Dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden

Transkript

1 Vår beteckning BLN 2014/40 nr Barn- och utbildningsförvaltningen Gäller från den 1 oktober 2014 Fastställd av bildningsnämnden 46 Dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden

2 Innehåll Bakgrund och begränsningar 2 IT-stöd 2 Vad är en dokumenthanteringsplan? 2 Varför behövs en dokumenthanteringsplan? 2 Dokumenthantering och post 3 Arkivering 3 Offentlighet och sekretess 3 Diarieföring och registrering 3 Diariet eller systematisk förvaring? 4 Diareföring 4 Förvaring av diarieförda ärenden 4 Objektsregistrering 4 Systematisk, typordnad förvaring 4 Särskilda typer av ärenden 4 Personalärenden 4 Upphandlingar 5 Anonyma brev, klagomål 5 Arkivering av handlingar 5 Förvaring och säkerhet 6 Papper 6 Pennor, skrivare m.m. 6 IT-media 6 Arkivlokaler och skåp 7 Arkivering, rensning och gallring 7 Koder och förkortningar 7 Rensning 7 Gallring 7 Överlämnande kommunarkivet 8 När någon ska sluta eller byta arbete 8 Dokumenthanteringsplanen (bifogas) 8 Fakturor 5 2

3 Bakgrund och begränsningar Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) utgör deras arkiv. Arkiv ska bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att godose rätten insyn (handlingsoffentlighet), förvaltningens behov av information samt forskningens behov av källmaterial. Rekommendationerna om bevarande eller gallring är teknikoberoende vilket innebär att rekommendationerna är desamma oberoende av om uppgifterna finns på papper, mikrofilm eller som digitalt medium. IT-stöd Inom utbildningsväsendet, liksom övriga sektorer i samhället, sköts en ständigt ökande del av administrationen med ett alltmer avancerat IT-stöd. Inom utbildningsverksamheten märks det mest i form av komplexa system för framför allt elevregistrering och betygsdokumentation, men även schemaläggning, planering av studieprogram, antal lärartimmar, särskilda insatser m.m. För att man t.ex. ska kunna utfärda nya betyg måste verksamhetssystemet med alla unika data finnas kvar och dessa måste kunna långtidslagras i elektronisk form. Vad är en dokumenthanteringsplan? För att ha kontroll över vilka dokument, vilken information som kommunen hanterar ska varje förvaltning och bolag upprätta en s.k. dokumenthanteringsplan. Det är en lathund för vad vi ska göra med den information som hanteras hos oss. Det är också en lathund för vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Dokumenthanteringsplanen ger överblick över informationsflödet och med denna kontroll är det också lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa information. Informationen eller handlingarna som ska redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså handla om allt från papper en post i en databas. Varför behövs en dokumenthanteringsplan? Dokumenthanteringsplanen behövs för att slippa fatta gallringsbeslut varje gång gallring är aktuell, något som medför ett stort merarbete då man måste kontrollera bestämmelser och göra ställningstagande vid varje enskilt fälle rörande vad som är värt att spara. En plan ger färdiga rutiner för gallring, vilket gör det lättare för alla att ämpa det i det dagliga arbetet. Dokumenthanteringsplanen fungerar som en lathund och ger en god översyn av verksamheten. Alla har samma rutiner vilket medför mindre risk för felgallring, något som kan ställa problem. Ingen vill ju få allmänheten mot sig eller bli JO-anmäld. Dokumenthanteringsplanen är ett värdefullt hjälpmedel i de verksamheter som kan bli föremål för kvalitetscertifiering eller annat övergripande processtänkande eller styrande. Ökad kunskap om handlingarna gör det lättare att ta ställning frågor rörande sekretess och offentlighet. Detta medför en högre beredskap för denna typ av frågor. I kommunens arkivreglemente står att läsa att dokumenthanteringsplan ska finnas, den kan ses som en direkt följd av det arkivansvar som är fastslaget i Arkivlagen. 2

4 Att gallra utan att gå efter den antagna dokumenthanteringsplanen är inte åtet, ett gallringsbeslut för varje gallring måste då istället tas. Det är därför viktigt att ha en antagen och uppdaterad dokumenthanteringsplan så att man inte ägnar sig åt oåten gallring. Det är endast dokumenthanteringsplanen som gäller rörande vad som är åtet att gallra löpande och vid vilka tidpunkter. Gallringsråden från kommunförbundet eller andra råd får alltså inte användas som gallringsbeslut, de används istället som stöd när man utarbetar en dokumenthanteringsplan. Dokumenthantering och post Den verksamhet Håbo kommuns nämnder, förvaltningar och bolag bedriver är offentlig. Det innebär att allmänheten har rätt insyn i kommunernas verksamhet. Kommunens arkiv är enligt arkivlagen (Arkivlagen 3) en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras så att det godoser rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov Arkivering När ett ärende eller uppdrag är avslutat ska det arkiveras i kommunarkivet, men det är oftast praktiskt att handlingarna kring ett visst ärende förvaras vid den egna arbetsplatsen under en tid först. Den som ska sluta sitt jobb, ansvarar för att handlingar rensas och gallras enligt de rutiner som finns. Själva arkiveringen och överlämnandet kommunarkivet brukar arkivredogöraren vid respektive arbetsplats ta hand om. Offentlighet och sekretess Sätt Dig in i vad offentlighet och sekretess innebär inom just din enhet, så att Du är beredd inför en eventuell fråga om utlämnande av handlingar. Om du är tveksam att lämna ut en uppgift, kolla med närmaste chef, administrativa chefen eller nämndsekreteraren vid barn- och utbildningskontoret, som har delegation på att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar. Beslut måste alltid grunda sig på aktuell paragraf i offentlighet- och sekretesslagen. Utlämnande av allmänna handlingar ska ske skyndsamt. Enligt JO betyder det normalt samma dag, eller högst 2-3 dagar. Diarieföring och registrering Registreringen ska ses som en central funktion i förvaltningens informationshantering, inte som en isolerad rutin. I första hand registreras handlingar för att underlätta allmänhetens insyn, men ett annat viktigt skäl är att skapa ordning och reda för förvaltningens egna behov. Reglerna om registrering av allmänna handlingar finns i offentlighetoch sekretesslagens 5 kap. Huvudregeln är att handlingar som kommit in eller upprättats hos en myndighet ska registreras. När det gäller handlingar som innehåller uppgifter som är sekretesskyddade finns ett krav på registrering. Offentliga handlingar behöver däremot inte registreras, under förutsättning att de hålls ordnade så att man 3

