Manual. Artologik EZbooking Version 3.2. Artisan Global Software

Transkript

1 Projekthantering Tidsredovisning Enkäthantering E-posthantering HelpDesk Publiceringsverktyg Bokningssystem Artologik EZbooking Version 3.2

2 Artologik EZbooking EZbooking är ett webbaserat system för rums- och objektsbokning. Bokningsprogrammet är flexibelt och de bokningsbara objekten kan vara av alla möjliga slag, exempelvis konferensrum, speciella arbetsplatser eller olika sorters utrustning. EZbooking finns i fem olika versioner. Freewareversionen kan ha maximalt 5 objekt och 20 användare, medan lightversionen tillåter 10 objekt och maximalt 25 användare. I standardversionen av EZbooking är antalet objekt begränsat till 20 och antalet användare till 50. Enterpriseversionen tillåter 30 objekt och 200 användare. I Global edition är både antalet användare och objekt obegränsat. Fördelarna med EZbooking är många: Du kan enkelt se vilka bokningar som gjorts och vilka objekt som står till förfogande. Ska du ha ett möte? Gör en sökning i EZbooking för att se vilka rum som är lediga vid önskad tidpunkt. För att göra en bokning klickar du på aktuell dag, fyller i önskad tid och antal personer, samt skriver en kommentar. Svårt att hålla ordning på alla bokningar? I EZbooking kan du se dina bokningar för den aktuella månaden eller annan vald tidsperiod. I EZbooking kan du se statistik över de mest bokade objekten. I systemet finns flera nivåer som ger användare olika behörigheter när det gäller att göra bokningar och se objekt. En ytterligare fördel med EZbooking är att löpande bokningar kan göras över valda tidsperioder. Det går att lägga upp objekten i kategorier, för att hålla ordning på dem på ett enkelt sätt. Administratören kan styra vad som visas i kalendern. Välj mellan: vem som bokat, vad som skrivits som kommentar, eller någon annan information som du själv bestämmer. Copyright and Trademark Copyright 2007 Artisan Global Software, Videum, SE VÄXJÖ, SWEDEN Artisan Global Software has intellectual property rights relating to technology embodied in the product that is described in this document. This document and the product to which it pertains are distributed under licenses restricting their use, copying, distribution and decompilation. No part of the product or of this document may be reproduced in any form by any means without prior written authorisation of Artisan Global Software. Artologik is a registered trademark of Artisan Global Software.

3 Innehållsförteckning Introduktion...1 Del 1. Att vara användare...2 Månadskalendern...2 Veckokalendern...3 Boka objekt...4 Välj i månadskalendern...4 Välj i veckokalendern...4 Klicka på datumet...4 Boka åt någon annan användare...5 Ta bort bokningar...6 Redigera bokningar...6 Bokningar per dag...8 Bokningar per objekt...8 Sök objekt...9 Multisök...10 Sök bokade objekt...11 Löpande bokningar...11 Sök lediga objekt...11 Boka...12 Ta bort löpande bokningar...13 Mina bokningar...13 Mina uppgifter...14 Hjälp Logga ut...15 Del 2. Att vara administratör...16 Administration...16 Administrera objekt...16 Administrera kategorier...21 Administrera scheman...22 Organisationsadministration...24 Administrera användare...26 Inställningar...29 Helgdagar...35 Språk...36 Rapporter...36 Per objekt...36 Per användare...37 Per organisation...38 Fakturaunderlag...39 och licensinformation...40 Logga ut...41 Kom igång: Tips för administratören...42 Inloggningsrutiner...42 Grundinformation i applikationen...44 Steg Steg Steg Steg Steg Steg

4 1 Introduktion Observera att det finns en Kom igång-text i slutet av den här manualen. Det är en stegvis beskrivning av hur ni lägger in den första grundinformationen i programmet, och kan hjälpa er att snabbt komma igång med EZbooking. Bara en Administratör kan lägga in de uppgifter som krävs. Där finns också information om olika sätt att lägga upp inloggningen i programmet I bokningssystemet EZbooking finns i huvudsak två olika behörigheter - användare och administratörer. Användarna tilldelas rättigheter på en skala från 1-9, där 9 innebär högst behörighet. Skillnaderna mellan användarrollerna är dock små och därför bygger manualen enbart på de två huvudgrupperna; användare och administratörer. Användaren har behörighet att göra allt i del 1 av manualen, medan administratören har fullständig behörighet och kan göra allt i både del 1 och 2 av manualen. Bland användarna finns även möjlighet för administratören att utse organisationsadministratörer, objektadministratörer och receptionister med vissa administrativa befogenheter. en följer i övrigt upplägget i EZbooking och den meny som visas till höger. I fallande ordning kommer följande områden att behandlas: Månadskalendern, Veckokalendern, Boka objekt, Bokningar per dag, Löpande bokningar, Sök objekt, Mina bokningar, Administration, Rapporter, Hjälp, och Logga ut. Skillnaderna i behörighet mellan användare och administratörer finns huvudsakligen under rubrikerna Mina uppgifter, Administration och Rapporter. Mina uppgifter visas enbart om du loggar in som användare, medan Administration och Rapporter är uteslutande för administratören. Dessa två områden är därmed de enda som kommer att behandlas särskilt i del 2, Administratörens roll.

5 2 Del 1. Att vara användare Månadskalendern När du loggat in i programmet visas en sida med välkomsttext. Gå vidare genom att välja en kategori och ett objekt i vallistan högst upp på sidan. Då visas en månadskalender för detta objekt. Till höger i menyn indikeras att du är på sidan för Månadskalendern. Överst på sidan finns en vallista med kategorier, om dessa lagts in av administratören, samt en vallista med de objekt som finns. Markera den kategori som det objekt du vill få fram information om tillhör. Välj sedan objekt i vallistan. Månadskalendern nedanför uppdateras nu och du ser vilka bokningar som gjorts under aktuell månad för valt objekt. Du ser även veckonumren till vänster om själva kalendern. Över kalendern finns en informationssymbol vid namnet för det valda objektet. Om du klickar på symbolen kan du få mer information om objektet. Önskar du se när detta objekt står till förfogande respektive är bokat för andra perioder än aktuell månad kan du enkelt se detta genom att ändra månad längst upp på sidan. På båda sidor om vallistan där aktuellt månadsnamn syns finns röda pilar. Genom att klicka på dessa kan du ändra vald period en månad i taget. Om du istället klickar på bläddringspilen efter namnet på månaden får du upp en lista över samtliga tolv månader. Markera den månad du vill se kalendern för. Överst på sidan kan du även välja vilket år kalendern ska visa. Klicka på pilen och markera sedan önskat årtal. Du kan välja kalendrar ett år bakåt och tre år framåt i tiden.

