Jag, vi och våra värderingar

Transkript

1 Jag, vi och våra värderingar ett dialogverktyg om värderingar och kvalitetskultur En presentation hämtad från Helena Svahn Verksam Utveckling 2003, tel

2 Jag, vi och våra värderingar är ett dialogverktyg för att skapa delaktighet och dialog om grundläggande värderingar för kundorienterad verksamhetsutveckling. Med dess hjälp identifieras styrkor, viktiga förbättringsområden förankras och prioriteras. Syftet med materialet är att utveckla organisationens kvalitetskultur. Med verktyget skapas egen reflektion men också ökad öppenhet och tydlighet i arbetsgrupper om de egna värderingar som ligger till grund för beslut och handlande. Arbeta med verktyget och kulturen Att utveckla en kvalitetskultur förutsätter en vilja att arbeta med verksamhetsfrågor på ett djupare plan, utöver analyser och traditionella problemlösningsmetoder. Det förutsätter en vilja, och mod, att arbeta med de egna attityderna och värderingarna. Det är för att stödja det arbetet vi utvecklat Jag, vi och våra värderingar. Materialet bygger innehållsmässigt på de tretton grundläggande värderingarna i SIQs modell för kundorienterad verksamhetsutveckling. (Läs på sid 5-6) Som en del av verktyget används också frågorna från utvärderingsmodellerna - Hur gör vi det? - Ge exempel på hur ofta och hur mycket? - Vilka resultat har det lett till? - Hur utvärderar och förbättrar vi det vi gör? För användare som är bekanta med utvärderingsmodellerna är detta ett sätt att ställa bekanta frågor runt hur den egna kulturen upplevs och utvecklas. Men tidigare förkunskapen eller erfarenheten är inte en förutsättning för att använda verktyget. Frågeställningarna upplevs som relevanta och spännande även utan förkunskaper. Verktyget kan användas för att arbeta vidare med tidigare verksamhetsutveckling som ett sätt att introducera arbete med utmäkelsemodeller som ett sätt att helt fristående från dessa utveckla organisationens kvalitetskultur. Bojen -en symbol för kopplingen mellan värderingar och beteende Som symbol för materialet har vi valt Bojen. Våra värderingar ligger på botten och ger förutsättningarna för vårt beteende. Värderingarna hjälper oss att avgöra vad vi anser är rätt eller fel, bra eller mindre bra, och hur vi bör handla i olika situationer. Beteende Spelkorten i materialet ger exempel på olika beteenden i organisationen. Under olika nivåer i materialet arbetar vi med att ställa det vi gör i relation till de värderingar vi har. I materialet behandlas bl a vad värderingar är vilka värderingar som kännetecknar oss idag vilka värderingar ni tror är framgångsfaktorer i framtiden? Värderingar Helena Svahn Verksam Utveckling 2003, tel

3 Arenan Jag, vi och våra värderingar är baserat på kommunikationsmodellen Johari Fönster. Det fält som representerar vad både jag och andra vet om mig, i arbetsrelaterade frågor, kallas Arenan. När vi är öppna och tydliga mot varandra i arbetsrelaterade frågor stödjer det vårt samarbete, det uppmuntrar både människor och organisationer till tillväxt. Genom metoden som används får deltagare ta ställning, visa var de själva står och fundera över hur andra i organisationen ser på samma sak. Arenan Frågorna och diskussionerna väcker insikt. Att reflektera och få nya insikter är att utvecklas, och verksamheters utveckling förutsätter enskilda individers utveckling. Genom att kommunikationen utvecklas skapas också ett bättre arbetsklimat och större välmående och trygghet i arbetsgrupper. Fyra nivåer Materialet är uppbyggt runt fyra nivåer; Jag, vi, värderingar och mål. Jag Vi Värderingar Mål På jag-nivån finns frågekort och övningar som belyser hur jag själv agerar utifrån mina värderingar. Under vi-nivån arbetar gruppen med frågan: Hur agerar vi som organisation? De personliga värderingarna och hur deltagarna uppfattar organisationens värderingar behandlas under värderingsnivån. Värderingar för att uppnå vad? Vilka mål är det vi skall nå, och hur är värderingarna kopplade till målen? Verktyget Jag, vi och våra värderingar Verktyget består av spelkort, följdfrågekort, en gruppuppsättningar kort med de grundläggande värderingarna, gruppövningar och instruktioner till handledaren, och en spelplan som även används som protokoll. För handledare finns en pärm med korta teoriavsnitt, instruktioner, material till övningar, protokoll etc. En CD med Powerpointbilder kan beställas. Vilka vänder sig verktyget till? Målgrupper är befintliga arbetsgrupper inom all slags verksamheten. Frågorna och metoden utgår från att deltagare har ett gemensamt vi att utgå från. Det kan vara vi på vår avdelning, vi samordnare eller vi i den här projektgruppen. Gruppstorleken kan vara allt från 5 personer och uppåt. 4-6 personer sitter vid samma bord och arbetar med frågekorten under ca 1-2 timmar per omgång. Detta kan ske vid många bord, i samma lokal, vid samma tillfälle eller med en grupp i taget. Hur kan det användas? Verktyget är flexibelt och används utifrån det behov eller det syfte verksamheten har med Helena Svahn Verksam Utveckling 2003, tel

