Att skriva bättre i jobbet

Transkript

1 Barbro Ehrenberg-Sundin Kerstin Lundin Åsa Wedin Margareta Westman Att skriva bättre i jobbet En basbok om brukstexter Fritzes

2 Innehåll Inledning 11 TEXTEN SOM HELHET 13 Gör klart för dig varför du skriver och för vem 15 Varför skriver du? 15 Vem skriver du för? 16 En eller flera texter? 17 Använd din fantasi 17 Använd rätt perspektiv 19...i språket i innehåll, disposition och ton 20 Pröva olika perspektiv 20 Tonen i texten 22 Tonen påverkas av flera faktorer 22 Använd aktiva verb 23 Vänd dig direkt till läsaren 24 Du eller Ni? 24 Jag, vi eller Företaget? 25 Hur personlig får man vara? 25 Planering gör skrivandet lättare 26 Systematisk textplanering 26 Det oplanerade skrivandet planeras i efterhand 28 Den ofrånkomliga bearbetningen 29

3 6 Innehåll Innehållet 30 Avgränsa innehållet 31 Mer att tänka på 3^ Dispositionen 34 Välj den ordning som passar läsaren och syftet 34 Några vanliga dispositionsprinciper 35 Gör dispositionen synlig 38 Ätt börja och att sluta 39 Den viktiga inledningen 39 Avslutningen 41 Sammanfatta det viktigaste 43 En sammanfattning har många fördelar 43 Alla texter kan sammanfattas 43 Så skriver du en bra sammanfattning 44 Sammandrag 45 Exempel 45 Rubriker som vägvisare och intresseväckare 47 Huvudrubriken avgränsar ämnet 47 Underrubrikerna talar om vad som står i texten 48 Formulera som påstående, uppmaning eller fråga 49 Hur rubrikerna markeras grafiskt 50 Styckeindelningen hjälper läsaren att tolka texten 52 Stycket som skiljetecken 52 Texttypen styr styckeindelningen 52 Att tänka på vid styckeindelning 53 Några råd till dig som skriver alltför korta stycken 54 Hur markerar man nytt stycke? 54 Nyckelmeningar underlättar läsningen 54 Visa sambanden 57 Så här gör du din text sammanhängande 57 Övertyga - inte bara redogöra? 62 Retoriken ett arv från antiken 62 Argumentera för att övertyga 65

4 Innehåll 7 Punktuppställningar, tabeller, diagram och andra illustrationer 68 Att tänka på vid pujnktuppställningar 68 Bilder uppmärksammas 69 Tabeller och diagram - två sätt att presentera statistik 69 Tänk på utskriften 73 Skriv inte för långa rader 73 Välj läsbart teckensnitt och läslig storlek 73 Att framhäva ord och textpartier 74 SPRÅKET 75 Rätt och fel - bra och dåligt språk 77 Olika slags fel i språket 77 Generellt och specifikt 79 Abstrakt och konkret 80 Mångordighet och koncentration 81 Opersonligt språk - befolkade texter 81 : Meningsbyggnaden 84 Vi minns bara information som säger oss bågot 84 Så här skriver du lättlästa meningar 84 Variera meningslängden 87 Syftning 89 Det och detta, de och dessa 89 Man 90 Relativsatser 90 Sin och hans 91 Subjektsregeln 91 ^ Ordvalet 93 Använd begripliga ord 93 Var försiktig med fackord 93 Se upp med förkortningar 95 Vissa ord kan tolkas på flera sätt 96 Använd korta ord 97

5 8 Innehåll Använd nutida ord och ordformer 99 Fall inte för modeorden 102 Välj svenska ord ip3 TEXTTYPER 105 Rapporter - resultat av en utredning 107 Vad är en rapport? 107 Skilj mellan dokumentation och presentation av resultatet 107 Särskilt viktigt med sammanfattningar, bilder och informativa rubriker 109 Läsarhjälp i början och slutet 110 Använd omslaget till att sälja rapporten 111 Kommunala beslutsunderlag 112, Höga krav på beslutsunderlagen 112 Stor och blandad läsekrets 112 Börja med det viktiga 113 Så här kan du skriva ett beslutsunderlag 113 Remissvar som ger effekt 116 Ange i rubriken vilken text du yttrar dig över 116 Sammanfatta synpunkterna 116 Ange avgränsningar eller annan väsentlig bakgrundsinformation 117 Följ gärna remissens disposition 117 Var frikostig med informativa mellanrubriker 117 Berätta inte det som remissmottagaren redan vet 117 Inled med ställningstagandet och ange sedan skälen 118 Skriv rakt på sak och konkret 118 Hur förvaltningsbeslut bör utformas 119 Ge mottagaren det viktiga först 119 Rubriker för att hjälpa läsaren hitta 120 Tala till - inte om 120 Det går bra att skriva vi om myndigheten 120

6 Innehåll 9 Undvik personnummer 121 Motivera beslutet så att läsaren förstår 121 Använd ett lättbegripligt språk 121 Om underskrifter och andra formaliteter 121 Protokoll och minnesanteckningar 126 Protokoll eller minnesanteckning? 126 Varför och för vem? 126 Bara besluten eller också diskussionerna? 127 Sekreteraren ansvarar inte ensam för protokollet 127 Några grundregler 128 Vilka tidsformer ska man använda? 130 Uppställningen 131 Protokoll i allmänhet och kommunala protokoll i synnerhet 132 Ätt skriva pressmeddelanden som uppmärksammas 136 Färdig artikel eller intresseväckare? 136 Glöm inte nyhetskroken 136 * Rubrik, ingress och brödtext 137 Enkelt och kort 137 Brev och meddelanden till enskilda 139 Några tumregler 139 Att inleda och avsluta brevet 141 Förklara svåra citat 142 Uppställning av brev 142 Att skriva platsannonser 143 Annonsens olika delar 143 Några tumregler 144 Instruktioner 146 Utför själv det arbete som du ska beskriva 146 Disponera i tidsföljd 146 Skapa hållpunkter för ögat 146 Lägg in övningsexempel i svåra instruktioner 147 Använd uppmaningar 147, x

7 10 Innehåll Var konsekvent i språkbruket 148 Den viktiga kontrollen 148 Språkarbete på arbetsplatsen 149 Ordna utbildning 149 Utse en språkgrupp 149 Gör en långsiktig plan 150 Håll diskussionen vid liv 150 Checklista 151 Litteratur 152 Vart kan man vända sig för råd? 157