Manual. Artologik ProjectManager. Version 3.1. Artisan Global Software

Transkript

1 Projekthantering Tidsredovisning Enkäthantering E-posthantering HelpDesk Publiceringsverktyg Bokningssystem Manual Artologik ProjectManager Version 3.1

2 Artologik ProjectManager Artologikprodukterna förenklar en hel rad administrativa uppgifter. Artologik ProjectManager är ett smart och enkelt verktyg för att styra och stödja alla projektinriktade arbetsprocesser. Den inbyggda tidsredovisningen automatiserar den datainsamling som ofta kräver mycket tid av projektledare och administrativ personal. Varje användare registrerar enkelt sin tid direkt i programmet, dagligen eller t o m flera gånger per dag i direkt anslutning till utfört arbete. Tiden och övriga kostnader registreras per projekt, fas eller aktivitet, och finns omedelbart tillgänglig för tidsoch projektrapporter i projekthanteringen. Inte nog med att det sparar tid och arbete för alla, utan det möjliggör också verklighetsbaserad projekt- och resursplanering! Att programmet är webbaserat gör att alla användare kommer åt tidsredovisningen och projekthanteringen från var än de befinner sig och det gör det möjligt för projektdeltagarna att arbeta tillsammans, oberoende av tid och rum! Ett enkelt och flexibelt system ProjectManager är ett enkelt och flexibelt system. Du bestämmer själv vilka olika delar ditt projekt ska innehålla. Du kan använda färdiga projektstrukturer eller enkelt skapa unika. Med webbtekniken kan du minimera det administrativa arbetet genom att använda samma data för olika syften. Du behöver oftast inte skriva in den information du behöver mer än en gång. Med hjälp av programmets funktioner för resursplanering får projektledaren snabbt överblick över vilka resurser som finns tillgängliga vid en viss tid. Du kan snabbt få tillgång till rätt information genom olika rapporter. Med systemet kan du bland annat: Hålla projekten på rätt spår och se till att mål och riktlinjer följs. Skapa tidsramar för projektfaser och aktiviteter samt kunna följa upp dessa. Underlätta vid skrivande och beräkning av offerter. Alltid få aktuella uppgifter om beläggningsgraden för en viss tid. Underlätta kalkylberäkning. Ge projektledaren en snabb överblick över aktuella projekt. Samla dokument om projektet och göra dem tillgängliga för projektdeltagarna. Ge möjlighet till uppföljning av projekt genom tidsredovisning. Copyright and Trademark Copyright 2007 Artisan Global Software, Videum, SE VÄXJÖ, SWEDEN Artisan Global Software has intellectual property rights relating to technology embodied in the product that is described in this document. This document and the product to which it pertains are distributed under licenses restricting their use, copying, distribution and recompilation. No part of the product or of this document may be reproduced in any form by any means without prior written authorisation of Artisan Global Software. Artologik is a registered trademark of Artisan Global Software.

3 Manual Innehållsförteckning Artologik ProjectManager...1 Användarroller...1 Definitioner...1 Grunddata...1 Projekttyp, faser och aktiviteter...1 Standardvärden...2 Ikoner...2 Registrering...2 Tidtagare...2 Veckoplan...3 Användare...4 Miniräknare...4 Min planerade tid...4 Projekt...5 Söka projekt...5 Dokument...5 Navigera och läsa...5 Skapa mappar...6 Ta bort mappar...6 Lägga in dokument...6 Dokumentuppgifter...6 Ta bort dokument...7 Projektstatus...7 Registrera tid...7 Registrera varu-/tjänsteinköp...8 Se registrerad tid för aktiviteter...9 Projektadministration...10 Grundläggande information...10 Beskrivning och kommentar...10 Offert och orderinformation...10 Kostnad och prisinformation...11 Att skapa ett nytt projekt...12 Redigera uppgifter i ett befintligt projekt...13 Kopiera Projekt...14 Deltagare...14 Dokument...14 Navigera och läsa...14 Skapa mappar...15 Ta bort mappar...15 Lägga in dokument...15 Dokumentuppgifter...15 Ta bort dokument...16 Planera tid med Ganttschema...16 Vad gör man i Ganttschemat?...16 Inställningar...17 Administrera faser och aktiviteter...18 Lägga till nya faser och aktiviteter...19 Lägga till faser och aktiviteter som redan finns i systemet...19 Uppdatera aktiviteter...20 Uppdatera fas...20 Ta bort fas eller aktivitet...20 Tidsregistrering...21 Registrering/dag...21 Ändra datum...21 Redovisa tid...21 Redigera tidsregistrering...22 Ändra...22

4 Manual Kopiera...22 Ta bort...22 Redovisa varor/tjänster...23 Redigera varor/tjänster...23 Ändra...23 Kopiera...23 Ta bort...24 Sök registreringar...24 Registrering/vecka...24 Redovisa tid...24 Attestering...25 Attestera tid...25 Attestera varor/tjänster...25 Redigera en registrering innan attestering...26 Återöppna attesterad tid eller vara/tjänst...26 Låsa tidsregistreringar...26 Rapporter...28 Månadsrapporter...28 Månadsrapport...28 Att ändra urvalet för rapporten eller skapa en ny...28 Redovisad/dag...30 Redovisad/projekt...30 Redovisad/tidkod...30 Planerad tid...31 Projektrapporter...31 Projektplan...31 Projektstatus...32 Projektrapport...32 Resultatrapport...33 Uppföljningsrapport...34 Nyckeltalsrapport...34 Tidsrapporter...35 Tidsrapport...35 Tidsdiagram...36 Ganttschema...38 Tidkodrapport...39 Tidsuppskattning...41 Lönerapporter...41 Ledighetsrapport...41 Löneunderlag...41 Styrinformation...42 Projektlista...42 Orderinformation...43 Försäljningsprognos...43 Rekommendationer...43 Registreringsrapport...44 Dag...44 Vecka...44 Månad...44 Visa rapport...44 Resultatrapport...44 Skapa resultatrapport...45 Faktureringsunderlag...45 Nytt underlag...46 Öppna underlag...46 Redigera underlag...47 Att arbeta med faktureringsunderlag...47 Historik...48 Öppna för redigering...48 Visa underlag...48

