Umeå universitets. Krisledningssystem

Transkript

1 Umeå universitets Krisledningssystem Sektion C Informationsstöd

2 Sid 2 (20) Innehållsförteckning sektion C - Informationsstöd Revidering Krisledningssystem... 3 Krisledning på institutionsnivå... 4 Massmediekontakter vid en kris att tänka på... 5 Hantering av personuppgifter... 6 Intern och extern information vid oönskade händelser... 6 Instruktion för rapportering inom universitetet av oönskade händelser... 6 Checklista för den som tar emot larm... 8 Psykosocial hjälp vid en arbets/studiekamrats död Handlingsplan vid students dödsfall... 9 Handlingsplan vid anställds dödsfall Att meddela dödsfall Checklista för psykosocial hjälp vid olyckor Checklista vid hot och våldssituationer Checklista vid bombhot per telefon Larminstruktion Andra styrande dokument för Umeå universitet gällande säkerhet och kriser... 20

3 Sid 3 (20) Revidering Krisledningssystem Sektion A - Beskrivande del Marie Adsten Lennart Åström Sektion B - Checklistor och kontaktuppgifter Marie Adsten Lennart Åström Lennart Åström Lennart Åström Jörgen Sandström Checklista - Mottagare av larm Checklista - Ledare inom krisledningsgrupp Checklista - Ansvarig för psykosocial belastning Checklista - Samordningsansvarig för stödgrupp Checklista Kriscentra Checklista - Intern information (krisledningsgruppen) Ulrika Bergfors Kriström Checklista - Press & media (krisledningsgruppen) Ulrika Bergfors Kriström Checklista - Informationsenheten vid en kris Ulrika Bergfors Kriström Checklista - Ansvarig för teknik (telefoner fax och elektronisk kommunikation) Checklista Växelpersonal Telefonlista krisledningssystem 2010 Larminstruktion Sektion C - Informationsstöd Marie Adsten Lennart Åström Jörgen Sandström

4 Sid 4 (20) Krisledning på institutionsnivå Dokumentationen i krisledningssystemet består av tre sektioner. Sektion A som beskriver organisation, ansvar, definitioner, operativt och förebyggande arbete. Sektion B utgör den operativa delen för krisledning i läge röd och innehåller checklistor och kontaktuppgifter mm. Denna del, vilken utgör sektion C i krisledningssystemet, innehåller informationsstöd till institutionen för krishanteringsarbete vid gult läge dvs då institutionen förutsätts hantera den oönskade händelsen och de belastningar som händelsen medför med egna resurser. Prefekten fattar då beslut om agerande med anledning av krisen inom institutionen. Sektion B kan också tjäna som vägledning vid framtagande av styrande dokument för det krisledningsarbetet som kan bli aktuellt inom institutionen. Inom varje institution ska det i personalen finnas en eller flera personer, som ha basala uppdaterade kunskaper om krishantering. Kunskapen är särskilt viktig för program- och kursansvariga. Prefekten kontaktar säkerhetschef eller krisledningsgrupp då inte egna resurser räcker till för att hantera krisen. Kontakten tas direkt alternativt via universitetets interna larmnummer Säkerhetschef/krisledningsgrupp fattar då beslut om att övergå till läge röd. Prefekten vid drabbad institution adjungeras alltid till krisledningsgruppen vid övergång till läge röd (se sektion A) Prefekt/motsv. ansvarar för att rapportera olyckor och tillbud till säkerhetschef eller krisledningsgrupp enligt larminstruktion. Säkerhetschef/krisledningsgrupp ansvarar för och har befogenhet att bedöma lägesnivå gul eller röd och i det fall krisledningsgrupp ska aktiveras. Detta sker i dialog med drabbad institution och universitetsledning. Prefekt/motsv. ansvarar i normalfallet för information till sina studenter och anställda samt uttalar sig i medier efter samråd med fakultetsinformatör eller presschef.