5 snabbt och enkelt kan avgöra om de kommit in eller upprättats. Här är dokumenthanteringsplanen ett hjälpmedel. Diariet eller systematisk förvaring? Man kan registrera handlingar på olika sätt. Man väljer metod utifrån lagstiftningens krav och förvaltningens egna behov. Diarieföring är ett slags dagboksregistrering av handlingar. Ordet diarium betyder ursprungligen dagbok. En variant av diareföring är objektsregistrering. Det finns också en enklare lösning på kravet att kunna visa att handlingar kommit in eller skickats ut och kravet att hitta handlingar, nämligen systematisk eller typordnad förvaring. Ibland kan man behöva komplettera med en postlista. En postlista kan vara en enkel lista där man manuellt skriver in dagens inkommande och utgående skrivelser. Diareföring Diarieföring används om handlingarna inte passar för systematisk förvaring eller objektsregistrering och inte har någon naturlig sorteringsordning. Diarieföring används för allmänna ärenden och handlingar som måste registreras för att man lätt ska hitta dem och när man har behov av att bevaka handläggningen. Vid barn- och utbildningskontoret sker diarieföring hos varje enskild medarbetare. Handlingar som omfattas av sekretess ska enligt lag registreras. Antingen sker det i förvaltningens diarium eller i ett särskilt register. Förvaring av diarieförda ärenden Pågående ärenden förvaras hos handläggaren eller hos nämndsekreteraren om ärendet är föremål för nämnds behandling. När ett ärende är avslutat ska det omgående arkivskåpen. För att underlätta vid utlämnande av handlingar ska alla handlingar i ett ärende finnas elektroniskt, antingen genom att de är framställda i ärendehanteringssystemet eller inskannade och registrerade. Att detta görs ansvarar varje enskild medarbetare på barn- och utbildningskontoret. Objektsregistrering Att samla handlingar per objekt kan kännas naturligt för vissa typer av ärenden. Ett objekt kan vara t.ex. en person (handlingar samlas i personakter), en fastighet, en anläggning el. dylikt. Systematisk, typordnad förvaring Att förvara handlingar systematiskt är praktiskt för handlingar som lätt kan återfinnas utan register eller kodsystem. Den passar för ärenden som förekommer i ganska stor mängd och är likartade, där handläggningen följer fasta rutiner och handläggningstiden oftast är kort. Handlingarna är självregistrerande, dvs. har en naturlig inbördes ordning som gör de möjligt att sortera dem och också upptäcka om något saknas, t.ex. verifikationers numrering och protokolls paragrafnummer. Lämpligt förvaringssätt är ofta ämnesordnat i pärmar. Särskilda typer av ärenden Personalärenden För uppgifter som skyddas av sekretess finns som ovan nämnts ett krav på diarieföring. Handlingar med sekretesskyddade uppgifter ska förvaras på en plats där endast behöriga har gång dem. Elevoch personalsociala ärenden innehåller ofta sekretesskyddad information (t.ex. ärenden som rör rehabilitering, anpassning, disciplinfrågor och arbetsskador), vilket innebär att de ska diarieföras. Beslut i dessa ärenden är däremot i regel inte sekretessbelagda. 4