5 Manual Faktura...49 Ny faktura...49 Öppna faktura...49 Redigera faktura...50 Att arbeta med faktura...50 Fakturajournal...51 Skapa ny fakturajournal...51 Registrera betalning...51 Öppna faktura...52 Redigera...52 Listor...53 Skapa SIE4-fil...54 Skriv ut rapport...54 Skriv ut - Styr sidorientering...54 Skriv ut - Styr bakgrundsbilder och färger...54 Skriv ut - Justera sidfot och sidhuvud...55 Skriv ut till Excel...55 Administration...56 Registerunderhåll...56 Användare...56 Ny användare...56 Behörighet...57 Sök användare...57 Sök inaktiva...58 Inaktivera användare...58 Aktivera användare...58 Importera användare...58 Användargrupper...59 Kunder...60 Lägga till ny kund...60 Skriva ut kundregister till Excel...61 Kundprogram...61 Lägga till nytt kundprogam...62 Administrera kundprogram...62 Leverantörer...62 Lägga till ny leverantör...62 Skriva ut leverantörsregister till Excel...63 Varor/Tjänster...63 Ny vara/tjänst...63 Administrera varor/tjänster...63 Projekttyper...64 Ny projekttyp...64 Administrera projekttyp...64 Språkhantering av projekttypen...64 Lägg till faser i befintlig projekttyp...64 Ta bort/inaktivera projekttyper, faser och aktiviteter...65 Nummerordning på faser och aktiviteter...65 Faser och aktiviteter...65 För att lägga in ny fas:...65 Redigera befintlig fas...66 Språkhantering av fasen...66 Lägga till aktivitet i fasen...66 Språkhantering av aktivitet...66 Ta bort fas...67 Ta bort aktivitet...67 Kalenderunderhåll...67 Kalender...67 Normal arbetstid...68 Infoga normal arbetstid...69 Ledighet...69

6 Manual Redigera eller ta bort ledighet...69 Helgdagar...70 Veckonumrering...70 Organisationsinställningar...71 Grundinformation...71 Inställningar...71 Fakturering...73 Standardinställningar för fakturor...73 Diverse inställningar...73 Inställningar för utskrift av faktura...73 Ange nummerserie för fakturor, underlag och journaler...74 Betalnings- och leveransvillkor...74 Bokföring...74 Resultatenheter...74 Skapa ny resultatenhet...74 Tidkoder...75 Ny tidkod...75 Justera sorteringsordningen...75 Registrering...76 Attestering...77 Behörighet...77 Registerunderhåll...78 Kalenderunderhåll...78 Registrering...78 Fakturering...78 Rapporter...78 Språk...79 Loggbok...79 Databasrapport...79 Manual och licensinformation...81 Skifta mellan olika Artologikprogram...81 Kom i gång...82 Inloggningsrutiner...82 Standardinloggning...82 Standardinloggning utan produktlista...82 Inloggning med identifiering via nätverksinloggningens ID...83 Direktaccess till programmen...83 Steg för steg...84 Steg Steg Användargrupper...84 Normal arbetstid...85 Övriga kalenderinställningar...86 Steg Steg Steg Steg Steg Steg Steg

7 Manual 1 Artologik ProjectManager Användarroller Definitioner Det finns tre olika roller i systemet; administratör, projektledare och projektdeltagare. Rollen som administratör är lämplig för dem som ska lägga upp användare samt de som jobbar med ekonomi. Rollen som projektledare är lämplig för dem som ska arbeta aktivt med att skapa nya projekt och administrera dessa. Rollen som projektdeltagare är för övriga användare. För varje roll ställer administratören in olika grundbehörigheter, t ex rätten att redigera kundregister och attestera tidsregistreringar. Dessa grundbehörigheter används sedan som utgångspunkt när man skapar en ny användare med den rollen. För varje enskild användare kan man sedan justera behörigheterna individuellt. Manualen är uppbyggd i nedanstående delar: Projekt Projektadministration Tidsregistrering/attestering Rapporter Administration Ser du inte någon av de olika delarna beror det antingen på att du inte har rätt behörighet eller på att man i er organisation valt att inte använda just den delen. Sist i manualen finns Kom igång, en beskrivande text som stegvis går igenom hur administratören lägger in uppgifter i ProjectManager. Ett projekt består av tre komponenter: grunddata, projektfaser och aktiviteter. Grunddata Grunddatan består av grundläggande information om projektet såsom projektnamn, vilka personer som planeras bli involverade i projektet, kund, projektets planerade startdatum, projektets planerade slutdatum o s v. Projekttyp, faser och aktiviteter Projekttyp innebär vilken typ av projekt det är. Projekttypen innehåller flera olika faser som sedan delas upp i olika aktiviteter. Projekttypens olika delar kan definieras i systemet vilket underlättar skapandet av nya projekt. Exemplet nedan baseras på ett internetföretags projektflöde för en viss projekttyp, men de fördefinierade faserna går lätt att ändra. När du har valt en projekttyp presenteras ett antal projektfaser som kan vara: Marknadsföring Koncept

8 Manual 2 Alfaversion Betaversion Leverans Systemdokumentation Uppföljning Varje projektfas indelas sedan i delmoment, som vi hädanefter kallar aktiviteter. Ett exempel på detta finns under projektfasen marknadsföring. Där kan punkten kundmöte finnas som en aktivitet. Standardvärden För att underlätta användandet av systemet kan administratören fördefiniera de faser, aktiviteter och standardbeskrivningar som ska finnas tillgängliga när ett nytt projekt skapas. På så sätt kan du använda en projektstruktur till flera projekt med liknande struktur och behöver inte lägga in dessa uppgifter varje gång. Ikoner Oavsett med vilken behörighet man loggar in i ProjectManager, har man ett antal ikoner längst ner på sidan. Dessa är tänkta att underlätta arbetet genom att fungera som genvägar till olika funktioner. Om du för muspekaren över ikonen ser du vad den betyder. Registrering När du klickar på ikonen Registrering kommer du direkt in i tidsregistreringsdelen av ProjectManager. För att komma tillbaka till projektdelen klickar du på motsvarande ikon för Projekthantering. I tidsregistreringsdelen kan du snabbt och enkelt göra dina tidsregistreringar för de olika projekten du är deltagare i. Här kan man även göra attesteringar av registrerad tid och varor/tjänster. Man kan göra sin veckoplanering. Man kan också ta fram rapporter för sin registrerade tid. Tidtagare Med hjälp av tidtagaren kan du hålla reda på hur mycket tid du lägger ner på olika projekt, faser och aktiviteter. Du kan ha flera registreringar öppna samtidigt, men bara ta tid på en i taget. 1. Klicka på ikonen Tidtagare. 2. Om ingen registrering är förvald, klicka på knappen Ny registrering. 3. Fyll i uppgifterna om kund, projekt, aktivitet, fas och tidkod. Skriv in en kommentar om vad registreringen gäller mer specifikt.

