Plan för verksamhetsstöd vid Konstfack Förvaltningschefsbeslut FÖ 5, 2014

Transkript

1 1 Plan för verksamhetsstöd vid Konstfack Förvaltningschefsbeslut FÖ 5, Verksamhetsstöd vid Konstfack Under förvaltningschefen är verksamhetsstödet indelat i bibliotek och fem förvaltningsenheter. Inom sitt ansvarsområde ska varje enhet - genom egna initiativ och prioriteringar - svara för omvärldsbevakning och att verksamheten och högskolegemensamma processer utvecklas. Förvaltningschefen svarar för att verksamhetsstödet vid förvaltningens enheter bidrar till att uppfylla högskolans roll som statlig myndighet genom att säkerställa rättssäkerhet, informationssäkerhet, insyn och ett effektivt resursutnyttjande. utveckla och upprätthålla enhetlighet och samordning i det administrativa arbetet. vara stöd för planering, beredning, kvalitetskontroll och uppföljning verka för att samordna och förenkla administrationen samt anvisa lösningar, ge stöd och kvalificerad service Arbetet vid förvaltning och bibliotek och i förlängningen därmed även den del av administrationen som finns vid institutionerna ska kännetecknas av hög kompetens, effektivitet och kvalitet. Våra arbetsformer ska vara inkluderande och ge utrymme för oliktänkande. I beredning av ärenden eftersträvas bred förankring och att frågeställningar blir allsidigt belysta. Varje medarbetare har ett ansvar för att bevaka utvecklingen inom det egna ansvarsområdet, kommunicera med berörda målgrupper internt och externt samt driva utvecklingen inom det egna ansvarsområdet. Verksamhetsstödet vid Konstfack är till övervägande del förlagt till Förvaltning och Bibliotek (52 årsarbetskrafter 2013, se bilaga 2). Här finns högskolans drygt 20 IT-system (exkl VFU-portal), se bilaga 3. l sk möteskretsar möts den administrativa personalen vid förvaltning och institutioner inom respektive område. Möteskretsarna ska bidra till att utveckla och säkra de administrativa processerna inom högskolan. 2. Verksamhetsplanering Plan för verksamhetsstödet ingår som en del i den årliga verksamhetsplaneringen för Konstfack som helhet. Den ska ses som ett uppdrag till personal vid förvaltning och bibliotek, vilket i förlängningen även berör administrativ personal vid institutionerna. Avsikten är att verksamhetsstödets prioriteringar och kostnader (se bilaga 1) ska bli mer transparenta och att de olika delarna tillsammans arbetar mot gemensamma mål. Uppställningen följer redovisningsmodellen och är indelad i: utbildningsadministration, forskningsadministration, infrastruktur fastighet/it, infrastruktur kommunikation, bibliotek, ekonomiadministration, personaladministration och ledningsadministration. Avsikten är att ge möjlighet att över tid göra jämförelser såväl inom Konstfack som med andra lärosäten. Verksamhetsstödets systematiska kvalitetsarbete ska ta sin utgångspunkt i verksamhetsplan, handlingsplaner, rutinbeskrivningar och processkartläggningar samt kompletteras med interna och externa granskningar och analyser Nuläge och verksamhetsbehov Partiernas behov av att visa sin förmåga under valåret påverkar troligen den politiska agendan för högre utbildning och forskning. Det kan också uppstå tillfällen för Konstfack att påverka. Den kraftiga minskningen av antalet utbildningsplatser i landet, p.g.a. minskande ungdomskullar framöver, har hejdats. Konstfack har hört till de lyckligt lottade som ändå har fått takbeloppet höjt (motsvarande ca 100 nya platser i lärarutbildningen). Tillfälliga satsningar (innan lärarutbildningen är utbyggd) på korta fristående kurser mm innebär mer administration inom de flesta av våra områden. Regeringsperioden har även präglats av en stark politisk önskan att genom frivilliga beslut - slå samman högskolor med starka universitet. Eller som för vår del en önskan om att slå samman alla sex konstnärliga högskolor i Stockholm till ett konstnärligt universitet (blev högskola). Slutligen valde tre av dessa att gå samman och bilda ett nytt lärosäte. Stockholms konstnärliga högskola startade den 1 januari 2014 och har fått 40 mkr för att dels genomföra sammanslagningen, dels bygga upp konstnärlig forskning. Uppbyggnaden av en forskningsmiljö är strategisk för Konstfack och syftar bland annat till att generera externfinansierad forskning och möjliggöra utbildning på forskarnivå. Bibliotek och förvaltning har påbörjat

