Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna februari Burlövs kommun. Granskning av nämndernas protokoll

Transkript

1 Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna februari 2016 Burlövs kommun Granskning av nämndernas protokoll

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Tillvägagångssätt och avgränsning Revisionskriterier Granskningsresultat Lagenlighet Förståelse Sammanfattande bedömning

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Burlövs kommun granskat nämndernas protokoll. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämndernas protokoll uppfyller kommunallagens krav och om de kan sägas ge tillräcklig information för att kunna förstå och bedöma beslut i enskilda ärenden. Vi bedömer att protokollen med några få undantag lever upp till lagens krav. I vissa protokoll saknas en omröstningslista som visar hur ledamöterna har röstat vid de öppna omröstningarna. Gällande språket i protokollen så är den löpande texten generellt tydlig och välformulerad och med all formell information. Läsförståelsen skulle vinna ytterligare på om vissa ord undveks som kan framstå som ålderdomliga och som kan försvåra läsandet för en del läsare. Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: Protokollen redovisar i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut Protokollen redovisar vilka beslut som fattats Protokollen redovisar vilka ledamöter som deltagit i besluten Protokollen redovisar delegationsbesluten på ett tillfredsställande sätt Protokollen redovisar reservationer korrekt Protokollen är överskådliga och enkla att navigera i, däremot är ärendena inte överskådliga och enkla att navigera i Sammanfattningen/ bakgrunden ger en överskådlig bild av ärendet Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi nämnderna att: : överväga att byta ut en del fackord och ålderdomliga begrepp fortsätta arbetet med att ta fram en ärendehandbok underlätta förståelsen av protokollen genom att antingen utesluta eller förenkla och likrikta hur utskottens beslutsgång presenteras. 3

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund I kommunallagens 5 kap redovisas vilka minimivillkor som gäller för protokoll. För varje ärende ska det framgå vilka förslag, yrkanden som läggs fram, i vilken ordning ordförande lagt fram förslag till beslut, genomförda omröstningar, vilka beslut som fattats, vilka ledamöter som deltagit i besluten och vilka reservationer som anmälts mot besluten. Dock kan kommunen besluta om att protokollen ska innehålla ytterligare information. Protokollen har stor betydelse för upprätthållandet av demokratin. Informativa protokoll ger läsaren större möjlighet att ta del av samhällsdebatten och därmed vara en aktiv medborgare. Det är också protokollen som möjliggör att kommuninvånare kan överklaga beslut, som uppfattas som direkt felaktiga (laglighetsprövningen). Detta ställer krav på att det finns möjligheter för medborgaren att ha insyn i de beslut som fattas. Revisorerna bedömer att protokollen många gånger inte ger läsaren den bakgrundsinformation som behövs för att kunna förstå de olika besluten. Det är inte rimligt att en läsare ska behöva begära ut bakomliggande handlingar för att kunna bilda sig en uppfattning av beslut i enskilda ärenden Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om nämndernas protokoll uppfyller kommunallagens krav och om de kan sägas ge tillräcklig information för att kunna förstå och bedöma beslut i enskilda ärenden. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Uppfyller protokollen lagens krav? Är språket i protokollen enkelt och begripligt och ger protokollen tillräcklig information för att förstå beslut i enskilda ärenden? 2.3. Tillvägagångssätt och avgränsning Granskningen grundar sig på dokumentgranskning. Kommunstyrelsens, miljö- och byggnämndens, socialnämndens och utbildnings- och kulturnämndens samtliga protokoll från 2015 har granskats Revisionskriterier Kommunallagen I Kommunallagen (1991:900) 5 kap 57 stadgas det att det formella ansvaret för protokollet vilar på ordföranden. Förutom ansvaret för protokollets riktighet har ordförande också ansvar för att se till att justeringen och det ställe där protokollet finns tillgängligt tillkännages på anslagstavlan. Att protokollsskrivningen och anslagshanteringen i normalfallet sköts av nämndsekreteraren eller annan tjänsteman innebär inte att ansvaret övergår till dessa. Enligt Kom- 4

