Så här skriver vi. för medborgare och politiker. Kommunstyrelseförvaltningen

Transkript

1 1 Kommunstyrelseförvaltningen Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Helena Björklund, Så här skriver vi för medborgare och politiker

2 2(10) Innehåll Förord... 3 Kommunala skrivelser och texter... 4 Exempel på texter... 4 Vad är en begriplig text... 5 Allmänt... 5 Innehållet i en text... 5 Rubriker... 5 Struktur... 5 Språket... 5 Skapa närhet till läsaren genom att undvika:... 5 Skrivregler... 7 Skriv så här... 7 Förkortningar och benämningar... 7 Gemensamma mallar... 9 Varför ska vi använda mallar... 9 Formatmallar... 9 Tjänsteskrivelse... 9 Utredningar och rapporter Delegationsbeslut Nämndflödet med kallelser och protokoll för nämnder och styrelser... 10

3 3(10) Förord Det är viktigt för demokratin att vi skriver begriplig svenska. Upplands- Broborna måste förstå det som vi, kommunala nämnder och förvaltningar, skriver för att kunna ta tillvara sina rättigheter förstå sina skyldigheter och påverka beslut. Kommunens anseende påverkas av hur vi skriver. Ett stelt, krångligt och ålderdomligt språk skapar distans, medan ett enkelt, begripligt språk skapar närhet och underlättar kontakt och dialog. Det kostar också tid och pengar att reda ut missförstånd som uppstår på grund av svårbegripliga texter. Kommunens texter har en bred läsekrets med olika behov och förutsättningar. Därför måste vi skriva med läsarens perspektiv, inte med det traditionella myndighetsperspektivet. Denna handledning har tagits fram som ett komplement till de nya mallar som arbetats fram av kommunstyrelseförvaltningen tillsammans med övriga förvaltningar. Elisabeth Särenfors Kommundirektör C:\Documents and Settings\marjon3\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.IE5\7EWMWOVO\Skrivregler[1].doc /

4 4(10) Kommunala skrivelser och texter Handledningen ska vara till hjälp när vi skriver olika slag av texter: tjänsteskrivelser till nämnder, brev och beslut till enskilda, protokoll, mötesanteckningar, yttranden m.m. En ny typ av texter har tillkommit under senare år. Det är texter som skrivs på kommunens hemsida och intranät. På alla myndigheters språk ställs krav på lättbegriplighet (Förvaltningslagen 7 ). Exempel på texter Några exempel på olika formuleringar kan du hitta i vårt intranät under xx. Det finns exempel på: - rubriker - beslutsmeningar - sammanfattningar

5 5(10) Vad är en begriplig text När du skriver så tänk på varför du skriver, vem du skriver till eller för, vad du vill få fram och hur budskapet ska formuleras Allmänt Skriv för läsaren Använd ett enkelt och konkret språk Följ dessa skrivregler Innehållet i en text Framhåll det väsentliga Ge läsarna den informationen de behöver (inte för mycket, inte för lite) Formulera ställningstaganden klart Rubriker Skriv korta, informativa rubriker, gärna med hjälp av aktiva verb Låt rubrikerna motsvara innehållet Avstava inte i rubriker Använd inte förkortningar Använd gärna underrubriker dock inte fler än tre nivåer Struktur Använd kommunens mallar För samman det som hör ihop i ett stycke (en tankegång, ett stycke) Inled gärna stycket med det viktigaste. Använd bindeord som gör tankegångarna lätt att följa Använd samma benämning på samma begrepp Använd punktuppställning när du vill lyfta fram och förtydliga viktig information Språket Välj en lagom personlig ton Skriv enkelt, rakt på sak ( Vi bekräftar att eller Vi skickar här ) Använd begripliga ord och förklara nödvändiga facktermer Skriv korta prepositioner (av, enligt, för, i, med, om) Använd Svarta listan som hjälp för att undvika byråkratiska ord 1 Skapa närhet till läsaren genom att undvika: - Passiv form (skriv nämnden ska istället för nämnden ges i uppdrag ) 1 Svarta listan finns som PDF på kommunens intranät C:\Documents and Settings\marjon3\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.IE5\7EWMWOVO\Skrivregler[1].doc /

