvaltning och utveckling. Den önskade effekten av modellen säkrar verksamheternas möjligheter att påverka systemen, förbättra samordning av flera förvaltningars behov, uppnå en stabil drift, synliggöra möjligheter till konsolidering samt att effektivisera resursanvändningen. Tillsammans med förvaltningarna har Medicinsk service infört den beslutade styr- och förvaltningsmodellen för MT-system och tre SAO (styrning ansvarsområden) är uppstartade inom MT och Bild- och laboratorieteknik. Införandet av styr- och förvaltningsmodellen tydliggör ansvarsfördelningen mellan olika roller och budgetunderlag arbetas fram inom ramarna för modellens olika forum. Riktlinjer om ansvarsförhållanden för medicintekniska produkter inom Region Skåne Region Skåne har tagit fram riktlinjer enligt Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2008:1, om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården beträffande ansvarsförhållanden vid användning av medicintekniska produkter där vårdgivarens, förvaltningschefens, verksamhetschefens respektive hälso- och sjukvårdspersonalens ansvar tydliggörs. I syfte att reducera vårdrelaterade skador och kvalitetsbristkostnader är systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete, innefattande frågor gällande medicinteknisk säkerhet, en del av förvaltningarnas uppdrag. Förvaltningen Medicinsk service har Hälso- och sjukvårdsnämndens (HSN) uppdrag att utgöra regionens samlade kompetens gällande medicintekniska frågor och produkter inklusive tillhörande IT-system och kringutrustning. Förvaltningscheferna inom Skånevård Kryh, Sund och SUS samt Medicinsk Service, skall inom sina förvaltningar själva fastställa ansvar och befogenheter avseende medicintekniska produkter med utgångspunkt i lagar och föreskrifter Gränsdragning av volymprodukter inom MT Det har kunnat konstateras att gränssnittet gentemot de olika sjukvårdsförvaltningarna varierar avseende förvaltning av medicintekniska produkter. Medicinsk service har därför tagit initiativet och påbörjat ett arbete om enhetlig gränsdragning av volymprodukter såsom infusionspumpar, EKG apparater, defibrillatorer, ventilatorer och övervakningsutrustning. Arbetet sker i samarbete med vårdförvaltningarna och arbetsgrupper har startats upp. Ett förslag har tagits fram för införande av en apparatbank för infusionspumpar vilket inkluderar även regional upphandling av infusionspumpar som tidigare hanterats via läkemedelsförmånen. Ett arbete med regiongemensam Sida 6 av 24

7 upphandling av defibrillatorer är under framtagande. Likaså har arbetet startats upp med regiongemensam patientövervakning. FU-avsteg medicintekniska produkter En regiongemensam strategi har tagits fram för förebyggande underhåll (FU) på medicintekniska produkter (MTP). Syftet med det pågående regionala arbetet kring FU av MTP är att skapa samsyn, uppnå regionövergripande beslut samt enhetlig dokumentation på avsteg från FU som görs. Detta ger en tydlighet både mot kunder och för medarbetare inom IT/MT Medicinsk service som ska erbjuda samma service inom Regions Skåne. Strategin införs i 3 steg varav steg 1 är under implementering. För att kunna upprätthålla hög driftssäkerhet och god patientsäkerhet, krävs att de MTP underhålls och kontrolleras regelbundet. Bedömning av behov av FU, kriterier, intervall, samt utförande och uppföljning ingår i IT/MT Medicinsk service ansvar. Vårdverksamheten tillser att IT/MT Medicinsk service ges tillträde till att utföra FU på MTP enligt plan. Eventuella avsteg från tillverkarens rekommendation avseende intervall och omfattning, kan göras efter bedömning av IT/MT Medicinsk service. Avstegen hanteras och dokumenteras och sker i samråd med ansvarig verksamhetschef inom vårdförvaltningarna. Regional Andningspool visar ökad patientsäkerhet Andningspoolen består av apparater inom området andningshjälpmedel. Utrustningen ägs av IT/MT Medicinsk service och styrs av en förvaltningsgrupp bestående av medlemmar från vårdförvaltningarna och IT/MT. Poolen startade som ett projekt för några år sedan och är nu en etablerad verksamhet. Vid övergången till förvaltningen skickades en enkät ut till kunderna för bedömning av det arbete som gjorts. Den regionala andningspoolen upplevdes öka patientsäkerheten vilket gagnar både patienter/brukare, organisation och ekonomi. Dessutom är det en fördel med likartat arbetssätt och enhetligt apparatsortiment med tanke på upplärning och den allt mer ökande personalrörligheten inom både sjukhusvården och hemsjukvården. Återkopplingen visar på att upplevelsen av den totala servicenivån för sjukvårdsförvaltningarnas kontaktvägar till IT/MT service har förbättrats och förenklats sedan införandet av den Regional andningspoolen. Sida 7 av 24