6 Upphandlingar I samband med upphandlingar gäller sekretess, vilket påverkar registreringen av ärendena. Samtliga handlingar i ett ärende samlas i en akt. Vilken handling som påbörjar ärendet kan växla beroende på vilken typ av upphandling det gäller. I diariet ska man kunna följa ärendet från början slut utan att sekretessbelagda uppgifter avslöjas. Särskilda rutiner för hanteringen upprättas av upphandlingsavdelningen. Anonyma brev, klagomål Anonyma brev hanteras beroende på innehållet och kopplingen verksamheten. Är avsändaren anonym och innehållet är sådant att det inte går att vidta någon åtgärd, behöver brevet enligt lagstiftningen inte diarieföras. Men enligt kommunens rutin för synpunktshantering diarieförs och bevaras alltid även sådana brev. Gäller det däremot en fråga som myndigheten kan handlägga utan att veta avsändarens identitet, räknas handlingen som inkommen. Eventuella klagomål på verksamheten bör alltid diarieföras. Fakturor Fakturor är självregistrerande i och med att de får ett löpnummer som kan användas för identifiering. Registreringen i bokföringen är därmed räcklig. Observera att fakturor som innehåller sekretessbelagda uppgifter måste förvaras skyddade. Arkivering av handlingar Reglerna om allmänna handlingar finns i Tryckfrihetsförordningen (TF) kap 2. Till arkivhandlingar räknas 1. Handlingar som upprättats av myndigheten: Protokoll, arkivexemplar av utgående brev och andra handlingar, diarier, register, räkenskaper, ritningar, fotografier m.m. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 TF 1 som av myndigheten omhändertagits för arkivering. Sådana handlingar ska arkiveras av myndigheten om de kan anses vara av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Minnesanteckningar som ersätter protokoll jämställs med protokoll. 2. Handlingar som inkommit myndigheten (för efterrättelse, handläggning eller kännedom, eller efter remiss): Skrivelser och rapporter av olika slag, förordningar, delgivningar, kännedomsprotokoll m.m. Inkomna tryckta skrifter (betänkanden, författningar och liknande) blir arkivhandlingar om de blir föremål för myndighetens handläggning. Till arkivhandlingar räknas inte 1 TF 2 kap 9 Hos Myndighet kommen minnesanteckning som ej har expedierats skall ej heller efter den tidpunkt då den enligt 7 är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den icke tages om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit endast för ärendets föredragning eller beredning, dock ej den del den har fört ärendet sakuppgift. Utkast eller koncept myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej har expedierats anses ej som allmän handling, såvida den icke tages om hand för arkivering. 5

7 1. Anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar eller liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör när den slutgiltiga skrivelsen har upprättats. 2. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 TF som inte för några sakuppgifter av betydelse och därför ej omhändertagits för arkivering. 3. Dubbletter och brukskopior av handlingar när originalhandlingarna förvaras hos myndigheten. 4. Regelbundet inkommande tryckta publikationer (betänkanden, författningar m.m.) som inte blir föremål för myndighetens handläggning. Protokoll blir arkivhandling när det är färdigskrivet och justerat. En handling som hör ett ärende blir arkivhandling när ärendet övergår från att vara pågående att vara avslutat. Noteringar i register, journaler och fortlöpande förteckningar (ett diarium t.ex.) blir arkivhandling direkt när noteringen är färdigskriven. Förvaring och säkerhet Handlingar som ska bevaras ska finnas kvar för alltid. För alltid definieras i detta sammanhang år. Säkerhet omfattar många områden: Underlaget för skrift eller bild (t.ex. pappers-, film-, bandkvalitet) Medel för skriften (t.ex. pennor, färg) Reproduktionsmetoder (t.ex. kopiatorer) Framställningsmetoder (t.ex. skrivare) Säkerhetskopiering (t.ex. backuper, lagringsmetoder) Förvaring (t.ex. arkivlokaler, skåp) Brand-, översvämnings-, inbrotts-, stöld- och åtkomstskydd Papper Krav finns att använda antingen arkivbeständigt eller åldringsbeständigt papper. Arkivbeständigt papper känns igen på vattenstämpeln med texten Svenskt Arkiv. Det används nämndsprotokoll och diarier. Åldringsbeständigt papper används i alla andra sammanhang. Färgat papper är inte åldringsbeständigt och bör därför varken användas eller förvaras sammans med handlingar som ska bevaras. Det mest miljövänliga pappret anses för övrigt vara Svenskt Arkiv, men detta är betydligt dyrare än annat papper och ska därför användas sparsamt. Pennor, skrivare m.m. Det är i samtliga fall kombinationen av underlag och skrivmedel som är intressant. Ett dåligt papper och en godkänd penna eller ett bra papper och en dålig skrift kan göra att kraven inte kan uppfyllas. Uppgifter om godkända pennor, stämpelfärg, kopiatorer och skrivare m.m. kan fås från kommunarkivet. IT-media Redan vid uppläggning/inköp av IT-system måste man ta hänsyn om informationen ska vara sökbar även efter lång tid. Det kan bli mycket dyrt att lösa sådana frågor i efterhand. Kontakta IT-avdelningen eller kommunarkivet för diskussion. 6

8 Arkivlokaler och skåp Arkiv ska förvaras skyddade mot förstörelse, skada och grepp och obehörig åtkomst. Det största hotet mot pappershandlingar är fukt och värme. Om arkivhandlingar förvaras i skåp (utanför en arkivlokal) bör skåpet vara av sådan kvalitet att brand- och stöldskydd upprätthålls. Brandskydd i minst 60 minuter bör dock vara minimum. Arkivering, rensning och gallring Koder och förkortningar Kodplaner, kodnycklar, beskrivningar av IT-system m.m. måste också sparas! Många av våra datoriserade system kräver speciell hård- eller mjukvara eller kodnycklar för att kunna läsa/tolka information. Ibland är det av olika skäl inte möjligt att överföra data från en gammal version en nyare. I dessa fall måste man spara dokumentation av det här slaget sammans med handlingarna de berör. Inom våra verksamheter används många förkortningar som kanske är väl kända just nu och av dem som arbetar med materialet, men som om några år fordrar stora insatser för att förstå. Bifoga därför också förklaringar alla förkortningar som inte kan betraktas som allmängiltiga eller höra vårt gängse språkbruk. Rensning Att rensa innebär att man senast i samband med arkivläggningen, dvs. när ärendet är avslutat, tar bort sådana arbetspapper som inte behövs för att man ska förstå ärendet. anteckningar och meddelanden av fällig betydelse, övertaliga avskrifter och kopior, kladdar, utkast etc. som ersatts av slutgiltig skrivelse, trycksaker man inte behövt åtgärda, minnesanteckningar som inte har fört ärendet sakuppgift. Rensar man inte bort dessa handlingar, blir de genom arkivläggningen allmänna handlingar. Rensning ska utföras av handläggaren eftersom handläggaren är den som känner ärendet bäst. Gallring Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. Det betyder inte att flytta handlingar t.ex. från ett arbetsrum arkivet. Man gallrar för att begränsa växten och för att frilägga och lättare kunna hitta intressanta handlingar. Det bästa är att lägga in själva gallringsproceduren regelbundet och årligen. Underlätta gallring genom att skilja på gallringsbara handlingar och ej gallringsbara handlingar medan de är aktuella. Kontrollera i dokumenthanteringsplanen vad som får gallras och när. Märk gärna upp pärmar (motsvarande) med uppgift om när handlingarna kan gallras. Om pärmarna redan är märkta med gallringsår är det enkelt för vem som helst att verkställa gallringen. I samband med gallringen upprättar och undertecknar ansvarig person ett gallringsbevis vilket sparas på arbetsplatsen. Känslig information (inte bara sekretessbelagd) ska strimlas eller brännas. Övriga handlingar kan man lägga i pappersåtervinningen. En tumregel när det gäller vad som kan betraktas som känslig information kan vara alla handlingar där man kan spåra en enskild individ, direkt eller indirekt. 7