6 6(10) - Ord som minskar tydligheten (skriv jag/vi/avdelningen har istället för man har ) - Substantiveringar (skriv bedömer istället för gör bedömningen) Undvik också: - Ålderdomliga ord (t.ex. avseende, hemställa, erhålla, inkomma, föreliggande) - Modeord (t.ex. fokusera, implementera) - Onödigt långa ord - Abstrakta uttryck

7 7(10) Skrivregler Följ råden i - Svenska Akademiens ordlista 1 - Svenska skrivregler (Språkrådet) 2 - Myndigheternas skrivregler 3 Skriv så här I löpande text I förteckningar och tabeller Datum Den 9 januari (även sidhuvud) Sifferuttryck Procent % kronor 15 tkr kronor 1 mnkr kronor 1 mdkr Ett tolv (som text efter 13 som siffror) 1 12 (som siffror) Måttenheter Meter m Kilometer km Förkortningar och benämningar Hur du ska skriva våra vanligaste förkortningar bl.a. Bland annat ca cirka dvs det vill säga f.n. för närvarande fr.o.m. från och med kl. klockan m.fl. med flera m.m. med mera osv. och så vidare p.g.a. på grund av s.k. så kallad(e), så kallat t.ex. till exempel t.o.m. till och med Hur du ska skriva hänvisningar till lagstöd i olika beslut Beslut enligt 3 kap, 4 Socialtjänstlagen (SoL). Vill du hänvisa till flera paragrafer används två paragraftecken t.ex. 3-5, eller 3,7 och 11. När paragraftecken används i protokoll, stadgar eller avtal skrivs paragraftecknet för siffran, t.ex. 3. Stor eller liten bokstav vid namn m.m. Namn skrivs med stor bokstav. Även kortformer av namn får också stor bokstav när kortformen har egennamnskaraktär: Moderaterna, Kommunfullmäktige. 1 Finns tillgänglig i referensbiblioteket 2 Fördjupningar och kommentarer till skrivreglerna hittar du på 3 Myndigheternas skrivregler finns på intranätet under rubriken intern service/skrivregler C:\Documents and Settings\marjon3\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.IE5\7EWMWOVO\Skrivregler[1].doc /

8 8(10) Namn på politiska partier Namnen på alla politiska partier skrivs med versal begynnelsebokstav. Även initialförkortningar för partinamn skrivs med stor bokstav. Det gäller även när de står inom parentes: (S), (M), (KD), (FP), (V), (MP), (C), (SD). Namn på nämnder och förvaltningar i Upplands-Bro Fullständiga benämningar på specifika kommunala organ skrivs med stor bokstav, t.ex. Kommunfullmäktige i Upplands-Bro kommun. Skriv även nämnders och förvaltningars kortnamn med stor bokstav, t.ex. Bildningsnämnden, inne i text. Använder du förkortningar ska första bokstaven vara stor, t.ex. Ks, Bmn. Benämningar som inte har namnfunktion utan som snarast är beskrivande skrivs med liten bokstav, t.ex. I varje kommun ska det finnas en valnämnd. Nämnder Bin Bildningsnämnden Bmn Bygg- och miljönämnden Kf Kommunfullmäktige Ks Kommunstyrelsen Sbn Samhällsbyggnadsnämnden Sn Socialnämnden Förvaltningar Ksf Kommunstyrelseförvaltningen Bif Bildningsförvaltningen Sbf Samhällsbyggnadsförvaltningen Soc Socialförvaltningen

