Granskning avseende protokollskrivning inom Region Gävleborgs styrelse och nämnder. Region Gävleborg

Transkript

1 Revisionsrapport Projektledare Robert Bergman, revisionskonsult Projektmedarbetare Jacob Svensson, revisionskonsult Granskning avseende protokollskrivning inom Region Gävleborgs styrelse och nämnder Region Gävleborg Mars 2018

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Kontrollmål och Revisionskriterier Avgränsning Metod Faktakontroll Iakttagelser och bedömningar Uppfyller protokollen kraven i kommunallagen samt är protokollen tydliga? Iakttagelser Bedömning Delgivning och information från utskott till styrelse sker i tillräcklig omfattning? Iakttagelser Bedömning Fattas beslut i enlighet med delegationsordningen? Iakttagelser Bedömning Finns styrning hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll? Iakttagelser Bedömning Finns protokollen tillgängliga för medborgarna? Iakttagelser Bedömning Avslutning Sammanfattande revisionell bedömning Rekommendationer Local disclaimer and copyright statements go here

3 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har granskat regionstyrelsens- och nämndernas protokollskrivning. Syftet med granskningen har varit att pröva och bedöma om Regionstyrelsens, Hälso- och sjukvårdsnämndens, Patientnämndens, Kultur- och kompetensnämndens Hållbarhetsnämndens, Gemensam nämnd FHRN samt Demokratiberedningens protokoll hanteras på ett ändamålsenligt sätt, d.v.s. i enlighet med gällande bestämmelser. Granskningen har skett utifrån följande kontrollmål: Uppfyller protokollen kraven i kommunallagen? Fattas beslut i enlighet med delegationsordning fokus på rätt beslutsorgan? Protokollen har tydliga rubriker, ärendebeskrivningar och beslutsformuleringar (fokus på att protokollen är lätta att förstå)? Delgivning och information från utskott till nämnd sker i tillräcklig omfattning? Finns styrning hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll? Finns protokollen tillgängliga för medborgarna? Granskningsiakttagelser och bedömningar av kontrollmål redovisas i granskningsrapporten. Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande revisionella bedömning att regionstyrelsen och nämnderna till övervägande del skriver sina protokoll på ett ändamålsenligt sätt, men att det finns brister vad det gäller delgivning och kontroll vad gäller delegerade beslut. För framtiden lämnas följande rekommendationer: Regionstyrelsen säkerställer att delegationsbeslut rapporteras till styrelsen. Rutiner och riktlinjer utarbetas för att säkerställa att justering av protokoll sker i enlighet med gällande lagstiftning. Regionstyrelsen säkerställer informationsutbytet med sina utskott exempelvis genom delgivning av utskottens protokoll. Gemensamma dokumenterade rutiner/riktlinjer upprättas som beskriver hur styrelsen och nämnderna ska hantera sina protokoll. Mars av 14

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Styrelsen och nämndernas protokoll är en väsentlig del i upprättandet av demokratin. Det är därför viktigt att de är begripliga, trovärdiga och att de formellt är riktiga. Det är även viktigt att protokollen är tillgängliga. I kommunallagens (1991:900) 5 kap anges de minikrav som gäller för protokoll. Där anges bland annat att det av varje ärende ska framgå vilka förslag och yrkanden som läggs fram, ordningen i vilken ordföranden lagt fram förslag till beslut, vilka beslut som fattats, deltagare, reservationer etc. Revisorerna i Region Gävleborg har som en del i sin grundläggande granskning valt att göra en fördjupad granskning avseende protokollsskrivning inom regionens styrelse och nämnder. I detta uppdrag är utgångspunkten att granskningen skall fokusera på protokollen ur formell synpunkt Syfte och Revisionsfråga Syftet med granskningen är att pröva och bedöma om Regionstyrelsens, Hälso- och sjukvårdsnämndens, Patientnämndens, Kultur- och kompetensnämndens Hållbarhetsnämndens, Gemensam nämnd FHRN samt Demokratiberedningens protokoll hanteras på ett ändamålsenligt sätt, d.v.s. i enlighet med gällande bestämmelser Kontrollmål och Revisionskriterier Följande kontrollmål ska besvaras: Uppfyller protokollen kraven i kommunallagen? Fattas beslut i enlighet med delegationsordning fokus på rätt beslutsorgan? Protokollen har tydliga rubriker, ärendebeskrivningar och beslutsformuleringar (fokus på att protokollen är lätta att förstå)? Delgivning och information från utskott till nämnd sker i tillräcklig omfattning? Finns styrning hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll? Finns protokollen tillgängliga för medborgarna? Kontrollmålen ska besvaras utifrån de på förhand uppsatta revisionskriterier, dessa kriterier utgörs av följande: Kommunallagen (1991:900) 5 kap och 10 kap. 6 första stycket. Delegationsordningar för respektive granskad nämnd/styrelse. Regioninterna dokument Avgränsning Inom ramen för denna granskning omfattas följande granskningsobjekt: - Regionstyrelsen - Hälso- och sjukvårdsnämnden - Patientnämnden - Kultur- och kompetensnämnden - Hållbarhetsnämnden - Gemensam nämnd FHRN - Demokratiberedningen Granskningen avgränsas i tid till i huvudsak kalenderåret Mars av 14