6 3 Veckokalendern Veckokalendern ger dig en översikt över objekten inom en kategori vecka för vecka. Du kan precis som i månadskalendern göra bokningar i veckokalendern. 1. I vallistorna högst upp på sidan väljer du årtal och vecka. 2. Om objekten är uppdelade i olika kategorier väljer du även den kategori du vill se kalendern för. 3. Genom att klicka på de röda pilarna som finns till höger respektive vänster om veckonumret och aktuella datum, kommer du till föregående respektive nästa vecka. Kalendern kan se ut på olika sätt. Det första alternativet är att du överst horisontellt ser veckodagarna, medan objektens namn kommer under varandra till vänster. Det andra alternativet ser du om du klickar på symbolen vid Vänd uppe till höger. Då byter veckodagarna plats med objektens namn, så att objektens namn visas överst horisontellt och dagarna under varandra till vänster. Du kan se fem objekt samtidigt. För att se övriga objekt får du använda rullisten för att komma längre ner på sidan. Objektens namn är länkade till informationsrutan där man kan läsa mer om dem. Om man klickar på namnet eller Info-symbolen visas samma information som när man klickar på Info-symbolen i månadskalendern. Du har även möjlighet att skriva ut veckokalendern, genom att klicka på symbolen för utskrift överst till höger. Uppe i vänstra hörnet i veckokalendern finns en plus- och en minusknapp. Genom att klicka på dessa kan du öka eller minska höjden på raderna i kalendern.

7 4 Boka objekt Du kan göra din bokning i månads- eller i veckokalendern. Välj i månadskalendern För att göra en bokning väljer du ett objekt i vallistan överst på sidan. Därefter väljer du vilket År och vilken Månad du vill boka tid för, antingen genom att välja månad och år i vallistorna, eller genom att klicka dig fram och tillbaka mellan månaderna med pilarna på var sida om månadsfältet. Har du ett [X] framför det objekt du valt, har administratören bestämt att du har rätt att se objektet, men inte boka det. Vill du ändå boka objektet, var vänlig kontakta administratören. Läs vidare nedan under Klicka på datumet. Välj i veckokalendern Leta upp det objekt du vill boka. Om objekten är sorterade i kategorier börjar du med att välja kategori längst upp till vänster på sidan. Genom att förflytta dig nedåt på sidan med rullisten kommer du åt alla objekten i den valda kategorin. Därefter väljer du vilket år och vilken vecka du vill boka tid för, antingen genom att välja Vecka och År i vallistorna, eller genom att klicka dig fram och tillbaka mellan veckorna med pilarna på var sida om listan där du väljer vecka. Står det ett [X] framför ett objekt, har administratören bestämt att du har rätt att se objektet, men inte boka det. Vill du ändå boka objektet, var vänlig kontakta administratören. Klicka på datumet

8 5 Varje datum i kalendern är klickbart. Genom att klicka på ett datum får du upp ett pop-upp fönster. (För att detta ska fungera måste du först ha valt ett objekt längst upp till vänster.) I det nya fönstret genomför du själva bokningen. Du kan välja Tidsperiod för bokningen och skriva en Kommentar. Om administratören angivit ett antal personer som maximalt kan bokas för ett objekt visas även alternativet Antal personer. Fyll i hur många som ska involveras i bokningen. Om administratören fyllt i e-postinställningarna under Administration kan du också skicka ett meddelande via e-post till den adress som lagts upp för objektet. Om din egen e-postadress finns inlagd i administrationen kommer denna att stå som avsändare till meddelandet. I annat fall kommer istället den e-postadress som administratören lagt in under Inställningar att visas för mottagaren. 1. Klicka på piltangenterna vid rutorna Från och Till och markera mellan vilka tidpunkter objektet ska bokas. Fyll i Antal personer och skriv eventuellt en Kommentar. 2. Det kan även finnas ytterligare fält, som administratören lagt in, som du i så fall skall fylla i. Om det är obligatoriskt att fylla i fältet visas en röd stjärna efter namnet på fältet. 3. Om e-postinställningar har gjorts för detta objekt finns här en ruta att skriva ett e-postmeddelande i. När bokningen slutförs skickas detta meddelande via e-post till en person som systemets administratör har angivit som ansvarig för objektet. Skriv meddelandet i meddelanderutan. 4. Om du vill få ett meddelande skickat till dig själv med bokingsinformation markerar du rutan Skicka mig ett e-postmeddelande med bokningsinformation. Meddelandet skickas till adressen som är angiven för den användare du är inloggad med i systemet. Meddelandet skickas endast om en e-postdress finns angiven för den aktuella användaren. 5. Klicka på knappen Lägg till. Dina inskrivna uppgifter visas nu längre ner på sidan under rubrikerna Tid, Bokad av, Personer, Kommentar och eventuella egendefinierade fält. Bokningen har även noterats i månadskalendern. Vilken information som visas i kalendern beror på vilka administrationsinställningar som gjorts. Om ingen tid för bokningen anges i kalendern kan man markera bokningen med muspekaren för att se tiden. Boka åt någon annan användare Administratören och den som är objektansvarig kan göra en bokning för någon annans räkning. Det kan även receptionister om administratören valt att ge dem denna rättighet. Om du ser fältet Boka åt kan du göra detta. Om du vet vilket användarnamn personen har som du ska göra en bokning åt kan du fylla i det direkt i fältet Boka åt. Vet du inte användarnamnet, kan du söka fram det. Klicka på länken Sök användare. Du kan söka på användarnamn, förnamn, eller på efternamn. Det räcker att du skriver några av de första bokstäverna i namnet och klickar på sök, så får du fram en lista med de användare som har tecknen i sitt namn eller användarnamn. Sedan väljer du den användare du vill ha och klickar på Välj användare.

9 6 Du kan skicka information om bokningen per e-post till användaren du gjorde bokningen åt. För att göra det klickar du i rutan före Skicka bokningsinformation till användare. Detta förutsätter att användarens korrekta e-postadress är inlagd i EZbooking. Om du ändrar en bokning som gjorts åt någon annan, och återigen klickar i rutan för att skicka e-post, går det ett e- postmeddelande med den nya informationen till användaren. Klicka slutligen på Lägg till. I bokningen visas sedan namnet på den du bokat åt under rubriken Bokad av. Stäng bokningsfönstret genom att klicka på Stäng. Ta bort bokningar Om det är tillåtet för användare att ta bort sina egna bokningar visas längst ut till höger i bokningsfönstret en pil - Redigera och en papperskorg - Ta bort. Om du klickar på papperskorgen får du en fråga om du säkert vill ta bort bokningen. Klicka OK för att ta bort bokningen, välj annars Avbryt. Om du tar bort en bokning där e-post skickades vid bokningstillfället kommer ett meddelande automatiskt att gå till samma e-postadress och underrätta om avbokningen. (Avboknings-meddelande skickas endast till den som är ansvarig för objektet.) Om du dessutom valde att skicka ett boknings-meddelande till dig själv kommer ett nytt meddelande skickas till dig som talar om att bokningen är ändrad. Observera att du inte kan ta bort gamla bokningar, eller bokningar som passerat tillåten tidsintervall för ändringar och avbokningar som satts av administratören. Redigera bokningar Om du inte är nöjd med bokningen och vill göra förändringar kan du justera dina inställningar. Klicka på pil-symbolen till höger på sidan. Nu visas de aktuella uppgifterna för

10 7 bokningen i den övre delen av bokningsfönstret. Du kan vid rutorna Tid, Personer, Kommentar, och de eventuella extrafälten göra önskade justeringar. När dessa gjorts klickar du på knappen Uppdatera. Den nya informationen ersätter nu den tidigare. OBS: Om du skickade ett meddelande till bokningsansvarig när du gjorde bokningen kommer ytterligare ett meddelande att skickas nu för att meddela att bokningen är ändrad. Om du dessutom valde att skicka ett bokningsmeddelande till dig själv är rutan Skicka mig ett e-postmeddelande ifylld. Om du inte vill ha ett meddelande att bokningen blivit ändrad måste du kryssa ur denna ruta. När du är nöjd med din bokning klickar du på Stäng för att stänga bokningsfönstret. Din bokning visas nu i månadskalendern. När någon klickar på ett datum du gjort en bokning för syns din information i bokningsfönstret. Byta objekt Om det är tillåtet att byta objekt för en bokning och ta bort gjorda bokningar visas en dubbel-pil till höger i bokningsfönstret. Om du vill byta objekt för bokningen klickar du på symbolen Byt objekt. De objekt i systemet du är behörig att boka och som är lediga den valda tidsperioden visas i en lista. Du kan även ändra datum och klockslag för bokningen. Listan över lediga objekt uppdateras när du ändrar datum, tid, eller kategori. Du kan även söka objekt genom att skriva in någon del av objektnamnet i sökfältet och sedan klicka på Sök. De objekt som uppfyller sökkriteriet visas i listan.

11 8 När du valt det objekt du vill byta till klickar du på Ändra vid det nya objektet och bokningen uppdateras. OBS: Om du skickade ett meddelande till bokningsansvarig när du gjorde bokningen kommer ytterligare ett meddelande att skickas nu för att meddela att bokningen är ändrad. Om du dessutom valde att skicka ett bokningsmeddelande till dig själv kommer ett nytt meddelande skickas till dig som talar om att bokningen är ändrad. Bokningar per dag Under Bokningar per dag kan du se vilka bokningar som gjorts en viss dag för alla objekt. Välj vilket datum du vill se bokningarna för och vilken kategori av objekt. På sidan visas nu eventuella bokningar, vad som är bokat, på vilka tider det är bokat och av vem. Om du vill skriva ut listan med bokningar kan du högerklicka och välja Skriv ut (Internet Explorer) eller Arkiv Skriv ut (Mozilla Firefox). Om du önskar göra en bokning av detta objekt kan du komma direkt till bokningen genom att klicka på det länkade objektnamnet. Bokningar per objekt Under Bokningar per objekt kan du se vilka bokningar som gjorts för ett visst objekt. Välj objekt, år och månad du vill se bokningarna för. På sidan visas nu eventuella bokningar för det valda objektet, datum, på vilka tider det är bokat och summan av den bokade tiden. Om du vill skriva ut listan med bokningar kan du högerklicka och välja Skriv ut (Internet Explorer) eller Arkiv Skriv ut (Mozilla Firefox).

12 9 Sök objekt Vill du boka en lokal en viss tid för ett visst antal personer? För att enkelt hitta lämpliga lokaler kan du använda dig av funktionen Sök objekt. 1. Klicka på Sök objekt i menyn till höger. 2. Välj vilken Dag och mellan vilka Tider du vill boka en lokal. Fyll även i Antalet personer du behöver plats för. 3. Välj Kategori om sådana finns. 4. Du kan också välja att fylla i hela eller delar av ett objekts namn för att söka fram ett visst objekt och se om det är ledigt. 5. Klicka därefter på knappen Sök. Nu visas en lista med lämpliga objekt. Genom att klicka på det länkade namnet får du ytterligare information om objektet. I ett nytt fönster kan du se exempelvis hur många personer objektet är anpassat för, var det ligger, vad det kostar att boka samt en mer allmän beskrivning. När du bestämt om objektet passar din bokning stänger du fönstret genom att klicka på Stäng. För att genomföra bokningen klickar du på länken Boka nu. Du hamnar nu direkt i bokningsfönstret för ditt objekt och dag. Fyll i önskade uppgifter och klicka sedan på Lägg till (Denna rutin finns beskriven ovan i manualen under rubriken Boka objekt.)

13 10 Multisök Om du vill göra en sökning med flera olika urval eller se om flera objekt är lediga samtidigt kan du göra en multisökning. 1. Gå till menyn Sök objekt, Multisök i menyn till höger. 2. Skapa de olika urvalsvillkoren vilka ska användas till sökningen genom att fylla i datum, tid, antal personer, kategori. Du kan också söka ett objekt genom att fylla i hela eller delar av ett objekts namn. 3. Klicka sedan på knappen Lägg till urvalsvillkor. Ditt urvalsvillkor läggs i en lista. 4. Upprepa steg 2 och 3 för att lägga till önskat antal urvalsvillkor. Vill du ta bort ett villkor klickar du på papperskorgen till höger. 5. När alla villkoren är skapade klickar du på knappen Sök. Sökresultaten presenteras nu i en lista, uppdelade per urvalsvillkor. Genom att klicka på det länkade namnet får du ytterligare information om objektet. När du bestämt om objektet passar din bokning stänger du informationsfönstret genom att klicka på Stäng. Om du vill ändra något villkor eller lägga till ytterligare klickar du på Tillbaka. Du kommer då tillbaka till sidan med urvalsvillkor. Om du vill boka något av de listade objekten klickar du på Boka nu till höger. Du hamnar nu direkt i bokningsfönstret för ditt objekt. Fyll i önskade uppgifter och klicka sedan på Lägg till för att genomföra bokningen. Denna rutin finns beskriven tidigare i manualen under rubriken Boka objekt.

