KOMMUNLEDNINGSUTSKOTTET Protokoll

Transkript

1 1 (18) Plats och tid, Kommunalrådets rum, kl 09: Beslutande Mikael Dahlqvist (S), Jan Bohlin (S) Åsa Johansson (S) Margret Bergkvist (V) Stellan Andersson (C) Övriga Jan Lilja, kommunchef Ingrid Bäcker, sekreterare Ersättare Göran Eriksson, (S) Justerings plats och tid Nämndsekretariatet Avser paragrafer Underskrifter Sekreterare Ingrid Bäcker Ordförande Jan Bohlin 19 Mikael Dahlqvist Justerande Stellan Andersson ANSLAG/BEVIS et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/Styrelse Kommunledningsutskottet Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Nämndsekretariatet Underskrift Ingrid Bäcker

2 2 (18) 19 KS 2012/159 Ansökan om tjänstledighet, 20 % (Utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen), anställd heltid som sjuksköterska inom äldreomsorgen, har ansökt om tjänstledighet, 20%, från till Anledningen är att kunna vara hemma mer, för att ta hand om sitt multihandikappade barn. (Utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) har tidigare haft nedsatt tjänstgöringsgrad med stöd av föräldraledighetslagen, vilket ej längre är möjligt eftersom dottern fyllt 8 år. (Utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) skrivelse Tf äldreomsorgschef Eva Alamas skrivelse Beslut Kommunledningsutskottet beslutar bevilja (utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) tjänstledighet, 20%, under perioden Därefter kommer fortsatt tjänstledighet inte att beviljas. Mikael Dahlqvist (S) deltar inte i handläggningen eller beslutet av ärendet på grund av jäv. Beslutet expedieras till (Utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) Tf äldreomsorgschefen

3 3 (18) 20 KS 2012/160 Budgetuppföljning januari-mars 2012 med prognos för helåret För perioden januari till mars är verksamheternas förbrukning totalt 2,5 miljoner lägre än budgeterat. Prognosen för helåret pekar mot ett utfall 4,3 miljoner lägre än budgeterat. Med utgångspunkt från verksamheternas prognoser för helåret kan årets resultat för kommunen förväntas bli +1,2 miljoner, vilket innebär ett resultat 4,3 miljoner bättre än budgeterat. En stor förändring sedan föregående uppföljning är att hänsyn tagits till att kostnaderna för avveckling av Myran kostnadsfördes redan Den budgeterade kostnaden för avvecklingen under 2012 har därefter tagits bort i nuvarande helårsprognos vilket förbättrat årets resultat med 5,0 miljoner. De största avvikelserna mot budget i prognosen: * 4,6 Mkr * Sociala avdelningen 0,1 Mkr * Barn- och bilningsutskottet -0,3 Mkr Förslag till åtgärder: Fortsatt översyn av verksamheternas kostnader för att hitta möjligheter till besparingar och effektiviseringar. Tf ekonomichef Jan Liljas skrivelse Rapporten godkänns.

4 4 (18) 21 KS 2012/181 Checkräkningskredit 40 miljoner kronor Kommunen har under 2011 utökat sin checkräkningskredit till 40 miljoner kronor då tidigare nivå, 20 miljoner kronor, ansågs för låg för att ha möjlighet till att minimera likvida medel på checkräkningskontot och samtidigt kunna möta variationer i utbetalningsbehov. I beslutet fanns tanken att 40 miljonersnivån skulle permanentas i samband med att kommunen gjorde en ny banktjänstupphandling under sommaren/hösten I upphandlingen, vilken Swedbank vann, permanentades checkkrediten till 40 miljoner kronor men banken behöver ett nytt separat beslut om nivån. Ekonomichef Jonas Nilssons skrivelse Kommunfullmäktige beslutar att höja nivån på checkkrediten till samma nivå som ingår i underliggande ramavtal för banktjänster d.v.s. 40 miljoner kronor så snart det är praktiskt möjligt och ger samtidigt kommunchefen i uppdrag att underteckna erforderliga handlingar.

5 5 (18) 22 KS 2012/180 Reviderad finanspolicy Kommunfullmäktige antog, , 68, en finanspolicy för att samordna kommunkoncernens finanshantering. Under åren som gått har ett antal förändringar skett vilket föranleder ett behov av att revidera befintlig finanspolicy. För det första har antalet bolag som berörs minskat. Tidigare fanns tre kommanditbolag vilka ägdes av Hagfors Energi AB. Kommanditbolagen är avvecklade så de juridiska personer som berörs av den reviderade finanspolicyn är Hagfors kommun, org.nr: , Hagforshem AB, org.nr: och Hagfors Energi AB, org.nr: För det andra justerade kommunen under 2011, tillfälligt med avsikt att det skulle permanentas, upp checkräkningskrediten från kronor till kronor vilket även togs in i det ramavtal om banktjänster som upphandlades under Ekonomichef Jonas Nílssons skrivelse Kommunfullmäktige antar Finanspolicy för Hagfors kommunkoncern.

6 6 (18) 23 KS 2011/128 Datorisering av kommunstyrelsens ledamöter Enligt tidigare beslut i kommunstyrelsen, , 76, anslogs kronor till införskaffande av 15 datorer med tillhörande licenser och tillbehör för ledamöter och ersättare till ett sammanlagt värde av kronor. Projektets genomförande har dragit ut på tiden på grund av att det nämndadministrativa systemet W3D3 inte har varit klart för skarp drift avseende nämndadministrationen. En förutsättning för att uppnå effekterna av en digitalisering av handlingarna till kommunstyrelsen är att systemet är anpassat till kommunens mallar för protokoll, kallelse samt tjänsteskrivelse. För att uppnå önskade effekter av att digitalisera nämndadministrationen krävs en anpassning av kommunens mallar till Ms-office Nuvarande mallar utvecklade för Open-office, stödjer inte systemet fullt ut och kommer inte att anpassas för framtida behov. Under förutsättning att MS-office 2010 införs i den kommunala förvaltningen krävs ett framtagande av nya mallar samt anpassningar av funktioner för nämndprocessen i systemet. Kostnaden för detta arbete beräknas uppgå till kronor. Enligt tidigare beslut finns kronor för inköp av bärbara datorer för kommunstyrelsens ledamöter inklusive ersättare. Vid utökningen av antalet ledamöter och ersättare uppgår antalet datorer till 26 st. En konsekvens av att datorisera kommunstyrelsens ledamöter och ersättare utgörs av att sammanträdesrummet inte är anpassat för den mängd datorer som skall användas vid ett sammanträde. Under förutsättning att kommunstyrelsens sammanträdesrum är tillräckligt stort skulle en anpassning i form av ytterligare el-uttag och utbyte av möblemang uppgå till kronor. Som ett alternativ till inköp av bärbara datorer med krav på ovanstående anpassningar föreslås istället inköp av läsplattor. Läsplattor har lång batteritid ca 10 timmar, tillräckligt för ett kommunstyrelsemöte, vilket utesluter behovet av ytterligare el-uttag, vidare behöver inte möbler bytas ut på grund av att nyttjandet av läsplattor inte kräver mer utrymme än nuvarande hantering av pappershandlingar. Kostnaden för inköp av läsplattor är beräknad på 28 st på grund av att IT-enheten behöver ett par för tester och support och eventuell utlåning om akuta tekniska problem uppstår. Vidare ingår kostnaden för en server med tillbehör avsedd för att hantera samtliga läsplattor vid behov av förändringar och support. Totalt uppgår kostnaden för läsplattor inklusive server till kronor varav kronor finns anslaget sedan tidigare. Efter att datorisering och utbildning genomförts skall samtliga ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen inneha en egen e-postadress i kommunens e-postsystem samt hämta kallelse med tillhörande handlingar via kommunens mötesportal som finns utlagd på nätet. Utskick av pappershandlingar kommer att upphöra för kommunstyrelsen och samtliga utskott när alla ledamöter och ersättare har tilldelats en läsplatta. För att erhålla planerade effekter i projektet förutsätts att kommunstyrelsens ledamöter inklusive ersättare utrustas med läsplattor som är mobilt anslutna till nätet vilket möjliggör mottagande av e-post samt tillgång till handlingar oavsett var man befinner sig. Den mobila nätanslutningen utgör en driftkostnad som uppgår till 99 kronor per läsplatta och månad, vilket ger en årlig kostnad för kommunstyrelsen som uppgår till kronor. Kapaciteten för det mobila abonnemanget uppgår till 2 Gb nedladdning av data per månad. Efter införandet av mobila abonnemang föreslås en sänkning av arvodet med 200 kronor per månad för förtroendevalda som tidigare erhållit ersättning med motsvarande belopp för internet m.m., enligt beslut i kommunstyrelsen , 27.

7 7 (18) 23 forts För att underlätta hanteringen av digitala handlingar finns en applikation, app, framtagen för W3D3 som möjliggör bland annat anteckningar och understrykningar i handlingar som är kopplade till mötets ärenden. Kostnaden för denna tjänst innebär en investering på kronor i licenskostnad samt kronor för installation och en driftkostnad som uppgår till 18 % av licenskostnaden vilket ger kronor per år. Fördelen med att använda en app för W3D3 är att den är integrerad med systemet vilket innebär att det inte medför några extra arbetsinsatser för att distribuera handlingarna digitalt och därigenom erhålls en effektivare hantering i nämndprocessen. Ledamöter och ersättare skall använda e-postadresser som tillhandahålls av kommunen vilket skall underlätta en dialog mellan politiker och kommunmedborgare och tjänstemän. Om erforderliga medel anslås kan läsplattor lämnas ut under maj månad år I samband med utlämnandet av läsplattor upphör utskick av pappershandlingar till kommunstyrelsen och samtliga utskott. Minskade driftkostnader har tidigare räknats in med kronor vid budgetering av portokostnader och kopiering för år Ytterligare effektiviseringar kan i dagsläget uppgå till kronor efter införandet av läsplattor. På sikt kan kopieringskapaciteten i Stadshuset anpassas till en lägre nivå när gällande avtal löper ut, november 2014, vilket medför ytterligare besparingar. Anpassningar av W3D3 kommer att ske löpande under Den årliga driftkostnaden uppgår till kronor fördelat på dels mobilt bredband, kronor, dels integration till W3D3, kronor. Efter att ytterligare effektiviseringar med kronor dragits ifrån erhålls en nettokostnad på kronor, vilket medför från och med 2013 års budget en permanent minskning av kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov med motsvarande belopp som överföres till administrativa enhetens verksamhet, 150, nämndsekretariatet. Sammanfattningsvis är den totala införandekostnaden av läsplattor enligt följande: Engångskostnad 28 läsplattor inklusive systemserver kronor Integration av app samt byte av mallar Avgår tidigare anslagna medel Total engångskostnad kronor kronor kronor Driftkostnad per år Abonnemang mobilt internet 2 Gb Integration W3D3 Ytterligare effektiviseringar porto, kopiering Total driftkostnad per år kronor kronor kronor kronor Administrativa chefen Johnny Lövgrens skrivelse

8 8 (18) 23 forts beslutar om inköp av 28 läsplattor och en server med tillbehör samt utbyte av mallar och integrering av läsplattor i det nämndadministrativa systemet W3D3 till en kostnad av kronor. Erforderliga medel anslås från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov. beslutar om sänkning av arvodet med 200 kronor per månad för ledamöter som erhållit kompensation för internet mm.vidare beslutas att kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov i 2013 års budget minskas med kronor och överföres till administrativa enhetens verksamhet, 150, nämndsekretariat med motsvarande belopp.