8 Prioriterade områden Tillgänglig och effektiv akutsjukvård Minskade ledtider till cancersjukvården Svarstiderna inom Klinisk patologi vid Labmedicin är av stor vikt för den skånska cancervården. Inflödet av prover till Klinisk patologi har ökat kraftigt de senaste åren vilket även fortsatt under Region Skåne inför under den nationella cancersatsningen med standardiserade vårdförlopp (SVF). För Klinisk patologi innebär det framför allt krav på ökad tillgänglighet och kortare svarstider, vilket uppnås i genomsnitt i Skåne för de flesta SVF. På samma sätt som föregående år gör det kraftigt ökande inflödet av prover att nuvarande kapacitet i verksamheten inte räcker till för att klara ledtiderna för SVF på alla patologienheter. Via omfattande insatser har Klinisk patologi dock lyckats korta medelsvarstiden generellt för histopatologiska analyser och medelsvarstiden för årets åtta första månader har minskat med sex dagar. Sida 8 av 24

9 Granskning av röntgenbilder via mobil möjliggör snabbare behandling vid stroke En pilotstudie har startats upp för att beredskapslinjen för interventionell neuroradiologi (INR) ska kunna granska röntgenbilder på mobil enhet utanför Region Skånes brandväggar. Genom att få röntgenbilder skickade till sig på en surfplatta kan en snabb bedömning göras om det rör sig om en stroke där interventionell behandling kan bli aktuell. Piloten kommer att pågå till våren 2017 för att få in tillräckligt stort utvärderingsmaterial. Övriga kvalitetsområde (med hänvisning till HS uppdrag) Labmedicins mottagningar och blodgivning Labmedicin deltar inte i nationell patientenkät och har därför genomfört egen kundnöjdhets- analys. Detta har genomförts vid Labmedicins mottagningar inklusive Provtagningar, Punktionsmottagningar och Blodgivarcentraler med ett gott resultat. För att fortsatt öka tillgängligheten till blodgivning närmare blodgivaren har under året två blodcentraler lämnat sjukhusområdena, vilket innebär att i Skåne finns tappning på stan nu i Malmö, Lund och Kristianstad. Labmedicin och tidbokning online Labmedicin arbetar för att införa tidbokning online avseende Blodgivning och Provtagning. All information gentemot vårdgivarna finns samlad på den regionala webbplatsen Vårdgivare Skåne, patientinformation på 1177 Vårdguiden och blodgivarinformation på Geblod.nu. Pilotprojekt Tidboknig inför Provtagning är uppstartat i Ystad och ska utvärderas inför fortsatt införande. Labmedicin och enhetliga analyser och rutiner Alltsedan laboratorieverksamhetens samlades i Labmedicin har starkt fokus legat på enhetliga analyser och rutiner i hela regionen. Detta är nu genomfört och all utveckling sker fortsatt utifrån ett regionalt perspektiv. Labmedicin och AMM Arbets- och miljömedicin Syd (AMM Syd) inom Labmedicin bidrar med sitt uppdrag för Södra sjukvårdsregionen till beslutsstöd inom misstänkt eller förvärvad arbets- eller miljörelaterad ohälsa. AMM Syd har bl. a fortsatt fokusera på vibrationsskador d.v.s. skador som uppstår av att hantera vibrerade verktyg. AMM Syd ger årligen ut rapporter som baseras på genomförda utredningar. Labmedicin och CSD Centrum för sällsynta diagnoser (CSD Syd) vid Klinisk genetik inom Labmedicin arbetar också på uppdrag av Södra sjukvårdsregionen och har till uppgift att förbättra kunskapen om utredning och omhändertagande av patienter i alla åldrar med sällsynta diagnoser. Uppdraget drivs som ett treårigt projekt med uppstart 2015 och man har under 2017 fortsatt arbeta för att etablera regionala expertteam och riktlinjer inom ett antal områden. Sida 9 av 24

10 Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA Regionfullmäktige har i mandatperiodens regionala krishanteringsplan beslutat att Region Skånes verksamheter systematiskt ska arbeta med risk- och sårbarhetsarbete (SRSA). Av beslutet framgår även att upphandlande enheter utifrån beställarens krav ska framställa kontinuitetskrav på leverantörer för att åstadkomma leveranssäkerhet. Detta för att skydda och kontinuerligt kunna bedriva verksamhet, med särskilt fokus på samhällsviktig verksamhet. Det systematiska SRSAarbetet ska innefatta riskhantering, kontinuitetshantering, planarbete och erfarenhetsåterföring efter händelser. Mål : Med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag och mål identifiera: Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom det egna ansvarsområdet Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt. Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom Medicinsk service är: Blodförsörjning Klinisk kemi analysverksamhet, specifikt akuta analyser Medicinskteknisk verksamhet Mikrobiologi, specifikt smittester avseende blodgivare/blodenheter Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera är: Blodförsörjning: Blodtappning inkl., bedömning av blodgivare inför tappning Blodgruppering och matchning av blod inför transfusion Blodkomponentframställning Smittestning av blodgivare Förvaring av blodkomponenter Distribution av blodkomponenter Klinisk kemi analysverksamhet: Akuta analyser för diagnostik och behandling Laboratoriebaserade analyser för att påvisa sjukdomar och sjukdomstecken samt följa effekterna av behandling Tillhandahålla konsultation inom område Klinisk kemi Medicinteknisk verksamhet Akut tekniskt underhåll Tillhandahålla konsultation inom området medicinsk teknik Mikrobiologi: Analys av blodöverförda agens s.k. smittestning av blodgivare Analys av bakterievirus Sida 10 av 24