2 en successiv omprioritering bland arbetsuppgifter, ekonomiska och personella resurser samt kompetensutveckling i syfte att stärka infrastrukturen för detta. Det är fortsatt angeläget att stödverksamheten utformas för att stärka högskolans autonomi och manöverutrymme gällande utbildning och forskning. Personalen är vår främsta resurs och största kostnad, varför välplanerad kompetensförsörjning är av vikt. Avtal och anställningsformer ska svara mot verksamhetens behov, modern arbetsgivarpolitik och attrahera sökande. Vår nya anställningsordning är ett led i detta, samtidigt som vi redan kan konstatera att verksamheten har svårt att leva upp till den. Införandet av studieavgifter för studenter från tredje land (utanför EU, EES och Schweiz) har lett till ökade administrativa kostnader och färre utländska studenter. Samtidigt befinner vi oss redan i en internationell miljö vad gäller samarbete med andra lärosäten, en stor internationell studentgrupp, ett växande intresse för våra utbildningar och studenternas framtida arbetsmarknad. Stödverksamheten ska därför verka för en tvåspråkig högskolemiljö på hemmaplan. Konstfacks studie- och arbetsmiljö är en tillgång, som kan stärkas genom ökad tillgänglighet till resurser som exempelvis bibliotek, seminarierum etc. Med ökad självständighet och konkurrenssituation följer ökade krav på högskolans interna styrning och kontroll av verksamheten (interna regelverk, uppföljning, analys, strategier och planering), vilket förväntas ske inom ramen för befintliga resurser. Liksom tidigare innebär detta en fortsatt förändring av arbetsuppgifter och kompetens inom våra ansvarsområden samt höga krav på omvärldsbevakning. Detta ska ses tillsammans med regeringens generella krav på ökad effektivitet samt förändringar i kommande resurstilldelning efter kvalitet. För att möta kraven överväger förvaltningen kontinuerligt möjligheten att samverka med andra högskolor eller lägga ut verksamhet på andra aktörer (outsourcing) för att uppnå hög effektivitet, kompetens och/eller annan kvalitetsäkring inom våra områden Strategi För att med framgång kunna uppnå övergripande mål har ledningsrådet identifierat strategiska områden som Konstfack ska prioritera de närmaste åren. De har valts ut mot bakgrund av förväntade eller pågående förändringar och trender i vår omvärld i relation till styrkor och svagheter i vår egen verksamhet. Högskolan gemensamt Ledarskap och aktivt medarbetarskap utvecklar verksamheten Kompetensförsörjning och anställningsformer som stärker verksamhetens behov Säkra kompetens och effektivt resursutnyttjande Ökad synlighet och omvärldsbevakning Långsiktig planering av resultatbudget och investeringar Säkerställa intäkter för grundutbildning och forskning Miljöledning och stärkt kompetens för hållbar utveckling Utbildning Attrahera särskilt lovande & motiverade studenter Säkra utbildningskvalitet & examensrätt Tvåspråkig, internationell arbetsmiljö för studenter & personal Forskning Större, attraktiv miljö för forskning & forskarutbildning Examensrätt för doktorsexamen Strategiska samarbeten för stärkt forsknings- och forskarutbildningsmiljö Utveckla infrastruktur som stöd för forskning och forskarutbildning INNEHÅLL 1. Verksamhetsstöd vid Konstfack Verksamhetsplanering Utbildningsadministration Forskningsadministration Infrastruktur Fastighet & IT Infrastruktur - Biblioteket Infrastruktur - Kommunikation Ekonomiadministration Personaladministration Ledningsadministration

3 3 3. Utbildningsadministration 3.1. Verksamhetsbeskrivning Det utbildningsadministrativa verksamhetsstödet omfattar studentrekrytering, antagning, studie och utbildningsadministration, internationalisering, studenthälsa, studenträtt, insatser för studenters särskilda behov, utbildningsinformation, administration av verksamhetsförlagd utbildning, lärarstöd och beredning av utbildningsfrågor till beslutande organ. Utbildningsadministrationen finns både på institutionsnivå och central nivå: UFA: Internationella enheten, Studentkansliet KU-kansliet Institutionernas utbildningsadministration arbetsleds delvis av UFA. Verksamhetsförlagd utbildning administreras av institutionen för Bildpedagogik. För delar av studentrekryteringen svarar kommunikationsgruppen vid Ledningens kansli. Utbildningsadministrationen samordnas av Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen (UFA) via högskolans utbildningskretsmöten. UFA är ägare till högskolans studieadministrativa system (Ladok), antagningssystem (NyA), arbetsprovsdatabas/bedömningsapplikation, system för kursvärdering samt kommande system för kurshantering Verksamhetsutveckling Kvaliten i det studieadministrativa arbetet har ökat. Viss utveckling kvarstår för att uppfylla ledningens behov av underlag för prognoser m.m. Utbildningsadministrationens stöd och processer kan bättre svara mot utbildningens förväntningar och behov. Internationaliseringsarbetet behöver samordnas mer. bidra till rekrytering av internationella studenter bidra till att utveckla rutiner för internationella besök kartlägga, utveckla samarbete med partnerskolor uppdatera och se över utbytesavtal förbättra information om internationell verksamhet på extern hemsida och Intranät hålla i kontakterna med UHR samt ta fram förslag till Språkpolicy Stöd för studentrekrytering ska bredda studentrekryteringen (bakgrund, kön osv) ta fram marknadsplan för studentrekrytering, extra resurs 2014 (Ledningens kansli) föreslå rektor ny plan för breddad rekrytering (institutionsledd arbetsgrupp) samordna aktiviteter: omvandla Årlig informationskväll till Öppet Hus, monter på SACOmässan med konstnärliga högskolor i Sthlm (Led. kansli) genomföra enkätundersökning till sökande efter antagning (UFA) förnya innehåll i introduktionsdagar (UFA) 3.4. M ål Säkerställa intäkter för grundutbildning Processer som stödjer utbildningskvalitet & bibehållen examensrätt Säkerställa god intern styrning och kontroll i huvudprocesserna Tvåspråkig, internationell arbetsmiljö för studenter & personal Säkra kompetens och effektivt resursutnyttjande Ökad synlighet och omvärldsbevakning Rekrytering av särskilt motiverade och lovande studenter 3.3. Prioriterade insatser ( ) Det utbildnings- och studieadministrativa stödet ska kartlägga, förbättra och kvalitetssäkra utbildnings- och studieadministrativa huvudprocesser kartlägga, förbättra och kvalitetssäkra KU:s besluts- och beredningsprocesser upphandla kursdatabas som stöd för utbildningsplanering stödja institutionernas arbete med resultatet av UKÄ:s kvalitetsutvärderingar medverka i upphandling av enkätverktyg (kursvärdering, medarbetar-/studentundersökning) revidera plan för likabehandling av studenter Stöd för internationalisering ska

4 4. Forskningsadministration 4.1. Verksamhetsbeskrivning Forskningsadministration består av forskningskommunikation, handläggar- och sekreterarstöd till beslutande organ, stöd till forskarutbildning som förläggs till gemensam centrumbildning med KTH, stöd till externfinansierad forskning samt övrigt forskningsstöd. Verksamhetstödet finns vid KU-nämndens kansli, institutionerna och biblioteket. KU-kansliet. Studentkansliet bistår med utbildningsadministrativt stöd för forskarutbildning. Biblioteket har ansvar för utveckling av stöd för forskningspublicering, se Infrastruktur - bibliotek. I administrativa funktioner vid institutionerna ingår vissa forskningsadministrativa uppgifter Verksamhetsutveckling Verksamhetsstödet till forskning är outvecklat och i behov av samordning. För att öka andelen externfinansierad forskning ska verksamhetsstödet prioritera att upprätta en tydlig och effektiv stödstruktur för stöd till externfinansierad forskning samt vidareutveckla forskningskommunikationen. Genom omfördelning av arbetsuppgifter har det stödet stärkts inför Prioriterade insatser ( ) Det forskningsadministrativa stödet ska stödja bildandet av centrumbildning för forskning kartlägga, förbättra och kvalitetssäkra stödprocesser för forskarutbildning arbeta med att införa doktorandprogrammet KTD projekt Examensrätt 2015 (underlag till beslut om ansökan om doktorsexman) synliggöra stärkt forskningsprofil genom fem tematiska områden bidra till stärkt forskningskommunikationen (KU/ledningens kansli 4.4. M ål Större, attraktiv miljö för forskning & forskarutbildning genom strategiskt samarbete Examensrätt för doktorsexamen Utveckla infrastruktur som stöd för forskning och forskarutbildning Ökad synlighet och omvärldsbevakning Säkra kompetens och effektivt resursutnyttjande

