SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott (14) 26-34

Transkript

1 (14) PLATS OCH TID Stadshuset, Hagfors, kl BESLUTANDE Mikael Dahlqvist (S), ordförande Jan Bohlin (S) Åsa Johansson (S) Stellan Andersson (C) Margret Bergkvist (V) ÖVRIGA NÄRVARANDE Jan Lilja, kommunchef Ingrid Bäcker, sekreterare JUSTERING Nämndsekretariatet UNDERSKRIFTER Ingrid Bäcker Sekreterare Mikael Dahlqvist Ordförande Stellan Andersson Justerare ANSLAG/BEVIS s protokoll är justerat och finns tillgängligt på nämndsekretariatet. Datum för anslagets uppsättande Datum för anslagets nedtagande Ingrid Bäcker Utdragsbestyrkande

2 Rapport från Hagforshem AB Jan Lilja, ordförande i Hagforshem AB, avger rapport. Beslut Rapporten godkänns.

3 Budgetuppföljning kommunstyrelsen, januari-mars 2011 Verksamheter, tusental kronor Budget jan-mars Redovis n. janmars Årsbudge t Progn os helår Kommunfullmäktige och kommunstyrelse Partistöd Revision Kommunledning och gemensam adm. Gemens. verksamheter o servicefunktioner Föreningsstöd och övrigt stöd Näringslivsutveckling inkl EU-projekt Information, marknadsföring, turism Kulturverksamhet inkl Järnvägsmuseum Rivningskostnader Stöd till kollektivtrafik Jämförelsestörande kostnader/intäkter Reserverat till löneökningar Reserverat till kapitalkostnader Anslag för oförutsedda behov Summa kommunstyrelsen Sammanfattning: Mars månads resultat är ca kronor sämre än periodens budget. Orsaken finns inom ekonomienhetens verksamhet avseende rivningskostnader, kronor, samt ännu ej utfördelade försäkringskostnader, kronor. På helår avviker dessa båda enbart kronor mot budget beroende på rivningskostnader avseende Vitsippan. Övriga av dagens avvikelser kommer att hanteras så dess effekt på kommunens resultat inte uppstår. Förslag till åtgärder: Fortsatt översyn av verksamheternas kostnader för att hitta möjligheter till fortsatta besparingar och effektiviseringar.

4 27 forts Beslutsunderlag Ekonomichef Jonas Nilssons skrivelse Förslag till beslut Rapporten godkänns.

5 Budgetuppföljning januari-mars 2011 med prognos för helåret För perioden januari-mars är nämndernas förbrukning totalt 6,3 miljoner lägre än budgeterat. Prognosen för helåret pekar mot ett utfall 1,9 miljoner mer än budgeterat. Med utgångspunkt från nämndernas prognoser för helåret, reviderad skatteprognos m.m. kan årets resultat för kommunen förväntas bli 7,5 miljoner, vilket innebär ett resultat 0,8 miljoner bättre än budgeterat. De största avvikelserna mot budget i prognosen: * Barn- och bildningsnämnden -0,8 Mkr * Tekniska utskottet -1,1 Mkr * Räddningsutskottet -0,2 Mkr * Äldreomsorgen -0,2 Mkr * Kommunstyrelsen -0,1 Mkr * Sociala avdelningen +0,4 Mkr * Skatteintäkter +3,0 Mkr * Generella statsbidrag -0,7 Mkr * Fastighetsavgift +0,4 Mkr Förslag till åtgärder: Fortsatt översyn av verksamheternas kostnader för att hitta möjligheter till besparingar och effektiviseringar. Beslutsunderlag Ekonomichef Jonas Nilssons skrivelse Förslag till beslut Rapporten godkänns.

6 Dnr Återkrav av lån Hagfors kommun har ett utestående lån till Hagfors Näringslivsstiftelse om kronor. Lånet beviljades under 2004 som rörelsekapital för EUprojektet Hållbart rally under dess projekttid samt till dess att samtliga beviljade bidrag erhållits. Projekttiden är numera över och samtliga beviljade bidrag har erhållits. Från 2006 har det inte bedrivits verksamhet i Hagfors Näringslivsstiftelse. Eftersom villkoren för lånet förfallit bör Hagfors kommun begära tillbaka det utestående lånet i sin helhet. Beslutsunderlag Ekonomichef Jonas Nilssons skrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar kräva att lånet inbetalas, i sin helhet, från Hagfors Näringslivsstiftelse så snart det är praktiskt möjligt.

7 Dnr Ny tjänst som bygginspektör vid miljö- och byggkontoret Från och med gäller en ny plan- och bygglag för nämndens verksamhet. Lagen innebär större krav på tillsyn och kontroll i bygglovprövningen. Den administrativa hanteringen ökar påtagligt. Lågt räknat bedöms arbetet medföra att en heltidstjänst måste inrättas för att leva upp till lagstiftarens krav och för att hålla en acceptabel service gentemot allmänhet och företag. Årligen hanteras cirka 150 bygglov och ett 50-tal bygganmälningar. När den nya lagen träder i kraft kommer varje bygglovprövning ta cirka timmar att hantera. Det innebär att 150 bygglov multiplicerat med genomsnitt 16 timmar ger timmar exklusive anmälningsärenden. Bygglovfriheten för små tillbyggnader och komplementbyggnader kommer att minska då begreppet samlad bebyggelse ersätts med termen sammanhållen bebyggelse. I dagsläget är samlad bebyggelse cirka tio till tjugo hus i nära anslutning till varandra. Sammanhållen bebyggelse enligt nya PBL kan vara så lite som tre hus. Kommunen måste rita om kartorna (översiktsplanen) över vad som är sammanhållen bebyggelse. Det kommer att innebära betydlig fler bygglovprövningar än nuläget. Total årsarbetstid utgör normalt timmar. Tid för semester, sjukdom och annan ledighet är i genomsnitt 450 timmar. Övriga tider för administration, allmän service, resor, arbetspauser och utbildning varierar mellan timmar. Debiterbar handläggningstid per anställd blir då cirka timmar. Miljö- och byggnämnden har ur ett rättssäkerhetsperspektiv mycket stort administrativt krav/ansvar på sig. Myndighetsutövningen som är det centrala i verksamheten förutsätter att enskilda, företag, föreningar och offentliga verksamheter hanteras på ett likvärdigt sätt. Förvaltningslagen anger hur ärenden skall administreras. Ny taxa Sveriges kommuner och landsting (SKL) har utarbetat ett förslag till ny planoch bygglovtaxa. Om kommunfullmäktige antar det förslag som miljö- och byggnämnden kommer att lägga fram senare i vår kommer intäkterna att fördubblas (från kronor till kronor). Denna intäktsförstärkning kommer delvis att finansiera den tjänst vi behöver. Eftersom en del av vårt arbete är skattefinansierat bedömer vi att cirka 60-70% går att avgiftsfinansiera.

8 30 forts Beslutsunderlag Miljö- och byggnämndens protokoll , 8. Beslut Personalorganet beslutar att en heltidsanställd bygginspektör får tillsättas under förutsättning att kommunfullmäktige antar den nya plan- och bygglovtaxan. Tjänsten kommer dels att finansieras genom en avgiftshöjning som presenteras i förslaget till ny plan- och bygglovtaxa och dels inom miljö- och byggnämndens egen budget. Kopia till: Miljö- och byggnämnden

9 Dnr Datorisering av kommunstyrelsens ledamöter Enligt tidigare beslut i kommunstyrelsen, , 129, anslogs kronor till införskaffande av 11 datorer med tillhörande licenser och tillbehör för ledamöter och ersättare. Projektets genomförande har dragit ut på tiden på grund av att det nämndadministrativa systemet W3D3 inte har varit klart för skarp drift. En förutsättning för att uppnå effekterna av en digitalisering av handlingarna till kommunstyrelsen (ks), kommunstyrelsens (ksau), kommunstyrelsens räddningsutskott (ksru) samt kommunstyrelsens tekniska utskott (kstu) är, att systemet är i drift med möjlighet att lägga ut handlingarna på nätet för nedladdning till ledamotens bärbara dator. För närvarande pågår en inkörningsperiod av systemet där nämndsekretariatet utvärderar och lär sig rutinerna. Detta arbete kommer att pågå fram till och med augusti månad år 2011 för att därefter starta upp med utbildning för kommunstyrelsens ledamöter och ersättare samt berörda handläggare i september månad år Efter att datorisering och utbildning genomförts skall samtliga ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen inneha en egen e-postadress i kommunens e-postsystem samt hämta kallelse med tillhörande handlingar via kommunens mötesportal som finns utlagd på nätet. Utskick av pappershandlingar kommer att upphöra som en del i finansieringen av nämndadministrativa systemet W3D3 samt inköpet av datorer till förtroendevalda. Sedan beslutets togs om införskaffande av datorer till förtroendevalda i kommunstyrelsen har antalet ledamöter och ersättare utökats med två ledamöter och två ersättare dessutom har kostnader för licenser och datorer ökat i pris vilket medför ett behov om att ytterligare medel anslås med kronor. Av kommunstyrelsens ledamöter och ersättare har redan 11 personer en kommunal bärbar dator därav krävs endast inköp av 15 stycken datorer med tillhörande licenser och tillbehör till en kostnad av kronor varav kronor redan anslagits i tidigare beslut. Kostnaden för att datorisera kommunstyrelsens ledamöter och ersättare föreslås att finansieras genom ianspråktagande av kronor ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter. Den totala kostnaden förutsätter att respektive förtroendevald innehar egen internetuppkoppling. För att erhålla planerade effekter i projektet förutsätts att kommunstyrelsens ledamöter inklusive ersättare utrustas med datorer och att pappersutskick av handlingar till ksau, ks, ksru samt kstu upphör efter genomförd utbildning.

10 31 forts Utöver tidbesparingar som uppstår vid slopandet av utskick av pappershandlingar för ks, ksau, ksru och kstu, tillkommer funktioner i form av publicering av diariet, postlistor på kommunens hemsida. Journalister kan erhålla information om inkommande ärenden via kommunens hemsida. Vidare finns möjligheten att erbjuda kommunmedborgaren att söka på sina egna ärenden. Övriga utskick och kommunikation till ledamöter i styrelsen och utskotten kan ske elektroniskt vilket besparar ytterligare porto- och kopieringskostnader vilket är svårt att beräkna exakt. Ledamöterna skall använda e-postadresser som tillhandahålls av kommunen vilket skall underlätta en dialog mellan politiker och kommunmedborgare och tjänstemän. Med datorisering och internetuppkoppling kan även en dialog föras via olika chat-forum med kommunmedborgare mfl. Beslutsunderlag Administrativa chefen Johnny Lövgrens skrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att köpa 15 bärbara datorer med tillbehör till ledamöter och ersättare till en kostnad av kr. Investeringen finansieras genom ianspråktagande av ytterligare kronor från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter. Vidare beslutas att pappersutskick av handlingar upphör efter genomförd utbildning för kommunstyrelsen, kommunstyrelsens, kommunstyrelsens räddningsutskott samt kommunstyrelsens tekniska utskott.