5 1.5. Metod Granskningen har skett genom analys av protokoll, inklusive bilagor, utifrån kommunallagens bestämmelser samt relevanta interna styrdokument. Intervjuer har genomförts med kanslichef samt regionstyrelsens sekreterare. I syfte att granska om beslut fattas på rätt nivå har stickprovskontroll av 10 ärenden per granskningsobjekt valts ut. Bedömningsskala som används för kontrollmålen: Ändamålsenlighet Ej ändamålsenlig I begränsad utsträckning Helt ändamålsenlig 1.6. Faktakontroll Innan rapporten fastställts har den genomgått faktakontroll hos berörd part, som berörts av denna granskning, för att säkerställa en korrekt faktamässighet. Mars av 14

6 2. Iakttagelser och bedömningar I detta kapitel behandlas de aktuella granskningsobjekten och de iakttagelser som vi observerat. Utifrån kontrollmålen beskrivs i korthet vilka iakttagelser som gjorts för respektive granskningsobjekt (här låter vi påtalade brister stå i fokus). Slutligen följer den bedömning som vi gör av varje granskningsobjekt Uppfyller protokollen kraven i kommunallagen samt är protokollen tydliga? En väsentlig del i upprättandet av demokratin utgörs av styrelsen och nämndernas protokoll, inte minst sett från ett medborgarperspektiv. Det är därför viktigt att de är begripliga, trovärdiga och att de formellt är riktiga. Inom ramen för denna granskning gör vi en översyn av granskningsobjektens protokoll. Denna översyn syftar till att bedöma huruvida de upprättade protokollen följer de lagkrav som ställs utifrån kommunallagen. I kommunallagens (1991:900) 5 kap stycket anges de krav som gäller för protokoll. Inget hindrar dock att beslut tas för att protokollen ska innehålla ytterligare information. Kommunallagens bestämmelser i 5 kap som ställs på upprättat protokoll görs sig gällande för såväl fullmäktige som för styrelse och nämnd. Kommunallagens krav på protokoll är minimikrav och utgörs av följande kriterier: Vid sammanträdena skall protokoll föras på ordförandens ansvar. Ordförarens ansvar innefattar också en skyldighet att se till att justeringen och det ställe där protokollet finns tillgängligt tillkännages på anslagstavlan. I protokollet ska det tydligt framgå vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort. Det ska även framgå vilka ärenden som handlagts. Ett protokoll ska för varje ärende tydligt redovisa: - Alla eventuella yrkanden och förslag som lagts fram och inte tagits tillbaka, om sådant framlagts vid sammanträdet. - Genomförda omröstningar, om sådana skett vid sammanträdet, samt hur de utfallit. - I vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut, vilka beslut som fattats och de eventuella reservationer som anmälts mot besluten. - Vilka ledamöter som har deltagit i besluten samt hur de har röstat vid öppna omröstningar, om sådana skett. Ett protokoll ska justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet och på det sätt som fullmäktige har bestämt. Senast andra dagen efter att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på anslagstavlan. Av tillkännagivandet ska det tydligt framgå var protokollet finns tillgängligt och vilken dag det har anslagits. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före utgången av den tid som gäller för överklagande, enligt 10 kap. 6 första stycket, d.v.s. 3 veckor. Mars av 14

