Goda råd för rapportering av ersättning för resor och utlägg i Sverige

Transkript

1 Expense-typer i Sverige Avsnitt Expense Category Expense Type Kommentar nedan 1 Accommodations Hotel/Accommodation Logikostnad / Hotell på tjänsteresa. 2 Accommodations Per Diem Allowance Traktamente inrikes, för resa med övernattning 2 Accommodations Per Diem Allowance Abroad Traktamente utrikes, för resa utan övernattning Taxable 2 Accommodations Per Diem Allowance Abroad Traktamente utrikes, för resa med övernattning Taxfree 2 Accommodations Per Diem Allowance Tax Whole Traktamente inrikes för resa utan övernattning, hel dag day 2 Accommodations Per Diem Allowance Tax Part Traktamente inrikes för resa utan övernattning, halv dag Day 3 Airfare Expenses Airfare Tjänsteresor med flyg 5 Car Expenses Car Rental Kostnad för hyra av bil 4 Car Expenses Milage Nontaxable Milersättning för tjänsteresa med egen bil 6 Car Expenses Parking / Tolls Parkeringsavgifter, broavgift etc 6 Car Expenses Congestion Charge Trängselskatt i Sverige 5 Car Expenses Petrol-Rental Car Bränsle till hyrbil 13 Communications Home/Privat Broadband Bredband i hemmet betald av CSC 13 Communications Home/Privat Phone Telefon i hemmet betald av CSC 13 Communications Mobile Phone/Broadband Mobilt Internet betald av CSC 13 Conference Conference Fees Konferenser Expenses 7 Entertainment Entertainment Staff Intern representation 7 Entertainment Entertainment - Other Extern representation 8 Gift/Tip Expenses Gift/Tip Expenses Nondeductable Gåvor 9 Meal Expenses Meals Lättare förtäring som inte klassificeras som representation 13 Other Foreign Exchange Costs Kostnader för växling av utländsk valuta 10 Other Laundry Kostnad för tvätt på vissa längre resor. 2 Other Night Rate Nattraktamente. Ersättning för övernattning som ej bekostas av företaget. 14 Other Other Expenses Övrigt 13 Other Postage Porto 13 Other Professional Membership Medlemsskap 13 Other Subscriptions Prenumerationer 13 Other Training External Extern utbildning 13 Other Transaction Fee Administrationsavgift till CWT 11 Other Keep-fit-activity Friskvårdsbidrag 12 Other Eyeglasses Terminal-glasögon 13 Transportation Bus Kostnad för tjänsteresor med buss 13 Transportation Subway Kostnad för tjänsteresor med tunnelbana 13 Transportation Taxi Kostnad för tjänsteresor med taxi 13 Transportation Train Kostnad för tjänsteresor med tåg Sid 1

2 För information om Travel & Expenses, hur systemet fungerar, vilken policy som gäller etc, hänvisar vi till den information som ligger på C3. Detta dokumentet är kommentarer och goda råd ur en rent svensk synvinkel. Länk till C3: Expense Type För att lägga in en resa eller ett utlägg väljs korrekt Expense Type. Expensetypen styr om ersättningen är skattepliktig eller inte och om beloppet skall rapporteras till lönekontoret. Lönekontoret rapporterar till Skattemyndigheten via kontrolluppgiften och beräknar och drar ev. preliminär skatt för skattepliktiga belopp. Expensetypen hjälper oss också att lägga in de detaljer som behövs för att ersättningen skall räknas rätt och styr bokföring, rapportering och statistik som CSC behöver. Du ansvarar själv för att välja rätt Expense Type och som Manager skall du också kontrollera att rätt expensetyp valts när du godkänner kostnaden. Sid 2

3 1. Hotell Här rapporteras kostnaden för hotell på tjänsteresa. Om hotellet inte finns i listan skriver du själv in namnet. Notera att följande kostnader har egna expense-typer och skall redovisas separat om de är separat noterade på räkningen: Parkering Meals, dvs måltider som debiterats separat på fakturan och inte ingår i priset. Tänk på att CSC inte ersätter privata kostnader, exempel hyra av film, utnyttjande av minibar, kvällsmåltid etc. Om fakturan betalts via ditt Diners-kort och därmed finns inlästa i Concur plockar du beloppet där. Då ligger där hela fakturabeloppet, inklusive dessa belopp. I så fall skall beloppet specificeras med delposterna. Klicka på Save and Itemise och lägg in samtliga delposter på de expense typer de avser. Om det finns privata kostnader som du inte skall ha ersättning för markeras detta i rutan Personal Expense (do not reimburse me) : Samtliga delbelopp skall rapporteras inklusive moms. 2. Per Diem Traktamente Ersättning för ökade privata omkostnader på tjänsteresa fås enligt CSC policy i Sverige. För hjälp med beräkning av belopp finns en excel-blankett som kan laddas ner från C3, Travel&Expenses. OBS: Börja alltid med att fylla i blanketten innan du väljer expense-typ i Concur. Var noga med att ange resor med datum och klockslag samt varifrån/vart du rest så att beräkning av rätt belopp kan göras. Markera om du erhålligt några måltider på resan, inkluderat i hotellräkningen, betalda av CSC, kursarrangör eller på annat sätt. Blanketten beräknar sedan fördelning på skattepliktig/icke skattepliktigt, inrikes/utrikes, helt/halvt. Kolla gärna rimligheten i beloppen. För över totalerna avseende belopp att få på de Expense Typer som anges i blanketten. Notera att det ofta behöver rapporteras värden på mer än en Expense-typ på samma resa. Tryck på knappen för att överföra till fil och spara filen på din disk. Bifoga sedan filen till din Expense i Concur på samma sätt som du gör med scannade kvitton. Sid 3

