Protokol I. Sammanträdesdatum

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Protokol I. Sammanträdesdatum"

Patrik Blomqvist
för 7 år sedan
Visningar:

1 Kommunstyrelsen Protokol I Sammanträdesdatum OW. 9 Revisionsrapport - Granskning av protokoll - yttrande Dnr KS/2014:229 TIM" Kommun!,.: { :n öret Beslut Kommunstyrelsen beslutar: Avge yttrande enligt konununledningskontorets förslag. Ärendet Revisionen har via Deloitte genomfört en granskning inom ovanstående område. Revisionen hemställer om att kommunstyrelsen, barn- och utbildning, kultur- och tekniknämnden, miljö-och byggnadsnämnden samt socialnämnden lämnar synpunkter på rapporten senast den 16 februari har yttrat sig i ärendet. Protokollsutdrag till Deloitte Exp j --:/ ; 2015 t,- Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 O TIMRA KOMMUN,.:a'. TIMRA K$ Kommun! e: -. 7,31 - c "15 1,,/ i,1,,r 1 " ----`.-. DELOITTE AB Svar på "Granskning kommunstyrelsen. av protokoll" har upprättat svar avseende de delar som rör Följer protokollen kommunallagen? Revisionen - Rekommenderar att det framgår vilken ledamot som ersättaren tjänstgjort för på sammanträdet. Kommunledningsk-ontoi-et har nf i ört detta. Revisionen - Brister i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut. Rubriken "Beslutsordning" läggs till i protokollet. Revisionen - Justeringsbeslutet ska innehålla vem som ska justera protokollet och tid för justering har nfört i detta. Egen paragraf. Reservationer Revisionen har uppmärksammat att ledamöter, när deras yrkanden inte vunnit gehör, inte reserverat sig mot beslutet. Om det är så att inte alla förtroendevalda detta föreslår revisionen informations- och utbildningsinsatser. har förstått I bönan av vale naandatper od genon föl kommunledningskontoretutbildningar där man går igenom ochpåpekar vikten av att reservera sig mot ett beslut som ledamoten tycker strider mot ledamotensuppfattning.utbildningsinsatser kommer ävenatt genomförasi bönan på Ledamöter har själva valt att inte reservera sig. Postadress: Timrå Bankgiro: Hemsida: Besöksadress: Köpmangatan 14 Organisationsnummer: E-post: info@timra.se Telefon: Fax:

3 Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt? Revisionen - Enkelt att identifiera handlingar som legat till grund för beslut. Rubriken beslutsunderlag lågs till i jänsteskivelsen som visar vilka handlingar som legat till grund för beslutet. Revisionen - I protokollsmallen under rubriken Ärendet står det att "här sammanfattas ärendet" men i protokollet är dock hela texten från ärendet med. Det hade varit mer ändamålsenligt och i enlighet med mallen om ärendet hade redovisats i sin helhet i tjänsteskrivelsen och protokollet hade innehållit en sammanfattning av tjänsteskrivelsen. Alla nämnder utom 1171 jö- och bjg iiadsnämnden använder Lex ärende- och dokumenthanteringsprogram som till stor del automatiserar och förenklar nämndadministrationen. Lex protokollsmall går inte att påverka, den är automatisk. Den hämtar- den text som handla Baren skriver i jänsteskrivelremallen (förslag till beslut, ärendet, ärendets tidigare handlägraing och nu även beslutsunderlag) och det Hämndsekreteraren skriver i nämndmodulen (beslutsordning, beslut mm). forts I jänsteskrivelsemallenfinns dessutom markerad plats för att skriva utförligare ärendetext. Denna text hamnar inte i protokollet utan läses i jänste skrivelsen. Texten under rubriken Ärendet är alltså en samman fattning av det viktigaste f ån alla handlingar: Inkommen skrivelse, järasteskrivelse orma blir alltså bilagor tillprotokollet med eventuell mer it for77aation. Omedelbar justering Revisionen påpekar att det inte forns något beslut om omedelbar justering i protokollen samt att styrelse/nämnder bör vara restriktiv gällande omedelbar justering. Svar anses ha en viss restriktivitet när det gäller omedelbarjustering. Onaedelbarjustering tilländas endast vidtillfällen när tex tiden är knapp. Det kan vara myndigheter som kräver svar vid en viss tidpunkt från kommunen och dyl. tar till sig kritiken ona att det ska beslutas om när en paragraf ska justeras omedelbart vilket Detta kommer att ir för as. För närvarande noteras detta endast på förstasidan på protokollet.