14 11 Sök bokade objekt Om du vill söka fram en viss bokning kan man använda funktionen Sök bokade objekt. 1. Gå till menyn Sök objekt, Sök bokade i menyn till höger. 2. Fyll i önskade sökkriterier; Datum Från och Till, Klockslag, Ansvarig, eventuell Kategori, Objekt, Kommentar samt eventuell text som kan finnas i de egendefinierade fälten. Du behöver inte fylla i alla fälten. 3. Klicka sedan på Sök. De bokningar som överensstämmer med de valda sökkriterierna visas nu i en lista tillsammans med tid och datum för bokningen. Om du vill se mer information om bokningen eller eventuellt lägga till en bokning på samma objekt kan du klicka på datumet för bokningen i resultatlistan. Ett bokningsfönster för det aktuella objektet öppnas då. Om du vill se mer information om objektet kan du klicka på objektnamnet. Ett informationsfönster öppnas. För att stänga fönstret klickar du på knappen Stäng. Löpande bokningar Har du återkommande möten som alltid infaller vid samma tidpunkt? Med EZbooking kan du göra fortlöpande bokningar för objekt över en vald tidsperiod. Du kan välja om du vill att bokningen ska gälla Valda dagar (alternativen måndag till söndag), Alla dagar, eller Alla vardagar. Om du önskar kan du som användare ta bort en egen löpande bokning. Administratören kan både ta bort egna och användarnas löpande bokningar. Sök lediga objekt För att ta reda på om ett objekt är ledigt under en viss tidsperiod, på ett visst klockslag kan du använda funktionen Sök, löpande bokning 1. Klicka på menyn Löpande bokning och undermenyn Sök. 2. Välj mellan vilka dagar och tider du vill boka ett objekt. Fyll även i Antalet personer du behöver plats för. 3. Välj Kategori om sådana finns. 4. Du kan också välja att fylla i hela eller delar av ett objekts namn för att söka fram ett visst objekt och se om det är ledigt. 5. Klicka därefter på knappen Sök. Nu visas en lista med lämpliga objekt. Genom att klicka på det länkade namnet får du ytterligare information om objektet. I ett nytt fönster kan du se exempelvis hur många personer lokalen rymmer, var lokalen ligger, vad den kostar att boka samt en mer allmän beskrivning. När du bestämt om objektet passar din bokning stänger du fönstret genom att klicka på Stäng.

15 12 Om ett objekt är delvis ledigt under den valda tidsperioden markeras det med ett [X] under rubriken Delvis ledigt i sökresultatlistan. Delvis ledig innebär att objektet vid någon tidpunkt under den valda perioden redan är bokad. För att genomföra bokningen klickar du på Boka nu till höger. Då hamnar du direkt i bokningsfönstret för löpande bokningar. Den valda tidsperioden och objektet är förvalt i bokningsfälten. Gör eventuella justeringar och fyll i kompletterande fält. Klicka sedan på knappen Registrera. För mer information om bokning av objekt för fler än en dag, se rubriken Boka nedan i manualen. Boka 1. Klicka på Löpande bokningar i menyn till höger. Du hamnar då på undermenyn Boka. 2. Om det är tillåtet att göra en sammanhängande bokning över flera dagar väljer du om du vill Boka all tid mellan Från- och Till-tiden eller om du vill boka Valda dagar enligt nedan. 3. Om det inte är tillåtet att göra en sammanhängande bokning över flera dagar eller om du valde alternativet boka Valda dagar enligt nedan kan du nu välja om du vill att din löpande bokning ska gälla varje vecka eller varannan vecka med start den vecka där vald Från-dag finns. 4. Välj vilka dagar du vill boka. Klicka på radioknapparna framför något av alternativen Alla vardagar, Alla dagar eller Valda dagar. 5. Markera från vilket datum den löpande bokningen ska inledas samt till vilket datum bokningen ska gälla. 6. Fyll i önskat Klockslag för bokningen. 7. Välj Kategori om sådana finns och sedan vilket Objekt som ska bokas och fyll i det Antal personer som ska delta. Skriv sedan en Kommentar och fyll i eventuella extrafält.

16 13 Obs: Vid objektlistan finns en Info-symbol. Om du klickar på den visas objektinformation för det objekt som är valt i listan. Om du däremot för muspekaren över Info-symbolen visas en ruta med gällande bokningsinställningar för det valda objektet. 8. Om du vill skicka ett meddelande till objektansvarige skriver du in ett meddelande i meddelanderutan E-postmeddelande till objektansvarig. 9. Vill du ha ett meddelande med bokningsinformation skickat till dig eller den bokningen görs åt, markerar du rutan Skicka bokningsinformation till användare. 10. Klicka på Registrera. Du får nu ett besked på hur bokningen fallit ut. Om objektet redan är bokat vid något av de tillfällen som inkluderats i din bokning listas dessa. Du kan sedan välja om du vill registrera övriga bokningar eller inte. Om du väljer Nej kommer du tillbaka till sidan för löpande bokningar och kan göra om inställningarna. Väljer du Ja får du textbeskedet Din bokning är nu klar. Ta bort löpande bokningar I undermenyn till Löpande bokningar finns knappen Redigera. Genom att klicka här får du upp en ny sida där dina löpande bokningar finns grupperade. Du kan nu välja att ta bort dessa; antingen hela gruppen eller vissa bokningar i gruppen. Notera att de bokningar som har passerat tillåtet avbokningsdatum visas inte här. Om du önskar ta bort någon av de bokningar som ingår i en löpande bokning klickar du i kryssrutan för att markera denna. Genom att klicka i kryssrutan framför objektnamnet markerar du samtliga bokningar för detta objekt. Markeringen försvinner om du klickar i kryssrutan en andra gång. De markerade bokningarna tas bort när du klickar på knappen Ta bort. De bokningar som inte markerats kommer att finnas kvar. Vill du förändra en enskild bokning i din löpande bokning gör du det i objektets bokningsfönster. Gå in på den bokning du vill förändra via objektets kalender eller via Mina bokningar och klicka på länken Ändra. OBS: Om du vid bokningstillfället valde att skicka ett meddelande till dig själv och/eller bokningsansvarig kommer ett nytt meddelande att skickas som talar om att bokningen är ändrad eller borttagen. Mina bokningar Här kan du se alla bokningar du gjort, för samtliga objekt. Du väljer själv vilken tidsperiod som ska visas och kan sedan granska dina bokningar. Klicka på Mina Bokningar i menyn till höger. Överst på sidan finns rutor där du ställer in Datum, Månad och År. Ställ in Från vilket datum dina bokningar ska visas och Till vilket slutdatum. Genom att klicka på någon av rubrikerna Datum, Från-Till, Objekt eller Kommentar kan du ändra sorteringsordningen på dina bokningar.