9 Gallring av allmänna handlingar innebär en inskränkning i allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och måste därför ske genomtänkt. Gallrar man för lite kan det å andra sidan bli svårt att hitta de intressantaste uppgifterna. Att gallra är också en ekonomisk fråga arkivlokaler kostar pengar. Planen är ett levande dokument som förändras i takt med att nya rutiner, formulär och metoder förändras. Meddela arkivredogöraren eller arkivansvarig om något saknas eller är fel i planen eller av annan anledning behöver ändras. Överlämnande kommunarkivet När en handling inte längre används i verksamheten kan de överlämnas kommunarkivet, förutsatt att det är handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras. Före överlämnandet ska aktrensning och föreskriven gallring ha ägt rum och arkivet ska vara ordnat. Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga en följesedel. Allt lämnas kommunarkivet sorterat i arkivkartonger där inga gem eller plastfickor får förekomma. Överenskommelse med kommunarkivet måste göras före leverans. När någon ska sluta eller byta arbete Den som planerar att sluta sitt arbete, ansvarar för att handlingar som ska arkiveras tas om hand enligt de anvisningar som finns och att handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen kan gallras förstörs. Den som träder en befattning ska inte behöva börja med att reda upp efter sin företrädare! Dokumenthanteringsplanen (bifogas) Dokumenthanteringsplanen tar upp alla handlingar som inkommer eller upprättas inom förvaltningen. Den beskriver handlingens liv, hur den förvaras vid arkivläggningen, och om och när den kan gallras alternativt när den överlämnas kommunarkivet för slutarkivering. 8

10 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Styra, planera och följa upp Styra, planera och följa upp verksamheten Styrdokument Beslut Delegationsbeslut Se anmärkning Se anmärkning Beslut bevaras/gallras enligt fastställda gallringsfrister för respektive beslut. Hantera budget Anmälan av delegationsbeslut Anmälan av delegationsbeslut görs bildningsnämnden genom förteckning över fattade beslut. Plan för intern kontroll Krisplan På respektive enhet. Likabehandlingplan På respektive enhet. Lokalplanering Underlag och planer. Läsårsdata Delegationsbeslut. Nämndplan Ordningsregler På respektive enhet. Policys Riktlinjer, regler, rutiner Verksamhetsplan Enligt skollagen 4:6 Bildningsnämndens budget, antagen (fördelning av ram) Fördelning av förvaltningens totala intäkter och kostnader per verksamhet Fördelning av intäkter och kostnader i budget per resultatenhet fördelat på verksamhet Budgetbeslut beslutas och protokollförs i nämnd. Prislistan tas fram av ekonomiavdelningen inför varje kalenderår 1

11 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Beslut om elevpeng Kvalitetskontrollera och följa upp verksamheten Enkätfrågor med enkätsammanställning och /eller statistiksammanställningar Hantera nämnd Hantera möten Enkäter - svar Enätsvar gallars efter det att materialet sammanställts. Kvalitetsredovisning Skollagen 4:6 Rapporter och utredningar - interna T.ex. rapporter nämnden, rapport från intern kontroll Rapporter och utredningar av externa T.ex. externa konsulter, SCB. utförare Utvärderingar Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkning och dylikt hanteras av lönekontoret och gallras 10 år efter inkomståret. Kan gallras efter två år om uppgifterna finns i lönehanteringssystemet Anmälan av delegationsbeslut Anmälan av delegationsbeslut görs bildningsnämnden och åerrapporteras som förteckning över fattade beslut. Föredragningslista, dagordning och kallelse 2 år Förteckning över förtroendevalda Upprättas av kommunstyrelsen Ärenden nämnd Mötesanteckningar från verksamhetsmöten, informationsmöten, fälliga arbetsgrupper Löpande anteckningar från möten som ej är beslut kan gallras vid inaktualitet 2

12 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Mötesanteckningar från skolledarträffar, referensgrupper, samrådsgrupper T.ex. centrala elevråd, föräldraråd, ungdomsråd Protokoll nämnd, samverkan Protokoll från APT och arbetslagsmöten APT-protokoll diarieförs eller ordnas systematiskt på respektive enhet. Stödja verksamheten Hantera ekonomi Hantera ekonomiska rapporter och prognoser Bildningsnämndens bokslut Bokslutet ska även diarieföras i protokoll från nämnden. Enheternas resultat per verksamhet Fördelning av över-/underskott i bokslut Budgetunderlag, års- och flerårsbudget 2 år Ekonomiska kalkyler 2 år Barn- och utbildningskontoret Månadsrapport nämnd Barn- och utbildningskontoret Nyckeltalsuppföljning 2 år Prognoser Underlag från barn- och utbildningskontorets ekonomiavdelning diarieförs på respektive enhet två gånger/år (tertial 1 och 2). Hantera ekonomisk redovisning Bokföringsorder Internfakturor, avstämningslistor Kontoutdrag Transaktionslistor Verfikationer, betalda internfakturor Verfikationer, internfakturor underlag 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 3

13 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Hantera kundreskontra Avskrivna fordringar 10 år Avstämningslistor kundfakturor 10 år Debiteringsunderlag 10 år Ej elektroniska leverantörsfakturor 10 år Elektroniska leverantörsfakturor 10 år Makuleringar 10 år Måltidskuponger, listor 2 år Kvitton och följesedlar 10 år Redovisning av handkassa 10 år Reglera uteblivna avgifter för förskola och 3 år Görs av barn- och utbildningskontoret. fritidshem Rekvisitioner 10 år Underlag för utbetalning av barn- och 10 år Görs på barn- och utbildningskontoret skolpeng fristående verksamheter Hantera anläggningsgångar och inventarier Inventarieredovisning Sammanställning av inventarieförteckning skickas årligen KSK/ekonomi Inventarieförteckning På respektive enhet. Investeringar 10 år På respektive enhet. Hantera interkommunal ersättning och bidrag fristående verksamehter samt samverkan Förteckningar eller register över de elever som hör hemma i kommunen men går i skolan i en annan kommun. Uppgift om skolkommun bör finnas i registret Förteckningar/register över elever som undervisas i skolor under bildningsnämnden, men hör hemma i en annan kommun. 5 år efter eleven avslutat sin skolgång Elevkort och betygskataloger bör bevaras 4

14 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Rapporter om elevs skolgång i annan kommun. Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning. Generella samverkansavtal om utbildning och samverkan Avtal, beslut och överenskommelser rörande enskild elev om interkommunal ersättning/debitering för studier i annan kommun eller hos fristående huvudman. 2 år Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. 2 år Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Avser t.ex. NIU- avtal Efter avslutad utbildning. Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Information om interkommunal ersättning Hantera statsbidrag Ansökan om statsbidrag och beslut Rekvisition av statsbidrag Inklusive bilagor och beslut Hantera utdelning av premier och stipendier Beslut som ligger grund för premier och Beslutas av nämnden stipendier Redovisning av stipendiefördelning Redovisas nämnden Skolverksamheternas egna premier Hantera äggsbelopp Underlag för beslut om äggsbelopp T.ex. i form av åtgärdsprogram Beslut om äggsbelopp Delegationsbeslut 5

15 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Hantera remisser Remisser Inkommen remiss, besvarad Remissvar Inkommen remiss, obesvarad Hantera klagomål, anmälningar, överklaganden Synpunkter och klagomål Klagomål, synpunkter, beröm 2 år 2 år Svar på klagomål, synpunkter, beröm Sammanställning nämnd av synpunkter Sammanställning redovisas nämnd samt svar på synpunkter. två gånger per år. Anmälningar, överklaganden Anmälan polisen På respektive enhet. Anmälan socialtjänsten På respektive enhet. Överklagande och begäran av omprövning T.ex. beslut som går att överklaga enligt skollagen kap 8, kommunallagen kap 10. Diarieförs sammans med de beslut och handlingar som finns i samma ärende. Diarieförs sammans med de beslut och handlingar som finns i samma ärende. Föreläggande om yttrande Förelägganden från annan myndighet Yttranden T.ex. svar skolinspektionen, barnoch elevombudet eller motsvarande å nämndens vägar. Enheters yttranden skickas barn- och utbildningskontoret som skickar in svaren. Yttranden från motpart T.ex. i samband med överklaganden 6

16 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Kallelse förhandling Dom Stämningsansökan Föreläggande upprättade av oss T.ex. förelägganden vid syn eller om vite Hantera avtal, upphandling och inköp Avtal, kortfristiga och/eller för löpande drift T.ex. leasing av kopiatorer, städavtal, skoskjuts, hreskontrakt, måltid. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. På respektive enhet. 2 år Avtal, långfristiga På respektive enhet. Enkel upphandling På respektive enhet. Offerter På respektive enhet. Beställningar/inköp 2 år Underlag på respektive enhet Spontanofferter och leverantörsinformation Hantera personal Anställa och administrera anställning Annonser utlysta tjänster Ingår i tjänstesättningsärende Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst 2 år Ansökningshandlingar, erhållen tjänst i personalakt Anteckningar förda under intervju Behovsanalys med kravspecifikation Ingår i tjänstesättningsärende Förteckning över sökande tjänst Ingår i tjänstesättningsärende Spontana tjänsteansökningar På respektive enhet. Tidsbegränsad anställning med stöd av skollagen Utdrag ur polistens belastningsregister Obligatoriskt enligt skollagen 2:31. Original ska återlämnas på begäran. VFU-studenter, lista Barn- och utbildningskontoret 7