11 Dnr Ansökan om särskilt bidrag, Skoga-Ekshärads skytteförening Skoga-Ekshärads skytteförening har ansökt om särskilt bidrag för att införskaffa utrustning i form av kikarsikte med tillhörande gevär avsett för synsvaga. Total kostnad kronor. Föreningen framhåller i sin ansökan att de vill ge alla barn och ungdomar likvärdiga förhållanden för att kunna bedriva skytte och att alla ska vara välkomna att utöva dessa aktiviteter. Föreningen har en mycket framgångsrik ungdomsverksamhet och en av föreningens skyttar (Hanna Säker) utsågs till Årets skytt 2010 i Sverige. Föreningen satsar nu ytterligare för att utveckla verksamheten och förutom utrustningen för synsvaga har man för avsikt att renovera föreningens klubbstuga belägen vid skjutbanan i Tönnet till en total kostnad av kronor varav man beviljats kronor av Fonderade bygdemedel, resterande finansiering genom föreningens egna ekonomiska resurser vartefter utrymme ges, eget arbete samt sponsring. Beslutsunderlag Utvecklingsenheten Leif Svenssons skrivelse Förslag till beslut Skoga-Ekshärads skytteförening beviljas kronor för inköp av utrustning för synsvaga barn och ungdomar. Beloppet tas från konto 31310, Allmänt föreningsstöd, aktivitet 415, särskilt bidrag. Bidraget utbetalas efter verifikation på utlagda kostnader.

12 Tidsbegränsat lönetillägg Kommunfullmäktige beslutade , 9, att utse Jan Lilja till ordförande i Hagforshem AB. Som ordförande i Hagforshem AB får Jan Lilja ett lönetillägg på kronor per månad. Tillägget betalas ut under den tid Jan Lilja är ordförande i Hagforshem AB. Om Jan Lilja avgår från uppdraget upphör lönetillägget utan uppsägningstid. Beslutsunderlag ordförande Mikael Dahlqvists skrivelse Beslut Personalorganet beslutar att Jan Lilja får ett lönetillägg på kronor fr.o.m Kopia till: Jan Lilja Personalenheten

13 Anmälningar Dnr Ekshärads Sockengrupp: Angående Ekshärads Kommunhus, Sockengruppens tillhörigheter m.m. Dnr Kommunchefen: Svar på brev från Sockengruppen Dnr Länsstyrelsen Värmland: Inlämning av förordnandekartor enligt 12 kap. 4 PBL i enlighet med Länsstyrelsens beslut den 22 mars Dnr Länsstyrelsen Värmland: Tillsyn över överförmyndare Dnr Handling 38 West Sweden: Kallelse till årsstämma Dnr Handling 39 Kommunal avd Värmland: Rapport Alla andra hämtar tidigt Dnr Handling 40 Länsstyrelsen Värmland: Beslut om bidrag ur fonderade bygdemedel till Klarälvdalens Skoterklubb Dnr Handling 41 Länsstyrelsen Värmland: Beslut om bidrag ur fonderade bygdemedel till Bergsäng Judo Dnr Handling 43 SISU Idrottsutbildarna: Verksamhetsberättelse 2010 Dnr Handling 44 Studiefrämjandet Värmland/Bergslagen: Verksamhetsberättelse 2010 Dnr Handling 45 Länsstyrelsen i Stockholms län: Rapport om tillämpningen av lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk år 2010 Dnr Handling 46 Sveriges Kommuner och Landsting: Sotningsindex 2011 Dnr Handling 47 Värmlandstrafik AB: Årsredovisning 2010

14 34 forts Dnr Handling 48 Länsstyrelsen Värmland: Beslut om bidrag ur fonderade bygdemedel/skoga- Ekshärads Skytteförening Dnr Handling 49 Länsstyrelsen Värmland: Beslut om bidrag ur fonderade bygdemedel/edebäcks Bygdegård Dnr Handling 50 Sveriges Kommuner och Landsting: Verksamhetsplan och budget 2011 Dnr Handling 51 Länsstyrelsen i Stockholms län: Nationella riktlinjer mot prostitution och människohandel Dnr Handling 52 Sveriges Kommuner och Landsting: Årets prioriteringar 2011 Dnr Handling 53 Karlstads universitet/fakulteten för samhälls- och livsvetenskaper: FoU (Forskning och utveckling) Välfärd Värmland verksamhetsberättelse 2010