Revisionskontoret Revisorsgrupp Nordost

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Revisionskontoret Revisorsgrupp Nordost"

Olof Ekström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Revisorsgrupp Nordost Eva Tency Nilsson Yrkesrevisor MINNESANTECKNINGAR Datum (5) Tid , kl inkl verksamhetsbesök Klinisk kemi Plats SUS, Lund, Konferensrum Blå rummet, Klinisk kemi Närvarande Bo Carlbark, förvaltningschef Dan-Ola Jönsson, ekonomichef Anna Johnsson, controller Ulf Johnson, chefläkare Revisorerna Anders Arenhag, revisor sammankallande Jana Lund, revisor Gert Thornblad, revisor Eva-Tency Nilsson, yrkesrevisor Jesper Sturesson, auk.rev KPMG Minnesanteckningar vid överläggning mellan Revisorsgrupp Nordost och ledningen för Labmedicin Skåne Sammanfattning För 2011 redovisades ett utfall på 15 Mkr (68,9 Mkr för 2010). I budgeten ingick en kostnad för inbetalning av resultatbidrag till koncernen med 15 Mkr. Rabatter har lämnats under hösten på motsvarande 32,6 Mkr (se nedan). Totalt bidrag till koncernresultatet uppgår därmed till 62,6 Mkr. Under hösten beslutade förvaltningen att lämna rabatter till samtliga skånekunder (sjukhusen, primärvården och de privata Hälsovalsenheterna) till en summa motsvarande 32,6 Mkr. Totalt har verksamheten levererat ca 16 miljoner analyser varav ca 14 miljoner inom Klinisk kemi. Under 2010 minskade Klinisk kemis analyser med 2,4 % till följd av ökat patientnära analyserande vid akutmottagningarna i Malmö och Helsingborg. Volymökningen Postadress: Skånehuset Kristianstad Besöksadress: Telefon (växel): Fax: Organisationsnummer: Internet:

Johnson, chefläkare Revisorerna Anders Arenhag, revisor sammankallande Jana Lund, revisor Gert Thornblad, revisor Eva-Tency Nilsson, yrkesrevisor Jesper Sturesson, auk.

2 Datum (5) under 2011 (2,6 %) innebär att man har återkommit till en total produktionsnivå som överstiger nivån före minskningen. Inom klinisk patologi har svarstiderna fortsatt förbättrats. Det arbete som påbörjades under 2010 med att reducera svarstiderna har fått effekt och resultatet för 2011 är en genomsnittlig reduktion av svarstiderna för patologiprover med 1,4 dagar. Inför 2011 har ett nytt incitamentsprogram utformats inom förvaltningen. Totalt utbetalas max 3 Mkr och en grundläggande förutsättning är att hela förvaltningen skall uppvisa ett överskott. Medlen får inte användas till bonuslöner eller inköp av utrustning. Inledning Anders Arenhag hälsade välkommen till dagens överläggning. Utsänd dagordning godkändes. Föregående minnesanteckningar Föregående minnesanteckningar lades till handlingarna. Revisorerna informerar om aktuella granskningsprojekt Revisorerna informerade och en diskussion fördes om gjorda iakttagelser och bedömningar i nedanstående granskningar Kompetensförsörjning, rapport nr 16 Avvikelsehantering, rapport nr års granskningar presenteras översiktligt. Förvaltningsledningen informerar om årsredovisningen Revisorerna informerades om årsredovisningen och en diskussion fördes beträffande verksamhet och ekonomi och hur utvecklingen sett ut under För 2011 redovisades ett utfall på 15 Mkr (68,9 Mkr för 2010). I budgeten ingick en kostnad för inbetalning av resultatbidrag till koncernen med 15 Mkr. Rabatter har lämnats under hösten på motsvarande 32,6 Mkr (se nedan). Totalt bidrag till koncernresultatet uppgår därmed till 62,6 Mkr. Inför 2011 gjordes en övergripande omkalkylering av priserna för samtliga produkter. Eftersom de nya självkostnadspriserna var baserade på produktionsvolymer från 2009 har volymökningarna under 2010 och 2011 medfört en kraftig intäktsökning utöver budgeterad nivå. Under hösten beslutade förvaltningen att lämna rabatter till samtliga skånekunder (inklusive privata Hälsovalsenheter) uppgående till 20 % på all försäljning från verksamhetsområdena Klinisk patologi samt Klinik immunologi och transfusionsmedicin. Detta tillämpades under september och oktober. Under november och december lämnades 30 % rabatt på all försäljning från