11 Analys av svampar Analys av parasiter Tillhandahålla konsultation inom område mikrobiologi Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt Identifiering av risker och hot sker löpande med delegerat ansvar till verksamhetscheferna inom förvaltningen. Riskhantering bedrivs på verksamhetsnivå utifrån förvaltningens Krishantering- och kriskommunikationsplan, Medicinsk service. Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt. Patient provmaterial och dylikt. Utförare - Personalresurser som är avsatt till att genomföra den skyddsvärda aktiviteten. Resurs (det som utföraren nyttjar) i form av produkt, tjänst och information. Försörjning (det som resursen behöver) i form av elkraft, vatten, avlopp, gas, ventilation m.fl. försörjningar. Material: Reagens, läkemedel, flergångs- och förbrukningsmaterial. Utrymme (där aktiviteten utförs) I fast lokal eller mobilt på olika platser. Transport/ logistik som utförs i samband med aktiviteten. Ekonomi - Att det finns finansiella medel i tillräcklig omfattning för att bedriva aktiviteten Avtal med partners och leverantörer för verkställande av aktiviteten Mål : Organisationen har utbildat och övat relevant personal som berörs av arbetet med samhällsviktig verksamhet. Under våren genomfördes övning specifikt för de medarbetare som utgör Beredskap inom Medicinsk service. Syftet var att få en samstämmighet i beredskapslinjens agerande samt att utröna om den då, med anledning av en större omorganisation av förvaltningen, ny reviderade kris- och kriskommunikationsplanen med tillhörande bilagor var tillfyllest som stöd för agerandet. Övningen genomfördes enskilt genom att den som var i beredskap blev uppringd och ombedd att snarast (under dagen) beskriva sitt agerande utifrån ett antal scenarios. Utvärdering visar att det utifrån dessa scenarios fanns stöd i befintlig dokumentation. Under våren planerades också den större övning som genomfördes i augusti och som involverade verksamheter lokaliserade i Kristianstad Vid Klinisk immunologi och transfusionsmedicin (blodverksamheten som enligt ovan specifikt är definierad som samhällsviktig) är övning genomförd enligt plan. Mål : Verksamheten genomför regelbundet bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten och dessa innehåller bland annat: Identifiering och prioritering av verksamhetens risker. Sannolikhet för och konsekvens av att riskerna inträffar. Utvärdering av riskerna i relation till verksamhetens mål/krav. Åtgärdsplan för hantering av riskerna. Identifiering och prioritering av verksamhetens risker. Bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten sker löpande inom förvaltningens verksamhetsområden och dess olika enheter. Det finns inom förvaltningens 35 st. risk- och Sida 11 av 24

12 händelseanalysledare vilka samtliga utbildats i närtid och som utgör en resurs för hela förvaltningen. Sannolikhet för och konsekvens av att riskerna inträffar. När Medicinsk service via avvikelsehanteringen utvärderar den faktiska situationen så ser förvaltningen att Medicinsk service generellt inom förvaltningen har en låg sannolikhet med relativt milda konsekvenser för att risk inträffar. Stor påverkan är när försörjning av vatten, datakommunikation och material fallerar. Det sker inte så ofta. Medicinsk service ger idéer och uppmuntrar regelbundet samt följer arbetet hos Regionsfastigheter, IT och Koncerninköp med att få fram redundanta lösningar av vattenförsörjning, datakommunikation och materialförsörjning. Utvärdering av riskerna i relation till verksamhetens mål/krav. Sker på annat sätt. Riskerna utvärderas mot verksamhetens planerade verksamhet och dess reservrutiner, vilket bedöms ge högre mervärde än att ställa riskerna mot mål/krav. Åtgärdsplan för hantering av riskerna Förvaltningens verksamheter och enheter har reservrutiner som ständigt utvecklas så att identifierade risker blir väl omhändertagna. Förvaltningen bedriver i sitt långsiktiga arbete en pilotstudie tillsammans med IT i syfte att få fram en Handbok kontinuitet a la triage: Modell för samlad risk- och kontinuitetsanalys - Kontinuitetshantering för att öka patientsäkerhetenen och minska verksamhetens sårbarhet. Mål : Verksamheten har beslutat och genomfört åtgärdsplan för hantering av identifierade och prioriterade risker. Utifrån inträffade störningar och kriser finns det inget behov hos förvaltningsledningen att få en särredovisning av de i verksamheten beslutade och genomförda åtgärdsplaner av identifierade och prioriterade risker. Mål : Verksamheten har genomfört och dokumenterat konsekvensanalys av viktiga/kritiska produkter och tjänster (som kan innehålla): Vilka aktiviteter och beroenden i form av interna och externa resurser som behövs för att leverera produkterna och tjänsterna. Vilken konsekvens ett avbrott på dessa aktiviteter och resurser har för verksamheten. Definition av hur länge produkten och/eller tjänsten kan ligga nere utan att verksamheten hotas (acceptabel avbrottstid). Definition vid vilken tidpunkt produkten och/eller tjänsten måste vara återställd. Verksamheterna har genomfört och dokumenterat beroenden och konsekvensanalys av viktiga/kritiska produkter och tjänster via en kontinuitetsplanering inom sina respektive ansvarsområden. För blodverksamheten, som definierats stå högst i ledet av samhällsviktiga tjänster finns en kontinuitetsplan i flera nivåer vilket inkluderar redundanta IT-system, manuella reservrutiner, bemanningslistor mm. För denna samt för övrig skyddsvärd verksamhet finns ingen acceptabel avbrottstid. Resterande laboratorieverksamhet bör löpa på utan större avbrott men här är ställtiderna mindre kritiska. Sida 12 av 24