5 Sid 5 (20) Massmediekontakter vid en kris att tänka på Bilden av en krissituation kommer till stor del att styras av massmediernas rapportering. Det är därför mycket viktigt att universitetet vinnlägger sig om goda relationer till medierna och att korrekta fakta förmedlas till dem. Oavsett om vi önskar det eller inte så kommer medierna att bli en viktig informationskanal också till våra anställda och studenter. Vid en krissituation läge röd uttalar sig krisledningen i medier. Informationsenheten sköter utskick av pressmeddelanden, ordnar presskonferenser, svarar på frågor från massmedia och lotsar vidare till rätt person etc. Innehållet i pressmeddelanden bestäms i samråd med krisledningen och/eller prefekten/chefen för berörd institution/enhet. Detsamma gäller för förberedelser inför och upplägg av presskonferenser. Medierna kommer inte att nöja sig med enbart uttalanden från/intervjuer med krisledning eller universitetsledning utan vill också komma i kontakt med dem som är direkt berörda av krisen, t.ex. chefen för, anställda eller studenter vid den drabbade institutionen/enheten. En eller ett par personer som för institutionens/enhetens talan ska utses. En av dem bör vara prefekten/chefen. Information om vem/vilka som uttalar sig ska lämnas till övrig personal. Vid det tillfället är det lämpligt att påpeka att alla anställda givetvis har rätt att som privatpersoner uttala sig i massmedia (meddelarfrihet) men att ingen som inte har en chefsposition behöver känna sig tvingad att göra det. Information om de huvudbudskap som går ut till massmedia ska också lämnas till de anställda vid institutionen/enheten Att tänka på vid massmediekontakter Spela aldrig bort möjligheten att ge universitetets syn på händelseutvecklingen genom att vägra kommentera Förbered tre huvudpunkter som helst ska handla om människor först, skada på miljön, omgivning och egendom i andra hand och först i tredje hand konsekvenser för den egna organisationen Se till att de tre punkterna lyfts fram, oavsett vilka frågor som ställs Spekulera aldrig i orsaken till händelsen Beröm inblandade parter och undvik att utse syndabockar Vid TV-intervju: Se på den som intervjuar, inte på kameran Bemöt felaktigheter och osanningar omedelbart Avbryt om det är nödvändigt Ge aldrig information off the record som du inte kan stå för

6 Sid 6 (20) Hantering av personuppgifter Personuppgifter på skadade och dödade bör inte lämnas ut förrän en lämplighetsbedömning gjorts i samråd med polisen. Polisen bör ha underrättat anhöriga innan sådana uppgifter lämnas ut t.ex. till medier. Om en polisanmälan görs mot en anställd eller studerande vid universitetet är detta en offentlig handling som kan begäras ut. I det fallet får universitetet förlita sig till att massmedierna följer de pressetiska regler som finns utarbetade. Dessa säger att konsekvenserna av en namnpublicering som kan skada människor noga ska övervägas. Det innebär i praktiken att namn på misstänkta i regel inte publiceras före en eventuellt fällande dom. Intern och extern information vid oönskade händelser Vid oönskade händelser, då krisorganisationen inte är aktiverad, hanteras informationsspridningen på samma sätt som i normala fall dvs. i linjeorganisationen. Det innebär att i de fall det finns fakultets- eller enhetsinformatör, hanteras informationsspridningen av dessa, i annat fall av pressinformatören. Instruktion för rapportering inom universitetet av oönskade händelser Den som får kännedom om en inträffad oönskad händelse ska omgående rapportera detta till närmaste chef och informera universitetets säkerhetschef, se även larminstruktion. Säkerhetschef ska informeras omgående alternativt nästa arbetsdag beroende på händelsens art och omfattning (se exempel nedan). Säkerhetschef är den stödfunktion som inom universitetet samordnar allt krishanteringsarbete i enlighet med krisledningssystemet. Säkerhetschefen ska också informera rektor, universitetsdirektör samt presschef och vid behov sammankalla universitetets krisledningsgrupp. Risken för att händelsen ska utvecklas till en kris avgör sedan hur ärendet ska hanteras inom linjeorganisationen och de centrala stödfunktioner som finns eller genom att universitetets krisledningsgrupp aktiveras(läge röd). Nedanstående händelser kan leda till kriser beroende på hur det har hänt och hur händelsen hanterats. Därför ska alla exempel nedan samt liknande händelser tas på allvar. Några exempel på oönskade händelser och samt rapportering ges nedan. Med ordinarie verksamhet menas när universitetet hanterar händelserna enligt invanda rutiner och de inte betraktas som en kris.