17 14 Om du vill redigera en bokning klickar du på objektnamnet för bokningen. Ett bokningsfönster öppnas och du kan göra eventuella justeringar. Mina uppgifter Under Mina uppgifter kan du som användare ändra och uppdatera dina personliga uppgifter. Du kan dock inte ändra Organisation eller Användarnamn. 1. Klicka på Mina uppgifter i menyn till höger. Ändra de uppgifter som är felaktiga. 2. Klicka på Spara. På en ny sida visas nu beskedet Användarinformationen är uppdaterad. 3. Klicka på länken för att komma tillbaka till sidan med den sparade informationen. OBS: Om du inte ser menyn Mina uppgifter beror det på att du som användare inte har rätt att redigera dessa uppgifter. Detta bestäms med en administrationsinställning.

18 15 Hjälp Om du som användare behöver hjälp när du använder programmet kan du klicka på Hjälp i menyn till höger. Här presenteras en lista över de områden som hjälpen inkluderar. Rubrikerna är länkar som du kan klicka på för att få mer detaljerad information om de olika funktionerna i EZbooking. Hjälptexten ligger under rubrikerna i en rullningslista. OBS: Om du inte har Hjälp-knappar i programmet beror det på en inställning administratören gjort. För att läsa manualen klickar du på länken. Om du inte har Acrobat Reader, som behövs för att kunna öppna dokumentet, klickar du på länken och laddar ner programmet utan kostnad. Vill du sedan ha manualen i pappersform väljer du Skriv ut under Arkiv i din webbläsare. Det går även bra att ladda hem filen och spara den på hårddisken för att titta på eller skriva ut vid senare tillfälle. Använder din organisation fler Artologikprodukter kan logotypen i högra hörnet genomgående fungera som en länk till en sida där du kan logga in i någon av de andra Artologikprodukterna. OBS: Om du inte har menyn beror det på en inställning administratören gjort. Logga ut När du använt klart EZbooking är det viktigt att du loggar ut ur systemet. När du loggar ut säkerställer du att ingen annan använder EZbooking via din inloggning. Klicka på Logga ut längst ner i högra hörnet. I ett pop-up fönster får du frågan Är du säker på att du vill logga ut? Klicka OK för att logga ut, välj annars Avbryt. OBS: Om du inte har en knapp för att logga ut beror det på en inställning administratören gjort.

19 16 Del 2. Att vara administratör Rubrikerna Månadskalendern, Veckokalendern, Boka objekt, Bokningar per dag, Bokningar per objekt, Löpande bokningar, Sök objekt, Mina bokningar, Hjälp, och Logga ut fungerar likadant för administratören som för användaren. För information om dessa funktioner, se del 1 tidigare i manualen. Sist i manualen finns en Kom igång-text som är en utförlig beskrivning av hur administratören lägger in information i EZbooking. Skillnaderna i behörigheter mellan de båda huvudgrupperna finns först under rubrikerna Mina uppgifter, Administration och Rapporter. Administration Administrationen kommer enbart den åt som är administratör av något slag. Under Administration hanterar du de Objekt, Kategorier, Scheman, Organisationer, Användare, Inställningar, Helgdagar och Språk som finns i EZbooking. Administrera objekt Administrationen av objekt är tillgänglig för administratörer, organisationsadministratörer och objektadministratörer. En objektadministratör

20 17 kan enbart administrera de objekt han/hon är objektadminstratör för, en organisationsadministratör kan administrera de objekt hans/hennes organisation har rätt att boka, medan en administratör kan administrera samtliga objekt. När du väljer Administration av objekt i menyn till höger kommer du automatiskt till sidan som visar en lista över de objekt som finns inlagda i systemet. Här kan du välja att lägga upp ett nytt objekt eller ta fram ett befintligt objekt med hjälp av sökfunktionen. I sökresultatet kan du sedan klicka dig vidare till det objekt du vill arbeta med. Du kan även ändra och uppdatera uppgifter som blivit inaktuella, samt lägga in en bild på objektet. I den tomma rutan efter Söktext längst upp på sidan fyller du i namnet eller delar av namnet på det objekt du vill administrera. Klicka på Sök objekt till höger om rutan. Du får nu upp en lista över de objekt som matchar din sökning. Vill du registrera ett nytt objekt klickar du istället på Nytt objekt. Klicka på valt objekt. Du får nu upp en lista med information om objektet. Här inkluderas Objektnamn, en kort Beskrivning av objektet, eventuell Kategori, Behörighetsnivå för att boka objektet, om objektet ska Visas eller inte, Antal personer, E-postadress, Adress, Kontaktperson, Objektadministratör, vilket Schema som ska gälla för objektet, eventuell tid då objektet inte får bokas, pris per heldag, halvdag och timme, Bokningsinformation, eventuellt Dokument samt en eventuell Bild. Har du under inställningar valt att ha en koppling mellan organisationer och objekt, bestämmer du här vilka organisationer som ska få boka det här objektet. Välj från listan till vänster bland samtliga organisationer och klicka på pilarna för att flytta organisationen till listan till höger för de som får boka objektet. Har du under inställningar valt att ha en koppling mellan användare och objekt, bestämmer du här även vilka användare som ska få boka det här objektet. Välj från listan till vänster bland samtliga användare och klicka på pilarna för att flytta användaren till listan till höger för de som får boka objektet. Längst ner på sidan finns några inställningar. De beskrivs längre fram i manualen under rubriken Objektinställningar. Som administratör kan du ändra dessa uppgifter, om exempelvis adresser ändrats eller priser behöver uppdateras. Observera att den e-postadress som eventuellt anges kopplas till objektet. Detta innebär att alla användares epostmeddelanden som skickas i samband med bokning av objekt kommer till denna e-postadress. Klicka på Spara när önskade ändringar gjorts. För varje objekt sätts en Behörighetsnivå mellan 1-9. En hög behörighetsnivå innebär att endast personer med samma behörighetsnivå eller högre har rätt att boka objektet. Ju högre behörighetsnivå ett objekt har, desto färre personer