17 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Avsluta anställning Avsked, ansökningar Förhandlingsprotokoll, uppsägningar Uppsägningar, besked i personalakt. Administrera personal Arbetsgivarintyg 2 år Disciplinärenden Friskvårdsbidrag 2 år Ansökan med originalkvitto skickas löneenheten Nyckel- och kortkvittenser Gallras när nyckel är återlämnats. På respektive enhet. Personalregisterlistor Sekretessöverenskommelse i personalakt Semesterlistor På respektive enhet. Tjänstgöringsbetyg i personalakt Tjänstgöringsintyg i personalakt Hantera praktikplatser Praktikplatsers innehåll och utformning På respektive enhet Hantera rehabilitering och omplaceringar Anmälan om arbetsskada i personalakt efter att ärendet avslutats. Arbetsanpassning, dokumentation av behov i personalakt. och åtgärder Arbetsförmågebedömningar i personalakt. Arbetsträning, dokumenation av i personalakt. Beslut från försäkringskassan om i personalakt. sjukpenning Beslut från försäkringskassan om rehabiliteringsersättning i personalakt. 8

18 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Beslut från försäkringskassan rörande i personalakt. sjukersättning Försäkringskassans förfrågan om anställds 2 år Personalavdelningen inkomst och årsarbetstid Omplacering i personalakt. Rehabiliteringsplan i personalakt. Rehabiliteringsutredningar i personalakt. Rehabiliteringsärenden Rehabiliteringsmöten, protokoll i personalakt. Sjukanmälan och friskanmälan 2 år Hantera arbetsmiljöuppgifterna Elevbud, olycksfall, incidentrapport/arbetsskada Arbetsmiljöplan På respektive enhet Arbetsmiljöutredning På respektive enhet Risk, bud och skadehantering Riskbedömningar, systematiskt arbetsmiljöarbete Hantera samverkan Kallelse och dagordningar samverkan Kan gallras efter 2 år om de fungerar som register protokoll. Gäller både lokal och central samverkan. Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) Protokoll lokal samverkansgrupp 2 år Protokoll med bilagor, central samverkan Hantera löner och frånvaro Ledighetsansökan 2 år 9

19 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Läkarintyg vid tjänstledighet, VAB och sjukdom Kopia lönekontoret. Diarieförs om diagnos ingår, hanteras enligt sekretess OSL 39:2. Reseräkningar 2 år Hanteras av löneenheten Tidsrapportering 2 år På respektive enhet. Tjänstgöringsrapporter timanställda 2 år Hanteras av löneenheten Tjänstgöringsrapporter, lärare och övriga Hanteras av löneenheten Pedagogiskt matavtal Original löneenheten. Utbilda och utveckla personal Behörighetsgivande utbildning, bevis i personalakt Utvecklingsplan, individuell På respektive enhet Kursinbjudningar Utvecklingssamtal, anteckningar Efter att nytt samtal dokumenterats. Utvecklingsinsatser 2 år Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter personuppgiftsombudet PUL-ombudet är extern konsult, gemensam för kommunens nämnder Anmälan av personuppgiftsombud Nämndbeslut Förordnande och inrättande av personuppgiftsombud Registerförteckning Upprättas och diarieförs på respektive enhet. Handlingar rörande samtycken enligt personuppgiftslagen på respektive enhet. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång. Hantera allmänna handlingar Arkivförteckning 10

20 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Hantera information Arkivbeskrivning Beslut att inte lämna ut allmän handling Delegationsbeslut vissa funktioner inom förvaltningen Diarieförda handlingar Diarium - diarieförteckning Dokumenthanteringsplan Leveransreversal med arkivförteckning Egenproducerad information och trycksaker Fotografier som samlas i syfte att belysa den egna verksamheten Fotografier som inte samlas i syfte att belysa den egna verskamheten Korrespondens, rutinmässig Skolkatalog/fotokatalog Ett original bevaras på respektive enhet. Temporär information T.ex. veckobrev. elever/vårdnadshavare Lokalsamordning Hyreskontrakt 2 år 2 år efter kontraktets utgång. Hantera IT-stöd Licenser Lista över aktuella program Systemdokumentation Hantera fysisk arbetsmiljö och säkerhet Allergirondsprotokoll på enheten. Gallras när ny rond har genomförts. Brandlista Närvarolista 11

21 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Egenkontroll miljö På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. Livsmedelshantering (cafeteria) På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. Miljösyn (inomhus) På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. OVK-protokoll På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. Skyddsrondsprotokoll På respektive enhet. Gallras när ny rapport inkommer. Skadegörelse, inbrott, stöld När det rör polisanmälningar. Ej rörande enskild individ. Tillbudsrapportering Översyn lokaler Gymnastiksalar, NO-salar, slöjdsalar. Gallras när ny rapport inkommer. Hantera ansökningar gymnasieskola, gymnasiesärskola, särvux, KOMVUX och SFI Ansökningshandlingar särskild utbildning för vuxna (Särvux) Ansökningshandlingar vuxenutbildning (KOMVUX) och svenska för invandrare (SFI) Efter avslutad utbildning Ansökningshandlingar gymnasiesärskolan (Gysär) Ansökan och beslut om antagning Kämpe Ansökningshandlingar gymnasieskolan - antagna elever Avser även underlag, Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning 12