4 en planerad aktivitet. Vid en serie träffar med alla medarbetare, när ledare på olika nivåer vill förvissa sig om att värderingarna är förankrade. När ni vill att en specifik grupp inom organisationen; t ex ledare eller kvalitetssamordnare ska identifiera sina förbättringsområde utifrån de grundläggande värderingarna. Vid sammankomster med stora grupper av medarbetare där företagsledningen vill kommunicera värderingar i organisationen, exempelvis Kvalitets-dagar. Skapa en ökad tydlighet och större gemensam kunskap om både de egna och verksamhetens värderingar. Genom feedbackmetoden öka enskilda deltagares självkänsla, motivation, välmående och delaktighet. Som ett sätt att på bred front identifiera organisationens styrkor och förbättringsmöjligheter. Kan det kundanpassas? I vårt arbete med Jag, vi och våra värderingar kommer vi i kontakt med organisationer med egna guidelines, egna hörnstenar etc. som de vill använda, men med den metodik vårt material bygger på. Vi åtar oss gärna att tillsammans med uppdragsgivare utveckla och producera ett skräddarsytt material som vi därefter hjälper till med att implementera i organisationen, t ex genom att träna interna handledare. Egna handledare eller konsultstöd? Så här kan det gå till: 1 Tycker Du det verkar intressant och vill provspela? Ring oss! Vi träffas och förbereder 2 spelet. 3 Provspel och utvärdering. Därefter: Anlita konsult eller utbilda egna handledare? Vi bokar en tid för HL-utbildning Företagsanpassa korten eller arbeta med originalen? Ni betalar en årlig licens så längre ni använder det. Skickar det sedan tillbaka. Materialet är framtaget för att stödja företagsinterna handledare, men kan också använda med stöd av externa konsulter. Vi genomför öppna handledarutbildningar liksom företagsinterna. Användarlicens Interna handledare får tillgång till hela materialet till Jag, vi och våra värderingar efter att hå gått handledarutbildning och erlagt en årlig licens. Priser och villkor: Se sid x. Vilka står bakom verktyget Jag, vi och våra värderingar är utvecklat av två erfarna konsulter och utbildare, Claes Beckman och Helena Svahn. Båda har beteendevetenskaplig bakgrund och lång erfarenhet som konsulter och utbildare. Se CV Helena Svahn sid 7. Utvärderingskommentarer Värderingsspelet Jag vi och våra värderingar och Arbetsmiljöspelet utgår från samma arbetsmetod. Även grupparbetströtta deltagare brukar vara positiva till arbetsmetoden. Läs några positiva kommentarer från utvärderingar efter arbete med spelen. Helena Svahn Verksam Utveckling 2003, tel