21 18 har rätt att boka det. Om en användare har lägre behörighet än ett objekt, men administratören valt att objektet skall visas, kan användaren se men inte boka objektet. Notera att om inställningarna för koppling mellan objekt och organisation samt objekt och användare är aktiva, kommer enbart valda användare kunna boka objektet. Detta innebär att även om en användare har en tillräcklig behörighetsnivå, är det inte säkert att han/hon har rätt att boka objektet. Endast den prisinformation du fyller i visas i informationsrutan för objektet. Om du väljer att endast ange Pris heldag, syns alltså inte rubrikerna för Pris halvdag respektive Pris per timme. Lägga in dokument Som administratör kan du välja att lägga till ett eller flera dokument till objektet. Dokumentet kommer att visas som en klickbar länk, tillsammans med övrig information om objektet, när användaren klickar på länken Läs mer om på sidan med månadskalendern eller på Info-symbolen i veckokalendern. 1. Gå till Administration>Objekt och klicka på det objekt du vill bearbeta. 2. Klicka på knappen Bläddra vid rubriken Dokument. Välj vilken fil du vill lägga in genom att dubbelklicka på filnamnet. 3. Klicka sedan på Spara. Du får nu en bekräftelse på att objektet är uppdaterat. Klicka på länken för att återgå till sidan där informationen läggs in. 4. För att lägga in fler dokument, upprepa proceduren. Granska och ta bort dokumentet På raden vid rubriken Dokument finns nu det inlagda dokumentet och en papperskorg. Genom att klicka på det länkade filnamnet får du upp dokumentet i ett nytt fönster. Stäng detta för att återgå till informationssidan om objektet. Om du istället klickar på papperskorgen får du frågan om du säkert vill ta bort dokumentet. Klicka på OK för att ta bort den, välj annars Avbryt. Lägga in bild Som administratör kan du även välja att lägga in en bild på objektet. Bilden kommer att visas, tillsammans med övrig information om objektet, när användaren klickar på länken Läs mer om på sidan med månadskalendern, eller på Info-symbolen i veckokalendern. 1. Gå till Administration>Objekt och klicka på det objekt du vill bearbeta. 2. Klicka på knappen Bläddra vid rubriken Bild. Välj vilken bild du vill lägga in genom att dubbelklicka på filnamnet. De bildformat som kan användas är Gif, Jpg och Png. Vi rekommenderar att filstorleken begränsas till 100 kilobyte. 3. Klicka sedan på Spara. Du får nu en bekräftelse på att objektet är uppdaterat. Klicka på länken för att återgå till sidan där informationen läggs in.

22 19 4. Om proceduren upprepas kommer den förra bilen ersättas med den senast inlagda. Granska och ta bort bild På raden vid rubriken Bild finns nu den inlagda bilden och en papperskorg. Genom att klicka på det länkade filnamnet får du upp bilden i ett nytt fönster. Stäng detta för att återgå till informationssidan om objektet. Om du istället klickar på papperskorgen får du frågan om du säkert vill ta bort bilden. Klicka på OK för att ta bort den, välj annars Avbryt. Objektinställningar För varje objekt kan du göra diverse inställningar. Schema Välj vilket schema som ska användas för det aktuella objektet genom att markera önskat schema i vallistan. För varje Schema finns fördefinierade priser och genom att klicka på Sätt pris kan du justera dessa för just det här objektet. Observera att detta enbart är möjligt om du under Inställningar > Prisinställningar valt att använda objektets priser per pass i stället för timpriser om objektet bokas via schema. Om du väljer alternativet Ospecificerat kopplas inte objektet till något Schema. Om du kopplar objektet till ett schema inaktiveras automatiskt funktionen Ej bokningsbar tid och möjligheten att boka objektet endast i hela timmar. För mer information om Schema, se rubriken Administrera Scheman längre fram i manualen. Ej bokningsbar tid Mellan de angivna klockslagen kan inga bokningar göras, inte ens löpande bokningar. Om du anger samma tid i både Från- och Till-fälten i tidvalslistorna sätts inga begränsningar. Observera: Den här funktionen kan bara användas om objektet inte är kopplat till ett schema. Bokningsinfo Texten som skrivs in här visas som en rubrik i nedre delen av bokningsfönstret för objektet. Detta objekt kan endast bokas i hela timmar Med den här inställningen kan du bestämma om du vill att objektet bara ska få bokas hela timmar. Om du inte markerar denna kan du boka enligt de tidsintervall om är angivna under Inställningar > Bokningsinställningar. Observera att det kan finnas andra bokningsinställningar som kan påverka bokningsmöjligherna. Om du till exempel använder sig av Schema kan den här inställningen inte användas. Bokningar på detta objekt kan endast tas bort av en administratör Med den här inställningen kan du bestämma vem som ska få ta bort en bokning - användaren som gjort bokningen eller bara administratörer.

23 Egendefinierat fält 2 visas och måste ifyllas vid bokning av detta objekt Om du markerar den här inställningen visas i bokningsfönstret ett nytt fält som då blir obligatoriskt att fylla i vid en bokning. Detta objekt får bokas för en sammanhängande period över flera dagar Med denna inställning tillåter du att objektet kan bokas för en sammanhängande period som sträcker sig över flera dagar. Den här inställningen syns endast om du under Inställningar > Bokningsinställningar har markerat inställningen Aktivera möjligheten att göra en sammanhängande bokning över flera dagar. Den sammanhängande bokningen gör du under menyn Löpande bokning genom att markera alternativet Boka all tid mellan Från- och Till-tiden. Maximum antal timmar som en användare kan boka detta objekt Här kan du begränsa antal timmar en användare får boka upp objektet. Skrivs ingen siffra in kan objektet bokas obegränsat antal timmar. Exempel: Begränsningen sätts till fyra timmar. Användaren bokar två timmar dag ett och två timmar dag två. När tiden för den första bokningen passerat kan användaren boka ytterligare två timmar, så den totalt uppbokade tiden är fyra. Administratören kan boka obegränsat antal timmar. Språkhantering/ändra Genom att klicka på knappen Språkhantering/ändra kan du ange hur de olika objekten och beskrivningarna av dessa ska anges på de språk som finns inlagda. Klicka på något av alternativen Spara, Spara och stäng eller Stäng. Ta bort objekt Som administratör kan du även välja att ta bort ett objekt. Sök upp det objekt du vill ta bort. Klicka på objektnamnet för att få upp information om objektet. Klicka på knappen Ta bort. Klicka OK i pop-up fönstret om objektet ska tas bort, välj annars Avbryt. När ett objekt tagits bort visas en bekräftelse på att objektet är borttaget. Observera att de bokningar som gjorts för ett objekt tas bort tillsammans med detta. Exportera användarna Genom att klicka på knappen Exportera användarna kan du här ta ut en lista med information om de användare som har rätt att boka objektet. Administrera kategorier Som administratör kan du välja att dela in objekten i kategorier. Detta underlättar överskådligheten och gör det lättare för användarna att hitta rätt objekt. 20