13 Mål : Verksamheten har metoder för att följa upp och utvärdera inträffade händelser och övningar. Medicinsk service har via både Patientsäkerhetsrådet och Katastrofkommittén metoder för att löpande följa upp och utvärdera inträffade händelser (beroende vad som har inträffat) samt att genomföra övningar baserat på skyddsvärd verksamhet och dess beroenden. Produktion Labmedicin Labmedicins produktion har ökat med 2,4 % som analyser och med 2,1 % som viktpoäng. Viktpoäng väger antalet analyser utifrån hur resurskrävande analyserna är. Produktiviteten, som relaterar produktionen till personalresurser, har ökat med 0,3 %. Labmedicin produktion per kund Antal 2016 utv. Antal 2017 Viktpoäng 2016 Utv. Viktpoäng 2017 Skånes Universitetssjukhus SUS ,0% ,5% Skånevård SUND ,1% ,4% Skånevård KRYH ,7% ,5% Hälsostaden Ängelholm ,3% ,8% Hälsoval privata vårdcentraler ,4% ,7% Privata vårdgivare ,3% ,6% Kommuner, landsting, stat och övriga ,7% ,3% Summa ,4% ,1% Labmedicins produktion har ökat kontinuerligt under senare år men ökningstakten är för närvarande lägre än under de senaste åren. Sida 13 av 24

14 En drivande utvecklingsaktör Miljö Materialanvändningen är i huvudsak relaterad till produktionen, vilken har ökat. Möjligheten att minska materialanvändningen styrs i första hand vid upphandling. Enligt Region Skånes miljöprogram och delmål 2.1 ska användningen av miljö- och hälsofarliga ämnen och riskerna med denna minska. Region Skåne har även antagit Riktlinjer för utfasning av miljö- och hälsofarliga ämnen För Medicinsk service arbete med att nå målet och riktlinjerna kommer en 3-årig handlingsplan att tas fram under När det gäller utfasning av miljö- och hälsofarliga ämnen används idag ca olika kemiska produkter inom Medicinsk service. Cirka 800 av dessa har egenskaper som gör att de omfattas av riktlinjerna för utfasning och därutöver tillkommer de medicintekniska produkterna. Handlingsplanen ska skapa förutsättningar för att minska både antalet och riskerna med produkterna som används inom förvaltningen. Sida 14 av 24

15 Attraktiv arbetsgivare Region Skåne en attraktiv arbetsgivare Utveckling av regioninterna resursteam Med förvaltningens nuvarande verksamhet bedöms inte ett resursteam kunna förbättra bemanningssituationen. Under hösten 2017 och vintern 2018 tillkommer ny verksamhet till förvaltningen, vilket kan göra att behovet förändras. Sjukfrånvaron ska minska I förvaltningen görs ett kontinuerligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Resultatet av detta märks genom att den totala sjukfrånvaron och inte minst långtidssjukfrånvaron minskat. Exempel på insatser är: kompetenshöjande aktiviteter för chefer för att stärka ledarrollen såsom fördjupad arbetsmiljöutbildning och workshops, gemensamma rehabråd med representanter för chefer, HR, försäkringskassan och företagshälsovården, skärpt rutin för sjukanmälan, planeringen av rehabilitering och återgången i arbete sker i nära samarbete mellan chef, HR och medarbetare samarbetsdokument har slutits mellan Medicinsk service och Försäkringskassan för att öka samarbetet och därmed kvalitetssäkra rehabarbetet och förkorta handläggningstiderna, systematiskt arbete med förbättringar för ökad delaktighet, samt ett fortsatt arbete planerat för att öka medvetenheten bland chefer och medarbetare kring hälsosam schemaläggning. Omorganisationen där IT-verksamheten flyttas från Medicinsk service till Regionstyrelsen innebär att cirka 100 medarbetare och omsättning motsvarande cirka en miljard flyttar från Medicinsk service under perioden januari-juli Av denna anledning kommenteras divisionen Labmedicin för att säkerställa jämförbarhet. Sjukfrånvaron inom Labmedicin beräknad som genomsnittligt antal kalenderdagar per medarbetare har minskat med 1,3 % till 12,07 dagar/medarbetare. Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras Kompetensmixplanering Arbetet med kompetensmixplanering har utvecklats olika långt inom verksamheterna och fortskrider. Bristen på läkare och biomedicinska analytiker har bidragit till att öka takten i detta arbete. En tydlig trend är att antalet anställda undersköterskor ökat mellan åren 2016 och Användning av bemanningsföretag Sida 15 av 24