9 9 (18) 24 KS 2011/248 Tillägg i kommunstyrelsens reglemente s reglemente som antogs av kommunfullmäktige , 73, föreslås kompletteras med ett tillägg under 27 Undertecknande av handlingar enligt följande: s firma tecknas av kommunstyrelsens ordförande och kommunchef var för sig, eller av kommunstyrelsens 1:e vice ordförande och ekonomichef i förening. Administrativa chefen Johnny Lövgrens skrivelse Kommunfullmäktige beslutar att anta föreslaget tillägg till 27 i kommunstyrelsens reglemente.

10 10 (18) 25 KS 2011/361 Förändring av regler/normer för föreningsbidrag Kommunalt bidrag ges i dag till föreningar med ungdomsverksamhet i form av aktivitetsbidrag, instruktörsbidrag, ledarutbildningsbidrag, anläggnings/lokalbidrag och särskilt bidrag, enligt normer gällande från med vissa tillägg. Kommunalt bidrag ges till lokalhållande föreningar i form av lokalbidrag, verksamhetsbidrag, bevarandebidrag och särskilt bidrag enligt normer gällande från Bidrag ges även till kultur- och teaterföreningar, föreningar inom vård och omsorg, stödföreningar, hem- och skolaföreningar och pensionärsföreningar varav det till de sistnämnda ges bidrag per elev och medlem. Utvecklingsenheten har haft uppdraget att föreslå ändrade regler/normer att gälla från I december 2011 förelåg ett preliminärt förslag som skickades ut till ca 150 föreningar med begäran om synpunkter varav 15 svar inkom. Sammanfattning av föreslagna förändringar De största föreslagna förändringarna utgörs av ändrad åldersintervall för begreppet ungdom vilket föreslås gälla från 5-20 år i stället för nuvarande 5-25 år. Ett evenemangs-och utvecklingsbidrag ersätter dagens olika bidrag för kultur- och teaterföreningar och övriga verksamhetsbidrag. Det nya bidraget kan sökas av samtliga föreningar och delas upp i två olika delar, ett för planerad årlig verksamhet som sökes i november för nästkommande år, dels ett bidrag för evenemang som ej kunnat planeras/sökas i förväg som kan sökas under pågående verksamhetsår. I dag erhåller ett 20-tal föreningar bidrag som lokalhållande förening då man tillhandahåller lokaler för egna och andras arrangemang. Detta minskas ned till 5 st med geografisk spridning. Övriga förändringar som föreslås gäller handläggning av bidragen till föräldraföreningar/hemoch skola,vilket flyttas till barn- och bildningsutskottet, bidragen till vård-, omsorg-, stöd-, och pensionärsföreningar överflyttas till individ- och omsorgsutskottet. Bidraget till pensionärsföreningar vilket i dag baseras på antalet medlemmar slopas och i stället ges samma möjlighet för dessa att söka evenemangs- och utvecklingsbidrag för aktiviteter riktade mot målgruppen pensionärer. Utvecklingsenheten Leif Svenssons skrivelse Kommunfullmäktige antar de av utvecklingsenheten framtagna nya reglerna/normerna för föreningsbidrag att gälla från

11 11 (18) 26 KS 2012/14 Vision för Hagfors kommun Under vintern/våren 2012 har en politisk arbetsgrupp bestående av ordförandegruppen och samtliga partiledare inom kommunens aktiva partier, förutom SD, tillsammans arbetat fram ett förslag till vision för Hagfors kommun. Visionen är en del i arbetet med det nya styrsystemet (balanserat styrkort) och ska fungera som en tydlig ledstjärna för kommunens medarbetare i det dagliga arbetet. Efter slutfört arbete har arbetsgruppen kommit fram till följande verksamhetsbeskrivning: Tillsammans verkar vi för att erbjuda kommunal service och skapa trygghet, tillit och förtroende för såväl kommuninvånare och medarbetare som övriga samarbetspartners. Det gör vi för att det ska vara attraktivt att leva, bo och verka i Hagfors kommun. Vi erbjuder också service och tillgänglighet för besökare i vår kommun. Hagfors kommun arbetar för att uppnå en starkare samverkan med lokala företag och föreningar. För att ytterligare höja vår attraktivitet som etableringsort och säte för företag erbjuder vi företagsservice och rådgivning utöver det vanliga. Vi ska verka för en positiv bild av Hagfors kommun och arbetar målinriktat med olika mediekanaler för att stärka vårt budskap. Hagfors kommun ska kännetecknas av öppenhet och ansvarstagande. Visionen som föreslås utifrån ovanstående beskrivning är: Hagfors kommun Förtroende genom öppenhet och ansvar. Utvecklingskoordinator Annika Hanssons skrivelse Kommunfullmäktige beslutar att godkänna visionen för Hagfors kommun.

12 12 (18) 27 KS 2012/190 Framtagande av förslag till fiberutbyggnad i Hagfors kommun Konsultföretaget Vicicom har inkommit med en offert, daterad , avseende framtagande av förslag till fiberutbyggnad i Hagfors kommun. Omfattningen av utredningsförslaget beräknas till 120 timmar till en kostnad av kronor exklusive kostnader för resor och traktamenten. Kostnader för resor och traktamenten samt framtagandet av kompletterande kartmaterial m.m., beräknas uppgå till kronor vilket ger en totalkostnad som uppgår till kronor. Resultatet av arbetet överlämnas i en skriftlig rapport samt en muntlig presentation med tillhörande powerpointbilder. Rapporten skall ligga till grund för ett framtida ställningstagande avseende bredbandsutbyggnaden inom Hagfors kommun. Administrativa chefen Johnny Lövgrens skrivelse beslutar att dels anta offert från Vicicom daterad , dels anslå kronor från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov för framtagandet av förslag till fiberutbyggnad i Hagfors kommun.

13 13 (18) 28 KS 2012/114 Utredning gällande förutsättningar för alternativa busslinjer genom Hagfors tätort Nuvarande busstrafik genom Hagfors tätort passerar längs Dalavägen mot Ängfallheden för att vid rondellen svänga vänster och via Parkvägen åter svänga vänster in på Storgatan fram till nuvarande bussterminal. Detta gäller norrgående trafik och det omvända gäller för den södergående. Värmlandstrafik har vid diskussion med Hagfors kommun, , framfört fråga om möjligheten att finna alternativa, snabbare lösningar för denna trafik, bl.a. genom att leda trafiken via Uvedsvägen och Uddeholmsvägen, över bron (Bågen) till nuvarande bussterminal (gäller stomlinjerna). Detta skulle även kunna tillgodose ett önskemål från Uddeholms AB med en av- och påstigningsplats i anslutning till företagets huvudentré. Nuvarande bussterminal anses inte som den mest optimala, bl.a. med närheten till en återvinningsstation. För ärendets fortsatta handläggning föreslås att samhällsbyggnadsavdelningen ges i uppdrag att utreda förutsättningarna för alternativa linjesträckningar för busstrafiken genom Hagfors tätort samt föreslå ny placering av bussterminal i anslutning till denna. Utvecklingsenheten Leif Svenssons skrivelse Samhällsbyggnadsavdelningen ges uppdraget att utreda förutsättningarna för alternativa linjesträckningar för busstrafiken genom Hagfors tätort samt föreslå placering av eventuellt resecentrum i anslutning till denna.

14 14 (18) 29 KS 2010/29 Förlängning av projekt Lärling 2.0 Hagfors kommun deltar för närvarande i projekt Lärling 2.0, ett lärlingskoncept vars syfte är att leda till anställning eller studier för arbetslösa ungdomar. Huvudman för projektet är Region Värmland. Nuvarande projektperiod upphör och förfrågan har inkommit om medverkan i en förlängning, perioden till och med Utvecklingsenheten Leif Svenssons skrivelse Hagfors kommuns medverkan i projekt Lärling 2.0 upphör efter nuvarande projektperiods slut, Kommunens arbetsmarknadsenhet medverkar tillsammans med Arbetsförmedlingen i ett antal arbetslöshetsprojekt med liknande syfte som Lärling 2.0.