Det arbete som påbörjades under 2010 med att reducera svarstiderna har fått effekt och resultatet för 2011 är en genomsnittlig reduktion av svarstiderna för patologiprover med 1,4 dagar.

3 Datum (5) ovannämnda verksamhetsområden. Den totala rabatten har uppgått till 32,6 Mkr och fördelats framförallt till sjukhusen, primärvården och de privata Hälsovalsenheterna. Trots denna omfattande rabattering har intäkterna totalt sett överstigit budget med ytterligare 29,6 Mkr till följd bland annat volymökningar. För 2011 uppgick volymökningen till 3,5 %. Totalt har verksamheten levererat ca 16 miljoner analyser varav ca 14 miljoner inom Klinisk kemi. Under 2010 minskade Klinisk kemis analyser med 2,4 % till följd av ökat patientnära analyserande vid akutmottagningarna i Malmö och Helsingborg. Volymökningen under 2011 (2,6 %) innebär att man har återkommit till en total produktionsnivå som överstiger nivån före minskningen. Till viss del förklaras volymökningen av att det tas en del dubbelprover (t ex både på primärvårds- och sjukhusnivå) på grund av bland annat avsaknaden av ett gemensamt regionalt journalsystem Kostnadsutfallet har överstigit budget med ca 22 Mkr. Med anledning av volymökningen har kostnader för bland annat labförbrukningsmateriel överstigit budget med 6 Mkr. Kostnader för IT-system har ökat med närmare 3 Mkr. Personalkostnaderna överskred budget med 2,6 Mkr. Inom klinisk patologi har svarstiderna fortsatt förbättrats. Det arbete som påbörjades under 2010 med att reducera svarstiderna har fått effekt och resultatet för 2011 är en genomsnittlig reduktion av svarstiderna för patologiprover med 1,4 dagar. Inför 2011 har ett nytt incitamentsprogram utformats. Programmet bygger på att verskamhetsområden som uppvisade en positiv budgetavvikelse i bokslut 2010 fick behålla 10 % av denna avvikelse som en budgetförstärkning Totalt utbetalas max 3 Mkr och en grundläggande förutsättning är att hela förvaltningen skall uppvisa ett överskott. Medlen får inte användas till bonuslöner eller inköp av utrustning. Granskningen av årsbokslutet Förvaltningsledningen informerades om genomförd granskning av årsbokslutet där bland annat följande kommenterades: God bokslutsdokumentation. Utfall 15 Mkr (68,9 Mkr 2010). Prognosen efter augusti uppgick till 15 Mkr. Intäkterna överstiger budget med ca 37 Mkr framförallt beroende på volymökningar. Trots volymökningarna har kostnadsökningarna varit relativt begränsade. Jämfört med budget är kostnaderna ca 21 Mkr högre.

Totalt har verksamheten levererat ca 16 miljoner analyser varav ca 14 miljoner inom Klinisk kemi.