4 Kommuniedningskontoret Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt? Revisionen påpekar att under rubriken "ärendet" Revisionen ser det som att det är en kopia av tjänsteskrivelsen. även att kommunen lägger till rubriken Beslutsunderlag. finns ingen sammanfattning. Revisionen föreslår Timrå kommun använder sig av dokument och ärendeloanterzngsystemet Lex. Timrå kommuns tjänstemän skaver direkt i tjänsteskrivelsen och det är den text som kommer in under Ärendet" kommer att se över rutinerna kling jänsteskrzvelsema och korsamer att i1 formera tjänstemännen om hur skrivningar na ska utfol7nas. Det korsamer även att läggas till en r vbrik med 'Beslutsunderlag" där tjänstemännen kan notera beslutsunderlagen som hör till ärendet och som visar vilka handlingar som legat till grund förbeslutet. Alla nämnder utom Mi jö- och byggnadsnämnden använder Lex ärende- och dokumenthanteringsprogram som till stor del automatiserar och förenklar nämndadnainistrationen. hex protokollsmall går inte att påverka, den är automatisk. Den hämtar- den text sona handläkaren skriver i jänsteskrzvelsemallen (förslag till beslut, ärendet, ärendets tidigare handläggning och nu även beslutsunderlag) och det nämndsekreteraren skriver i Hämndmodulen (beslutsordning, beslut min). forts I jänsteskrzvelsemallenfinns dessutom markerad plats för- att skriva utförligare ärendetext. Denna text hamnar inte i protokollet utan läses i jänste-skrivelsen. Texten under rubriken Ärendet är alltså en sammanfattning av det viktigaste f ån alla handlingar. Inkommen skrivelse, tjänsteskrivelse mm blir alltså bilagor till protokollet med eventuellmer it for nation. Är de handlingar som ligger till grund för besluten ändamålsenliga? Revisionen anser att tjänsteskrivelsen ska innehålla hänvisningtill vilket möte eller vilken paragraf som tjänsteskrivelsen hör till. Handläggaren kan inte i jänsteskrzvelserr skriva en hänvisning till ettprotokoll eftersom handläggaren endast kan anmäla sin tjänsteskrivelse till ett önskat sammanträde och jälv inte kan bestämma när ärendet ska tas upp. Har kommunen utarbetat egna regler för hur tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas, är dessa ändamålsenliga och efterlevs de? Revisionen bedömer att kommunen bör fastställa vissa riktlinjer för vilken information som ska fornas i nämndhandlingarna samt upprätta rutinbeskrivningar som omfattar hela nämndprocessen från inkommen handling till expediering.

5 Timra kommun har upprättat rutinbeskrivningar som omfattar hela nämndprocessen f zin inkommenhandling till expediering. Butinbeskzivningarna upprättades i samband med att kommuneni1 örde dokument och ärendehantelzngs ystemet Lex. Kommunen kommer att revidera dessa dokument när jänsteskzivelsemnallen förändras. KO1\IMVNLEDNI GSKONTORET Annica Sjödin Koininunsekreterare

Relevanta dokument

1(3) KANSLIENHETEN SKRIVELSE 2017-05-12 Svar till kommunrevisionen med anledning av genomförd granskning av verkställighet av beslut Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört