Kommunikationsstrategi för Ängelholms kommun

Transkript

1 1 (12) Kommunikationsstrategi för Ängelholms kommun Kommunledningskontoret Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2, Ängelholm Telefon Fax E-post Internet

2 2 (12) Innehållsförteckning 1. Inledning Grunden i vår kommunikationsstrategi 3 2. Kommunikationsplattform Ängelholms kommuns värdegrund Budskap om Ängelholm Sammanfattande marknadsföringstext Våra två symboler/logotyper Kommunvapnet Varumärket Ängelholm Användningsområden och avgränsningar 6 3. Kommunikationspolicy Mål och syfte med kommunikationen Målgrupper för kommunikationen Kommunens värdegrund och kommunikation Ansvar Kommunikationskanaler Språk Mediekontakter Marknadsföring Syfte och målgrupper för Ängelholms kommuns marknadsföring Målgruppsanpassning Val av kanal 12

3 3 (12) 1. Inledning Kommunikationsstrategin beskriver kommunikationsarbetet i Ängelholms kommun. Kommunikationsstrategin är ett levande dokument som ska användas i den dagliga verksamheten i kommunen. Det ska också vara ett dokument som uppdateras och utvecklas med jämna mellanrum. 1.1 Grunden i vår kommunikationsstrategi Namnen på de olika delarna av dokumentet ska förstås på följande sätt: Kommunikationsplattformen handlar om det budskap Ängelholms kommun vill föra fram. Det är detta vi vill berätta om Ängelholm och det är detta vi vill att människor ska känna till och associera till när de tänker på Ängelholms kommun som organisation eller geografisk plats. Kommunikationspolicyn handlar om hur vi ska föra fram budskapet och hur vi konkret arbetar med kommunikationsfrågor. Det rör sig bland annat om förhållande till massmedia, vem som ansvarar för kommunikationen och vilka kanaler vi använder för att kommunicera. Även om delarna i kommunikationsstrategin kan användas var för sig ska de ändå ses som en helhet. Allt hänger ihop. Det budskap som återfinns i kommunikationsplattformen har ofta en avgörande betydelse i marknadsföring av kommunen och det är budskapet vi vill att både kommuninvånare och kommunens anställda ska sluta upp bakom. Det arbetar fler än tre tusen personer inom Ängelholms kommuns verksamheter. Att kommunicera, utåt och med varandra, är ett gemensamt arbete. Om vi alla utgår från kommunikationsstrategin i vårt kommunikationsarbete ökar vi chanserna att nå ut med vårt budskap, bli en mer sammansvetsad organisation och lyckas ännu bättre med att marknadsföra Ängelholm. Det är också viktigt att information utifrån tas emot av medarbetarna och beaktas i kommunens verksamheter. Kommunikationsstrategin ersätter informationsstrategin från 2002 och antogs av kommunfullmäktige Som bilaga till kommunikationsstrategin finns den grafiska profilen för Ängelholms kommun. Den grafiska profilen beslutades om av Kommunstyrelsens arbetsutskott och trädde i kraft Frågor kring kommunikationsarbetet besvaras av kommunens informatör.

4 4 (12) 2. Kommunikationsplattform Det räcker inte att säga att Ängelholm är fantastiskt. Vi måste förklara varför. Dessutom underlättar det om vi som representerar Ängelholms kommun ger en liknande bild av kommunens styrkor. Det skapar igenkänning hos målgrupperna, men det är också ett sätt att markera åt vilket håll Ängelholms kommun strävar. Kommunikationsplattformen lyfter fram det budskap vi vill sprida om Ängelholms kommun både som geografisk plats och som organisation. 2.1 Ängelholms kommuns värdegrund Värdegrunden är en del av kommunens styrmodell och något alla anställda ska bära med sig i det dagliga arbetet. Värdegrunden vilar på tre värdeord öppenhet, omtanke och handlingskraft. Värdegrunden handlar om hur vi förhåller oss och arbetar inom organisationen Ängelholms kommun. Värdeord Förhållningssätt Arbetssätt Öppenhet Vi är uppriktiga och har Vi är tillgängliga och ett positivt bemötande flexibla Omtanke Handlingskraft Vi har förståelse och visar hänsyn Vi är tydliga och målinriktade Vi bryr oss och ger stöd Vi ger god service och fullföljer våra uppdrag Värdegrunden ska vara väl känd hos samtliga medarbetare genom att den kommuniceras i samband med anställningsintervju, introduktion, arbetsplatsträffar och i det årliga arbetet med verksamhetsplaner Budskap om Ängelholm Det geografiska läget är en stor tillgång för Ängelholm. Inom kommunens gränser finns hav och stränder, en levande landsbygd, skogsområden, staden Ängelholms trevliga stadskärna, mindre tätorter och byar. I kombination med goda förbindelser ger det geografiska läget närhet till regionen, till resten av landet och till kontinenten. Ängelholm är lättillgängligt via tåg, flyg och bil. Läget ger invånarna i Ängelholm tillgång till en stor arbetsmarknad och gör det också möjligt för ett stort inflöde av arbetskraft utifrån. I Ängelholm finns en positiv anda. Det är lätt för nyinflyttade att känna sig välkomna och kommunen strävar efter att upplevas som trygg och säker. Det finns ett starkt utvecklat föreningsliv såväl när det gäller idrott, kultur som byalag. I Ängelholm finns elitidrott inom flera sporter och ett brett urval av idrottsmöjligheter. Inom skola, barnomsorg och äldrevård finns stor valfrihet med flera olika driftsformer. Ängelholm har också ett varierat boende med olika boendeformer. Invånarna kan välja att bo i stad, tätort, by eller på landet. Näringslivet i Ängelholm är differentierat och har en stor tjänstesektor. Det finns många småföretag och ett bra företagsklimat. Ängelholms kommun är mån om att upprätthålla och ytterligare förbättra det goda företagsklimatet.