5 munallagen ska protokoll föras vid kommunala nämnders sammanträden. Protokollen ska redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort och vilka ärenden som handlagts. Protokollen ska i enlighet med Kommunallagen 5 kap 59 för varje ärende redovisa 1. vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka,2. i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut, 3. genomförda omröstningar och hur de har utfallit,4. vilka beslut som har fattats,5. vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, 6. vilka reservationer som anmälts mot besluten. Lagkraven på protokollen är att betrakta som minimikrav. Protokollen bör givetvis innehålla den information som krävs för att förtroendevalda, tjänstemän och medborgare ska förstå vad som beslutats och hur nämnden kommit fram till sitt beslut Klarspråk Språkrådet arbetar med att främja klarspråk. Med klarspråk menas myndighetstexter skrivna på ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Klarspråk handlar ytterst om insyn och demokrati: att alla ska ha tillgång till och rätt att förstå vad som står i texter som skrivs av myndigheterna. Språkrådet ger följande klarspråksråd välj en lagom personlig ton välj relevant innehåll disponera texten på ett logiskt sätt förklara allt som behöver förklaras stryk sådant som inte behövs skriv informativa rubriker undvik långa och invecklade meningar, använd begripliga ord och förklara nödvändiga facktermer sammanfatta det viktigaste välj en genomtänkt grafisk formgivning. Dessutom fastslår Språklagen (2009:600) att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Specifikt gällande protokoll bör fackord som inte är allmänt kända undvikas. Sammanfattningen av ärendet bör vara enkel och innehålla en förklaring till vad ärendet handlar om, vilka överväganden som gjorts samt hur man kommit fram till beslutsförslaget. Beslutsmeningen bör förutom att den ska vara uttryckt i klarspråk vara så självständig som möjligt, det vill säga kunna förstås lösryckt ur sitt sammanhang Svarta listan - ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk Svarta listan är ett arbete för att modernisera ord och fraser och gavs första gången ut Ordlistan ges ut av rättschefen i stadsrådsberedningen. Ordlistan tar upp ord som ger ett stelt kanslispråkligt intryck. Ersättningsorden är så gott som alla hämtade från moderna författningar och därmed redan etablerade i förvaltningsspråket Eventuella kommunala riktlinjer för protokollens utformning Det blir allt vanligar att kommuner antar riktlinjer för protokollens utformning. Syftet är vanligtvis att öka kvalitén och likrikta hur protokollen skrivs. 5

6 3. Granskningsresultat 3.1. Lagenlighet Iakttagelser I det här avsnittet redovisas iakttagelser från kommunstyrelsens (KS), miljö- och byggnämndens (MBN), socialnämndens (SN) och utbildnings- och kulturnämndens (UK) protokoll utifrån ett antal bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att kommunallagen ska efterlevas. Tabellen är färgkodad där: grön innebär att resultatet är tillfredställande, gul innebär att det finns vissa brister, röd innebär att resultatet inte är tillfredsställande och grå färg innebär att granskning inte kunnat genomföras på grund av avsaknad av granskningsunderlag. I de fall färgen är gul eller röd finns kommentarer under Protokollen redovisar vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort Protokollen redovisar vilka ersättarna tjänstgör för KS MB SN UK Protokollen redovisar vilka ärenden som nämnden har behandlat Protokollen redovisar i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut Protokollen redovisar vilka beslut som fattats Protokollen redovisar vilka ledamöter som deltagit i besluten Protokollen redovisar genomförda omröstningar och resultatet av dem Protokollen redovisar hur ledamöterna har röstat vid de öppna omröstningarna Protokollen redovisar delegationsbesluten på ett tillfredsställande sätt 1 Protokollen redovisar jävssituationer korrekt Protokollen redovisar reservationer korrekt Justering har skett med korrekt tillvägagångssätt Justeringsbeslutet innehåller vem som ska justera protokollet och tid för justering 2 1 Justeringsbesluten innehåller i huvudsak tillräcklig information. Emellertid skiljer det sig åt hur de redovisas och denna granskning omfattar inte att utreda om besluten är ordnade så att de är enkla att söka fram. 2 Besluten i protokollen innehåller med några få undantag vem som ska justera och tid för justering. Undantagen ses därför som skrivfel och inte som att det saknas kompetens gällande hur besluten bör utformas. 6

7 Bedömning Vi bedömer att protokollen med några få undantag lever upp till lagens krav. Det är bra att protokollens förstasida förutom ledamöter och ersättare anger vilka övriga som närvarar och beskriver deras roller. I protokollen bör det framgå vem ersättaren tjänstgör för. Detta görs idag i vissa protokoll från utbildnings- och kulturnämnden. I vissa protokoll saknas en omröstningslista som visar hur ledamöterna har röstat vid de öppna omröstningarna. Det har enligt protokollen inte uppstått någon jävsituation i Burlövs kommuns nämnder under Vi förutsätter att de förtroendevalda har god kompetens gällande när jäv uppstår och att nämnderna löpande informerar om vad lagen fastställer gällande jäv och hur det ska behandlas. Vid jäv får den förtroendevalda inte delta i handläggningen av ärendet, begreppet handläggning omfattar utredning, beredning, föredragning och beslutsfattande. 7