5 5. Infrastruktur Fastighet & IT 5.1. Verksamhetsbeskrivning Infrastrukturen består av lokalförsörjning (inkl administration av studentbostäder), säkerhetsfrågor, vaktmästeri/reception, IT (drift/underhåll/utveckling) mm. Verksamhetsstödet är förlagt till fastighetsavdelningen, IT-enheten och delvis vid institutionerna: Fastighetsavdelningen är indelad i tre enheter: fastighet, reception/vaktmästeri samt lokalvård. IT-enheten har ett övergripande ansvar för all ITrelaterad verksamhet på Konstfack. I det ingår bl a drift- och support av arbetsplatser (Mac och PC), datorsalar, nätverk och servrar, utveckling av IT-miljön, anskaffning och avveckling av hårdvara samt licenshantering. Enheten stödjer enskilda systemägare genom att förvalta och utveckla modeller för bl a systemförvaltning samt svara för viss intern serverdrift (enligt överenskommelse). Underhåll av inredning och utrustning som tillhör institutionerna ingår även i arbetsuppgifter vid institutionerna (t ex verkstadsansvariga). Fastighetsavdelningen är ägare av system för telefonväxel, inpassering och lokalbokning. Avdelningen har särskilt ansvar för att driva arbetet i högskolans fastighetskrets IT-enheten är systemägare av system för fillagring, säkerhetskopiering, utskrifter, e-postsystem och helpdesk. Enheten har särskilt ansvar för att driva arbetet i högskolans IT-råd Verksamhetsutveckling En god, attraktiv fysisk arbetsmiljö för studenter och anställda ska bidra till att öka högskolans konkurrenskraft. Med ett flexibelt, effektivt lokalutnyttjande ska Konstfack klara det planerade, utökade studentantalet (ca 125 då nya lärarutbildningen är fullt utbyggd) inom nuvarande lokalyta. Lokaler ska förändras i syfte att främja en kreativ forskarmiljö som kan rymma den gemensamma centrumbildningen mellan KTH och Konstfack, däribland en forskarutbildning (20-30 doktorander då den är fullt utbyggd). IT- miljön ska var säker och stabil och följa de myndighetskrav och lagar som finns, t ex LIS. IT-området utvecklas snabbt och det är viktigt att följa med för att kunna erbjuda rätt stöd och förutsättningar på Konstfack. Därför prioriteras löpande informations- och utbildningsinsatser inom ITenhetens arbetsområden Prioriterade insatser ( ) Lokaler & fastighet Lokalprogramsarbete i ledningsråd: prioritera och planera framtida lokalförändringar Fastighetskrets: inventarier/utrustning för bokningsbara lokaler, gränsdragning för fastighetsunderhåll, behovsanalys/prioritering av investeringar i gemensamma lokaler Upphandla totalentreprenad: tyst läsrum i biblioteket, ombyggnad av reception, akustik/belysning vid UFA (personalutrymme, 5 kontorsrum), ombyggnad av Wickman (större seminarierum). Utveckla resursbokning i KronoX, stöd till schemaläggningsprojekt (extern resurs) Föreslå hur beståndet av datasalar kan optimeras och bättre anpassas för lärarledd undervisning och grupparbete.(it-råd/fastighet) Förstudie i syfte att lösa lokalproblem i serverrum (underlag för beslut inför 2015) Kompetensutveckling av lokalvård inom källsortering, avfallshantering, nya städtekniker och ny utrustning. Förbättra intern information. Systemförvaltning, kris- och riskhantering Förstudie inför framtida telefonistrategi, utreda användning av mobila enheter, bl a ur säkerhetsperspektiv (Fastighet/IT) Systemförvaltningsplan för KronoX (Fastighet) Uppdatering av Krisplan (Fastighet) Utveckla receptionen till att bli informationsnod. Utveckla systemintegration för AD-koppling, automatisera processflöden (Fastighet) IT för grönare förvaltning , rev lokal handlingsplan (IT) Dokumentation/implementering av automatiserade rutinjobb som användarhantering, programinstallation- och uppdatering (IT) Upphandling av ny skrivarlösningen med FollowMe- och betalsystem (IT) 5.4. M ål Attraktiv, kreativ arbetsmiljö för studenter och anställda Säkerställa effektivt resursutnyttjande och säkerhet Säkerställa en säker och stabil driftmiljö för IT, som följer myndighetskrav och lagar, t ex LIS - 5 -

6 6 6. Infrastruktur - Biblioteket 6.1. Verksamhetsbeskrivning Biblioteket svarar för informationsförsörjningen på Konstfack genom att förvärva och tillgängliggöra relevant litteratur både i tryckt och i elektronisk form, samt att presentera det på ett användarvänligt sätt. Det är främst böcker, tidskrifter och databaser, men även konstvideo och materialprover. Biblioteket ska vara en god studiemiljö speciellt för högskolans studenter. Detta inbegriper både tysta läsplatser, grupparbetsplatser samt platser med tillgång till datorer. Även personer med läshinder ska ha en lugn studiemiljö och få teknisk hjälp. Biblioteket ska genom undervisning och ett pedagogiskt förhållningssätt i det dagliga arbetet, stödja sina användares informationssökning och utveckla deras informationskompetens och kritiska tänkande. Biblioteket ska även medverka till att sprida information om upphovsrätt och plagiering, samt hur studenterna ska publicera examensarbeten i DiVA. Biblioteket deltar i uppbyggandet av Konsfacks forskningsinfrastruktur genom att säkerställa tillgång till relevant forskningsrelaterad litteratur samt ansvarar för redovisning och presentation av forskningsresultat i DiVA Verksamhetsutveckling - Prioriterade insatser ( ) Översyn av bibliotekets webbplats och katalog (OPAC). Påbörja arbetet med att skriva en medieplan En attraktiv, kreativ arbets- och studiemiljö för studenter och anställda Utöka öppettider till tisdag-torsdag. Under 2014 ska mötesrum B2 byggas om till enskilda tysta läsplatser. (Fastighet) Översyn av biblioteksrummet för att erbjuda fler grupparbetsplatser och enskilda läsplatser. Överväga möjlighet att samla materialbiblioteket och placera det i källarplanet Informationsinsatser för att erbjuda alla studenter, lärare och forskare undervisning. Forskningsinfrastruktur Förslag till policydokument och anvisningar för registrering av forskningsresultat i DiVA ska skrivas och fastställas. Tillsammans med webbredaktör skapa utsökningar från DiVA till Konstfacks externa webbplats för forskarsidor och enskilda forskare. Informera forskare om registrering i DiVA M ål Att erbjuda Konsfacks studenter och anställda relevant och aktuell litteratur på ett användarvänligt sätt. Att skapa en bra studiemiljö för främst Konstfacks studenter. Att presentera Konstfacks forskningsresultat för det omgivande samhället. Informationsförsörjning E-böcker (PDA=användarstyrd anskaffning) från EBL ska införskaffas.