7 Sid 7 (20) Exempel på händelser som hanteras inom linjeorganisationens ordinarie verksamhet och där säkerhetschef informeras senast nästa arbetsdag Inbrott/stöld i mindre omfattning Olyckshändelse med lindrigare person- och sakskada Lokala fel i försörjningen med el, vatten, värme, kyla, tele/data, men felanmälan görs även till fastighetsägaren Obehöriga eller störande personer avvisade utan ytterligare åtgärder Exempel på händelser som kan utvecklas till en kris och där säkerhetschef ska informeras omgående Dödsfall, olyckshändelse med allvarligare personskada och/eller sakskador som t ex brand, explosion, vattenskada Driftstörning och/eller misstag som leder till utsläpp av något som är eller kan uppfattas som farligt för omgivningen Omfattande störningar i försörjningen med el, vatten, värme, kyla, tele/data Händelser som har eller kan få ett stort massmedialt intresse Hot och våld mot person eller verksamhet Hot eller massmedialt intresse kring forsknings- eller utbildningsuppdrag inom universitetet som kan uppfattas som kontroversiella eller oetiska Anställd/student har gjort sig skyldig till allvarlig brottslighet inom universitetet Sabotage och militanta aktioner

8 Sid 8 (20) Checklista för den som tar emot larm Notera: Klockslag Vem larmar Namn, är detta den fortsatta kontaktpersonen? Varifrån (organisation) Telefon, fax, e-post Information om händelsen Var, vilken plats När Vilka är inblandade Hur många Vilka andra är informerade om händelsen Hjälpbehov Lämna information Om du/ni lämnar platsen/byter telefon

9 Sid 9 (20) Psykosocial hjälp vid en arbets/studiekamrats död. Prefekt/enhetschef vid berörd institution eller enhet ansvarar för att handlingsplanen följs Handlingsplan vid students dödsfall 1. Informera institutionsledningen Oavsett vem som får vetskap om det inträffade skall denne informera berörd institutionsledning. 2. Ge berörd personal och/eller studentgrupp tillfälle att prata om det inträffade * Prefekt/studierektor tar kontakt med kursansvarig och planerar för att studenter/personal får information och tillfälle att tala om vad som skett. * Kursansvarig eller annan lärare ska erbjudas hjälp av Universitetets stödgrupp (studentprästerna, studenthälsan - psykolog/kurator, universitetshälsan). * Praktiska arrangemang ska vidtas av institutionen så att det första samtalet kan hållas så snart som möjligt efter det inträffade. 3. Institutionsledning vidtar dessutom följande åtgärder: * Informerar säkerhetschefen om vad som hänt. * Informerar studenter och personal om vad som hänt. * Ombesörjer att någon slags minnesstund ordnas. * Kontrollerar att studenten blir struken ur förteckningar och adresslistor.

10 Sid 10 (20) 4. Kursansvarig vidtar följande åtgärder: * Talar med anhöriga, om möjligt genom personligt besök. * Informerar sig om vad som hänt och samråder med förälder/anhörig om hur information på kurs/universitetet skall ske. * Talar med berörda studenter och ombesörjer att studenterna får tillfälle att uttrycka sin sorg * Deltar om möjligt i begravningen. 5. Övrigt * Flaggning efter samråd med universitetsdirektören * Ombesörjer att blommor sänds till begravning. * Om någon/några behöver mer stöd kontakta studentprästerna eller studenthälsovården.

11 Sid 11 (20) Handlingsplan vid anställds dödsfall 1. Informera institutionsledningen Oavsett vem som får vetskap om det inträffade skall denne informera berörd institutionsledning. 2. Ge berörd personal och/eller studentgrupp tillfälle att prata om det inträffade * Prefekt/studierektor ansvarar och planerar för att personal/studenter får information och tillfälle att tala om vad som skett. * Personal skall erbjudas hjälp av Universitetets stödgrupp (studentprästerna, studenthälsan - psykolog/kurator och universitetshälsan). * Praktiska arrangemang skall vidtas av institutionen så att det första samtalet kan hållas så snart som möjligt efter det inträffade. 3. Institutionsledning vidtar dessutom följande åtgärder: * Informerar säkerhetschefen om vad som hänt. * Informerar personal och berörda studenter om vad som hänt. * Ombesörjer att någon slags minnesstund ordnas. * Kontrollerar att den anställde blir struken ur förteckningar och adresslistor. 4.Prefekt vidtar följande åtgärder: * Talar med anhöriga, om möjligt genom personligt besök. * Informerar sig om vad som hänt och samråder med anhörig om hur information på Universitetet skall ske. * Talar med de anställda och ombesörjer att personal får tillfälle att uttrycka sin sorg. * Deltar om möjligt i begravningen eller utser annan lämplig person att delta.

12 Sid 12 (20) 5. Övrigt * Flaggning efter samråd med universitetsdirektören. * Ombesörjer att blommor sänds till begravning. * Om någon/några behöver mer stöd kontakta studentprästerna, universitetshälsan eller universitetets personalkonsulent.

13 Sid 13 (20) Att meddela dödsfall Det är polisens ansvar att meddela dödsfall till anhöriga. Ofta söker polis tillsammans med präst upp närmast anhörig för att lämna dödsbudet. Om dödsfallet inträffat på en arbetsplats föreslår polisen ofta att någon på institutionen eller enheten ska lämna dödsbudet. Man bör avtala med polis hur man ska gå tillväga. Det kan vara lämpligt att någon från universitetet som t ex prefekt, närmaste chef eller representant från krisorganisationen tillsammans med en präst åtar sig att lämna dödsbudet. De anhöriga ska meddelas så snabbt som möjligt. Det är viktigt att hinna före media och att informera anhöriga innan man hissat flaggan på halv stång eller vidtar andra åtgärder för att hedra minnet av den bortgångne. Man bör informera anhöriga och därefter arbets- och studiekamrater. Viktigt att tänka på: Personligt besök ej telefonkontakt Avsätt tillräcklig tid. Ta dig tid att lyssna Förbered dig väl inför samtalet Erbjud det praktiska stöd som behövs Stanna tills någon annan person kan komma (familjemedlem eller nära vän) Tag ny kontakt efter någon dag för att visa omtanke och för att kontrollera om ytterligare insatser krävs. Finns behov av professionell hjälp med krisbearbetning

14 Sid 14 (20) Checklista för psykosocial hjälp vid olyckor Psykosocial hjälp vid arbetsplatsolycka eller annan olycka Räddningsinsatser och medicinska insatser ombesörjs av andra samhälleliga instanser. Här behandlas endast psykosocialt stöd. Dag 1 Delta i inräkning av personal och studenter som befunnit sig i olycksområdet De som inte fått fysiska skador, skiljs ut och tas om hand Ordna filtar, varm dryck, lugn och avskildhet Kontakta anhöriga. Ge den som så önskar möjlighet att ringa själv Skydda mot massmedia och hänvisa till den/de personer som för institutionens/enhetens talan inför media. Ordna en kort krissamling för personer på platsen - för information - för att bedöma tillståndet hos de berörda Ge möjlighet till personligt samtal där det behövs Informera om krissituationer (normalisera) Se till att ingen går hem ensam. Ordna kontakt med familj eller vänner Dag 2 Eventuell uppföljning av det som hänt Senare Debriefing efter två till sju dagar

15 Sid 15 (20) Checklista vid hot och våldssituationer En särskild handlingsplan finns utarbetad vid universitetet men nedan finns några enkla tumregler för att undvika att provocera eller bli provocerad i en hotsituation. Försök behålla lugnet! Angreppet gäller oftast inte dig personligen utan du råkar bara befinna dig i den aggressives väg, eller företräder något som väckt dennes ilska Lyssna aktivt! Den aggressive blir positivt överraskad av att möta någon som är intresserad av dennes problem och villig att lyssna. Respektera revir! Den aggressive behöver ett större revir. Gå inte för nära och avvakta med frågor som kan uppfattas som personliga tills du känner dig säker på att du är accepterad. Skapa andrum! Det kan du göra genom att ni flyttar er till en lämplig plats där ni ostört kan prata med varandra. Tillse då att andra vet vart ni går. Ta den andre på allvar! Visa respekt för dennes känsloyttringar Avstå från att själv hota! Då undviker du att trappa upp konflikten Håll dig till sakfrågan! Avstå från personliga anmärkningar, särskilt sådana som kan kränka eller förnedra motparten Undvik vinnare förlorare situation! Försök föra en diskussion där ingen behöver känna sig som en vinnare eller förlorare, utan som deltagare i lösningen av ett problem.