16 Förvaltningen arbetar med utfasning av bemanningsföretagen från patologiverksamheten. Förvaltningen har i dagsläget ett begränsat behov av bemanningsföretag för att lösa uppdraget. Antalet anställda och arbetad tid Omorganisationen där IT-verksamheten flyttas från Medicinsk service till Regionstyrelsen innebär att cirka 100 medarbetare och omsättning motsvarande cirka en miljard flyttar från Medicinsk service under perioden januari-juli Av denna anledning kommenteras divisionen Labmedicin för att säkerställa jämförbarhet. De anställda AOH inom Labmedicin har ökat med 40 st. (3,2 %) och använda AOH med 17 st. (1,3 %). Ökningen förklaras av ST-tjänster inom Klinisk patologi, Centrum för sällsynta diagnoser samt av produktionsökning inom bl.a. cytogenetik och molekylärgenetik. Medicinsk service arbetar med särskilda rutiner för beslut om rekrytering av personal. All tillsättning av tjänster har skett inom beslutade budgetramar för divisionerna och förvaltningen. Anställningstak Medicinsk service Anställda AOH Grundtak januari ,5 Sommarvikariat 19,9 Sommarvikariat över medel tid. år 0,0 Verksamhetsförändringar -81,0 Övriga ansökta 0,0 Summa 1 527,4 Utfall ,2 Anställningstak 31/ ,5 Lägre än månadens tak -11,3 Antalet anställda AOH för Medicinsk service är för närvarande lägre än årets anställningstak och värdet som periodiserats till juli. Sida 16 av 24

17 Långsiktigt stark ekonomi Ekonomiskt ingångsläge Medicinsk service som samlar Region Skånes verksamhet inom laboratoriemedicin och medicinsk teknik har i uppdrag att vara intäktsfinansierad med kompletterande anslag via förvaltningsuppdrag. Detta innebär att förvaltningens kunder, där de tre sjukvårdsförvaltningarna Kryh, Sund och SUS utgör de största kunderna, finansierar verksamheten som Medicinsk service erbjuder. De större förändringarna under senare år består av volymökningar för samtliga verksamheter inom Medicinsk service samt av nya analysområden inom laboratoriemedicin. Förvaltningen är intäktsfinansierad med kompletterande anslag. Prognosen för 2017 är för närvarande att budgeten följs med ett resultat där intäkter täcker kostnader och uppgår till +/-0. Förvaltningen utreder för närvarande vilka åtgärder som kan bli nödvändiga under 2017 för att uppnå denna prognos och en budget i balans för Resultat Resultatet är positivt efter åtta månader och bättre än budgeterat. Prognosen är att budgeten följs med ett resultat där intäkter täcker kostnader och uppgår till +/-0. När det gäller resultaträkningen nedan för förvaltningen bör det beaktas att det under 2017 gjorts en omorganisation där IT-verksamheten flyttats från Medicinsk service till Regionstyrelsen. Detta innebär att cirka 100 medarbetare och omsättning motsvarande cirka en miljard kronor flyttar från Medicinsk service till Regionstyrelsen. Av denna anledning kommenteras divisionen Labmedicin och divisionen Medicinsk teknik separat för att säkerställa jämförbarhet med fjolåret och budget för året. Resultaträkning jan-aug motpart 1-3 (mkr) Utfall Ack bud Diff utf-bud Diff % Prognos Helår Budget Helår Diff probud Helår Diff % Helår Patient/trafikantavgifter 0,0 0,0 0,0 4% 0,0 0,0 0,0 0% Försäljning av varor och tjänster 1 058, ,5 13,8 1% 1 604, ,3 20,7 1% Specialdestinerade statsbidrag 28,3 24,9 3,3 13% 37,8 37,4 0,4 1% Bidrag och övr intäkter 41,0 39,0 2,0 5% 59,0 58,5 0,5 1% Verksamhetens intäkter 1 127, ,4 19,1 2% 1 700, ,2 21,6 1% Lönekostnader -387,5-382,0-5,5 1% -603,3-595,0-8,3 1% Arbetsgivaravg o pensioner -175,1-171,0-4,1 2% -274,8-266,3-8,5 3% Övriga personalkostnader -8,6-7,5-1,2 16% -11,5-11,5 0,0 0% Kostnader för inhyrd personal -2,5-1,6-0,9 57% 0,0-2,4 2,4-100% Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0-0,0 0,0 0,0 - Läkemedel -4,1-3,1-0,9 30% 0,0-5,0 5,0-100% Material och tjänster -181,4-173,1-8,3 5% -277,1-270,3-6,8 3% Fastighetskostnader -72,8-72,5-0,2 0% -110,6-108,8-1,8 2% Övriga omkostnader -220,6-249,2 28,6-11% -377,3-373,8-3,5 1% Verksamhetens kostnader , ,0 7,5-1% , ,1-21,5 1% Avskrivningar -25,3-28,5 3,2-11% -42,8-42,7-0,1 0% Verksamhetens nettokostnader 49,7 19,9 29,8 149% 3,4 3,4 0,0 1% Resultat före finansiella poster 49,7 19,9 29,8 149% 3,4 3,4 0,0 1% Finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0-0,0 0,0 0,0 - Finansiella kostnader -1,8-2,2 0,4-19% -3,4-3,4 0,0 1% Finansnetto -1,8-2,2 0,5-21% -3,4-3,4 0,0 1% Resultat efter finansiella poster 48,0 17,7 30,3 171% 0,0 0,0 0,0 47% RESULTAT 48,0 17,7 30,3 171% 0,0 0,0 0,0 - Sida 17 av 24

18 Resultatet för division Labmedicin är positivt med +17,2 mkr vilket är 1,9 mkr bättre än budgeterat för perioden. Den positiva budgetavvikelsen förklaras av vakanser i personalbudgeten och av högre produktion än budgeterat. Av resultaträkningen framgår produktionsökningen av budgetavvikelserna för personalkostnader, kostnader för material och tjänster samt intäkter. Medicinsk service division Labmedicin Resultaträkning jan-aug motpart 1-4 (mkr) Utfall Ack bud Diff utf-bud Diff % Prognos Helår Budget Helår Diff probud Helår Diff % Helår B. Patient/trafikantavgifter 0,0 0,0 0,0 4% 0,0 0,0 0,0 0% D. Försäljning av varor och tjänster 898,4 850,5 47,9 6% 1 313, ,6 21,2 2% E. Specialdestinerade statsbidrag 28,3 24,9 3,3 13% 37,8 37,4 0,4 1% F. Bidrag och övr intäkter 27,4 25,6 1,8 7% 38,9 38,4 0,5 1% Verksamhetens intäkter 954,1 901,0 53,1 6% 1 390, ,4 22,1 2% G. Lönekostnader -329,0-321,4-7,6 2% -508,8-500,6-8,3 2% H. Arbetsgivaravg o pensioner -148,5-143,4-5,0 4% -231,9-223,4-8,5 4% I. Övriga personalkostnader -6,9-5,9-1,0 17% -9,2-9,2 0,0 1% J. Kostnader för inhyrd personal -8,0-7,1-0,9 12% 0,0-11,2 11,2-100% K. Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0-0,0 0,0 0,0 - L. Läkemedel -4,0-3,1-0,9 29% 0,0-5,0 5,0-100% M. Material och tjänster -226,3-178,3-48,0 27% -298,0-279,3-18,7 7% N. Lämnade bidrag -1,8-1,8 0,0 0% -2,7-2,7 0,0 0% O. Fastighetskostnader -66,6-67,1 0,6-1% -102,5-100,7-1,8 2% P. Övriga omkostnader -119,9-127,6 7,7-6% -192,3-191,3-1,0 1% Verksamhetens kostnader -911,0-855,7-55,3 6% , ,4-22,1 2% Q. Avskrivningar -24,2-27,8 3,6-13% -41,7-41,7 0,0 0% Verksamhetens nettokostnader 18,9 17,5 1,4 8% 3,3 3,3 0,0 0% Resultat före finansiella poster 18,9 17,5 1,4 8% 3,3 3,3 0,0 0% S. Finansiella kostnader -1,7-2,2 0,5-22% -3,3-3,3 0,0 0% Finansnetto -1,7-2,2 0,5-22% -3,3-3,3 0,0 0% Resultat efter finansiella poster 17,2 15,3 1,9 12% 0,0 0,0 0,0-74% RESULTAT 17,2 15,3 1,9 12% 0,0 0,0 0,0 - Resultatet för division Medicinsk teknik är positivt med +25,0 mkr vilket är 22,4 mkr bättre än budgeterat för perioden. Denna verksamhet bedrevs fram till 2017 integrerad med Region Skånes IT-verksamhet varför jämförelse inte kan göras med utfallet 2016 utan endast med budget för Den positiva budgetavvikelsen förklaras av vakanser i personalbudgeten och av lägre kostnader än budgeterat för service och underhåll, reservdelar och reparationer under årets första åtta månader. Fördelningen av dessa kostnadsposter över årets tolv månader är svår att förutse och högre utfall förväntas under årets sista fyra månader. Av resultaträkningen framgår den positiva budgetavvikelsen för service och underhåll, reservdelar och reparationer av kostnaderna för s.k. övriga omkostnader. Sida 18 av 24