7 7. Infrastruktur - Kommunikation 7.1. Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsstödet ska ge förutsättningar för högskolan att kommunicera (genom utbildningsinsatser, systemförvaltning av webbplattform, profilerande informationsmaterial, visuell identitet, presstjänst, redaktionell samordning samt planering och samordning av kommunikationsinsatser). Stödet finns både på institutionsnivå och central nivå: 7.3. Prioriterade insatser ( ) Stöd för att styra verksamheten mot gemensamma mål bistå ledningen vid kommunikationstillfällen som rektors lunchmöte, Open Space (fånga behov/idéer), frukostmöten (adm. Frågor, nulägesrapporter) samla, sålla och sprida verksamhetskritisk information, centrala budskap och omvärldsbevakning medverka i planering och genomförande av högskolgemensamma kommunikationsinsatser Ledningens kansli: Kommunikationsgruppen svarar för högskolegemensamma kommunikationsinsatser Förutom informationsansvarig, webbmaster (tillfällig marknadsföringsresurs 2014) ingår Alumnansvarig samt Utställningsansvarig. Vid institutioner/enheter finns lokala webbredaktörer/andra med utpekade informationsuppgifter. Struktur och stöd för arbetsnära information stödja lokala webbredaktörer i att säkerställa information på intranätet förbereda konsultuppdrag 2015 för översyn av struktur och sortering av innehåll på intranät förbättra information på engelska på intranätet samordna översättningsuppdrag Informationsansvarig ska bistå ledningen i strategiska kommunikationsfrågor, mediekontakter och har särskilt ansvar för att driva övergripande frågor i högskolans kommunikationskrets. Ledningens kansli är ägare till högskolans system för administration av alumnnätverk och webbpublicering Verksamhetsutveckling Konstfack ska sträva mot en integrerad kommunikation, där olika delar samverkar och stödjer varandra. Utrymme för analys och planering av kommunikationsinsatser behöver skapas. Kommunikationsaspekten kan integreras bättre i det strategiska arbetet med forskning och utbildning. Genom att sprida kommunikationsansvar och ge utrymme för konstnärligt uttryck skapar vi delaktighet, ibland på bekostnad av uppnådda kommunikationseffekter och resursanvändning Ska all extern kommunikation vara effektiv och målgruppsanpassad? Vilka delar i kommunikationen ska främst vara resurseffektiv respektive styrd av identitetsskapande värden? Att tydliggöra detta kan ge rätt förväntningar på kommunikationsinsatserna. Med intern kommunikation menas arbetsrelaterad kommunikation mellan högskolans medarbetare, informationsspridning likväl som dialog. Internkommunikationen ska förbättras kontinuerligt. Varje anställd har också eget ansvar för att söka och sprida information inom sitt ansvarsområde. Stödja extern kommunikation genom redaktionellt stöd vid framtagande av utbildningsinformation/annan information planera mediainsatser (via Newsdesk) för kontinuitet med fokus på valda budskap samt evenemang. intervjuer få fler att informera om sin forskning planera och samordna insatser vid Vårutställning samt utställning i Milano implementering av ny webbportal för Konstfack Alumni, ta fram informationsfolder samt genomföra aktiviteter i samarbete med Transit Kulturinkubator. externt nyhetsbrev för högskolans intressenter Rekrytering/studentinformation Studentrekrytering, se Utbildningsadministration. Ledningens kansli planerar kommunikationsinsatser (budget, analys, målgrupper m.m.) M ål Internkommunikationen ska erbjuda struktur och stöd för arbetsnära information erbjuda ett väl avvägt nyhetsflöde och omvärldsbevakning bidra till relationsbyggande (kultur/ vi-känsla ). styra verksamheten mot gemensamma mål Extern kommunikation ska bidra till rekrytering av särskilt motiverade och lovande studenter breddad studentrekrytering (bakgrund, kön osv) rekrytering av skickliga medarbetare ökad kännedom om Konstfacks utbildning och forskning ökad synlighet och omvärldsbevakning att stärka bilden av Konstfack som samhällsaktör inom både högskole- och kulturområdet