9 Manual 3 4. Klicka på klock-ikonen för att starta tidtagningen. 5. För att stoppa tidtagningen klickar du på klockan igen. 6. För att spara tidsregistreringen klickar du på disketten som betyder spara. 7. Du kan även skriva in antal minuter du arbetat med ett speciellt projekt direkt i rutan. Spara. Om du har flera tidsregistreringar upplagda i ditt tidtagarfönster klickar du på den registrering du vill redovisa tid på. Du kan inte ha flera tidsregistreringar tickande samtidigt. När du påbörjar en annan stannar den förra. Om du ångrar en påbörjad tidsregistrering tar du bort eventuell tid i rutan och väljer stäng (ikon med X). När du har arbetat klart och ska redovisa din tid klickar du på Spara-knappen för att tiden ska registreras. Observera: Tänk på att om minsta antal minuter för en tidsregistrering är inställd på t ex 20 min och du har en tio minuters tidsregistrering du vill spara, så kommer 20 minuter att registreras när du klickar på Spara. Man behöver inte spara tiden varje gång man stoppar klockan, även om du tillfälligt ska byta projekt. Du kan enkelt starta tidtagningen igen när du ska fortsätta arbeta med det första projektet. Skulle webbläsaren krascha eller stängas ner av misstag kommer tidtagningen att fortsätta där den var då webbläsaren stängdes, eftersom den informationen sparas på din lokala maskin som en cookie. Vill du minimera en tidsregistrering klickar du på minustecknet. Vill du expandera den klickar du på plustecknet. Veckoplan Veckoplanen gör att du på ett enkelt sätt kan se vad du planerat in för arbete för den pågående veckan och nästkommande. Planeringen kan du göra både i fönstret som öppnas när du klickar på ikonen Veckoplan, och i registreringsdelen av programmet. Klicka på ikonen Registrering för att komma dit. Gå sedan till menyn Veckoplanering. Du redigerar din planering genom att klicka på knappen Redigera för aktuell vecka. Varje dags planerade projekt ersätts då av en vallista där du kan markera de projekt du vill arbeta med under dagen eller veckan. Om du vill välja flera projekt på en dag håller du nere Ctrl-knappen samtidigt som du klickar på valen i listan. Spara och stäng när du är klar. Du kan endast redigera din egen veckoplan, men du kan titta på övriga användares plan genom att välja deras namn i vallistan.

10 Manual 4 Användare När du klickar på ikonen Användare öppnas en ruta med din egen (den användare du är inloggad som) användarinformation. Gör eventuella ändringar och spara. Miniräknare När du klickar på ikonen miniräknare öppnas en miniräknare som kan vara bra att ha om du exempelvis snabbt vill räkna ut något pris, kostnad eller summera någon registrering. Min planerade tid Den här ikonen öppnar upp ett fönster med ditt personliga planeringsschema. Här får du snabbt en överblick vad du ska jobba med, månad för månad. Du kan se hur många timmar som finns inplanerade för varje projekt, fas och aktivitet, och under vilken period arbetet ska utföras. Du kan även se din beläggningsgrad. Det går även att skriva ut schemat genom att klicka på ikonen Skriv ut. Det är projektledaren eller administratören som planerar tiden. Det gör de i menyn Projektadministration > Planera tid.

11 Manual 5 Projekt Söka projekt Dokument I avdelningen Projekt visas grundläggande information om ett projekt; kund, projektledare, vilka som arbetar med projektet, projekttyp, samt total planerad och redovisad tid för de olika faserna. Under respektive fas och aktivitet kan projektdeltagaren se status på fasen/aktiviteten, samt se hur mycket tid som finns planerad och redovisad. Vid varje aktivitet registrerar projektdeltagaren tid och varu-/tjänsteåtgång. Du kan också snabbt se vem som gjort vad vid de respektive aktiviteterna genom att klicka på det länkade aktivitetsnamnet. Under rubriken Dokument finns eventuella dokument som hör till projektet. Projekten söks genom vallistor, antingen på kund eller på projektnamn. Det är även möjligt att söka på projektnummer, ID eller namn. Du kan bara söka bland de projekt du är deltagare i eller projektledare för. Administratören kan däremot se alla projekt. I den första vallistan Kund, väljer du vilken kund du vill se information om. Den valda kundens projekt visas i en lista. Genom att klicka på det länkade projektnamnet kan du se den grundläggande information som finns om det valda projektet. Informationen som visas är projektnamn, projektnummer, projekt-id, projektledare, deltagare, projekttyp, start- och slutdatum samt en kort beskrivning. Under rubriken Faser visas status på projektets faser, samt det antal timmar projektet är planerat att ta och det antal timmar som hittills är redovisade. Den andra vallistan, Projekt, innehåller de projekt som du är deltagare i eller projektledare för. Du kan också söka på projektnummer, projekt ID och projektnamn. När projektet är påbörjat kan du som projektdeltagare ta del av det informationsmaterial som projektledaren har kopplat till projektet, och valt att göra tillgängligt för projektdeltagarna. Det kan vara texter, tabeller, skisser etc., som ligger till grund för planeringen, genomförandet, och uppföljningen av projektet. Du kan även skapa egna mappar och koppla egna dokument till projektet. Navigera och läsa 1. De mappar som har ett plustecken innehåller undermappar som kommer att visas om du klickar på plustecknet. Klicka på plustecknen bredvid mapparna tills du kommer till rätt nivå/mapp. 2. Innehållet i mappen blir synligt när du klickar på själva mappen. När mappen är markerad ser mappikonen i stället ut som en öppnad

12 Manual 6 mapp. 3. I det stora fönstret till höger om mappikonerna listas de dokument som finns i den markerade mappen. Dokumentet öppnas i ett nytt fönster när du klickar på dokumentnamnet. 4. Klickar du på ikonen bredvid de filer som du står som ägare för, får du upp ett litet fönster med information om de skrivrättigheter som gäller för just denna fil. Där kan du ställa in om projektdeltagare och projektledare ska kunna läsa eller skriva i dokumentet. 5. Du kan sortera dokumenten i en mapp på olika sätt genom att klicka på rubrikerna Namn, Storlek, Typ, Ändrad och Ägare. Skapa mappar 1. Markera den mapp under vilken du vill placera din nya mapp genom att klicka en gång på den. Klicka sedan på knappen Ny mapp. 2. Du får nu upp ett litet fönster där du kan namnge mappen och sätta åtkomsträttigheterna. 3. Spara och stäng. Ta bort mappar Du kan endast ta bort de mappar du själv skapat. 1. Markera den mapp du vill ta bort. 2. Klicka på knappen Ta bort. Du får en säkerhetsfråga där du får bekräfta att du verkligen vill ta bort mappen. Lägga in dokument 1. Markera den mapp där du vill lägga dokumentet. 2. Klicka på knappen Bläddra. 3. Leta dig fram till den katalog där dokumentet ligger och markera det. Välj Öppna. 4. Klicka sedan på knappen Lägg till, för att placera dokumentet i mappen. En rad uppgifter om dokumentet visas nu i dokumentlistan när aktuell mapp är markerad. Du kan sortera mappens dokument utifrån dessa uppgifter genom att klicka på uppgiftsrubriken i den grå listen. Ännu ett klick vänder på sorteringen. Dokumentuppgifter Ikonen vid dokumentnamnet är klickbar och öppnar ett fönster med uppgifter om dokumentets egenskaper som namn och tillgänglighet för

