KALLELSE KOMMUNFULLMÄKTIGE

Transkript

1 KALLELSE KOMMUNFULLMÄKTIGE 9 oktober 2013

2 Information Kan du inte närvara? Både ledamöter och ersättare ska meddela om man inte kan närvara vid sammanträdet. Anmälan sker till Annika Thorström, e-post alt. te!: ellertill Anna-Lena Lundin, e-post alt. te! Adressändring? Om du byter adress eller telefonnummer ska detta anmälas till Annika Thorström (e-post eller telefon se ovan). Interpellationer Ska du lämna en interpellation ska den vara inkommen till kommunledningskontoret, administrativa avdelningen, senast kl. 12:00 dagen före sammanträdet för att kopieras upp och lämnas ut vid sammanträdet. Ska du svara på en interpellation skall svaret vara inkommet senast kl. 12:00 dagen f<ire sammanträdet. Dessutom skall interpellanten få ta del av svaret senast dagen f<ire sammanträdet. Detta kan kommunledningskontoret, administrativa avdelningen, hjälpa till med om du inte själv har möjlighet. Motioner Ny motion skalllämnas till kommunledningskontoret, administrativa avdelningen, senast kl. 12:00 dagen före sammanträdet för att kunna kopieras upp till sammanträdet. Motioner som inkommer senare får motionären själv kopiera upp om det skalllämnas på sammanträdet. Allergi och astma Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller liknande. Saknar du något i kallelsen eller har andra synpunkter? Hör av dig till Annica Åberg annica.aberg@uddevalla.se alt te!

3 Kallelse Föredragningslista Kommunfullmäktige 1(3) Sammanträde Kommunfullmäktige Plats och tid Bohusläns museum, kl. 17:30 Ordförande sekreterare Ralph Steen Annica Åberg Ärende D nr Föredragande l. Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering år av lokal självstyrelse Gunnar Klasson 3. Besvarande av interpellation från Cecilia KS/20 13:262 Sandberg (S9 till barn och utbildningsnämndens ordförande angående förskoleverksamheten 4. Besvarande av interpellation från Stefan KS/2013:362 Skoglund (S) till kommunfullmäktiges ordförande angående äldre och handikappsombudsman 5. Besvarande av interpellation från Stefan KS/2013:363 Skoglund (S) till kommunstyrelsens ordförande angående motionen om fortsatt syresättning av Bytjorden 6. Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia KS/2012:551 Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen 7. Upphandlingspolicy KS/2013:48

4 \">r, V4< " <' :::J. '1' Kallelse Föredragningslista Kommunfullmäktige +. '"'- " ~ o 111 Jv\ \) (3) Ärende D nr Föredragande 8. Kommunens delårsrapport augusti 2013 KS/20 13:323 Delårsrapporten finns som separat bilaga på och på kommunledningskontoret 9. Finansiering av stabilitetshöjande åtgärder i KS/2013:341 Bäveån, etapperna l och Rätt för tekniska nämnden att disponera KS/2013:339 pengar ur avsättning i balansräkningen för säkerhetsåtgärder inom hamnområdet Il. Markanvisningspolicy för Uddevalla kommun KS/20 13: Skattesats 2014 och reviderad flerårsplan KS/2013: Sammanslagning och ändring av valdistrikten KS/2013:358 Forshälla öst, Grinneröd-Resteröd och L j ungskil e-lyckorna-an fasteröd 14. Sammanslagning av valdistrikten skredsviks KS/2013:357 östra och Skredsviks västra 15. Antagande av detaljplan Skälläckeröd l: 18 m KS/20 13:370 11, Hälle Lider, Ljungskile Kompletta handlingar finns på kommun ledningskontoret och på Förteckning över motioner och KS/2013:17 medborgarförslag som inte avgjorts den 31 augusti Markanvisningsavtal, K varter l i Sundskogen KS/20 13: Överenskommelse mellan kommunerna i KS/2013:386 Västra Götaland och Västra Götalandsregionen om samarbete och samordning av insatser till personer med psykisk funktionsnedsättning 19. Val av ersättare i Uddevalla Vatten AB efter KS/2013:352 RolfJonsson (FP)

5 Kallelse Föredragningslista Kommunfullmäktige 3(3) Ärende D nr Föredragande 20. Begäran om fyllnadsval av ledamot i KS/20 13:284 kommunens revisorer, nämndeman i Uddevalla domsaga, revisorersätter i Gustafsbergsstiftelsen samt stiftelsen Gustavsbergares samfond, lekmannarevisor i Uddevalla Turistrafik AB samt lekmannarevisorersältare i Regionteater Väst AB, SwanFalk Shipping AB, Uddevalla Event AB, Uddevalla Hamnterminal AB efter Klas Åke Alexandersson (V) 21. Anmälningsärenden KS/2013:1 22. Nya motioner, interpellationer, enkla frågor och medborgarförslag Ledamot och ersättare som är hindrad att delta i sammanträdet eller i en del av sammanträdet ska snarast anmäla detta till Anna-Lena Lundin tel eller Annika Thorström te! eller e post kommunstyrelsen@uddevalla.se

6 Utdrag Protokoll Kommunfullmäktige l (l) Besvarande av interpellation från Cecilia Sandberg (S) till barn och utbildningsnämndens ordförande angående förskoleverksamheten (KS/2013:262) Ärendet utgår från dagens sammanträde och interpellationen besvaras vid kommunfullmäktiges sammanträde i oktober. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ralph Steen, Birgit Olofsson, Lars-Olof Laxrot Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Barn och utbildningsnämnden Cecilia Sandberg Utdragsbestyrkande

7 Utdrag PROTOKOLL l (l) UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNFULLMÄKTIGE 98 Interpellation från Cecilia Sandberg (S) till barn och utbildningsnämndens ordförande angående förskoleverksamheten (KS/2013:262) Beslut Kommunfullmäktige beslutar att interpellationen får ställas och ska besvaras vid nästa sammanträde. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ralph Steen, Gunilla Magnusson, Ingemar Samuelsson Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Barn och utbildningsnämnden Utdragsbestyrkande