8 8. Ekonomiadministration 8.1. Verksamhetsbeskrivning Ekonomiadministration vid Konstfack omfattar finansiering och redovisning, budget-, prognos- och uppföljning (årsredovisning, statistik mm), projektredovisning samt inköps- och upphandlingsstöd. Stödet finns både på institutionsnivå och central nivå: Ekonomienheten har särskilt ansvar för processledningen, är systemägare till myndighetens ekonomiadministrativa system och har hand om Konstfacks stiftelser. Vid upphandling/inköp ska ekonominenheten bistå med adekvat kompetens samt stöd för genomförande och information/utbildning vid avrop och direktupphandlingar. Tillsammans med personalenheten är ekonomienheten sammankallande för högskolans ekonomi- och personaladministrativa möteskrets Verksamhetsutveckling Krav på ekonomisk redovisning och frågor som avser upphandling och har ökat. Regeringen kräver både snabbare och utökad rapportering. Konstfack har ökat flexibiliteten i institutionernas utbildningsuppdrag över åren, vilket även ställer förändrade krav på budgetarbetet. Under 2014 får redovisningsansvarig successivt ett större ansvar för löpande redovisning medan ekonomichef arbetar mer med budgetprocessen och resultatuppföljning Prioriterade insatser ( ) Stöd för E-beställning/inköp Driftsstart för Visma Proceedo i april 2014, varefter följande står i fokus: utveckla och dokumentera rutiner säkerställa och följa upp integration mellan Agresso och Visma ansluta nya leverantörer till orderdelen i Visma fastställa ansvar för varugrupper och kataloguppdateringar inom organisationen utlysa anställning som inköpsansvarig, gärna i samarbete med andra högskolor. Intranätet Successivt utveckla ekonomihandbok på intranätet som ska: ge en ny, mer överskådlig struktur dokumentera och publicera rutinbeskrivningar publicera kodplanen (idag under G:) innehålla reviderad representationspolicy ge stöd och riktlinjer gällande tjänstresor Rapporter Vid övergång till Visma Proceedo för hantering av beställningar och fakturor, saknas möjlighet att skapa rapporter till användare i Agresso webbportal. Ekonomienheten ska på annat sätt möjliggöra för vissa användare att ta fram egna rapporter och ställa frågor för löpande uppföljning av ekonomin. Stöd för ekonomihantering/budget utveckla rutiner för budgetprocessen utveckla rutiner/arbetssätt för löpande ekonomisk uppföljning fortsatt utveckling av rutiner för prognoser av grundutbildningsanslaget, dels som redovisning till Utbildningsdepartementet, dels som grund för att följa upp intern medelstilldelning översyn och dokumentation av betalningsrutiner i Agresso (hela flödet) M ål Att den ekonomiska redovisningen vid alla mätbara tillfällen är rättvisande och korrekt. Att beslut om investeringar och resursanvändning är motiverade, inom ramen för högskolans verksamhet, att medel finns avsatta samt att skatteregler, policys, riktlinjer och föreskrifter följs. Att långsiktig planering förbättras för resultatbudget och investeringar Att intäkter för grundutbildning och forskning säkerställs