13 Manual 7 projektdeltagarna. Rättigheten Läsa ger möjlighet att se dokumentet, men inte göra några ändringar. Rättigheten Skriva ger möjlighet att såväl se som redigera och ta bort dokumentet. Markera de rättigheter som ska gälla, Spara och stäng. Efter dokumentets namn följer uppgifter om storlek, filtyp, tidpunkt när det senast blev ändrat och ägare, d v s den som har lagt in dokumentet i mappen. Ta bort dokument Om du har skrivrättigheter på dokumentet finns en kryssruta till vänster om dokumentet. Du tar bort dokumentet genom att markera denna ruta och klicka på Ta bort. Projektstatus För att Projektdeltagaren ska kunna ändra status på en fas eller aktivitet krävs utökad behörighet. När ett projekt valts ser du grundläggande projektinformation som projektnamn, projektledare, status, deltagare, ansvarig, planerad och redovisad tid. Klicka på Alla faser eller på någon av de enskilda faser som finns i menyn till höger. Nu ser du antingen alla faser och aktiviteter som finns i det valda projektet eller den specifika fas du har valt. Rött kryss Ej påbörjad Gul ring Påbörjad Grön bock Avslutad Du kan se inlagd information om faserna och aktiviteterna genom att klicka på det länkade fas eller aktivitetsnamnet. I rutan som visas kan du även se vilka som är deltagare i fasen och hur mycket tid de registrerat. Registrera tid I stället för att gå in i Registrerings/attesteringsdelen kan du registrera tid direkt vid varje aktivitet under Projekt. Registreringarna förs automatiskt in i Registreringsdelen. Ett projekt, fas eller aktivitet går inte att registrera tid för och syns inte i vallistorna om du inte är deltagare i den. Om administratören valt att det endast ska gå att registrera tid på påbörjade faser och aktiviteter i ett projekt, kommer enbart dessa att vara tillgängliga. 1. Klicka på Alla faser, eller den fas du vill registrera tid på. 2. På raden med aktiviteten du vill registrera tid för, klicka på ikonen med klockan. Du får nu upp ett popup-fönster. 3. Dagens datum kommer automatiskt upp. Om du vill välja ett annat

14 Manual 8 datum görs detta med hjälp av vallistorna. 4. Registrera tiden. 5. Skriv in en kommentar. 6. Klicka Spara om du vill göra fler registreringar. Välj Spara och stäng om du inte vill göra fler registreringar. 7. Stäng när du gjort alla registreringar. Registrera varu-/tjänsteinköp Du kan registrera varor/tjänster direkt vid varje aktivitet. Administratören och användare med utökad behörighet lägger in leverantörer och varor/tjänster i administrationen, och dessa kan du sedan välja bland när du gör dina registreringar. Om du inte ingår som deltagare i en aktivitet kan du inte heller registrera varor/tjänster på den. 1. Klicka på ikonen med kundvagnen bredvid klockan. Kontrollera att rätt datum är angivet, om inte, ändra datum. 2. Välj kund och projekt i vallistorna. 3. Välj sedan fas och aktivitet. 4. Välj leverantör i vallistan till vänster. 5. Välj vara/tjänst i vallistan till höger. 6. Skriv en kommentar. 7. Fyll i antal och den enhet som används för varan/tjänsten samt kostnad och pris per enhet. Summeringen sker automatiskt. Klicka på Lägg till. 8. Upprepa steg 2-6 om du har fler varor/tjänster att registrera. 9. Vill du ändra en varu/tjänste-registrering klickar du på Ändra under rubriken Händelse för den aktuella varan/tjänsten och gör dina ändringar. Spara. 10. Du kan ta bort en varu/tjänste-registrering genom att klicka Ta bort. 11. Du kan kopiera en varu/tjänste-registrering genom att klicka Kopiera. 12. Vill du se dina egna tidigare varu/tjänste-registreringar, kan du söka fram dem genom att bläddra i vallistorna efter Egna registreringar. 13. Om du klickar på ikonen klockan bredvid kundvagnen, kommer du till en sida där du kan registrera tid.

15 Manual 9 Se registrerad tid för aktiviteter Om du klickar på aktivitetsnamnet under Fas/aktivitet ser du den redovisade tiden och vem som registrerat tiden för vald aktivitet.

16 Manual 10 Projektadministration Det är endast administratör och projektledare som kan se denna rubrik i menyn. Här lägger du upp nya projekt och administrerar faser och aktiviteter för dina projekt. Här byggs dokumentarkivet upp för planerade projekt av respektive projektledare. I projektadministrationen anger du som projektledare all den information som visas under menyn Projekt såsom projektnamn, kund, projektledare, projektdeltagare, projekttyp och start- och slutdatum. Du kan även skriva in en beskrivning av projektet, lägga in offert och orderinformation samt kostnad och prisinformation. För varje fas och aktivitet kan du ange planerad tid samt start- och slutdatum. Ju mer noggrant du anger information i Projektadministrationen, desto bättre blir dina rapporter. Dessa kan du skriva ut och använda både internt i projektgruppen och externt vid presentationer. Grundläggande information Grundläggande information visas när du valt ett projekt. Utifrån denna information kan du uppdatera projektnamn, projektid, projektgrupp, projekttyp, kund, lägga till och ta bort kontaktpersoner hos kunden, projektstatus, beskrivningsspråk, projektledare, ansvarig chef, resultatenhet, samt start och slutdatum. Du kan också se en beskrivning av projektet, information om när förhandlingarna om projektet inleddes och avslutades, samt en ekonomisk överblick. Om administratören valt att använda kundprogram finns även möjlighet att uppdatera dessa för projektet. Dessa val görs under Administration > Organisationsinställningar > Inställningar. För utförligare information se Kundprogram i manualen. Det kan också vara möjligt att ange ett låsningsdatum för tidsregistreringar för ett projekt. Om detta ska användas, ställs detta in under Administration > Organisationsinställningar > Registrering. Beskrivning och kommentar Om du klickar på expanderaknappen bredvid Beskrivning och kommentar kan du läsa och modifiera projektbeskrivning och kommentarer. Fältet Kommentar för rapporter visas i rapporten Orderinformation. Offert och orderinformation Under Offert och orderinformation anger man detaljerna om projektets uppstart, från förfrågan till orderbekräftelse. Vid varje post finns en textruta där man kan skriva in en kort kommentar eller hänvisa till ett dokument. Textrutan kan innehålla max 50 tecken. Fyll i uppgifter om:

