Årsmöte för BRF Östra Porten

Transkript

1 BRF ÖSTRA PORTEN PROTOKOLL 1 (5) Årsmöte för BRF Östra Porten Tid: Lördagen den 25 maj 2013, kl Plats: Förskolans lokaler, Östra Porten Närvarande:, Erik Billman Stark, Sofie Kanon, Bengt-Olov Friss, Therese Hysén, Christer Niklasson, Liselotte Johansson, Birgit Karlsson, Marie Johansson, Oskar Hanhineva, Ludwig Wenklo, Sture Ljungstedt, Katarina Rudespång, Susann Björnholm, Gunhild Dentén, Ingmari Dalin, Jörgen Rennemo, Jennie Wassberg, Michael Stenfeldt, Eric Zinn, Ingemar Emanuelsson, Mattias Lindmark, Jenny Lindmark, Lis Lykkehaab, Thorgny Stenfeldt, Jan-Erik Sten, Erling Henriksson, Fredrik Dentén, Isa Ivarsson, Anne Holmén 1. Mötet öppnades av styrelsens ordförande, Erling Henriksson, som hälsade alla välkomna. 2. Till mötesordförande valdes Erling Henriksson. 3. Till mötets sekreterare valdes Anne Holmén. 4. Mötet enades om att godkänna röstlängden och en närvarolista skickades runt. 5. Mötet enades om att fastställa utsänd dagordning. 6. Val av två justeringsmän att jämte ordförande justera protokollet, tillika rösträknare: Till justeringsmän valdes Sture Ljungstedt och Eric Zinn. 7. Fråga om kallelse behörigen skett: Mötet anser att så skett. 8. Styrelsens förvaltningsberättelse/årsredovisning: Föreningens ordförande tillika mötesordförande, Erling Henriksson, sammanfattade årsredovisningen, vilken godkändes av närvarande medlemmar. Ordförande utvecklade dessutom, efter frågor från mötesdeltagare, bland annat avseende kostnader samt om störande post enligt not 4 i årsredovisningen (förklaring att det tidigare blivit för lite avskrivet för föreningen och därför genomförts en justering under 2012). 9. Presentation av tioårsplanen: Föreningens ordförande redogjorde kort för styrelsens tioårsplan som gäller planerade arbeten på fastigheten. (Se bilaga tioårsplan.) 10. Revisorernas berättelse: Ordförande redogjorde för revisorernas berättelse, då föreningsrevisorn fått förhinder. Ordförande meddelade att Borevision har godkänt revisorsberättelsen och tillstyrker att mötet gör likaså. Mötet godkände revisorsberättelsen. 11. Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning: Mötet godkände dessa.

2 BRF ÖSTRA PORTEN PROTOKOLL 2 (5) 12. Beslut i frågan om ansvarsfrihet för styrelsen: Mötet enades om att ge styrelsen ytterligare ett års ansvarsfrihet. Föreningens ordförande tackade för förtroendet. 13. Styrelsens förslag i frågan om arvoden: Stämman beslutade att låta sammanträdesersättningen för styrelseledamöter och suppleanter kvarstå på 200,- per möte samt att låta övriga arvodesbelopp (till föreningens kassör, revisor och sekreterare) kvarstå på samma nivå som de senaste två åren, vilket innebär följande: a. Styrelsen delar på 62000,- b. Revisor (ingår ej i styrelsen): 5000,- c. Kassör (ingår ej i styrelsen): 5000,- d. Sekreterare (ingår ej i styrelsen): 600,- /möte e. Valberedning: 200,- /protokollfört möte, dock max tre möten per år. 14. Val av styrelseledamöter: Styrelsen föreslår utökning av antalet ordinarie ledamöter till 6 personer samt minskning av antalet suppleanter till en st., vilket godkändes av stämman. Styrelsen meddelar sitt förslag om att låta Jan-Erik Sten övergå från suppleant till att ingå som ordinarie ledamot och således ingår bland de personer som finns att rösta på, under kvällens möte. Valberedningens förslag presenterades, dessa personer presenterade sig själva, varefter sluten omröstning genomfördes, då mötesdeltagarna på var sin lapp skrev ned tre förslag på ordinarie ledamöter samt ett förslag på suppleant till styrelsen. Justeringsman/rösträknare Sture Ljungstedt samlade in lapparna. En mötesdeltagare lade ned sin röst. Sture samt Michael Stenfeldt från valberedningen räknade röstningslapparna; 23 st. En fullmakt var inlämnad, vilken inte behövde utnyttjas, då den enligt rösträknarna inte var utslagsgivande. Resultat av omröstningen för ordinarie ledamöter: Jan-Erik Sten fick 19 röster Isa Ivarsson fick 14 röster, Katarina Rudespång fick 17 röster Ludwig Wenklo fick 17 röster Resultat av omröstningen för suppleant: Ann-Sofie Kristoffersson fick 4 röster Eric Zinn fick 19 röster Mötet godtar röstningsförfarande och resultat enligt nedan: a. Nya ordinarie ledamöter i styrelsen på två år, blev således Jan-Erik Sten, Katarina Rudespång och Ludwig Wenklo. Erling Henriksson omvaldes på två år.