4 Följande expense-typer finns för traktamente: Per Diem Allowance Per Diem Allowance - Abroad Taxable Per Diem Allowance - Abroad Taxfree Per Diem Allowance - Tax Whole Day Per Diem Allowance - Tax Part Day Traktamente inrikes, skattefritt. Resa med övernattning. Traktamente utrikes skattepliktigt Resa utan övernattning Traktamente utrikes, skattefritt. Resa med övernattning. Endagstraktament för resa utan övernattning, heldag. Avresa före och hemkomst efter Endagstraktament för resa utan övernattning, halvdag. Avresa efter eller hemkomst före Minst 4 timmar. Night Rate Nattraktamente. Ersättning för övernattning som ej bekostas av företaget. Notera att om en anställd i Sverige arbetar i utlandet kan det innebära att man måste lämna deklaration och skatta i det land man arbetat. Reglerna är olika beroende på vilket land det gäller. Det är därför viktigt att HR är informerade om samtliga som sänds ut. 3 Tjänsteresor med flyg Tjänsteresor med flyg som bokas via vår resebyrå, CWT, och betalas av CSC kommer att läggas in i Concur via fil från CWT. Du plockar då upp din resa och kompletterar och konfirmerar att resan är gjord. Om du bokat och betalat själv läggs kostnaden för flygresan in som vanligt. 4 Tjänsteresor med egen bil För att rapporteringen av resor med egen bil skall fungera måste du uppdatera din profil med vilken bil du har. Även om det är en privatbil lägger du in bilen i fliken för Company Car. Notera att det är olika rater beroende på vilken bil du har så det är viktigt att registrera rätt. Vid tjänsteresor med egen bil, privatbil eller tjänstebil, kan du lägga in värdena direkt in i Concur. Om du har rest mycket kan du istället fylla in en excel-blankett som finns på C3 och sedan föra in summerade värden i Concur. 5 Tjänsteresor med hyrd bil För tjänsteresor med hyrd bil skall kostnaden fördelas mellan bränsle och övrig kostnad. Sid 4

5 6 Övriga kostnader för bilresor Separata Expensetyper finns för utlägg för parkering. Där rapporteras även parkering som betalts separat på hotellfakturan. Det finns även en egen Expensetyp för trängselskatt. 7 Representation För representation finns expensetyp för extern respektive intern representation. Intern representation omfattar anställda inom CSC, även anställda utanför Sverige, samt subcontractors etc. Hela beloppet inklusive moms rapporteras på den expensetyp det avser. Deltagare och mötets syfte skall noteras i Concur. Beräkning av avdragsgill del av beloppet görs av Finance i en efterföljande process. 8 Gåvor Expensetyp för rapportering av alla typer av gåvor, till kunder, anställda eller andra. Notera till vem gåvan gavs och varför för att vi skall kunna bedöma om detta är en avdragsgill kostnad för bolaget och om det kan bli skattepliktigt för den anställde. 9 Måltider och lättare förtäring Expensetypen Meals används för lättare förtäring såsom tårta, smörgås och annan lättare förtäring som inte klassificeras som representation. Här rapporteras också frukost och annan måltid som finns separat fakturerad på hotellfaktura och där den anställde begär ersättning. Sådana måltider blir skattepliktiga för den anställde. För att det skall vara avdragsgillt bör beskrivning av sammanhanget finnas noterat. I vissa fall kan detta bli skattepliktigt. 10 Tvätt På vissa längre resor kan man få ersättning för tvätt. Eftersom traktamentet avser att täcka detta och är sådan ersättning skattepliktig för den anställde. Sid 5

6 11 Friskvårdsbidrag Friskvårdsbidrag avser ersättning för motion och andra aktiviteter enligt de regler Skatteverket fastställt. Maximalt belopp är inom CSC Sverige 2500 kr/kalenderår. Se Personalhandboken. 12 Terminalglasögon Regler kring ersättning för terminalglasögon finns i Personalhandboken och följer Skatteverkets regelverk. 13 Övriga utlägg Ett antal expensetyper finns för vissa andra utlägg. Utlägg som inte passar in på någon annan expensetyp rapporteras på Övrigt. Sid 6