17 Manual 11 Vem som rekommenderade ditt företag för kunden. När förfrågan gjordes. Närvarande chefer vid förhandlingen. Välj personer genom att markera namnen i rutan till vänster och genom att klicka på högerpilarna föra över dem till den högra rutan. Om du vill ta bort ett valt namn markerar du det i den högra rutan och klickar på vänsterpilarna. När offerten lämnades. När ordern av projektet bekräftades. Kostnad och prisinformation Under Kostnad och prisinformation kan man snabbt och enkelt få en översikt över projektets ekonomiska status. Man kan se eventuella förskottsbetalningar, räkna ut vad projektet kostar och hur mycket man kan ta betalt. Man kan kalkylera olika prismodeller och se vad projektet kostar utifrån olika faktorer. Dessutom kan man se vad som blivit fakturerat hittills. Om projektet innehåller en förskottsbetalning från kunden fyller du i uppgifterna om detta, hur mycket och när betalningen gjordes. Under Kostnadsmodell kan du se och beräkna kostnaden av projektet för ditt företag. 1. Välj en kostnadsmodell i listan. 2. Sätt en kostnad för det valda alternativet genom att klicka på knappen Sätt kostnad. 3. Klicka sedan på Kalkylera för att räkna ut kostnaden på projektet utifrån den valda modellen. På så sätt kan du snabbt och enkelt se vilken modell som är fördelaktigast för det här projektet. Under prismodell kan du se och beräkna priset för kunden i det här projektet. 1. Välj en prismodell i listan. 2. Sätt ett pris för det valda alternativet genom att klicka på knappen Sätt pris. 3. Klicka sedan på Kalkylera för att räkna ut priset på projektet utifrån den valda modellen. På så sätt kan du snabbt och enkelt se vilken modell som är fördelaktigast för det här projektet. Du kan även se information om faktureringsunderlag och fakturor. När du klickar på knappen Visa fakturor kan du se information om fakturor och faktureringsunderlag. Du kan se vilka som är pågående och avslutade, datum, nummer och belopp. På så sätt får du snabbt en överblick över hur mycket pengar projektet genererat hittills.

18 Manual 12 Att skapa ett nytt projekt Här lägger du in uppgifter om det nya projektet, såsom grundläggande uppgifter, deltagare och tidsplanering. 1. Välj Nytt projekt i vallistan Projekt. 2. Skriv in projektnamn och projekt ID. 3. Markera om det är ett internt eller externt projekt. 4. Välj kund i vallistan. 5. Välj projektstatus i vallistan. Projektet kan vara antingen ej påbörjat, påbörjat, avslutat, annullerat eller arkiverat. För att kunna registrera tid måste projektet vara påbörjat. Status ej påbörjat är bra att använda vid t ex offertstadiet. 6. Välj i vallistan med rubriken Beskrivningsspråk vilket språk du vill att projektets texter ska vara på. Här finns alla de språk som administratören lagt in i systemet. Om du t ex ska skriva en offert till en engelsktalande kund; välj engelska som beskrivningsspråk. Då blir offertunderlaget också på engelska. 7. När du ska välja projektledare till ditt projekt kan du antingen välja dig själv eller välja mellan alla upplagda projektledare. Vilket av dessa alternativ du har beror på inställningarna administratören gjort i programinställningarna. Om du väljer någon annan som projektledare har du ingen rätt att fortsättningsvis redigera projektets struktur, tidsplanering etc. 8. Välj nu en ansvarig chef. En ansvarig chef är den som har det slutliga ansvaret för projektet. För att vara en ansvarig chef måste man ha administratörsrättigheter. 9. Ange vilken resultatenhet projektet ska knytas till. Resultatenheten är den enhet i organisationen som bokför fakturan. Den resultatenhet som först föreslås är projektledarens resultatenhet. 10. Ange vilken Kostnadsmodell som ska användas för kostnadskalkylerna i projektet: fast kostnad, timkostnad på projektnivå, timkostnad på fasnivå, timkostnad på aktivitetsnivå eller timkostnad på användarnivå. 11. Ange vilken prismodell som ska gälla gentemot kunden i projektet: fast pris, timpris på projektnivå, timpris på fasnivå, timpris på aktivitetsnivå eller timpris på användarnivå. 12. Välj projektdeltagare genom att markera namnet på de användare som ska delta i projektet i användarfältet och klicka på pilen som pekar åt höger. Du ångrar ditt val genom att markera namnet i deltagarfältet och klicka på pilen som pekar åt vänster. Markera flera deltagare genom att hålla nere Ctrl eller Shift-tangenten. Genom att

19 Manual 13 kryssa i rutan Gör projektets deltagare till deltagare i alla aktiviteter, kommer samtliga användare med automatik att knytas till samtliga aktiviteter som läggs till för projektet vid dess skapande. 13. Välj projekttyp. De olika projekttyperna som finns här har administratören lagt upp. Ofta används ett fåtal liknande projekttyper i flera olika projekt. Genom att använda redan färdiga strukturer slipper du skapa en ny struktur varje gång du lägger upp ett nytt projekt. Genom att klicka på projekttypnamnet får du upp en beskrivning av projekttypen i ett popup-fönster. 14. Fyll i projektets start- och slutdatum. Alla faser och aktiviteter ges dessa start- och slutdatum automatiskt. När du sedan administrerar faserna och aktiviteterna, kan du ändra datumen för dessa till de i verkligheten planerade. 15. Skriv en projektbeskrivning. Du kan skriva maximalt 4000 tecken. Denna beskrivning finns med när du skapar en offert och syns i den grundläggande informationen. 16. Spara. Nu ser du de fördefinierade fasernas namn i sidomenyn till höger. Klicka på Alla faser i sidomenyn för att komma till en ny sida där du kan administrera alla de faser och aktiviteter som fanns fördefinierade för den projekttyp du valt för ditt projekt. Längre fram i manualen finns en mer utförlig beskrivning på detta. 17. När du valt Spara visas tre nya formulär efter rubriken Start- och Slutdatum. Det är Beskrivning & kommentar, Offert & orderinformation och Kostnad & prisinformation. Genom att klicka på plustecknet kan du expandera formuläret och genom att klicka på minustecknet minimerar du det. 18. Under dessa formulär finns ytterligare två plus- och minusknappar. Dessa expanderar eller minimerar alla formulären på sidan. 19. Det finns även en Ta bort och en Spara-knapp. Genom att klicka på Ta bort, raderar du hela projektet och genom att klicka på Spara, sparar du de senaste ändringarna. Redigera uppgifter i ett befintligt projekt Om du vill redigera uppgifter i ett befintligt projekt, markerar du något av de projekt som finns inlagda i vallistan under Projekt. I högermenyn visas nu underrubriker med namnen på de faser som ingår i detta projekt. Genom att klicka på underrubrikerna får du upp information om var och en av de olika faserna. Du kan även välja att uppdatera uppgifterna om faserna. Genom att klicka på Alla faser i menyn till höger, får du upp information om samtliga faser och tillhörande aktiviteter. Här finns rubrikerna Faser/aktiviteter, Ordning, Ansvarig, Start- och Slutdatum, Planerad tid, Redovisad tid och Ta bort. Aktiviteternas ordning i fasen kan ändras efter önskemål. Spara när önskade ändringar gjorts. Du kan ta bort en fas eller aktivitet genom att klicka på papperskorgen.