3 BRF ÖSTRA PORTEN PROTOKOLL 3 (5) b. Ordinarie styrelseledamöter Thorgny Stenfeldt och Fredrik Dentén kvarstår ett år. c. Val av suppleant: Eric Zinn väljs på ett år d. Val av kassör: Lis Lykkehaab väljs på ett år (styrelsens förslag). e. Festkommittén föreslår att under kommande år utöka till 5 personer och följande väljs utifrån valberedningens förslag: Jenny Lindmark, Lis Lykkehaab, Mats Hansson, Liselott Johansson och Christer Hedberg, som i sista stund själv anmält intresse för att ingå i festkommittén. 15. Val av revisor: Sittande revisor, Henrik Wenklo, omvaldes på ett år. 16. Val av valberedning: Till ny valberedning valdes Michael Stenfeldt och Oscar Hanhineva, valda på ett år. 17. Övriga anmälda: a. Motioner: a.i. Förslag till ändring i allmänna trivsel- och ordningsregler gällande Brandsäkerhet: Inledningsvis läses förslag på ny text upp, enligt inlämnad motion, och besvaras av ordförande: Enligt brandskyddsmyndigheten får inga föremål förvaras i trappuppgång. Styrelsen kommer att se över möjlighet till alternativ förvaring av bl a barnvagnar. Därefter fick närvarande medlemmar rösta enligt nedan förslag: a) Att omformulera regeln enligt inkommen motion. b) Att regeltexten kvarstår som den är, varefter styrelsen går ut med förslag till samtliga boende angående ny formulering av regeltexten, dvs att hitta ett förslag i samverkan med de boende. Röstning genom handuppräckning gav följande resultat: Förslag a) fick 14 röster och förslag b) fick 8 röster. Alltså kommer den föreslagna omformuleringen att skrivas in i regeln. a.ii. a.iii. Förslag till ändring av texten om koppeltvång för katter: Efter handuppräckning om att texten ska stå kvar eller inte fick Ja-alternativet 16 röster och Nej-alternativet 4 röster. Alltså kvarstår tvång om att hålla katter kopplade inom området för allmän trivsel. Förslag om att köpa in fler redskap till lekplatsen: Styrelsen tar med sig motionen samt åsikter som framkommit på mötet (bl a ta bort båten, se över gungorna) till kommande

4 BRF ÖSTRA PORTEN PROTOKOLL 4 (5) styrelsemöte. a.iv. Bilar som kör för fort i området. En påminnelse om körning på området kommer att gå ut till samtliga boende. Styrelsen har pratat med chefen för sophämtningen, som kommer att prata med sina chaufförer. Diskussion om att hämtning från soprum i garagelängan skulle kunna göras genom att sopbilen kör in på andra sidan garagen. Mötet enades om att detta dock är tveksamt med tanke på begränsade möjligheter att vända sopbilen på parkeringen. a.v. Mötesordförande läste upp inkommen motion med nio punkter, där några kunde strykas omedelbart, då dessa inte ligger under styrelsens ansvarsområde. Övriga punkter kommer att lösas under kommande styrelsemöten. (Se bilaga Motion maj -13.) b.i. b.ii. b.iii. b.iv. b. Nyckelaktiviteter i föreningen: Avstämningsmöte med HSB kommer som vanligt att äga rum i oktober. Man tittar då på avtalet och dess prisbild. Styrelsen och HSB stämmer av om föreningen är nöjd med insatserna och nivån på det som utförs. Man fastställer kostnader för utfört arbete. Möte med banken för översyn av föreningens avkastning på banktillgångar, fondplaceringar etc. Kräftfest kommer att hållas i augusti/september. Höstfixardag kommer att arrangeras i september/oktober. c. Övriga frågor som uppkom under mötet: c.i..styrelsen efterlyste svar på frågan om hur boende i 4- rumslägenheterna gör med förvaringen av sina sopborstar och snöskyfflar som föreningen tillhandahåller. Svaret är att de förvaras utomhus. c.ii. c.iii. Fråga om en gammal panna som drar mycket ström. Ordförande svarar att föreningen byter pannorna efter hand som de går sönder. Uppföljning av enkäten om intresse för bredband/ fiberuppkoppling. Mötesordförande förklarade kort enligt utskickad enkät: 1) Alternativ 1, från Kungälvs Energi, innebär ingen kostnad för den enskild medlemmen. Föreningen står för kostnaden, som bakas in i månadsavgiften/hyran 20,- /månad. Man väljer det man själv vill köpa till. 2) Alternativ 2, från Bredbandsbolaget, kostar 169,- /månad. Detta ger även ett grundutbud i TV-kanaler samt befintliga kanaler som föreningen redan har (i ytterligare 2½ år). Enligt svar på utlämnad enkät vill majoriteten (20 personer) av de

5 BRF ÖSTRA PORTEN PROTOKOLL 5 (5) som besvarat (totalt 27 svar) ha en gruppanslutning men själva välja vilket man vill därefter. Mötet beslutar genom votering att styrelsen fortsätter samarbetet med Kungälv Energi. 18. Årsmötet avslutades av mötesordförande, tillika styrelsens ordförande, som tackade mötesdeltagarna för visat intresse. Vid protokollet Anne Holmén Sekreterare Justerat Erling Henriksson Mötesordförande/styrelsens ordförande Justerat Sture Ljungstedt Eric Zinn Bilagor: 1. Tioårsplan 2. Inkommen motion, 9 punkter 3. Kallelse och dagordning årsmöte Godkänd röstlängd närvarolista årsmöte 2013