8 3.2. Förståelse Iakttagelser I det här avsnittet redovisas iakttagelser från kommunstyrelsens (KS), miljö- och byggnämndens (MBN), socialnämndens (SN) och utbildnings- och kulturnämndens (UK) protokoll utifrån ett antal bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att protokollen ska vara lättförståeliga och informativa. Tabellen är färgkodad där: grön innebär att resultatet är tillfredställande, gul innebär att det finns vissa brister, röd innebär att resultatet inte är tillfredsställande och grå färg innebär att granskning inte kunnat genomföras på grund av avsaknad av granskningsunderlag. I de fall färgen är gul eller röd finns kommentarer under Protokollen är överskådliga och enkla att navigera i KS MBN SN UK Ärendena är överskådliga och enkla att navigera i Protokollen har innehållsförteckning Besluten är tydliga Sammanfattningen/ bakgrunden ger en överskådlig bild av ärendet Protokollen har tydliga rubriker Motiv till återremiss redovisas Partibeteckningar redovisas Språket är tydligt Svåra ord undviks Protokollen finns publicerade på hemsidan Handlingarna finns publicerade på hemsida Regler, rutiner eller riktlinjer för nämndsadministration 8

9 Bedömning Alla protokollen följer samma grundmall, det underlättar navigeringen och ger ett professionellt intryck. Protokollen har inga innehållsförteckningar. Vilket inte heller är ett lagkrav utan ett möjligt verktyg för att göra prokollet mer lättnavigerat. Protokollen innehåller genomgående ändamålsenliga sammanfattningar som ger läsaren en bra bild av ärendet. Gällande språket i protokollen så är den löpande texten generellt tydlig och välformulerad och med all formell information. Läsförståelsen skulle vinna ytterligare på om vissa ord undveks som kan framstå som ålderdomliga och som kan försvåra läsandet för en del läsare. Exempel ur protokollen är ord som föreligger, rubricerade, företaget, förelåg och hemställan. Fackord som till exempel proposition, votering och yrkande kan förslagsvis bytas ut till beslutsordning, omröstning och förslag. I kommunstyrelsens protokoll används ibland de enklare orden. I miljö- och byggnadsnämnden används emellanåt långa meningar som gör det svårt för läsaren att hänga med. Det är positivt att förslag till beslut framgår i de flesta ärendena. Det saknas dock konsekvens i hur protokollen utformas. I flertalet ärenden inkluderas även beslutsgången från utskottsprotokollet. Ett eller flera streck skiljer de olika beslutsgångarna åt. I de flesta ärenden finns där ett förslag till beslut ovanför strecket. I en del ligger förslaget efter strecket (t.ex. MBN 53). I andra finns det inget förslag till beslut (t.ex. KS 71). I en del ärenden finns det två förslag till beslut, ett förslag till beslut över första strecket och ett under det första strecket (t.ex. MBN 51). När det funnits yrkanden och reservationer både på utskottet och på nämndens möte kan ett ärende innehålla flera streck och flera yrkanden och reservationer. Alla rubriker har dessutom samma nivå vilket gör det svårt för läsaren att skilja dem åt. Vi föreslår nämnderna att i första hand utelämna beslutsgången från utskotten och i andra hand att utforma ärendena konsekvent. Det är möjligt om så önskas att redovisa beslutsgången från utskottet i löpande text under sammanfattning. Eftersom Burlövs kommun inte har tagit fram några utförligare regler, rutiner eller riktlinjer för nämndsadministrationen finns inget internt regelverk att bedöma protokollen mot. Däremot finns det i avdelningens verksamhetsplan för 2016 åtagandet att utarbeta en ärendehandbok för kommunen. Nämndsprotokollens utformning kommer att vara en del av denna. Avdelningen har tagit fram ett första utkast på en sådan handbok. Vi ställer oss positiva till framtagandet av en ärendehandbok men rekommenderar att den stäms av mot svarta listan över ord och fraser som kan ersättas och språkrådets rekommendationer gällande klarspråk. 9

10 4. Sammanfattande bedömning Uppfyller protokollen lagens krav? Är språket i protokollen enkelt och begripligt och ger protokollen tillräcklig information för att förstå beslut i enskilda ärenden? Ja, med några få undantag. Informationen i protokollen är tillräcklig för att läsaren ska få underlag för att förstå besluten. Däremot är ärendena ibland svåra att navigera i och en del svåra ord försvårar förståelsen. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi nämnderna att: överväga att byta ut en del fackord och ålderdomliga begrepp fortsätta arbetet med att ta fram en ärendehandbok underlätta förståelsen av protokollen genom att antingen utesluta eller förenkla och likrikta hur utskottens beslutsgång presenteras. Burlöv, den 1 mars 2016 Malin Lundberg EY 10