22 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Ansökningshandlingar gymnasieskolanej antagna elever 1 år efter avslutad reservantagning Yttrande/beslut och övriga handlingar avseende sökande utbildning i annan kommun Yttrande/beslut och övriga handlingar avseende sökande från annan kommun utbildning i Håbo kommun 5 år efter avslutat utbildning 5 år efter avslutat utbildning Under förutsättning att interkommunal debitering är utförd. Antagningslistor Efter avslutad reservantagning Antagningsstatistik, egenproducerat Beslut och underlag vid bedömning om en elev hör gymnasiesärskolans målgrupp och beslut om behovsgrupp för elev vid gymnasiesärskolan Beslut och underlag vid bedömning av behovsgrupp för elev vid gymnasiesärskolan Ansökan idrottsklass Ansökan boendet Kämpe Dokumentet fungerar som ett beslut Hantera elever i gymnasieskola, gymnasiesärskola, särvux, KOMVUX och SFI Dokumentera verksamheten Lokalt producerade läromedel Läromedelsförteckning 13

23 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Korrespondens mellan elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för eleven eller skolan Adress och kontaktuppgifter elev/vårdnadshavare Korrepondes av ringa betydelse kan gallras Kan gallras när uppgifterna är registrerade i Extens. Klasslista Slutgiltiga med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Övriga förteckningar och listor över elever som utgör hjälpmedel i det löpande arbetet kan gallras vid in aktualitet Lokalt utarbetade betygskriterier Kursplaner, arbetsplaner timplaner, lokala Information om utbud av valbara kurser Ett exemplar av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser och ämnen per läsår bör bevaras. Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Schema- lärar, kurs 3 år Grupplistor, kurslistor Slutgiltigt klasschema Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Statistik och rapporter andra 2 år myndigheter Kursutvärderingar 14

24 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Elevregister EXTENS: Personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen bör bevaras sammans med uppgifter av betydelse rörande elevens skolgång Övriga register och förteckningar över elever som upprättas som hjälpmedel för intern kontroll och redovisning Övriga handlingar av rutinkaraktär rörande elever och undervisning 3 år T.ex. för debitering av interkommunala avgifter D.v.s. underlag för planering, redovisning och kontroll av verksamhet Handlägga ärenden om enskilda elever Byte av program/ kurs Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro/närvaro Förs in i EXTENS. Vid hög frånvaro kan det vara av intresse att spara underlag s eleven avslutat utbildningen. Ansökan om avgång/studieuppehåll Förs in i EXTENS Beslut om utskrivning av elev T.ex. vid hög frånvaro Ansökan om ändrad studieplan Förs in i EXTENS. Specialanpassning av program t.ex. reducering ska även dokumenteras i åtgärdsprogram. Anmälan rektor Ansökan LOGOS diagnostisering Ansökan om matersättning Anmälan om specialkost Varning för indraget studiebidrag, CSN Studie IT kontrakt 15

25 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Elevkontrakt FC Disciplinära åtgärder, handlingar rörande avstängning/förvisning av elev, varning etc. Övrigt underlag för elevregistrering När eleven avslutat sin skolgång kan handlingarna gallras. Handlingar rörande samtycke enligt PUL Ansökan och beslut om SFI-bonus Efter avslutat utbildning Bilagor: betyg, beslut från migrationsverket samt personbevis Åtgärdsprogram Ansökan om förlängd studietid, reducerat program eller övrig specialutformning av program för enskild elev. Ansökan och beslut om särskild undervisning Ansökan och beslut om särskilda utbildningsinsatser Beslut om anpassad studiegång Beslut om enskild undervisning Beslut om särskild undervisningsgrupp Löpande handlingar och arbetsmaterial rörande stöd och specialundervisning Under förutsättning att annan förteckning över elever som omfattas av undervisningen bevaras. 16

26 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Utredning/kartläggning av enskild elev T.ex. läs och skrivsvårigheter, psykologisk, social eller pedagogisk utredning Underlag/kartläggning från tidigare utbildningsanordnare Insatsplan Läkarintyg Då det gäller kroniska besvär gallras efter avslutad skolgång. Handlingar från annan myndighet T.ex. försäkringskassan Överenskommelse om studiegång Besvaras Särskild överenskommelse för enskild elev vid vuxenutbildning Avtal/ansökan om äggsbelopp för elev som studerar i Håbo kommun Hantera prövning Ansökning prövning med bilagda handlingar När prövning är slutförd Anmälningar respektive lärare och medbedömare om prövning När prövning är slutförd Handlingar rörande avgifter för prövning, ansökan om befrielse m.m. Övriga handlingar rörande prövning T.ex. rutinkorrespondens Meddelande om genomförd prövning När uppgiften är dokumenterad Prövningsblankett Egenproducerat prövningsmaterial Hantera modersmålsundervisning Ansökan rörande enskild elev Förs in i EXTENS 17

27 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Hantera undervisning Förteckning över elever Lista med namn och personnummer med samtliga som gått i klassen sammans med uppgift om aktuellt språk under läsåret. Organisationsbeskrivning per år Handlingar rörande elevers specialarbeten och projekt Uppsatser och elevlösningar på skriftliga tester och prov När eleven avslutat utbildningen Under förutsättning att anteckning gjorts i betygskatalog. Gallras när betyg är satt och tiden för omprövning av betyg löpt ut. Vad gäller nationella prov, se ovan. Språktester i svenska för invandrare När eleven avslutat utbildningen Skriftlig betygsvarning Individuella studieplaner Då eleven avslutat utbildningen. Innehåller uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program. Dokumentation av extra anpassning av undervisning Bör bevaras s eleven avslutat utbildningen då underlaget kan behövas i utredning om åtgärdsprogram. Utvecklingssamtal, anteckningar från Förutsatt att uppgifter för uppföljning dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram Hantera prov, betyg och omdömen Betygskataloger i original t.o.m Bifoga förklaring av eventuella förkortningar och sifferkoder 18