5 Formen/metoden - Kul med ett annat sätt att lära än en vanlig föreläsning - Spelet intressant, bättre än att gagga ihop gruppfunderingar, sånt är jag rätt trött på. - Bäst kortspelet - Jag gillade formen. Ingen kunde sitta och trycka på det dom tyckte. Alla drogs med. - Spelet var bra. Svårt men nyttigt att bortse från sin egen synpunkt. - Korten bidrog till en bra diskussion som inte hamnade på det personliga planet men ändå gjorde att alla vågade diskutera sina åsikter om arbetet. - Delaktigheten var bra Nya infallsvinklar - Samhörighet, belysning av gemensamma funderingar, nya infallsvinklar. - En öppning för framtiden. - Väckt tankar och gett Aha-upplevelser. Lärt känna varandra/ gett ökad öppenhet - Jag har lärt känna arbetskamrater på ett annat sätt - Möjlighet att säga vad jag tycker och lyssna till andras åsikter - Vi hade himla kul. - Bra, förutsatt att vi kan åtgärda allt det viktigaste när vi kommer hem. Resultatet - Att vi har samma inställning till frågor om arbete. - Ledde fram till bra förslag på förbättringar. - Bra. Nu vet vi vad vi skall jobba med. - Bäst: Sammanställning vi drar åt samma håll - Slutsatsen, redovisningen, byggde på vars och ens personliga åsikt och att resultatet var väldigt lika i alla grupper. Bådar gott för fortsättningen. Grundläggande värderingar Att arbeta med värderingar är viktigt oavsett vilken metod för kvalitets- eller verksamhetsutveckling man använder. Jag, vi och våra värderingar baseras på följande tretton grundläggande värderingar från SIQs modell för kundorienterad verksamhetsutveckling. De är kännetecknande för framgångsrika organisationers verksamhet. De skall stödja de metoder och arbetsformer organisationen använder, liksom de beslut och vägval man gör. Kundorientering En organisations långsiktiga framgång beror på dess förmåga att skapa värde för dem som den finns till för - kunderna. De externa och interna kundernas uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och förväntningar skall vara vägledande för organisationen, dess medarbetare och verksamhet. Allas delaktighet En förutsättning för en framgångsrik organisation är att varje medarbetare känner sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter. Var och en måste därför se sin roll i helheten, ha klara mål, de medel som krävs samt kunskap om de resultat som uppnås. Engagerat ledarskap För att skapa en kultur som sätter kunden i främsta rummet krävs ett personligt, aktivt och synligt engagemang från varje ledare. Ledarskapets viktigaste uppgifter är att ange riktning för verksamheten, ta till vara potentialen i individers erfarenheter och olikheter, skapa förutsättningar för medarbetarna samt att i dialog med dem definiera och följa upp målen. Helena Svahn Verksam Utveckling 2003, tel

6 Ständiga förbättringar Konkurrenskraft kräver ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamhetens delar. Förutsättningen för detta är ett metodiskt förbättringsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer. Samverkan Samverkan genomsyrar varje framgångsrik organisation. Det är väsentligt att genom samverkan på flera plan och i olika avseenden ta tillvara kompetenser och erfarenheter hos såväl medarbetare som kunder, leverantörer, partners, ägare och huvudmän. Lära av andra För att kunna vidareutvecklas måste organisationen och dess medarbetare på alla områden skaffa sig ny kunskap om vad som är möjligt att uppnå och hur detta kan uppnås. Detta kräver jämförelser med dem som är bäst på en viss process, oavsett vilken bransch eller sektor de tillhör. Processorientering Organisationens verksamhet skall ses som processer som skapar värde för kunderna. Processorientering stimulerar till att analysera och förbättra arbetsflöden och arbetsorganisation, och lägger grunden för kundorienterad verksamhetsutveckling. Snabbare reaktioner I alla verksamheter är kortare svarstid, kortare ledtider, och snabbare reaktioner på kundernas behov av avgörande betydelse. Det gäller såväl för utveckling, produktion och leverans av varor och tjänster, som för administrativa processer. Kompetensutveckling Den samlade kompetensen är avgörande för organisationens framgång och konkurrenskraft. Därför måste kompetensutveckling ses både ur ett organisatoriskt och ett individuellt perspektiv, för att därmed utveckla och tillföra kompetens på ett sätt som stärker såväl individen som organisationen. Förebyggande åtgärder Det är lönsamt att förebygga fel och ta bort risker i processer, varor och tjänster. Framsynthet, förutseende och planering är nyckelord i förbättringsarbetet där även kunder och leverantörer skall engageras. Faktabaserade beslut Beslut måste bygga på dokumenterade och tillförlitliga fakta. Varje medarbetare måste inom sitt arbetsområde få möjlighet att mäta och analysera fakta av betydelse för att uppfylla sina mål och för att tillfredsställa sina kunder. Långsiktighet Organisationens verksamhet måste värderas med tanke på utveckling och konkurrenskraft över tiden. Ett uthålligt förbättringsarbete leder till ökande produktivitet och effektivitet, bättre miljö, nöjdare kunder, och varaktig lönsamhet på lång sikt. Samhällsansvar Varje organisation har ett samhällsansvar utöver lagar och förordningar. Organisationen och dess medarbetare måste se sina processer, varor och tjänster som delar i en större helhet, och aktivt medverka till förbättringar i både samhälle och miljö. Helena Svahn Verksam Utveckling 2003, tel