8 Interpellation till Magnus Jacobsson, Ordförande i Barn- och utbildningsnämnden Med kommentaren "Jag älskar Hakelius... " länkar Magnus Jacobsson (KD) till en kolumn i Aftonbladet. I kolumnen liknar skribenten Johan Hakeli u s förskolan vid anstalt och fröknarna vid fångvaktare. Utifrån kommentaren -att du älskar Hakelins och hans åsikter som framförs i krönikan, undrar nu mänga och även jag: Ar det så du ser på elen kommunala förskoleverksamheten, vilken du som ordförande i BUN ansvarar för? Att det är anstalter och fångvaktare som vi har? Har du förståelse för att många av förskolcpersonalen känner sig kränkta? Förskola är elen verksamhet som flest brukare är nöjd med. Vad har du att säga till föräldrarna som valt kommunalförskola, och som nu känner sig kränkta av elen bild du förmedlar av förskolan? Magnus.Jacobsson Jag älskar Hakellus... http: // ny h eter/kol u m ni st er fjohan hake Ii u s/ article ab Dagisfröknar är som tängval<tare för barn VN.rN. öftonbludet ~-'H "lll ska ji)q berätta vorför )<.19 tvivlar p.l\ att det htir med da9is Zir en bnj!d -. Jag brukode bo vid en park. Varje morqnn och vöqe cdterrniddog rjgade 1?n dögisgrupp förbi. De-n hck rnl Socialdemokraterna Cecilia Sandberg

9 Utdrag Protokoll Kommunfullmäktige l (l) Interpellation från Stefan Skoglund (S) till kommunfullmäktiges ordförande angående äldre och handikappsombudsman (KS/2013:362) Beslut Kommunfullmäktige beslutar att interpellationen får ställas och besvaras vid nästa sammanträde. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ralph Steen, Birgit Olofsson, Lars-Olof Laxrot Justeringen tillkunnagiven på anslagstavlan Dattintygar Annica Åberg Expedierat Utdragsbestyrkande

10 Interpellation till kommunfullmäktigesordförande! Äldre & handikappombudsman? ::~~-n )t:/l Kommunfullmäktige har fått i uppdrag att inrätta tjänsten äldreomb~dsman 2'012. Detta är glädjande då socialdemokraterna drivit frågan i många år. Vårt förslag som man kan hämta i vår finansierade budget: Ge ett riktat bidrag till pensionärs- & handikappsorganisationerna för att inrätta funktionen äldre- & handikappombudsman. Idag får äldre och funktionshindrade som får avslag på sin ansökan om hjälp vända sig till kommunen som avslagit begäran för hjälp med överklagan. Det är extra viktigt i dessa besparingstider att det finns en oberoende part som kan ge information och hjälp vid ansökningar samt vid ett eventuellt överklagande. l kommunens årsredovisning för 2012 kan man läsa: Kommunfullmäktige sid 39: Inrättandet av äldreombudsman har skjutits på framtiden. Vad betyder detta? Min fråga är när uppdraget kommer att slutföras och hur? Stefan Skoglund (S)

11 Utdrag Protokoll Kommunfullmäktige l (l) Interpellation från Stefan Skoglund (S) till kommunstyrelsens ordförande angående motionen om fortsatt syresättning av Bytjorden (KS/2013:363) Beslut Kommunfullmäktige beslutar att interpellationen får ställas och besvaras vid nästa sammanträde. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ralph Steen, Birgit Olofsson, Lars-Olof Laxrot Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Utdragsbestyrkande

12 Interpellation till kommunstyrelsens ordförande! Vad händer med motionen: ~-~. 1 l_..! f)l_) Utred en fortsatt syresättning av Byfjorden (bif?gas):, För över ett år sedan lämnade jag in en motion med förslaget: Att låta utreda förutsättningarna för fortsatt syresättning utav Byfjorden. Har vi råd att avsluta syresättningen utan att veta vad det får för effekter? Snart har Bytjorden återgått till bottendöd igen och det borde ligga i kommunfullmäktiges intresse att se om det går att hitta en lösning som utvecklar fjorden! Komplettering till motionen: Om jag förstått rätt så har tekniska nämnden låtit en konsult titta på kostnaderna för en långsiktig lösning där kostnaderna kan ifrågasättas. CG Göransson på Sweco anser enligt uppgift att man kan använda rör med diameter 800 mm samt en pumpstation för att få ut avloppsvattnet från Skansverket plus ytterligare sötvatten från Bäveån till Bytjordens djuphåla. Han uppskattade anläggningskostnaden till under 1 O miljoner kronor. Göransson föreslog redan på 1970-ta/et att man skulle djupinlaga avloppsvattnet från Skansverket i Bytjordens djuphåla. Han återkom till förslaget år 1998 i en rapport från Sweco. Min fråga är om du som kommunstyrelsens ordförande kommer skynda på frågan och se till att remisserna svarar på motionens förslag med en utredning som klargör om det är möjligt, klokt och hur man i så fall skulle kunna klara en finansiering? Då forskningen visar på förbättringar i vattenkvalitem och det marina livet utan negativa effekter borde vi kunna söka bidrag ifrån tex vattenvårdsmyndigheten. Ett samarbete inom "8 Fjordar" vore också lämpligt. Stefan Skoglund (S)

13 Motion till Uddevalla kommunfullmäktige ifrån Stefan Skoglund (S) Utred en fortsatt syresättning av Byfjorden. Hörde på nyheterna att pumparna som för ned syresatt vatten till botten i Bytjorden skulle stängas av då projektet var slut och ingen ville betala driften. Forskningen visar att botten fått nytt liv och satsning på maritim utveckling rimmar dåligt med bottendöd i vår Byfjord. Jag tog kontakt med forskningsledaren för projektet i Byfjorden, professor emeritus Anders Stigebrandt. Han hade ett annat intressant förslag på syresättning: -Om man skulle vilja fortsätta syresättningen i Bytjorden för att även i framtiden ha bra vattenkvalile i fjorden borde man överväga att byta metod för syresättning. Den nuvarande metoden med pumpar hängande under en flotte fungerar bevisligen väl men har relativt höga drifts- och underhållskostnader. Idealet är att hitta en robust metod med låga underhålls- och driftskostnader. Det finns faktiskt en sådan metod och den består i att lägga en rörledning på bottnen vilken transporterar ner sötvatten till fjordens djupvatten där det skjuts ut i nära horisontella strålar för att lagras in på samma sätt som ytvattnet från nuvarande pumpsystem lagras in. Vattnet skulle lämpligen kunna tas från reningsverket som nu släpper ut sitt renade vatten i mynningen av Bäveån. Genom att lagra in avloppsvattnet från reningsverket i Bytjordens djupvatten får man bonusen att även vattenkvalilen i Bytjordens ytvatten skulle förbättras. Detta är en uthållig metod att syresätta Bytjordens djupvatten. Den är sannolikt billig i drift och bör kunna skötas av reningsverket. Livslängden för en sådan ledning är sannolikt mycket lång varför anläggningskostnaden sett över livstiden skulle bli låg. Inlagrade utsläpp från reningsverk är en vanlig lösning att förbättra ytvattnets kvalile i många städer. Notabla exempel är Slackholm och Oslo. Kostnaderna för denna lösning måste utredas och man måste också utreda om vattenflödet från Skansverket är tillräckligt stort- förmodligen måste man tillföra ytterligare sötvatten från Bäveån. Undertecknad står gärna till förfogande för att utreda