19 Medicinsk service division Medicinsk teknik Resultaträkning jan-aug motpart 1-4 (mkr) Utfall Ack bud Diff utf-bud Diff % Prognos Budget Diff probud Diff % Helår Helår Helår Helår D. Försäljning av varor och tjänster 225,8 223,0 2,8 1% 334,0 334,4-0,4 0% F. Bidrag och övr intäkter 13,5 13,6-0,1-1% 20,4 20,4 0,0 0% Verksamhetens intäkter 239,3 236,6 2,7 1% 354,5 354,9-0,4 0% G. Lönekostnader -45,9-47,1 1,2-3% -73,4-73,4 0,0 0% H. Arbetsgivaravg o pensioner -20,7-21,4 0,7-3% -33,3-33,3 0,0 0% I. Övriga personalkostnader -1,2-1,6 0,4-27% -2,3-2,4 0,1-3% K. Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0-0,0 0,0 0,0 - M. Material och tjänster -7,1-9,3 2,2-24% -11,5-14,0 2,5-18% O. Fastighetskostnader -7,6-7,4-0,2 2% -11,1-11,1 0,0 0% P. Övriga omkostnader -130,6-146,4 15,7-11% -221,6-219,5-2,1 1% Verksamhetens kostnader -213,1-233,2 20,1-9% -353,2-353,7 0,5 0% Q. Avskrivningar -1,1-0,7-0,4 56% -1,1-1,0-0,1 10% Verksamhetens nettokostnader 25,1 2,7 22,4 833% 0,1 0,1 0,0 17% Resultat före finansiella poster 25,1 2,7 22,4 833% 0,1 0,1 0,0 17% S. Finansiella kostnader -0,1-0,1 0,0 75% -0,1-0,1 0,0 17% Finansnetto -0,1-0,1 0,0 75% -0,1-0,1 0,0 17% Resultat efter finansiella poster 25,0 2,6 22,4 850% 0,0 0,0 0,0-154% RESULTAT 25,0 2,6 22,4 850% 0,0 0,0 0,0 - Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Omorganisationen där IT-verksamheten flyttas från Medicinsk service till Regionstyrelsen innebär att cirka 100 medarbetare och omsättning motsvarande cirka en miljard flyttar från Medicinsk service under perioden januari-juli Av denna anledning kommenteras divisionen Labmedicin för att säkerställa jämförbarhet. De anställda AOH inom Labmedicin har ökat med 40 st. (3,2 %) och använda AOH med 17 st. (1,3 %). Ökningen förklaras av ST-tjänster inom Klinisk patologi, Centrum för sällsynta diagnoser samt av produktionsökning inom bl.a. cytogenetik och molekylärgenetik. Medicinsk service arbetar med särskilda rutiner för beslut om rekrytering av personal. All tillsättning av tjänster har skett inom beslutade budgetramar för divisionerna och förvaltningen. Lönekostnadsökningen för Labmedicin är 4,03 % när augusti 2017 jämförs med augusti 2016 vilken förklaras av fler anställda och den årliga lönerevisionen. Lönekostnaden per använd AOH har ökat med 2,19 % vilket och lägre och det påverkas av att flertalet äldre medarbetare gått i pension och ersatts av yngre medarbetare med jämförelsevist lägre lön. Medicinsk service division Labmedicin Lönekostnader Förändring Lönekostnader (mkr) 316,2 12,8 4,03% 329,0 Använda AOH (st.) 948,2 17,1 1,80% 965,3 Lönekostnad per anv AOH (tkr) 333,5 7,3 2,19% 340,8 Kostnaderna för inhyrd personal genom bemanningsföretag inom Medicinsk service avser Labmedicin och specialistläkare till Klinisk Patologi (Patologer) vilket det råder brist på inom verksamheten samtidigt som efterfrågan på analyser ökar och satsning görs för att korta Sida 19 av 24

20 svarstiderna till de olika cancerprocesserna. Användandet av inhyrd personal genom bemanningsföretag har minskat från 2016 till 2017 som en följd av att förvaltningen arbetar med utfasning av bemanningsföretagen. Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Medicinsk service har för Division Labmedicin gjort en generell uppräkning av analyskostnaderna 2017 med 1,9 % vilket innebär en kostnadsbegränsande utveckling jämfört med uppräkningen 4,1 % för övrig hälso- och sjukvård. För medicinsk-, laboratorie- och bildteknik har Medicinsk service endast de kostnadsökningar som överenskommits i dialog med beställande förvaltningar. Inom Medicinsk service syftar ett flertal åtgärder till kontroll och begränsning av kostnadsutvecklingen. Exempel på åtgärder är modernisering av lokaler för samarbeten över specialitetsgränserna, regiongemensamma utrustningspooler och översyn av serviceavtal, automatisering och digitalisering samt kompetensförsörjning och nära samverkan med klinisk forskning, universitet och högskolor. Prognosen för 2017 är för närvarande att budgeten följs med ett resultat där intäkter täcker kostnader och uppgår till +/-0. Förvaltningen utreder för närvarande vilka åtgärder som kan bli nödvändiga under 2017 för att uppnå denna prognos och en budget i balans för Nyckeltal Labmedicin Labmedicins produktion har ökat med 2,4 % som analyser och med 2,1 % som viktpoäng. Viktpoäng väger antalet analyser utifrån hur resurskrävande analyserna är. Produktiviteten, som relaterar produktionen till personalresurser, har ökat med 0,3 %. Labmedicin produktion per kund Antal 2016 utv. Antal 2017 Viktpoäng 2016 Utv. Viktpoäng 2017 Skånes Universitetssjukhus SUS ,0% ,5% Skånevård SUND ,1% ,4% Skånevård KRYH ,7% ,5% Hälsostaden Ängelholm ,3% ,8% Hälsoval privata vårdcentraler ,4% ,7% Privata vårdgivare ,3% ,6% Kommuner, landsting, stat och övriga ,7% ,3% Summa ,4% ,1% Labmedicins produktion har ökat kontinuerligt under senare år men ökningstakten är för närvarande lägre än under de senaste åren. Sida 20 av 24