7 Iakttagelser Regionstyrelsen Sett till den sammantagna bilden uppfyller regionstyrelsens protokoll till stor del de krav som ställs utifrån kommunallagen. Av de 19 protokoll som återfinns för 2017 redovisar alla vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort och deltagit i besluten, vilka ärenden som behandlats samt vilka beslut som fattats. Samtliga protokoll har tydliga rubriker av vilka det tydligt framgår vad de olika ärendena handlar om. Protokollen har också tydliga ärendebeskrivningar samt tydliga beslutsformuleringar. Dock visar granskningen följande: att i 3 fall, där vi kan se att omröstning (votering) skett, sker ingen redovisning hur ledamöterna har röstat i enlighet med kommunallagen 5 kap 59 pkt 5. Det som redovisas är hur omröstningen utfallit och vilka ledamöter som deltagit. att 3 stycken protokoll saknar datum för justering. Ett ytterligare protokoll observeras vara justerat 15 dagar efter sammanträdet vilket är en dag efter den bortre gränsen som kommunallagen anger är senaste datum för justering. Slutligen observeras ett protokoll vara justerat men har ett datum för anslaget upprättande om , d.v.s. det framstår som att anslaget för protokollet upprättats en dag före själva justeringen gjorts. I vissa fall har vi inte kunnat göra någon bedömning eftersom vi inte kunnat se att vissa inslag förekommit i protokollen. Det har exempelvis inte gått att bedöma om ett protokoll följer kommunallagens minimikrav gällande omröstningar för de protokoll där vi inte kan se att någon omröstning skett. Detta innebär enbart att vi inte kan göra någon bedömning. Det ska understrykas att fallet fortfarande kan vara så att exempelvis en omröstning skett under ett sammanträde men inte redovisats i protokollet. I 13 protokoll kan granskningen styrka att reservationer och yrkanden förekommit där det framgår i vilken ordning ordförande har lagt fram förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden För 2017 återfinns 13 protokoll som upprättats av nämnden. Granskningen visar att samtliga protokoll redovisar vilka beslut som fattats, vilka ärenden som handlagts, vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort samt i vilka beslut de deltagit i. Protokollen har tydliga rubriker av vilka det tydligt framgår vad de olika ärendena handlar om samt har tydliga ärendebeskrivningar. Granskningen visar dock att 3 protokoll är justerade efter kommunallagens lagkrav på justering inom 14 dagar. Dessa protokoll är justerade 22, 21 och 16 dagar efter datum för sammanträdet. Två protokoll saknar även datum för justering helt, dock återfinns datum för anslags upprättande. Utifrån de granskade protokollen kan vi se att 8 protokoll innehåller reservationer och yrkanden där det framgår i vilken ordning ordförande har lagt fram förslag till beslut Kultur- och kompetensnämnden Kultur och kompetensnämnden har totalt upprättat 11 stycken protokoll under Alla protokollen redovisar vilka beslut som fattats, vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort samt vilka ledamöter som deltagit i besluten. Samtliga protokoll har tydliga rubriker av vilka det tydligt framgår vad de olika ärendena handlar om, tydliga ärendebeskrivningar samt Mars av 14

8 tydliga beslutsformuleringar. Nämndens protokoll följer i stora drag de lagkrav som ställs utifrån kommunallagen gällande protokollens innehåll. De avvikelser som vi kan notera utifrån kommunallagens bestämmelser är bl.a. att 2 av protokollen innehåller en eller flera omröstningar (votering). Vi observerar att dessa 2 protokoll redovisar utfallet av antalet röster och dess resultat men information om hur ledamöter röstat återfinns inte. Vidare observeras att det i 8 protokoll saknas datum för justering och datum för anslags uppsättande. I 5 protokoll kan vi se att reservationer och yrkanden förekommit där det framgår i vilken ordning ordförande har lagt fram förslag till beslut. Vi kan även se att 2 protokoll innehåller omröstningar samt att 3 protokoll innehåller en eller flera reservationer Hållbarhetsnämnden Under 2017 har nämnden totalt upprättat 12 protokoll. Alla protokoll redovisar vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort, vilka ärenden som handlagts och vilka beslut som fattats. Det går även att utläsa vilka ledamöter som deltagit i besluten. Nämndens samtliga protokoll har även tydliga rubriker av vilka det tydligt framgår vad de olika ärendena handlar om, tydliga ärendebeskrivningar samt tydliga beslutsformuleringar. Nämnden följer således i stora drag kommunallagens minimikrav gällande protokollets innehåll. Granskningen visar dock att 11 av de 12 protokollen saknade datum för justering och 5 protokoll redovisar inget datum för anslagets upprättande. Gällande de protokoll där datum för justering och anslags uppsättande finns visar granskningen att anslaget har skett 3 dagar efter datum för protokollets justering. Detta innebär att anslag görs en dag efter den bortregräns som anges av kommunallagen. Ett protokoll (uppfört ) innehåller inga underskrifter alls samt saknar datum för justering och anslags upprättande. Vi observerar att 4 protokoll innehåller reservationer och yrkanden där det framgår i vilken ordning ordförande lagt fram förslag till beslut Gemensam nämnd FHRN Nämnden har under 2017 totalt upprättat 5 protokoll vilka alla redovisar vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort, vilka beslut som fattats och vilka ärenden som handlagts. Alla protokoll har tydliga rubriker av vilka det tydligt framgår vad de olika ärendena handlar om, tydliga ärendebeskrivningar samt tydliga beslutsformuleringar. Nämndens protokoll följer i stort således kommunallagens minikrav som ställs på protokoll. För nämndens 5 protokoll kan dock inget datum för varken justering eller anslags upprättande observeras. Slutligen kan vi observera att inget protokoll innehåller några reservationer, yrkanden, omröstningar (votering) eller information om i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut. Bedömning i dessa fall kan därför inte göras Patientnämnd Patientnämnden har under 2017 totalt upprättat 5 protokoll. Granskningen visar att samtliga protokoll redovisar vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort, vilka ärenden som handlagts och vilka beslut som fattats. Tydliga rubriker av vilka det tydligt framgår vad de olika ärendena handlar om samt tydliga beslutsformuleringar observeras för alla protokoll. Mars av 14

9 Gällande ärendebeskrivningar framgår det i vissa fall inte tydligt vad ärendet handlar om i detalj. I vissa fall återfinns även tabeller som saknar tillhörande text, vilka kan framstå som otydliga. Vi noterar även att själva utformningen, strukturen, på nämndens protokoll helt skiljer sig mot övriga nämnders protokoll. Det framgår dock av intervju med kanslichef att eftersom regionen inte har ett enhetligt sammansatt kansli så kan protokollens utformning se lite olika ut, exempelvis som i patientnämndens fall. I 3 av 5 protokollen observeras att justering görs 15 respektive 16 dagar efter datum för sammanträdet. Detta innebär att justering görs en respektive två dagar efter den bortre gränsen som kommunallagen anger ska vara senaste datum för justering. Vidare observeras att 3 protokoll tillkännager justeringen fyra respektive tre dagar efter datum för justering. I enlighet med kommunallagen skall detta göras senast 2 dagar efter att ett protokoll justerats. Det framgår heller inte av något protokoll var protokollet sen finns tillgängligt, vilket också är ett lagkrav utifrån kommunallagen. Inga reservationer, yrkanden, omröstningar (votering) eller information om i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut kan återfinnas i något av protokollen. I dessa fall kan ingen bedömning göras Demokratiberedning Underställd regionfullmäktige återfinns demokratiberedningen som under 2017 upprättat 3 protokoll. Protokoll har alla tydliga rubriker av vilka det tydligt framgår vad de olika ärendena handlar om, tydliga ärendebeskrivningar samt tydliga beslutsformuleringar. Det framgår även vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort, vilka ärenden som handlagts och vilka beslut som fattats. För 1 protokoll observerar vi att inget datum för justering finns samt att datum för upprättande av anslag inte heller finns. Vi observerar även att inget protokoll innehåller några reservationer, yrkanden, omröstningar (votering) eller information om i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut. I dessa fall kan ingen bedömning göras Bedömning Styrelsen och nämnderna bedöms uppfylla kontrollmålet enligt följande: Kontrollmål: Uppfyller protokollen kraven i kommunallagen samt är protokollen tydliga? Regionstyrelsen Hälso- och sjukvårdsnämnden Kultur- och kompetensnämnden Hållbarhetsnämnden Gemensam nämnd FHRN Patientnämnd Demokratiberedning Mars av 14

10 Bedömningen baseras på följande: Inom ramen för denna granskning görs bedömningen att samtliga granskningsobjekt uppfyller de krav som ställs på ett protokolls innehåll, dvs att det framgår vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort, vilka ärenden som handlagts, vilka beslut som fattats etc. Gällande de fall vi sett att omröstning skett bedömer vi att protokollen till övervägande del uppfyller de krav som ställs utifrån kommunallagen, då dessa inte specifikt redovisar hur respektive ledamot röstat. Detta gäller främst protokoll upprättade av regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden. Granskningsobjektens protokoll innehåller även tydliga rubriker av vilka det tydligt framgår vad de olika ärendena handlar om samt tydliga beslutsformuleringar. Enbart patientnämndens protokoll innehåller i vissa fall ärendebeskrivningar som kan uppfattas som inte helt tydliga, d.v.s. i viss mån otydliga. Granskningen visar att en majoritet av granskade protokoll bl.a. saknar datum för justering samt att det förekommer protokoll som inte har justerats inom två veckor och därmed inte möter de minimikrav som kommunallagen ställer. Detta innebär: Att protokollen strider mot kommunallagens bestämmelser avseende justering. Att möjlighet till överklagan saknas. I förlängningen en risk för obehörigt beslutsfattande Delgivning och information från utskott till styrelse sker i tillräcklig omfattning? Ett utskott är generellt en mindre del av ett beslutande organ eller församling med en eller fler särskilda uppgifter, ofta att förbereda beslut som senare ska tas i de beslutande organet. Det är sedermera viktigt att ett tillräckligt informationsflöde återfinns mellan ett utskott och dess tillhörande beslutande organ. Inom ramen för denna granskning gör sig denna kontrollfråga enbart gällande regionstyrelsen eftersom de utskott som återfinns (utvecklingsutskottet, personalutskottet, hälsovalsutskottet och fastighet- teknik och miljöutskottet) ligger under regionstyrelsen. I syfte att bedöma huruvida delegerade beslut och information från utskott till styrelse sker i tillräcklig omfattning granskar vi samtliga protokoll för ovannämnda utskott Iakttagelser Totalt har utskotten tillsammans upprättat 35 protokoll under 2017, varav utvecklingsutskottet, personalutskottet och fastighet- teknik och miljöutskottet har upprättat 9 protokoll var. Hälsovalsutskottet har under 2017 upprättat 8 protokoll. Sett till den sammantagna bilden kan vi utifrån utskottens protokoll observera att samtliga beslut som utskotten uppdrar till styrelsen att besluta om också tas upp av regionstyrelsen i deras protokoll. Vidare kan vi observera att de paragrafer som innefattar rena informationspunkter inte återkopplas eller expedieras till regionstyrelsen. Mer detaljerat framgår att ingen återgivelse av informationspunkter till regionstyrelsen kan hittas för 32 av utvecklingsutskottets 123 paragrafer. För personalutskottet återfinns motsvarande 15 av 78 paragrafer där ingen återrapportering kan hittas, 14 av 56 paragrafer för hälsovalsutskottet och slutligen 26 av 56 paragrafer för fastighet- teknik och miljöutskottet. Någon rutin eller praxis gällande delgivningar av utskottens protokoll har inte kunnat hittas, delgivningar av Mars av 14