14 hur stort sötvattenflödet genom rörledningen måste vara för att hålla fjordens djupvatten syresatt Det är naturligtvis viktigt att nuvarande pumpning fortsätter tills ett eventuellt nytt system tas i bruk. Vi måste också undersöka vad som händer när alla maskarna rör om i sedimenten med alla giftiga tungmetaller från varvstiden och om näringsrikt bottenvatten kan nå upp till ytligare, algrika lager. Om vi inte gör något stängs pumparna av och vi återgår till bottendöd l Mot bakgrund av ovanstående föreslår jag fullmäktige besluta: Att låta utreda förutsättningarna för fortsatt syresättning utav Byfjorden.

15 Protokoll Kommunstyrelsen Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen (KS/2012:551) Sammanfattning Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) föreslår i motion avlämnad i november 2012 att kommunen ska inrätta en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå i syfte att höja kvaliteten och öka effektivitet och objektivitet i tillsyn och granskning. Ärendet behandlades i kommunstyrelsen i januari Kommunledningskontorets förslag var att motionen skulle besvaras med instämmande i dess intentioner samt att frågan skulle hanteras i budgetarbetet för Kommunstyrelsen beslutade att åte!temittera ärendet med motiveringen att ett komplett förslag på hur en samlad tillsynsoch uppföljningsorganisation skulle kwma genomföras ska tas fram. Efter återremissbeslutet sändes motionen på remiss till socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Nämnderna ställer sig positiva till intentionerna i motionen. Inom kommunledningskontoret pågår utredningsarbete i syfte att tillskapa en "central verksamhetscontrollergrupp". En sådan grupps uppdrag skulle kunna innefatta både uppföljning och tillsyn. Detta arbete hänger samman med andra pågående organisationsförändringar inom förvaltningen. Remissvaren visar att ärendet kräver ytterligare utredning. Frågor som behöver avgöras är bl. a. avgränsning av uppdraget avseende vilka funktioner som kan och bör ingå i en controllergrupp san1t personalfrågor. Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen ger kommundirektören, i samverkan med kommunledningskontoret, i uppdrag att fortsätta det pågående arbetet med ambitionen att tillskapa en kommunövergripande controllerfunktion som kan innefatta beredning av myndighetsutövande tillsyn, enligt motionens intentioner, samt att kommunfullmäktige med detta anser motionen besvarad. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Socialnämndens protokoll Socialtjänstens Barn och utbildningsnämndens protokoll Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll2013-0l Kommunfullmäktiges protokoll Justerandes signatur ~C\ Utdragsbestyrkande

16 Protokoll Kommunstyrelsen forts. 236 Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S). Beslut Kommunstyrelsen beslutar att ge kommundirektören, i samverkan med kommunledningskontoret, i uppdrag att fotisätta det pågående arbetet med ambitionen att tillskapa en kommunövergripande tillsyns- och controllerfunktion som kan innefatta beredning av myndighetsutövande tillsyn, enligt motionens intentioner. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till kommunstyrelsens pågående arbete anse motionen besvarad. Justerandes signatur $C j Utdragsbestyrkande

17 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret l (5) Dnr KS/2012:551 Handläggare Utredare Markus Hurtig Telefon markus.hurtig@uddevalla.se Svar på motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen Sammanfattning Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) föreslår i motion avlämnad i november 2012 att kommunen ska inrätta en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå i syfte att höja kvaliteten och öka effektivitet och objektivitet i tillsyn och granskning. Ärendet behandlades i kommunstyrelsen i januari Kommunledningskontorets forslag var allmotionen skulle besvaras med instämmande i dess intentioner samt all ti ågan skulle hanteras i budgetarbetel for Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet med motiveringen att ett komplett forslag på hur en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation skulle kunna genomforas ska tas fram. Efter återremissbeslutet sändes motionen på remiss till socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Nämnderna ställer sig positiva till intentionerna i motionen. Inom kommunledningskontoret pågår utredningsarbete i syfte alltillskapa en "central verksamhetscontrollergrupp". En sådan grupps uppdrag skulle kunna innefatta både uppföljning och tillsyn. Detta arbete hänger samman med andra pågående organisationsfzlrändringar inom förvaltningen. Remissvaren visar att ärendet kräver ytterligare utredning. Frågor som behöver avgöras är bl.a. avgränsning av uppdraget avseende vilka funktioner som kan och bör ingå i en controllergrupp samt personalfrågor. Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen ger kommundirektören, i samverkan med kommunledningskontoret, i uppdrag att fortsätta det pågående arbetetmed ambitionen att tillskapa en kommunövergripande controllerfunktion som kan innefatta