9 9. Personaladministration 9.1. Verksamhetsbeskrivning Personaladministrationen vid Konstfack omfattar personalrekrytering, lön/semester/pension, stöd för kompetensförsörjning/kompetensutveckling och arbetsmiljö/rehabilitering/friskvård. Vidare ingår arbete kring jämställdhet, diskriminering och trakasserier samt introduktion av nyanställda. Stödet finns på institutionsnivå och central nivå: Personalenheten (tillfällig resursförstärkning 2014) har övergripande ansvar för högskolans personaladministrativa processer Vid institutionerna finns anställda med vissa personaladministrativa uppgifter. Personalenheten har särskilt ansvar för arbetsgivarfunktionen (arbetsgivarpolitiska frågor, arbetsrätt, förhandling och samverkan med fackliga organisationer), jämställdhetsarbete, arbetsmiljö och företagshälsovård samt miljöledning. Enheten är systemägare av lönesystem, rekryteringsverktyg och system för kemikaliehantering. Tillsammans med ekonomienheten är personalenheten sammankallande för högskolans administrativa möteskrets för ekonomi- och personalfrågor Verksamhetsutveckling Konstfack ska vara en attraktiv arbetsplats med engagerad och kompetent personal. Vi ska ha en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Verksamhetstödet ska vara en strategisk, proaktiv, kompetent och lyhörd resurs dit anställda kan vända sig för att få fördjupade svar i personalfrågor. Analys av personalstruktur och framtida kompetensbehov är prioriterat. Högskolan ska utveckla en gemensam grund för bedömning, belöning och utveckling av anställdas insatser. Konstfack är inne i en intensiv nyrekryteringsperiod, vilket ställer ökat krav på stöd för rekrytering m.m. Syftet är höjd kompetens, säkerställa kompetensöverföring vid pensionsavgångar samt säkra kompetens då visstidsanställningar av lärare upphör. Till detta följer behov av nyanställning med anledning av en utökad utbildningsvolym. Högskolans prioritering av forskning och forskarutbildning ställer nya krav på kompetensförsörjning. Följande insatser prioriteras: Organisationsutveckling Uppföljning verksamhetsutvecklingsprojekt 2010 Ledarskap och medarbetarskap Fastställa chefutvecklingsprogram Upphandla enkätverktyg för medarbetarenkät (Personal/UFA) Genomföra medarbetarundersökning Revidera lönepolicy och utvecklingssamtalsmall Skapa medvetenhet om hur förändringar påverkar individ, grupp och organisation Kompetensförsörjning och anställningsformer Påbörja arbete med kompetensförsörjningsplan Se över arbetstidsavtal utifrån verksamhetsbehov och modern arbetsgivarpolitik Revidera anställningsordningen Internationell annonsering av läraranställningar Förbättra implementering av beslut och rutiner rörande anställningar Driva frågan om samverkansavtal Effektivt resursutnyttjande och säkerhet Säkerställa lön, se över samarbete alt. outsourcing samt planera för byte av lönesystem och implementering Sammanställa och säkerställa att kritiska processer är dokumenterade och riskbedömda: Riskanalys av processer; löner och rekrytering Säkerställa korrekt information på intranätet Arbetsmiljö & miljöledning Utveckla organisationsmodeller, t.ex. för skötsel och drift av verkstäder. Påverka att frågor om arbetsmiljö och miljö kommer med i utbildningen Tydliggöra ansvarsfördelning bland chefer och medarbetare (medarbetarpolicy) Utveckla arbetet med miljöledning Jämställdhet och likabehandling Säkerställa lönekartläggning med 3 års intervall. Årlig uppföljning av jämställdhetshandlingsplan Friskvård & rehabilitering Fortsatt fokus på friskvård och förebyggande åtgärder för minskad sjukfrånvaro. Kvalitetssäkra rehabiliteringsprocessen M ål Ett ledarskap och aktivt medarbetarskap som utvecklar verksamheten Kompetensförsörjning och anställningsformer som stärker verksamhetens behov Säkrad kompetens och effektivt resursutnyttjande Miljöledning och stärkt kompetens för hållbar utveckling - 9 -

10 Ledningsadministration Verksamhetsbeskrivning Ledningsadministrationen omfattar rektors stöd för verksamhetsplanering, -uppföljning, -analys och beslutsfattande. Det är till största delen spritt över enheter inom förvaltningen. Vid ledningens kansli finns rektors sekreterare, registrator och arkivarie med särskilt ansvar för processer för beslut, ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering. Kansliet förvaltar högskolans system för diarie- och ärendehantering Verksamhetsutveckling Utveckla verksamhetsplanering, inklusive högskolegemensamma nyckeltal för att jämföra, utvärdera och utveckla kärnverksamhet och verksamhetsstöd. Fortsatt integration av intern styrning och kontroll i verksamhetsprocesser och verksamhetsplanering. Följande insatser prioriteras: Registratur & arkivering, ärendehantering Strategi för elektronisk långtidslagring (2015) Rutiner för handläggning av vetenskaplig oredlighet Stöd för registratur och arkivering på institutionsnivå (utbildning, checklistor m.m.). Nya handläggare i W3D3 + utbildning (i första hand personal och UFA) Skriva en enklare lathund för användare i W3D3 Stöd och utbildning för registratur (allmän handling, diarieföring och arkivering för nyanställda 1 gång per termin) Hantera konsekvenser av ny dokumenthanteringsplan, bl a omläggning av diariet, justerade rutiner för ärendehantering, nytt arkiv, ny arkivförteckning och fysisk omflyttning i arkivet Organisation & beslutsstöd Utveckla stöd i W3D3 för beslutprocesser (ärendeoch dokumenthantering) Föra in alla beslut i W3D3 (diarieförs ej), för publicering på intranät per automatik. Sammanställa förslag på förändring av uppgifter och sammansättning gällande KU-nämnden, NUF samt ämnesråd (jmf rapport om ämnesrådens funktion och sammansättning) Verksamhetsplan för Konstfack gemensamt Elektronisk långtidslagring, strategi (2015) Dokumentationsprojekt Konstfacks minne (2015) Effektivt resursutnyttjande och säkerhet Driva arbete med informationssäkerhet inom förvaltningen Riskanalys på övergripande nivå (2015) M ål Mål för intern styrning och kontroll Ha en god intern miljö (riktlinjer/rutiner) Att formulerade mål och uppgifter används i riskanalys Att riktlinjer/rutiner finns för att styra, följa upp och rapportera (verksamhetsstyrning) Att högskolans ledning hålls informerad och kan förmedla sin syn på risker.