20 Manual 14 Fasernas och aktiviteternas namn utgör länkar till en informationssida för respektive fas och aktivitet. Där visas den planerade tiden och du får möjlighet att redigera dess beskrivning och välja deltagare. Kopiera Projekt Deltagare Dokument 1. I vallistan under Projekt kan du välja Kopiera projekt. 2. Välj i den vallista som visas vilket projekt du vill kopiera. Markera kryssrutan för om du vill att den planerade tiden ska kopieras över på det nya projektet, om du vill att dokumentmapparna ska kopieras över eller om du vill att både dokumentmappar och filer ska kopieras. 3. Klicka på Kopiera. På den sida som nu visas kan du uppdatera information om projektet. 4. Spara när önskade uppdateringar gjorts. I menyn deltagare kan du lägga till eller ta bort deltagare i ditt projekt. Genom att markera eller avmarkera kryssrutorna framför varje upplagd användare, väljer du om de ska vara projektdeltagare eller inte. Välj i Fas och Aktivitetslistorna vilken fas och aktivitet du vill arbeta med, eller välj Alla. Du kan även byta ansvarig projektledare om du vill. Efter varje deltagare ser du hur mycket planerad och redovisad tid han eller hon har i det aktuella projektet. Man kan koppla diverse dokument till projektet. Det kan vara texter, tabeller, skisser etc., som ligger till grund för planeringen, genomförandet och uppföljningen av projektet. Navigera och läsa 1. De mappar som har ett plustecken innehåller undermappar som kommer att visas om du klickar på plustecknet. Klicka på plustecknen bredvid mapparna tills du kommer till rätt nivå/mapp. 2. Innehållet i mappen blir synligt när du klickar på själva mappen. När mappen är markerad ser mappikonen i stället ut som en öppnad mapp. 3. I det stora fönstret till höger om mappikonerna listas de dokument som finns i den markerade mappen. Dokumentet öppnas i ett nytt fönster när du klickar på dokumentnamnet.

21 Manual Klickar du på ikonen bredvid de filer som du står som ägare för, får du upp ett litet fönster med information om de skrivrättigheter som gäller för just denna fil. Där kan du ställa in om projektdeltagare och projektledare ska kunna läsa eller skriva i dokumentet. 5. Du kan sortera dokumenten i en mapp på olika sätt genom att klicka på rubrikerna Namn, Storlek, Typ, Ändrad och Ägare. Skapa mappar 1. Markera den mapp under vilken du vill placera din nya mapp genom att klicka en gång på den. Klicka sedan på knappen Ny mapp. 2. Du får nu upp ett litet fönster där du kan namnge mappen och sätta åtkomsträttigheterna. 3. Spara och stäng. Ta bort mappar Du kan endast ta bort de mappar du själv skapat. 1. Markera den mapp du vill ta bort. 2. Klicka på knappen Ta bort. Du får en säkerhetsfråga där du får bekräfta att du verkligen vill ta bort mappen. Lägga in dokument 1. Markera den mapp där du vill lägga dokumentet. 2. Klicka på knappen Bläddra, längst ner på sidan. 3. Leta dig fram till den katalog där dokumentet ligger och markera det. Välj Öppna. 4. Klicka sedan på knappen Lägg till för att placera dokumentet i mappen. En rad uppgifter om dokumentet visas nu i dokumentlistan när aktuell mapp är markerad. Du kan sortera mappens dokument utifrån dessa uppgifter genom att klicka på uppgiftsrubriken i den grå listen. Ännu ett klick vänder på sorteringen. Dokumentuppgifter Ikonen vid dokumentnamnet är klickbar och öppnar ett fönster med uppgifter om dokumentets egenskaper, t ex namn och tillgänglighet för projektdeltagarna. Rättigheten läsa ger möjlighet att se dokumentet, men inte göra några ändringar. Rättigheten skriva ger möjlighet att såväl se som redigera och ta bort dokumentet. Markera de rättigheter som ska gälla, spara och stäng. Efter dokumentets namn följer uppgifter om storlek, filtyp, tidpunkt när det

22 Manual 16 senast blev ändrat och ägare, d v s den som har lagt in dokumentet i mappen. Ta bort dokument Om du har skrivrättigheter på dokumentet finns en kryssruta till vänster om dokumentet. Du tar bort dokumentet genom att markera denna ruta och klicka på Ta bort. Planera tid med Ganttschema Under Projektadministration > Planera tid kan du se ett Ganttschema, ett översiktligt tidsschema som visar planerad tid för faser och aktiviteter utifrån de tidsramar som satts för projektet. Detta Ganttschema är redigerbart, och du kan enkelt ändra tid för såväl faser som enskilda aktiviteter. Uppgifterna om beläggningsgrad i Ganttschemat hämtas från den individuella kalendern med arbetstid som hanteras av administratören samt individen själv. Denna kalender hittas under Administration > Kalenderunderhåll. Välj användare i listan. Vad gör man i Ganttschemat? Du kan ändra start och slutdatum för fasen/aktiviteten/deltagaren i Ganttschemat. Du kan ändra mängden planlagda timmar för projektet/fasen/ aktiviteten/deltagaren. Start- och slutdatum för hela projektet ändrar du under Projektadministration > Grundläggande information. Du kan även se beläggningsgraden för dina deltagare i procent. På så sätt kan du se om du planerat in mer tid på dem än deras tillgängliga arbetstimmar under samma period tillåter. Du gör ändringarna genom att ändra angivet värde direkt i kolumnen, eller genom att flytta, förlänga eller förkorta den stapel som representerar fasen/aktiviteten/projektdeltagaren i schemat. 1. Välj projekt och klicka sedan på Planera tid i sidomenyn. Då visas Ganttschemat för projektet. I vallistorna högst upp på sidan kan du enkelt byta till ett annat projekt som du vill se eller bearbeta. 2. Genom att klicka på knappen Inställningar kan du göra personliga val för t ex summeringsprinciper i Ganttschemat, och i vilket format tiden visas. Du finner en mer utförlig beskrivning av detta nedan. 3. Vill du se Ganttschemat i helskärmsformat klickar du bara på knappen Helskärm. När du vill ha tillbaka menyerna klickar du på Spara och stäng, för att stänga fönstret med helskärmsformat. Projektets faser hittar du i de mörkare fälten, aktiviteterna i de lite ljusare och deltagarna i de ljusaste. 4. Med hjälp av radioknapparna högst upp på sidan väljer du om Ganttschemat ska visas utifrån dag, vecka eller månad. 5. Du planerar in timmarna genom att skriva in antal planerade timmar