21 Labmedicins produktionsökning efter åtta månader syns inom samtliga verksamheter med undantag för Klinisk immunologi och transfusionsmedicin och Klinisk mikrobiologi. Verksamhetsområde jan-aug Viktpoäng 2016 Utveckling Viktpoäng 2017 Klinisk immunologi och transfusionsmedicin ,0% Klinisk genetik och Biobank ,7% Klinisk kemi ,8% Klinisk mikrobiologi ,2% Klinisk patologi ,3% Summa ,1% Verksamhetsområde jan-aug Antal 2016 Utveckling Antal 2017 Klinisk immunologi och transfusionsmedicin ,2% Klinisk genetik och Biobank ,4% Klinisk kemi ,7% Klinisk mikrobiologi ,0% Klinisk patologi ,6% Summa ,4% Sida 21 av 24

22 Investeringar Byggnadsinvesteringar/externa förhyrningar Den lokala byggpotten användes till anpassning av lokalerna inom Klinisk Mikrobiologi som är ett exempel på lokalinvesteringar liksom det pågående arbetet med annan samlokalisering av verksamhet inom division Labmedicin. Se i övrigt bilaga med information om investeringar. Utrustningsinvesteringar Investeringar inom Medicinsk service sker inom samtliga verksamheter. Division Labmedicin har en instrument intensiv verksamhet med omfattande utveckling av ny teknik. Investeringarna syftar till att införa effektivare och mer rationella processer samt snabbare och säkrare diagnostik. Vid utbyte av teknik eftersträvas övergång till automation för att uppnå förbättrad arbetsmiljö genom minskat statiskt och monotont manuellt arbete och skapa bättre ergonomiskt anpassade arbetsplatser. Ett exempel på automation är Klinisk Mikrobiologi. Se i övrigt bilaga med information om investeringar Internkontroll Processen för arbetet med framtagande av planen för intern kontroll Inom Medicinsk service har förvaltningen arbetat fram plan för intern kontroll och målfokus för I detta arbete har ett flertal målsättningar identifierats som viktiga för verksamheten och som kopplade till de obligatoriska kontrollområden som framgår av anvisningarna för interna kontrollplaner Inom Medicinsk service beslutar förvaltningschefen om planen för intern kontroll. Ekonomichefen ansvarar på uppdrag av förvaltningschefen för arbetet med intern kontroll. Den interna kontrollplanen är upprättad i samarbete med ledningsgruppen och verksamhetsföreträdare. I detta samarbete har också ingått att göra en risk- och väsentlighetsbedömning. Regionservice gemensamma servicefunktion (GSF) utför den interna kontrollen avseende ett flertal kamerala kontroller och obligatoriska internkontrollmoment. Sida 22 av 24

23 Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Bolag : Medicinsk service 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet : Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning Avser representationsfakturor. c) Fakturering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling b) Verkställighet beslut Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Målet är till största del uppnått men delvis kvarstår förbättringar att göra inom svarstiderna till cancerprocesserna inom hälso- och sjukvården. Uppföljning av intern kontroll och målfokus Uppföljningen av målen i internkontrollplanen för 2017 visar endast en avvikelse och ett mål där det återstår förbättringar. Nedan och i bilaga redogörs för dessa. Avvikelsen berör redovisningen av fakturor för representation. Stickprovskontrollen visar att reglerna inte alltid efterlevs. I några fall saknas det tillräckliga uppgifter för att i efterhand kunna bedöma kostnadens kontering och korrekthet. Delvist förekommer brister i redovisning av deltagare, syfte och moms för 26 av 47 kontrollerade verifikationer. Förvaltningens ekonomiavdelning arbetar kontinuerligt tillsammans med den gemensamma servicefunktionen (GSF) med att informera ansvariga sak- och beslutsattestanter om riktlinjerna för fakturor för representation. När det gäller ett mål där det återstår förbättringar ingår i förvaltningens interna kontroll målet att leveransen skall vara säker och tillgänglig vilket följs med hjälp av identifierade kritiska svarstider och mått på tillgänglighet. Målet är till största del uppnått men delvis kvarstår förbättringar att göra inom svarstiderna till cancerprocesserna inom hälso- och sjukvården. För Klinisk patologi har svarstiderna inom de flesta SVF förbättrats. Det ökande inflödet av prover gör dock att kapacitet i verksamheten inte räcker till för att förbättra svarstiderna för samtliga prover. Se även avsnitt om hälso- och sjukvård i rimlig tid och minskade ledtider till cancersjukvården ovan. Aktörerna och deras roller och ansvar i det interna kontrollarbetet Medicinsk service har i förvaltningens ledningsgrupp utfört en risk- och väsentlighetsbedömning vilken kommunicerats genom förvaltningens ledningsorganisation. Risk- och väsentlighetsbedömning innebär i korthet att identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och system. I analysen ingår att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med Sida 23 av 24