11 utskottens protokoll kan heller inte hittas i styrelsen protokoll. Således saknas även instruktioner/praxis för att delge regionstyrelsen fattade beslut på delegation. Av intervju med kanslichef och regionstyrelsens sekreterare framgår att det inte finns någon löpande rutin/praxis gällande delgivningar av utskottens protokoll. Den information som kommer till regionstyrelsen från utskotten består, nästan uteslutande, av de beslut som utskotten berett till styrelsen. Informationspunkter som utskotten själva tagit del av lyfts endast upp (expedieras) till styrelsen efter beslut av ordförande för aktuellt utskott. I praktiken kan det även vara en ledamot som föreslår att en punkt ska lyftas till styrelsen, som i slutändan formellt ska beslutas av ordförande Bedömning Vi bedömer därför att delgivning och information från utskott till styrelse sker i begränsad utsträckning i tillräcklig omfattning. Bedömningen baseras på att information som utskotten tagit del av och beslut fattade på delegation inte delges regionstyrelsen. Det saknas även praxis/rutiner för hur information och delegationsbeslut ska delges regionstyrelsen. Vi kan däremot styrka att ärenden som utskotten har berett når styrelsen för beslut Fattas beslut i enlighet med delegationsordningen? I enlighet med kommunallagens 6 kap 33 får en nämnd eller styrelse uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt annan anställd inom region/landstinget eller kommunen att besluta på styrelsens/nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Om en styrelse eller nämnd vill delegera sin beslutanderätt ska den tydligt ange vilken beslutanderätt som delegeras och till vem beslutanderätten överlåts. Vidare framgår det av kommunallagens 6 kap 35 att beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden/styrelsen på det sätt som nämnden har bestämt. Utifrån respektive granskningsobjekts delegationsordning har vi under detta avsnitt på granskat om utvalda delegationsbeslut tas inom ramen för upprättade delegationsordningar. För att bedöma om beslut har fattats inom ramen för styrelsens och nämndernas delegationsordning har 10 slumpmässiga delegationsbeslut valts ut för varje granskningsobjekt Iakttagelser Inom ramen för detta kontrollmål har vi även gjort en analys av regionstyrelsen delegationsordning med fokus på vad som delegerats till utskotten. Vi kan observera gällande delegation till utskott att regionstyrelsen delegerat beslutanderätt till utvecklingsutskottet för beslut upp till 2 mnkr gällande Lagen om regionalt utvecklingsansvar (2010:630). Genomgång av utskottsprotokollen visar att utvecklingsutskottet har fattat 20 beslut med stöd av delegation under året. Utvecklingsutskottets delegerade beslutanderätt observeras efterlevas fullt ut. Granskningen kan däremot inte styrka utifrån protokoll att de beslut som fattats på delegation av utvecklingsutskottet återrapporteras/expedieras till styrelsen. Vi observerar dock att det återfinns 3 verkställandebeslut i fastighet- teknik och miljöutskottets protokoll som tas av utskottet gällande investeringar, även fast ingen delegationsrätt åligger detta utskott. Dessa verkställandebeslut ligger inom ramen för Mars av 14

12 antagen investeringsbudget. Vi har heller inte kunnat styrka att ärendena delgivits till regionstyrelsen. Gällande nämnderna har de 10 slumpmässigt utvalda delegationsbeslut granskats. Granskningen har inte kunnat visa några indikationer som tyder på avvikelser eller signaler om att beslut har fattats i strid med nämndernas gällande delegationsordningar Bedömning Vår bedömning är att besluten i regionstyrelsen fattas i enlighet med gällande delegationsordning. Vi noterar dock att fastighet- teknik och miljöutskottet i tre (3) fall fattat beslut som inte har stöd i delegationsordning vilket inte är tillfredsställande. Gällande övriga nämnder återfinns inga avvikelser eller signaler om att något taget beslut har fattats i strid med gällande delegationsordning. Samtliga delegationsbeslut som granskats för respektive nämnd bedöms vara fattade i enlighet med gällande delegationsordningar Finns styrning hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll? I kommunallagen regleras de minimikrav som ställs på ett protokolls innehåll, dock ställer kommunallagen inga formella krav på ett protokolls format. D.v.s. protokoll kan skrivas på olika sätt så länge de möter samtliga minikrav som ställs på innehållet av kommunallagen. Denna kontrollfråga syftar till att bedöma om respektive granskningsobjekt inom Region Gävleborg har någon hantering eller styrning för hur de ska hantera sina protokoll Iakttagelser Granskningen har inte kunnat hitta någon dokumentation eller dokumenterade rutiner som styrker hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll. Av intervju med kanslichefen framgår att det sker fortlöpande diskussioner mellan politik, kansli och övriga eventuellt inblandade om hur protokoll skall skrivas. Det uppges dock inte finns någon nedskriven praxis eller rutin om hur protokollen skall skrivas. I praktiken uppges det dock vara den vunna erfarenheten av protokollskrivning som utgörs av praxis. Det framgår slutligen att skrivning av protokoll, formellt sett, ska utgå från kommunallagen och dess regler kring skrivande av protokoll Bedömning Vi bedömer att det inte finns någon formell styrning hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll. Bedömningen baseras på att granskning inte har kunnat styrka någon dokumentation eller dokumenterade rutiner för hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll Finns protokollen tillgängliga för medborgarna? Utifrån ett medborgarperspektiv kan allmännytta styrkas av att en kommuns, landstings eller regions upprättade protokoll finns tillgängliga för medborgarna vilket även är en viktig del i upprättandet av demokratin. Mars av 14