5 5 (12) Ängelholm är en utmärkt kommun att vara turist i. Alla är välkomna och här finns ett brett utbud av aktiviteter, boenden och evenemang. Ängelholm är vackert och har en gemytlig prägel. Andra positiva aspekter av Ängelholm idag är den goda miljön, låga kommunalskatten, en levande innerstad och att Ängelholm ligger i en tillväxtregion med stark tillhörighet inom Skåne Nordväst. I Ängelholm finns bra äldreomsorg, liksom bra fritidsmöjligheter och goda utbildningsmöjligheter i kommunen och inom pendlingsavstånd Sammanfattande marknadsföringstext Vi har tagit fram en kort sammanfattande text av det budskap som vi vill lyfta fram för Ängelholm. Texten används i annonser och annan utåtriktad marknadsföring. Ängelholms kommun är belägen i Skånes vackraste del kring Skälderviken. Kommunen har invånare och människor lockas hit av natur, kultur, låg skatt, trygghet och en stor framtidsoptimism. Ängelholm har ett brett näringsliv och ett mycket gott företagsklimat. Såväl den kommersiella som offentliga servicenivån är hög och kommunen ingår i en synnerligen dynamisk region i nordvästra Skåne. Ängelholm är platsen för dig! Våra två symboler/logotyper Ängelholm har två olika symboler/logotyper. Det är dels Ängelholms kommuns kommunvapen och dels varumärket Ängelholm land och hav, liv och lust Kommunvapnet I Ängelholms kommun har vi, precis som alla andra kommuner, ett kommunvapen. På vapnets blå bakgrund finns två korslagda laxar i silver under en krona av guld och däröver en kerub av silver. Vapnet har varit den officiella symbolen/logotypen för Ängelholms kommun sedan Kommunvapnet får användas i två olika varianter, i färg och svartvitt utan fyllning med text Ängelholms kommun under. Hur vi använder de två varianterna samt storlekar, placering och typsnitt regleras i den grafiska profilen för Ängelholms kommun Varumärket Ängelholm Arbetet med att ta fram ett varumärke för Ängelholm inleddes våren Arbetet drevs av Ängelholms Näringslivs marknadsråd. Marknadsrådet avvecklades i februari 2008 och huvudansvaret för att vidareutveckla arbetet med varumärket Ängelholm ligger numera på kommunens informatör. Informatören driver bland annat frågan inom Varumärkesgruppen som består av representanter för Ängelholms kommun och Ängelholms Näringsliv AB. Även varumärket går i blått och silver.

6 6 (12) Syftet med skapandet av varumärket Ängelholm var att ta fram en relevant och användbar profil som kommunen och andra organisationer kan använda i utåtriktad marknadsföring av Ängelholm som ort. Varumärket ska spegla Ängelholm som ett kvalitativt alternativ till både små och stora städer i södra Sverige, vad gäller bostads- och verksamhetsort, handel och turism. Varumärket Ängelholms olika varianter finns reglerade i den grafiska profilen för varumärket Ängelholm som togs fram tillsammans med varumärket. Kortfattad information om varumärket Ängelholms användning finns också i kommunens grafiska profil Användningsområden och avgränsningar Grunden i vår grafiska profil är att vi alltid använder vårt kommunvapen. Varumärket Ängelholm används som en förstärkare av Ängelholms kommun och vårt budskap i utåtriktade sammanhang. Vi använder aldrig bara varumärket Ängelholm. Använd gärna kommunvapnet och varumärket Ängelholm tillsammans då kommunvapnet säger Ängelholms kommun som organisation och varumärket Ängelholm säger i orten Ängelholm. Medan varumärket används av flera organisationer och företag används kommunvapnet bara av Ängelholms kommun. Fler detaljer kring användningsområden för varumärket och kommunvapnet finns i den grafiska profilen för Ängelholms kommun.

7 7 (12) 3. Kommunikationspolicy Att kommunicera vad Ängelholms kommun är och arbetar med är inte något vi kan välja, det är en skyldighet vi har. Kommunens medborgare och andra målgrupper har en demokratisk rättighet att få ta del av information om kommunens verksamheter. Ett bra kommunikationsarbete är av stor betydelse såväl externt som internt. Kommunikationsplattformen är en generell förklaring av hur vi vill att Ängelholm ska uppfattas, medan kommunikationspolicyn konkretiserar hur vi arbetar med kommunikationsfrågor Mål och syfte med kommunikationen Ängelholms kommunikationsinsatser ska vara genomtänkta och välriktade. På så sätt får kommunikationen störst genomslagskraft. Ett övergripande mål är att Ängelholms kommun tydligt ska framstå och uppfattas som en organisation. Det gäller såväl genom den grafiska profilen som i marknadsföring och andra sammanhang där vi för fram vårt budskap. Inför planerandet av en kommunikationsinsats bör vi ställa oss följande frågor. Vilken eller vilka är målgrupperna? Hur vill vi att de ska tänka, känna eller agera? Hur ska vi få dem att tänka, känna eller agera som vi vill? 3.2. Målgrupper för kommunikationen Kommunens information ska vara öppen och tillgänglig för alla. Viktiga målgrupper är: Kommuninvånare Besökare i kommunen Näringsliv - både företag i kommunen och utanför Potentiella bosättare Media Anställda i kommunen Kommunerna i Skåne Nordväst Ängelholms vänorter Övrig allmänhet Kommuninvånarna är utan tvekan den största och mest betydelsefulla målgruppen för Ängelholms kommuns kommunikation. Det är för invånarna kommunen finns till och de ska få tillgång till relevant information såväl som bra kanaler för kommunikation med kommunen. Bland kommuninvånarna har de nyinflyttade en särställning eftersom de troligtvis behöver mer generell information om kommunen än övriga invånare. Besökare i Ängelholm ska känna sig välkomna och enkelt hitta bra information om kommunen oavsett om de kommer hit som turister eller om de befinner sig i kommunen av någon annan anledning.

8 8 (12) Näringslivet innefattar både företagare som redan är verksamma i kommunen och de som kan tänka sig att etablera sig i kommunen. Potentiella bosättare är människor som kan tänkas flytta till Ängelholms kommun. Kommunen ser positivt på inflyttning och därför är det angeläget att kommunicera Ängelholms styrkor och fördelar till målgruppen. Media är viktig målgrupp som närmare diskuteras under punkten 3.7. Anställda i kommunen är en viktig målgrupp både när det gäller intern och extern kommunikation. När det gäller intern kommunikation handlar det om att skapa förutsättningar för att alla ska ha tillgång till den information de behöver för att kunna utföra sitt arbete, om att skapa delaktighet och gemenskap på arbetsplatsen och om att erbjuda möjligheter för de anställda att göra sina åsikter hörda. För den externa kommunikationen är de anställda viktiga som budbärare och representanter för kommunen. Bilden av Ängelholms kommun bärs till stor del fram av de 3300 anställda. Ju bättre kunskap och informationskanaler de anställda har ju mer information kan de sprida och ta emot från personer de möter genom sitt arbete samt till familj, vänner och bekanta. Kommunerna i Skåne Nordväst liksom Ängelholms kommuns vänorter, är viktiga samarbetspartners och såväl invånarna som medarbetarna i dessa kommuner är viktiga målgrupper för Ängelholms kommuns kommunikation. Övrig allmänhet omfattar alla som på något sätt har intresse av Ängelholm. Det kan till exempel röra sig om Ängelholmsambassadörerna, boende i kranskommuner och före detta ängelholmare Kommunens värdegrund och kommunikation Ängelholms kommuns kommunikation ska genomsyras av den värdegrund Kommunfullmäktige har beslutat om. Värdegrunden vilar på värdeorden öppenhet, omtanke och handlingskraft. Värdeord Förhållningssätt Arbetssätt Öppenhet Vi är uppriktiga och har Vi är tillgängliga och ett positivt bemötande flexibla Omtanke Handlingskraft Vi har förståelse och visar hänsyn Vi är tydliga och målinriktade Vi bryr oss och ger stöd Vi ger god service och fullföljer våra uppdrag Kommunikationen ska naturligtvis ta fasta på de förhållningssätt och arbetssätt som slås fast i värdegrunden. Specifikt för kommunikationsarbetet innebär detta också, utöver det som slås fast i ovanstående sammanställning, att: Vi ska vara öppna mot nya förslag från medborgare och anställda samtidigt som vi ska ha en öppen kommunikation kring våra verksamheter och en öppen dialog med företrädare för media.