18 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 2 (5) Dnr KS/2012:551 beredning av myndighetsutövande tillsyn, enligt motionens intentioner, samt att kommunfullmäktige med detta anser motionen besvarad. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Socialförvaltningens tjänsteskrivelse Barn- och utbildningsförvaltningsens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll Motion från Stefan Skoglund (s) och Cecilia Sandberg (s) Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att ge kommundirektören, i samverkan med kommunledningskontoret, i uppdrag att fortsätta det pågående arbetet med ambitionen att tillskapa en kommunövergripande tillsyns- och controllerfunktion som kan innefatta beredning av myndighetsutövande tillsyn, enligt motionens intentioner. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till kommunstyrelsens pågående arbete anse motionen besvarad. Ärendebeskrivning Motionen Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) Hireslår i motion avlämnad i november 2012 att kommunen ska inrätta en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. Motionärerna skriver att kommunen har i sitt uppdrag att bedriva tillsyn av olika typer av verksamheter som drivs på uppdrag av annan part. Kommunen måste också kvalitetssäkra och följa upp den verksamheten man driver i egen regi samt den kommunen har tillsynsansvar för, t.ex. pedagogisk omsorg, enskilda förskolor, entreprenaddrivna äldreboenden, hemtjänst inom LOV. l dag ligger tillsynen under respektive förvaltning. Motionärerna anser att detta innebär att förvaltningen granskar sig själv vilket kan leda tilllojalitetskonflikter och minskad objektivitet. Därför föreslås att det inrättas en tillsynsorganisation på kommunövergripande nivå som samordnar den kommunala tillsynen till så stor del som möjligt. På detta sätt kan tillskapas en strukturerad tillsynsverksamhet som är mer oberoende ifrån utföraren. Kommunenskvalitetssäkrings-och uppföljningsorganisation samordnar med ansvarig nämnd som har beställarkompetensen och strukturerar tillsynen/uppföljningen så den blir

19 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 3 (5) Dnr KS/20 12:551 kvalitativ och rättssäker. Resurserna finns redan idag hos respektive nämnd men kan användas effektivare om de samlas, samt att det skapar tydlighet och höjer kvaliten. Remiss till socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden Ärendet behandlades i kommunstyrelsen i januari Kommunledningskontorets forslag var att motionen skulle besvaras med instämmande i dess intentioner samt att frågan skulle hanteras i budgetarbetet för Motivet till kontorets forslag var den pågående utredningen av en kommunövergripande controllerfunktion med uppdrag att arbeta med ledningsanalys som sammantaget belyser perspektiven verksamhet, personal och ekonomi för kommunen som helhet. Kommunstyrelsen beslutade dock att återremittera ärendet med motiveringen att ett komplett förslag på hur en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation skulle kunna genomföras ska tas fram. Efter återremissbeslutet sändes motionen på remiss till socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Nämndernas svar återges i sammanfattning nedan. Barn- och utbildningsnämndens remissvar Nämnden ställer sig positiv till förslaget i motionen. Inom nämnden finns endast enstaka utbildningsverksamhet som är upphandlad. Nämnden är tillsynsansvarig för den verksamhet som drivs av enskilda (enskilda förskolor, fritidshem som inte drivs i anslutning till skola, samt pedagogisk omsorg) Kommunen har rätt till insyn vad gäller skolor som står under tillsyn av skol inspektionen. Det behöver klarläggas vilken nämnd som ansvarar för att nyttja rätten till insyn i de fristående skolorna samt om den nya "tillsynsenheten" ska följa upp all upphandlad verksamhet, t. ex. städ, och inte enbart den verksamhet motionärerna nämnder. Socialnämndens remissvar Socialnämnden skriver i sitt remissyttrande att man "ställer sig positiv till att kommunledningskontoret utreder ett komplett förslag på hur en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation skulle kunna genomföras". Socialtjänsten har flera "tillsynsuppgifter". Dels uppdrag från socialnämnden att "kvalitetssäkra såväl egen verksamhet som verksamhet som bedrivs av annan utförare", dels tillsyn enligt alkohollagen, tobaksförsäljning enligt tobakslagen och detaljhandel med nikotinläkemedel och vissa receptfria läkemedel. "Kvalitetstillsyn" sker också inom sociala avdelningen på verksamhet som inte följs upp av socialstyrelsen.

20 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 4 (5) D nr KS/20 12:551 l tjänsteskrivelsen som ligger till grund får yttrandet framfårs bl.a. att det finns fårdelar med all ha kvar tillståndsenheten på fårbyggandeavdelningen pga samarbete med få! tenhet och drogfårebyggandesamordnare. Vidare anförs att socialtjänstens enhet för kvalitetssäkring och utveckling (EKSU) utgörs av utredare, MAS och kostsamordnare. Arbetet i enheten ingår som en del av denna personals ordinarie tjänster och det finns således inga tjänster att överföra till en eventuell ny enhet för samlad tillsyn. Pågående arbete - kommungemensam controllerfunktion Inom kommunledningskontoret pågår för närvarande arbete med förändring av förvaltningens organisation. I detta arbete ingår som en del frågan om en "central verksamhetscontrollergrupp". Detta arbete visar på möjligheten att en sådan grupps uppdrag skulle kunna innefatta både uppföljning och tillsyn. Med uppfiiljning menas här dels kommunövergripande samordning mellan och metodstöd för kommunens förvaltningar, dels att genomföra uppföljningar och tydliggöra förbättringsområd en. Exempel som diskuterats är brukarundersökningar, servicedeklarationer och uppföljning inom ramen för bl.a. KKiK. Med ti/l1yn menas självständig granskning utifrån lagar och föreskrifter och som också kan innefatta myndighetsutövning. Controllergruppens arbete skulle sammantaget också kunna utgöra ett stöd för kommunstyrelsen i dess roll att samordna och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Gruppens arbete i de delar som rör verksamhetsspecifika uppdrag vad gäller tillsyn skulle innebära att gruppen utför beredande uppgifter på uppdrag av respektive nämnd som fortfarande har kvar ansvaret och fattar beslut i tillsynsärenden. Som nämnts ovan har både kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden uttryckt stöd för en samlad tillsyns- och uppf6ljningsorganisation. Som framgår av svaren kräver dock ärendet ytterligare utredning. Frågor som behöver avgöras är bl.a. avgränsning av uppdraget avseende vilka funktioner som ska "föras över" från barn och utbildnings- respektive socialförvaltningen. Frågan kompliceras av att nuvarande funktioner till stor del är spridda på delar av tjänster. Samtidigt är det viktigt att tillsynshandläggare har en god insyn i nämndernas verksamhet och kan utnyttja respektive förvaltnings specialistfunktioner. Exempelvis kräver tillsyn av enskilda förskolor och pedagogisk omsorg en omfattande insikt i den verksamhet som kommunen själv bedriver på området då kvalitetsnormerna vid bedömningen ska vara desamma oavsett enskild eller kommunal utförare. Förvaltningens bedömning Den sammanfattande bedömningen är att det finns flera fördelar med en organisation i enlighet med motionens syfte. Som ovan visar är frågan komplex och i nuläget kan inte