9 9(10) Gemensamma mallar Varför ska vi använda mallar Bilden av Upplands-Bro kommun ska vara tydlig. Brev och skrivelser ska därför ha en enhetlig utformning så att läsaren snabbt kan identifiera oss som avsändare. Hanteringen är rationell och följer alltid kommunens grafiska profil. Formatmallar Många skrivelser vi upprättar konverteras till PDF för att publiceras på kommunens webbplats. För att de ska vara tillgängliga innehåller dokumentmallarna ett antal förinställda formatmallar. Genom att använda dessa formatmallar kan du alltid vara säker på att våra dokument på webben blir tillgängliga. De kan då läsas av hjälpmedel, till exempel program som läser upp text. Du kan också vara säker på att dina dokument får ett enhetligt utseende. Tjänsteskrivelse Mallen Tjänsteskrivelse ska du använda vid förslagsskrivelser till nämnder, utskott eller styrelse. Mallen innehåller ett antal rubriker varav några är obligatoriska och andra endast förslag som du enkelt kan radera eller ersätta. Huvudrubrik: Innehållet i rubriken hämtas från ärendebladet i Diabas. Obligatoriska rubriker: Förslag till beslut, Sammanfattning, Beslutsunderlag, Ärendet. Texten som du skriver under dessa rubriker, utom Ärendet, utgör grunden till nämndens protokoll. Nämndsekreteraren kopierar över allt du skriver direkt in i kallelse och protokoll. Förslag till beslut - Beslutsförslag ska formuleras i huvudsatser och presens. - Beslut ska vara enkla, entydiga och lätta att förstå - Innebörden av beslutet ska framgå direkt utan hänvisning till andra dokument, om det är möjligt. - Fler än en beslutssats ska alltid numreras (använd formatmallen UB nummerlista) Sammanfattning - En kortfattad beskrivning av det väsentliga i ärendet. - Beskriv hur ärendet uppstått - Beskriv vad som hänt i ärendet - Tala om vad ni har kommit fram till Beslutsunderlag - De dokument som utgör beredningsunderlaget ska anges i punktform. (om dokumentet inte skickas ut med tjänsteskrivelsen bör det anges) - Dokumenten ska räknas upp i kronologisk ordning med den äldsta skrivelsen först Ex. Idrottsföreningens skrivelse den 10 december 2008 Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 20 december 2008 Bildningsnämndens protokoll den 5 januari 2009, 1 Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse den 15 januari 2009 Jämför med rubriken bilagor längst ned i dokumentet. Där räknas dokument upp som producerats i ärendet och som hör till beslutet. C:\Documents and Settings\marjon3\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.IE5\7EWMWOVO\Skrivregler[1].doc /

10 10(10) Övriga underrubriker Underrubrikerna Bakgrund, Analys, Överväganden, Ekonomiska konsekvenser och Slutsatser är ett stöd för dig då det är viktiga för att belysa ärendet inför ett politiskt beslut. I somliga ärendet är de inte relevanta och du kan då enkelt ta bort dem. Andra ärenden kan istället behöva både dessa och fler underrubriker för att bli tydliga. Utredningar och rapporter Använd mallen Utredning när du ska skriva större utredningar och rapporter. Denna mall har givna rubriker vilka du kan och bör ändra från fall till fall. Mallen underlättar ditt arbete genom att den innehåller en automatiskt uppdaterad innehållsförteckning på sidan 2. Delegationsbeslut Delegationsbeslut är den mall som du använder för att skriva ett beslut som fattas med stöd av nämnden/styrelsens delegationsordning. Obligatoriska uppgifter i beslutet är datum, diarienummer och uppgift om vilken punkt i delegationsordningen som beslutet avser. Originalet av ett delegationsbeslut ska du lämna för anmälan till nämnden samt registrering och arkivering i diariet. Vill du skicka ett original till den som berörs av beslutet? Skriv då ut och underteckna ytterligare ett original av beslutet. Nämndflödet med kallelser och protokoll för nämnder och styrelser För nämndflödet finns ett antal mallar för att skapa kallelse, protokoll och protokollsutdrag.