23 Manual 17 för den aktuella fasen, aktiviteten eller användaren i kolumnen Tid. 6. Datum för fasens/aktivitetens/deltagarens start och slut kan du ändra i kolumnerna Start och Slut. Du kan också föra musen över det markerade fältet i Ganttschemat, hålla ner vänster musknapp och dra fältet i den riktning du vill flytta det. När markören ser ut som en symbol med två vågräta pilar går det att förlänga eller förkorta fältet. När markören visas med pilar i fyra riktningar kan du flytta hela det markerade fältet i sidled, men längden förändras inte. 7. I kolumnen Bel. visas den Beläggning som projektdeltagaren har under hela den planlagda tidsperioden. (När du har förändrat fältet i schemat slår inte ändringen igenom förrän du flyttar muspekaren.) Som hjälpmedel för att få överblick över beläggningsgraden finns även det popup-fönster som styrs via Inställningar. Där ser du datum, namn och beläggningsgrad, dels för hela den planlagda perioden (vid kolumnen Bel.), dels för varje enskild dag när du för muspekaren över Ganttschemat. 8. Under det stora planeringsschemat finns ett mindre schema som visar beläggningsgraden för valda användargrupper och användare. Du ser arbetstiden eller tillgängligt antal timmar, den planerade arbetstiden och den planerade övertiden i färgkodade staplar. 9. Schemat kan du ha till hjälp när du ska planera tid för ditt projekt eftersom du kan se tillgängliga resurser. Tidslinjen följer samma inställning som för projektschemat. Inställningar 1. Klicka på knappen Inställningar om du inte gjort de viktiga inställningarna för funktionerna i Ganttschemat vid ett tidigare tillfälle. Dina inställningar är personliga, men gäller för alla dina projekts Ganttscheman om du sparar dem. Sparar du inte genomförs de endast tillfälligt på det aktuella Ganttschemat. 2. Under rubriken Tidsformat kan du välja om du vill visa timmar och minuter som decimaltal, (två och en halv timme = 2,5) eller som antal timmar och minuter (två och en halv timme = 2:30). 3. Ändring av planerad tid ger dig möjlighet att arbeta i Ganttschemat med två olika metoder. Metod 1: Utgå från projektdeltagarnas timmar. Markera detta alternativ om du vill börja med att tidsplanera projektdeltagarnas insats. Ange för varje person och aktivitet den arbetstid som behövs. Tiden summeras uppåt på fasnivå, och även totalt på projektnivå. Metod 2: Utgå från den totala projekttiden. Markera detta alternativ om du vill börja med att fastställa den totala

24 Manual 18 tidsbudgeten på de olika faserna och aktiviteterna i kolumnen Tid. Timmarna fördelas sedan proportionerligt mellan projektdeltagarna i den aktuella fasen eller aktiviteten. De fält i kolumnen som justeras manuellt markeras med en svart prick. Det innebär att fältet är låst, och inte justeras proportionerligt när övriga fält ändras, förrän närmast överliggande nivå ändrats på nytt. 4. Under rubriken Ändring av start- och sluttider, markerar du Överliggande nivåer justeras automatiskt, om du vill att projektets/fasens/aktivitetens totala start- och sluttider ska följa underliggande nivåers start och slutdatum. Markera Underliggande nivåer justeras automatisk, om du vill att förändringar i den totala tiden på Projekt eller aktivitetsnivå ska genomföras proportionerligt även i de underliggande nivåerna. 5. Under rubriken Hjälpmedel gör du inställningar över hur informationen ska visas. Genom att kryssa i rutan Visa tid per dag, anger du att ett litet popup-fönster som visar dagens datum, projektdeltagarens namn och dennes totala arbetsbeläggning den aktuella dagen när du rör muspekaren över Ganttschemat, ska synas. Uppgifterna som visas är antal tillgängliga arbetstimmar, antal planlagda arbetstimmar samt beläggningsgraden i procent. När muspekaren placeras vid ett fält i kolumnen Bel. (Beläggning) visas dessa uppgifter för hela den aktuella perioden. Här väljer du också vilka stödlinjer du vill ha synliga i ditt Ganttschema. Mer information om hur du lägger till faser/aktiviteter följer nedan. Administrera faser och aktiviteter Under Projektadministration > Alla faser kan du administrera projektets faser och aktiviteter. Välj projekt eller skapa ett nytt projekt. På den sida du kommer till ser du alla de standardfaser och aktiviteter som finns i den projekttyp du valt för ditt projekt. Du kan antingen välja att behålla standardstrukturen eller skapa en egen unik struktur genom att skapa egna faser och aktiviteter. Om du valt ett befintligt projekt ser du här de faser och aktiviteter som är inlagda på just det projektet. Om du klickar på Projektbeskrivning visas en beskrivning av projektet, en lista på faser och aktiviteter, deras planerade start- och slutdatum och tid. 1. Klicka på fasens eller aktivitetens namn för att få upp en redigerbar informationssida om fasen/aktiviteten. Där visas fas, aktivitet, beskrivning, planerad och redovisad tid, samt en deltagarlista. I deltagarlistan kan du välja till eller ta bort deltagare och ändra vem som är fas/aktivitetsansvarig. För att redigera andra faser eller aktiviteter väljer du dem i respektive vallista. Glöm inte att spara. 2. Klicka på Startdatum, Slutdatum eller Planerad tid för att få upp ett Ganttschema för fasen. I detta schema kan du sedan ange den