21 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 5 (5) Dnr KS/20 12:551 uppdraget redovisas enlig återremissbeslutet, dvs som ett komplett förslag. Dessutom är det viktigt att organisation och uppdrag kan ges utrymme att utvecklas utifrån de erfarenheter som inhämtas. Beaktas bör också utfallet av det uppdrag kommundirektören har som innebär en mer omfattande utredningen av f6rvaltningsorganisationen. Denna utredning är i sitt slutskede och kan möjligen komma att innebära viss påverkan på processen. Kommunledningskontoret fareslår att kommunstyrelsen ger kommundirektören, i samverkan med kommunledningskontoret, i uppdrag att fortsätta det pågående arbetet med ambitionen att tillskapa en kommunövergripande controllerfunktion som kan innefatta beredning av myndighetsutövande tillsyn, enligt motionens intentioner, samt att kommunfullmäktige med detta anser motionen besvarad.. -.~<i ' ~; (.- Peter Larsson Förvaltningschef Expediera till Kommunfullmäktige Barn~ och utbildningsnämnden Socialnämnden

22 Utdrag PROTOKOLL l (2) UDDEVALLA KOMMUN SOCIALNÄMNDEN 62 Remiss av motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen (SN/2013:46) Sammanfattning Kommunfullmäktige har till kommunstyrelsen remitterat en motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) om samlad tillsyn i kommunen. l motionen föreslås kommunfullmäktige besluta att inrätta en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. Kommunstyrelsen beslutade , 5, att återremittera motionen till kommunledningskontoret för framtagande av komplett förslag på hur en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå skulle kunna genomföras. Kommunstyrelsens ordförande beslutade att skicka motionen på remiss till barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskri ve l se 2 O Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S). Kommunfullmäktiges protokollsutdrag , 261. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokollsutdrag , 5. Kommunstyrelsens ordförandes delegationsbeslut l. Arbetsutskottets protokoll , 24. Beslut Socialnämnden beslutar att tillstyrka kommunstyrelsens förslag att kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram ett komplett förslag på hur en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå skulle kunna genomföras. Vid protokollet Floren cc J ollansson Justerat 20 J Elving Andersson Christina Nilsson Utdragsbestyrkande

23 Utdrag PROTOKOLL 2 (2) UDDEVALLA KOMMUN SOCIALNÄMNDEN Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Florence Johansson Expedierat Kommunstyrelsen Socialtjänstens ledningsgrupp Utdragsbestyrkande

24 T JÄNSTESKRIVELSE l (2) DNR SN/2013:46 UDDEVALLA KOMMUN SOCIALTJÄNSTEN HANDLÄGGARE Administrativ chef Lars Alfredsson TELEFON E-POST lars.g.alfredsson@uddevalla.se Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen Sammanfattning Kommunfullmäktige har till kommunstyrelsen remitterat en motion fi ån Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) om samlad tillsyn i kommunen. I motionen fareslås kommunfullmäktige besluta att inrätta en samlad tillsyns- och uppfoljningsorganisation på kommunledningsnivå. Kommunstyrelsen beslutade , 5, att återremittera motionen till kommunledningskontoret for framtagande av komplett forslag på hur en samlad tillsyns- och uppfoljningsorganisation på kommunledningsnivå skulle kunna genomfåras. Kommunstyrelsens ordforande beslutade att skicka motionen på remiss till barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Beslutsunderlag Socialtjänstens tjänsteskrivelse Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S). Kommunfullmäktiges protokollsutdrag , 261. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokollsutdrag , 5. Kommunstyrelsens ordforandes delegationsbeslut l. Förslag till beslut Socialnämnden fareslås besluta att tillstyrka Kommunstyrelsens forslag att kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram ett komplett forslag på hur en samlad tillsyns och uppfoljningsorganisation på kommunledningsnivå skulle kunna genomforas.

25 T JÄNSTESKRIVELSE 2 (2) DNR SN/2012:20 UDDEVALLA KOMMUN SOCIALTJÄNSTEN Ärendebeskrivning Socialtjänsten har idag flera tillsynsuppgifter. I samband med konkurrensutsättningen av äldre- och handikappomsorgen har förvaltningen ratt i uppdrag av socialnämnden att kvalitetssäkra såväl egen verksamhet som verksamheter som drivs av annan utförare. Syftet är att utifrån gällande lagstiftning och föreskrifter samt riktlinjer och lokala rutiner säkerställa verksamhetens kvalitet, bl. a skall förhållningssätt, metoder och rutiner identifieras. Enheten för kvalitetssäkring och utveckling (EKSU) utgörs av utredare, medicinskt ansvarig sjuksköterska samt kostsamordnare. Arbetet i enheten ingår, som en del av tjänsten, i denna personals ordinarie tjänster. Socialtjänsten har inga befattningar som enbart arbetar med kvalitetssäkring och utveckling och har således inga tjänster att överföra till en eventuell ny enhet för samlad tillsyn. Tillståndsenheten på Förebyggandeavdelningen har tillsyn enligt alkohollagen, tobaksförsäljning enligt tobakslagen, detaljhandel med nikotinläkemedel och handel med vissa receptfria läkemedel. Fördelar finns med att ha tillståndsenheten placerad på socialtjänsten och förebyggande avdelningen då de samverkar med både fåltenhet och drogförebyggande samordnare. Kvalitetstillsyn sker också inom sociala avdelningen på verksamhet som inte följs upp av Socialstyrelsen. Bo Lundgren Socialchef Lars Alfredsson Administrativ chef Expediera till: Kommunstyrelsen Ledningsgruppen, Socialtjänsten