24 21 Lägga till nya kategorier 1. Klicka på knappen Ny kategori längst upp på sidan. 2. Fyll i namnet på den nya kategorin. 3. Fyll i max antal framtida bokningar per användare för kategorin. Skrivs ingen siffra in kan man göra obegränsat antal bokningar för kategorin. Notera att administratören alltid kan boka obegränsat antal framtida bokningar. 4. Spara. Den nya kategorin finns nu med i listan under Kategorier på startsidan med objektens kalendrar. Nästa steg är att koppla objekt till den nya kategorin. 1. Klicka på Objekt under Administration i menyn till höger. 2. Välj ett objekt genom att klicka på det länkade namnet. I vallistan efter Kategori väljer du den kategori objektet ska kopplas till. 3. Klicka sedan på spara. Objektet hittas därmed i denna kategori. Söka kategorier 1. Fyll i namnet, eller delar av namnet, på den kategori du vill söka i textrutan. 2. Klicka på Sök kategori. 3. Om sökningen gav träffar visas en lista på de kategorier som matchar din sökning. Från sökresultatet kan du klicka dig vidare till den kategori du vill få information om. 4. När du klickar på vald kategori visas språkhanteringen för kategorinamnet. Om du önskar kan du ändra namnen på de språk som finns inlagda i systemet. Du kan också ändra max antal framtida bokningar per användare för kategorin. 5. Klicka sedan på Spara. Ta bort kategorier Det går också att ta bort en kategori. 1. Sök efter den kategori du vill ta bort. Klicka på kategorins namn i listan. 2. Använd knappen Ta bort. 3. Du får nu frågan om du verkligen vill ta bort kategorin. Välj OK eller Avbryt. De objekt som ingick i den borttagna kategorin kommer nu att anges som okategoriserade. Administrera scheman Scheman är ett alternativ till vanlig bokning. Istället för att boka ett objekt mellan två valfria tider bokar du olika pass, schemalagda pass. Passen är fördefinierade tidsperioder med fasta tider. För varje schema skapar du ett eller flera pass. När du kopplat ett schema till ett objekt kommer du i bokningsfönstret att kunna välja mellan de olika definierade passen istället för att välja tidsperiod för bokningen.

25 När du kopplat ett schema till ett objekt inaktiveras funktionen Ej bokningsbar tid. Du kan även sätta ett pris på varje pass. Lägga till nya scheman Klicka på knappen Nytt schema längst upp på sidan. Fyll i namnet på det nya schemat. Spara. Klicka på det nya schemat igen. Klicka sedan på knappen Nytt pass Fyll i namnet på det nya passet i samtliga språkfält. Välj vilken tidsperiod passet ska omfatta. Sätt ett pris. (Priset kan även ändras per objekt under Administration > Objekt. Obs: endast administratörer kan ändra priset.) 7. Spara. 8. Upprepa steg 4-7 om fler pass ska skapas. Stäng sedan pop up-fönstret. Nästa steg är att koppla objekt till det nya schemat. 1. Klicka på Objekt under Administration i menyn till höger. 2. Välj ett objekt genom att klicka på det länkade namnet. I vallistan efter Schema väljer du det schema objektet ska kopplas till. 3. Klicka sedan på spara. 22

26 23 Söka scheman 1. Fyll i namnet, eller delar av namnet, på det schema du vill söka i textrutan. 2. Klicka på Sök schema. 3. Om sökningen gav träffar visas en lista på de scheman som matchar din sökning. Från sökresultatet kan du klicka dig vidare till det schema du vill få information om. 4. När du klickar på valt schema visas språkhanteringen för schemat. Om du önskar kan du ändra namnen på de språk som finns inlagda i systemet. 5. Klicka sedan på Spara. Ta bort scheman Det går också att ta bort ett schema. 1. Sök efter det schema du vill ta bort. Klicka på schemats namn i listan. 2. Använd knappen Ta bort. 3. Du får nu frågan om du verkligen vill ta bort schemat. Välj OK eller Avbryt. De pass som ingick i det borttagna schemat kommer nu också raderas. Ta bort pass Det går också att ta bort pass. 1. Sök efter det schema som innehåller det pass du vill ta bort. Klicka på schemats namn i listan. 2. Klicka på papperskorgen till höger om det aktuella passet. 3. Du får nu frågan om du verkligen vill ta bort passet. Välj OK eller Avbryt. Passet blir nu raderat. Organisationsadministration

27 24 Administratören kan välja att lägga upp en ny organisation eller söka fram en befintlig med hjälp av sökfunktionen. Organisationer kan även inaktiveras, vilket innebär att även de användare som är knutna till organisationen inaktiveras. Lägga till ny organisation 1. Klicka på Organisation i menyn till höger under Administration. 2. Klicka på knappen Ny organisation längst upp till höger på sidan. 3. Fyll i uppgifterna om den nya organisationen. De fält som är markerade med en röd stjärna är obligatoriska. 4. Om kopplingen mellan organisation och objekt har aktiverats under Administration/ Inställningar så anger du här även vilka objekt som organisationens användare ska ha tillgång till. 5. Spara när all information lagts in. Den nya organisationen finns nu med i listan under Organisationer. Söka organisationer 1. Fyll i namnet eller delar av namnet på den organisation du vill söka efter i textrutan. Klicka sedan på Sök aktiva eller Sök inaktiva. I sökresultatet kan du klicka dig vidare till den organisation du vill arbeta med. Du får nu upp ett flertal rader med information om aktuell organisation. 2. Gör eventuella ändringar av uppgifterna. 3. Klicka på Spara. Inaktivera organisationer Organisationer kan inaktiveras i EZbooking och blir då inaktiva i alla Artologikprodukter som din organisation använder sig av. Om organisationen ska finnas kvar i en annan Artologikprodukt måste du istället inaktivera de enskilda användarna som inte längre ska kunna logga in i EZbooking.