25 Manual 19 planerade tiden för varje aktivitet. Den sammanlagda planerade tiden för aktiviteterna blir fasens planerade tid. Denna ändras automatiskt om du ändrar den planerade tiden för någon av aktiviteterna. För mer information; se stycket Vad gör man i Ganttschemat?. 3. Välj ordning på aktiviteterna och faserna genom att skriva in siffror i fälten under rubriken Ordning. När du trycker på Spara uppdateras ordningen. 4. Om du vill behålla den struktur av faser och aktiviteter som finns för den projekttyp du valt klickar du på Spara. Vill du lägga till fler faser och aktiviteter klickar du på knappen Lägg till fas/aktivitet, se stycket nedan. Lägga till nya faser och aktiviteter Du kan lägga till faser och aktiviteter som inte ingår i den projekttyp du valt. På så sätt kan du skapa unika strukturer, anpassade efter aktuellt projekt. 1. Klicka på knappen Lägg till fas/aktivitet. 2. Välj Ny i vallistan Fas, eller en befintlig fas som du vill lägga till en aktivitet i. Om du väljer en befintlig fas, gå till steg Skriv in namnet på fasen. 4. Skriv in ett aktivitetsnamn. 5. Markera kryssrutan Ny om du vill att den nya aktiviteten ska läggas till projektet när du sedan sparar. Markerar du inte boxen skapas endast en ny aktivitet till fasen, men den kopplas inte till projektet. När du sparat kan du sedan markera aktiviteten om du vill koppla den till projektet. 6. Markera kryssrutan Unik för detta projekt, om du vill att den nya aktiviteten endast ska finnas i det aktuella projektet. Aktiviteten kommer då inte att bli tillgänglig för några andra projekt. 7. Klicka på Lägg till aktivitet. Upprepa steg 4-7 för att lägga till fler nya aktiviteter till fasen. 8. Spara. Lägga till faser och aktiviteter som redan finns i systemet På sidan där du lägger till faser och aktiviteter kan du även lägga till faser som redan finns inlagda i systemet via administrationen. 1. Klicka på knappen Lägg till fas/aktivitet. 2. Under Fas markerar du i vallistan den fas du vill lägga till. De faser som redan finns i ditt projekt är markerade med X.

26 Manual Välj en eller flera av de aktiviteter som redan finns knutna till fasen, genom att markera dem i kryssrutan framför namnet, eller skriv in ett aktivitetsnamn. Klicka på Lägg till aktivitet. 4. Stäng fönstret om du är klar, annars upprepar du punkt 2 och 3 tills du har lagt till alla faser och aktiviteter du vill ha. Uppdatera aktiviteter På samma sida som du lägger till nya faser och aktiviteter kan du också uppdatera aktiviteter du själv skapat. 1. Klicka på Lägg till fas/aktivitet. Klicka sedan på det länkade aktivitetsnamnet. Endast de aktiviteter som du själv har skapat är länkade. 2. Du kan ändra namnet och beskrivningen på aktiviteten på alla de språk som finns inlagda i systemet. Observera att de ändringar du gör här endast påverkar de aktiviteter du själv skapat. De påverkar INTE de aktiviteter som administratören skapat. 3. Spara och stäng. Uppdatera fas På samma sida som du lägger till nya faser och aktiviteter kan du uppdatera redan befintliga faser, d v s lägga till nya aktiviteter och ändra namnen på faser och aktiviteter. Du kan endast uppdatera faser du själv skapat. 1. Klicka på knappen Lägg till fas/aktivitet. 2. Välj i vallistan den fas du vill uppdatera. 3. Klicka på knappen Uppdatera fasen. Du får nu upp en sida där du kan ändra fasnamn och beskrivning. 4. Uppdatera fasnamnet och beskrivningen på alla de språk som finns inlagda i systemet. 5. Spara och stäng. Ta bort fas eller aktivitet Du kan endast ta bort faser eller aktiviteter som inte har någon tidsregistrering knuten till sig. För att ta bort en fas eller aktivitet ur ett specifikt projekt klickar du på papperskorgen till höger om namnet.

27 Manual 21 Tidsregistrering Det är lätt att göra tidsregistrering på de projekt där du är upplagd som användare. Du väljer själv om du vill registrera tiden direkt vid varje fas/aktivitet i Projekthanteringsdelen eller i Registrerings/attesteringsdelen dag för dag. Den data som registreras i Registreringsdelen hämtas upp av Projekthanteringen och informationen kan sedan användas till bland annat olika rapporter. Om man önskar registrera tid som inte är knuten till särskilda projekt kan projektledaren lägga upp ett projekt för t ex utbildning, administration eller internt arbete. Detta projekt kan deltagarna sedan använda för att registrera sådan tid på. Tips: Tidsregistrering görs i Registreringsdelen. Genom ikonen Registrering i menyraden längst ner på sidan kommer du till applikationen. Du kommer då direkt in i tidsregistreringsmenyn. Du kan välja mellan att göra dina tidsregistreringar varje dag under Registrering/dag eller att redovisa tiden en vecka i taget under Registrering/vecka. Administratören kan välja att ge en användare rätt att registrera tid och varor/tjänster för andra användare. I listan med användare väljer man då den användare man vill registrera tid för, sedan fortsätter man registreringen på sedvanligt sätt. Registrering/dag Ändra datum När du loggar in är dagens datum redan inställt. Om du vill ändra detta gör du det genom att ändra datumet i vallistorna. Nu ändras det som visas på sidan till det datum du valt och du ser den tid som eventuellt finns registrerad på datumet. Du kan också klicka på pilarna för att hoppa framåt eller bakåt i tiden. Redovisa tid 1. Välj kund, projekt, fas och aktivitet i vallistorna. Här finns endast de projekt, faser och aktiviteter som du är deltagare. Notera att om administratören valt att man enbart ska kunna registrera tid på påbörjade faser och aktiviteter är bara dessa tillgängliga här. 2. Skriv in en kommentar i kommentarfältet. 3. Välj tidkod. 4. Välj antal timmar och minuter. 5. Klicka på Lägg till. 6. Om du klickar på knappen Rensa innan du klickat på knappen Lägg till, rensar du fälten och kan börja om med din registrering.

28 Manual 22 Nu ser du längre ner på sidan: Datum Projekt Fas Aktivitet Användare Kommentar Tidkod Tid Händelse (Ändra, kopiera och ta bort. Hur du använder de olika händelserna ser du längre ner.). Varor/tjänster (Hur du registrerar varor/tjänster hittar du i stycket Varor/tjänster nedan). Summan av den registrerade tiden. Redigera tidsregistrering Observera att registreringar som är attesterade, överförda till faktureringsunderlag och/eller där projektet har blivit låst kan inte längre redigeras eller tas bort. Ändra 1. Klicka på länken Ändra vid den registrering du vill ändra. 2. Alla data som tillhör registreringen syns nu i fälten i övre delen av webbläsaren. 3. Gör ändringarna. 4. Klicka på knappen Spara och de uppgifter du ändrat uppdateras. Kopiera Du kan kopiera en registrering för att på ett lättare sätt registrera liknande aktiviteter: Ta bort 1. Klicka på Kopiera vid den registrering du vill kopiera. 2. Gör eventuella ändringar. 3. Klicka på Lägg till. Nu läggs den kopierade registreringen till. 1. Klicka på länken Ta bort vid den registrering du vill ta bort. 2. Svara OK i det fönster som kommer upp på skärmen och registreringen raderas.