26 Utdrag PROTOKOLL l (l) UDDEVALLA KOMMUN BARN OCH UTBILDNINGSNÄMND 48 Svar på Kommunstyrelsens remiss: Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen (BUN/2013:143) Sammanfattning Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) föreslår i motion att kommunfullmäktige inrättar en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. De skäl som framgår är att kommunen har i sitt uppdrag att bedriva tillsyn av olika typer av verksamheter som drivs på uppdrag av annan part. Tillsynsansvar finns även enligt skollagen. Den verksamhet som drivs i egen regi måste kvalitetssäkras och följas upp. I dag ligger tillsyn under respektive förvaltning. Det innebär att förvaltningen granskar sig själv vilket kan leda tilllojalitetskonflikter och även till att objektiviteten inte blir optimal. Förslaget är att det inrättas en tillsynsorganisation på kommunövergripande nivå som samordnar den kommunala tillsynen till så stor del som möjligt. Beslutsunderlag Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att ställa sig positiv till forslaget i motionen. Vid protokollet Torbild Karlsson Justerat Magnus Jacobsson (KD), Björn Skär (M) Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Torbild Karlsson Expedierat Utdragsbestyrkande

27 T JÄNSTESKRIVELSE l (2) DNR BUN/2013:143 UDDEVALLA KOMMUN BARN OCH UTBILDNING HANDLÄGGARE Administrativ chef Lise-Lotte Bengtsson TELEFON Iise-lotte.bengtsson@uddevalla.se Svar på Kommunstyrelsens remiss: Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen Sammanfattning Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) föreslår i motion att kommunfullmäktige inrättar en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. De skäl som framgår är att kommunen har i sitt uppdrag att bedriva tillsyn av olika typer av verksamheter som drivs på uppdrag av annan part. Tillsynsansvar finns även enligt skollagen. Den verksamhet som drivs i egen regi måste kvalitetssäkras och följas upp. I dag ligger tillsyn under respektive förvaltning. Det innebär att fårvallningen granskar sig själv vilket kan leda till lojalitetskonflikter och även till att objektiviteten inte blir optimal. Förslaget är att det inrättas en tillsynsorganisation på kommunövergripande nivå som samordnar den kommunala tillsynen till så stor del som möjligt. Beslutsunderlag Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att ställa sig positiv till fårslaget i motionen. Ärendebeskrivning Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) föreslår i motion att kommunfullmäktige inrättar en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. De skäl som framgår är att kommunen har i sitt uppdrag att bedriva tillsyn av olika typer av verksamheter som drivs på uppdrag av annan part. Tillsynsansvar finns även enligt skollagen. Den verksamhet som drivs i egen regi måste kvalitetssäkras och fåljas upp. I dag ligger tillsyn under respektive förvaltning. Det innebär att förvaltning-

28 T JÄNSTESKRIVELSE 2 (2) DNR BUN/2013:143 UDDEVALLA KOMMUN BARN OCH UTBILDNING en granskar sig själv vilket kan leda tilllojalitetskonflikter och även till att objektiviteten inte blir optimal. Förslaget är att det inrättas en tillsynsorganisation på kommunövergripande nivå som samordnar den kommunala tillsynen till så stor del som möjligt. Då skapas en strukturerad tillsynsverksamhet som är mer oberoende ifrån utforaren. Kommunens kvalitetssäkring och uppf<iljningsorganisation samordnar med ansvarig nämnd som har beställarkompetensen och strukturerar tillsynen/uppfoljningen så att den blir kvalitativ och rättsäker. Resurserna finns redan idag hos respektive nämnd men kan användas effektivare om de samlas. Det skapas tydlighet och kvaliten höjs. Inom barn och utbildningsnämndens verksamhet finns endast enstaka utbildningsverksamhet som är upphandlad. Nämnden är tillsynsansvarig f<ir den verksamhet som drivs av enskilda efter godkännande/beslut om rätt till bidrag enligt reglerna i skollagen. Det handlar om enskilda forskolor, fritidshem som inte drivs i anslutning till en skola samt pedagogisk omsorg. När det gäller skolor som står under tillsyn av skolinspektionen har kommunen rätt till insyn. Barn och utbildningsnämnden ser positivt på att tillskapa en tillsynsenhet på kommunövergripande nivå som får ansvar for att driva tillsyn av enskilt bedriven verksamhet som fått kommunens godkännandelbeslut om rätt till bidrag. Då blir det en tydlighet mellan tillsynsverksamhet och utforare i och med att nämnden driver sådan verksamhet som den även har tillsynsansvar for. En tydlig ansvarsbeskrivning är nödvändig så att det exempelvis framgår vilken nämnd som ansvarar for att nyttja rätten till insyn i de fristående skolorna. Vad gäller upphandlad verksamhet krävs det även ett klargörande om tillsynsenheten ska f<ilja upp all upphandlad verksamhet, såsom exempelvis städverksamhet, och inte enbart den verksamhet som motionärerna nämner. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Lise-Lotte Bengtsson Administrativ chef Expediera till Kommunstyrelsen

29 Utdrag PROTOKOLL l (2) UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN 5 Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen (KS/2012:551) Sammanfattning Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) föreslår i motion att Uddevalla kommun inrättar en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. Motionärerna föreslår kommunfullmäktige besluta att inrätta en samlad tillsyns och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. Kommunledningskontoret ställer sig positiv till en samlad kommunövergripande tillsyn på kommunledningsnivå. För närvarande pågår ett arbete inom kommunledningskontorets där förvaltningschefhar initierat en utredning kring införande av en kommunövergripande controllerfunktion med uppdrag att regelbundet ta fram ledningsanalys som sammantaget belyser perspektiven verksamhet, personal och ekonomi för kommunen som helhet. En väl fungerande ledningsanalys bidrar till förbättrad förmåga att förutse och hantera avvikelser. Avdelningscheferna har fått i uppdrag att vidarutveckla förslaget och lämna förslag på mått och objekt för uppföljning, rapporteringsfrekvens, kompetens och resurs för uppdraget samt tidsplan och implementering. Inom ramen för nuvarande resurser och under har kommunledningskontoret inte förutsättningar att tillskapa en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation. Ett sådant uppdrag bör ingå som en del i budgetförutsättningarna för I tillförordnad kommundirektörs pågående uppdrag "att utveckla och förändra den kommunala förvaltningsorganisationen kommer en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation att belysas. Ingemar Samuelsson (S), Magnus Jacobsson (KD), Stefan Skoglund (S) och El ving Andersson (C) yttrar sig i ärendet. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 26 november 2012 Kommunfullmäktiges protokoll den 14 november 2012, 261 Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) om samlad tillsyn i kommunen. Utdragsbestyrkande

30 Utdrag PROTOKOLL 2 (2) UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Forts. 5 Yrkanden Ingemar Samuelsson (S): att bifalla motionen och utveckla uppdraget i budgetarbetet för Magnus Jacobsson (KD): bifall till Ingemar Samuelssons (S) yrkande. El ving Andersson (C): återremiss till kommunledningskontoret för framtagande av komplett förslag på hur en samlad tillsyns och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå skulle kunna genomföras. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på El ving Anderssons (C) yrkande om återremiss mot avgörande idag och finner kommunstyrelsen besluta återremittera ärendet. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att återremittera motionen till kommunledningskontoret för framtagande av komplett förslag på hur en samlad tillsyns och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå skulle kunna genomföras. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Henrik Sundström, Kenneth Engclbrektsson Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan l intygar Annica Åberg Expedierat l Kommunledningskontoret utvecklingsavdelningen Barn och utbildningsnämnden Socialnämnden Utdragsbestyrkande

31 T JÄNSTESKRIVELSE l (2) DNR KS/2012:551 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDN!NGSKONTORET HANDLÄGGARE Utredare Sofia Reimbert TELEFON sofia.reimbert@uddevalla.se Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillsyn i kommunen Sammanfattning Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) föreslår i motion att Uddevalla kommun inrättar en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. Motionärerna föreslår kommunfullmäktige besluta att inrätta en samlad tillsyns och uppföljningsorganisation på kommunledningsnivå. Kommunledningskontoret ställer sig positiv till en samlad kommunövergripande tillsyn på kommunledningsnivå. För närvarande pågår ett arbete inom kommunledningskontorets där förvaltningschef har initierat en utredning kring införande av en kommunövergripande controllerfunktion med uppdrag att regelbundet ta fram ledningsanalys som sammantaget belyser perspektiven verksamhet, personal och ekonomi för kommunen som helhet. En väl fungerande ledningsanalys bidrar till förbättrad förmåga att förutse och hantera avvikelser. Avdelningscheferna har fått i uppdrag att vidarutveckla förslaget och lämna förslag på mått och objekt för uppföljning, rapporteringsfrekvens, kompetens och resurs för uppdraget samt tidsplan och implementering. Inom ramen för nuvarande resurser och under har kommunledningskontoret inte förutsättningar att tillskapa en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation. Ett sådant uppdrag bör ingå som en del i budgetförutsättningarna för I tillförordnad kommundirektörs pågående uppdrag "att utveckla och förändra den kommunala förvaltningsorganisationen kommer en samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation att belysas.

32 l UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET T JÄNSTESKRIVELSE 2 (2) DNR KS/2012:551 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 26 november 2012 Kommunfullmäktiges protokoll den 14 november 2012, 261 Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) om samlad tillsyn i kommunen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår komunfullmäktige besluta att instämma med motionens ambition avseende samlad tillsyns- och uppföljningsorganisation. att vidare hantering av uppdraget får ingå som en del i planerings- och budgetförutsättningarna för if:l. ( _ Peter Larsson Förvaltningschef

33 Utdrag PROTOKOLL l (l) UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNFULLMÄKTIGE 261 Motion från Stefan Skoglund (S) och Cecilia Sandberg (S) angående samlad tillyn i kommunen (KS/2012:551) Beslut Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen. Vid protokollet Timo Rahkonen Justerat Ralph Steen, Anita Olsson, Kenoeth Engelbrektsson Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Kommunstyrelsen Utdragsbestyrkande

34 Samlad tillsyn i kommunen! Kommunen har i sitt uppdrag att bedriva tillsyn av olika typer av verksamheter som drivs på uppdrag utav annan part. Vi måste också kvalitetssäkra och följa upp den verksamheten vi driver i egen regi samt den vi har tillsynsansvar för, ex. pedagogisk omsorg, enskilda förskolor, entreprenad drivna äldreboenden, hemtjänst inom LOV. l dag ligger tillsynen under respektive förvaltning. Det innebär att förvaltningen granskar sig själv vilket kan leda till lojalitetskonflikter och även till att objektiviteten inte blir optimal. Vi föreslår att det inrättas en egen tillsynsorganisation på kommunövergripande nivå som samordnar den kommunala tillsynen till så stor del som möjligt. Då kan vi få en strukturerad tillsynsverksamhet som är mer oberoende ifrån utföraren. Kommunens kvalitetssäkring och uppföljningsorganisation samordnar med ansvarig nämnd som har beställarkompetensen och strukturerar tillsynen/uppföljningen så den blir kvalitativ och rättssäker. Resurserna finns redan idag hos respektive nämnd men kan användas effektivare om dom samlas, samt att det skapar tydlighet och höjer kvaliten. Vi föreslår kommunfullmäktige besluta: Att inrätta en samlad tillsyns och uppföljnings organisation på kommunlednings nivå. Stefan Skoglund (S) Gruppledare Socialnämnden. Cecilia Sandberg (S) Gruppledare Barn & Utbildningsnämnden

35 Protokoll Kommunstyrelsen Upphandlingspolicy (KS/2013:48) Sammanfattning Kommunstyrelsens ordförande beslutade den l maj 2013 att remittera kommunledningskontorets förslag till upphandlingspolicy till samtliga nämnder samt till närings och arbetsmarknadsutskottet. Upphandlingspolicyn syftar till att säkerställa att alla upphandlingar och inköp utförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt. I fokus är kommunens värdegrund; öppenhet, respekt och professionalitet samt hög rättsäkerhet och kostnadseffektivitet. Policyn rör samtliga nämnder och förvaltningar inom Uddevalla kommun samt de juridiska personer inom koncernen som ansluter sig till Uddevalla kommuns Inköpscentral. I policyn regleras förhållningssätt, gällande huvudlinjer, ansvar och uppföljning. Roy Karlsson och Thornmy Johansson, kommunledningskontoret föredrar ärendet på sammanträdet. Christer Hassiebäck (M), Stefan Skoglund (S), Essam El-Naggar (FP), Tage Nolstedt (C), Anna-Lena Heydar (S) och Ingernar Samuelsson (S) yttrar sig i ärendet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Upphandlingspolicy för Uddevalla kommun och Uddevalla kornmuns Inköpscentral, Kultur och fritidsnämnden, remissvar Socialnämndens protokoll20! Barn och utbildningsnämndens protokoll Miljö och stadsbyggnadsnämndens protokoll Tekniska nämndens protokoll Närings och arbetsmarknadsutskottets protokoll Yrkanden Essam El-Naggar (FP): bifall till förslaget i handlingarna. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