13 Denna kontrollfråga syftar till att bedöma om granskningsobjektens protokoll finns tillgängliga Iakttagelser Vi kan observera att samtliga protokoll för alla granskningsobjekt ligger utlagda på Region Gävleborgs hemsida (regiongavleborg.se). De utlagda protokollen återfinns för åren 2015 och framåt. Det framgår vidare av hemsidan att den enskilde även kan tillgodogöra sig äldre protokoll, vilka kan beställas från regionarkivet. Av intervju framgår att protokoll också fysiskt går att hämta ut på Region Gävleborgs besöksadress där hjälp även kan erbjudas om så behövs, det går även att vända sig direkt till diariet Bedömning Vi bedömer att granskningsobjektens samtliga protokoll finns tillgängliga för medborgarna. Bedömningen baseras på att samtliga nämnder redovisar sina protokoll på regionens hemsida samt att de finns tillgängliga fysiskt att ta del av på regionens besöksadress. Mars av 14

14 3. Avslutning 3.1. Sammanfattande revisionell bedömning Tabellen beskriver den sammantagna bilden av hur vi bedömt de fem kontrollfrågorna: Kontrollområde Uppfyller protokollen kraven i kommunallagen samt är protokollen tydliga? Delgivning och information från utskott till styrelse sker i tillräcklig omfattning? Fattas beslut i enlighet med delegationsordning fokus på rätt beslutsorgan? Finns styrning hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll? Finns protokollen tillgängliga för medborgarna? Revisionell bedömning - Kommunstyrelsens och nämndernas protokoll följer till övervägande del kommunallagens minimikrav. - Protokollen är till övervägande del tydliga. I begränsad utsträckning - Delegationsbeslut delges inte till styrelsen, rutiner/praxis för detta ändamål saknas. - Ärenden som beretts av utskott når styrelsen för beslut. Nej (ej ändamålsenligt) - Inom regionstyrelsen har beslut fattats i enlighet med styrelsens delegationsordning, dock har tre beslut tagits i fastighet- teknik och miljöutskottet utan stöd i delegationsordning. Ja (ändamålsenligt) - Granskningen har inte kunnat finna några indikationer som tyder på att delegationsbeslut inom nämnderna har fattats i strid med gällande delegationsordning Nej (ej ändamålsenligt) - Granskningen har inte kunnat styrka någon dokumentation eller dokumenterade rutiner för hur respektive beslutande organ ska hantera sina protokoll. Ja (ändamålsenligt) - Samtliga protokoll går att hämta ut fysiskt på regionens besök - - sadress samt återfinns elektroniskt på deras hemsida Rekommendationer För framtiden lämnas följande rekommendationer: Regionstyrelsen säkerställer att delegationsbeslut rapporteras till styrelsen. Rutiner och riktlinjer utarbetas för att säkerställa att justering av protokoll sker i enlighet med gällande lagstiftning. Regionstyrelsen säkerställer informationsutbytet med sina utskott exempelvis genom delgivning av utskottens protokoll. Gemensamma dokumenterade rutiner/riktlinjer upprättas som beskriver hur styrelsen och nämnderna ska hantera sina protokoll. Mars av 14

15 Karin Magnusson Uppdragsledare Robert Bergman Projektledare Mars av 14