9 9 (12) Det ska vara lätt att förstå information från Ängelholms kommun. Vi ska prata och skriva på ett så enkelt och tydligt sätt som möjligt för att undvika missuppfattningar. Vi strävar efter att alltid ge snabb och korrekt information. Vi tänker igenom våra budskap och anpassar informationen efter målgruppen. Ängelholms kommun strävar efter att vara så tillgänglig och serviceinriktad som möjligt. Det betyder att informationen ska vara tillgänglig för alla på lika villkor Ansvar Alla som kommunicerar i kommunens namn omfattas av kommunens kommunikationspolicy. Kommunens kommunikation omfattar allt utbyte av information som har kommunen som part eller avsändare. I den dagliga verksamheten kommunicerar kommunanställda exempelvis genom telefonsamtal, e-post och besök. Andra exempel på kommunikationsformer är pressmeddelanden, annonser och information på webbsidor. Ansvaret för kommunikationen följer verksamhetsansvaret. Det betyder att varje nämnd, kontor och förvaltning ansvarar för kommunikationen om och från sin egen verksamhet. Kommunstyrelsen och kommunledningskontoret ansvarar för kommunövergripande kommunikationsfrågor. Förtroendevalda De förtroendevalda ansvarar för politisk information. Chefer Cheferna är ytterst ansvariga för att de anställda har tillgång till information som är viktig för arbetet och för de anställdas möjlighet att påverka och känna delaktighet på arbetsplatsen. Chefer har också ett större ansvar än övriga anställda för att svara på medias frågor om verksamheten. Informatör Kommunens informatör ansvarar för det strategiska kommunövergripande informationsarbetet både internt och externt. Informatören är huvudkonsult med särskild inriktning på kommunledningen. Anställda Anställda ansvarar för att informera utifrån sin funktion. Alla anställda inom Ängelholms kommun representerar kommunen i sina kontakter med utomstående personer. Det är var och ens ansvar att kommunicera i riktlinje med kommunens policies rörande exempelvis kommunikation och jämställdhet. Det är också varje medarbetares ansvar att söka och ta emot information i frågor som är viktiga för det egna arbetet Kommunikationskanaler Valet av kommunikationskanal har stor betydelse för hur väl kommunikationsinsatsen ska lyckas. Här listas de kanaler kommunen främst använder sig av: Kommunens webbplats engelholm.se Kommunens intranät

10 10 (12) Kommunens lärplattform Fronter Medborgarlinjen och växeln Pressmeddelanden Annonser Trycksaker E-post Kommunens informationssidor i Lokaltidningen (Vi i Ängelholm) Möten Engelholm.se, kommunens webbplats, är kommunens största och viktigaste externa kommunikationskanal. Intranätet ska vara till för alla anställda i kommunen och är den viktigaste kanalen för intern information. Fronter, som är en lärplattform som används av anställda på barn- och utbildningsförvaltningen, skolpersonal, elever och föräldrar, är en viktig kanal för kommunikation om skolfrågor. Medborgarlinjen och växeln utgör ofta den första kontakten med Ängelholms kommun. De anställda på dessa funktioner har gedigen kunskap om kommunen men de är också beroende av att få korrekt information från övriga verksamheter för att kunna svara på frågor och slussa besökarna och de som ringer vidare. Pressmeddelanden skickas ut om frågor som kan antas ha ett medialt intresse. Annonser används som kanal både för att sprida kommunal information om specifika kommunala angelägenheter och för att marknadsföra kommunen i mer generella sammanhang. Annonser används också för att informera om lediga tjänster i kommunen. Trycksaker kan innebära exempelvis broschyrer, affischer, kataloger, vykort och manualer. E-post är en viktig kommunikationskanal både internt och för externa kontakter. Ängelholms kommun försöker däremot undvika att sprida information via massmail. Vi i Ängelholm, kommunens informationssidor i Lokaltidningen är även det en viktig kanal för att nå invånare i Ängelholm. Alla möten, både interna och externa, är bra kanaler för spridning av information Språk Information från Ängelholms kommun ska vara lätt att förstå och den skrivs därför på modern, korrekt och enkel svenska. I undantagsfall, när det finns särskilda behov, kompletteras informationen på svenska med i första hand lättläst information och i andra hand på andra språk. För att så många som möjligt ska kunna förstå informationen försöker vi så långt som möjligt att