7 Helena Svahn Fil kand i pedagogik, påbyggd med forskarutbildning inom Förändrings- och Utvecklingsarbete vid Linköpings Universitet. Sedan årsskiftet driver jag Verksam Utveckling. Jag har under dessa år arbetat med olika utbildningar: Mentorprogram, ledarutvecklingsprogram, Kvalitet-till er tjänst!, Myers-Briggs, Processledning mm samt utveckling av skräddarsydda eller egna utvecklingsverktyg. Under mitt yrkesliv som anställd arbetade jag inom utbildnings- och kvalitetsområdet. Linköpings kommun, föreståndare för en enhet inom missbrukarvården och var parallellt med detta timlärare i sociologi på Vårdhögskolan i Linköping. HAO-konsult, Handelns Arbetsorganisations konsultföretag där jag b la arbetade med att överföra ett engelskt kvalitetscirkelkoncept till svenska förhållanden. Ahlsell VVS, främst med ansvar för ledar- och kvalitets- utbildningar. Philips Elektronikindustrier AB, som beteendevetare på kvalitetsavdelningen. Bl a med den interna kvalitetsutmärkelen Philips Quality Award (enligt Malcolm Baldridge). Digital Equipment BCFI AB, utbildningschef. Arbete med målstyrda grupper, målstyrningsprocessen och företagskultur var mina huvudsakliga arbetsuppgifter. Allt det som går under begreppet TQM har följt mig från början av 80-talet och framåt. Det innebär att jag bl a varit examinator och utvärderingsledare inom QUL och Sambandet. Under senare år har verksamheten allt mer, och medvetet, övergått till utveckling av material och koncept. Pedagogisk grundsyn Den enskilda människan är den enda som kan vara aktiv på ett sådant sätt att inlärning sker. Min uppgift som utbildare och utvecklare av utbildningsmaterial är att skapa förutsättningar för inlärning samt att stimulera den enskilde deltagaren till aktivitet. deltagarens egen upptäckt är den grund som skapar insikt, kunskap och förståelse deltagare ska ges uppgifter som stimulerar nyfikenhet och reflektion deltagare ska ges möjlighet att uppfatta helheter och sammanhang genom delaktighet och påverkansmöjligheter ges deltagaren ansvar för utbildningen, den egna inlärningen och hur den ska komma till användning i vardagen Utvärdering Utbildningsinsatser ska utvärderas och kan ständigt förbättras. Den bästa utvärderingen är effektutvärdering, när det som mäts inte är själva utbildningen, utan i vilken mån den önskade effekten uppnås. Train-the-trainer Långsiktighet, företagskännedom och det föredömets makt viktiga i förändringsarbete. Därför föredrar jag att utbilda företagsinterna handledare som i sin tur arbetar med företagets medarbetare. Bäst effekt uppnås om det är företagets ledare som leder utbildningar och aktiviteter. Då utövas ett aktivt, tydligt och engagerat ledarskap och budskapen kommer från rätt källa. Jag är gärna med som stöd och samarbetspart till ledare i dessa situationer. Helena Svahn Verksam Utveckling 2003, tel

8 Jag, vi och våra värderingar Priser och villkor Konsultstöd för genomförande i Er organisation offereras på begäran. Kundanpassningar av materialet till Er organisation likaså. Öppen handledarutbildning Omfattning dagar. Kurskostnad kr. Enbart kurs utan licens Kost och logi tillkommer. Vid fler än 1 deltagare på öppen handledarutbildning från samma organisation utgår rabatt. För öppna utbildningar gäller: Hela utbildningskostnaden inbetalas före kursstart (senast på fakturan angivet datum). Vid avbokad kurs inom 1 månad före kursstart återbetalas avgiften avdragen med 1500:-. Företagsinterna handledarutbildningar För interna handledarutbildningar gäller minimun sex deltagare, max femton. Endast de som skall arbeta med materialet löser licens. Intern handledarutbildning offereras på begäran. Licens För att få tillgång till verktyget deltar du i en handledarutbildning och betalar en årlig licens. Materialet till verktyget leasas till licensbetalare. När du fattar beslut om att inte längre använda materialet slutar du betala licens och skickar tillbaka materialet. Licenser och leasing av material Licens Förutsättning för licens är genomgången handledarutbildning. Kostnader Licens Externkonsult 6000 kr/år Licens Internkonsult 4000 kr/år Leasing av handledarmaterial år kr, därefter 1:-/år Leasing av kortlåda 2500 kr, därefter 1:-/år Extra spelkort (leasing år 1) st Förbrukningsmaterial Spelplaner, häften om 12 st 220:- Diplom/Uppskattningskort 15 kr/styck Deltagarkompendium offereras Extra hl-material, CD med OH bilder 450 kr/st För information kontakta Helena Svahn, Verksam Utveckling, helena.svahn@verksamutveckling.se eller Irene Rune, Stockholms Ledarskapsinstitut, Postadress: Arena Verksam Utveckling Att: Helena Svahn Stora Nastorp Nävekvarn Helena Svahn Verksam Utveckling 2003, tel