16 Sid 16 (20) Checklista vid bombhot per telefon Behåll ditt lugn och var vänlig. Avbryt inte den uppringande. Lyssna noga och försök föreställa dig personen. Försök hålla kvar det uppringande samtalet och meddela din växel, om möjligt redan under samtalets gång. Försök att ställa frågor 1. När kommer bomben att explodera? 2. Var finns den just nu? 3. Hur ser den ut? 4. Vilken typ av bomb är det? 5. Hur kommer den att utlösas? 6. Har du placerat ut bomben? 7. Varför? 8. Vilken är din adress? 9. Vad heter du? Hur uttrycktes hotet vad sades? Röst Lugn Arg Upphetsad Långsam Snabb Mjuk Hög Skrikande Nasal Stammande Läspande Sträv Djup Skrapig Harklar Djup andning

17 Sid 17 (20) Gråtande Distinkt Accent Bekant Normal Förställd Suddig Viskande Om rösten verkade bekant vems liknade den? Bakgrundsljud Gatuljud Krasande Röster Maskinljud Tomt Andra Vilka? Rikssamtal Motorljud Musik Djurläten Mobiltelefon Kontorsmaskiner Språket Otrevligt Vältaligt Osammanhängande Bandat (inspelat) Uppläst meddelande Svordomar Verkar bombhotare förtrogen med universitetets lokaler? Ja Nej Bombhotarens identitet? Man Kvinna

18 Sid 18 (20) Ung Gammal Bombhotet är rapporterat till Samtalets längd Mottagande telefonnummer, tidpunkt och datum Håll kvar de uppringande samtalet, slå 11 från annan telefon och meddela växeln. Växeln kontaktar då polis och universitetets ledning.

19 Sid 19 (20) Larminstruktion Syftet med denna instruktion är att möjliggöra snabb hjälpinsats från interna och externa resurser när olycka inträffat. Lagen kräver att svår olycka eller olyckstillbud utan dröjsmål anmälas till berörd tillsynsmyndighet. För informationsöverföring finns rutiner utarbetade för vidarebefordran av larm (dygnet runt) från universitetets katastrofnummer. För campusområdet finns rutiner utarbetade för att snabbt få interna hjälpresurser till en olycksplats. Umu:s interna katastrofnummer gäller hela Umu d.v.s även inst/motsv som ligger utanför campusområdet. Umeå universitets interna katastrofnummer är Anmälan av akuta fastighetsfel avseende byggnader ska ske direkt till fastighetsägaren. Instruktion 1. Vid olycka och där extern hjälpinsats behövs i form av ambulans, brandkår eller polis larmar alltid inst/motsv SOS-alarmering via telefon Därefter larmar inst/motsv alltid universitetet via a. Telefon b. 786-anknytning slår endast ankn På denna anknytning kan/ska larm enligt nedan dygnet runt anmälas a. Arbetsolycka b. Brand/explosion/miljöolycka c. Hot d. Tillbudsrapportering olycka (om tillbud inträffar efter ordinarie arbetstid kan anmälan göras nästföljande vardag) 4. Såväl olyckor som tillbud ska anmälas till universitetets katastrofnummer, samtalet besvaras av SOS Alarm, som universitetet slutit särskilt avtal med. 5. Lokalförsörjningsenheten, miljö- och säkerhet handlägger alla olycksfalls- och tillbudsanmälningar. Uppgiften att ansvara för rapportering av tillbud till berörda myndigheter hör till prefekt vid institution. Miljö- och säkerhet är behjälplig, vilket överenskommes vid meddelande om larm 6. Universitetet har ett krisledningssystem som aktiveras då en krissituation uppstår. Universitetsdirektör alternativt annan i krisledningsgrupp eller universitetsledningen sammankallar universitetets krisledningsgrupp.

20 Sid 20 (20) Andra styrande dokument för Umeå universitet gällande säkerhet och kriser Styrande dokument Beslutsdatum Beslutat av Ansvarig enhet Kontaktperson Säkerhetspolicy US Lokalförsörjningse nheten Jörgen Sandström IT-säkerhet vid Umeå universitet Rektor IT-enheten Karoline Westerlund Katastrofplan för centrala IT-resurser Torbjörn Wiberg IT-enheten Karoline Westerlund Att möta studenter eller personal i sorg Personal- och organisationsutvec kling (PoU) Anders Sjöström Handlingsplan mot hot och våld Rektor Personal- och organisationsutvec kling (PoU) Marguerite Olofsson