11 11 (12) undvika förkortningar och förklara facktermer. Informationen ska anpassas efter målgruppen Mediekontakter Ett av de bärande fundamenten i svensk demokrati är offentlighetsprincipen. Frågor från massmedia har hög prioritet inom Ängelholms kommun och ska besvaras så snabbt som möjligt. Ängelholms kommun och dess invånare har mycket att vinna på att massmedia får tillgång till aktuell och korrekt information om kommunens verksamheter. Både förtroendevalda och anställda bör medverka till detta. Kontakterna med massmedia bör i så hög grad som möjligt präglas av tillgänglighet och öppenhet. Alla anställda i kommunen har lagstiftad rätt att kontakta media, så kallad meddelarfrihet. Det är önskvärt att det i första hand är den medarbetare som bäst känner till aktuell verksamhet som besvarar frågor från media. För den som inte själv vill kontakta media, eller som behöver tips och råd om till exempel kontaktuppgifter, är det kommunens informatör uppgift att vara behjälplig. Informatören skriver pressmeddelanden, pressinbjudningar och bjuder in till presskonferenser. Informatören ska ses som en resurs i mediearbetet Marknadsföring Kommunens marknadsföring ska följa riktlinjerna i kommunikationspolicyn och baseras på budskapet i kommunikationsplattformen Syfte och målgrupper för Ängelholms kommuns marknadsföring Vad är det vi vill uppnå med marknadsföringen? Hur vill vi att mottagarna ska känna, tänka och agera då de möts av budskapet? Det finns vissa baselement i det vi vill kommunicera om Ängelholm. Dessa beskrivs utförligt i Ängelholms kommuns kommunikationsplattform. För varje marknadsföringsmålgrupp finns också mer specifika syften med marknadsföringen: Kommuninvånare - delta i evenemang och aktiviteter som kommunen arrangerar, trivas, känna stolthet över Ängelholm, känna delaktighet, känna förtroende för den kommunala verksamheten, prata gott om Ängelholm med vänner och bekanta. Potentiella bosättare - flytta hit Företag verksamma i kommunen - trivas, känna förtroende för den kommunala verksamheten. Företag inte verksamma i kommunen - etablera sig i kommunen, söka samarbetspartners här. Turister som befinner sig i kommunen - stanna länge, besöka kommunens sevärdheter, handla, utnyttja aktiviteter, vilja återvända till Ängelholm, prata gott om Ängelholm med vänner och bekanta. Potentiella turister - komma hit

12 12 (12) Ängelholms Näringsliv AB har huvudsakligt marknadsföringsansvar inom näringsliv och turism Målgruppsanpassning Förmågan att nå fram med ett budskap handlar inte enbart om vilket budskapet är och hur det utformas. En minst lika viktig del är vem mottagaren är och om han eller hon är beredd att ta in budskapet. Kommunikation sker på mottagarens villkor. För effektiv marknadsföring är det därför viktigt att fundera över vilken målgruppen för budskapet är och anpassa val av kanaler och budskapets utformning därefter Val av kanal När vi slagit fast vilket syftet och målgruppen för marknadsföringen är måste vi välja vilken eller vilka kanaler vi ska använda, det vill säga hur vi ska uppnå syftet för varje målgrupp. Några av de marknadsföringskanaler vi har att välja på är annonser (tryckta och/eller webbaserade), broschyrer, pressmeddelande, affischer, tv- eller radioreklam, informationsmöten, kommunens informationssidor Vi i Ängelholm och information på engelholm.se och intranätet. Vilken kanal som är den rätta beror helt och hållet på vad syftet med marknadsföringen är och vilken målgrupp vi vill nå. Frågor kring kommunikationsarbetet besvaras av kommunens informatör Jessica Nilsson.