28 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Betygskataloger fr.o.m Bifoga förklaring av eventuella förkortningar och sifferkoder. Sparas årsvis efter klass. Slutbetyg /avgångsbetyg, examensbevis, Hanteras som betygskatalog studiebevis eller samlat betygsdokument Resultat av prövning med anteckning om givet betyg Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar samtliga delar Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska 5 år Ämnesutlåtande Omdömessammanställning Ändring/rättelse av betyg Hanteras som betygskatalog Önskemål om utskrift av betyg/intyg Skriftliga bedömningar/intyg Om skriftliga bedömningar ges istället för slutbetyg Kodplaner och övriga förklararingar rörande betygsuppgifter Kurs/ämnesutlåtande 19

29 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Skolskjutsar Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Beslut om skolskjuts med anledning av annan särskild omständighet Kostnadsredovisningar avseende skolskjutsning (ingår i kommunens centralt förda räkenskaper) T.ex. med anledning av bestående funktionsnedsättning. Årsstatistik över skolsjutsverksamheten bland handlingar protokollen. Ansökningar och beslut om skolskjuts Elevförteckningar, scheman, sammanställning buss-/skolkort och övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten 2 år Ansökan är inaktuell när eleven fått beslut. Med undantag av fakturor. Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Kontakt med taxi/färdtjänst Hantera inackorderingsägg (bidrag) och reseersättning Ansökningar och beslut om inackorderingsägg 1 år 5 år efter att eleven avslutat sin skolgång Förteckning utbetalade inackorderingsägg Efter avslutad utbildning Ansökningar och beslut om reseersättning Efter avslutad utbildning Information om inackorderingsbidrag och reseersättning 20

30 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Hantera elevhälsa Lista- elever berättigade SL-kort Förlustanmälan skolkort Kurators dokumentation från elevärenden på rektors uppdrag Kurators dokumentation som inte föranleder ytterligare åtgärd Kartläggning/utredning av enskild elev, på rektors uppdrag, ska dokumenteras. Åtgärder för enskild elev, t.ex. samtal med kurator, på rektors uppdrag ska dokumenteras. Dokumentationen ska läggas i elevakten. Från spontanbesök, elev- och föräldrakontakter. Minnesanteckningar förs då elev tar egen kontakt med kurator för samtal men gallras vid inaktualitet. Psykologjournal Arkiveras i kommunhuset Skolhälsovårdsjournal Arkiveras i kommunhuset Dokumentation från specialpedagog I skolhälsovårdsjournalen Dokumentation från Lärarcoach Systematiskt på barn- och elevhälsoenheten. VITS ansökan Originalet samlas i skolhälsovårdens journal VITS underlag och beslut I skolhälsovårdsjournalen EHT + (ägs av respektive skola) Förvaras i elevakten på skolan Register/förteckningar över journaler som överlämnats annan huvudman Studie- och yrkesvägledning Remisser arbetsförmedlingen Avser elever vid gymnasiesärskolan 21

31 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Ansökan och omval gymnasieskolanansökan-kvittens Kodnyckel elevkoder för inloggning i intagningssystemet Placeringsmeddelande gällande praktisk arbetslivsorientering (PRAO) APL Register över arbetsgivare Handlingar angående PRAO/APL Det kommunala uppföljningsansvaret/informationsansvaret Protokoll från möten där undervisning eller Efter att antagningen är avslutad. Efter att antagningen är avslutad. Under förutsättning att anteckning om genomförd PRAO /APL görs i Extens. elevvård behandlats Elevregister (Förteckning eller sammanställning över samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret med persondata och uppgifter om arbetsplats eller annan sysselsättning) Intyg/betyg Individuella elevplaner, avtal och överenskommelser Förteckning över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret Vid läsåret slut Förutsatt att elevregister bevaras Personakter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Handlingar ang. anvisning och antagande av ungdomsplats 5 år efter upphörd placering Efter upphörd placering inklusive underlag, t.ex. svar på blanketter som skickats ungdom Under förutsättning av en förteckning över aktuella elever och arbetsplatser bevaras 22

32 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Statistik över ungdomsplatser m.m. som 2 år lämnas SCB Rapporter/redovisning från arbetsgivare 2 år T.ex. närvarorapporter Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behovs för förvaltningen Statistik, typ av åtgärder, antal deltagare etc. Kan även ingå i årsberättelser Kommunal musikskola Scheman Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om Verksamhetsberättelser som ger en bild av undervisningens innehåll. Organisationsplaner Inventarieförteckningar, uppgifter om instrument, anskaffningsår etc. Elevregister eller motsvarande Dokumentation över musikgrupper, ensemblelistor Anmälningar musikskolan Handlingar som rör närvaro När ny anmälan kommit in eller när eleven avslutat utbildningen 3 år det upprättas 23

33 Process/-handlingsslag Aktivitet/-handlingstyp Intyg om deltagande i utbildningen Senast efter avslutat utbildning Underlag för debitering av avgifter, löneutbetalning eller kontroll av verksamheten Rapporter och listor m.m. som utgör underlag för debitering av avgifter Förteckning eller register över uthyrning av instrument När kontroll, redovisning eller revision har skett 2 år Under förutsättning att bearbetning, kontroll, redovisning eller revision är slutförd 3 år Utgör underlag för intern kontroll och bör sparas s vederbörlig kontroll och eventuella krav verkställts 24