4 Datum (5) Intern kontroll Revisorerna informerade och en kort diskussion fördes beträffande rapport nr 20 Riskbedömning av intern kontroll. Granskningen har, på samma sätt som föregående år, avgränsats till att utifrån fullmäktiges beslut beträffande reglemente för intern kontroll, huvudsakligen beröra systemen för att säkerställa en tillräcklig ledning och styrning, uppföljning och kontroll. Bedömningen av resultatet i stort är dock av mycket översiktlig karaktär. Den interna kontrollen bedöms vara tillfredsställande vad avser samtliga COSO-delar, kontrollmiljön, riskanalys, kontrollaktiviteter information/kommunikation och tillsynen av systemet. Ett fortsatt synligt och engagerat ledarskap har skapat engagemang och intresse för dessa frågor. Det stora antalet ackrediterade verksamheter inom förvaltningen bidrar automatiskt till en förbättrad kontrollmiljö. Kort information lämnades från förvaltningsledningen beträffande innehållet inklusive de förändringar som gjorts i den interna kontrollplanen för Övrig aktuell information från förvaltningsledningen Revisorerna informerades om bland annat följande; Förvaltningen har en budget i balans även för Ingen prisuppräkning har skett inför Priserna för akuttillägg inom klinisk kemi är sänkta från 75 % till 50 %. En utmaning för förvaltningen är hanteringen av volymförändringar. Vad händer vid minskning av volymer till följd av reducering av prover vid sjukhusen? Vad händer vid fortsatt produktionsökning? Hur säkras tillgången till kompetens, blodförsörjning mm? Följande projekt är på gång Digitalisering Patologi Preparat skannas in och studeras via bildskärm istället för mikroskop vilket bland annat förbättrar flöden och kompetensutnyttjande. Skall vara igång under året först i Europa Vidareutveckling specialistoberoende diagnostikplattformar pilotprojekt inom allergi på gång Omfattande modernisering av IT-stöd är på gång Upphandling av nytt gemensamt LIMS (laboratory information management system). Skall ersätta gamla produktionsdatasystem Införande av EROS elektroniska remisser och svar Utvecklingsarbete pågår i samarbete med leverantör (pilot inom Klinisk kemi till hösten 2012 förhoppningsvis helt klart inför 2014) Gemensamt dokumenthanteringssystem Public 360 Pilot mitten av april

tillräcklig ledning och styrning, uppföljning och kontroll. Bedömningen av resultatet i stort är dock av mycket översiktlig karaktär.

5 Datum (5) Avvikelsehanteringssystem Avvik. Är nu i drift. Helt skräddarsytt system med unika möjligheter till uppföljning. Finns nu tankar på att utveckla ett gemensamt datasystem för hela regionen Ny webbapplikation för avtalshantering förvaltningen har många avtal viktigt för bevakning mm Nytt uppföljningssysten i Qlikview (halvårsskiftet) Faktureringssystemet PKS-Lab Projekt överlämning till IT-drift ej slutfört Samlokalisering Förslag på omlokalisering och samordningar inom befintliga lokaler Införande av styrkort per medarbetare o Styrkort för varje verksamhetsområde år 2012 Styrkort för varje chef år 2013 Styrkort för varje medarbetare senast år 2015 Riskbedömning på kort och lång sikt Vad avser riskbedömning nämns från förvaltningens perspektiv, bland annat volymutvecklingen och IT-systemen Nästa överläggning Kommer att ske i samband med granskningen av årsredovisningen för Avslutning Anders Arenhag avslutade dagens sammankomst. Förmiddagen avslutades med att Jörgen Rilvén informerade om verksamheten inklusive rundvandring på Klinisk kemi. Enligt uppdrag Eva Tency Nilsson Yrkesrevisor

Qlikview (halvårsskiftet) Faktureringssystemet PKS-Lab Projekt överlämning till IT-drift ej slutfört Samlokalisering Förslag på omlokalisering och samordningar inom befintliga lokaler Införande av

Relevanta dokument

Revisorsgrupp Nordväst Revisionskontoret

Revisorsgrupp Nordväst Revisionskontoret Revisionskontoret Helena Olsson Yrkesrevisor 044-309 31 03 helena.o.olsson@skane.se MINNESANTECKNINGAR Datum 2013-03-07 1 (6) Minnesanteckningar från överläggningar mellan och Helsingborgs Lasarett Tid: