Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Samordnad upphandling av elenergi 2012 Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Anta anbudsgivare Mälarenergi som leverantör av elkraft genom fastprisavtal om 4 år och med miljökriterium enligt modell Naturskyddsföreningens miljölicens Bra Miljöval märkt el. Beskrivning av ärendet Vingåkers kommun har tillsammans med 20 upphandlande myndigheter genomfört samordnad upphandling av elkraft. Uppdraget att genomföra den samordnade upphandlingen har genomförts av Allego konsult AB. Efter upphandling föreslås att anbudsgivare Mälarenergi antas som elleverantör. Avtalslängden är för fast pris 1-4 år och för övriga modeller 3 år. Kort avtalslängd väljs lämpligen om man anser att elpriserna är tillfälligt höga och kommer att sjunka under Långa avtalslängder ger möjlighet att kunna långsiktigt budgetera framtida utgifter. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Beslutsunderlag Elkraft Upphandlingsrapport Elkraft Avtal leverans av elkraft Tilldelningsbeslut Anbudssammanställning Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Vår handläggare Helena Viklund , Kommunstyrelsen 1 (1) Upphandling elenergi Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar Anta anbudsgivare XX som leverantör av elkraft genom fastprisavtal om 4 år och med miljökriterium enligt modell X Sammanfattning Efter upphandling genom Allego Konsult föreslås att anbudsgivare XX antas som elleverantör. Avtalslängden är för fast pris 1-4 år och för övriga modeller 3 år. Kort avtalslängd väljs lämpligen om man anser att elpriserna är tillfälligt höga och kommer att sjunka under Långa avtalslängder ger möjlighet att kunna långsiktigt budgetera framtida utgifter. Konsulten rekommenderar som grundrekommendation 3 årigt fastprisavtal. Det finns olika prismodeller, fastpris eller rörligt pris. Det finns också ett alternativ med inköpstrappa. När avtalsmodell och leverantör valts ges även möjlighet att välja till miljökriterier på leveransen, som ett tillval, utifrån leverantörens erbjudande. Om leverantör XX antas som leverantör erbjuds klimatsmart el (vatten och vindkraft producerad el) med påslag 0,5 öre/kwh och naturskyddsföreningens miljölicens Bra Miljöval - märkt el erbjuds med ett påslag av 1 öre/kwh. VK101S v , elupphandling Från förvaltningen föreslås fastprisavtal för 4 år. För närvarande köps förnyelsebar energi för ett tillägg på priset. Genom det så uppfylls miljöstrategin som anger att 25 % av energin till den kommunala verksamheten ska vara så kallad grön el. Vilket miljökriterium som ska väljas lämnas öppet det är en Kansliförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Pg Bg

3 prisfråga. Ur miljösynpunkt är det senare alternativet Bra miljöval genom sin certifiering garanterat förnyelsebar. 2 (2) Bedömning av energikostnad för kommunen kan inte beräknas exakt förrän vid bindningstidpunkten. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutad att delta i samordnad upphandling för elkraft genom Allego Konsult. Den upphandling som skett omfattar 20 stycken upphandlande enheter med en sammanlagd årsvolym om ca MWh. Vingåkers kommuns andel är ca 4000 MWh. Allego Konsult förutspår högre elpriser aktuell leveransperiod och rekommenderar en avtalslängd på 3-4 år. Vilken avtalsmodell upphandlande myndighet/enhet väljer beror på en mängd faktorer t e x energivolym, riskbenägenhet, budgetplanering men avgörande är vilken tro man har på framtida elprisutveckling. Allego Konsult har som grundrekommendation 3 årigt fastprisavtal. Prissäkring bör göras omgående till viss del, om fastprisavtal väljs, åtminstone för avtalsperioden 2012, Det finns olika prismodeller, fastpris eller rörligt pris. Det finns också ett alternativ med inköpstrappa. Avtalslängden är för fast pris 1-4 år och för övriga modeller är 3 år. Kort avtalslängd väljs lämpligen om man anser att elpriserna är tillfälligt höga och kommer att sjunka under Långa avtalslängder ger möjlighet att kunna långsiktigt budgetera framtida utgifter. Kostnaden för elcertifikat tillkommer. Den prissäkras samtidigt som elkraften, löpande eller vid gynnsamt tillfälle, enligt överenskommelse med leverantören. Leverantörens administrativa kostnader och hantering ingår i anbudet. När avtalsmodell och leverantör valts ges även möjlighet att välja till miljökriterier på leveransen, som ett tillval, utifrån leverantörens erbjudande. Om leverantör XX antas som leverantör erbjuds klimatsmart el (vatten och vindkraft producerad el) med påslag 0,5 öre/kwh. Naturskyddsföreningens miljölicens Bra Miljöval - märkt el erbjuds med ett påslag av 1 öre/kwh. Sammanställning av inkomna anbud Efter sammanräkning av inkomna anbud kan Allego Konsult konstatera följande resultat utifrån inkomna anbud och fastställda utvärderingskriterier: För samtliga prismodeller har en också samma leverantör X valts.

4 Modellerna beskrivs kortfattat. 3 (3) Fast pris + Trygg modell som kräver relativt lite engagemang under en kort period av kunden. + Kontroll över framtida elkostnader d v s underlättar framtida budgetarbete. + Elmarknadens svängningar påverkar inte kundens elpris (efter prissäkring). - Prisrisk att låsa framtida elpriser vid ett och samma tillfälle. Kommentar: modellen väljs lämpligen om man förutspår höjda elpriser närmaste åren och om vetskap och kontroll över framtida elkostnader är viktigt. Rörligt pris + Statistisk sett lägsta pris under lång period - Kraftiga prissvängningar och pristoppar vissa perioder. - Svårt att budgetera elkostnaden. Kommentar: Intressant modell som ger möjlighet till låga elpriser men även risker. Kräver ekonomisk buffert och planering för att hantera eventuella pristoppar. Inköpstrappa + Elhandelsrisk inom överenskomna och givna gränser. + Kunden får kontinuerligt marknadsinformation, analyser, experthjälp och rapporter över portföljstatus, för att ges möjlighet att fatta underbyggda beslut. + Riskspridning genom fler inköpstillfällen. - Kräver engagemang från kund under hela avtalsperioden. - Inte möjligt att få prissäkringsperiodens lägsta pris då slutpriset är ett medelpris. Kommentar: modellen kräver engagemang men får anses som intressant ur en riskspridnings perspektiv. Fördelaktig om elpriserna sjunker närmaste åren. Kunden bör ha minst 10 GWh i volym. Upphandlande myndighet/enhet bör skyndsamt skicka tilldelningsbeslut till samtliga anbudsgivare och teckna avtal. Detta för att minska risken att missa ett gynnsamt prissäkringstillfälle eller för att inte riskera överprövning. Förvaltningens ståndpunkt Från förvaltningen föreslås fastprisavtal för 4 år. För närvarande köps förnyelsebar energi för ett tillägg på priset. Genom det så uppfylls miljöstrategin som anger att 25 % av energin till den kommunala verksamheten ska vara så kallad grön el. Vilket miljökriterium som ska väljas lämnas öppet det är en prisfråga. Ur miljösynpunkt är det senare alternativet Bra miljöval genom sin certifiering garanterat förnyelsebar. Konsekvenser Bedömning av hur kommunens energikostnad påverkas kan inte beräknas exakt förrän vid bindningstidpunkten. Jämfört med nuvarande avtal så är pålägget lägre. Bilagor Upphandlingsrapport

5 VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen 4 (4) Rolf Jonssons Enhetschef teknisk enhet Helena Viklund Kommunchef

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Ansökan om parkeringsplatser vid Pizzeria Tre kronor Förslag till beslut Förslag till kommunstyrelsen Ansökan om parkering längs med Skolgatan avslås med hänvisning till att Trafikverket i egenskap av väghållare ej medger detta. Hyresgästen erbjuds anlägga parkering inom arrendeområdets västra del där kostnaderna bärs av hyresgästen. Beskrivning av ärendet Dilan Fares har till Vingåkers kommun inkommit med en ansökan om att få anlägga parkeringsplatser i anslutning till Pizzeria Tre Kronor på Skolgatan i Vingåker. Förvaltningens ståndpunkt är att etablering av parkeringsplatser endast kan ske inom fastigheten och på den sida som inte gränsar till Skolgatan. Ingen ny anslutning till Skolgatan får upprättas utan att tillstånd för detta inhämtas från Trafikverket. En eventuell anläggning av parkering förutsätter att kostnaden bärs av hyresgästen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Minnesanteckningar, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

23

24

25

26 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Årsredovisning 2010 för Hjälpmedelsnämnden Arbetsutskottets beslut Förslag till kommunfullmäktige Årsredovisningen för Hjälpmedelsnämnden godkänns. Beskrivning av ärendet Gemensamma nämnden för vård, omsorg och hjälpmedel inkommer med årsredovisning för Verksamhetens totala resultat slutade på plus 0,6 mkr vilket i stort följer resultat enligt budget. Beslutsunderlag Nämndens årsredovisning Gemensam nämnd för vård och omsorg och hjälpmedel, protokoll Justerandes sign Utdragsbestyrkande

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46 Årsbokslut HMC 2010 Väsentliga händelser Försörjning av syn och hörsel hjälpmedel har tillförts nämnden Beslut om fortsättning av Fritt Val av hjälpmedel EA

47 Medborgarperspektiv Mätning av nöjdhet Väntetider Översyn regelverk Utveckling volymer EA

48 Personalperspektiv Låg sjukfrånvaro Medarbetarenkät EA

49 Förnyelseperspektiv Utveckling av processer Återanvändning av begagnat Samverkan med Västmanland Hjälpmedel i skolan EA

50 Miljöperspektiv Kunskap Transporter betydande miljöpåverkan Inventering och utfasning av miljöfarliga kemikalier EA

51 Ekonomiperspektiv Utfall Utfall % Intäkter +122,6 +116,4 +5,3 Inköp -48,8-48,0 +1,7 Personal -25,3-25,1 +0,8 Övr kostn -17,7-18,6-4,8 Avskrivn/Finans -30,2-27,5 +9,8 Resultat +0,6-2, EA

52 Utveckling av intäkter - HMC Kkr Kommuner Landstinget Övriga År EA

53 Utveckling av eget kapital KKr Procent Eget kapital Resultat Soliditet År EA

54 Nämndens årsredovisning 2010 Hjälpmedelsnämnden Dnr : HH-HOH GNVO

55 Innehållsförteckning Inledning... 3 Väsentliga förhållanden och händelser...3 Sammanfattning av perspektiven...3 Perspektiv... 5 Medborgare (patient, kund)...5 Personal...8 Förnyelse...9 Miljö...11 Ekonomi...12 Samlad analys - personal och ekonomi Intern kontroll Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

56 Inledning Väsentliga förhållanden och händelser Under året har förvaltningen gjort en organisationsutredning som innebär att Hjälpmedelscentralen tillförs ansvaret för försörjningen av syn- och hörselhjälpmedel. Förändringen gäller från och med 1 januari Syftet är att renodla hjälpmedelsförsörjningen i en verksamhet bl a för att skapa en effektivare och rationellare hjälpmedelsförsörjning för syn- och hörselhjälpmedel och en större tydlighet för brukarna fattade Landstingsfullmäktige beslut om att fortsätta med Fritt Val för landstingsfinansierade hjälpmedel. Sex kommuner, Eskilstuna, Nyköping, Katrineholm, Gnesta, Strängnäs och Trosa, har fattat samma beslut för sina kommunalt finansierade hjälpmedel. Utvärderingen av det nationella testprojektet för Fritt Val som Hjälpmedelsinstitutet gjort visar att brukare som deltagit i Fritt Val kände större nöjdhet och delaktighet. För förskrivaren innebär Fritt val en något ny roll i ansvarsfrågorna. Sammanfattning av perspektiven Medborgarperspektivet Tillgängligheten till Hjälpmedelscentralens tjänster är god. Väntetider för utprovning av eldrivna rullstolar har avsevärt förkortats och sker i princip inom 90 dagar. Länets brukare är i hög grad nöjda med den service och det bemötande som ges. Under året har landstinget och Eskilstuna, Gnesta, Katrineholm, Nyköping, Strängnäs och Trosa kommun fattat beslut om att fortsätta med Fritt Val av hjälpmedel. Under våren presenterade Hjälpmedelsinstitutet sin rapport om det nationella projektet. Av denna framgår att de brukare som använt sig av möjligheten till fritt val varit mer nöjda och känt sig mer delaktiga. Ersättningsnivån i rekvisitionen behöver regelbundet ses över, och möjligheten för brukare att få hjälp med service behöver lösas. En översyn av det befintliga regelverket för tekniska hjälpmedel pågår. Målet är att skapa ett regelverk som utgår från brukarens behov, som stöder förskrivaren vid beslut och som är tillgängligt via webben både för brukare och förskrivare. Ett flertal produktutbildningar för förskrivare, och studiebesök för övrig vårdpersonal har genomförts under året. Syftet är att säkerställa att huvudmännens medarbetare är välinformerade om hjälpmedelsutbudet och dess tillämpning. Personalperspektivet Personalsituationen är stabil med måttfull omsättning av personal, låg sjukfrånvaro och ett stort engagemang i verksamhetens utveckling. I den medarbetarenkät som genomförts under hösten ger personalen en mycket positiv bild av sina arbetsförhållanden. Förnyelseperspektivet Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

57 Det pågår ett ständigt utvecklingsarbete av processer och arbetssätt inom verksamheten i syfte att öka kvalitet och effektivitet. Brukarens behov med ledorden tillgänglighet och delaktighet är utgångspunkt för förbättringsarbetet. Under perioden har arbete påbörjats för planering av rekonditionering och utveckling av prismodellen. Under året har en organisationsutredning gjorts som innebär att Hjälpmedelscentralen från och med 2011 också ansvarar för försörjningen av syn och hörselhjälpmedel. Samverkan med andra aktörer är viktigt för förnyelse av rutiner och effektiva processer liksom jämförelser och kontakter med andra län för att söka nya idéer och infallsvinklar. Verksamheten deltar i utveckling av nyckeltal (NYSAM) bl a för sådana syften. Verksamheten har ett pågående samarbete med Västmanland med projekt inom upphandling/inköp och ett gemensamt utvecklingsarbete av prismodellen för hjälpmedel. Miljöperspektivet Verksamheten arbetar i landstingets miljöledningssystem. Miljösamordnaren och verksamhetens miljöombud arbetar fortsatt med att föra in de centrala och verksamhetsanpassade miljöledningsrutinerna i verksamheten. I slutet av året genomfördes en internrevision av förvaltningens miljöledningsarbete. Revisionen resulterade i positiva omdömen, men ett utvecklingsområde finns som gäller att skaffa bättre kännedom om de skriftliga verksamhetsrutiner som finns på miljöområdet. Ekonomiperspektivet Verksamheten resultat, plus 0,6 mkr är i princip ett resultat enligt budget. Verksamheten har en mycket stabil ekonomi med en soliditet på 27 %. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

58 Perspektiv Medborgare (patient, kund) Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta. Med god kompetens om marknadens utbud av hjälpmedel, ett sortiment som motsvarar befolkningens behov och en god service avseende leveranser och underhåll uppnås en god kvalitet till gagn för länets brukare. Inom verksamheten finns en lång tradition att möta och bemöta brukare utifrån deras förutsättningar samt en hög ambition vad gäller service och tillgänglighet. Synpunkter på verksamheten fångas upp såväl från brukare som via intresseföreningar, förskrivare och kostnadsansvariga. Våra insatser utgår från brukarens behov och en professionell bedömning. Brukarnas behov är utgångspunkt för de hjälpmedel med tillhörande tjänster som levereras. Hjälpmedelscentralen tillhandahåller hjälpmedel till sörmlänningarna genom förskrivare i kommunerna och landstinget. I de fall Hjälpmedelscentralens kompetens efterfrågas deltar företrädare från Hjälpmedelscentralen i själva utprovningen. Regelverk Vilka hjälpmedelsbehov som kan tillmötesgås tydliggörs i det av landstinget och kommunerna antagna regelverket för tekniska hjälpmedel. Befintligt regelverk behöver ses över då det i viss mån är otydligt, inte ger tillräckligt beslutsunderlag och brister i åtkomlighet både för förskrivare och brukare. Framtagning av ett webbbaserat regelverk, med utgångspunkt från brukares behov har under året påbörjats. Föreslagen lösning bygger på en modell från Örebro. Synpunkter från förskrivare och kostnadsansvariga i kommun och landsting inhämtas via projektgrupper som bildats. Nöjdhet Brukarnas nöjdhet med Hjälpmedelscentralens insatser mäts via enkäter. Under året har två undersökningar genomförts avseende service och bemötande. Under våren till Vesciacentralens kunder och under hösten till övriga kunder inom Hjälpmedelscentralen. Utfallet i båda enkäterna visar på hög nöjdhet både vad avser bemötande och service. Delaktighet intresseföreningar Intresseföreningarnas synpunkter på verksamheten fångas upp via det brukarråd som finns. Under året har två råd genomförts. Förutom synpunkter på hjälpmedelsutbud samt regler för förskrivning har brukarrådet erbjudits att delta i upphandlingsarbetet samt planering av utställning och utprovningsmiljö. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

59 Styrtal Utfall Måltal Kommentar Andel nöjda brukare 95 % 85 % Avser genomförda brukarenkäter. Brukaren får kontakt med rätt verksamhet i rätt tid. Väntetider Den nationella vårdgarantin omfattar inte utprovning av hjälpmedel. Korta väntetider för utprovning och leverans av hjälpmedel är dock angeläget. Tidigare har väntetider för utprovning av eldrivna rullstolar varit alltför lång. Efter genomfört förbättringsarbete sker nu 96 % av samtliga utprovningar inom tre månader från inkommen förfrågan. Förskrivna inkontinenshjälpmedel levereras till brukaren inom fem arbetsdagar. Hjälpmedel som är lagervara på Hjälpmedelscentralen levereras till förskrivaren inom en vecka. Icke lagerförda hjälpmedel levereras i huvudsak enligt det som avtalats med leverantör. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Andel brukare som erbjuds utprovning av eldriven rullstol inom tre månader. 96 % 100 % Av 112 genomförda utprovningar har 107 genomförts inom tre månader. Landstingets verksamheter arbetar för att uppnå jämlikhet i hälsa för länets invånare. Hjälpmedelscentralens huvuduppgift är att bidra till ökad delaktighet och ett aktivt liv för sörmlänningar i behov av tekniska hjälpmedel. Genom en tillgänglig, ändamålsenlig och effektiv hjälpmedelsförsörjning bidrar verksamheten till delaktighet och ett aktivt liv för brukaren. Utöver Hjälpmedelscentralens insatser krävs också insatser från en mängd olika samhällsaktörer för att öka brukarens delaktighet. Genom insatser och hjälpmedel ökar vi förutsättningarna för delaktighet och ett aktivt liv. Brukares behov Antalet sörmlänningar som under året erhållit hjälpmedel har jämfört med 2008 ökat med 9 %. Antalet brukare som förskrivits landstingsfinansierade inkontinenshjälpmedel har minskat, vilket förklaras av det förändrade ansvaret för hemsjukvården som inneburit ett kommunalt ansvar för inkontinenshjälpmedel i hemsjukvård. Hjälpmedelscentralen följer kontinuerligt volymutvecklingen för olika typer av hjälpmedel. För kommunerna fortsätter ökningen av antalet förskrivna rollatorer och manuella rullstolar. För landstinget fortsätter den tidigare trenden med en ökning av antidecubitusmadrasser och en kraftig ökning av andningshjälpmedel. Tidigare ökning av förskrivning av eldrivna rullstolar och datorer har mattats av, vilket kan förklaras av de skärpningar av regelverket som genomförts. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

60 Under året föreslog nämnden landstingsfullmäktige en ändring av avgifterna för tidshjälpmedel och smärtlindringsapparatur. I avsikt att rationalisera för huvudmännen och förenkla för brukaren föreslogs hjälpmedlet lånas ut mot en avgift i stället för att försäljas. Landstingsfullmäktige beslutade i enlighet med nämndens förslag. Kunskap och informationsspridning En viktig framgångsfaktor för att uppnå delaktighet och ett aktivt liv för personer med funktionsnedsättning är att brukare, förskrivare och övrig vårdpersonal är välinformerade om hjälpmedel, dess användningsområde och anpassning. I Hjälpmedelscentralens uppdrag ingår därför att regelbundet informera och utbilda om hjälpmedelsutbudet. Ett stort antal aktiviteter har genomförts inom detta område. Önskemål har funnits att erbjuda informationsinsatser inte bara i Eskilstuna utan även i södra och västra länsdelen. Av praktiska och resurs skäl har detta ännu inte kunnat tillmötesgås. Formerna för detta behöver ytterligare diskuteras. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Antal tillfällen för kunskaps- och informationsspridning om funktionsnedsättning och dess konsekvenser. 9st 5st Utfallet avser tertial 3, totalt under året har 61 utbildningar/informationer och studiebesök genomförts. Landstingets verksamheter arbetar aktivt för att vara öppet för alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller social tillhörighet. Hjälpmedelscentralens huvuduppgift är att vara en resurs för personer med funktionsnedsättningar i behov av hjälpmedel. Nämnden har därför som sitt åtagande angett att verksamheten skall leva upp till det som uttrycks avseende hjälpmedel i policyn för personer med funktionsnedsättning. Intentionerna i policyn stämmer väl överens med verksamhetens inriktning. Vi lever upp till Policy för personer med funktionsnedsättning. Reviderad policy för personer med funktionsnedsättning fastställdes av Landstingsfullmäktige i juni månad. Riktlinjer som på en övergripande nivå beskriver hur målen skall nås samt indikatorer för uppföljning har ännu inte fastställts av Landstingsstyrelsen. Arbetet med att identifiera förbättringsområden i verksamheten har ännu inte inletts. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Antal verksamheter som identifierat sina förbättringsområden och påbörjat förbättringsarbetet. 0st 1st Ej påbörjat. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

61 Personal Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Såväl personalomsättning som sjukfrånvaro är låg och personalen redovisar ett högt engagemang i verksamhetens utveckling. I den medarbetarenkät som genomförts under hösten säger sig närmare 80 % har ett sådant engagemang. Siffran har gått ner något jämfört med 2009 då den låg över 85 %. En viktig förutsättning för personalens engagemang är ett gott ledarskap och att kompetensutveckling kommer alla till del. Här är landstingets ledarutvecklingsprogram viktiga för verksamheten. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Andelen chefer som deltagit i av landstinget fastställt ledarutvecklingsprogram eller motsvarande. 50 % Fler platser i utvecklingsprogrammen efterfrågas. Att kompetensförsörjningen utgår från verksamhetens behov idag och i framtiden. Hjälpmedelscentralen bedriver ett omfattande utvecklingsarbete. Kompetensutvecklingen måste därför stå i fokus. Det gäller såväl för personal som för chefer. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Andelen kvinnliga chefer 83,3% Andelen kvinnor i chefsgruppen är betydligt högre än andelen i hela personalgruppen. Andelen kvinnor av samtliga anställda 50 % På helheten en jämn fördelning. Skillnader mellan enheterna. Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Sjukfrånvaron är låg. Ingen medarbetare är långtidssjukskriven. Däremot har korttidssjukskrivningarna ökat något jämfört med föregående år. Andelen utan några sjukdagar under de senaste 12 månaderna har gått ner. Med 2,4 % sjukfrånvarotid ligger nivån på ungefär hälften av landstingssnittet 4,6 %. Medarbetarenkäten visar också en mycket positiv bild av delaktighet och annat med koppling till arbetsmiljön. Att vi har ett pågående arbete kring arbetsmiljö och hälsa. Arbetsmiljöfrågorna och hälsoarbetet är centrala inom verksamheten. Personalen uppmuntras att använda sin friskvårdshalvtimma per vecka. Motionslokalen har fått ny utrustning, för att passa flera. Sjukfrånvaro följs upp i enlighet med landstingets riktlinjer. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

62 Styrtal Utfall Måltal Kommentar Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid. Andelen verksamheter som under året haft hälsofrämjande aktiviteter utifrån "hälsofrämjandepolicyn". 2,4 % 100 % Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. En viktig förutsättning för utvecklingen och engagemang på en arbetsplats är medarbetarsamtal. I den enkät som hållits under slutet av året säger sig 96 % ha haft medarbetarsamtal under det senaste året. Landstingssnittet är 77 %. Engagemanget hos personalen på Hjälpmedelscentralen är också klart över snittet. Att medarbetarna är engagerade i utvecklingen av verksamheten. Hjäpmedelscentralen följer landstingets samrådsavtal och har regelbundna basenhetsråd och arbetsplatsträffar. Personalen samlas regelmässigt varje vecka. Som nämnts är engagemanget stort bland personalen. För att understryka vikten av att vara engagerad är frågan om engagemang en särskild punkt under medarbetarsamtalen. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Andelen medarbetare som upplever att de är engagerade i utvecklingen av verksamheten. Förnyelse 78 % Landstingssnittet ligger på 70 %. Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord. Förvaltningen deltar i landstingets arbete för att införa ett ledningssystem för kvalitet. Syftet är att säkerställa att landstingets alla verksamheter följer föreskrifterna i kvalitetsstandarden SOSFS 2005:12 God Vård. Under året har Hjälpmedelsnämndens bestämmelser för delegation reviderats. Vi arbetar kontinuerligt med att utveckla våra processer. Arbetet med att förbättra verksamhetens processer har pågått under året. Bland de mer omfattande processerna kan nämnas en ny rutin för specialanpassning av hjälpmedel. Vid specialanpassning tar Hjälpmedelscentralen över leverantörens ansvar för produkten och det är viktigt att sådana anpassningar sker på ett säkert sätt. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

63 I syfte att effektivisera har en översyn av hela lagerprocessen inletts. T ex har HMC infört ett nytt arbetssätt som innebär att återtagna hjälpmedel rekonditioneras först när det finns en förskrivning på nytt för att sparas resurser. I samband med upphandlingar av nya hjälpmedel finns en tendens att det äldre sortimentet inte längre efterfrågas. Hjälpmedelsnämnden har uttryckt ett önskemål om att även äldre funktionsdugliga produkter ska användas. Hjälpmedelscentralens styrning mot det har fallit väl ut och man kommer att utöka denna styrning med fler produkter. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Antal verksamheter som mäter brukartid. Antal genomförda jämförelser med andra. 1 Mätning genomfördes i våras. Varje medarbetare bokförde bl a direkt och indirekt brukartid. 1 Jämförelser har gjorts mellan hjälpmedelscentralerna i Östergötland, Halland och Dalarna. Landstinget utgör en aktiv part i en regional utveckling som är ekonomiskt, ekologiskt och socialt långsiktigt hållbar. Verksamheten är en del i ett större sammanhang runt personen med funktionsnedsättning. Tillsammans med andra aktörer inom kommun och landsting ska alla inblandade ha ett kvalificerat samarbete för att resurserna och kunskaperna ska användas på bästa sätt. Krav ställs på samsyn, engagemang och tillit för att samverkan ska fungera optimalt. Vi utvecklar samverkan med andra aktörer inom och utom länet, för större brukarnytta och effektivitet. I samarbetet med Västmanlands läns hjälpmedelscentral har en gemensam inköpsfunktion skapats och ett utvecklingsprojekt för prismodellen har genomförts. Tillsammans med andra hjälpmedelscentraler i regionen har upphandlingar inom 11 olika produktområden genomförts. Upphandlingsarbetet innebär förutom själva upphandlingen också produktvisningar av nytt sortiment, information till förskrivare och systemvård. Utfallet visar att prissänkningar varit möjliga. De sju länen i Uppsala-Örebroregionen genomförde tillsammans med hjälpmedelsleverantörer en gemensam hjälpmedelsmässa i Västerås i oktober. Mässan blev mycket uppskattad av såväl besökare som utställare. Hjälpmedelsverksamheterna i Uppsala-Örebro regionen, Halland och Västernorrland samarbetar för att ta fram nyckeltal (Nysam). En översyn av hjälpmedel i skolan har startat under året med syfte att förtydliga ansvar samt betalningsansvar. Representanter från landstinget och länets kommuner har arbetat med att ta fram en överenskommelse för hjälpmedel i skolan. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Antal genomförda samverkansöverenskommel ser med andra aktörer. 1 Det finns en överenskommelse med Västmanland. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

64 Miljö Landstinget bedriver ett effektivt miljöarbete. Målen i Miljöprogram har använts för att rikta förvaltningens satsningar mot de tre målen där verksamheten kan göra störst insatser. Personalen har god kunskap om miljöprogrammet och dess innehåll och arbetar i enlighet med det. En gemensam webb-baserad utbildning för hela landstinget har pågått under hösten, med fortsättning under Årets mål för samtliga anställda har uppnåtts, medan målet för chefernas utbildning inte uppnåtts ännu. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Antal anställda som erbjudits grundläggande utbildning i miljökunskap. (MP 2013 = 100 %) Antal chefer som erbjudits grundläggande utbildning i miljökunskap. (MP 2013 = 100 %) 40 % 30 % Av totalt sextio anställda har 24 genomgått utbildningen. 33 % 100 % Två chefer av totalt sex st har genomgått webbutbildningen Landstinget fokuserar på att minimera negativ klimatpåverkan. Verksamhetens transporter är ett betydande målområde för att minska klimatpåverkan. Både val av drivmedel och miljöeffektiva transporter är åtgärder som på sikt ger resultat. Vi arbetar för minskad klimatpåverkan från transporter genom att samordna resor och genom att använda elektroniska hjälpmedel istället för resor där det är möjligt. Samåkning och virtuella möten utnyttjas när det är möjligt. Genom den databaserade bilbokningen går det bra att planera samåkning. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Antal telefon- och videokonferenser som vi inom HH sammankallar. (MP 2013, utsläpp av koldioxid -25 %) 29st Under året har 29 telefon- och videokonferenser genomförts. Sammanlagt har det inneburit en avsevärt kortare körsträcka än om det skulle varit möten "på plats". Landstinget säkerställer att de kemikalier och läkemedel som används ger minsta möjliga miljöpåverkan. Inventeringen av verksamhetens kemikalier är utförd för att få kunskap om vilka som kan bytas ut och ersättas av mindre miljöpåverkande produkter. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

65 Vi ska successivt byta ut farliga kemikalier från våra verksamheter. Hjälpmedelscentralen har ett stort antal kemikalier och kemiska produkter som nu är inventerade. En utfasningsplan håller på att tas fram. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Antal miljöskadliga kemikalier.(mp 2013 = -10 %) Ekonomi Inventering är utförd. Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar. Stabil ekonomisk utveckling. Verksamhetens ekonomi bedöms som stabil och sker med en god ekonomisk hushållning och framförhållning. Föregående års minusresultat var i huvudsak hänförbart till extraordinära händelser. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr Arbetad tid omräknat till årsarbetare - 12 månader Arbetad tid omräknat till årsarbetare - 1 månad Personalkostnad per arbetad timme - 12 månader Personalkostnad per arbetad timme - 1 månad Soliditeten ska successivt öka. 561 tkr 0 Årets resultat visar ett överskott på 0,6 mkr att jämföra med minus 2,8 mkr Budgeterat resultat var plus/minus Önskvärd siffra 60 Troligen hög pga få julledigheter. 248 kr Svårt att dra några slutsatser av siffran. 269 kr Nya avtal fr.o.m. oktober ger högre lönekostnad under slutet av året. December ingen representativ månad arbetstidsmässigt. Svårt att förhålla sig till måttet. Soliditeten i verksamheten är 27 %, vilket är något lägre än de 30 % som nämnden tidigare angett som inriktning. Soliditeten har pendlat mellan 30 och 35 % de senaste sex åren och bör under de närmaste åren successivt öka. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Genomsnittlig förändring av eget kapital de senaste tre åren tkr Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

66 Samlad analys - personal och ekonomi 3.1 Anställda Antalet anställda varierar inte nämnvärt över tiden. Vid årets slut var antalet anställda 60. Antalet deltidsanställa har minskat under året. 3.2 Arbetade timmar och frånvarotimmar Den arbetade tiden har ökat med drygt 1000 timmar mellan åren. Samtidigt har frånvarotiden ökat med drygt 200 timmar. Båda förändringarna är marginella. 3.3 Kostnad för den arbetade tiden Personalkostnadsökningen för alla med månadslön (ca 60 anställda enligt ovan) är 3,18 % mellan åren. 2,18 % förklaras av nytt avtal, medan löneglidning och lönesättning av nyanställda endast påverkar lönekostnaden med 0,06 %. Den återstående delen; 0,94 % i kostnadsökning motsvaras av en volymökning i arbetade timmar för månadsanställda på 0,88 % eller knappt 1000 timmar. 3.4 Verksamhetens intäkter och kostnader Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter har i jämförelse med 2009 ökat med 5,3 %. Ökningen beror företrädesvis på prisjustering inom området medicinska behandlingshjälpmedel, där avskrivningstiden justerats från fem till tre år i syfte att anpassas till den reella livslängden på dessa hjälpmedel. Personalkostnader Personalkostnaderna har i jämförelse med 2009 endast ökat med 0,8 %, vilket i jämförelse med budget är ca 2 mkr lägre. De löneavtal som tecknats under 2010 omfattar i huvudsak två år med utfall från 1:a oktober. Konsekvensen blir att utfallet för 2010 blir lägre än planerat, samtidigt som 1:a kvartalet 2011 blir högre än planerat. I budgeten har planerats för 1-års avtal med utfall från 1:a april. Lokalkostnader I nivå med föregående år, samt i nivå med budget. Köp av verksamhet och tjänster Kostnaden har i jämförelse med 2009 ökat med 1,7 % vilket är i nivå med budget. Övriga kostnader Övriga kostnader har i jämförelse med 2009 minskat med 4,8 %, vilket också är lägre än budget. Orsaken är i första hand hänförbar till lägre kostnader för varutransporter. Avskrivningar Årets avskrivningar har i jämförelse med 2009 ökat med nästan 10 %, vilket också är mycket över budget. Ökningen beror företrädesvis på prisjustering inom området medicinska behandlingshjälpmedel, där avskrivningstiden justerats från fem till tre år i syfte att anpassas till den reella livslängden på dessa hjälpmedel. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

67 Årets resultat och budgetavvikelse Årets resultat, +0,6 mkr, är ett bra resultat i nivå med budget redovisades ett underskott på 2,8 mkr som då var hänförbart till extraordinära kostnader och förändrade redovisningsprinciper. Av årets överskott är hälften hänförbart till Vesicacentralens verksamhet. Förändring av intäkter och kostnader mellan 2010 och % Intäkter 122, 6 116,4 5,3 Personalkostnader 25,3 25,1 0,8 Inköpskostnader 48,8 48,0 1,7 Övriga kostnader 17,7 18,6-4,8 Avskr/Finans 30,2 27,5 9,8 Resultat 0,6-2,8 3.5 Balansräkning Balansräkningen är fortsatt stark med en soliditet på 27 %. Balansomslutningen har totalt ökat med 0,9 mkr och uppgår till 78 mkr. Anläggningstillgångarna, företrädesvis anskaffning av landstingshjälpmedel, har ökat med en knapp miljon kronor. Lagervärdet på hjälpmedel har även det ökat sedan En fortsatt trend sedan Ökningen uppgår till ca 1,7 mkr och beror i första hand på ändrade och förbättrade värderingsprinciper av s k hyreshjälpmedel i den nya versionen av SESAM-systemet. Under året har omfattande inventeringar av lager skett. Vid dessa inventeringar har inventeringsdifferenser motsvarande 2,9 mkr identifierats och kostnadsförts. Knappt hälften av dessa differenser har uppstått i de s k rekvirentförråden i verksamhetens närhet. Kundfordringarna har minskat med nästan 2 mkr. En fördjupad analys av kundfordringar och osäkra fordringar kommer att genomföras under 2011 i syfte att ytterligare reducera dessa. De långfristiga skulderna består av fyra lån av landstinget. Samtliga dessa lån har tidigare haft bunden ränta med långa löptider. Två av dessa lån har omsatts under året på grund av att bindningstiden löpt ut. De omsatta lånen har t v rörlig ränta. Leverantörsskulder har ökat med ca 2 mkr. Övrigt utan förändring. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

68 3.6 Investeringar Investeringsanslaget för 2010 har på förfrågan av nämnden justerats av Landstingsfullmäktige. Avsikten var att anpassa investeringsanslagen till de nivåer som gällt under de senare åren. Tendensen är att investeringar i landstingshjälpmedel har och fortsätter öka medan investeringar i kommunala hjälpmedel har minskat och stabiliserats på en lägre nivå. Investeringsanslag Anslag Rev anslag Utfall Landstingshjälpmedel Kommunala hjälpmedel Utrustningsinventarier Summa Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)

69 Intern kontroll Den gemensamma hjälpmedelsnämnden antog vid sitt sammanträde internkontrollplanen för Syftet med internkontrollen är att säkerställa att det finns rutiner samt att kontrollera om rutinerna följs för ett område. Det ingår också att granska om rutinerna är relevanta och om de fungerar. Internkontrollen utgör en del i förvaltningens kvalitetsarbete med ständiga förbättringar där mål och styrtal i det balanserade styrkortet också ingår. Ansvaret för att förbättra och utföra eventuella åtgärder ligger hos verksamhetsledningen inom Hjälpmedelscentralen. Metod För att ta fram 2010 års kontrollområden har förvaltningens alla chefer deltagit i processen. Resultatet från 2009 års kontrollplan har också vägts in när den nya planen skulle tas fram. Ett gemensamt kontrollområde för landstinget, uppföljning av landstingets resepolicy för resor i tjänsten, var redan givet från Landstingsstyrelsen. För att prioritera mellan tänkbara kontrollområden har en bedömning gjorts av vilka områden som är mest angelägna att ta med i planen. Enhetschefer från verksamheter inom förvaltningen har utfört granskning av dessa kontrollmoment utanför sina ordinarie verksamhetsgränser. Avsikten var dels att undvika att granska sitt eget område, dels att ta vara på lärandet som finns i att sätta sig in i rutinerna för en annan verksamhet. Sammanfattat resultat vid granskningen 2010 Medarbetarperspektivet -Rutinen för anmälningsplikten vid misstanke om att barn far illa är välkänd och diskuterad i verksamheten. -Rutiner för ansökningar om hjälp vid utprovning av hjälpmedel finns och används tillfredsställande. Personalperspektivet -Rutinerna för rehabiliteringsprocessen vid sjukdom var kända och används av cheferna. De flesta tillfrågade medarbetare, % av de tillfrågade, vet också var den skriftliga rutinen finns. Förnyelseperspektivet -Rutinen för att uppmärksamma och åtgärda patient/vård-relaterade avvikelser samt avvikelser på området arbetsmiljö/hot och våld är känd och används. Miljöperspektivet Här gjordes en uppföljning av tillämpningen av landstingets policy för resor i tjänsten. Verksamheten har kontrollerats enligt punkterna nedan. Sker bokningar av resor och boende på det sätt som anvisas på Insidan Följs särskilda riktlinjer för utlandsresor Finns bildagbok i s k behovsbilar och fylls den i enligt policyn Utvecklingen distansmöten (video, telefon) kontra fysiska möten (medför resa) För samtliga kontroller är bedömningen att rutinerna är kända och efterföljs. Ekonomiskt perspektiv -Rutinerna för inköp utifrån befintliga ramavtal gällande drivmedel och möbler till allmänna utrymmen är kända och efterföljs. Hjälpmedelsnämnden, Nämndens årsredovisning (16)