15 15 (18) 30 KS 2012/175 Ansökan om att fritt få disponera kontor i kommunens lokaler Torbjörn Lundqvist, enligt egen utsago verksam som journalist och fotograf, har ansökt om att fritt få disponera ett kontor med tillgång till internet i kommunens lokaler. Syftet med detta är att producera en sockenfilm. Torbjörn Lundqvists skrivelse Utvecklingsenheten Leif Svenssons skrivelse Ansökan om att fritt få disponera kontorsutrymme i kommunens lokaler avslås. Enligt kommunallagen får kommunen ej gynna enskild person eller näringsidkare med sådan förmån.

16 16 (18) 31 KS 2012/9 Samarbetsavtal mellan Hagfors kommun och Hagfors Speedwayklubb säsongen 2012 Ett förslag till samarbetsavtal har upprättats mellan Hagfors kommun och Hagfors Speedwayklubb (Valsarna). Avtalet föreslås gälla över tre tävlingssäsonger, 2012, 2013 och 2014 och upphör att gälla vid avtalstidens slut utan föregående uppsägning. Hagfors Speedwayklubb är en ideell idrottsförening som bland annat bedriver verksamhet på elitnivå och med en växande ungdomsverksamhet. Hagfors kommun ställer som krav i avtalet att: - föreningen bidrar till kommunens profil som en motorsportskommun - föreningen skall bedriva verksamhet på elitnivå - föreningen skall verka för att motorsporten breddas med en stark och växande ungdomsverksamhet Samarbetsavtalet. Utvecklingsenheten Leif Svenssons skrivelse. godkänner upprättat förslag till avtal mellan Hagfors kommun och Hagfors Speedwayklubb (Valsarna) men med den ändringen att avtalet skall gälla för säsongen Kommunen åtar sig att under avtalstiden då föreningen bedriver sin verksamhet betala kronor för säsongen 2012, exklusive mervärdesskatt kronor belastar utvecklingsenhetens konto och kronor kommunstyrelsens konto för oförutsedda behov.

17 17 (18) 32 Anmälningar Dnr /04 s ordförande: Svar till boende på Gärdet om avvecklingsplaner för Hagforshem AB Dnr /10 Arbetsmarknadsdepartementet: Regeringsbeslut om framställning om att få starta ett femårigt försök med att samordna statliga insatser med kommunal verksamhet tillsammans med Smedjebacken och Malung-Sälens kommuner Dnr /37 Privatpersoner: Brev till Region Värmland om Vindkraft i Värmland Dnr /00 Administrativa chefen: Införande av MS Office 2010 Dnr /00 Handling 15 Administrativa chefen: Leveransavtal om svartfiber Dnr /00 Handling 16 Inköpssamordnaren: Förlängning av avtal om skiftning och förvaring av däck Dnr /00 Handling 17 Inköpssamordnaren: Förlängning av avtal om leasingbilar Dnr /00 Handling 18 Inköpssamordnaren: Förlängning av avtal med Sunnemo Restaurang och Catering AB Dnr /00 Handling 19 Inköpssamordnaren: Förlängning av avtal vintervägunderhåll Dnr /00 Handling 22 Inköpssamordnaren: Förlängning av avtal kaffeautomat Stadshuset, övre plan Dnr /40 Hagfors kommun/sunne kommun/torsby kommun: Avtal om samarbete inom miljö- och hälsoskyddstillsyn, livsmedelskontroll, bygglovsprövning samt tillsyn inom området brand och räddning Dnr /00 Handling 30 Sveriges Kommuner och Landsting: Överenskommelse för 2012 mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting om stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten Dnr /00 Handling 33 Justitieombudsmannen: Kritik mot socialnämnden i Hagfors kommun för bristfälliga rutiner när det gäller hantering av e-postmeddelanden som har kommit in till en befattningshavares e-postbrevlåda hos myndigheten under befattningshavarens frånvaro

18 18 (18) 32 forts Dnr /00 Handling 38 Brottsförebyggande Centrum i Värmland: Årsmöte 2012 Utvecklingsenheten: Meddelande till West Sweden om att Hagfors kommun inte deltar i föreningsstämman 2012