28 25 Klicka på organisationer i menyn till höger. Markera den organisation du vill ta bort, antingen i listan som visas eller genom att söka upp den. På en ny sida visas nu information om den valda organisationen. Klicka på knappen Inaktivera längst ner på sidan. Organisationen tas nu bort ur listan som visas vid sökning efter organisationer. Samtidigt inaktiveras de användare som är kopplade till denna organisation. En inaktiverad användare kan inte logga in och använda sig av EZbooking innan han eller hon på nytt blivit aktiverad av administratören. De tidigare bokningar som gjorts av användare eller organisationer som inaktiverats finns dock kvar och inkluderas i de rapporter som kan tas ut angående Objekt, Användare eller Organisationer. Under Rapporter, Per organisation visas den borttagna organisationen i vallistan med organisationer under rubriken **Inaktiva organisationer**. Aktivera organisationer En organisation som inaktiverats kan aktiveras på nytt om så önskas. När du klickar på Sök inaktiva får du upp alla inaktiverade organisationer i EZbooking och inaktiverade organsationer i era eventuella andra Artologikprodukter. Klicka på Sök inaktiva direkt för att få upp alla inaktiva eller sök på delar av organisationsnamnet i fältet för söktext. När du klickar på en organisationen i listan över träffarna får du upp sparad information om denna. Nu kan du göra eventuella redigeringar av uppgifterna och spara sedan för att aktivera organisationen. Administrera användare

29 För att administrera användare klickar du på Användare i menyn till höger under Administration. På sidan visas då en lista i bokstavsordning över de användare som finns inlagda i systemet. Här kan du lägga till en ny användare eller söka fram en befintlig med hjälp av sökfunktionen. Lägg till ny användare 1. Klicka på knappen Ny användare längst upp på sidan. 2. Fyll i uppgifterna om den nya användaren. De fält som är markerade med en röd stjärna är obligatoriska. 3. Om rollen organisationsadministratör har aktiverats under Administration/ Inställningar så kan du tilldela användaren denna roll genom att markera i en kryssruta. 4. Rollen Receptionist innebär att användaren kan se namnet på den som gjort en bokning då inställningen Visa inte namnet på den som har bokat för andra än administratörer och receptionister under Administration/ Inställningar/ Kalenderinställningar. Användaren kan också se Egendefinierat fält 2 om inställningen Endast den som är ansvarig för bokningen,receptionister och administratörer kan se detta fält är gjord. Är inställningen Ge receptionister rätt att boka för andra användare 26

30 27 aktiverad, kan även en användare med Reptionistbehörighet göra objektbokningar åt andra användare. 5. Om inställningen Använd koppling mellan användare och objekt aktiverats, kan du här även välja de objekt användaren får boka. 6. Spara när all information lagts in. Den nya användaren finns nu med i listan under Användare. Sök användare 1. Fyll i namnet, eller delar av namnet, på den användare du vill söka i textrutan. 2. Klicka på Sök aktiva för att söka bland aktiva användare i EZbooking. Klicka på Sök inaktiva för att leta bland användare som tidigare funnits i EZbooking. Om du har andra saminstallerade program i serien Artologik kan du även söka bland dessa programs användare. 3. Om sökningen gav träffar visas en lista på de användare som matchar din sökning. Från sökresultatet kan du klicka dig vidare till den användare du vill få information om. När du klickar på vald användare visas all tillgänglig information om denne. Du kan bland annat se användarens Förnamn, Efternamn, Organisation, Användarnamn, Behörighetsnivå och adressuppgifter. Denna information kan uppdateras och förändras efter önskemål. När du har gjort ändringarna - klicka på Spara. För varje användare kan du som administratör sätta en behörighetsnivå mellan 1-9. Ju högre behörighetsnivå, desto fler objekt har användaren rätt att boka tider för. För att en användare skall kunna boka ett objekt måste han/hon ha minst samma behörighetsnivå som objektet. Om en användare har lägre behörighet än ett objekt som administratören valt att Visa kan användaren se men inte boka objektet. Notera att om inställningen Använd koppling mellan användare och objekt är aktiverad, väljer du här vilka objekt användaren får boka. Det går enbart att välja bland de objekt som har lägre eller samma behörighetsnivå som användaren. Importera användare Det går också att lägga in användare i EZbooking från ett annat register. Klicka på Importera. På sidan som nu visas finns ett exempel på hur du ska strukturera uppgifterna för att de ska kunna infogas i EZbookings användarregister. Använd de koder som finns under tabellen för att ange Behörighetsnivå i systemet. I vallistan bredvid rubriken Välj organisation väljer du den organisation som användarna tillhör. Klicka sedan på Exempelfil så öppnas denna i ett nytt fönster. Skriv över de exempeluppgifter som finns i tabellen med dina uppgifter enligt samma struktur. Var noga med att skriva över eller ta bort alla exempeluppgifterna med dina nya användaruppgifter. Ligger några uppgifter på en i övrigt tom rad uppfattas detta som ofullständiga uppgifter och ger

31 28 felmeddelande. Tomma rader får endast finnas efter sista användaren i dokumentet. Inga markeringar får finnas i dessa tomma fält. Spara filen på din hårddisk när du lagt in alla uppgifter. Har du gjort ändringar i dokumentet får du frågan om du vill spara dem när du försöker stänga fönstret. Välj Ja och spara registeruppgifterna i filformatet Text (tabbavgränsad) (*.txt). Har du en fil som är strukturerad på exakt samma sätt, men sparad i ett annat format, t ex Excel (*.xls), räcker det att ge filen ett namn som slutar på (*.txt) istället för i detta fallet (*.xls). Längst ner på sidan finns knappen Bläddra för att leta upp text-filen i datorns katalog. Klicka på Bläddra, leta upp filen och dubbelklicka på den. Klicka sedan på Hämta text-fil för att föra över uppgifterna till EZbooking. Användarnamnet är den uppgift som är unik för varje användare i användarregistret. Alla användare som ska importeras visas i en tabell och kan få status Giltig samt Dubblett med blå text eller röd text. Dubblett med blå text betyder att denna användare förekommer på mer än ett ställe i filen du försöker importera. Dessa dubbletter måste ändras, det räcker att ändra användarnamnet, eller tas bort innan importen kan fullföljas. Dubblett med röd text innebär att användaren redan finns i databasen. En sådan dubblett kan få finnas kvar, men om importen slutförs ersätts de uppgifter som redan finns på detta användarnamn i databasen av de nya uppgifterna som importeras. Klicka på länken Ändra/Ta bort för att redigera användarnamnet. Skriv in det nya användarnamnet och klicka på Spara eller välj istället Radera för att ta bort användaren ur importfilen. När inga blåmarkerade dubbletter finns kvar kan du klicka på Slutför import. Notera igen att de rödmarkerade dubbletterna då ersätter befintliga uppgifter på respektive användarnamn i databasen. När du klickar Slutför import förs uppgifterna in i databasen. Exportera användare Genom att klicka på excelsymbolen kan du exportera information om användarna. Som administratör kan du exportera samtliga användare, medan du som objektadministratör enbart kan exportera användare som har rätt till dina objekt. Inaktivera användare 1. Sök fram aktuell användare, eller klicka på användarnamnet i listan över användare. 2. Längst ner på sidan med information om användaren klickar du på knappen Inaktivera. 3. Klicka OK för att inaktivera användaren, välj annars Avbryt. Aktivera användare En användare som inaktiverats kan aktiveras på nytt om så önskas. Om organisationen användaren tillhör är inaktiverad, måste denna först aktiveras.