11 Vsh/ objekt Fast Pers-onal Övr perskostnader Pers. utv Arb.- miljö Avskr tom-13 Avskr nyinv Avskr datorer Systemkost-nader Övr drift Resor Lokal kostn Budget 2014 Bilaga 1. Budget 2014 Stödverksamhet mm Verksamhetsförsäkring Periodiseringar kostnader Restaurang Telefonplan Högskolegem investeringar Högskolan gemensamt Ledning Rektors kostn Rektors fördeln Almedalsvecka n Ledning Förvaltn.chef Övr drift förvalt Ledningsmöten Startskott Ofördelat högskolegem Högskolestyrels en Studentkåren * Ledningens kansli Diariesystem Extern webb/intranät Information och marknadsföring Översättning Ledningens kansli * Personal Lärarförslagsnämnd Personalrekryte ring Personalutv gem Jämställdhetsar b Företagshälsov ård Facklig verksamhet Personal * Ekonomi Agresso EFH/Visma Avgifter Riksrev Upphandling Ekonomi

12 943* Studentkansli LADOK Antagning NyA Digital arbetsprovshant Funktionshinder studenter Studerandehäls o-vård + försäkr 945* Internationella * UFA:s kansli Stöd KU-arbete UFA Fastighet Gemensamma serviceavtal 953* Reception Studentbostäde r Avslutningsfest Fastighet IT-enheten Biblioteket Central adm & bibliotek Reserv lönejust - h-gem Summa högskolegemensamt Gem investeringar, kärnvsh Vårutställning Arbetsmiljö Utställning Milano Alumni Inköpsprojektet Satsning marknadsföring Breddad rekrytering, projekt Utvärdering omorganisationen Summa övr anslagsfin Ofördelad reserv kärnvsh Summa ofördelat

13 Bilaga 2. TA-personal 2013 fördelad över arbetsområden och institutioner/enheter

14 Bilaga 3. System och ansvarsfördelning System Systemägare Systemansvarig Driftansvarig Plan ja/nej 1 Active Directory IT-chefen Utsedd IT-tekniker IT Ja 2 Exchange IT-chefen Utsedd IT-tekniker IT Ja 3 San-lagring IT-chefen Utsedd IT-tekniker IT Ja 4 Skrivarsystem IT-chefen Utsedd IT-tekniker Xerox/Safecom/IT Ja 5 Agresso Ekonomichef Ekchef/Ekadm Agresso (SLA) Nej 6 E-beställning, ny 2014 Ekonomichef Återstår att utse Visma (SLA) Nej 7 Diariet/ärendehantering (w3d3) Förvaltningschef Registrator Know IT (SLA) Nej 8 EPI-server, webb Förvaltningschef Webbmaster Acon AB/IT (SLA) Ja 9 Alumnwebb, ny 2014 Förvaltningschef Alumnansvarig Acon AB/IT (SLA?) Nej 10 VFU-portal Förvaltningschef SU/BI SU Ja 11 Inpassering Fastighetschef Fastig.chef/vaktm IT Ja 12 MX-one, växel Fastighetschef Arbetsledare, rec Cygate/IT (SLA) Ja 13 Kronox, ny ht 2013 Fastighetschef Arbetsledare, rec IT Nej 14 Konstdatabasen Fastighetschef Receptionen Köpt tjänst -* 15 DIVA, vet arkiv Bibliotekschef PN, bibliotekarie EPC/UU (SLA) Ja 16 LIBRA Bibliotekschef PN, bibliotekarie Axiell (SLA) Ja 17 Newdesk/newsfeed Informationsansv. Informationsansv. Köpt tjänst -* 18 LADOK UFA-chef Ladokansvarig UU (SLA) Ja 19 NyA UFA-chef Antagningsansvarig UHR (avtal) Ja 20 Arbetsprovsportal UFA-chef Antagningsansvarig IT-enheten Nej 21 Kursvärdering (nytt enkätverktyg?) UFA-chef Kvalitetsansvarig GOVA Nej byte? 22 Palasso Personalchef Löneadministratör Logica (SLA) Nej 23 ReachMee Personalchef Pers.handläggare Globesoft/ReachMee Nej 24 Klara kemi Personalchef Arbetsmiljösamordn. NordicPort Nej Ej aktuellt