36 Protokoll Kommunstyrelsen forts. 237 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att för egen del anta kommunledningskontorets yttrande som sitt eget, samt att föreslå kommunfullmäktige fastställa Upphandlingspolicy får Uddevalla kommun och Uddevalla kommuns Inköpscentral., Justerandes signatur ~t.:;- Utdragsbestyrkande

37 Utdrag Protokoll Kommunstyrelsen l (l) Upphandlingspolicy (KS/2013:48) Ärendet utgår vid dagens sammanträde. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Henrik Sundströn\ Magnus Jacobsson Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Anniea Åberg Expedierat Utdragsbestyrkande

38 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret j (3) D nr KS/2013:48 Handläggare Utvecklingschef Lena Tegenfeldt Telefon lena.tegenfeldt@uddevalla.se Remissvar upphandlingspolicy Sammanfattning Kommunstyrelsens ordförande beslutade den l maj 2013 att remittera kommunledningskontorets förslag till upphandlingspolicy till samtliga nämnder samt till näringslivs- och arbetsmarknadsutskottet. Upphandlingspolicyn syftar till att säkerställa att alla upphandlingar och inköp utförs och följs upp på ett ändamålsenligt sätt. I fokus är kommunens värdegrund; öppenhet, respekt och professionalitet samt hög rättsäkerhet och kostnadseffektivitet. Policyn rör samtliga nämnder och förvaltningar inom Uddevalla kommun samt de juridiska personer inom koncernen som ansluter sig till Uddevalla kommuns Inköpscentral. I policyn regleras förhållningssätt, gällande huvudlinjer, ansvar och uppföljning. Beslutsunderlag Kommunledningskontoret, remissvar Kultur och fritidsnämnden, remissvar Socialnämnden, remissvar Barn och utbildningsnämnden, remissvar Miljö och stadsbyggnadsnämnden remissvar Tekniska nämnden, remissvar Näringslivs och arbetsmarknadsutskottet, remissvar Kommunledningskontoret, skrivelse Upphandlingspolicy för Uddevalla kommun och Uddevalla kommuns Inköpscentral,

39 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 2 (3) D nr KS/2013:48 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att, för egen del, anta kommunledningskontorets yttrande som sitt eget att föreslå kommunfullmäktige fastställa Upphandlingspolicy för Uddevalla kommun och Uddevalla kommuns Inköpscentral Ärendebeskrivning Miljö- och stadsbyggnadsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden och Näringslivs- och arbetsmarknadsutskottet ställer sig bakom det remitterade förslaget. Barn- och utbildningsnämnden ställer sig bakom förslaget och lämnar följande förslag på möjliga ändringar -införande av en incidentrapporteringskanal för att motverka och förhindra brister i upphandlingar och inköp -omstrukturering i policyns fem huvudlinjer där den fjärde avseende ramavtallyfts upp -förenkling av procedurreglerna vid direktupphandling så att minst tre anbudsgivare gäller för samtliga belopp samt att kravet om dokumentation slopas Socialnämnden tillstyrker upphandlingspolicyn men föreslår följande ändringar -att samma antal anbudsgivare ska tillfrågas oavsett prisbasbeloppets storlek -att en upphandlare från upphandlingsavdelningen alltid ska ingå som stöd i socialförvaltningens upphandlingsarbete vid entreprenader enligt Lag om Valfrihetssystem 2008:962 (LOV) Tekniska nämnden tillstyrker upphandlingspolicyn men föreslår att kvalitetsäkringsavsnittet utgår med motiveringen att kvalitetsäkring redan sker genom upphandlingsverktyget, att löpande samarbete med upphandlingsavdelningen finns och med hänvisning till internkontrollrutiner. Kultur och fritidsnämnden påpekar vikten av att kontinuerlig utbildning hålls i upphandlingspolicyn. Kommunledningskontorets yttrande Administrativa rutiner för hur upphandlingspolicyn ska följas upp är under framtagande. Ett system för egenkontroll ska säkra att upphandlingspolicyn följts i upphandlingen innan den annonseras. Systemet

40 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 3 (3) D nr KS/2013:48 innefattas också av effektrapportering efter avslutad upphandling. Mallar för detta kommer att tillhandahållas av upphandlingsavdelningen. En öppen incidentrapporteringskanal som föreslås kan vara ett intressant nästa steg efter att uppföljningsrutinerna är på plats. Kommunledningskontoret anser att huvudlinjerna ska byggas upp i kronologisk ordning. De tre första rör beaktanden i själva upphandlingsförfarandet. Därefter kommer nr 4 att ramavtal ska tecknas och nr 5 att där ramavtal inte finns rar direktupphandling göras. Två nämnder föreslår förenkling av procedurreglerna. Kommunledningskontoret har justerat förslaget till att minst tre anbudsgivare ska införskaffas oavsett prisbasbeloppsgräns. Kravet på enkel dokumentation kvarstår för att svara mot offentlighetsprincipen men att också säkra uppföljning av den goda affåren. I policyn framgår i kapitel 4 ansvarsförhållanden. Kommunledningskontoret ansvarar för ramavtalsupphandlingar och bistår på uppdrag förvaltningarna med expert- och konsultstöd inom deras nämnds ansvarsområde. I uppdragsrollen prioriteras upphandlingar med högt värde. Vilka områden det rör sig om kan därför variera över tid, men entreprenader enligt LO V torde ligga i det häradet. Flera revisionsrapporter har påtalat att det i kommunorganisationen görs alltför många otillåtna direktupphandlingar istället för ramavtalsupphandlingar. Kommunledningskontoret har en samordnande roll och ska på uppdrag med sin specialistkompetens kunna bistå med kvalitetsäkring. Utifrån tekniska kontorets yttrande har ordvalet förtydligas avseende den delen rörande kommungemensamma ramavtal. Kommunledningskontoret ansvarar för att med start hösten 2013 genomföra internutbildning för samtliga förvaltningar i upphandlingspolicyn, uppföljning av denna och Lagen om offentlig upphandling. "7. 1::lltL-- Peter Larsson Förvaltningschef '\ f\( JJ ~... Lena Tegenfeldc Utvecklingschef Expediera till